Le 28 août 2026, la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) a rendu publique une sanction de 1 220 000 € contre GE Medical Systems. La décision a été prononcée par la Direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS) d’Île-de-France pour des retards dans le paiement des factures de fournisseurs. Cette annonce intervient au moment où les règles de facturation et de calcul des délais évoluent au 1^er septembre 2026.

« En application des articles L. 441-16 a) et L. 470-2 V du code de commerce, une amende de 1 220 000 euros a été prononcée par la Direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS) d’Ile-de-France à l’encontre de la société GE MEDICAL SYSTEMS pour des retards dans le paiement des factures de ses fournisseurs. »

La publication officielle ne détaille pas le nombre de factures ni les dates retenues. Elle donne toutefois une leçon très concrète à toute entreprise qui reçoit une demande de contrôle ou un projet de sanction : la défense se construit sur une reconstitution précise, ligne par ligne, et non sur une explication générale du fonctionnement du service comptable. Il faut distinguer la date de livraison ou d’exécution, la date d’émission, l’échéance contractuelle et la date à laquelle les fonds ont réellement été mis à la disposition du fournisseur.

La question pratique est : comment prouver qu’une facture a été payée dans le délai applicable, qu’elle ne devait pas figurer dans l’échantillon, ou que le montant de l’amende doit être réduit ? Les règles ci-dessous présentent la méthode de vérification, les pièces utiles, la procédure contradictoire, les recours et les mesures à prendre à Paris et en Île-de-France.

I. Quelles dates et quelles règles faut-il vérifier après un contrôle DGCCRF ?

A. Quelle règle de délai de paiement s’applique à chaque facture fournisseur ?

La sanction annoncée contre GE Medical Systems repose sur l’article L. 441-16, a), du code de commerce. La fiche officielle consacrée à GE Medical Systems précise le fondement retenu et l’intervention de la DRIEETS d’Île-de-France. Ce texte vise notamment le non-respect des délais prévus par l’article L. 441-10. À la date de publication de cet article, la version en vigueur du dispositif doit être consultée sur la section Légifrance consacrée à la facturation et aux délais de paiement. La version applicable à une facture plus ancienne peut être différente : les contrats, factures et modifications successives doivent donc être conservés avec leur date.

Le mécanisme de droit commun comporte plusieurs points de départ. Lorsque les parties n’ont pas choisi une autre formule conforme, le délai ne peut pas dépasser trente jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Lorsqu’un délai est convenu, le plafond ordinaire est de soixante jours à compter de la date d’émission de la facture. Un délai de quarante-cinq jours fin de mois reste possible si le contrat le prévoit expressément et si la formule ne crée pas un abus manifeste au détriment du créancier. Les factures périodiques obéissent à une règle particulière.

La rédaction actuelle de l’article L. 441-10 contient notamment la phrase suivante : « Le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne peut dépasser soixante jours après la date d’émission de la facture. » Cette phrase doit être lue avec le premier point de départ, les règles sectorielles et les stipulations contractuelles. Une entreprise ne peut pas retenir automatiquement la date d’enregistrement informatique de la facture si le contrat fait courir le délai à partir de la livraison ou de la réalisation de la prestation.

Une facture ne donne pas, à elle seule, toutes les réponses. Pour un bien, la réception doit être prouvée par un bon signé, un accusé d’entrée en stock, un bordereau transport ou un autre élément fiable. Pour une prestation, il faut identifier l’événement qui matérialise son exécution : procès-verbal de recette, compte rendu accepté, mise à disposition d’un livrable, relevé d’heures, attestation de service fait ou clause prévoyant une échéance périodique. Les échanges entre le fournisseur et l’acheteur peuvent éclairer la date, mais ils ne doivent pas servir à repousser artificiellement le point de départ.

