À la rentrée, de nombreux locataires quittent un appartement avant que l’assemblée générale de copropriété ait approuvé les comptes de l’immeuble. L’agence restitue alors une partie du dépôt de garantie et conserve exactement 20 %, parfois pour plusieurs mois. Cette pratique alimente une question très concrète : cette retenue est-elle automatique, combien de temps peut-elle durer et que faire lorsque le bailleur ne produit aucun décompte ? L’actualité récente des consultations sur la restitution du dépôt de garantie, à laquelle répond la fiche mise à jour de Service-Public.fr, montre que le litige naît souvent d’un calendrier mal compris. Le départ du locataire, l’arrêté provisoire, l’approbation des comptes par la copropriété et la restitution du solde sont quatre moments distincts.
La règle ne permet pas au bailleur de garder librement un cinquième de la somme. Elle organise une provision temporaire, plafonnée et justifiée, afin de rapprocher les charges déjà versées des dépenses récupérables réellement arrêtées. Le locataire conserve le droit de vérifier chaque poste, d’obtenir le solde dans le mois suivant l’approbation des comptes et, selon les circonstances, de demander la majoration légale pour retard. Pour savoir si la retenue est régulière, il faut donc regarder le bail, le mode de paiement des charges, l’état des lieux, la date de remise des clés, le décompte provisoire et le procès-verbal approuvant les comptes.
I. Retenue de 20 % du dépôt de garantie : quand le propriétaire peut-il la pratiquer ?
La provision de 20 % répond à un problème de décalage comptable. Le locataire a quitté les lieux, mais les comptes de la copropriété ne sont pas encore définitifs. Le bailleur ignore alors si les provisions mensuelles versées couvrent exactement les dépenses récupérables afférentes au logement et à la période d’occupation. Cette incertitude n’autorise ni une retenue forfaitaire sans explication, ni la conservation de tout le dépôt.
A. Logement en copropriété, charges au réel et comptes non approuvés : les trois conditions
L’article 22 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit le mécanisme. Lorsque les locaux loués se trouvent dans un immeuble collectif, le bailleur procède à un arrêté provisoire des comptes. Il peut conserver une provision, à condition qu’elle soit justifiée, dans la limite de 20 % du dépôt de garantie, jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble.
La première condition tient donc à la situation du logement. Le texte vise un immeuble collectif dont les comptes doivent être arrêtés. Le cas habituel est l’appartement en copropriété. Pour une maison individuelle dont aucune comptabilité collective n’est attendue, le bailleur ne peut invoquer ce seul mécanisme pour différer la restitution. Il doit justifier séparément les loyers, charges, réparations locatives ou autres sommes qu’il déduit.
La deuxième condition concerne le mode de récupération des charges. Les charges doivent avoir été payées sous forme de provisions donnant lieu à une régularisation. L’article 23 de la loi de 1989 dispose que les charges récupérables sont exigibles sur justification et que les provisions font l’objet d’une régularisation annuelle. Le bailleur doit comparer les acomptes perçus avec les dépenses correspondant à des services, à l’entretien courant des parties communes ou aux impositions récupérables.
La solution change lorsque le bail meublé prévoit un forfait de charges. L’article 25-10 de la loi de 1989 distingue les provisions du forfait. Le forfait ne peut donner lieu « à complément ou à régularisation ultérieure ». S’il s’agit réellement d’un forfait, le bailleur n’attend aucun solde de charges calculé d’après les comptes de la copropriété. La retenue de 20 % destinée à une régularisation future perd alors sa justification. Le mot utilisé dans le bail ne suffit pas : il faut lire la clause et vérifier si les paiements mensuels sont présentés comme définitifs ou comme des avances.
La troisième condition est temporelle. Les comptes de l’exercice pertinent ne sont pas encore approuvés. Si le bailleur dispose déjà du relevé définitif de la copropriété, il doit établir la régularisation au lieu de conserver une provision abstraite. Il doit aussi rattacher les dépenses à la période pendant laquelle le locataire occupait le logement. Un appel de fonds adressé au copropriétaire ne devient pas automatiquement une charge locative : certaines dépenses restent à la charge du propriétaire, notamment celles qui ne figurent pas parmi les charges récupérables.
