On vous a demandé de vous porter garant pour le logement d’un enfant, d’un ami ou d’un salarié, et l’agence vous réclame votre carte d’identité, vos trois derniers bulletins de salaire, votre avis d’imposition, votre dernière quittance de loyer… puis vos relevés de compte des trois derniers mois, votre carte Vitale, voire votre livret de famille. Face à l’urgence de la candidature, la plupart des garants transmettent tout, sans savoir que la loi interdit une partie de ces demandes, que l’agence doit les informer de leurs droits dans un délai d’un mois, et que leur dossier ne peut pas être conservé indéfiniment si le candidat n’est pas retenu ou une fois l’engagement éteint. Le garant n’est pourtant pas un candidat au rabais : c’est une personne concernée à part entière, protégée à la fois par la loi du 6 juillet 1989 et son décret d’application, qui ferment la liste des pièces exigibles, et par le règlement général sur la protection des données, qui limite la collecte, impose l’information et ouvre l’accès, l’effacement, l’opposition, la plainte devant la CNIL et la réparation devant le juge. Une sanction de 400 000 euros confirmée par le Conseil d’État contre une société de gestion immobilière montre que ces règles mordent. Cet article explique ce que l’on peut exiger de vous, ce que vous devez refuser, puis comment reprendre la main sur vos données et obtenir réparation.
I. Ce que l’agence ou le bailleur peut exiger de vous quand vous vous portez garant
A. La liste fermée des pièces de la caution : ce qui est permis, ce qui est interdit
Quand un proche, un ami ou un collègue vous demande de vous porter garant de sa location, l’agence immobilière ou le bailleur vous réclame à votre tour un dossier : pièce d’identité, justificatif de domicile, contrat de travail, bulletins de salaire, avis d’imposition. La plupart de ces demandes sont normales. Certaines ne le sont pas. La loi encadre strictement ce que le bailleur peut exiger des cautions, et cette liste est fermée : tout ce qui n’y figure pas ne peut pas vous être imposé.
Le cadre résulte de l’article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, texte dont la version en vigueur figure sur Légifrance, qui renvoie à un décret la liste des pièces justificatives pouvant être exigées du candidat à la location et de sa caution. Ce décret est le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, dont les annexes distinguent le candidat (annexe I) et sa caution (annexe II), cette dernière fixant la liste des pièces pouvant être exigées des cautions, dans leur rédaction actualisée au 1er janvier 2023. Pour une caution personne physique, cette liste comprend une pièce d’identité en cours de validité avec photographie (carte nationale d’identité, passeport ou permis de conduire), une seule pièce de domicile parmi une liste fermée (dernière quittance de loyer, facture d’eau, de gaz ou d’électricité de moins de trois mois, attestation d’assurance logement de moins de trois mois, dernier avis de taxe foncière ou titre de propriété), un ou plusieurs documents attestant des activités professionnelles, et un ou plusieurs documents attestant des ressources (dernier avis d’imposition, trois derniers bulletins de salaire, titre de propriété ou dernier avis de taxe foncière, justificatifs de pensions ou d’allocations des trois derniers mois, revenus fonciers ou mobiliers).
Tout le reste est interdit. La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) rappelle que les agences comme les propriétaires ne peuvent pas demander la copie du livret de famille, la carte Vitale, les relevés de compte bancaire, un contrat de mariage ou un jugement de divorce, ni un extrait de casier judiciaire. Cette interdiction vaut pour le candidat comme pour sa caution : un garant n’a pas à produire ses relevés de compte mois par mois, sa carte Vitale, son livret de famille, son contrat de mariage, son jugement de divorce ou son casier judiciaire. Ces documents disent beaucoup plus que ce que l’appréciation de votre solvabilité exige. Vos opérations bancaires quotidiennes, vos remboursements de santé, votre situation matrimoniale ou vos antécédents judiciaires ne regardent pas le bailleur.
Le droit des données personnelles renforce cette limite. Le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) impose la minimisation des données : celles-ci doivent rester « limitées à ce qui est nécessaire » au regard des finalités du traitement. Un traitement n’est licite que s’il est nécessaire à l’exécution du contrat ou à des mesures prises « à la demande de celle-ci », c’est-à-dire ici l’examen de votre dossier de garant. Pour un garant, la finalité est l’appréciation de la solvabilité de la caution au regard de l’engagement envisagé : tout document qui dépasse cette finalité manque de base légale. Exiger vos relevés bancaires intégraux quand vos bulletins de salaire et votre avis d’imposition établissent déjà vos revenus viole ce principe de minimisation.
