Le statut des baux commerciaux, né du décret du 30 septembre 1953 et codifié aux articles L. 145-1 et suivants du Code de commerce, organise un équilibre complexe entre la liberté contractuelle des parties et l’ordre public de protection destiné à garantir la pérennité du fonds de commerce du preneur. Si la propriété commerciale se traduit par un droit au renouvellement vigoureusement protégé, la vie du contrat de louage est quotidiennement rythmée par l’exécution d’obligations pécuniaires accessoires au loyer principal, parmi lesquelles le remboursement des charges, impôts, taxes et redevances occupe une place prépondérante. Traditionnellement abandonnée à la seule liberté rédactionnelle des parties, la répartition des charges locatives a fait l’objet d’une intervention législative d’envergure avec la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014, dite loi Pinel, complétée par son décret d’application n° 2014-1317 du 3 novembre 2014. Ce corpus normatif impératif a profondément restructuré la matière en introduisant à l’article L. 145-40-2 du Code de commerce un principe de transparence absolue, exigeant un inventaire précis, limitatif et annuel des catégories de charges locatives.
Pour accompagner les chefs d’entreprise, les commerçants et les bailleurs institutionnels dans l’interprétation de ces dispositions impératives, le cabinet Kohen Avocats met sa longue pratique des contrats commerciaux au service de la sécurité juridique de ses clients. En effet, l’application rigoureuse de ces règles constitue un enjeu économique majeur pour les parties, les charges pouvant représenter une fraction substantielle du coût global de l’occupation immobilière. Dès lors, le contentieux de la régularisation des charges locatives s’est considérablement densifié ces dernières années, opposant la volonté de transparence des preneurs à la rigueur de gestion des bailleurs. La Cour de cassation, par des arrêts récents et de principe rendus en 2026, est venue tracer les nouvelles frontières de l’obligation de justification du bailleur et préciser les conséquences d’un manquement aux règles de temporalité de la régularisation annuelle.
Le présent article propose une analyse approfondie et doctrinale du régime de la régularisation des charges locatives en bail commercial. Pour ce faire, il convient d’analyser, d’une part, les contours de l’obligation annuelle de régularisation et de communication active des justificatifs imposée au bailleur, ainsi que l’absence de sanction automatique d’une régularisation tardive (I). Il s’agira d’analyser, d’autre part, les mécanismes de la preuve de la créance de charges, les règles de la prescription de l’action en restitution des provisions, et les limites impératives d’imputabilité nées des dispositions d’ordre public de la loi Pinel (II).
I. L’obligation annuelle de régularisation des charges et le formalisme de communication active
A. L’exigence de communication active des justificatifs : l’apport de l’arrêt n° 24-14.982 du 29 janvier 2026
L’avènement de l’article L. 145-40-2 du Code de commerce a substitué au régime antérieur de liberté contractuelle absolue un principe de transparence obligatoire. Aux termes de ce texte d’ordre public de protection : « tout contrat de location comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail, comportant l’indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire. Cet inventaire donne lieu à un état récapitulatif annuel adressé par le bailleur au locataire dans un délai fixé par voie réglementaire ». Cette exigence légale impose au bailleur un comportement actif et diligent qui ne peut se limiter à une simple passivité administrative. L’accomplissement de cette obligation de communication constitue un préalable indispensable à l’exigibilité même des sommes réclamées au titre des charges locatives, garantissant au locataire la possibilité de vérifier la réalité et l’exactitude des coûts qui lui sont imputés au titre de l’exploitation des locaux loués.
La question des modalités concrètes de cette communication a fait l’objet d’un arbitrage jurisprudentiel majeur par la troisième chambre civile de la Cour de cassation dans son arrêt de principe rendu le 29 janvier 2026, Cass. Civ. 3e, 29 janvier 2026, n° 24-14.982 (Publié au Bulletin). Dans cette espèce, le bailleur prétendait satisfaire à ses obligations légales en tenant simplement les pièces justificatives à la disposition du locataire dans ses locaux, sans procéder à leur envoi effectif. La Haute juridiction censure cette pratique en prononçant une cassation partielle et pose une règle d’une clarté absolue dans ses motivations : « Pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés au locataire prévue par le dernier alinéa de l’article R. 145-36 du code de commerce, le bailleur doit les adresser au locataire qui lui en fait la demande sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition ».