La procédure d’acceptation ou de vérification appelle une vigilance particulière. L’article L. 441-10 encadre sa durée et interdit, sauf stipulation expresse et absence d’abus, qu’elle ait pour effet de décaler le début du délai maximal. Une validation interne par plusieurs directions, une file d’attente au centre de services partagés ou l’absence temporaire d’un signataire ne suffisent pas, en eux-mêmes, à déplacer l’échéance légale. Le calendrier interne doit être organisé avant l’échéance et non opposé au fournisseur après celle-ci.

La facture doit aussi comporter les informations qui permettent de calculer l’échéance. L’article L. 441-9 du code de commerce impose la facturation de tout achat de produits ou toute prestation de services pour une activité professionnelle. Il exige notamment que la facture mentionne la date à laquelle le règlement doit intervenir, les pénalités applicables et l’indemnité forfaitaire de recouvrement. Le texte est consultable sur Légifrance, article L. 441-9 du code de commerce. Une mention imparfaite n’autorise pas automatiquement l’acheteur à attendre : il faut déterminer si les éléments disponibles permettaient de connaître la dette et son échéance.

Il faut ensuite différencier l’obligation de payer le fournisseur et les conséquences du retard. L’article L. 441-10 prévoit les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de quarante euros, dont le montant est fixé par l’article D. 441-5 du code de commerce. Le texte réglementaire dispose que « Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement prévue au II de l’article L. 441-10 est fixé à 40 euros. » Il peut être consulté sur Légifrance, article D. 441-5. Ces créances du fournisseur ne se confondent pas avec l’amende administrative prononcée au nom de l’ordre économique.

Le plafond de l’amende explique l’importance de la sanction rendue publique. L’article L. 441-16 prévoit : « Est passible d’une amende administrative dont le montant ne peut excéder 75 000 € pour une personne physique et deux millions d’euros pour une personne morale ». Le même article porte le maximum à quatre millions d’euros en cas de réitération dans les deux ans suivant la décision devenue définitive. La version officielle est disponible sur Légifrance, article L. 441-16. Le montant de 1,22 million d’euros reste donc inférieur au plafond légal de la personne morale, sans que cette comparaison suffise à juger sa proportionnalité.

La réforme entrée en vigueur le 1^er septembre 2026 ajoute une difficulté de calendrier. L’ordonnance de recodification et la section actuelle de Légifrance indiquent l’entrée en vigueur de plusieurs nouvelles dispositions à cette date. Une entreprise contrôlée doit isoler les factures émises, reçues, livrées et payées avant et après cette date, puis identifier la règle temporelle applicable à chaque opération. Un tableau unique mélangeant des périodes différentes peut produire une conclusion fausse, surtout lorsque la date d’émission et la date de réception ne coïncident pas.

Le contrôle doit également tenir compte des régimes particuliers. Les transports, certains produits alimentaires, certaines ventes à l’exportation, les achats bénéficiant d’un régime de franchise et les opérations ultramarines ne sont pas toujours soumis au même plafond. L’article L. 441-11 du code de commerce prévoit des adaptations sectorielles ; l’article L. 441-12 concerne une dérogation liée à certaines ventes destinées à l’exportation. Il est préférable de classer les factures par nature et par secteur avant de calculer un retard moyen, car un délai spécial ne peut pas être remplacé par la règle générale sans explication.

Enfin, la personne contrôlée doit identifier le véritable payeur. Une centrale de trésorerie, une société de services partagés, un factor ou une banque peuvent exécuter matériellement le virement. Cette organisation ne change pas nécessairement l’entité qui a acheté les marchandises ou commandé la prestation. Il faut vérifier les contrats de mandat, les instructions de paiement, le compte bancaire utilisé et la date de mise à disposition des fonds. Une erreur d’entité dans le tableau du contrôleur peut être discutée, mais elle doit être démontrée par des documents juridiques et comptables cohérents.

B. Quelles preuves permettent de contester un retard de paiement ?

La première étape consiste à reconstruire quatre dates pour chaque ligne contestée : la date de livraison ou d’exécution, la date d’émission de la facture, la date d’exigibilité et la date de règlement. Une cinquième date peut être nécessaire si la facture a été corrigée ou remplacée : date de l’avoir, de la nouvelle facture ou de l’acceptation partielle. Le tableau doit faire apparaître la source de chaque date, son niveau de fiabilité et l’explication donnée à l’administration.

