I. Le cadre légal de l’obligation de reddition des charges locatives
A. L’inventaire limitatif des charges imputables au preneur
La loi n° 2014-626 du 18 juin 2014, dite loi Pinel, a introduit au sein du statut des baux commerciaux une obligation cardinale de transparence à la charge du bailleur, codifiée à l’article L. 145-40-2 du code de commerce. Ce texte dispose que tout contrat de location comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail, avec l’indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire. L’inventaire répond à une exigence formelle impérieuse : il doit énumérer de manière exhaustive les postes de charges qui pourront être imputés au preneur pendant toute la durée de la relation locative. La jurisprudence de la troisième chambre civile rappelle avec constance que seules les stipulations contractuelles déterminent les charges qui pèsent sur le preneur. Ainsi, dans un arrêt du 13 février 2025, la Cour de cassation a censuré une cour d’appel qui avait rejeté une demande en répétition de l’indu au motif que le locataire s’était acquitté des charges pendant neuf années sans protester, sans rechercher si les charges litigieuses avaient été imputées au preneur par une stipulation du contrat (Cass. 3e civ., 13 fév. 2025, n° 23-17.978). La Cour énonce que « dans l’état du droit antérieur à la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014, si les parties à un contrat de bail commercial sont libres de convenir de la répartition entre elles des charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail, seules les stipulations contractuelles déterminent celles d’entre elles qui pèsent sur le preneur ».
Par ailleurs, le décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014 a précisé, à l’article R. 145-35 du code de commerce, la liste des dépenses qui ne peuvent en aucun cas être imputées au locataire. Sont ainsi exclues les dépenses relatives aux grosses réparations mentionnées à l’article 606 du code civil, les travaux de mise en conformité ou de remédiation de la vétusté, les impôts dont le redevable légal est le bailleur — à l’exception notable de la taxe foncière et des taxes additionnelles — ainsi que les honoraires de gestion des loyers. Dans un ensemble immobilier, les charges afférentes aux locaux vacants ou imputables à d’autres locataires ne sauraient davantage être répercutées. Cette architecture normative confère au bail commercial un niveau de précision et de protection du preneur qui le distingue des autres régimes locatifs.
L’information périodique du locataire est en outre renforcée par l’obligation, pour le bailleur, de communiquer tous les trois ans un état prévisionnel des travaux envisagés, assorti d’un budget, ainsi qu’un état récapitulatif des travaux réalisés. En cours de bail, le bailleur est également tenu d’informer le locataire de tout élément susceptible de modifier la répartition des charges entre les occupants de l’immeuble. L’ensemble de ce dispositif institue un devoir de reddition permanente qui irrigue l’exécution du contrat. Le législateur a entendu rompre avec une pratique antérieure qui laissait au bailleur une latitude excessive dans la détermination unilatérale des charges récupérables, au détriment de la prévisibilité financière du preneur.
La Cour de cassation a sanctionné avec fermeté les juridictions du fond qui méconnaissent cette exigence de précision. Dans l’arrêt du 25 janvier 2023, la troisième chambre civile a censuré un jugement qui s’était fondé sur la régularisation annuelle des charges sans constater que la bailleresse avait produit la régularisation des charges de copropriété du bien loué, rappelant ainsi l’obligation de rattacher chaque poste de dépense à l’occupation effective du preneur. En outre, la Cour impose que l’inventaire soit établi dès la conclusion du contrat et que toute catégorie de charge non répertoriée ne puisse faire l’objet d’une imputation ultérieure, sauf à prouver qu’elle entre dans une rubrique existante. Cette rigueur formelle trouve son fondement dans la nature hybride du droit des baux commerciaux, à mi-chemin entre le droit des contrats et un statut d’ordre public protecteur du fonds de commerce.
B. La reddition annuelle des comptes : modalités, délai et justificatifs
L’article R. 145-36 du code de commerce constitue le pivot procédural de la transparence imposée au bailleur. Il dispose que l’état récapitulatif annuel, qui inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges, est communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi. Pour les immeubles en copropriété, le délai est porté à trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l’exercice annuel. Le même texte ajoute que le bailleur communique au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci.