Cette décision renforce considérablement les droits du locataire en déplaçant la charge matérielle de la transmission des justificatifs sur la tête du bailleur. L’obligation d’adresser activement les justificatifs de charges s’oppose au modèle classique de la simple mise à disposition passive au siège du bailleur, qui prévalait souvent dans la pratique contractuelle antérieure. L’analyse juridique de l’arrêt n° 24-14.982 démontre que le législateur, par le biais de l’article R. 145-36 du Code de commerce, a entendu imposer un formalisme protecteur destiné à prévenir les asymétries d’information. Les praticiens du droit, notamment les conseils de commerçants et de PME au sein de notre cabinet d’avocats spécialisés en baux commerciaux, doivent désormais exiger une transmission matérielle effective des pièces justificatives (factures, avis d’imposition foncière, comptes de copropriété approuvés) par voie postale ou électronique, dès lors que le locataire en émet la demande.
En outre, l’arrêt met en évidence la portée des articles 1134 anciens (devenus l’article 1103 du Code civil sur la force obligatoire des contrats) et de l’article 1353 du même Code relatif à la preuve des obligations. La Cour rappelle que « celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la pouver », soulignant que le bailleur qui entend conserver les provisions perçues ou réclamer un solde de charges doit nécessairement apporter la preuve documentaire de l’existence et de l’exacte ventilation de la créance. Cette décision s’inscrit dans un courant de moralisation des rapports locatifs commerciaux, empêchant les bailleurs de dissimuler le détail de leurs calculs derrière l’écran d’une prétendue consultation sur place, souvent difficile à organiser et source de conflits stériles entre les parties.
B. La tardiveté de la régularisation exclut la restitution automatique des provisions : la portée de l’arrêt n° 24-16.270 du 29 janvier 2026
Si l’obligation d’adresser l’état récapitulatif annuel est incontestable, la sanction de l’inobservance des délais légaux de régularisation a suscité d’âpres discussions doctrinales et judiciaires. L’article R. 145-36 du Code de commerce dispose que cet état récapitulatif annuel, incluant la liquidation et la régularisation des comptes de charges, est communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi ou, pour les immeubles en copropriété, dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété. Nombre de locataires soutenaient que le dépassement de ce délai légal ou contractuel devait entraîner d’office la déchéance du droit du bailleur à recouvrer les charges pour l’exercice concerné, et par conséquent, l’obligation pour ce dernier de restituer l’intégralité des provisions sur charges versées mensuellement ou trimestriellement.
La Cour de cassation a tranché de manière définitive cette question cruciale par un arrêt de rejet publié au Bulletin le même jour, le 29 janvier 2026, Cass. Civ. 3e, 29 janvier 2026, n° 24-16.270. Dans cette affaire, une locataire avait assigné sa bailleresse en remboursement intégral des provisions versées pour les exercices 2016 à 2020 au motif que la régularisation des comptes était intervenue tardivement, au-delà des délais légaux et contractuels. La Haute juridiction rejette le pourvoi de la locataire et énonce une règle de principe majeure : « Le bailleur qui n’a pas communiqué, dans le délai fixé par l’article R. 145-36 du code de commerce ou dans le délai prévu au contrat, l’état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes, n’est pas tenu de restituer les provisions versées s’il justifie, le cas échéant devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles ».
Par cette décision particulièrement équilibrée, la Cour de cassation refuse d’assimiler la tardiveté de la régularisation à une déchéance automatique du droit aux charges ou à une cause autonome de restitution des provisions. Le non-respect du calendrier légal ou contractuel par le bailleur n’emporte pas de sanction automatique de remboursement si ce dernier parvient à apporter la preuve objective de ses débours devant le juge du fond. La Cour de cassation valide ainsi l’analyse de la cour d’appel qui « qui a constaté que, nonobstant la tardiveté de la régularisation des comptes de charges, postérieure aux délais contractuel et légal, la bailleresse justifiait, à hauteur d’appel, du montant des charges exposées pour les années 2016 à 2020, en a exactement déduit que la demande de la locataire en remboursement intégral des provisions versées pour ces mêmes années devait être rejetée ».