Quand, malgré tout, vous avez transmis des pièces allant au-delà de la réglementation, l’organisme ne peut pas les garder comme un bonus. Le référentiel de la CNIL relatif aux traitements de données personnelles mis en œuvre dans le cadre de la gestion locative prévoit que, si le candidat transmet des pièces allant au-delà de ce que prévoit la réglementation, procéder à « au renvoi des pièces superflues » au candidat, voire à leur suppression, afin d’être en conformité avec la réglementation. Cette règle protège aussi le garant : la pièce excessive que vous avez envoyée par erreur ou sous la pression du délai doit être supprimée ou vous être renvoyée, pas archivée dans votre dossier.
Le non-respect de ces règles coûte cher au bailleur ou à l’agence. D’un côté, les manquements à l’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 « sont punis d’une amende administrative, prononcée par le représentant de l’Etat dans le département, dont le montant ne peut être supérieur à 3 000 € pour une personne physique et à 15 000 € pour une personne morale ». De l’autre, la CNIL peut sanctionner les manquements au RGPD. La procédure préfectorale est contradictoire : « le préfet informe le bailleur de son intention de prononcer une amende à son encontre », et l’intéressé dispose de deux mois pour présenter ses observations (article 1-1 du décret du 5 novembre 2015). Pour limiter les risques en amont, l’État met à disposition le téléservice DossierFacile, qui permet au locataire de déposer les seuls justificatifs autorisés et de les transmettre au bailleur : quand l’agence vous oriente vers un dépôt en ligne, vérifiez que le formulaire ne réclame aucune pièce interdite et qu’il ne conserve pas vos documents au-delà du nécessaire, comme expliqué dans la seconde partie.
En pratique, face à une demande excessive, refusez par écrit la pièce interdite en visant le décret du 5 novembre 2015 et la page de la CNIL sur les justificatifs, proposez la pièce autorisée équivalente (vos trois derniers bulletins de salaire plutôt que vos relevés de compte, votre avis d’imposition plutôt que votre carte Vitale), et demandez la suppression immédiate de tout document superflu déjà transmis. Conservez une copie de cet échange : elle servira si le refus de votre cautionnement vous est opposé pour ce motif, ou si vos données sont conservées malgré votre demande d’effacement.
B. Garant, vos données sont collectées : information due, sécurité du dépôt et durée limitée
Beaucoup de garants découvrent qu’un dossier complet circule sur eux sans jamais avoir été informés de rien : c’est le candidat qui a transmis vos pièces, et l’agence ne vous a jamais écrit. Or le RGPD vous reconnaît des droits propres, indépendants de ceux du locataire. Quand vos données n’ont pas été collectées directement auprès de vous mais transmises par le candidat, le responsable du traitement doit vous informer : identité et coordonnées de l’organisme, coordonnées du délégué à la protection des données, finalités et base juridique, catégories de données concernées, destinataires, durée de conservation et vos droits. Le référentiel gestion locative de la CNIL précise que, conformément à l’article 14 du RGPD, le responsable de traitement doit informer par tout moyen les personnes se portant garantes dans un délai raisonnable d’un mois au plus après réception du dossier de location, par exemple par voie postale ou par un document remis au candidat à charge pour lui de vous le transmettre. Si, un mois après la transmission de votre dossier, personne ne vous a informé de rien, ce silence constitue déjà un manquement que vous pouvez invoquer.
La sécurité du dépôt vous concerne au premier chef : votre dossier de garant contient votre pièce d’identité, vos bulletins de salaire, votre avis d’imposition, parfois votre contrat de travail. Ces documents valent de l’or pour un usurpateur d’identité. L’affaire qui a valu à une société de gestion immobilière une sanction de 400 000 euros de la CNIL, confirmée par le Conseil d’État, montre l’ampleur du risque : un défaut de sécurité du site de dépôt permettait « au moyen d’une simple modification de liens URL » d’accéder « à plusieurs centaines de milliers de documents téléchargés par plusieurs dizaines de milliers de candidats à la location de logement, tels que des bulletins de salaires, des avis d’imposition, des justificatifs d’identité ou des actes de mariage ou de divorce ». C’est la décision du Conseil d’État, 10e-9e chambres réunies, 4 novembre 2020, n° 433311. Le Conseil d’État a validé la sanction en retenant deux manquements : le défaut de sécurité d’une part, et « une conservation de ces données pendant une durée excessive au regard de la finalité poursuivie par leur traitement » d’autre part, la société ayant conservé les documents « sans archivage intermédiaire, pour tenir compte du délai de prescription de six ans des actions en discrimination ». La leçon vaut pour tout garant : avant de téléverser vos pièces sur la plateforme de l’agence, vérifiez que l’accès à vos documents exige une authentification, que les liens ne sont pas devinables, et demandez par écrit quelles mesures de sécurité protègent votre dossier.