Or, la mise en œuvre contentieuse de cette obligation a révélé des difficultés pratiques significatives, que la Cour de cassation a entrepris de trancher par deux arrêts majeurs rendus le 29 janvier 2026, tous deux publiés au Bulletin. Dans la première espèce, la Cour énonce que « le bailleur qui n’a pas communiqué, dans le délai fixé par l’article R. 145-36 du code de commerce ou dans le délai prévu au contrat, l’état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes, n’est pas tenu de restituer les provisions versées s’il justifie, le cas échéant devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles » (Cass. 3e civ., 29 janv. 2026, n° 24-16.270, Publié au Bulletin). Cette solution consacre un principe de pondération : le retard dans la communication de l’état récapitulatif n’emporte pas automatiquement restitution intégrale des provisions versées par le locataire, pour autant que le bailleur rapporte la preuve de la réalité et du montant des charges exposées.
Dans la seconde espèce du même jour, la Cour précise en revanche les modalités de l’obligation de communication des justificatifs. Elle juge que « le bailleur doit, pour conserver les sommes versées au titre des provisions sur charges par le locataire ou pour obtenir le paiement de charges, justifier de l’existence et du montant de celles-ci » et qu’il « doit, pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, les adresser au locataire qui lui en fait la demande sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition » (Cass. 3e civ., 29 janv. 2026, n° 24-14.982, Publié au Bulletin). La Cour censure ainsi une cour d’appel qui avait estimé suffisant que les factures justifiant les dépenses eussent été mises à la disposition du locataire. Ce double arrêt du 29 janvier 2026 opère une distinction fondamentale entre le défaut de reddition dans le délai — qui n’interdit pas au bailleur de justifier ultérieurement des charges — et le défaut de communication des justificatifs sollicités, qui prive le bailleur du droit de conserver les provisions perçues. L’obligation de communication ne saurait être satisfaite par la simple mise à disposition passive des pièces comptables dans les locaux du bailleur ou de son mandataire.
À cet égard, il convient de souligner que la fixation forfaitaire d’une provision sur charges n’interdit pas au bailleur de procéder à la régularisation annuelle de celles-ci dès lors que le montant réel des charges a été porté à la connaissance du locataire (Cass. 3e civ., 12 fév. 2026, n° 24-20.958). La Cour de cassation a également rappelé que les juges du fond doivent vérifier que le bailleur a bien produit la régularisation des charges de copropriété du bien loué et non une simple régularisation annuelle sans lien avec l’occupation effective du preneur (Cass. 3e civ., 25 janv. 2023, n° 21-17.985).
II. Le contentieux de la régularisation : articulation des prescriptions et office du juge
A. La conservation des provisions malgré la tardiveté : l’office du juge vérificateur
L’équilibre entre protection du preneur et effectivité de l’obligation au paiement des charges se cristallise dans la jurisprudence élaborée autour de l’article R. 145-36. Le caractère tardif de la régularisation — postérieure aux délais contractuel et légal — ne prive pas le bailleur de la faculté d’établir, même en cours d’instance, la réalité des charges dont il se prévaut. Dans l’arrêt du 29 janvier 2026 précité, la Cour de cassation approuve une cour d’appel d’avoir rejeté la demande de remboursement intégral des provisions formée par la locataire pour les années 2016 à 2020, dès lors que le bailleur justifiait, à hauteur d’appel, du montant des charges exposées pour ces exercices. La haute juridiction consacre donc un contrôle judiciaire de la légitimité des provisions conservées, indépendamment du respect des délais réglementaires de communication.
En conséquence, le défaut de transmission de l’état récapitulatif dans le délai du 30 septembre ne constitue pas une cause de restitution automatique des provisions. Il appartient au juge du fond d’apprécier souverainement si le bailleur rapporte la preuve de l’existence et du montant des charges qu’il entend imputer au preneur. Cette solution pragmatique évite qu’un formalisme excessif ne vienne enrichir le locataire au détriment du bailleur, tout en préservant l’effet utile de l’obligation de reddition : le bailleur qui ne démontre pas la réalité des charges s’expose à la restitution et ne saurait se prévaloir de provisions qu’il n’est pas en mesure de justifier.
