Chercher un logement à louer, c’est d’abord constituer un dossier, et ce dossier circule : agence, propriétaire, plateformes, parfois garants et colocataires. Relevés de compte, livret de famille, carte Vitale, contrat de mariage, jugement de divorce, extrait de casier judiciaire : des candidats se voient réclamer des documents que la loi interdit d’exiger, puis découvrent que leurs pièces restent conservées alors même que le logement a été attribué à quelqu’un d’autre. À Paris et en Île-de-France, où chaque annonce attire des dizaines de candidatures, la pression pousse à tout fournir pour ne pas perdre le logement. Pourtant, la liste des pièces exigibles est limitative, l’amende encourue par celui qui exige un document interdit atteint 3 000 euros, et 15 000 euros pour une personne morale, et le candidat dispose d’une gradation complète de recours, du refus motivé jusqu’au juge pénal. De l’autre côté, le bailleur et son agence doivent vérifier la solvabilité sans excéder la liste, sous peine d’engager leur responsabilité, et le candidat qui falsifie son dossier s’expose à la nullité du bail pour dol. Les colocations et les garanties multiples compliquent encore la circulation des pièces, puisque chaque colocataire et chaque garant transmet son propre jeu de documents au même intermédiaire, multipliant les copies et les risques de conservation excessive. Voici le cadre exact et le chemin procédural, dans l’ordre.

I. Ce que le bailleur peut exiger, et ce qui lui est formellement interdit

A. La liste limitative des pièces exigibles pour le candidat et sa caution

Le décret du 5 novembre 2015 fixant la liste des pièces justificatives pouvant être demandées au candidat à la location et à sa caution pose un principe simple : en dehors de cette liste, aucun document ne peut être exigé. Le tribunal judiciaire de Montpellier l’a rappelé le 29 septembre 2026 en reproduisant l’annexe du décret : une seule pièce d’identité en cours de validité avec photographie, parmi la carte nationale d’identité, le passeport, le permis de conduire ou le document justifiant du droit au séjour ; un seul justificatif de domicile, parmi les trois dernières quittances de loyer ou l’attestation du précédent bailleur, l’attestation d’élection de domicile, l’attestation sur l’honneur de l’hébergeant ou le dernier avis de taxe foncière ; un ou plusieurs documents attestant des activités professionnelles, comme le contrat de travail, l’extrait K ou K bis de moins de trois mois, la carte professionnelle ou la carte d’étudiant ; un ou plusieurs documents attestant des ressources, comme le dernier ou avant-dernier avis d’imposition, les trois derniers bulletins de salaire, les justificatifs de versement des prestations sociales ou le titre de propriété d’un bien. Dans le détail, la pièce d’identité se choisit parmi la carte d’identité, le passeport ou le permis de conduire, français ou étrangers, avec photographie, ou le document justifiant du droit au séjour pour le candidat étranger. Le justificatif de domicile se limite à un seul document, par exemple la dernière quittance de loyer, une facture d’eau, de gaz ou d’électricité de moins de trois mois, l’attestation d’assurance logement de moins de trois mois ou le dernier avis de taxe foncière. Les justificatifs professionnels s’adaptent au statut, contrat de travail ou attestation d’employeur pour le salarié, extrait K ou K bis de moins de trois mois pour le commerçant, carte professionnelle pour la profession libérale, carte d’étudiant ou certificat de scolarité pour l’étudiant. Les ressources se prouvent par les trois derniers bulletins de salaire, le dernier ou avant-dernier avis d’imposition, les justificatifs de versement des prestations sociales des trois derniers mois ou le titre de propriété d’un bien. Tout ce qui sort de ces quatre tiroirs, relevés bancaires en tête, est exclu. Le candidat déjà locataire fournit ses trois dernières quittances ou l’attestation de son précédent bailleur indiquant qu’il est à jour, tandis que le candidat hébergé produit l’attestation sur l’honneur de son hébergeant, sans avoir à justifier davantage sa situation résidentielle. Symétriquement, exiger six bulletins de salaire au lieu de trois, ou un historique d’opérations bancaires sous prétexte de vérifier la régularité des revenus, excède la liste et bascule dans l’interdit, même lorsque l’agence présente ces documents comme de simples compléments. Le candidat qui reçoit une telle demande doit la faire reformuler par écrit, car c’est cet écrit qui fera foi devant la CNIL et le juge. La page officielle du service public consacrée aux justificatifs à donner au propriétaire par le futur locataire présente la même liste avec le même décompte, une pièce d’identité, un seul justificatif de domicile, un ou plusieurs justificatifs professionnels et un ou plusieurs justificatifs de ressources.

