Votre dossier de location vient d’être écarté parce qu’il manquait vos trois derniers relevés de compte bancaire. Ou, situation inverse, l’agence vous réclame votre carte Vitale, votre livret de famille et votre contrat de mariage avant même toute visite. Ces scènes se répètent chaque semaine dans les agences parisiennes et franciliennes, et elles posent une question simple : que peut exactement exiger un bailleur ou une agence, et que faire quand la demande dérape ? La réponse tient en deux blocs de règles qui se cumulent : la loi sur les rapports locatifs enferme les pièces exigibles dans une liste fermée, et le droit des données personnelles sanctionne toute collecte excessive, avec effacement, plainte et réparation à la clé.
Concrètement, les relevés de compte bancaire, la carte Vitale, le livret de famille, l’extrait de casier judiciaire ou le jugement de divorce ne peuvent pas vous être demandés, que ce soit par le propriétaire ou par son agence. Quand ces documents ont déjà été transmis, vous pouvez en exiger la restitution et l’effacement, saisir la CNIL, signaler les faits au préfet pour l’amende administrative et demander réparation au juge. Cette page explique d’abord ce que l’agence peut exiger et tout ce qui lui est interdit, puis le parcours complet pour refuser, faire effacer et obtenir réparation.
I. Ce que l’agence ou le bailleur peut exiger, et tout le reste est interdit
A. Une liste fermée : seules les pièces du décret peuvent être demandées
Le point de départ est l’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : « La liste des pièces justificatives pouvant être exigées du candidat à la location ou de sa caution par le bailleur, préalablement à l’établissement du contrat de location, est définie par décret en Conseil d’Etat, pris après avis de la Commission nationale de concertation. » Le lien source est l’article 22-2 sur Légifrance. Tout ce qui ne figure pas dans cette liste ne peut pas être exigé, ni par le bailleur directement, ni par l’agence qui agit pour son compte.
La liste applicable est fixée par le décret du 5 novembre 2015, dont l’annexe I s’intitule : « LISTE DES PIÈCES JUSTIFICATIVES POUVANT ÊTRE EXIGÉES DE CHACUN DES CANDIDATS À LA LOCATION » (annexe I sur Légifrance). Elle s’organise en quatre rubriques. D’abord, « Une pièce justificative d’identité en cours de validité, comportant la photographie du titulaire parmi les documents suivants : » carte d’identité, passeport, permis de conduire ou titre de séjour. Ensuite, « Une seule pièce justificative de domicile parmi les documents suivants : » trois dernières quittances de loyer, attestation d’hébergement, avis de taxe foncière ou titre de propriété, par exemple. Puis un ou plusieurs documents d’activité professionnelle, puis un ou plusieurs documents de ressources : contrat de travail, bulletins de salaire, dernier avis d’imposition, justificatifs de pensions ou d’allocations des trois derniers mois. Le mot important est « une seule » pour le domicile : l’agence ne peut pas empiler trois justificatifs de domicile différents.
La caution obéit à la même logique avec une liste propre, prévue à l’annexe II du même décret : pièce d’identité, un seul justificatif de domicile, documents d’activité et documents de ressources. La caution n’a pas à produire davantage que le candidat, et surtout pas de documents relatifs à sa vie privée sans rapport avec sa solvabilité.
En miroir, une série de documents est formellement hors liste et donc inexigible. La CNIL l’écrit sans détour sur sa page consacrée à la location : les agences comme les propriétaires ne peuvent pas demander certains documents, tels que la copie du livret de famille, la carte Vitale, les relevés de compte bancaire, un contrat de mariage, un jugement de divorce ou encore un extrait de casier judiciaire. Le lien de référence est la page de la CNIL sur les justificatifs en location, complétée par la fiche de service-public.fr sur les justificatifs du futur locataire. Concrètement, si votre dossier mentionne vos relevés bancaires ligne par ligne, votre situation familiale ou vos antécédents judiciaires, la demande dépasse le cadre légal, même présentée comme une simple « pièce complémentaire » ou comme une condition posée par le propriétaire.
Deux garde-fous méconnus accompagnent cette liste. D’abord, le même article 22-2 interdit au bailleur d’imposer, avant la signature du bail, « la cosignature d’un ascendant ou d’un descendant du candidat à la location ». Le texte exact figure sur l’article 22-2 sur Légifrance : « En préalable à l’établissement du contrat de location, le bailleur ne peut imposer la cosignature d’un ascendant ou d’un descendant du candidat à la location. » Vos parents ne peuvent donc pas être contraints de se porter cautions. Ensuite, l’agence ne peut pas contourner la liste en passant par un prestataire : formulaire en ligne, plateforme de dépôt de dossier ou assureur loyers impayés, le responsable du dossier reste soumis aux mêmes limites, et chaque acteur qui collecte vos pièces doit respecter son propre rôle.