La Cour de cassation a résumé la logique du calendrier : « la régularisation définitive des charges et la restitution du solde […] interviennent dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes » (Cass. 3e civ., 31 mai 2018, n° 17-18.069). Le délai ordinaire de restitution et le délai propre au solde des charges ne doivent donc pas être confondus.
Le plafond porte sur le dépôt de garantie, non sur le montant estimé des charges. Pour un dépôt de 900 euros, la provision maximale est de 180 euros. Le bailleur ne peut conserver 20 % du loyer annuel, 20 % de la régularisation supposée ou une somme arrondie supérieure. Il peut retenir moins si le décompte provisoire fait apparaître un risque inférieur. Le plafond n’est pas un droit automatique à conserver le maximum.
Une décision récente illustre cette limite. La cour d’appel d’Aix-en-Provence a relevé que la bailleresse « ne pouvait retenir que 400€ mais non 800€ » au titre des régularisations de charges (CA Aix-en-Provence, 6 mai 2026, n° 23/12401). Dans cette affaire, la cour rappelle aussi la provision maximale, le délai suivant l’approbation des comptes et la majoration susceptible de courir.
Le bailleur doit parallèlement restituer la fraction non discutée du dépôt dans le délai applicable. Si l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée, le délai maximal est d’un mois après la remise des clés. S’il révèle des différences imputables au locataire, le délai est de deux mois, sous réserve des retenues justifiées. Conserver 20 % pour les charges ne permet donc pas de bloquer les 80 % restants sans autre motif.
Le point de départ est la remise des clés au bailleur ou à son mandataire, en main propre ou par lettre recommandée. Un locataire qui abandonne les clés dans la boîte aux lettres sans accord s’expose à une discussion sur cette date. Il doit aussi transmettre l’adresse de son nouveau domicile. L’absence de cette adresse peut neutraliser la majoration pour retard lorsqu’elle est la cause du défaut de restitution.
B. Décompte provisoire, justificatifs et charges récupérables : ce que le bailleur doit démontrer
La mention « provision charges copropriété : 20 % » sur un relevé ne suffit pas toujours. Le texte exige une provision dûment justifiée. Le bailleur doit expliquer l’exercice concerné, le montant des provisions déjà versées, la période d’occupation et la méthode suivie pour estimer le solde. À défaut, le locataire ne peut vérifier ni la nécessité de la retenue, ni son quantum.
Le tribunal judiciaire de Bobigny a formulé une exigence opérationnelle : « le bailleur doit […] adresser au locataire un décompte précis des sommes qu’il entend imputer sur le dépôt de garantie » (TJ Bobigny, 17 janvier 2025, n° 24/03109). Le tribunal a relevé qu’un intitulé comptable était incompréhensible et qu’aucune pièce justificative n’était annexée. Cette décision montre qu’un tableau opaque ne devient pas probant parce qu’il émane d’un logiciel de gestion.
La cour d’appel de Paris a également refusé une provision dont les documents ne s’articulaient pas. Elle a jugé qu’« aucune provision sur les charges 2019, même dans la limite légale de 20 % […] ne pouvait être retenue » lorsque la régularisation provisoire n’était ni conforme ni justifiée (CA Paris, 26 octobre 2023, n° 21/10447). Dans le même dossier, la cour a distingué une régularisation antérieure établie par postes de dépenses d’une estimation ultérieure dont les chiffres demeuraient incohérents.
Le locataire doit recevoir un décompte par nature de charges. Dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires doit être communiqué. Les pièces justificatives sont tenues à sa disposition pendant six mois après l’envoi du décompte. À sa demande, le bailleur transmet aussi le récapitulatif des charges du logement. Ces documents permettent de contrôler l’eau, le chauffage collectif, l’entretien, l’ascenseur, l’électricité des parties communes et la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.
Toutes les dépenses du relevé de copropriété ne sont pas récupérables. Les gros travaux, les honoraires ordinaires du syndic, certaines primes d’assurance de l’immeuble, les frais de gestion et les dépenses relevant de la conservation du bâti restent en principe supportés par le copropriétaire. Le décompte doit isoler les dépenses récupérables, puis appliquer la clé de répartition et le prorata correspondant à la présence du locataire.
