Analyse pratique du cabinet

La fiche officielle énumère les charges récupérables. En pratique, le litige ne porte presque jamais sur la théorie seule, mais sur le décompte concret envoyé au locataire, la qualité des justificatifs et la régularisation annuelle.

Ce qu’il faut retenir

• Le bon réflexe n'est pas de discuter globalement la ligne « charges ». Il faut isoler poste par poste ce qui est récupérable, ce qui ne l'est pas et ce qui n'est pas justifié.
• Le vrai sujet est souvent la preuve : décompte par nature, mode de répartition, régularisation annuelle et pièces justificatives réellement communicables.
• Une demande tardive ou mal présentée ne rend pas automatiquement les charges inexistantes, mais elle peut sérieusement fragiliser la position du bailleur et ouvrir une discussion sur l'échelonnement ou la loyauté de la régularisation.

Points de vigilance

• Il faut distinguer les provisions mensuelles de la régularisation annuelle. Beaucoup de contentieux naissent parce que les parties mélangent acompte, solde et rappel.
• Le locataire ne doit pas se contenter d'affirmer que les charges sont excessives. Il doit demander le détail et confronter ce détail aux justificatifs et au bail.
• Le bailleur, de son côté, s'expose s'il réclame un rappel massif sans décompte clair ni accès réel aux pièces utiles.

Pièces à préparer

• Bail, avis d'échéance, relevé du compte locatif et décompte annuel des charges par nature.
• Pièces justificatives disponibles : répartition des charges, budget prévisionnel ou documents de copropriété utiles, factures et relevés transmis.
• Échanges écrits sur les demandes d'explication, les contestations, les régularisations et les paiements déjà effectués.

Erreurs fréquentes à éviter

• Refuser ou payer en bloc sans vérifier les lignes réellement discutables.
• Confondre charges récupérables, taxe d'enlèvement des ordures ménagères et frais qui restent à la charge du bailleur.
• Laisser passer plusieurs régularisations successives sans reconstituer un historique lisible du compte.

Liens utiles sur notre site

• Quel est le délai de prescription d'une dette de loyer ou de charges locatives ? : pour la question des rappels et des délais
• Doit-on payer des frais au propriétaire en cas de retard de paiement du loyer ? : pour distinguer dette réelle et majorations indues
• Loyers impayés et expulsion du locataire : si le différend sur charges s'inscrit dans un contentieux locatif plus large

Sur les charges locatives, un dossier solide se joue dans le détail. La différence entre somme due, somme contestable et somme mal justifiée dépend souvent d'un travail de lecture ligne par ligne.

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Quelle est la liste exhaustive des charges locatives (ou charges récupérables) ?

Quelle est la liste exhaustive des charges locatives (ou charges récupérables) ?

Ascenseurs et monte-charge

Les dépenses liées au fonctionnement de l'ascenseur, et récupérables auprès du locataire, sont les dépenses suivantes :

Électricité

Exploitation de l'appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents)

Fourniture de produits ou petits matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d'éclairage de la cabine)

Menues réparations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques) et des fusibles.

Le contrôle technique à réaliser tous les 5 ans n'est pas une charge récupérable.

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

Les dépenses liées à l'eau ou au chauffage, et récupérables auprès du locataire, sont les dépenses suivantes :

Eau froide et chaude de l'ensemble des occupants

Eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration

Eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs

Produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau

Fourniture d'énergie quelle que soit sa nature

Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l'entretien des épurateurs de fumée

Réparation des fuites sur joints.

Installations individuelles

Concernant les installations individuelles, les dépenses récupérables auprès du locataire sont les dépenses suivantes :

Chauffage et production d'eau chaude

Distribution d'eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau).

L'électricité utilisée par le locataire dans le logement loué doit être payée par le locataire lui-même (chaque locataire doit souscrire un abonnement auprès d'une entreprise distributrice).

Parties communes intérieures

Les dépenses liées aux parties communes de l'immeuble, et récupérables auprès du locataire, sont les dépenses suivantes :

Électricité

Fourniture de produits d'entretien (balais et sacs nécessaires à l'élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection

Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures

Réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur

Frais de personnel d'entretien.

Espaces extérieurs

Concernant les espaces extérieurs, les dépenses récupérables auprès du locataire sont les dépenses suivantes :

Voies de circulation

Aires de stationnement

Abords des espaces verts

Équipements de jeux pour enfants.

Taxes et redevances

Les dépenses restant à la charge du locataire sont notamment les dépenses suivantes :

Taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères

Taxe de balayage

Redevance assainissement.

Dans le cas d'un logement social (exemple : HLM), cette liste peut être complétée par ce que prévoit un accord collectif.

Employé d'immeuble, gardien ou concierge

Sous certaines conditions, le salaire de l'employé d'immeuble, ou gardien, ou concierge, fait partie des charges récupérables auprès du locataire.

• Électricité
• Exploitation de l'appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents)
• Fourniture de produits ou petits matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d'éclairage de la cabine)
• Menues réparations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques) et des fusibles.

