À quelques jours du 1er septembre 2026, de nombreuses entreprises découvrent une difficulté très concrète : leur fournisseur continue d’envoyer une facture PDF par courriel et refuse d’utiliser le circuit de facturation électronique. La question n’est pas seulement informatique. Elle touche à la conformité fiscale, à l’exécution du contrat, au délai de paiement et à la preuve de la dette. Elle appelle une réponse différente selon la taille du fournisseur, la nature du client et l’opération concernée.

La règle de départ doit être nuancée. Toutes les entreprises assujetties à la TVA devront pouvoir recevoir des factures électroniques à compter du 1er septembre 2026 lorsque leur fournisseur est lui-même tenu de les émettre sous ce format. L’obligation d’émission ne bascule pas le même jour pour toutes les entreprises : les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire sont concernées dès 2026, tandis que les petites et moyennes entreprises ainsi que les micro-entreprises disposent, en principe, du 1er septembre 2027 pour leurs propres émissions. Un fournisseur qui envoie un PDF n’est donc pas automatiquement en infraction dès le premier jour de septembre.

À l’inverse, lorsqu’un fournisseur soumis à l’obligation refuse clairement de transmettre sa facture par une plateforme agréée, le client peut exiger une régularisation et préserver ses droits. Il ne peut toutefois pas déduire de cette irrégularité que la marchandise ou la prestation n’est jamais due. La suspension du paiement est une mesure encadrée : elle suppose un manquement suffisamment caractérisé, un risque réel et une réaction proportionnée. Le présent article expose les vérifications à effectuer, les pièces à conserver et la méthode à suivre avant d’adresser une mise en demeure ou de saisir le juge.

Le sujet relève du droit des affaires et des contrats commerciaux. L’objectif est de séparer trois questions qui sont souvent confondues : le fournisseur devait-il émettre une facture électronique à cette date, la créance de prix est-elle établie, et le refus cause-t-il un préjudice justifiant une sanction ou une suspension temporaire du paiement ?

I. Fournisseur qui refuse la facture électronique : quelle obligation et quelle dette au 1er septembre 2026 ?

A. Le fournisseur doit-il utiliser une plateforme agréée ou un PDF suffit-il encore ?

La première étape consiste à qualifier l’opération. Le nouveau circuit vise principalement les échanges entre assujettis à la TVA établis ou domiciliés en France. Une facture adressée à un particulier, une opération internationale ou une opération bénéficiant d’un régime particulier ne se traite pas nécessairement selon les mêmes règles. Le nom du logiciel utilisé par le fournisseur ne permet pas, à lui seul, de déterminer si l’obligation est satisfaite. Un logiciel de facturation peut préparer un document sans être la plateforme autorisée à le transmettre.

L’article 289 bis du Code général des impôts fixe le principe du nouveau circuit. Il prévoit que, pour les opérations visées entre assujettis établis en France, « l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques s’effectuent en recourant à une plateforme agréée ». Le même texte prévoit un annuaire central destiné à permettre l’adressage de la facture à la plateforme du destinataire. Le fournisseur ne peut donc pas assimiler la remise d’un fichier à la seule adresse électronique du client à l’ensemble de ses obligations lorsque l’opération entre dans le périmètre de l’e-invoicing.

La DGFiP rappelle que la plateforme agréée assure l’émission, la transmission et la réception de la facture électronique, ainsi que l’envoi de certaines données à l’administration fiscale. Elle distingue cette plateforme de la solution compatible qui peut continuer à intervenir dans la préparation ou la conversion des données sans être habilitée à accomplir toutes les fonctions réglementaires. Une entreprise qui répond « mon logiciel sait produire des PDF » ne répond donc pas nécessairement à la question posée par son client.

Un PDF envoyé par courriel mérite une analyse en deux temps. Il peut constituer un document lisible, utile pour démontrer une commande, une livraison ou une prestation. Il ne devient pas pour autant, par le seul fait de son envoi électronique, la facture électronique transmise dans le circuit prévu par la réforme. Le fournisseur doit préciser s’il a utilisé une plateforme agréée, à quelle date, avec quel identifiant de flux et vers quelle plateforme destinataire. L’absence de ces informations doit être traitée comme une anomalie à documenter, non comme une preuve immédiate d’absence de dette.