Le tribunal judiciaire de Strasbourg rappelle que « la charge de la preuve du montant des charges et de leur caractère récupérable pèse sur le bailleur » (TJ Strasbourg, 16 mai 2025, n° 25/00096). Dans cette affaire, le bailleur produisait les répartitions du syndic, les avis de taxe foncière et un calcul tenant compte de la date de départ. Le locataire n’ayant pas démontré d’incohérence, le juge a admis la créance de charges et son imputation sur le dépôt.
Cette décision rappelle l’utilité d’une contestation ciblée. Dire seulement que la somme paraît élevée expose à un rejet si les pièces sont cohérentes. Le locataire doit comparer le décompte avec les provisions versées, relever les dépenses non récupérables, contrôler les tantièmes, vérifier les dates et demander les factures lorsqu’un poste appelle une explication.
Les retenues pour réparations obéissent à une logique distincte. Elles reposent sur la comparaison des états des lieux, l’imputabilité de la dégradation, la vétusté et le coût justifié. La provision de 20 % pour charges ne se substitue pas à ces preuves. Elle ne permet pas davantage d’ajouter au plafond des réparations non documentées. Pour sécuriser la chronologie de sortie, notre analyse sur l’état des lieux non remis le jour même expose les preuves à conserver.
La Cour de cassation confirme que les sommes restant dues peuvent être déduites si elles sont établies. Elle a censuré une décision qui n’avait pas retranché un arriéré locatif et des dégradations pourtant judiciairement reconnus (Cass. 3e civ., 26 octobre 2023, n° 22-20.183). L’arrêt énonce que le dépôt est restitué sous réserve des sommes « dûment justifiées ». La protection du locataire ne transforme donc pas le dépôt en créance intangible.
Le même raisonnement vaut lorsque l’occupation se prolonge après la fin du bail. La Cour de cassation précise que l’indemnité d’occupation due après le terme peut être incluse dans les sommes restant dues au bailleur (Cass. 3e civ., 29 janvier 2026, n° 24-20.758). Un débat sur la provision de charges ne doit donc pas masquer un autre compte locatif établi.
Enfin, le dépôt peut avoir été versé par un organisme ou un proche. Cela ne prive pas nécessairement le locataire de son action. La Cour de cassation juge que, « sauf stipulation expresse contraire, le locataire a qualité pour agir en restitution du dépôt de garantie » (Cass. 3e civ., 18 janvier 2018, n° 16-21.148). Il faut toutefois vérifier la convention de financement et la personne à laquelle le solde doit être reversé.
II. Dépôt de garantie non rendu après l’approbation des comptes : comment récupérer le solde ?
Le litige se résout rarement par une formule générale. Le locataire doit reconstruire une chronologie comptable. Le bailleur doit montrer que la provision était nécessaire au départ, puis établir la régularisation lorsque les comptes deviennent définitifs. L’absence d’initiative du syndic ou le retard de l’assemblée générale ne dispense pas le propriétaire de renseigner son ancien locataire.
A. Délai d’un mois, majoration de 10 % et calcul du montant réclamable
Après l’approbation définitive des comptes de l’immeuble, le bailleur dispose d’un mois pour effectuer la régularisation et restituer le solde. Il part des charges récupérables réelles, déduit les provisions déjà payées par le locataire, applique le prorata d’occupation et impute le résultat sur la somme conservée. Si le compte est favorable au locataire, le trop-perçu doit être rendu. Si les charges dépassent la provision, le bailleur peut réclamer le complément, à condition de le justifier.
Exemple : un locataire verse chaque mois 90 euros de provisions et quitte le logement le 30 juin. Son dépôt est de 800 euros. Le bailleur peut conserver au plus 160 euros pour la régularisation, s’il justifie l’attente des comptes. Après approbation, les charges récupérables correspondant aux six mois atteignent 510 euros. Le locataire a déjà payé 540 euros. Aucun complément n’est dû ; les 30 euros payés en trop s’ajoutent aux 160 euros à restituer. Le solde atteint 190 euros.