La durée de conservation de vos données de garant est limitée. Tant que la candidature est à l’étude, vos pièces servent à apprécier la solvabilité de la caution. Si le candidat n’est pas retenu, ou si votre cautionnement est refusé, il n’y a plus de raison de garder votre dossier en base active : le référentiel de la CNIL retient que pour les données collectées au stade de l’appréciation de la solvabilité, une durée de trois mois en base active est en principe adéquate. Passé ce délai, vos données doivent être supprimées ou, si l’organisme invoque un risque contentieux précis comme une action en discrimination, placées en archivage intermédiaire avec un accès restreint, jamais conservées en clair dans la boîte mail de l’agent ou sur un espace partagé. Si le bail est signé avec votre cautionnement, vos données suivent le sort du contrat : conservation pendant la durée du bail jusqu’à la clôture des comptes, puis archivage intermédiaire dans la limite des délais de prescription (trois ans pour les baux en gestion directe, cinq ans en gestion déléguée), avec tri des pièces : l’agence n’a pas besoin de garder indéfiniment l’intégralité de votre dossier une fois l’engagement éteint.
Enfin, sachez que votre dossier ne doit pas circuler librement. Le référentiel rappelle que, lorsque le choix du locataire revient au professionnel, le propriétaire ne devrait pas recevoir l’ensemble des dossiers des candidats, mais seulement ceux des candidats présélectionnés pour le choix final. Vos pièces de garant n’ont pas à être diffusées au propriétaire, aux autres candidats ou à des partenaires commerciaux. Toute communication à des destinataires qui n’en ont pas besoin pour la décision de location doit vous être signalée dans l’information due au titre de l’article 14, et vous pouvez vous y opposer dans les conditions exposées ci-après.
II. Reprendre la main sur vos données de garant et obtenir réparation
A. Accès, effacement, opposition : les demandes qui font cesser la conservation abusive
Le garant dispose des mêmes droits que toute personne fichée, et il a de bonnes raisons de les exercer vite : une fois le logement attribué à un autre candidat, ou une fois votre engagement de caution éteint, chaque mois de conservation supplémentaire de votre pièce d’identité, de vos bulletins de salaire et de votre avis d’imposition augmente le risque en cas de fuite, sans aucun bénéfice pour vous. Agissez par écrit, auprès du responsable du traitement (l’agence ou le bailleur selon qui décide de la conservation), en recommandé ou par courriel avec accusé de réception, et conservez tout.
Commencez par le droit d’accès. Le RGPD prévoit que la confirmation que des données vous concernant sont ou non traitées et, lorsqu’elles le sont, « l’accès auxdites données à caractère personnel » ainsi que les informations qui les accompagnent (finalités, catégories, destinataires, durée de conservation). Concrètement, demandez la copie de l’intégralité de votre dossier de garant : pièces conservées, date de collecte, destinataires à qui elles ont été communiquées (propriétaire, plateformes, prestataires), durée de conservation prévue et mesures de sécurité. Le responsable doit vous répondre dans un délai d’un mois et vous fournir ces informations de façon « transparente, compréhensible et aisément accessible », en des termes clairs et simples. Si la réponse révèle des pièces interdites conservées (relevés bancaires, carte Vitale, livret de famille), des destinataires inconnus ou l’absence totale d’information initiale, chaque anomalie renforce vos demandes suivantes.