• Eau froide et chaude de l'ensemble des occupants
• Eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration
• Eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs
• Produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau
• Fourniture d'énergie quelle que soit sa nature
• Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l'entretien des épurateurs de fumée
• Réparation des fuites sur joints.

• Chauffage et production d'eau chaude
• Distribution d'eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau).

• Électricité
• Fourniture de produits d'entretien (balais et sacs nécessaires à l'élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection
• Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures
• Réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur
• Frais de personnel d'entretien.

• Voies de circulation
• Aires de stationnement
• Abords des espaces verts
• Équipements de jeux pour enfants.

• Taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères
• Taxe de balayage
• Redevance assainissement.

Comment a lieu le paiement des charges locatives (ou charges récupérables) ?

Comment a lieu le paiement des charges locatives (ou charges récupérables) ?

Le paiement des charges se fait par provisions (avances régulières de même montant), avec une régularisation annuelle.

Le montant des charges locatives récupérées par le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit être justifié.

Provisions et justificatifs

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) fixe le montant des provisions pour charges mensuelles, en se fondant sur le budget prévisionnel et les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

Dans un immeuble doté de dispositifs d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur la consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.

Régularisation annuelle et justificatifs

Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :

Le total des provisions déjà demandées par le propriétaire (ou l'agence immobilière)

Et les dépenses effectives engagées par le propriétaire (ou l'agence immobilière) pendant l'année.

Dans un immeuble, lorsque le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau que lui a communiqué la commune ou l'EPCI compétent (le syndic, lorsque le logement est dans un immeuble en copropriété).

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit reverser le trop-perçu.

Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou l'agence immobilière) demande un complément.

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit communiquer les informations suivantes :

Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…)

Le mode de répartition des charges entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur le mode de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude collective.

Sur demande du locataire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des documents justificatifs.

Régularisation tardive

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû. Par exemple, une dette de loyer ou de charges datant de mars 2025 peut être réclamée jusqu'en mars 2028.

Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et veut se faire rembourser le trop-versé.

La régularisation tardive des charges est possible quelle qu'en soit la cause :

Oubli

Ignorance

Négligence.

Mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s'il considère que ce rappel est déloyal, brutal et consécutif d'une faute du propriétaire (ou de son représentant) dans l'exécution du bail. Par exemple, lorsque le locataire a demandé la régularisation des charges et que le propriétaire ne lui a pas répondu.

Lorsque la régularisation des charges n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Pour cela, il doit envoyer une lettre au propriétaire (ou à l'agence immobilière) par courrier recommandé avec accusé de réception. Il peut utiliser le modèle de lettre suivant :

• Le total des provisions déjà demandées par le propriétaire (ou l'agence immobilière)
• Et les dépenses effectives engagées par le propriétaire (ou l'agence immobilière) pendant l'année.

• Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…)
• Le mode de répartition des charges entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur le mode de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude collective.

• Oubli
• Ignorance
• Négligence.

Quel est le délai de prescription d'une dette locative ?

Quel est le délai de prescription d'une dette locative ?

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû. Par exemple, une dette de loyer ou de charges datant de mars 2025 peut être réclamée jusqu'en mars 2028.

Si le propriétaire (ou l'agence immobilière) n'a pas révisé le loyer à la date prévue par le bail, il peut uniquement le faire dans l'année qui suit.

Quelle est la liste exhaustive des charges locatives (ou charges récupérables) ?

Quelle est la liste exhaustive des charges locatives (ou charges récupérables) ?

Ascenseurs et monte-charge

Les dépenses liées au fonctionnement de l'ascenseur, et récupérables auprès du locataire, sont les dépenses suivantes :

Électricité

Exploitation de l'appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents)

Fourniture de produits ou petits matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d'éclairage de la cabine)

Menues réparations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques) et des fusibles.

Le contrôle technique à réaliser tous les 5 ans n'est pas une charge récupérable.

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

Les dépenses liées à l'eau ou au chauffage, et récupérables auprès du locataire, sont les dépenses suivantes :

Eau froide et chaude de l'ensemble des occupants

Eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration

Eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs

Produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau

Fourniture d'énergie quelle que soit sa nature

Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l'entretien des épurateurs de fumée

Réparation des fuites sur joints.

Installations individuelles

Concernant les installations individuelles, les dépenses récupérables auprès du locataire sont les dépenses suivantes :

Chauffage et production d'eau chaude

Distribution d'eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau).

L'électricité utilisée par le locataire dans le logement loué doit être payée par le locataire lui-même (chaque locataire doit souscrire un abonnement auprès d'une entreprise distributrice).

Parties communes intérieures

Les dépenses liées aux parties communes de l'immeuble, et récupérables auprès du locataire, sont les dépenses suivantes :

Électricité

Fourniture de produits d'entretien (balais et sacs nécessaires à l'élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection

Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures

Réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur

Frais de personnel d'entretien.