La facture doit aussi rester authentique, intègre et lisible. L’article 289 du Code général des impôts dispose que « l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation ». Un fournisseur qui détruit le fichier original après avoir adressé un PDF, ou qui modifie les données sans conserver le lien avec la facture initiale, fragilise son dossier. Le client doit de son côté éviter de supprimer le PDF, le courriel, le bon de commande et les éléments de réception sous prétexte qu’une nouvelle facture doit être émise.

Il faut ensuite déterminer quelle entreprise devait agir le 1er septembre 2026. La réception électronique devient une capacité requise pour toutes les entreprises concernées, mais l’émission est progressive selon la catégorie de l’entreprise. La fiche officielle de la DGFiP sur le calendrier distingue les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, tenues d’émettre dès le 1er septembre 2026, des petites entreprises, PME et micro-entreprises, dont l’émission obligatoire intervient en principe le 1er septembre 2027. La taille est appréciée selon les critères applicables à l’entreprise et à la période de référence prévue par les textes ; elle ne se déduit pas simplement du nombre de salariés présents le jour du litige.

Cette distinction change la réponse adressée au fournisseur. Si une grande entreprise ou une ETI refuse, après la date d’entrée en vigueur, de transmettre une facture conforme par la plateforme agréée, le client dispose d’un argument sérieux pour demander une mise en conformité. Si le fournisseur est une PME ou une micro-entreprise qui n’est pas encore soumise à l’émission électronique, le fait qu’elle remette un PDF ne suffit pas à caractériser un manquement à l’obligation d’émission de 2026. Le client peut néanmoins avoir un intérêt légitime à demander une facture exploitable dans son propre système et à vérifier les stipulations du contrat, du portail fournisseur ou des conditions d’achat.

Le calendrier fiscal ne supprime pas l’obligation commerciale de facturer. L’article L. 441-9 du Code de commerce prévoit que « tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle fait l’objet d’une facturation ». Il ajoute que le vendeur doit délivrer la facture dès la réalisation de la livraison ou de la prestation, tandis que l’acheteur doit la réclamer. Un fournisseur ne peut donc pas répondre à une demande de facture par un refus absolu ou par une suppression de toute trace de la vente. La discussion porte sur la forme, le canal et les mentions, mais la réalité de l’opération reste à établir.

La demande du client doit être précise. Il peut demander la confirmation de la catégorie d’entreprise du fournisseur, sans exiger des informations confidentielles étrangères au litige ; la plateforme agréée utilisée ; l’identifiant de l’émission ; le statut de transmission ; la date de dépôt ; l’identité de la plateforme du destinataire ; le motif d’un rejet éventuel ; et la manière dont le PDF est rattaché à la donnée structurée ou au fichier original. Il doit également indiquer son propre SIREN, l’établissement concerné et la plateforme de réception déclarée. Une erreur d’annuaire peut expliquer une non-distribution sans révéler un refus volontaire du fournisseur.

Le fournisseur peut se trouver dans l’une des situations suivantes :

• il n’est pas encore soumis à l’obligation d’émission électronique, mais accepte de remettre une facture commerciale par un canal classique ;
• il est soumis à l’obligation, mais son logiciel n’est pas relié à une plateforme agréée ;
• il a déposé la facture, mais le routage vers le client a échoué ;
• il a transmis la facture, mais le client n’a pas activé correctement sa plateforme ou son annuaire ;
• il refuse de transmettre toute facture électronique par principe, malgré une demande claire et une opération entrant dans le champ de la réforme ;
• il confond la facture d’origine, le PDF de courtoisie et les données de transaction ou de paiement transmises séparément.

Ces hypothèses ne produisent pas les mêmes effets. Une panne documentée appelle une procédure de continuité et une conservation des preuves. Un refus répété après mise en demeure peut constituer une inexécution contractuelle ou réglementaire. Une erreur du client sur son SIREN ou sa ligne d’adressage peut déplacer la responsabilité. Avant de suspendre un paiement, l’entreprise doit donc éviter une formule générale comme « facture non conforme » et décrire le manquement exact : absence d’émission, mauvais destinataire, donnée manquante, rejet technique ou défaut de correction.

B. Le refus d’un fournisseur permet-il de suspendre le paiement de la facture ?

Le refus de la facture électronique et la dette de prix sont deux éléments distincts. La fourniture a pu être livrée, la prestation exécutée et le montant accepté avant que le différend sur le canal de facturation n’apparaisse. Le fait que le fournisseur n’ait pas encore utilisé le bon circuit ne permet pas toujours de retenir la totalité du prix, surtout lorsque la créance est certaine, liquide et exigible et que le client a reçu les biens ou bénéficié du service.