Poursuivez par l’effacement, votre arme principale quand la candidature n’a pas abouti ou que l’engagement est terminé. Le RGPD dispose que l’effacement de vos données « dans les meilleurs délais », notamment quand elles ne sont « plus nécessaires au regard des finalités », quand elles « ont fait l’objet d’un traitement illicite », ou quand elles doivent être « effacées pour respecter une obligation légale ». Pour un garant, ces trois motifs se combinent souvent : la finalité (apprécier votre solvabilité pour un bail précis) a disparu si le candidat n’est pas retenu ou si votre cautionnement a pris fin ; la collecte de pièces interdites était illicite dès l’origine ; et la réglementation impose la suppression des pièces superflues. Exigez l’effacement complet : base active, sauvegardes accessibles, boîte mail de l’agent, espace de partage, extractions transmises au propriétaire. Si l’organisme prétend devoir garder vos pièces pour se défendre en cas de contentieux, il doit le justifier précisément (quel litige, quel délai de prescription) et placer les données en archivage intermédiaire à accès restreint : une conservation en clair, accessible à toute l’agence, ne satisfait pas à cette exigence, comme l’a jugé le Conseil d’État dans l’affaire du défaut d’archivage intermédiaire.
Ajoutez si besoin l’opposition. Le RGPD vous reconnaît le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons « tenant à sa situation particulière », à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ou la mission d’intérêt public. Quand l’agence conserve votre dossier « au cas où » un autre logement se libérerait, ou réutilise vos pièces pour démarcher le candidat ou pour alimenter un fichier de prospects, opposez-vous à cette réutilisation : la prospection n’était pas la finalité initiale, et votre situation particulière (documents d’identité et fiscaux hautement sensibles, risque d’usurpation) justifie l’arrêt du traitement. L’organisme ne peut passer outre qu’en démontrant des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur vos intérêts, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice : une simple commodité commerciale ne suffit pas.
Si l’organisme ne répond pas dans un délai d’un mois, répond à côté ou refuse sans motif sérieux, saisissez la CNIL. Le RGPD prévoit que d’introduire « une réclamation auprès d’une autorité de contrôle », en particulier dans l’État de votre résidence, sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel. La plainte en ligne de la CNIL doit décrire les faits avec dates et pièces : demande de pièces interdites, absence d’information dans le délai d’un mois, refus d’accès ou d’effacement, durée de conservation constatée, échanges avec l’agence. Joignez vos courriers et les captures du formulaire de dépôt. La CNIL exerce les pouvoirs d’enquête et de sanction que le RGPD confie aux autorités de contrôle, rappelés par le Conseil d’État dans l’affaire citée : elle peut contrôler l’organisme, le mettre en demeure et prononcer des sanctions : dans l’affaire du site de dépôt non sécurisé jugée par le Conseil d’État, la formation restreinte avait infligé « une sanction pécuniaire d’un montant de 400 000 euros, représentant moins de 1% de son chiffre d’affaires pour l’année 2017 », avec publication de la décision pendant deux ans, et le Conseil d’État a estimé que cette sanction n’était pas disproportionnée eu égard à la nature et à la gravité des manquements, qu’il aurait été possible de prévenir par des mesures simples de sécurité comme l’authentification des utilisateurs et par des mesures d’archivage. Votre plainte individuelle peut ainsi déclencher un contrôle dont les effets dépassent votre dossier.
B. Faire juger le litige et chiffrer votre préjudice, à Paris et en Île-de-France
Quand la voie amiable et la plainte CNIL ne suffisent pas, le juge peut ordonner la suppression de vos données et indemniser votre préjudice. Le RGPD ouvre ce recours : toute personne ayant subi un dommage matériel ou moral du fait d’une violation du règlement a le droit d’obtenir « réparation du préjudice subi » auprès du responsable du traitement ou du sous-traitant. Le garant subit le plus souvent un préjudice moral : anxiété de savoir sa pièce d’identité, ses bulletins de salaire et son avis d’imposition conservés sans droit, démarches répétées pour obtenir l’effacement, exposition au risque d’usurpation d’identité en cas de fuite, temps perdu à surveiller ses comptes. S’y ajoutent parfois des préjudices matériels : frais de remplacement de pièces, opposition bancaire, préjudice financier en cas d’utilisation frauduleuse de vos documents, perte d’une chance si votre refus de produire une pièce interdite a fait écarter la candidature que vous cautionniez. Le juge apprécie ces préjudices au cas par cas, pièces à l’appui : conservez les demandes de pièces interdites, vos demandes d’accès et d’effacement et leurs réponses, l’attestation de conservation excessive, et tout indice de diffusion (relances commerciales reçues grâce à vos coordonnées, notification de fuite, relevé d’accès anormal à vos documents).