Pour la livraison, les pièces utiles comprennent le bon de livraison, le bordereau du transporteur, le relevé d’entrée en stock, le procès-verbal de réception et les courriels confirmant la prise en charge. Pour une prestation, il faut joindre le contrat, l’ordre de service, le livrable, le procès-verbal de recette, la feuille d’intervention, le relevé d’heures ou la validation du client interne. Une simple date de comptabilisation ne remplace pas la preuve de l’événement prévu par le contrat.

Pour l’émission et la réception de la facture, l’entreprise doit réunir le fichier original, l’horodatage de la plateforme, le message de dépôt, l’accusé de réception électronique, l’enveloppe d’échange et, si nécessaire, le journal du logiciel comptable. Un PDF imprimé ne montre pas toujours la date réelle d’envoi. L’absence de trace électronique n’entraîne pas automatiquement l’existence d’un retard, mais elle affaiblit la reconstitution et oblige à recouper les courriels, les journaux d’achats et les relances.

Pour le paiement, un ordre de virement ne suffit pas toujours. Il faut rechercher l’extrait bancaire, la référence de l’opération, la date de débit, la date de crédit et, lorsque le relevé le permet, la date de mise à disposition au bénéficiaire. Le compte fournisseur lettré doit correspondre au mouvement bancaire. Si un paiement a été effectué par compensation, prélèvement, affacturage ou règlement groupé, le rapprochement doit expliquer comment la dette a été éteinte et à quelle date.

La charge de la preuve varie selon la prétention, mais l’article 1353 du code civil fournit le point de départ : « Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. » Il ajoute : « Réciproquement, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l’extinction de son obligation. » Le texte complet se trouve sur Légifrance, article 1353 du code civil. Dans un contrôle, l’entreprise qui affirme avoir payé à temps doit donc fournir une preuve vérifiable du paiement et de son rapprochement avec la facture.

La comptabilité peut soutenir cette démonstration si elle est régulière et lisible. L’article L. 123-23 du code de commerce dispose que « La comptabilité régulièrement tenue peut être admise en justice pour faire preuve entre commerçants pour faits de commerce. » Il précise aussi qu’une comptabilité irrégulière ne peut être invoquée par son auteur à son profit. Le texte est accessible sur Légifrance, article L. 123-23 du code de commerce. Le grand livre fournisseurs, la balance, les journaux et le fichier des écritures comptables doivent raconter la même histoire que les factures et les relevés bancaires.

Un litige commercial peut justifier une discussion sur certaines factures, mais il ne suffit pas d’écrire « facture contestée » dans un logiciel. La FAQ de la DGCCRF réserve l’exclusion aux litiges dûment justifiés portant sur une partie significative de la marchandise ou de la prestation. La société doit produire la réclamation adressée au fournisseur, la description de la non-conformité, les réserves, les demandes de correction, les expertises et la réponse reçue. Le désaccord doit être antérieur ou contemporain à l’échéance et porter sur la dette concernée.

L’exception d’inexécution est encadrée par l’article 1219 du code civil, qui prévoit : « Une partie peut refuser d’exécuter son obligation, alors même que celle-ci est exigible, si l’autre n’exécute pas la sienne et si cette inexécution est suffisamment grave. » Cette règle, reproduite sur Légifrance, article 1219 du code civil, exige une analyse du même contrat et de la gravité du manquement. Une contestation portant sur une petite erreur de quantité ne justifie pas nécessairement le gel de toute la facture.

Le principe de force obligatoire du contrat figure à l’article 1103 du code civil : « Les contrats légalement formés tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faits. » Les conditions générales, le contrat-cadre et les avenants doivent être lus ensemble. L’article 1104 ajoute que « Les contrats doivent être négociés, formés et exécutés de bonne foi. » Les deux textes sont disponibles sur Légifrance, article 1103 et Légifrance, article 1104. La bonne foi éclaire le comportement des parties, mais elle ne transforme pas un dépassement objectif du plafond en paiement régulier.

