Votre syndic ne répond plus, les charges dérivent, les assemblées générales deviennent des chambres d’enregistrement et personne ne vous explique où passe l’argent de la copropriété : à Paris, où les budgets de copropriété atteignent souvent plusieurs centaines de milliers d’euros pour un seul immeuble haussmannien, la question du changement de syndic de copropriété n’est pas une simple formalité administrative. C’est une opération juridique qui suppose de respecter une procédure de vote précise, une majorité exigeante et des délais de transmission des fonds et des archives strictement encadrés par la loi. La manquer, c’est offrir à l’ancien syndic un moyen de contester son éviction ou de conserver des mois durant la trésorerie du syndicat. La réussir, c’est reprendre le contrôle de la gestion de votre immeuble avec des comptes clairs et un contrat négocié. Ce dossier explique comment faire voter le changement de syndic en assemblée générale, quelle majorité s’applique, comment organiser la mise en concurrence des contrats, puis comment contraindre l’ancien syndic à remettre les fonds, les archives et les états de comptes dans les délais légaux, avec les recours concrets devant le tribunal judiciaire, notamment à Paris et en Île-de-France.
Le point de départ tient au rôle que la loi confie au syndic : il est chargé « d’administrer l’immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d’urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l’exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci » (article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis). Quand cette mission d’administration n’est plus remplie, l’assemblée générale peut mettre fin au mandat et désigner un successeur, à condition de voter dans les formes. La désignation et la révocation relèvent en effet d’une majorité renforcée : « Ne sont adoptées qu’à la majorité des voix de tous les copropriétaires les décisions concernant : » notamment « La désignation ou la révocation du ou des syndics et des membres du conseil syndical » (article 25 de la loi du 10 juillet 1965). Autrement dit, changer de syndic suppose de réunir la majorité absolue de l’ensemble des copropriétaires, présents ou non, et non la simple majorité des présents. Cette exigence explique la plupart des échecs en assemblée : une résolution adoptée à une courte majorité des présents, alors que les tantièmes requis de l’article 25 ne sont pas atteints, expose la décision à une contestation ouverte pendant deux mois. Ce délai couperet est rappelé par la loi : « Les actions en contestation des décisions des assemblées générales doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal d’assemblée, sans ses annexes » (article 42 de la loi du 10 juillet 1965), et « Cette notification est réalisée par le syndic dans le délai d’un mois à compter de la tenue de l’assemblée générale » (même article 42 de la loi du 10 juillet 1965).
I. Comment faire voter le changement de syndic de copropriété en assemblée générale ?
Le changement de syndic se décide en assemblée générale, sur une question inscrite à l’ordre du jour, après comparaison des contrats proposés et avec la majorité de l’article 25. Trois points conditionnent la solidité du vote : l’inscription régulière de la question, la mise en concurrence des projets de contrat et le calcul exact de la majorité. Chacun mérite une préparation documentée, surtout dans les grandes copropriétés parisiennes où les procurations circulent et où les contestations post-assemblée sont fréquentes.
A. Mise en concurrence des contrats et inscription à l’ordre du jour : que demander avant l’assemblée ?
Avant de voter, l’assemblée doit pouvoir comparer. Lorsqu’elle est appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic, la loi organise une mise en concurrence préalable des projets de contrat par le conseil syndical. La Cour de cassation l’a rappelé en ces termes : « Il résulte de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, dans sa version issue de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014, qu’au cas où l’assemblée générale est appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic, celle-ci est précédée, sauf lorsque le marché local des syndics ne le permet pas, d’une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic effectuée par le conseil syndical » (Cass. 3e civ., 3 juin 2021, n° 20-13.269). Concrètement, le conseil syndical sollicite plusieurs syndics, obtient des projets de contrat type avec honoraires, prestations particulières, frais de compte bancaire séparé et durée du mandat, puis joint ces projets à la convocation pour que chaque copropriétaire vote en connaissance de cause. La même décision précise toutefois la portée d’un manquement : « En l’absence de disposition en ce sens, le non-respect par le conseil syndical de son obligation de mise en concurrence n’est pas sanctionné par la nullité de la désignation du syndic par l’assemblée générale » (même Cass. 3e civ., 3 juin 2021, n° 20-13.269). Autrement dit, l’absence de mise en concurrence ne fait pas tomber automatiquement la désignation, mais elle fragilise le dossier et alimente les contestations sur le choix du contrat, les honoraires et l’information des copropriétaires. Mieux vaut donc l’organiser réellement : deux ou trois projets comparés poste par poste, avec un tableau simple adressé aux copropriétaires avant l’assemblée.