Le contentieux se porte devant le tribunal judiciaire, en référé si l’urgence le justifie (dossier encore diffusé, mise en ligne de vos pièces, usage imminent), ou au fond pour l’effacement et l’indemnisation. À Paris et en Île-de-France, où la tension locative multiplie les dossiers de garants et les plateformes de dépôt, l’ADIL de Paris accueille et informe les locataires, candidats et garants sur les pièces exigibles et les recours, et le tribunal judiciaire de Paris connaît régulièrement de ces litiges : les constats d’huissier (devenu commissaire de justice) sur le contenu d’un formulaire de dépôt ou sur l’accessibilité de vos documents par URL modifiable, les constats CNIL et les décisions de sanction publiées y sont des preuves particulièrement parlantes. Précisez dans votre assignation la qualité exacte du défendeur : l’agence qui a constitué et conservé le dossier, le bailleur qui a exigé les pièces, ou les deux comme responsables conjoints selon qui décidait des finalités et des moyens. Sachez aussi que la conservation illicite de vos pièces peut relever du juge pénal : « Le fait, y compris par négligence, de procéder ou de faire procéder à des traitements de données à caractère personnel sans qu’aient été respectées les formalités préalables à leur mise en oeuvre prévues par la loi est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 euros d’amende » (article 226-16 du code pénal). Et devant le juge administratif comme judiciaire, « le juge condamne la partie tenue aux dépens ou, à défaut, la partie perdante, à payer à l’autre partie la somme qu’il détermine, au titre des frais exposés et non compris dans les dépens » (article L. 761-1 du code de justice administrative) : conservez les justificatifs de vos frais. Demandez au juge l’effacement sous astreinte, l’interdiction de toute nouvelle collecte des pièces interdites vous concernant, et la réparation de chaque chef de préjudice avec un chiffrage documenté.
Anticipez les défenses de l’organisme. Il invoquera la nécessité de prévenir les contentieux en discrimination pour justifier une longue conservation : répondez que le référentiel de la CNIL exige une analyse préalable réelle et des mesures d’archivage intermédiaire, et que la conservation en base active au-delà de trois mois pour un dossier écarté n’a pas passé ce test dans l’affaire sanctionnée. Il soutiendra que vous aviez « accepté » de transmettre les pièces : répondez que le consentement extorqué par la nécessité d’obtenir le logement n’est ni libre ni éclairé, et qu’une pièce interdite par le décret ne devient pas licite parce que vous l’avez envoyée sous contrainte. Il plaidera la sécurité de sa plateforme : exigez la preuve des mesures (authentification, journalisation des accès, chiffrement, purge automatique), pas des affirmations générales. Et si l’organisme est un bailleur social ou un grand groupe, il ne pourra pas se retrancher derrière sa taille : c’est au contraire l’ampleur des moyens qui rend inexplicable l’absence de mesures simples comme l’authentification ou l’archivage.
Trois réflexes valent pour tous les garants, à Paris comme ailleurs. D’abord, ne transmettez jamais plus que l’annexe II n’autorise, et transmettez-le par le canal le plus sûr : dépôt sur un espace authentifié plutôt qu’envoi par courriel non chiffré ou par messagerie instantanée. Ensuite, dès que la candidature est tranchée ou que votre engagement s’éteint, demandez l’effacement sans attendre : le délai de trois mois en base active est un plafond, pas un droit de conserver jusqu’au dernier jour. Enfin, documentez tout dès le premier jour : liste des pièces demandées, date de transmission, nom de l’interlocuteur, captures du formulaire, échanges écrits. Un dossier de garant bien documenté transforme une plainte CNIL hésitante en contrôle ciblé, et un procès incertain en injonction d’effacer assortie d’une indemnisation.
Conclusion
La caution que vous apportez à un proche ne doit pas vous coûter vos données. La loi limite ce qu’on peut vous demander, le RGPD limite ce qu’on peut en faire et combien de temps, la CNIL peut sanctionner, et le juge peut effacer et indemniser. Exercez ces droits dans l’ordre : refuser l’excessif, exiger l’information, obtenir l’accès, imposer l’effacement, saisir la CNIL puis le juge si nécessaire. À chaque étape, un écrit précis et daté fait la différence entre une réclamation qui s’enlise et un droit qui s’exécute.