Plusieurs situations doivent être isolées dans le tableau de défense :

• une facture totalement annulée par un avoir émis avant l’échéance ;
• un avoir partiel, qui ne fait disparaître que la fraction réellement annulée ;
• une facture intragroupe ou une opération exclue du périmètre, à condition que les contrats et les écritures le prouvent ;
• une facture payée par compensation, avec l’accord et la date d’extinction de la créance ;
• une facture cédée à un factor, en identifiant le bénéficiaire du paiement et la notification de cession ;
• une facture comportant une erreur matérielle, lorsque les autres éléments permettaient malgré tout d’identifier la dette et son échéance ;
• une créance soumise à une procédure collective qui interdit le paiement à l’échéance.

Le fait de ne pas avoir reçu la facture n’est pas une réponse suffisante. Le vendeur doit la délivrer dès la livraison ou la prestation, mais l’acheteur doit pouvoir montrer qu’il l’a réclamée lorsque la transmission manquait. Les courriels de relance, les tickets du portail fournisseur et les demandes adressées au service achats peuvent démontrer une démarche active. À défaut, un retard lié à une facture égarée risque de rester imputé à l’acheteur.

La matérialité du contrôle se lit également dans le procès-verbal. L’article L. 450-2 du code de commerce indique que « Les procès-verbaux sont transmis à l’autorité compétente. Copie en est transmise aux personnes intéressées. Ils font foi jusqu’à preuve contraire. » Le texte figure sur Légifrance, article L. 450-2 du code de commerce. Il faut comparer chaque affirmation du procès-verbal avec le document source, signaler les dates impossibles, les doubles comptes et les factures qui ne correspondent pas à l’activité contrôlée.

La jurisprudence commerciale rappelle l’importance du rattachement du paiement à la bonne dette. Dans l’arrêt de la chambre commerciale du 24 avril 2024, pourvoi n° 22-24.275, la Cour de cassation a jugé que « La pénalité de retard prévue à l’article L. 441-6, I, alinéa 8, du code de commerce, devenu L. 441-10, II, du même code, constitue un intérêt moratoire. » La décision est consultable sur Cour de cassation, pourvoi n° 22-24.275. Cette solution interdit de réclamer deux fois la même réparation sous deux qualifications différentes, mais elle ne dispense pas de prouver la dette principale.

Dans un autre dossier publié par la Cour de cassation, le jugement de la cour d’appel de Paris portant le RG n° 25/02052 a écarté des factures dont la date d’exigibilité n’était pas démontrée. La formule retenue est instructive : « La preuve de l’exigibilité de la créance au 31 janvier 2023 n’est donc pas rapportée. » La décision est accessible sur la page officielle de la décision, RG n° 25/02052. Il ne s’agit pas d’une annulation d’une amende DGCCRF, mais d’un exemple utile de méthode : une date d’échéance doit être reliée à un contrat, à une facture ou à un événement d’exécution identifiable.

La chambre commerciale a aussi examiné, dans la décision du 18 janvier 2023, pourvoi n° 21-18.260, la modification d’un mode de paiement en cours de relation et les exigences de bonne foi. La décision officielle est disponible sur Cour de cassation, pourvoi n° 21-18.260. Pour une entreprise contrôlée, cette référence invite à distinguer une clause écrite et connue d’une pratique interne qui aurait changé sans information claire du partenaire. Le contrat, les commandes et les échanges commerciaux doivent être versés au dossier ensemble.