Si l’on vous a aussi photocopié ou scanné votre carte d’identité en magasin ou en agence sans explication claire, les réflexes décrits dans notre analyse du magasin qui photocopie votre carte d’identité s’appliquent de la même façon : demander pourquoi la copie est conservée, en exiger la suppression et saisir la CNIL en cas de refus.
B. Des pièces hors liste, c’est aussi une collecte de données illicite
Un dossier de location est un traitement de données personnelles au sens du règlement européen sur la protection des données : l’agence collecte votre identité, vos revenus, votre domicile, parfois votre photo, et les conserve dans ses fichiers. Or le règlement impose la minimisation : les données doivent rester adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités de leur traitement, ce qui correspond au principe de minimisation des données. La présentation pédagogique de ce principe figure sur la page de la CNIL consacrée au règlement européen. Exiger vos relevés bancaires détaillés quand vos bulletins de salaire et votre avis d’imposition suffisent à apprécier vos ressources, c’est collecter au-delà du nécessaire, donc en violation de ce principe.
La licéité du traitement ne sauve pas la demande excessive. Le règlement n’autorise un traitement que dans des cas fermés, parmi lesquels la nécessité d’exécuter un contrat conclu avec la personne concernée ou des mesures précontractuelles prises à sa demande. La CNIL explique ces bases légales sur sa page de compréhension du règlement. Au stade de la candidature, seules les données nécessaires à l’appréciation de votre dossier relèvent des mesures précontractuelles. Votre carte Vitale, votre livret de famille ou votre casier judiciaire ne sont nécessaires ni à la conclusion ni à l’exécution d’un bail : leur collecte n’a pas de base légale, même si vous les avez transmis sans protester, car un consentement arraché par la pression du dossier n’est ni libre ni éclairé.
Le pendant de cette analyse protège aussi le bailleur sérieux. Le tribunal judiciaire de Paris l’a rappelé le 16 janvier 2025 dans un litige opposant des bailleurs à leur administrateur de biens (RG 21/09013, décision disponible sur le site de la Cour de cassation) : « cette liste a été conçue comme une limite à ne pas dépasser, s’agissant des documents à exiger de la part des prétendants à une location », et « C’est-à-dire que les pièces justificatives visées par la liste sont les seules pouvant être demandées, dans les limites des conditions posées par le décret ». Dans cette affaire, les bailleurs reprochaient à l’agence de ne pas avoir réclamé assez de justificatifs avant de louer à un locataire devenu impayé ; le tribunal a jugé que « La seule obligation pour le mandataire est ainsi celle de procéder à des recherches sérieuses dans le respect des limites explicitées ci-dessus », puis a débouté les bailleurs de l’ensemble de leurs demandes : « DÉBOUTE M. [H] [U] et Mme [R] [X] [N], épouse [U], de l’ensemble de leurs demandes ». L’enseignement est symétrique : l’agence doit vérifier sérieusement la solvabilité, mais uniquement avec les pièces de la liste, et le candidat peut opposer cette même limite à toute demande qui la dépasse.
Deux outils publics réduisent la friction au quotidien. Le service DossierFacile, présenté sur la fiche de service-public.fr, permet de constituer un dossier vérifié que le bailleur peut consulter sans collecter lui-même chaque pièce. Et avant de transmettre une copie de votre pièce d’identité, le filigranage via le service FiligraneFacile signalé par la CNIL sur sa page location permet d’inscrire la destination sur le document, ce qui limite fortement sa réutilisation frauduleuse en cas de fuite.
II. Refuser, faire effacer et obtenir réparation
A. Refuser la pièce, puis exiger l’accès et l’effacement
Face à une demande hors liste, le premier réflexe est d’opposer un refus écrit, poli et précis. Indiquez que la pièce demandée ne figure pas au décret du 5 novembre 2015, que vous tenez à disposition l’ensemble des pièces de la liste, et que vous demandez qu’aucune copie du document contesté ne soit conservée. Envoyez ce message par un canal qui laisse une trace : courriel avec accusé de réception, lettre recommandée avec avis de réception, ou message via la plateforme de dépôt avec capture d’écran. Si l’agence écarte votre candidature au seul motif de ce refus, conservez la preuve de ce lien : l’écrit de refus et la réponse d’éviction forment le socle de toutes les démarches suivantes.