Cette liste s’applique au candidat comme à sa caution, et elle lie aussi bien le propriétaire qui loue en direct que l’agence immobilière mandatée. Le bailleur ne peut pas contourner la liste en demandant des documents présentés comme facultatifs mais examinés en pratique pour départager les candidats, ni exiger deux justificatifs là où le texte n’en autorise qu’un seul. Le décret vise aussi la caution du candidat, qui se voit appliquer le même cadre limitatif : on ne peut pas exiger du garant des pièces que l’on n’aurait pas le droit de demander au locataire lui-même, et notamment pas ses relevés de compte ou son contrat de mariage. En pratique parisienne, où les garants personnes physiques se succèdent parfois sur un même dossier de colocation, chaque garant doit recevoir la même information sur les pièces autorisées, et ses documents suivent le même sort que ceux du candidat en cas de non-attribution, accès, effacement et interdiction de réutilisation. Pour le candidat, le réflexe utile consiste à remettre un dossier strictement conforme à la liste, daté et complet, et à conserver la preuve de ce qui a été transmis : le téléservice DossierFacile, mis en avant par la CNIL, permet de déposer les seuls justificatifs autorisés et de les faire parvenir au propriétaire, ce qui fige le périmètre des pièces communiquées. Le téléservice DossierFacile mérite une utilisation systématique : le candidat y dépose une fois les justificatifs autorisés, le dossier vérifié est transmis au propriétaire sans manipulation intermédiaire, et le propriétaire peut s’y créer un compte pour inviter ses candidats à passer par ce canal, ce qui réduit les envois de pièces par messagerie non sécurisée. Avant transmission, le service FiligraneFacile proposé par l’État permet d’ajouter un filigrane numérique personnalisé sur les documents sensibles, ce qui limite leur réutilisation frauduleuse en cas de fuite ou de détournement, comme le rappelle la fiche de la CNIL sur la location d’un bien immobilier.

B. Les documents interdits, les données à effacer et les sanctions encourues

La CNIL énumère les documents que ni les agences ni les propriétaires ne peuvent demander : la copie du livret de famille, la carte Vitale, les relevés de compte bancaire, un contrat de mariage ou un jugement de divorce, ou encore un extrait de casier judiciaire. Si un justificatif non autorisé est exigé, le propriétaire ou l’agence s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 3 000 euros, ou 15 000 euros s’il s’agit d’une personne morale, selon la même fiche de la CNIL. La CNIL a en outre adopté un référentiel relatif aux traitements de données personnelles mis en œuvre dans le cadre de la gestion locative, qui encadre les finalités, les destinataires et les durées de conservation des dossiers de candidature. La CNIL accompagne les professionnels avec un référentiel dédié à la gestion locative, qui décrit les finalités admissibles des traitements, les destinataires autorisés et les durées de conservation à respecter selon que le candidat est retenu ou non. Ce référentiel sert de boussole aux agences comme aux bailleurs, et le candidat peut s’y référer dans son courrier pour montrer que sa demande d’effacement s’inscrit dans le cadre attendu par l’autorité de contrôle, comme l’indique la publication du référentiel relatif à la gestion locative. Les candidats à qui l’on réclame un numéro de sécurité sociale ou une copie de carte Vitale trouveront le régime précis de ces documents dans l’analyse des demandes abusives de numéro de Sécu et de carte Vitale, qui relève de la même logique de minimisation des données.

Une fois le logement attribué à un autre candidat, les dossiers des candidats non retenus ne peuvent pas être conservés indéfiniment ni réutilisés pour d’autres propositions sans base légale. Le Code pénal sanctionne de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 euros d’amende « Le fait de conserver des données à caractère personnel au-delà de la durée prévue par la loi ou le règlement, par la demande d’autorisation ou d’avis, ou par la déclaration préalable adressée à la Commission nationale de l’informatique et des libertés, est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 euros d’amende, sauf si cette conservation est effectuée à des fins historiques, statistiques ou scientifiques dans les conditions prévues par la loi », selon l’article 226-20 du Code pénal. Le détournement des pièces à d’autres fins que l’étude de la candidature, par exemple leur revente ou leur communication à des tiers, expose son auteur à cinq ans d’emprisonnement et 300 000 euros d’amende en application de l’article 226-21 du Code pénal, et le juge pénal peut ordonner « l’effacement de tout ou partie des données à caractère personnel faisant l’objet du traitement ayant donné lieu à l’infraction », comme le prévoit l’article 226-23 du Code pénal. Parallèlement, chacun dispose d’un droit au respect de sa vie privée, puisque « Chacun a droit au respect de sa vie privée. », Le juge civil dispose en outre de mesures spécifiques pour faire cesser l’atteinte : sur le fondement du droit au respect de la vie privée, il peut prescrire le séquestre, la saisie ou toute autre mesure propre à empêcher ou faire cesser la diffusion des pièces, sans préjudice de la réparation du dommage subi, et tout fait fautif qui cause un dommage oblige son auteur à le réparer, car « Tout fait quelconque de l’homme, qui cause à autrui un dommage, oblige celui par la faute duquel il est arrivé à le réparer. »