II. Comment répondre à une sanction DGCCRF et limiter ses effets ?

A. Quel délai et quelles voies de recours contre l’amende administrative ?

La réception d’un projet de sanction ne constitue pas la fin de la procédure. L’article L. 470-2 du code de commerce prévoit une phase contradictoire. Son IV dispose : « Avant toute décision, l’administration informe par écrit la personne mise en cause de la sanction envisagée à son encontre, en lui indiquant qu’elle peut prendre connaissance des pièces du dossier et se faire assister par le conseil de son choix et en l’invitant à présenter, dans le délai de soixante jours, ses observations écrites et, le cas échéant, ses observations orales. » Le texte est accessible sur Légifrance, article L. 470-2 du code de commerce.

Le délai de soixante jours doit être traité comme un délai de production, pas comme une période d’attente. Dans les premiers jours, l’entreprise doit demander une copie complète du dossier, désigner un responsable, préserver les journaux comptables et geler les suppressions automatiques de courriels. Le service financier, le service achats, les opérationnels et la direction juridique doivent travailler sur une version commune du tableau. Les pièces doivent être numérotées et reliées à la ligne précise qu’elles expliquent.

La réponse utile suit généralement quatre axes. Le premier porte sur le périmètre : les factures contrôlées correspondent-elles bien à l’entité, à la période et au type d’opérations visés ? Le deuxième porte sur le calcul : le point de départ, l’échéance et la date de règlement sont-ils exacts ? Le troisième porte sur les exclusions : avoir, litige sérieux, secteur particulier, paiement par compensation ou opération non concernée. Le quatrième porte sur l’individualisation : nombre de factures, durée, montant de la rétention, taille de l’entreprise, réitération et mesures correctrices.

Une erreur fréquente consiste à envoyer une explication narrative sans reprendre le tableau de l’administration. La réponse doit au contraire reproduire la référence de chaque facture, son montant, les quatre dates, la règle appliquée, la pièce jointe et la conclusion demandée. Pour une ligne non contestée, il faut l’indiquer et expliquer la mesure prise. Pour une ligne contestée, il faut formuler une demande précise : exclusion totale, correction de la date, réduction du nombre de jours, réduction du montant ou réexamen du taux de rétention.

Le calcul de la rétention doit être contrôlé séparément. La FAQ de la DGCCRF décrit une méthode fondée sur le montant de la facture, le nombre de jours de retard et la période contrôlée. Une erreur de quelques jours sur une facture importante peut se multiplier dans un échantillon extrapolé. Il faut vérifier le dénominateur, la période de référence, le traitement des factures périodiques et la ventilation par type de délai. Le contrôle doit être refait dans un tableur indépendant puis rapproché du grand livre.

Un exemple simple permet de mesurer l’enjeu. Une facture de 100 000 € dont l’échéance est dépassée de dix jours crée une rétention de trésorerie différente d’une facture de 5 000 € dépassée de trente jours. Si le premier paiement est en réalité intervenu neuf jours après l’échéance et le second a été annulé par un avoir avant son terme, la somme retenue doit être recalculée. La défense ne porte pas seulement sur le nombre de factures, mais sur le montant et la durée attribués à chacune.

La situation financière peut aussi être documentée, mais elle ne remplace pas la discussion sur la matérialité du retard. La FAQ de la DGCCRF indique que les liasses fiscales du dernier exercice clos et de l’exercice précédent sont prises en compte pour le montant envisagé. Elle prévoit aussi la production d’éléments justifiant des difficultés réelles et actuelles empêchant le paiement de la sanction. Il faut transmettre des données vérifiables : trésorerie, échéancier bancaire, dettes exigibles, prévisions, covenants, procédures collectives éventuelles et mesures de financement.

Le montant doit être apprécié au regard de la proportionnalité et de la personnalité de la sanction. Une entreprise peut présenter la durée limitée des retards, leur caractère ponctuel, l’absence de réitération, la mise en place immédiate d’un contrôle des échéances, la formation des équipes et la correction des procédures. Ces éléments ne font pas disparaître un manquement établi, mais ils peuvent influer sur l’individualisation de l’amende. Il faut éviter toute affirmation non documentée sur la bonne foi ou l’absence d’intention.