Quand le document a déjà été transmis, vous disposez d’un droit d’accès et d’un droit à l’effacement que la loi française articule avec le règlement européen. La loi du 6 janvier 1978 dispose que « Le droit d’accès de la personne concernée s’exerce dans les conditions prévues à l’article 15 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 » (article 49 de la loi informatique et libertés sur Légifrance), et que « Le droit à l’effacement s’exerce dans les conditions prévues à l’article 17 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 » (article 51 de la même loi sur Légifrance). Concrètement, écrivez au responsable du traitement, agence ou bailleur, pour demander la liste des données conservées sur vous, la copie des documents archivés, puis l’effacement des pièces hors liste et de toute copie qui en a été faite, y compris les courriels et les pièces jointes transmis à des tiers comme l’assureur ou la plateforme.
Le règlement européen ouvre cet effacement dans plusieurs situations qui correspondent exactement au dossier de location : quand les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités de leur collecte, et quand elles ont fait l’objet d’un traitement illicite. La CNIL détaille la marche à suivre sur sa page consacrée au droit à l’effacement et sur sa page consacrée au droit d’accès. Une candidature rejetée rend la conservation des pièces de solvabilité sans objet ; des pièces hors liste n’auraient jamais dû être collectées. Dans les deux cas, l’effacement doit intervenir dans les meilleurs délais, et le responsable qui a transmis vos données à un tiers doit prendre des mesures raisonnables pour l’informer de votre demande.
Le calendrier est encadré par la loi. Le même article 51 prévoit que « En cas de non-exécution de l’effacement des données à caractère personnel ou en cas d’absence de réponse du responsable du traitement dans un délai d’un mois à compter de la demande, la personne concernée peut saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés, qui se prononce sur cette demande dans un délai de trois semaines à compter de la date de réception de la réclamation. » Le lien de référence est l’article 51 sur Légifrance. Retenez donc deux délais : un mois pour laisser l’agence ou le bailleur répondre et effacer, puis saisine de la CNIL, qui se prononce en trois semaines. Adressez votre demande d’effacement en recommandé ou par courriel conservé, pour faire courir ce délai de façon prouvable.
La durée de conservation des dossiers obéit en outre au référentiel adopté par la CNIL pour la gestion locative, le référentiel du 6 mai 2021 de la CNIL, présentée sur la page de la CNIL consacrée à ce référentiel. Trois repères s’en dégagent : les données collectées pour apprécier la solvabilité des candidats se conservent trois mois en base active ; les données du candidat retenu suivent la durée du bail jusqu’à la clôture des comptes, puis un archivage intermédiaire de trois ans en gestion directe et de cinq ans en gestion déléguée ; les données de prospection antérieures à toute candidature se conservent trois ans à compter du dernier contact. Si votre candidature a été rejetée il y a plus de trois mois et que l’agence détient encore vos bulletins de salaire, la conservation elle-même devient contestable. Pour une vision d’ensemble des durées applicables à vos données, notre analyse de la durée de conservation des données personnelles détaille les délais secteur par secteur.
Le garant, souvent un parent ou un proche, bénéficie des mêmes droits. Le responsable du dossier doit l’informer directement, dans un délai d’un mois après réception du dossier, des données collectées sur lui et de ses droits, conformément aux règles d’information des personnes dont les données n’ont pas été collectées directement auprès d’elles. Si vous vous êtes porté garant et que l’agence conserve encore vos documents un an après, alors que la candidature n’a pas abouti, demandez l’accès puis l’effacement dans les mêmes formes que le candidat.
B. Faire sanctionner et obtenir réparation : CNIL, préfet et juge
Trois voies se combinent, sans s’exclure. La première est la plainte devant la CNIL. Le règlement européen reconnaît à « toute personne concernée » le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle quand elle considère que le traitement de ses données viole le règlement. La démarche s’effectue en ligne depuis la page de plainte de la CNIL, après la demande préalable au responsable restée sans réponse pendant un mois. Joignez la demande d’effacement, la preuve de son envoi, la liste des pièces exigées et tout écrit montrant le caractère hors liste de la demande. La CNIL peut contrôler l’agence, la mettre en demeure de se conformer et, en cas de manquement persistant, prononcer des mesures correctrices et des sanctions financières dont les montants peuvent être très élevés pour les organismes.