L’inscription à l’ordre du jour obéit à une règle pratique stricte : la question du changement de syndic, avec le nom du candidat pressenti et son projet de contrat, doit figurer dans la convocation adressée dans les délais légaux. Tout copropriétaire ou le conseil syndical peut demander au syndic en place d’inscrire l’examen de projets de contrat concurrents ; à défaut d’inscription, la résolution votée hors ordre du jour s’expose à l’annulation. La convocation doit donc comporter les projets de contrat mis en concurrence, les honoraires proposés, la durée du mandat envisagée et, le cas échéant, la proposition de dispense de mise en concurrence lorsque le marché local ne le permet pas, avec les justificatifs correspondants. Dans les immeubles parisiens gérés par un syndic sortant qui traîne à convoquer, la parade consiste à mettre le syndic en demeure par lettre recommandée de convoquer l’assemblée avec ces questions, puis, en cas de refus persistant, à saisir le juge pour faire désigner un administrateur provisoire chargé de convoquer. Cette voie judiciaire prend du temps et suppose de démontrer l’urgence ou le blocage, mais elle débloque les copropriétés où le syndic sortant verrouille l’ordre du jour. Pour les copropriétés dont les décisions d’assemblée sont régulièrement contestées sur la forme, notre dossier sur la contestation des décisions d’assemblée générale dans le délai de deux mois détaille les moyens tirés de la convocation et du procès-verbal.
Le contrat proposé mérite un examen ligne à ligne avant le vote. Depuis la réforme du contrat type, les honoraires de gestion courante, les prestations particulières facturables en sus, les frais de tenue du compte bancaire séparé, la rémunération des travaux et la durée du mandat doivent apparaître clairement. Comparez la base forfaitaire, le coût des assemblées générales supplémentaires, des mises en demeure, du précontentieux, du suivi des sinistres et de la gestion des travaux votés. Un contrat moins cher en base mais qui facture chaque courrier recommandé et chaque réunion peut coûter plus cher à l’année qu’un forfait plus élevé et tout compris. Vérifiez aussi la clause de résiliation, la durée proposée, qui ne peut dépasser trois ans, et les conditions de renouvellement. À Paris, où les syndics professionnels gèrent des portefeuilles importants, exigez l’engagement écrit sur l’interlocuteur dédié à l’immeuble, les délais de réponse aux copropriétaires et au conseil syndical, et l’accès en ligne aux documents de gestion. Ces engagements, une fois annexés au contrat voté, deviennent opposables et serviront de référence si la gestion déçoit.
Le jour du vote, la feuille de présence et le décompte des tantièmes font la solidité de la résolution. Faites vérifier les pouvoirs, l’identité des votants, les tantièmes de chacun et le calcul de la majorité avant la proclamation du résultat. Une erreur d’un millième peut suffire à inverser le résultat dans les immeubles où les lots ont des quotes-parts proches. Le procès-verbal doit mentionner le nombre de voix pour, contre et les abstentions, ainsi que la majorité retenue. Après l’assemblée, surveillez la notification du procès-verbal : le syndic dispose d’un mois pour notifier, et le délai de contestation de deux mois court à compter de cette notification. Pendant cette période, préparez la transition plutôt que de la subir : désignez un copropriétaire ou le conseil syndical pour suivre la passation, listez les documents et les fonds à réclamer, et adressez au syndic sortant un courrier récapitulant les délais légaux de remise. Cette anticipation évite les vacances de gestion pendant lesquelles personne ne paie les fournisseurs ni ne suit les sinistres en cours.