Autre hypothèse : les charges récupérables atteignent 620 euros pour la même période. Après déduction des 540 euros versés, 80 euros restent dus. Le bailleur impute ces 80 euros sur la provision de 160 euros et restitue 80 euros, avec un décompte et les justificatifs. Il ne peut conserver le solde sans expliquer le calcul.
Lorsque le bailleur ne restitue pas les sommes dans les délais, l’article 22 prévoit une majoration égale à 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle commencée en retard. La base n’est pas 10 % du dépôt ni 10 % de la somme retenue. Avec un loyer principal de 1 000 euros, chaque période mensuelle commencée représente 100 euros. La majoration peut donc dépasser rapidement le solde initial.
La cour d’appel de Paris a appliqué ce mécanisme à une retenue injustifiée et porté la majoration à 1 576 euros, tandis que le solde du dépôt n’était que de 123,94 euros (CA Paris, 26 octobre 2023, n° 21/10447). Cette disproportion apparente correspond au choix du législateur : la majoration sanctionne la durée du retard, pas seulement le rendement financier de la somme immobilisée.
La majoration exige néanmoins d’identifier le bon délai. Pour la fraction ordinaire du dépôt, il est d’un ou deux mois après la remise des clés. Pour le solde dépendant réellement des comptes de copropriété, la Cour de cassation retient le délai spécifique suivant leur approbation (Cass. 3e civ., 31 mai 2018, n° 17-18.069). Réclamer une pénalité avant l’échéance pertinente fragilise le calcul.
Le locataire doit demander la date de clôture de l’exercice, la date de l’assemblée ayant approuvé les comptes et la copie du décompte individuel du copropriétaire. Si l’assemblée n’a pas encore statué, il peut exiger la preuve de cette situation et le calcul provisoire ayant motivé la retenue. Si les comptes sont approuvés depuis plusieurs mois, le délai d’un mois peut être vérifié à partir du procès-verbal.
Le bailleur ne peut se retrancher indéfiniment derrière l’absence de transmission du syndic sans préciser les démarches accomplies. La société de gestion locative agit au nom du bailleur, mais l’obligation de restitution pèse en principe sur le propriétaire. En cas de vente du logement pendant le bail, l’article 22 met cette obligation à la charge du nouveau bailleur. Le locataire doit donc identifier le propriétaire actuel, sans limiter sa réclamation à l’agence.
La cour d’appel d’Aix-en-Provence rappelle aussi que la majoration n’est pas due lorsque le retard résulte de l’absence de communication de la nouvelle adresse par le locataire. Celui-ci doit fournir une adresse exploitable lors de la remise des clés et conserver la preuve de cet envoi. Un RIB ne remplace pas nécessairement l’adresse demandée par le texte.
La demande de restitution se prescrit en principe dans le délai applicable aux actions dérivant du bail d’habitation. Il ne faut pas attendre la fin de discussions informelles pendant plusieurs années. La régularisation des charges soulève par ailleurs son propre point de départ : la connaissance du décompte peut déterminer le moment où un indu devient identifiable. La cour d’appel de Paris a rappelé que l’action en répétition de charges indûment perçues court à compter de la régularisation permettant au locataire de connaître l’indu (CA Paris, 26 octobre 2023, n° 21/10447).
B. Mise en demeure, pièces à réunir et recours à Paris ou en Île-de-France
La première démarche utile est une mise en demeure adressée au bailleur par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Elle rappelle la date de fin du bail, la remise des clés, le montant initial du dépôt, les sommes déjà restituées, la provision conservée et la date d’approbation des comptes si elle est connue. Elle demande le décompte provisoire ou définitif, les justificatifs, la restitution du solde et le paiement de la majoration chiffrée.
La lettre doit rester précise. Une demande portant seulement sur « la caution » peut entraîner une réponse générale. Il faut distinguer la part retenue pour charges, les éventuelles réparations, les loyers prétendument impayés et la taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Chaque poste appelle ses propres pièces.
Le dossier comprend le bail et ses annexes, les états des lieux d’entrée et de sortie, la preuve de remise des clés, le justificatif du dépôt initial, les quittances, les appels de provisions, le relevé remis par l’agence, les échanges avec le bailleur, l’adresse du nouveau domicile et tout document relatif aux comptes de copropriété. Le locataire conserve aussi l’enveloppe et la date de réception du décompte : elles peuvent fixer le début d’une contestation utile.