La deuxième voie est propre au droit locatif : l’amende administrative de l’article 22-2. Le texte punit « d’une amende administrative, prononcée par le représentant de l’Etat dans le département, dont le montant ne peut être supérieur à 3 000 € pour une personne physique et à 15 000 € pour une personne morale », avec un montant « proportionné à la gravité des faits constatés », une prescription d’un an à compter de la constatation et une procédure contradictoire préalable. Le lien source est l’article 22-2 sur Légifrance. Concrètement, signalez les faits au préfet du département du logement convoité, en joignant les mêmes preuves que pour la CNIL : annonce, échanges avec l’agence, liste des pièces exigées, attestation de votre refus et de l’éviction de votre candidature. Cette voie frappe le bailleur personne physique comme l’agence personne morale, avec un plafond cinq fois supérieur pour cette dernière.
La troisième voie est judiciaire, et elle est la seule à réparer votre préjudice. Le règlement européen dispose que toute personne ayant subi un dommage matériel ou moral du fait d’une violation du règlement peut en obtenir réparation auprès du responsable du traitement ou du sous-traitant. La CNIL présente ce droit à réparation dans ses pages consacrées aux droits des personnes. En droit français, le fondement général de la responsabilité civile complète ce dispositif : « Tout fait quelconque de l’homme, qui cause à autrui un dommage, oblige celui par la faute duquel il est arrivé à le réparer » (article 1240 du code civil sur Légifrance). Devant le tribunal judiciaire, vous pouvez demander à la fois l’injonction d’effacer sous astreinte et des dommages et intérêts : perte de chance d’obtenir le logement, mois de location perdus et surcoût du relogement, temps passé à reconstituer un dossier, préjudice moral lié à l’exposition de votre vie bancaire et familiale.
Le préjudice se prouve pièce par pièce. Rassemblez l’annonce et sa date, la liste écrite des pièces exigées, votre dossier conforme à la liste, votre refus écrit, la réponse d’éviction, votre demande d’effacement et son accusé, l’absence de réponse au bout d’un mois, puis la plainte CNIL et le signalement au préfet. Chiffrez : loyer du logement perdu, différence avec le loyer du logement de repli, frais de dossier et de déplacement, captures des pièces conservées au-delà de trois mois. Plus le dossier montre une collecte massive, une conservation prolongée et une candidature écartée pour ce seul motif, plus la réparation a des chances d’être substantielle. À l’inverse, l’affaire jugée à Paris en 2025 montre que le juge vérifie aussi la solidité du dossier adverse : l’agence qui a procédé à des vérifications sérieuses dans les limites de la liste ne voit pas sa responsabilité retenue pour ce seul grief.
À Paris et en Île-de-France, quelques repères pratiques méritent d’être connus. La CNIL, installée à Paris, reçoit les plaintes en ligne quelle que soit votre commune de résidence, et le signalement au titre de l’amende administrative se fait auprès du préfet du département où se situe le logement : préfet de Paris pour un logement parisien, préfets de la petite et de la grande couronne pour les autres. Les demandes d’effacement sous astreinte et les actions en réparation relèvent du tribunal judiciaire, et le tribunal judiciaire de Paris connaît un contentieux nourri de ces questions de gestion locative, comme l’illustre la décision de janvier 2025 citée plus haut. Les délais parisiens de mise en état étant ce qu’ils sont, engagez tôt la phase amiable écrite : un mois de délai légal avant la CNIL, des preuves horodatées et un dossier chiffré accélèrent ensuite toutes les procédures.
Un dernier point de vigilance concerne les délais : le préfet ne peut prononcer l’amende administrative plus d’un an après la constatation des faits, et la CNIL statue dans les trois semaines sur la réclamation portée après le mois de silence du responsable. Signalez donc tôt, sans attendre l’issue de votre recherche de logement, car chaque semaine perdue fragilise la sanction même quand le manquement est caractérisé.
En synthèse, un dossier de location obéit à une règle simple : la liste du décret est un plafond, jamais un plancher. L’agence peut vérifier votre solvabilité, elle ne peut pas inventorier votre vie. Refusez par écrit les pièces hors liste, exigez l’accès puis l’effacement dans le mois, saisissez la CNIL et le préfet en cas de silence, et portez au juge la réparation de votre préjudice avec un dossier chiffré. C’est l’enchaînement de ces quatre temps, mené avec des preuves conservées dès le premier jour, qui transforme une demande abusive en dossier gagnable.