B. Majorité de l’article 25, révocation du syndic en place et sécurisation du vote à Paris
La désignation comme la révocation du syndic se votent à la majorité des voix de tous les copropriétaires. Le texte vise expressément « La désignation ou la révocation du ou des syndics et des membres du conseil syndical » parmi les décisions qui « Ne sont adoptées qu’à la majorité des voix de tous les copropriétaires » (article 25 de la loi du 10 juillet 1965). Il faut donc additionner les tantièmes de l’ensemble de la copropriété, et non ceux des seuls présents et représentés. Dans un immeuble parisien de vingt lots aux quotes-parts inégales, avec des bailleurs parfois injoignables et des lots en indivision, atteindre cette majorité suppose un travail en amont : relances écrites, recueil de pouvoirs en blanc ou nominatifs, et mobilisation du conseil syndical. Si la majorité de l’article 25 n’est pas atteinte mais que le projet recueille au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote peut être organisé immédiatement à la majorité simple des présents et représentés, selon le mécanisme de la passerelle prévue par la loi. Cette seconde chance doit être utilisée avec prudence : elle suppose que le premier vote ait réellement atteint le seuil du tiers, et le procès-verbal doit le constater chiffre par chiffre, faute de quoi la désignation reste contestable.
La révocation du syndic en place peut être votée lors de la même assemblée, avant ou en même temps que la désignation du successeur, à condition que les deux questions figurent à l’ordre du jour. Ne votez jamais la révocation sans désigner dans la foulée le nouveau syndic et sans fixer la date de prise d’effet : une copropriété sans syndic, même pour quelques semaines, ne peut ni payer ses factures, ni agir en justice, ni faire face à un sinistre. Prévoyez une date de transition précise, par exemple le premier jour du mois suivant l’assemblée, et mentionnez-la dans les deux résolutions pour éviter tout chevauchement de mandats ou toute période sans représentant. Si le syndic en place est présent à l’assemblée, il doit se retirer du bureau pour le vote le concernant et ne participe pas au dépouillement de sa propre révocation. Ces précautions de procédure paraissent formelles, mais elles sont exactement celles que le juge vérifie quand la résolution est contestée.
À Paris et en Île-de-France, trois difficultés reviennent dans les contestations. D’abord les procurations : vérifiez que chaque pouvoir est daté, signé, nominatif ou en blanc, et qu’aucun mandataire ne détient plus de trois pouvoirs sauf dérogation du règlement de copropriété pour les grandes assemblées. Ensuite les indivisions et les démembrements : l’indivision vote par un mandataire commun, l’usufruitier et le nu-propriétaire doivent s’accorder sur le représentant, et le procès-verbal doit mentionner la qualité du votant. Enfin les bailleurs sociaux ou institutionnels détenant de nombreux lots : leur vote pèse lourd dans le calcul de l’article 25, et leur absence peut à elle seule empêcher d’atteindre la majorité. Contactez-les avant l’assemblée, transmettez-leur les projets de contrat et sollicitez leurs pouvoirs ou leurs consignes de vote. Un courrier recommandé avec le tableau comparatif des offres, adressé trois semaines avant l’assemblée, transforme souvent une abstention massive en vote décisif.