Le contrat doit être relu en premier. L’article 1103 du Code civil dispose : « Les contrats légalement formés tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faits. » Les conditions d’achat, le bon de commande, la convention-cadre, les clauses de facturation et les engagements pris dans un portail fournisseur peuvent imposer un format, un délai, une adresse ou une procédure de rejet. Si le contrat prévoyait déjà une facture dématérialisée ou une transmission par un portail déterminé, le refus s’analyse aussi au regard de cet engagement, indépendamment du calendrier légal.

La question du paiement est encadrée par les règles commerciales. L’article L. 441-10 du Code de commerce prévoit que le délai convenu pour régler les sommes dues ne peut dépasser soixante jours après la date d’émission de la facture, sauf les régimes prévus par le texte. Il organise aussi les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement. Une contestation portant sur le format ne doit donc pas devenir un moyen automatique de repousser une échéance légale ou contractuelle. L’entreprise qui retient une somme doit pouvoir expliquer ce qui est contesté, pourquoi le paiement est temporairement lié à la régularisation et quelle partie non contestée reste payable.

La suspension peut être envisagée dans les conditions de l’article 1220 du Code civil. Ce texte autorise une partie à suspendre son obligation « dès lors qu’il est manifeste que son cocontractant ne s’exécutera pas à l’échéance et que les conséquences de cette inexécution sont suffisamment graves pour elle ». La suspension doit être notifiée dans les meilleurs délais. Trois exigences doivent retenir l’attention : la non-exécution doit être manifeste, le risque doit concerner l’échéance à venir et les conséquences doivent présenter une gravité suffisante. Un simple courriel de relance resté sans réponse ne suffit pas nécessairement.

Un refus écrit d’un fournisseur soumis à l’obligation, répété après l’indication de la date limite et accompagné d’un risque concret de blocage comptable, de rejet de TVA, de perte d’un financement ou d’impossibilité de justifier les opérations peut renforcer l’argument. Le juge examinera toutefois l’ensemble de la relation. Si un PDF complet a été remis, si la livraison est incontestée et si la plateforme est momentanément indisponible, une suspension intégrale du prix peut être jugée excessive. La démarche la plus prudente consiste à isoler la difficulté de conformité, demander une régularisation rapide et ne retenir que la somme ou la partie de l’obligation directement liée au risque démontré, lorsque le droit de suspendre est réellement défendable.

L’article 1217 du Code civil énumère les sanctions disponibles en cas d’inexécution : « refuser d’exécuter ou suspendre l’exécution de sa propre obligation », poursuivre l’exécution forcée, obtenir une réduction du prix, provoquer la résolution du contrat ou demander réparation. Le texte permet le cumul des sanctions compatibles, mais ce cumul ne dispense pas de respecter les conditions de chaque mesure. La suspension du paiement n’est pas une pénalité privée décidée librement ; elle doit rester reliée à l’inexécution et à ses conséquences.

Lorsque le fournisseur promet une régularisation mais ne la réalise pas, l’article 1221 du Code civil permet, après mise en demeure, de poursuivre l’exécution en nature, sauf impossibilité ou disproportion manifeste entre le coût pour le débiteur de bonne foi et l’intérêt du créancier. Dans le cas d’une facture, la demande peut porter sur l’émission ou la transmission conforme, la correction du destinataire, la remise des données et la conservation des statuts. Le client ne doit pas transformer cette demande en obligation impossible, comme l’exigence d’un format que la réglementation ne prévoit pas pour l’opération concernée.

La résolution du contrat est un remède plus radical. L’article 1224 du Code civil prévoit qu’elle peut résulter d’une clause résolutoire, d’une notification en cas d’inexécution suffisamment grave ou d’une décision judiciaire. Un refus de transmettre une facture conforme peut justifier une rupture seulement si son importance, sa durée et ses effets rendent la poursuite du contrat déraisonnable. Une relation stratégique ne doit pas être interrompue sur la seule base d’une anomalie régularisable en quelques jours, surtout si les livraisons sont essentielles à l’activité du client.

