Votre candidature pour un logement est acceptée à condition de transmettre vos relevés de comptes bancaires détaillés, votre carte Vitale et un extrait de casier judiciaire. Ou bien votre dossier est refusé, mais l’agence conserve l’intégralité de vos bulletins de salaire, de votre avis d’imposition et de votre pièce d’identité, puis vous démarchent des partenaires que vous n’avez jamais contactés. Ces deux situations relèvent du même réflexe : le dossier de location est devenu un collecteur de données personnelles, parfois au-delà de ce que la loi autorise. Le candidat n’est pas sans droits. D’un côté, la loi du 6 juillet 1989 et le décret du 5 novembre 2015 fixent une liste fermée de pièces exigibles, dont le dépassement expose le bailleur ou l’agence à une amende administrative. De l’autre, le règlement général sur la protection des données encadre chaque étape : minimisation des données, information du candidat, durée de conservation limitée, droit d’accès et droit à l’effacement, réparation du préjudice. La Commission nationale de l’informatique et des libertés a précisé ces règles dans un référentiel consacré à la gestion locative, et les tribunaux sanctionnent les manquements, tant du côté du bailleur que de l’agence. Cet article expose d’abord ce qu’un bailleur ou une agence peut exiger et les rôles de chacun, puis les recours concrets du candidat : contester la pièce abusive, exiger l’effacement, saisir la CNIL et le juge, et obtenir réparation.
I. Ce que le bailleur et l’agence peuvent exiger de votre dossier
A. Une liste fermée de pièces, un dépassement sanctionné
Le principe est posé par l’article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : « La liste des pièces justificatives pouvant être exigées du candidat à la location ou de sa caution par le bailleur, préalablement à l’établissement du contrat de location, est définie par décret en Conseil d’Etat, pris après avis de la Commission nationale de concertation. » (article 22-2 sur Légifrance). Le même article ajoute que le bailleur ne peut pas imposer la cosignature d’un ascendant ou d’un descendant du candidat avant la signature du contrat. La liste elle-même figure dans le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, dont l’article 1er renvoie à une annexe 1 pour le candidat et une annexe 2 pour la caution (décret n° 2015-1437).
Concrètement, l’annexe 1 organise les pièces en quatre blocs. Pour l’identité, une seule pièce en cours de validité avec photographie : carte d’identité, passeport, permis de conduire ou titre de séjour. Pour le domicile, une seule pièce parmi les trois dernières quittances de loyer, l’attestation d’hébergeant, le dernier avis de taxe foncière ou le titre de propriété. Pour l’activité professionnelle, contrat de travail ou attestation d’employeur, extrait K ou Kbis de moins de trois mois, carte d’étudiant ou tout document récent selon la situation. Pour les ressources, dernier ou avant-dernier avis d’imposition, trois derniers bulletins de salaire, justificatifs de pensions ou prestations des trois derniers mois, attestation d’aide au logement ou avis de bourse. Chaque bloc est limitatif : exiger deux pièces de domicile, ou une pièce hors liste, sort du cadre.
Les documents interdits sont connus et la CNIL les rappelle sans détour : les agences comme les propriétaires ne peuvent pas demander certains documents, tels que la copie du livret de famille, « la carte Vitale » ou « les relevés de compte bancaire », un contrat de mariage, un jugement de divorce ou un extrait de casier judiciaire (CNIL, location d’un bien immobilier : quels justificatifs). La même page précise la sanction : Si un justificatif non autorisé est exigé, le propriétaire ou l’agence s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 3 000 euros, ou 15 000 euros pour une personne morale. Le texte de loi le confirme : « Les manquements au présent article sont punis d’une amende administrative, prononcée par le représentant de l’Etat dans le département, dont le montant ne peut être supérieur à 3 000 € pour une personne physique et à 15 000 € pour une personne morale. » L’amende est proportionnée à la gravité des faits et ne peut être prononcée plus d’un an après leur constatation, après invitation à présenter des observations.
Le droit des données personnelles renforce cette liste fermée. L’article 5 du règlement (UE) 2016/679 impose que les données soient « adéquates, pertinentes et limitées » au regard des finalités (article 5 du RGPD, chapitre 2 sur le site de la CNIL). Exiger un relevé de compte détaillé alors que trois bulletins de salaire et un avis d’imposition suffisent à apprécier la solvabilité heurte ce principe de minimisation. Le Conseil d’État l’a rappelé en validant une sanction de la CNIL : par une décision du 6 décembre 2023, il a rejeté le recours d’une société condamnée à 175 000 euros d’amende notamment pour manquement au principe de minimisation et aux règles de conservation (CE, 6 décembre 2023, n° 467368). Le raisonnement vaut pour la gestion locative : collecter plus que la liste réglementaire, c’est traiter des données non nécessaires à la finalité d’appréciation de la solvabilité.