Une fois la résolution adoptée, elle doit être notifiée et exécutée sans tarder. Le syndic sortant reste en fonctions jusqu’à la date de prise d’effet du nouveau mandat et doit continuer d’administrer l’immeuble pendant la transition. S’il refuse d’appliquer la résolution en soutenant qu’elle serait nulle, il prend un risque : sauf suspension ordonnée par le juge, la résolution s’applique et son inexécution engage sa responsabilité. Le fondement de cette responsabilité est de droit commun : « Tout fait quelconque de l’homme, qui cause à autrui un dommage, oblige celui par la faute duquel il est arrivé à le réparer » (article 1240 du code civil), et « Le débiteur est condamné, s’il y a lieu, au paiement de dommages et intérêts soit à raison de l’inexécution de l’obligation, soit à raison du retard dans l’exécution, s’il ne justifie pas que l’exécution a été empêchée par la force majeure » (article 1231-1 du code civil). Les factures de fournisseurs majorées pour retard de paiement, les pénalités bancaires sur le compte du syndicat, les sinistres aggravés par l’inaction pendant la transition : autant de préjudices chiffrables que le syndicat peut réclamer au syndic sortant qui aurait organisé la vacance. Conservez chaque preuve de carence, chaque relance et chaque surcoût, car le juge n’accorde des dommages et intérêts que sur des montants documentés.
II. Comment récupérer les fonds et les archives quand l’ancien syndic refuse de transmettre ?
Le vote acquis, la bataille se déplace vers la transmission. L’ancien syndic doit remettre au successeur la trésorerie, les références bancaires, les archives, les documents dématérialisés et les états de comptes, dans des délais courts et d’ordre public. Dans la pratique parisienne, les rétentions les plus fréquentes portent sur les archives antérieures, les états des comptes individuels des copropriétaires débiteurs et le solde des fonds après apurement. La loi règle ces délais au jour près, et le juge des référés les fait respecter sous astreinte. Encore faut-il mettre en demeure dans les formes, saisir le bon juge et chiffrer les pénalités.
A. Délais de transmission des fonds, des archives et des comptes : les 15 jours, le mois et les 2 mois de l’article 18-2
Le régime de la transmission est posé par l’article 18-2 de la loi de 1965 dans sa version en vigueur. D’abord la trésorerie immédiate : « En cas de changement de syndic, l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque » (article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965). Ce premier délai concerne les informations qui permettent au nouveau syndic de fonctionner dès le premier jour : où est l’argent, sur quels comptes, auprès de quelle banque, avec quel solde disponible. Sans ces éléments, le successeur ne peut ni payer les échéances d’assurance, ni honorer les contrats d’entretien, ni appeler les charges. Adressez dès la prise d’effet une demande écrite récapitulant ces trois postes et fixant l’échéance à quinze jours francs.
Ensuite les archives et documents de gestion : « Il remet, dans le délai d’un mois à compter de la même date, l’ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés mentionnés à l’avant-dernier alinéa du I de l’article 18, dans un format téléchargeable et imprimable » (même article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965). Ce délai d’un mois couvre le registre des procès-verbaux, le carnet d’entretien, les contrats en cours, les polices d’assurance, les dossiers de sinistres, les procédures judiciaires en cours, les diagnostics techniques, les relevés bancaires et la comptabilité. Quand les archives ont été confiées à un prestataire spécialisé, l’ancien syndic doit prévenir ce prestataire et lui communiquer les coordonnées du successeur dans le même délai. La cour d’appel de Paris applique ce texte à la lettre : « en cas de changement de syndic, l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque » (CA Paris, pôle 1 chambre 2, 23 mars 2023, RG 22/16025). Établissez un bordereau de remise contradictoire, coché et signé par les deux syndics, avec la liste des dossiers remis et des pièces manquantes : ce bordereau fera foi devant le juge.
Enfin les comptes définitifs : « Dans le délai de deux mois suivant l’expiration du délai mentionné ci-dessus, l’ancien syndic est tenu de fournir au nouveau syndic l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture » (même article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965). Ce troisième temps suppose que l’ancien syndic arrête sa comptabilité, apure les opérations en cours et établisse le solde à reverser. C’est le stade où naissent la plupart des litiges chiffrés : provisions appelées mais non dépensées, factures payées deux fois, honoraires prélevés après la fin du mandat, solde créditeur conservé. Exigez un état détaillé compte par compte, rapproché des relevés bancaires, et faites-le contrôler par le conseil syndical ou par un expert-comptable pour les grosses copropriétés parisiennes. Tout prélèvement postérieur à la cessation des fonctions, hors opérations d’apurement justifiées, doit être reversé avec intérêts.