Dès lors, l’office du juge se dédouble : il contrôle, d’une part, la régularité formelle de la reddition des comptes — respect du délai, communication des justificatifs — et, d’autre part, la réalité substantielle des charges exposées. Cette dualité de contrôle explique la divergence apparente entre les deux arrêts du 29 janvier 2026 : le premier, de rejet, valide la conservation de provisions justifiées malgré une reddition tardive ; le second, de cassation, sanctionne l’absence d’envoi effectif des justificatifs au locataire qui les sollicitait. La distinction procède de l’article 1353 du code civil, aux termes duquel celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver.
La Cour de cassation a également eu l’occasion de préciser que la régularisation de charges portant sur des exercices antérieurs à l’entrée en vigueur de la loi Pinel pouvait être effectuée a posteriori, pour autant que les comptes de charges soient produits et démontrent la réalité des dépenses supportées par le bailleur (Cass. 3e civ., 15 fév. 2023, n° 21-23.166). La reddition tardive n’emporte pas forclusion du droit à régularisation, ce qui confère au régime des charges une souplesse dont l’envers est une charge probatoire renforcée pour le bailleur. Ce mécanisme s’inscrit dans une tendance jurisprudentielle plus large de la troisième chambre civile, qui privilégie une approche substantielle des obligations locatives plutôt qu’un formalisme sanctionnateur. Le juge se voit ainsi confier une mission de conciliation entre deux impératifs concurrents : garantir l’effectivité de la transparence imposée par la loi Pinel et préserver le droit du bailleur à recouvrer les dépenses légitimement exposées pour la conservation de la chose louée.
Il importe également de relever que le commandement de payer des charges visant la clause résolutoire doit, pour produire effet, respecter un double standard probatoire : le bailleur doit non seulement justifier de l’existence et du montant de sa créance, mais également avoir satisfait à son obligation d’adresser les justificatifs au preneur. Un commandement fondé sur des charges dont les justificatifs n’ont pas été communiqués au locataire est dépourvu de fondement, comme l’a rappelé la Cour de cassation en confirmant la nullité des effets de la clause résolutoire dans l’arrêt du 29 janvier 2026. La loi n° 2026-403 du 26 mai 2026 a, par ailleurs, renforcé cette exigence en subordonnant la suspension des effets de la clause résolutoire à la démonstration, par le preneur, de sa capacité à régler la dette locative et à reprendre le versement intégral du loyer courant avant la première audience.
B. La prescription des actions relatives aux charges : l’articulation entre le droit commun et le statut des baux commerciaux
La question de la prescription applicable aux actions en paiement ou en répétition des charges locatives constitue un nœud technique majeur du contentieux des baux commerciaux. L’article L. 145-60 du code de commerce énonce que « toutes les actions exercées en vertu du présent chapitre se prescrivent par deux ans ». Cette prescription biennale a un champ d’application circonscrit aux actions fondées sur le statut des baux commerciaux. La jurisprudence établit des distinctions subtiles entre les actions qui relèvent de ce régime spécial et celles qui demeurent soumises au droit commun de la prescription quinquennale de l’article 2224 du code civil.
La Cour de cassation a précisé le périmètre de cette prescription biennale dans un arrêt de principe du 25 mai 2023 : « le délai de prescription biennale applicable à l’action en requalification d’un contrat en bail commercial court, même en présence d’une succession de contrats distincts dérogatoires aux dispositions du statut des baux commerciaux, à compter de la conclusion du contrat dont la requalification est recherchée » (Cass. 3e civ., 25 mai 2023, n° 22-15.946, Publié au Bulletin). La haute juridiction a ainsi censuré l’arrêt qui avait fixé le point de départ de la prescription à la date de la première convention d’occupation précaire, alors qu’il convenait de le fixer à la date du dernier contrat dont la locataire sollicitait la requalification.