La responsabilité financière suppose enfin un préjudice démontré. L’article 1231-1 du Code civil prévoit que le débiteur peut être condamné à des dommages et intérêts en cas d’inexécution ou de retard, sauf force majeure. Le client doit chiffrer les coûts directement liés au refus : frais de correction, intervention technique, pénalités effectivement supportées, blocage d’une clôture, perte d’une aide ou d’un financement, mobilisation des équipes ou atteinte à la confidentialité. Une inquiétude abstraite sur la réforme ne suffit pas à établir le montant du dommage.

La réponse à la question « puis-je suspendre le paiement ? » se formule donc ainsi : oui, une suspension peut être défendable lorsque le refus est manifeste, que le fournisseur est tenu d’émettre, que la non-exécution présente des conséquences suffisamment graves et que la mesure est notifiée et proportionnée ; non, le client ne peut pas retenir automatiquement une facture correspondant à une prestation reçue simplement parce qu’un PDF a été envoyé, surtout si le fournisseur n’est pas encore soumis à l’émission électronique ou si l’anomalie vient de l’annuaire du client.

II. Refus du fournisseur : quelles preuves et quels recours pour protéger l’entreprise ?

A. Quelles pièces réunir pour prouver le refus, la créance et le préjudice ?

Une discussion efficace commence par une chronologie. Il faut noter la date de la commande, l’acceptation des conditions contractuelles, l’exécution de la livraison ou de la prestation, l’émission du PDF, les demandes de correction, les réponses du fournisseur, le choix de la plateforme du client, les tests réalisés et l’échéance de paiement. Une chronologie de quelques pages, accompagnée des pièces originales, permet de distinguer un refus délibéré d’un incident technique et évite que chaque interlocuteur ne présente une version différente.

La première série de pièces concerne le périmètre de la réforme : qualité d’assujetti à la TVA, pays d’établissement des parties, nature B2B ou B2C de l’opération, taille du fournisseur et date de l’émission. Le client doit conserver les éléments qui permettent de comprendre pourquoi il estime que le fournisseur devait émettre électroniquement. Il peut demander une confirmation écrite de la catégorie applicable sans réclamer des comptes annuels complets si cette information n’est pas nécessaire. La date d’émission doit être rapprochée de la date de livraison, du fait générateur et de l’échéance contractuelle.

La deuxième série concerne le circuit technique. Elle comprend le nom de la plateforme agréée, la preuve de son immatriculation ou de son rôle dans le dispositif, le SIREN et le SIRET du destinataire, la ligne d’annuaire, l’identifiant du flux, les accusés de dépôt, les statuts de transmission, le motif de rejet et les notifications. Une capture d’écran isolée peut être utile mais ne remplace pas l’export du journal ou l’attestation du prestataire. Le client doit conserver le courriel avec ses en-têtes lorsque l’identité de l’expéditeur, l’horodatage ou l’intégrité du message est discutée.

La troisième série concerne la relation commerciale : devis, bon de commande, contrat, conditions générales, grille tarifaire, preuve de livraison, procès-verbal de recette, relevé de compte, réclamation, réponse du fournisseur, facture PDF et demande de facture rectificative. Il faut identifier la partie du prix contestée et la partie qui ne l’est pas. Si l’entreprise a reçu les marchandises et ne discute que le canal de facturation, elle doit le dire expressément. Si elle conteste également la quantité, la qualité ou l’exigibilité du prix, chaque grief doit être décrit séparément.

La charge de la preuve ne se renverse pas parce que l’échange est numérique. L’article 1353 du Code civil rappelle : « Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. » Le fournisseur qui réclame un paiement doit donc établir la créance, tandis que le client qui soutient avoir payé ou être libéré doit justifier le paiement ou le fait extinctif. Dans un dossier de facture électronique, les deux parties doivent pouvoir relier le montant réclamé à une opération réelle et au chemin documentaire qui l’accompagne.

Entre commerçants, l’article L. 110-3 du Code de commerce prévoit que « les actes de commerce peuvent se prouver par tous moyens », sauf disposition contraire. Cela autorise la production de courriels, de fichiers structurés, de journaux applicatifs, de tickets d’assistance, d’attestations, de bons de livraison, de relevés de compte et de constats techniques. La liberté de la preuve ne signifie pas que chaque pièce est suffisante isolément. Le juge apprécie leur cohérence, leur origine, leur date et leur concordance avec la prestation.