Passés ces délais, la mise en demeure devient l’acte décisif. « Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au président du tribunal judiciaire statuant en référé, d’ordonner sous astreinte la remise des pièces, informations et documents dématérialisés mentionnés aux deux premiers alinéas ainsi que le versement des intérêts provisionnels dus à compter de la mise en demeure, sans préjudice de toute provision à valoir sur dommages et intérêts » (même article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965). La mise en demeure doit donc viser expressément l’article 18-2, lister les pièces et fonds réclamés par catégorie, rappeler les trois délais et fixer un ultime délai de remise, généralement de huit jours. Envoyez-la par lettre recommandée avec accusé de réception, et conservez-en une copie avec l’accusé. Sans cette mise en demeure préalable restée sans effet, le juge des référés ne peut pas prononcer l’astreinte ni les intérêts provisionnels. Avec elle, le dossier devient simple : le juge constate le dépassement des délais légaux et ordonne la remise sous astreinte journalière.
B. Référé sous astreinte, responsabilité du syndic sortant et prescription : quels recours à Paris ?
Le référé est la voie rapide et adaptée. Le texte applicable dispose : « Le président du tribunal judiciaire ou le juge des contentieux de la protection dans les limites de sa compétence peuvent toujours, même en présence d’une contestation sérieuse, prescrire en référé les mesures conservatoires ou de remise en état qui s’imposent, soit pour prévenir un dommage imminent, soit pour faire cesser un trouble manifestement illicite » (article 835 du code de procédure civile), et « Dans les cas où l’existence de l’obligation n’est pas sérieusement contestable, ils peuvent accorder une provision au créancier, ou ordonner l’exécution de l’obligation même s’il s’agit d’une obligation de faire » (même article 835 du code de procédure civile). L’obligation de remise de l’article 18-2 n’étant pas sérieusement contestable une fois les délais dépassés, le président du tribunal judiciaire peut ordonner la remise des pièces et des fonds sous astreinte, par exemple de 100 à 500 euros par jour de retard selon l’importance de la copropriété, et accorder une provision sur les sommes conservées indûment. À Paris, l’assignation en référé se porte devant le président du tribunal judiciaire de Paris, avec un délai d’audiencement de quelques semaines. Joignez à l’assignation la résolution de désignation du nouveau syndic, la preuve de la cessation des fonctions de l’ancien, le courrier de demande de transmission, la mise en demeure avec son accusé de réception, le bordereau de remise partielle s’il existe et le décompte des sommes retenues. Demandez l’astreinte dès les premières conclusions, car le juge ne l’accorde que si elle est sollicitée, et prévoyez sa liquidation ultérieure si la résistance se prolonge.
La responsabilité du syndic sortant se joue ensuite sur le terrain indemnitaire. Outre la remise forcée, le syndicat peut réclamer les intérêts sur les fonds conservés au-delà des délais, le remboursement des frais exposés pour reconstituer la comptabilité ou les archives, et des dommages et intérêts pour le préjudice de gestion : retard dans les travaux urgents, résiliation de contrats d’entretien pour impayés, majorations fiscales ou sociales, frais bancaires. Le fondement reste le droit commun de la responsabilité : « Tout fait quelconque de l’homme, qui cause à autrui un dommage, oblige celui par la faute duquel il est arrivé à le réparer » (article 1240 du code civil), avec l’inexécution contractuelle sanctionnée par des dommages et intérêts sauf force majeure : « Le débiteur est condamné, s’il y a lieu, au paiement de dommages et intérêts soit à raison de l’inexécution de l’obligation, soit à raison du retard dans l’exécution, s’il ne justifie pas que l’exécution a été empêchée par la force majeure » (article 1231-1 du code civil). Chiffrez chaque chef de préjudice avec pièces : relevés bancaires montrant la trésorerie conservée, factures majorées, attestations du nouveau syndic sur les diligences de reconstitution, devis des travaux retardés. Le juge écarte les demandes forfaitaires non justifiées, mais accueille les préjudices documentés poste par poste.