Espaces extérieurs

Concernant les espaces extérieurs, les dépenses récupérables auprès du locataire sont les dépenses suivantes :

Voies de circulation

Aires de stationnement

Abords des espaces verts

Équipements de jeux pour enfants.

Taxes et redevances

Les dépenses restant à la charge du locataire sont notamment les dépenses suivantes :

Taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères

Taxe de balayage

Redevance assainissement.

Employé d'immeuble, gardien ou concierge

Sous certaines conditions, le salaire de l'employé d'immeuble, ou gardien, ou concierge, fait partie des charges récupérables auprès du locataire.

• Électricité
• Exploitation de l'appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents)
• Fourniture de produits ou petits matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d'éclairage de la cabine)
• Menues réparations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques) et des fusibles.

• Eau froide et chaude de l'ensemble des occupants
• Eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration
• Eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs
• Produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau
• Fourniture d'énergie quelle que soit sa nature
• Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l'entretien des épurateurs de fumée
• Réparation des fuites sur joints.

• Chauffage et production d'eau chaude
• Distribution d'eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau).

• Électricité
• Fourniture de produits d'entretien (balais et sacs nécessaires à l'élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection
• Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures
• Réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur
• Frais de personnel d'entretien.

• Voies de circulation
• Aires de stationnement
• Abords des espaces verts
• Équipements de jeux pour enfants.

• Taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères
• Taxe de balayage
• Redevance assainissement.

Comment a lieu le paiement des charges locatives (ou charges récupérables) ?

Comment a lieu le paiement des charges locatives (ou charges récupérables) ?

Le type de bail détermine en partie le mode de paiement des charges récupérables :

Dans le cas d'un bail mobilité, les charges locatives sont payées au propriétaire (ou à l'agence immobilière) sous la forme d'un forfait versé simultanément au loyer.

Il est indiqué dans le bail si le paiement est prévu par forfait ou par provision :

Le montant du forfait doit être inscrit dans le bail. Il ne doit pas être disproportionné par rapport au montant de charges appliqué au précédent locataire.

Le forfait ne doit pas s'accompagner d'un complément à verser ou d'une régularisation ultérieure.

Le forfait doit être payé en même temps que le loyer. La périodicité du paiement est indiquée dans le bail.

Le montant du forfait peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer.

Le montant des charges locatives récupérées par le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit être justifié.

Provisions et justificatifs

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) fixe le montant des provisions pour charges mensuelles, en se fondant sur le budget prévisionnel et les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

Dans un immeuble doté de dispositifs d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur la consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.

Régularisation annuelle et justificatifs

Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :

Le total des provisions déjà demandées par le propriétaire (ou l'agence immobilière)

Et les dépenses effectives engagées par le propriétaire (ou l'agence immobilière) pendant l'année.

Dans un immeuble, lorsque le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau que lui a communiqué la commune ou l'EPCI compétent (le syndic, lorsque le logement est dans un immeuble en copropriété).

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit reverser le trop-perçu.

Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou l'agence immobilière) demande un complément.

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit communiquer les informations suivantes :

Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…)

Le mode de répartition des charges entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur le mode de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude collective.

Sur demande du locataire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des documents justificatifs.

Régularisation tardive

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû. Par exemple, une dette de loyer ou de charges datant de mars 2025 peut être réclamée jusqu'en mars 2028.

Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et veut se faire rembourser le trop-versé.

La régularisation tardive des charges est possible quelle qu'en soit la cause :

Oubli

Ignorance

Négligence.

Mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s'il considère que ce rappel est déloyal, brutal et consécutif d'une faute du propriétaire (ou de son représentant) dans l'exécution du bail. Par exemple, lorsque le locataire a demandé la régularisation des charges et que le propriétaire ne lui a pas répondu.

Lorsque la régularisation des charges n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Pour cela, il doit envoyer une lettre au propriétaire (ou à l'agence immobilière) par courrier recommandé avec accusé de réception. Il peut utiliser le modèle de lettre suivant :

En cas de difficultés à payer ses charges, le locataire peut demander au propriétaire (ou à l'agence immobilière) des délais de paiement. Si le locataire et le propriétaire (ou l'agence immobilière) ont du mal à se parler, il est possible de faire appel (gratuitement) à un conciliateur de justice pour qu'il les aide à trouver ensemble la meilleure solution.

• Le total des provisions déjà demandées par le propriétaire (ou l'agence immobilière)
• Et les dépenses effectives engagées par le propriétaire (ou l'agence immobilière) pendant l'année.

• Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…)
• Le mode de répartition des charges entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur le mode de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude collective.

• Oubli
• Ignorance
• Négligence.

Quel est le délai de prescription d'une dette locative ?

Quel est le délai de prescription d'une dette locative ?

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû. Par exemple, une dette de loyer ou de charges datant de mars 2025 peut être réclamée jusqu'en mars 2028.

Si le propriétaire (ou l'agence immobilière) n'a pas révisé le loyer à la date prévue par le bail, il peut uniquement le faire dans l'année qui suit.