Une entreprise active dans un secteur connaissant une computation complexe peut solliciter une prise de position formelle pour l’avenir. L’article L. 441-15 du code de commerce prévoit que certains professionnels peuvent demander à l’autorité administrative de se prononcer sur la conformité des modalités de calcul envisagées. Le texte est accessible sur Légifrance, article L. 441-15. Cette prise de position ne valide pas une période passée et sa portée dépend de l’identité de l’opérateur, de la situation décrite et des changements ultérieurs.

Après la décision définitive, l’entreprise dispose d’un recours administratif gracieux devant la DRIEETS qui a sanctionné et d’un recours hiérarchique devant le ministre chargé de l’économie. Elle peut aussi former un recours contentieux devant le tribunal administratif compétent. La FAQ officielle indique que le recours au fond doit être introduit dans les deux mois suivant la réception de la décision, ou suivant la réponse au recours administratif dans les hypothèses prévues. Le recours gracieux ou hiérarchique n’est pas un préalable obligatoire : il ne faut pas laisser expirer le délai contentieux en attendant une réponse informelle.

La sanction est en principe exécutoire immédiatement et un recours ne la suspend pas automatiquement. Un référé-suspension peut être demandé en complément du recours au fond si l’urgence est établie et si un moyen propre à créer un doute sérieux sur la légalité de la décision est présenté. L’article L. 521-1 du code de justice administrative prévoit : « Quand une décision administrative, même de rejet, fait l’objet d’une requête en annulation ou en réformation, le juge des référés, saisi d’une demande en ce sens, peut ordonner la suspension de l’exécution de cette décision, ou de certains de ses effets, lorsque l’urgence le justifie et qu’il est fait état d’un moyen propre à créer, en l’état de l’instruction, un doute sérieux quant à la légalité de la décision. » Le texte figure sur Légifrance, article L. 521-1 du code de justice administrative.

La demande de suspension doit être articulée avec le recours au fond. Elle ne permet pas de remplacer l’analyse des factures. L’entreprise doit expliquer l’urgence concrète : risque immédiat sur une ligne de crédit, atteinte grave à une activité, conséquences de la publicité ou impossibilité de payer les salaires et les fournisseurs. Elle doit également présenter les moyens de légalité : erreur de date, périmètre inexact, procédure contradictoire insuffisante, motivation lacunaire, défaut d’examen des observations, mauvaise application du plafond ou sanction disproportionnée.

La publication constitue un enjeu autonome. Le V de l’article L. 470-2 énonce : « La décision prononcée par l’autorité administrative en application de l’article L. 441-16 est publiée sur le site internet de cette autorité administrative et, aux frais de la personne sanctionnée, sur un support habilité à recevoir des annonces légales que cette dernière aura choisi dans le département où elle est domiciliée. » Le dispositif doit être discuté dans les observations et, si nécessaire, dans le recours. Une erreur de nom, d’entité, de montant ou de période doit être signalée immédiatement afin d’éviter la diffusion d’une information inexacte.

L’amende administrative ne doit pas être confondue avec les sommes dues aux fournisseurs. Un fournisseur peut réclamer la facture, les pénalités de retard, l’indemnité forfaitaire et, sous conditions, une indemnisation complémentaire. Les pénalités de retard ont une nature d’intérêt moratoire. La chambre commerciale l’a rappelé dans l’arrêt du 10 novembre 2015, pourvoi n° 14-15.968, publié sur Légifrance, pourvoi n° 14-15.968. L’arrêt du 24 avril 2024, n° 22-24.275, précise de son côté qu’elles ne se cumulent pas avec les intérêts légaux de même nature. Le règlement de la dette commerciale n’efface donc pas, à lui seul, la procédure administrative.