II. Refuser, signaler, contester et obtenir réparation, dans l’ordre

A. Refuser la pièce abusive sans perdre le logement, puis saisir la CNIL et le juge

Le premier geste consiste à refuser par écrit la pièce interdite en visant la liste limitative, tout en maintenant un dossier complet sur tout le reste, afin que le refus ne puisse pas être présenté comme un dossier incomplet. Un courrier simple, qui énumère les pièces transmises, identifie la pièce refusée et rappelle que le décret et la CNIL l’interdisent, suffit dans la plupart des cas : les professionnels connaissent la liste et l’amende encourue, et le refus documenté retourne la pression. Si l’agence persiste ou écarte la candidature après ce refus, le candidat demande l’accès à ses données et leur effacement. Le règlement européen sur la protection des données reconnaît à toute personne le droit de savoir si des données la concernant sont traitées et d’y accéder, avec les finalités, les catégories de données, les destinataires et la durée de conservation, selon les règles présentées par la CNIL sur le règlement européen. Cette demande, adressée à l’agence et au propriétaire, fige la situation et fournit les preuves de la conservation ou du refus d’effacement.

En cas de silence ou de refus, la plainte auprès de la CNIL se dépose en ligne après cette démarche préalable, en joignant le courrier de refus de la pièce abusive, la demande d’accès et d’effacement et la réponse reçue. La CNIL peut mettre en demeure puis sanctionner, et le préjudice matériel ou moral subi du fait de la violation du règlement ouvre droit à réparation contre le responsable du traitement ou le sous-traitant, selon les règles présentées par la CNIL sur le règlement européen. Le préjudice peut être concret : perte d’une chance d’obtenir le logement, temps passé à reconstituer un dossier, diffusion de pièces sensibles. La demande adressée au responsable du traitement doit être précise : lister les pièces transmises et leur date d’envoi, demander la confirmation de leur effacement ou la justification écrite de leur conservation, et fixer un délai de réponse d’un mois, qui est le délai de droit commun pour répondre à l’exercice des droits. La copie de cette demande et de la réponse, ou du silence gardé, forme le socle de la plainte CNIL, qui s’effectue en ligne avec pièces jointes. Le contentieux de la location relève du juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire, celui-là même qui a statué à Chambéry en septembre 2026 et à Montpellier quelques semaines plus tard : c’est devant lui que se demandent l’effacement, les dommages et intérêts et, le cas échéant, la nullité du bail. La mise en demeure préalable reste le préalable utile avant toute assignation, car elle démontre la faute persistante et ouvre droit aux intérêts moratoires. Devant le juge judiciaire, la faute, le dommage et le lien de causalité s’apprécient selon le droit commun de la responsabilité, et le juge pénal dispose des qualifications de conservation excessive et de détournement de finalité déjà citées, avec l’effacement des données comme peine complémentaire possible.

À Paris et en Île-de-France, ce parcours gagne à être mené vite et avec des appuis locaux : l’agence départementale d’information sur le logement de Paris peut aider à qualifier la pièce abusive, DossierFacile sécurise la transmission du dossier conforme, et le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire de Paris connaît de ces litiges pour les logements parisiens. Avant tout procès, la conciliation vaut souvent mieux qu’une assignation : le conciliateur de justice peut rapprocher le candidat et l’agence sur l’effacement des pièces et l’indemnisation, tandis que l’agence départementale d’information sur le logement aide à formuler la demande dans les termes exacts du décret. Ces voies préalables ne suspendent pas les délais d’action et ne dispensent pas de conserver les preuves, mais elles règlent une partie des dossiers sans audience. Le candidat peut aussi demander à l’agence l’identité du responsable du traitement et les coordonnées de son délégué à la protection des données, ce qui professionnalise l’échange et prépare la plainte en cas d’échec. Les délais de recherche franciliens ne doivent pas conduire à fournir des pièces interdites sous la pression : un dossier conforme transmis via un canal traçable vaut mieux qu’un dossier pléthorique qui expose les données du candidat et de sa caution.