Cette absence de sanction automatique d’ordre public de la tardiveté s’explique par la nature même du contrat de bail commercial. Les provisions versées ont pour but d’anticiper le paiement de charges réelles qui incombent contractuellement au preneur. Dès lors que ces charges existent réellement et que leur montant est justifié, exiger leur restitution sous le seul prétexte d’un retard de régularisation conduirait à un enrichissement sans cause du locataire, qui aurait bénéficié des services (gardiennage, chauffage, entretien) sans en assumer le coût contractuellement prévu. Cette jurisprudence protège ainsi la substance économique du contrat de louage. Elle invite cependant les bailleurs à la prudence, car le retard de régularisation peut occasionner un préjudice financier ou de trésorerie pour le preneur, susceptible d’ouvrir droit à l’octroi de dommages-intérêts si le locataire en démontre l’existence devant le tribunal.
Dans le même sens, la Cour d’appel de Grenoble, dans son arrêt du 6 novembre 2025, CA Grenoble, Ch. Commerciale, 6 novembre 2025, n° 23/02084, a précisé que si les charges locatives demeurent exigibles malgré la régularisation tardive, le bailleur ne saurait pour autant s’affranchir unilatéralement des clauses contractuelles prévoyant une date limite de régularisation, sous peine de commettre une faute contractuelle susceptible d’engager sa responsabilité civile. Les tribunaux veillent donc à ce que le retard n’altère pas les droits du locataire, tout en refusant de consacrer une sanction punitive automatique de restitution.
II. L’encadrement probatoire, procédural et contractuel du contentieux des charges locatives
A. La charge de la preuve de la créance de charges et les règles de prescription de l’action en répétition
L’administration de la preuve constitue le pivot central du contentieux des charges locatives en bail commercial, singulièrement lorsque le preneur formule une demande de répétition de l’indu. Si le locataire verse des provisions régulières, le bailleur n’est autorisé à conserver ces sommes qu’à la condition expresse de rapporter la preuve documentaire des dépenses effectivement exposées. Ce principe classique de la charge de la preuve a été fermement réaffirmé par la troisième chambre civile de la Cour de cassation dans son arrêt du 17 septembre 2020, Cass. Civ. 3e, 17 septembre 2020, n° 19-14.168 (Publié au Bulletin). La Haute juridiction y censure un bailleur qui tentait de conserver des provisions sans en justifier le montant, en décidant : « Il incombe au bailleur qui réclame au preneur de lui rembourser, conformément au contrat de bail commercial le prévoyant, un ensemble de dépenses et de taxes, d’établir sa créance en démontrant l’existence et le montant de ces charges ».
Cette décision de principe rappelle que la nature provisoire des versements de charges confère au bailleur une simple détention précaire des fonds. Faute d’apporter la preuve de ses dépenses, le bailleur commet un manquement contractuel et « doit restituer au preneur les sommes versées au titre des provisions ». Cette obligation probatoire rigoureuse se traduit par l’obligation de présenter l’état récapitulatif annuel de l’article L. 145-40-2, appuyé des factures acquittées, des contrats de maintenance et de l’état de répartition du syndic de copropriété pour les immeubles soumis au statut de la copropriété. Le cabinet Kohen Avocats accompagne régulièrement ses clients dans ces phases probatoires, qu’il s’agisse pour un locataire de contester des appels de charges arbitraires ou pour un bailleur de structurer méthodiquement ses justificatifs comptables, notamment dans le cadre de procédures de recouvrement de loyers.
L’action en restitution des charges indues et l’action en régularisation du bailleur s’inscrivent dans un cadre temporel strict régi par les règles de la prescription extinctive. L’action en répétition des charges locatives indûment versées est soumise à la prescription de droit commun de cinq ans prévue à l’article 2224 du Code civil, et non à la prescription biennale de l’article L. 145-60 du Code de commerce. Ce point a été d’une importance capitale dans la jurisprudence, notamment confirmée par la Cour d’appel de Paris dans son arrêt du 23 novembre 2023, CA Paris, Pôle 5 – Chambre 3, 23 novembre 2023, n° 21/10927, qui énonce que l’action en remboursement des charges indues, trouvant son fondement dans le paiement de l’indu, échappe à la prescription biennale spéciale du statut des baux commerciaux pour obéir au délai quinquennal de droit commun.