B. Comment sécuriser les paiements et la défense d’une entreprise en Île-de-France ?

Pour une société dont le siège ou les fonctions financières se trouvent à Paris et en Île-de-France, la première difficulté est souvent organisationnelle. La sanction GE Medical Systems a été prononcée par la DRIEETS d’Île-de-France, mais les factures peuvent être traitées par plusieurs établissements, une centrale d’achat ou un centre de services partagés situé dans une autre région. Le dossier doit présenter une cartographie des rôles : entité acheteuse, établissement réceptionnaire, service valideur, entité payeuse, banque, factor et bénéficiaire final.

La juridiction et l’adresse de notification doivent être vérifiées sur la décision elle-même. Une société ne doit pas déduire automatiquement le tribunal administratif compétent de l’adresse de son avocat, de son cabinet comptable ou d’un établissement secondaire. La requête doit viser la bonne décision, la bonne autorité et la bonne personne morale. Le délai de deux mois se calcule à partir de la notification régulière, et la preuve de cette notification doit être conservée avec l’enveloppe, l’accusé de réception ou le message électronique.

Un protocole interne de prévention peut être déployé immédiatement autour de dix contrôles :

1. enregistrer la date de réception des marchandises ou de l’exécution du service dès l’événement, et non au moment de la saisie comptable ;
2. conserver la date d’émission et la date de réception de la facture dans un journal non modifiable ;
3. afficher dans chaque fiche fournisseur la règle contractuelle et le plafond légal applicable ;
4. calculer l’échéance avec une méthode écrite pour les formules à quarante-cinq jours fin de mois ;
5. déclencher une alerte avant l’échéance, avec un responsable identifié et un remplaçant ;
6. séparer la validation de la conformité du bien ou du service de l’autorisation du paiement, sans laisser la première bloquer indéfiniment la seconde ;
7. documenter chaque litige, son montant, sa gravité, sa date et la part de facture réellement suspendue ;
8. rapprocher chaque paiement avec la facture, le compte bancaire et le compte fournisseur lettré ;
9. auditer chaque mois les factures échues non payées et les paiements groupés ;
10. archiver les versions des contrats, des conditions générales et des règles internes applicables à chaque période.

La nouvelle version de l’article L. 441-10 renforce l’intérêt d’un horodatage fiable. L’entreprise doit savoir quand la marchandise a été reçue, quand le service a été exécuté, quand la facture a été émise et quand le paiement a été réalisé. Un logiciel peut calculer l’échéance, mais il ne décide pas si un livrable est accepté, si un litige est suffisamment grave ou si une opération relève d’un régime particulier. Ces décisions doivent rester explicables et documentées.

Le contrôle interne doit inclure les factures étrangères, intragroupe et celles prises en charge par une société de trésorerie. L’existence d’un groupe ne permet pas d’agréger les risques. Une filiale peut être l’acheteur et la société mère le payeur ; un contrat de centralisation peut prévoir une date de règlement distincte de la date de débit bancaire ; un factor peut devenir le créancier à la suite d’une cession notifiée. Le tableau de conformité doit révéler ces chaînes au lieu de les résumer par la mention « paiement groupe ».

Le fournisseur doit également recevoir une information claire en cas de désaccord. Une demande de pièce manquante doit être envoyée sans attendre l’échéance. Une contestation de qualité doit indiquer le lot, la prestation, la non-conformité, le montant suspendu et la mesure attendue. Le montant non contesté doit être réglé selon le délai applicable. Cette pratique limite le risque de faire supporter au fournisseur un blocage total alors que seule une partie de la facture est discutée.

Les entreprises qui doivent traiter plusieurs contrats, établissements ou contentieux peuvent aussi consulter la page du cabinet consacrée au droit des affaires à Paris pour replacer ce contrôle dans leur organisation juridique globale. Le diagnostic doit rester centré sur la société sanctionnée, les factures examinées et la procédure effectivement reçue.

La comptabilité et les équipes juridiques doivent préparer un dossier de contrôle réutilisable. Il peut contenir le Kbis, l’organigramme des sociétés, la liste des établissements, le plan de comptes fournisseurs, la balance, le grand livre lettré, les journaux de banque, les contrats-cadres, les conditions générales, les règles de validation, les relevés des litiges, les avoirs, les preuves de paiement et les liasses fiscales. Les agents peuvent demander des documents professionnels de toute nature propres à faciliter leur mission : un archivage dispersé augmente le risque de réponse incomplète.