B. Quand le refus du logement cache une discrimination, et ce que risque le bailleur qui fraude ou fait mal vérifier

Il arrive que l’exigence d’une pièce interdite ne soit qu’un filtre destiné à écarter certains candidats, en raison de leur origine, de leur nom, de leur lieu de résidence, de leur situation de famille ou de leur apparence. La loi pénale définit largement la discrimination et punit de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende le refus discriminatoire de fournir un bien ou un service : « La discrimination définie aux articles 225-1 à 225-1-2, commise à l’égard d’une personne physique ou morale, est punie de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende » « lorsqu’elle consiste : 1° A refuser la fourniture d’un bien ou d’un service », selon l’article 225-2 du Code pénal, la discrimination elle-même étant définie par l’article 225-1 du Code pénal. En pratique, la preuve repose souvent sur des testings, comparant le sort réservé à des candidatures équivalentes : le Défenseur des droits a documenté par testing la discrimination dans l’accès au logement selon l’origine, et il peut être saisi en parallèle d’une plainte pénale, ce qui permet d’articuler la sanction de l’agence et la réparation du candidat évincé. Lorsque le refus discriminatoire est commis dans un lieu accueillant du public ou pour en interdire l’accès, les peines sont aggravées, ce qui vise notamment les agences recevant de la clientèle. Le candidat peut ainsi combiner la voie pénale, la saisine du Défenseur des droits et l’action civile en réparation, chacune alimentant les autres par les pièces échangées. Le testing suit une méthode éprouvée : deux candidatures équivalentes à tous égards, à l’exception du critère testé, sont adressées au même annonceur, et la différence de traitement fait présumer la discrimination, comme l’a documenté l’étude du Défenseur des droits sur les tests de discrimination dans l’accès au logement selon l’origine, répertoriée dans son catalogue juridique. Conserver les annonces, les échanges écrits, les motifs de refus successifs et les attestations de candidats mieux traités conditionne l’issue de ces actions.

Le miroir de ces obligations, côté bailleur, est tout aussi net. L’agence mandatée pour trouver un locataire doit vérifier sérieusement la solvabilité à partir des seules pièces autorisées, et elle répond de cette mission devant le bailleur. Le 29 septembre 2026, le tribunal judiciaire de Montpellier a retenu que la vérification insuffisante de la solvabilité réelle des candidats par l’agence avait privé le bailleur d’une chance d’être intégralement payé des loyers, et a condamné l’agence à verser au bailleur 10 676 euros de dommages et intérêts, plus 1 600 euros au titre des frais irrépétibles. Le tribunal applique à l’agence le régime du mandat : le mandataire répond des fautes commises dans sa gestion et, sa mission consistant à sélectionner un locataire solvable, la vérification insuffisante de la solvabilité réelle à partir des pièces autorisées constitue un manquement qui prive le bailleur d’une chance d’être intégralement payé. Le préjudice n’est pas l’intégralité des loyers impayés, car le risque d’impayé est inhérent à toute location, mais une perte de chance évaluée par le juge, ici 10 676 euros. L’agence ne peut donc ni se contenter d’un examen de façade, ni réclamer des pièces interdites pour se couvrir : elle doit contrôler efficacement dans le cadre strict de la liste.

Enfin, la tentation inverse, celle du candidat qui falsifie bulletins de salaire ou avis d’imposition pour passer le filtre, se paie au prix fort. Le 21 septembre 2023, la cour d’appel de Paris a annulé pour dol un bail obtenu grâce à un dossier de candidature manipulé, avec expulsion de l’occupante et indemnité d’occupation à la charge de cette dernière, rappelant que l’erreur provoquée par le dol est toujours excusable et que le dol vicie le consentement lorsqu’il est déterminant. Le Code civil dispose que « Le dol est le fait pour un contractant d’obtenir le consentement de l’autre par des manœuvres ou des mensonges. » selon l’article 1137 du Code civil. Un faux dossier transforme ainsi une candidature fragile en expulsion certaine, avec une dette d’indemnités d’occupation : le jeu n’en vaut jamais la chandelle.

Un dossier de location se gagne donc par la conformité, jamais par la surenchère de pièces ni par la fraude. Le candidat vérifie la liste, refuse par écrit la pièce interdite, sécurise la transmission, exige l’accès et l’effacement, puis saisit la CNIL, le Défenseur des droits ou le juge selon que l’enjeu est la conservation abusive, la discrimination ou le préjudice subi. Le bailleur et son agence vérifient rigoureusement dans le cadre de la liste, sous peine de répondre de l’impayé comme de l’excès de zèle. Chaque étape gagne à être datée et conservée, car le contentieux se joue sur la chronologie, date de la demande abusive, date du refus motivé, date de la demande d’effacement et date de la réponse, et ces dates fondent à la fois la plainte, l’assignation et le calcul du préjudice. Et lorsque le filtre dérape vers la discrimination ou que le dossier est fabriqué, le droit pénal et la nullité pour dol rappellent chaque partie à ses responsabilités, pièce par pièce.