Lorsque le bailleur transmet les pièces, le contrôle se fait ligne par ligne. Les provisions déjà payées figurent au crédit du locataire. Les charges récupérables sont retenues au débit pour la seule période d’occupation. Le calcul tient compte des consommations individuelles lorsque les compteurs le permettent. Les dépenses non récupérables sont retirées. Le total est ensuite comparé à la provision de 20 %.
Une contestation peut être portée devant la commission départementale de conciliation lorsqu’elle entre dans son champ. Cette voie est gratuite et peut conduire à un accord écrit. Si aucun accord n’intervient, le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire peut être saisi pour obtenir la restitution, la majoration et, si un préjudice distinct est prouvé, des dommages-intérêts.
À Paris et en Île-de-France, la tension locative rend ces sommes sensibles au moment d’un nouveau déménagement. Le litige ne se gagne pourtant pas par l’urgence seule. Il se gagne par les dates et les comptes. Le locataire doit isoler la somme dont l’exigibilité est établie, montrer l’échéance dépassée et produire une demande chiffrée. Le bailleur doit répondre par des documents comptables lisibles.
La décision du tribunal judiciaire de Strasbourg montre que le dépôt peut être entièrement absorbé lorsque les charges restant dues sont supérieures et dûment prouvées (TJ Strasbourg, 16 mai 2025, n° 25/00096). À l’inverse, le jugement de Bobigny montre qu’un libellé incompréhensible, sans pièces, ne permet pas une imputation valable (TJ Bobigny, 17 janvier 2025, n° 24/03109). Ces deux solutions ne se contredisent pas : elles sanctionnent la qualité de la preuve.
Le locataire ne doit pas non plus confondre l’agence et le débiteur de la restitution. Le mandataire peut avoir commis une faute de gestion, mais le bailleur demeure tenu d’exécuter le contrat. La réclamation est donc adressée au propriétaire, avec copie au gestionnaire. Si le logement a été vendu, le nouveau bailleur est identifié par les avis d’échéance, l’acte de notification ou les informations transmises lors du changement.
Une négociation immédiate reste possible. L’article 22 autorise les parties à solder amiablement l’ensemble des comptes sans attendre l’approbation définitive. Un accord utile fixe le montant abandonné ou versé, précise qu’il règle la période considérée et indique la date de paiement. Une simple promesse téléphonique ne ferme pas le contentieux.
Pour les bailleurs, la prévention repose sur un arrêté provisoire compréhensible, une restitution immédiate de la fraction non contestée et un rappel dès que l’assemblée approuve les comptes. Pour les locataires, elle repose sur la remise formalisée des clés, la communication de la nouvelle adresse et la conservation des pièces. Le cabinet intervient dans les contentieux du bail d’habitation et peut vérifier le décompte avant toute saisine.
Conclusion
Le bailleur peut conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie lorsque le logement se situe dans un immeuble collectif, que les charges sont réglées par provisions et que les comptes de l’immeuble ne sont pas encore arrêtés. La retenue doit être justifiée. Elle ne vaut ni autorisation de garder tout le dépôt, ni forfait acquis au propriétaire. Les 80 % non contestés restent soumis au délai d’un ou deux mois après la remise des clés.
Après l’approbation définitive des comptes, le propriétaire dispose d’un mois pour établir la régularisation et rendre le solde. Le locataire vérifie alors la période, les provisions déjà payées, la nature récupérable des dépenses, la clé de répartition et les justificatifs. En cas de retard, la majoration peut atteindre 10 % du loyer mensuel hors charges par période mensuelle commencée, sous réserve du bon point de départ et de la communication de la nouvelle adresse.
La prochaine action dépend donc d’un document : le procès-verbal d’approbation des comptes ou, s’il n’existe pas encore, l’arrêté provisoire ayant fondé la retenue. Une mise en demeure chiffrée permet ensuite de demander les pièces, le solde et la majoration. Le juge tranche sur la preuve comptable, pas sur le seul pourcentage annoncé par l’agence.
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