La réponse au contrôle doit éviter deux excès. Le premier consiste à nier tous les retards alors que certaines lignes sont clairement établies. Le second consiste à accepter sans examen le tableau transmis. Une stratégie crédible reconnaît les lignes exactes, corrige celles qui sont erronées, explique les exclusions et montre les mesures prises. La qualité d’une défense se mesure à la correspondance entre chaque affirmation et une pièce identifiable.

La question de la publicité doit être intégrée au plan de crise. Une sanction publiée peut être consultée par des fournisseurs, des clients, des banques et des partenaires. L’entreprise doit préparer une communication exacte, sans minimiser le texte de la décision ni divulguer des données couvertes par le secret des affaires. Si une décision est corrigée ou si un juge modifie son montant, il faut demander la mise à jour des supports concernés et conserver les preuves des démarches.

Le dirigeant doit aussi distinguer sa responsabilité personnelle de celle de la société. L’amende fondée sur L. 441-16 vise la personne morale qui a manqué aux délais, sauf autre fondement expressément retenu. Une erreur de processus n’implique pas automatiquement une faute personnelle du dirigeant. En revanche, une organisation volontairement conçue pour retarder les paiements, une instruction de dissimulation ou une absence persistante de contrôle peut créer d’autres risques. Les procès-verbaux, délégations, notes internes et décisions de trésorerie doivent être examinés avec précision.

Pour une entreprise de Paris ou de l’Île-de-France, le calendrier pratique peut être résumé ainsi : le jour de la notification, conserver la décision et la preuve de réception ; dans la première semaine, obtenir le dossier, préserver les données et répartir les responsabilités ; pendant les soixante jours, reconstruire les dates et déposer des observations complètes ; après la décision, calculer immédiatement le délai de deux mois et choisir entre recours administratif, recours contentieux et référé ; pendant toute la période, corriger le processus fournisseurs et surveiller la publication.

La solution n’est pas de payer toutes les factures le plus tôt possible sans règle. Un paiement anticipé peut améliorer la relation commerciale, mais il ne compense pas des paiements tardifs sur d’autres factures. La FAQ de la DGCCRF rappelle que les plafonds sont des maximums et que des paiements avant échéance ne neutralisent pas les dépassements constatés ailleurs. Le suivi doit donc porter sur chaque facture et non sur une moyenne globale de la relation avec le fournisseur.

Enfin, les documents doivent rester lisibles pour un tiers. Une feuille de calcul remplie de codes internes, sans définition des colonnes ni lien vers les pièces, ne suffit pas. Il faut expliquer les abréviations, les règles de calcul, les régularisations, les dates de clôture et les changements de logiciel. Lorsqu’une écriture a été corrigée, la version initiale, le motif, l’auteur et la date de correction doivent être conservés. Cette discipline sert aussi bien pendant la phase contradictoire que devant le juge administratif.

Conclusion

L’amende de 1,22 million d’euros annoncée contre GE Medical Systems illustre le risque financier et réputationnel attaché aux retards de paiement fournisseurs. Le point décisif d’un dossier n’est pas la seule existence d’un circuit comptable complexe, mais la capacité à prouver la règle applicable et les dates de chaque facture. La livraison ou l’exécution, l’émission, l’exigibilité et la mise à disposition des fonds doivent être reliées à des pièces cohérentes.

Une entreprise qui reçoit un contrôle doit utiliser la phase contradictoire de soixante jours pour reconstruire le tableau, discuter les erreurs, justifier les litiges réellement sérieux et présenter les mesures correctrices. Après la décision, le délai contentieux de deux mois et la possibilité d’un référé-suspension doivent être examinés sans attendre. La réforme applicable au 1^er septembre 2026 rend encore plus importante la conservation des horodatages, des contrats et des journaux de paiement.

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