Le tribunal judiciaire de Paris a fixé la même limite aux professionnels. Dans un jugement du 16 janvier 2025, il juge que les vérifications de solvabilité de l’agent de gestion locative « doivent être réalisées dans les limites prévues notamment par l’article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, lequel renvoie à une liste définie par décret en Conseil d’Etat, contenant les pièces justificatives pouvant être exigées du candidat à la location ou de sa caution » (TJ Paris, 4e ch. 2e sect., 16 janvier 2025, RG 21/09013). L’agence doit donc contrôler sérieusement la solvabilité, mais uniquement avec les pièces de la liste. Symétriquement, la cour d’appel de Paris, le 17 avril 2026, rappelle que « l’agent immobilier est tenu de vérifier de manière sérieuse la solvabilité du candidat locataire en procédant à des vérifications sérieuses », et confirme la responsabilité de l’agence qui propose un locataire insolvable alors que des vérifications approfondies auraient révélé l’insolvabilité (CA Paris, pôle 4 ch. 1, 17 avril 2026, RG 24/03299).
En pratique, deux outils publics sécurisent le dépôt du dossier. Le téléservice DossierFacile permet de constituer un dossier labellisé avec les seuls justificatifs autorisés et de le transmettre au bailleur, ce qui coupe court aux demandes annexes. Le service FiligraneFacile, cité par la CNIL, ajoute un filigrane personnalisé aux documents sensibles avant envoi et limite leur réutilisation frauduleuse en cas de fuite ou d’escroquerie aux fausses annonces. La CNIL déconseille d’ailleurs de transmettre des justificatifs avant la visite et estime que la visite ne devrait pas être conditionnée à leur fourniture.
B. Qui traite vos données : bailleur, agence et leurs rôles distincts
Le dossier de location met en présence trois figures aux rôles différents : le candidat, le bailleur qui décide, et souvent une agence qui sert d’intermédiaire. En droit des données personnelles, le bailleur qui collecte les dossiers pour choisir son locataire est responsable du traitement : il détermine les finalités, l’appréciation de la solvabilité, et les moyens. L’agence agit selon son mandat. Quand elle recherche le locataire et présélectionne les dossiers pour le compte du bailleur, elle traite les données pour le compte de ce dernier ; quand elle gère ensuite le bail avec ses propres outils de prospection ou de scoring, elle peut devenir responsable de ses propres traitements. Cette répartition commande à qui adresser vos demandes : l’agence qui a collecté le dossier et le bailleur qui l’a reçu restent tous deux concernés, et chacun répond de son segment.
Le contrat de mandat de gestion locative structure ces obligations. Le tribunal judiciaire de Périgueux, le 19 mai 2026, rappelle qu’« Aux termes des dispositions de l’article 1991 du code civil, le mandataire est tenu d’accomplir le mandat tant qu’il en demeure chargé et répond des dommages et intérêts qui pourraient résulter de son inexécution », l’article 1992 ajoutant qu’il répond du dol et des fautes de gestion (TJ Périgueux, 1re ch., 19 mai 2026, RG 24/01669). Dans cette affaire, des bailleurs reprochaient à leur agence le choix d’un locataire qui avait cessé de payer, et l’agence se défendait en invoquant précisément l’article 22-2 et le décret de 2015 pour soutenir qu’elle avait effectué les démarches classiques de sélection. Le tribunal examine donc le mandat à l’aune des pièces exigées : mission de rechercher des locataires offrant des garanties de solvabilité, vérifications effectuées, accord écrit du bailleur sur les conditions de location. La leçon est double : l’agence ne peut ni bâcler la vérification de la solvabilité, ni la contourner en exigeant des pièces hors liste.
Le fondement du traitement au sens du RGPD mérite d’être identifié avec soin, car il conditionne vos droits. L’article 6 du règlement vise notamment l’exécution d’un contrat ou les « mesures précontractuelles prises à la demande » de la personne (article 6 du RGPD, chapitre 2 sur le site de la CNIL). L’étude d’un dossier de candidature relève de ces mesures précontractuelles : le candidat a demandé l’examen de son dossier en déposant sa candidature. Ce fondement ne couvre que ce qui est nécessaire à cet examen. Il ne permet ni d’exiger des pièces sans rapport avec la solvabilité, ni de réutiliser le dossier à d’autres fins, comme une prospection commerciale ou une transmission à des partenaires, sans base distincte. La CNIL distingue d’ailleurs les données collectées avant toute candidature à des fins de prospection, conservées trois ans à compter du dernier contact, de celles collectées au stade de l’appréciation de la solvabilité, dont la durée de conservation en base active est en principe de « trois (3) mois » (référentiel CNIL relatif à la gestion locative).