L’écrit électronique possède une valeur probatoire propre. L’article 1366 du Code civil dispose que « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier », sous réserve de l’identification de son auteur et de conditions garantissant son intégrité. Pour une facture ou un courriel de refus, il faut donc préserver le fichier dans son format d’origine, l’adresse d’envoi, les métadonnées disponibles, les pièces jointes, les réponses et les exports de la plateforme. Une impression en PDF peut être ajoutée, mais elle ne doit pas faire disparaître la source native.

Lorsque le fournisseur affirme qu’un salarié ou un prestataire a envoyé le message, la question de l’identité de l’auteur peut se poser. L’article 1367 du Code civil précise que la signature électronique repose sur un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte. La signature d’un courriel ordinaire n’est pas nécessairement une signature électronique qualifiée ; l’entreprise doit éviter de lui attribuer un effet qu’elle ne peut pas démontrer.

La Cour de cassation a rappelé cette exigence dans son arrêt du 30 septembre 2010, pourvoi n° 09-68.555, publié au bulletin. Dans cette décision, elle juge que, lorsqu’une partie dénie être l’auteur d’un écrit électronique, le juge doit vérifier les conditions de validité de l’écrit ou de la signature électroniques. Le texte intégral est consultable sur Légifrance, première chambre civile, 30 septembre 2010, n° 09-68.555. Appliquée avec prudence à un refus de facture, cette solution invite à conserver les éléments permettant d’attribuer le message au fournisseur et de vérifier qu’il n’a pas été modifié.

Une autre solution doit être distinguée. Dans son arrêt du 25 septembre 2013, pourvoi n° 11-25.884, la chambre sociale indique que les règles de l’écrit électronique ne s’appliquent pas de la même manière à un courriel produit pour prouver un fait dont l’existence peut être établie par tous moyens. La Cour rappelle que ces éléments sont appréciés souverainement par les juges du fond. La décision est disponible sur Légifrance, chambre sociale, 25 septembre 2013, n° 11-25.884. Un échange de courriels peut donc être utile sans être automatiquement décisif : il doit s’insérer dans un ensemble probatoire.

La facture ne suffit pas toujours à démontrer la totalité de la créance. Dans son arrêt du 26 juin 2024, pourvoi n° 22-24.487, la chambre commerciale a retenu que l’existence d’une créance pouvait être établie par plusieurs éléments et a rappelé, dans son analyse, que le principe interdisant de se constituer un titre à soi-même ne s’applique pas de la même manière à la preuve d’un fait juridique comme une livraison. Le texte est accessible sur Légifrance, chambre commerciale, 26 juin 2024, n° 22-24.487. Pour le litige présent, le fournisseur doit donc rapprocher sa facture du bon de commande, de la livraison et des données de transmission.

La question du lien entre facture et obligation de délivrance a également été examinée dans l’arrêt du 2 mai 2024, pourvoi n° 22-21.765. La chambre commerciale a rejeté le moyen fondé sur l’absence de facture après avoir relevé que la décision attaquée valait facture de vente. Cet arrêt, disponible sur Légifrance, chambre commerciale, 2 mai 2024, n° 22-21.765, montre qu’un différend sur la facture ne se confond pas nécessairement avec l’absence de délivrance du bien. Il renforce la nécessité de séparer la preuve de la prestation et la conformité du document fiscal.

Les délais de conservation doivent être anticipés. L’article L. 123-22 du Code de commerce prévoit que « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans ». Le dossier de l’entreprise doit comprendre non seulement le document visible, mais aussi les preuves de transmission, de rejet et de correction nécessaires à la compréhension de l’opération. Un système qui efface automatiquement les statuts après quelques semaines peut rendre impossible la preuve d’un refus ou d’une panne.

Le client doit également préserver les éléments établissant le préjudice. Un tableau peut recenser les factures concernées, les dates de transmission, le temps passé par les équipes, les frais facturés par un intégrateur, les pénalités reçues, les paiements retardés et les conséquences sur la clôture comptable. Les montants doivent être appuyés par des justificatifs. Une perte de chance, une atteinte à la confidentialité ou un risque fiscal doivent être décrits avec précision et reliés à l’événement reproché.