Les délais pour agir ne doivent pas être perdus de vue. D’une part, la contestation de la résolution de changement de syndic par un copropriétaire opposant ou défaillant se prescrit vite : deux mois à compter de la notification du procès-verbal, à peine de déchéance, comme le rappelle l’article 42 précité. D’autre part, les actions en paiement et en responsabilité entre le syndicat et le syndic relèvent du délai de droit commun que la loi de 1965 reprend à son compte : « Les dispositions de l’article 2224 du code civil relatives au délai de prescription et à son point de départ sont applicables aux actions personnelles relatives à la copropriété entre copropriétaires ou entre un copropriétaire et le syndicat » (article 42 de la loi du 10 juillet 1965), et l’article 2224 dispose que « Les actions personnelles ou mobilières se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer » (article 2224 du code civil). Concrètement, le point de départ court du jour où le syndicat a connu les faits permettant d’agir, par exemple la date du bordereau de remise faisant apparaître les pièces manquantes ou celle de l’arrêté de comptes révélant le solde non reversé, et non systématiquement de la date de l’assemblée. Cette précision compte : une question de délai ou de point de départ ne se tranche qu’au vu du texte et des pièces du dossier, et les décisions consultées pour ce dossier ne tranchent pas d’autre point de départ que celui que la loi énonce. En pratique parisienne, agissez vite sur le référé pour récupérer les pièces, puis laissez l’expertise comptable établir le solde avant d’assigner au fond dans le délai de cinq ans.
Pour les copropriétés parisiennes et franciliennes, trois réflexes complètent le dispositif. D’abord, sécurisez le compte bancaire séparé : le nouveau syndic doit ouvrir ou reprendre le compte au nom du syndicat et y faire virer les fonds, sans accepter durablement un sous-compte individualisé chez l’ancien syndic. Ensuite, informez les prestataires et l’assureur de l’immeuble du changement dès la prise d’effet, avec copie de la résolution, pour éviter que les appels de fonds et les indemnités de sinistre continuent d’être adressés à l’ancien syndic. Enfin, faites auditer les comptes de transition par le conseil syndical dans les trois mois : rapprochement bancaire, contrôle des honoraires prélevés après la cessation des fonctions, vérification des contrats résiliés ou reconduits. Ces diligences parisiennes, simples et datées, font la différence entre une passation qui s’enlise pendant un an et une copropriété qui repart sur des bases saines avec un contrat négocié et des comptes apurés.
Conclusion
Changer de syndic de copropriété suppose de voter juste puis d’exiger vite : résolution inscrite à l’ordre du jour après mise en concurrence, majorité des voix de tous les copropriétaires de l’article 25, notification surveillée dans le délai de deux mois de l’article 42, puis transmission imposée à quinze jours, un mois et deux mois par l’article 18-2, avec le référé sous astreinte du président du tribunal judiciaire en cas de rétention. La jurisprudence écarte la nullité automatique pour simple défaut de mise en concurrence, mais elle applique fermement les délais de remise des fonds et des archives, comme l’illustre la cour d’appel de Paris. Le syndicat qui documente chaque étape, du tableau comparatif des contrats au bordereau de remise contradictoire et à la mise en demeure visant l’article 18-2, se donne les moyens de récupérer sa trésorerie, ses archives et ses comptes, puis d’obtenir réparation des surcoûts subis. C’est cette méthode, vote sécurisé puis transmission exigée sans délai, qui permet à une copropriété parisienne ou francilienne de reprendre la main sur sa gestion.