La circulation des dossiers entre l’agence et le bailleur est elle-même encadrée. Le référentiel de la CNIL retient que, si le mandat prévoit que le choix du locataire revient au professionnel, le propriétaire ne devrait en principe pas recevoir l’ensemble des dossiers des candidats ; il peut en revanche obtenir les dossiers présélectionnés pour arrêter son choix final. Un bailleur qui se fait transmettre des dizaines de dossiers complets, avec avis d’imposition et bulletins de salaire de candidats écartés, participe à un traitement excessif. De même, les données transmises aux assureurs de loyers impayés ou aux garants doivent rester strictement nécessaires. Enfin, lorsque le candidat transmet spontanément des pièces allant au-delà de la réglementation, l’organisme devrait procéder à la « suppression ou renvoi des pièces superflues ». Recevoir un relevé bancaire non sollicité n’autorise pas à le conserver : il faut le supprimer ou le renvoyer.
II. Vos recours quand la règle est violée
A. Contester la pièce abusive, exiger l’accès et l’effacement
Face à une pièce interdite, le premier geste consiste à refuser par écrit en visant la liste réglementaire. Répondez que le décret du 5 novembre 2015 fixe limitativement les pièces exigibles, que le document demandé n’y figure pas, et que vous tenez à disposition les pièces de substitution prévues : trois bulletins de salaire et avis d’imposition pour les ressources, quittances de loyer pour le domicile. Joignez la page de la CNIL ou celle de service-public.fr sur les justificatifs du futur locataire, qui rappelle que le propriétaire ou l’agence qui réclame un justificatif non autorisé encourt l’amende de 3 000 ou 15 000 euros. Exigez que la réponse à votre candidature intervienne sur la base de ce dossier régulier. Conservez chaque échange : courriels, captures d’annonce, liste des pièces réclamées, récépissés de dépôt. Ces écrits feront la preuve du manquement devant le préfet, la CNIL ou le juge.
Le signalement au représentant de l’État dans le département constitue la voie directe vers l’amende administrative de l’article 22-2. Adressez au préfet un courrier précis : identité du bailleur ou de l’agence, pièce exigée hors liste, dates, copies des échanges. Le préfet ne peut sanctionner plus d’un an après la constatation des faits, après vous avoir permis, vous comme le mis en cause, de présenter des observations. Cette voie réprime l’exigence abusive elle-même, indépendamment de tout préjudice personnel, et produit un constat utile pour la suite : une amende préfectorale établit la matérialité du manquement et pèse dans une action en réparation.
Parallèlement, exercez vos droits sur les données déjà transmises. L’article 15 du RGPD dispose que la personne concernée peut obtenir la confirmation que des données la concernant sont traitées et « l’accès auxdites données » (article 15 du RGPD, chapitre 3 sur le site de la CNIL). Demandez à l’agence et au bailleur la copie de votre dossier, la liste des destinataires à qui il a été transmis et la durée de conservation appliquée. Si votre candidature est écartée, exigez l’effacement : l’article 17 ouvre ce droit et impose au responsable d’effacer « dans les meilleurs délais », notamment quand les données sont « plus nécessaires au regard des finalités » ou en cas de « traitement illicite » (article 17 du RGPD, chapitre 3 sur le site de la CNIL). Une pièce interdite conservée après un refus relève des deux cas. La CNIL retient en ce sens une durée de « trois (3) mois en base active » pour les données des candidats au stade de la solvabilité : passé ce délai, sans contentieux en cours, la conservation en base active n’est plus justifiée. Pour approfondir la démarche d’accès, les étapes pratiques d’une demande de copie sont détaillées dans l’article consacré au refus de copie de vos données personnelles et aux recours devant la CNIL et le juge.
La plainte auprès de la CNIL reste la voie centrale quand l’organisme refuse l’effacement ou persiste dans ses pratiques. Déposez-la en ligne après une demande préalable restée sans réponse satisfaisante, en joignant vos échanges, la liste des pièces exigées et la preuve de la conservation. La CNIL peut mettre en demeure, prononcer des mesures correctrices et infliger des amendes dont le juge administratif contrôle la régularité et la proportionnalité, comme l’illustre la décision du Conseil d’État du 6 décembre 2023. Une plainte collective de plusieurs candidats écartés par la même agence, avec des dossiers comparables, documente un manquement systémique plutôt qu’une erreur isolée et renforce l’instruction. Si vos documents ont circulé auprès de tiers non autorisés, signalez aussi les faits sur la plateforme dédiée aux escroqueries et protégez vos pièces par filigrane pour les candidatures suivantes.