B. Comment mettre en demeure le fournisseur et choisir le bon recours ?

La mise en demeure doit être le premier acte formel lorsque les échanges ordinaires n’aboutissent pas. Elle doit être adressée au fournisseur par un moyen permettant d’établir la réception et reprendre les références du contrat, de la commande et de la facture. Elle doit indiquer l’opération concernée, la date d’émission, la plateforme attendue, le statut constaté, la réponse déjà reçue et la correction demandée. Une demande imprécise comme « merci de mettre la facture aux normes » laisse subsister le désaccord sur ce qui doit être fait.

Le courrier peut demander, selon le cas, l’émission dans le circuit applicable, la transmission vers la bonne plateforme, la correction du SIREN ou du SIRET, la réémission avec une référence claire à la facture initiale, la confirmation de l’annulation d’un flux mal adressé, la conservation des journaux et la remise des identifiants de transmission. Il doit prévoir un délai raisonnable, adapté à la date d’échéance et à la gravité du blocage. Une demande envoyée la veille d’une clôture ne justifie pas toujours une injonction immédiate si le fournisseur n’a reçu aucune information exploitable auparavant.

L’article 1344 du Code civil indique que le débiteur est mis en demeure par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, ou, lorsque le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. La lettre doit donc permettre au fournisseur de comprendre le manquement et la mesure attendue. Il faut éviter d’y affirmer que l’intégralité du prix est contestée lorsque l’entreprise reconnaît la livraison. Une réserve ciblée protège mieux le client qu’une contestation globale difficile à soutenir.

Le fournisseur doit recevoir les informations nécessaires à la correction. Le client doit vérifier sa propre ligne d’annuaire, son SIREN, son SIRET, sa raison sociale, son adresse de facturation et la plateforme choisie. Il doit également désigner un interlocuteur capable de confirmer qu’une facture est reçue et de traiter un rejet. Lorsque plusieurs établissements ou sociétés du groupe sont concernés, la demande doit identifier l’entité qui a commandé et celle qui doit payer. Une confusion entre holding, filiale et établissement peut produire un faux refus du fournisseur.

Si la facture est régularisée, la question du paiement doit être réglée sans recréer un litige. L’entreprise peut confirmer par écrit que le document corrigé répond à la demande, conserver la facture initiale et ses statuts, puis payer la partie exigible selon le contrat. Lorsqu’une somme reste réellement discutée, elle doit expliquer son calcul et éviter de retenir des factures étrangères à l’anomalie. Un paiement sous réserve, lorsqu’il est décidé avec les conseils adaptés, peut préserver une contestation sans laisser croire à une renonciation à un recours.

En cas de refus persistant, l’exécution forcée peut être recherchée sur le fondement de l’article 1221 du Code civil. Le client devra démontrer que la transmission demandée est juridiquement due, techniquement possible et suffisamment déterminée. Une demande en justice doit préciser si elle porte sur l’émission, le transfert, la correction, la remise de données ou seulement la délivrance d’un double. Le juge ne peut pas ordonner une prestation qui ne correspond ni au texte applicable ni au contrat.

La suspension du paiement doit être notifiée séparément si elle est envisagée. Le courrier doit identifier la somme concernée, exposer le manquement manifeste, rappeler les demandes restées sans effet, décrire les conséquences graves et annoncer la régularisation ou le paiement dès l’exécution attendue. Il doit préciser le traitement des montants non contestés. Cette transparence permet de démontrer que la suspension n’est pas destinée à obtenir un crédit gratuit ou à retarder systématiquement une dette commerciale.

La résolution ou la résiliation ne doit être utilisée qu’après une analyse de la gravité. Un fournisseur qui refuse une fois, puis corrige rapidement après réception d’une mise en demeure, ne se trouve pas dans la même situation qu’un partenaire qui refuse toute transmission pendant plusieurs cycles, rend impossible la déclaration ou compromet une relation réglementée. Les clauses de résiliation, les engagements de continuité et la dépendance économique doivent être examinés ensemble.

Une demande de dommages et intérêts peut être jointe ou engagée séparément selon la stratégie procédurale. Elle doit présenter une faute, un préjudice et un lien de causalité. Les frais de remise en conformité peuvent être plus faciles à établir que la perte d’un client ou l’atteinte à l’image. Lorsque le fournisseur invoque une panne de sa plateforme, il faut examiner son propre contrat avec le prestataire, sans confondre automatiquement la responsabilité de l’intermédiaire avec celle du vendeur. Le client peut demander la conservation des journaux avant qu’ils ne soient écrasés.