La question du point de départ de ce délai de prescription de cinq ans s’avère particulièrement délicate. Le délai court à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer. En matière de charges locatives, le point de départ ne saurait être fixé au jour du paiement de chaque provision mensuelle ou trimestrielle, car le locataire ignore à cette date si le montant provisionné excède ou non les charges réelles. La prescription quinquennale commence à courir à compter de la date de la régularisation effective des charges par le bailleur, c’est-re au moment de l’envoi de l’état récapitulatif annuel accompagné des justificatifs, car c’est à ce moment précis que le locataire est mis en mesure de constater l’existence d’un trop-perçu. Cette analyse a été confirmée par l’ordonnance de la mise en état de la Cour d’appel de Paris du 5 septembre 2024, CA Paris, Pôle 5 – Chambre 3, 5 septembre 2024, n° 23/01839, qui a rejeté l’exception de prescription soulevée par un bailleur pour des charges antérieures, en retenant que le délai n’avait pu courir avant la reddition définitive des comptes et la communication des justificatifs afférents.
Par ailleurs, l’absence de toute régularisation pendant plusieurs années place le bailleur dans une situation de vulnérabilité procédurale extrême. Dans un arrêt de la Cour d’appel d’Aix-en-Provence du 20 février 2025, CA Aix-en-Provence, Chambre 3-4, 20 février 2025, n° 21/03287, les magistrats ont rappelé que le refus persistant du bailleur de procéder à la régularisation annuelle des charges, malgré les mises en demeure du preneur, l’exposait non seulement à une condamnation sous astreinte à produire les justificatifs, mais l’excluait également de la possibilité de réclamer des arriérés de charges pour les exercices non régularisés si le locataire exerçait une exception d’inexécution ou sollicitait reconventionnellement la restitution des provisions versées.
B. Les limites impératives d’imputation issues de la loi Pinel : l’exclusion des grosses réparations et de la vétusté
Si la régularisation et la preuve des charges sont indispensables, la licéité même de l’imputation de certaines denses au preneur à bail commercial est enserrée dans des limites d’ordre public infranchissables. Avant l’entrée en vigueur de la loi Pinel, la liberté contractuelle permettait aux bailleurs de transférer la quasi-totalité des charges de propriété sur la tête du preneur, y compris les grosses réparations structurelles ou les impôts liés à la propriété du bien. Depuis le décret du 3 novembre 2014, codifié à l’article R. 145-35 du Code de commerce, le législateur a dressé une liste noire impérative de charges qu’il est strictement interdit de récupérer sur le preneur, sous peine de voir la clause d’imputation réputée non écrite.
Parmi ces exclusions absolues figurent en premier lieu : « Les dépenses relatives aux grosses réparations mentionnées à l’article 606 du code civil ainsi que, le cas échéant, les honoraires liés à la réalisation de ces travaux ». L’article 606 du Code civil définit les grosses réparations comme celles des gros murs et des voûtes, des poutres et des couvertures entières, ainsi que des digues et des murs de soutènement et de clôture. Le contentieux relatif à la frontière entre grosses réparations (exclues) et réparations d’entretien (récupérables) demeure extrêmement vif, nécessitant une analyse technique rigoureuse de la nature des travaux. Ainsi, le Tribunal judiciaire de Nîmes, dans un jugement du 16 mars 2026, TJ Nîmes, 1ère Chambre Civile, 16 mars 2026, n° 24/02573, a rappelé que l’interdiction d’imputer les grosses réparations de l’article 606 s’applique de manière impérative à tous les baux conclus ou renouvelés depuis le 5 novembre 2014, et a débouté un preneur de ses demandes de remboursement de travaux de remplacement de vitrines en constatant que ces derniers ne touchaient pas à la structure de l’immeuble et relevaient de l’entretien du local commercial mis à sa disposition.