B. Saisir le juge, faire cesser et obtenir réparation
Le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire connaît des baux d’habitation et des litiges qui s’y rattachent. Vous pouvez lui demander de constater le manquement, d’ordonner la suppression des pièces et données illicites sous astreinte, et de condamner le bailleur ou l’agence à réparer votre préjudice. L’article 1240 du code civil dispose que « Tout fait quelconque de l’homme, qui cause à autrui un dommage, oblige celui par la faute duquel il est arrivé à le réparer. » (article 1240 sur Légifrance). Le RGPD ajoute un fondement propre : Toute personne ayant subi un dommage du fait d’une violation du règlement a le droit d’obtenir « réparation du préjudice subi » (article 82 du RGPD, chapitre 8 sur le site de la CNIL). Les deux fondements se cumulent utilement : la violation de la liste fermée caractérise la faute, et la violation du RGPD ouvre la réparation du dommage moral lié à l’exposition de votre vie privée.
Le préjudice se prouve par pièces. La perte du logement convoité, dans un marché tendu, se documente par l’annonce, le dépôt du dossier complet et régulier, puis le refus ou l’absence de réponse après votre objection sur la pièce abusive. Le préjudice moral résulte de la collecte de données intimes, relevés bancaires détaillant vos dépenses, situation familiale ou santé, et de leur conservation sans droit : produisez la liste des pièces transmises, les relances et la durée de conservation constatée. Les frais engagés, déplacements, diagnostics déjà payés ou hébergement temporaire, se chiffrent par factures. Quand l’agence a transmis votre dossier à des tiers, chaque destinataire identifié par votre demande d’accès aggrave le préjudice et engage sa propre responsabilité s’il conserve les données. La jurisprudence de la gestion locative montre que les tribunaux examinent concrètement les vérifications effectuées et les pièces demandées : à Paris comme à Périgueux, le choix du locataire et les documents réclamés sont passés au crible du mandat et de l’article 22-2.
La procédure obéit à quelques règles pratiques. Lorsque la demande tend au paiement d’une somme n’excédant pas 5 000 euros, elle est précédée, « à peine d’irrecevabilité que le juge peut prononcer d’office », d’une tentative de conciliation par un conciliateur de justice, de médiation ou de procédure participative (article 750-1 du code de procédure civile sur Légifrance). Saisissez donc le conciliateur de justice de votre lieu de résidence avant d’assigner pour un préjudice modeste : la démarche est gratuite, rapide, et un constat de non-conciliation régularise la suite, comme l’illustre un jugement récent qui rejette une fin de non-recevoir grâce au constat produit, tout en déclarant irrecevables les demandes non précédées de tentative amiable (TJ Chambéry, JCP, 3 septembre 2026, RG 24/00392). En cas d’urgence, par exemple des pièces sensibles encore diffusées ou un dossier transmis à des tiers en cours, le référé permet d’obtenir rapidement une mesure de suppression ou de communication. Formulez des demandes précises : suppression de telle pièce, interdiction de diffusion, astreinte par jour de retard, provision sur le préjudice.
À Paris et en Île-de-France, le contentieux se concentre au tribunal judiciaire de Paris, pôle de la protection, pour les logements situés dans la capitale, et devant le tribunal du lieu de situation dans les autres départements franciliens. Le signalement en vue de l’amende administrative s’adresse au préfet du département de situation du logement : préfet de Paris pour un bien parisien, préfets des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis, du Val-de-Marne ou des autres départements selon l’adresse. Joignez-y l’annonce, qui mentionne souvent l’agence et ses exigences, car la pression locative francilienne multiplie les demandes abusives et les dossiers conservés sans droit. Préparez un dossier type : carte d’identité, trois quittances ou attestation d’hébergeant, contrat de travail, trois bulletins de salaire, dernier avis d’imposition. Déposez-le via DossierFacile pour horodater la transmission et figer la liste des pièces : toute demande complémentaire hors liste sera alors documentée. Vérifiez enfin que l’agence destinataire est bien carte professionnelle et que le bailleur destinataire des dossiers présélectionnés n’exige pas, en direct, les pièces que l’agence avait écartées.
En conclusion, le dossier de location obéit à une règle simple : seules les pièces de la liste réglementaire peuvent être exigées, et seules les données nécessaires à l’appréciation de la solvabilité peuvent être traitées, puis conservées trois mois en base active si la candidature est écartée. Tout dépassement expose le bailleur ou l’agence à l’amende préfectorale, à une mesure de la CNIL et à une condamnation à réparer. Pour le candidat, l’ordre des démarches est tout aussi net : refuser la pièce interdite par écrit, proposer le dossier régulier, demander l’accès puis l’effacement, signaler au préfet et à la CNIL, puis saisir le juge avec un préjudice documenté. Constitué tôt et par écrit, ce dossier de preuves transforme une exigence abusive ou une conservation illicite en manquement sanctionné.