La médiation peut être utile lorsque la relation commerciale doit continuer. Le Médiateur des entreprises intervient notamment dans les difficultés opposant un fournisseur et un client professionnel. Cette démarche ne remplace pas une mise en demeure lorsque le délai est urgent et ne suspend pas automatiquement le paiement ou la prescription. Elle permet cependant de réunir le fournisseur, la plateforme, l’expert-comptable et le client autour d’une chronologie commune.

À Paris et en Île-de-France, l’entreprise doit préparer le dossier en fonction de la clause attributive de compétence, du siège des parties et de la nature de la demande. Le tribunal des activités économiques ou le tribunal de commerce compétent peut être saisi pour un litige entre professionnels, sous réserve des règles applicables au contrat et à la procédure. Une demande urgente de conservation des preuves ou d’exécution provisoire appelle une analyse procédurale distincte. Les pièces doivent être numérotées, les statuts exportés et la plateforme identifiée avant le rendez-vous, afin que l’avocat puisse apprécier rapidement la mesure utile.

Pour éviter que le litige ne se reproduise, les contrats fournisseurs doivent être mis à jour. Une clause efficace peut prévoir :

• le canal électronique applicable et la date d’entrée en vigueur pour chaque catégorie de fournisseur ;
• l’obligation de vérifier le SIREN, le SIRET, l’adresse d’adressage et la plateforme du destinataire ;
• les statuts qui doivent être transmis et la durée de conservation des journaux ;
• la procédure de correction, d’avoir et de réémission d’une facture mal adressée ;
• la personne chargée de traiter un rejet et le délai de réponse ;
• la continuité de service lorsque la plateforme est indisponible ou change d’immatriculation ;
• la responsabilité des coûts, retards et divulgations causés par une erreur imputable à un intervenant ;
• les modalités de paiement de la partie non contestée et de conservation de la créance.

La meilleure prévention reste un test réel de bout en bout avant l’échéance : émission par le fournisseur, passage par sa plateforme, recherche de la plateforme destinataire, réception, rapprochement dans la comptabilité, statut de rejet, correction et archivage. Le test doit être conduit dans un environnement autorisé et avec une facture ou un jeu de données prévu à cette fin ; il ne faut pas adresser une fausse facture à un client ou produire un document qui pourrait être confondu avec une opération réelle. Le résultat du test doit être conservé avec la date, les versions des outils et les anomalies constatées.

Un plan d’action simple peut être appliqué dès maintenant : vérifier la qualification de l’opération ; confirmer le calendrier du fournisseur ; contrôler la plateforme et l’annuaire ; demander par écrit les statuts ; conserver les fichiers natifs ; mettre en demeure si le refus persiste ; payer ou réserver la partie non contestée ; chiffrer le préjudice ; puis décider entre exécution, suspension proportionnée, médiation ou action judiciaire. Cette séquence permet d’éviter à la fois la passivité face à un fournisseur défaillant et la rétention injustifiée d’une dette certaine.

Conclusion

Le fournisseur qui refuse la facture électronique au 1er septembre 2026 ne se trouve pas automatiquement dans la même situation selon qu’il est une grande entreprise, une ETI, une PME ou une micro-entreprise. Le client doit d’abord vérifier la date d’émission, la nature B2B France de l’opération, la catégorie du fournisseur et l’existence d’une obligation contractuelle. Le PDF envoyé par courriel peut rester une pièce de preuve, mais il ne remplace pas nécessairement la transmission par une plateforme agréée lorsque la réforme s’applique.

La facture et la dette doivent ensuite être dissociées. La livraison ou la prestation peut être due malgré une anomalie de canal. Une suspension du paiement n’est défendable que si le refus est manifeste, si l’inexécution à venir est suffisamment grave et si la mesure est notifiée et proportionnée. Une retenue intégrale et silencieuse expose l’entreprise à des pénalités, à une action en paiement et à une contestation de sa bonne foi.

La protection repose sur la preuve : contrat, commande, livraison, facture, courriels, plateforme, annuaire, statuts, mises en demeure, correction et préjudice doivent former une chaîne cohérente. Lorsque le fournisseur persiste, l’entreprise peut demander l’exécution conforme, négocier une solution de continuité, solliciter une médiation ou engager un recours avec une demande chiffrée. La préparation du dossier avant le 1er septembre 2026 est la meilleure manière de conserver ses droits sans interrompre inutilement une relation commerciale.

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