En second lieu, l’article R. 145-35, 2° du Code de commerce exclut de l’imputation : « Les dépenses relatives aux travaux ayant pour objet de remédier à la vétusté ou de mettre en conformité avec la réglementation le bien loué ou l’immeuble dans lequel il se trouve, dès lors qu’elles relèvent des grosses réparations mentionnées à l’article 606 du code civil ». Cette formulation subtile implique que si des travaux de mise en conformité ou de traitement de la vétusté relèvent des grosses réparations, le bailleur doit obligatoirement en assumer la charge financière exclusive. Cette règle d’ordre public de protection ne tolère aucune clause contraire, comme l’a illustré la Cour d’appel d’Aix-en-Provence dans son arrêt du 30 avril 2026, CA Aix-en-Provence, Chambre 3-4, 30 avril 2026, n° 22/05675, en soulignant l’obligation de délivrance d’un local conforme à sa destination contractuelle pesant sur le bailleur en vertu de l’article 1719 du Code civil, et en interdisant le transfert au locataire de frais de mise en conformité du réseau électrique et thermique touchant au gros œuvre.
L’inventaire précis et limitatif exigé par l’article L. 145-40-2 du Code de commerce interdit également l’imputation de charges globales « forfaitaires » ou indéterminées. Le bailleur doit obligatoirement décliner chaque catégorie de charges récupérables. À défaut de précision contractuelle claire et conforme à la loi Pinel, les charges non inventoriées ou contraires à la liste de l’article R. 145-35 sont inopposables au locataire. Les tribunaux appliquent cette sanction de nullité ou de inopposabilité avec rigueur, comme le rappelle le Tribunal judiciaire de Bobigny dans son jugement du 6 mars 2025, TJ Bobigny, Chambre 1/Section 5, 6 mars 2025, n° 24/01982, qui a déclaré sans fondement un commandement de payer visant la clause résolutoire pour des arriérés de charges, au motif que le bailleur n’avait pas respecté l’inventaire limitatif obligatoire de la loi Pinel et réclamait des sommes pour des travaux relevant du gros œuvre.
Enfin, la gestion des taxes et impôts, notamment de la taxe foncière, obéit à la même rigueur. Si l’article R. 145-35 du Code de commerce n’interdit pas expressément le transfert de la taxe foncière au locataire, ce transfert doit faire l’objet d’une stipulation expresse, claire et dénuée d’ambiguïté dans le corps du bail. Le bailleur ne saurait imputer d’office la taxe foncière ou la taxe d’enlèvement des ordures ménagères en l’absence de clause de transfert spécifique. Le cabinet Kohen Avocats assiste régulièrement ses clients, bailleurs comme preneurs, dans la rédaction chirurgicale de ces clauses de transfert d’impôts afin de prémunir les contrats de tout risque de requalification judiciaire ou de perte d’efficacité.
Conclusion
La régularisation des charges locatives en bail commercial s’est transformée en un domaine d’une haute technicité juridique, où le formalisme protecteur de la loi Pinel côtoie la rigueur probatoire du droit commun des contrats. Les deux décisions cardinales rendues par la troisième chambre civile de la Cour de cassation le 29 janvier 2026 viennent parfaire cet édifice jurisprudentiel en apportant des réponses pragmatiques et attendues par les praticiens du droit commercial. D’une part, l’arrêt n° 24-14.982 consacre l’obligation de communication active en imposant au bailleur d’adresser matériellement les justificatifs au locataire qui en fait la demande, condamnant la simple pratique de la mise à disposition sur place. D’autre part, l’arrêt n° 24-16.270 tempère ce formalisme en refusant de prononcer une sanction automatique de remboursement des provisions en cas de régularisation tardive, dès lors que le bailleur rapporte la preuve objective de la réalité et de l’exigibilité de ses denses devant le juge.
Pour les chefs d’entreprise et les commerçants, cette jurisprudence offre des garanties substantielles de contrôle tout en évitant d’ériger la procédure en instrument de spoliation arbitraire des bailleurs de bonne foi. La clé de rapports locatifs pacifiés réside plus que jamais dans une rédaction contractuelle irréprochable, respectant scrupuleusement l’inventaire limitatif de l’article L. 145-40-2 et la liste noire de l’article R. 145-35 du Code de commerce, et dans une gestion administrative rigoureuse des échéances de régularisation. Le cabinet Kohen Avocats demeure à la disposition des preneurs et des bailleurs pour sécuriser leurs baux commerciaux, prévenir les litiges liés aux charges locatives et assurer la défense de leurs intérêts devant les juridictions civiles et commerciales.