Quant à l’action en répétition des sommes indûment versées — par exemple en exécution d’une clause d’indexation ultérieurement réputée non écrite — la Cour de cassation a opéré une distinction solennelle dans un arrêt publié au Bulletin du 23 janvier 2025. Après avoir rappelé que « l’action tendant à voir réputer non écrite une clause du bail commercial n’est pas soumise à prescription », la Cour énonce que « le locataire à bail commercial qui a acquitté un loyer indexé en vertu d’une clause d’indexation ultérieurement réputée non écrite peut agir en paiement des sommes indûment versées dans les cinq ans précédant sa demande en justice » (Cass. 3e civ., 23 janv. 2025, n° 23-18.643, Publié au Bulletin). La solution est doublement importante : l’action en réputé non écrit est imprescriptible — la clause étant censée n’avoir jamais existé — mais l’action en répétition consécutive obéit à la prescription quinquennale de droit commun, et non à la prescription biennale de l’article L. 145-60.
La Cour ajoute une précision déterminante sur le calcul de la créance de restitution : « dès lors qu’une stipulation réputée non écrite est censée n’avoir jamais existé, la créance de restitution de l’indu doit être calculée sur la base du montant du loyer qui aurait été dû à défaut d’application d’une telle stipulation ». En d’autres termes, le loyer à retenir pour le calcul de l’indu n’est pas le loyer acquitté à la date du point de départ de la prescription, mais le loyer initial hors indexation, ce qui maximise l’assiette de restitution. Cette lecture extensive de l’effet rétroactif du réputé non écrit a des implications pratiques considérables pour les contentieux relatifs aux clauses d’indexation irrégulières.
L’articulation entre la prescription biennale spéciale des baux commerciaux et la prescription quinquennale de droit commun a également été précisée par la Cour de cassation dans un arrêt du 21 mai 2026, statuant sur une action en nullité absolue d’un bail commercial portant sur un bien du domaine public. La Cour rappelle que « l’article 2224 du code civil, aux termes duquel les actions personnelles ou mobilières se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer, est applicable aux actions en nullité pour cause ou objet illicite, dont la prescription court dès lors à compter du jour où la partie demanderesse à la nullité a eu ou aurait dû avoir connaissance de l’illicéité de l’objet du contrat » (Cass. 3e civ., 21 mai 2026, n° 24-16.483, Publié au Bulletin). Cette décision confirme que l’action en nullité absolue pour objet illicite n’entre pas dans le champ de la prescription biennale de l’article L. 145-60.
Par ailleurs, la loi n° 2026-403 du 26 mai 2026 de simplification de la vie économique a modifié l’article L. 145-41 du code de commerce en subordonnant désormais l’octroi de délais de paiement et la suspension des effets de la clause résolutoire à la capacité du preneur de régler la dette locative et de reprendre le versement intégral du loyer courant avant la première audience. Cette disposition, applicable aux demandes introduites depuis le 28 mai 2026, renforce le contrôle judiciaire de la situation financière du preneur et confère au juge un rôle accru dans l’appréciation de la viabilité du maintien dans les lieux. Dans le contexte des charges locatives, elle impose une vigilance renforcée quant à la régularité des décomptes produits par le bailleur, toute clause résolutoire fondée sur un commandement de payer des charges non justifiées étant réputée sans effet.
Conclusion
Le contentieux de la reddition des comptes de charges dans les baux commerciaux révèle une tension structurante entre l’impératif de transparence imposé au bailleur par le dispositif Pinel et le droit fondamental du créancier à obtenir le paiement des sommes qui lui sont dues. La jurisprudence de la troisième chambre civile, par les deux arrêts publiés du 29 janvier 2026, a posé les jalons d’un équilibre nuancé : le bailleur qui manque à son obligation de communication de l’état récapitulatif annuel dans le délai réglementaire n’est pas privé de toute faculté de régularisation, mais il lui incombe — devant le juge — d’établir la réalité et le montant des charges dont il se prévaut. La distinction entre conservation des provisions justifiées et obligation d’adresser les justificatifs au locataire trace une ligne de partage pragmatique entre formalisme excessif et protection effective du preneur. L’articulation des prescriptions — biennale pour les actions fondées sur le statut, quinquennale pour les restitutions d’indu et les nullités — parachève ce dispositif en encadrant temporellement les actions des parties. Ces évolutions jurisprudentielles, conjuguées aux apports de la loi du 26 mai 2026 sur le contrôle de la capacité financière du preneur, confèrent désormais au contentieux des charges une armature procédurale cohérente qui appelle une rédaction minutieuse des clauses contractuelles et une gestion rigoureuse des redditions annuelles.
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