I. Le cadre légal de l’imputation et de la régularisation des charges locatives, entre inventaire limitatif et obligation d’information annuelle
A. L’inventaire limitatif des charges, pierre angulaire de l’imputation au preneur
La répartition des charges locatives dans le bail commercial obéit à un régime impératif qui a été profondément refondu par la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014, dite loi Pinel, dont l’article 21 a introduit dans le code de commerce une section spécifique relative à l’état des lieux, aux charges locatives et aux impôts. L’article L. 145-40-2 du code de commerce dispose que tout contrat de location comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail, comportant l’indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire. Cette exigence marque une rupture avec le droit antérieur dans lequel la liberté contractuelle prévalait, sous le seul contrôle ponctuel du juge, pour y substituer un mécanisme formalisé garantissant la lisibilité, la transparence et la prévisibilité des charges supportées par le preneur dès la conclusion du bail. L’absence d’un inventaire conforme aux prescriptions légales expose le bailleur à une sanction redoutable : la clause de charges est alors réputée non écrite, en application de l’article L. 145-15 du même code qui frappe d’inefficacité toute stipulation ayant pour effet de faire échec aux dispositions d’ordre public du statut des baux commerciaux. La cour d’appel de Versailles a ainsi jugé que l’absence d’inventaire annexé au bail privait celui-ci d’un inventaire régulier au sens de l’article L. 145-40-2, quand bien même le contrat contenait une clause prévoyant le remboursement de certaines charges par le preneur ; une telle stipulation, qui contourne l’exigence d’inventaire posée par un texte d’ordre public, a pour effet d’y faire échec et doit, en conséquence, être réputée non écrite. L’inventaire ne constitue donc plus une simple clause informative ou accessoire, mais le support juridique exclusif de l’imputation des charges au preneur, dont le caractère limitatif a été rappelé avec une particulière rigueur par la jurisprudence récente.
Le décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014, codifié aux articles R. 145-35 et suivants du code de commerce, est venu préciser les catégories de dépenses qui ne peuvent en aucun cas être imputées au locataire. Sont ainsi expressément exclues les grosses réparations mentionnées à l’article 606 du code civil ainsi que les honoraires liés à leur réalisation, les dépenses relatives aux travaux de mise en conformité avec la réglementation lorsqu’ils relèvent des grosses réparations, les impôts dont le redevable légal est le bailleur à l’exception de la taxe foncière et des taxes additionnelles, les honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers, et, dans les ensembles immobiliers, les charges afférentes aux locaux vacants ou imputables à d’autres locataires. Le texte précise en outre que ne sont pas comprises dans les dépenses relatives aux grosses réparations et aux travaux de mise en conformité celles se rapportant à des travaux d’embellissement dont le montant excède le coût du remplacement à l’identique, introduisant ainsi une distinction subtile entre l’entretien somptuaire et la conservation de l’immeuble. Cette énumération impérative trace une frontière intangible entre les charges structurelles, qui relèvent par nature de la responsabilité du propriétaire, et les charges d’exploitation, qui peuvent être conventionnellement transférées au preneur dans le respect des conditions posées par l’article L. 145-40-2. L’inventaire limitatif et l’énumération réglementaire des charges non imputables constituent ainsi les deux piliers d’un édifice normatif destiné à protéger le preneur contre les transferts indifférenciés de charges, édifice dont la Cour de cassation assure la pleine effectivité par un contrôle rigoureux de la qualification des dépenses.
B. L’obligation d’information annuelle et la régularisation des comptes de charges
Au-delà de l’inventaire contractuel initial, le législateur a imposé au bailleur une obligation d’information continue en cours d’exécution du bail. L’article R. 145-36 du code de commerce prévoit ainsi que l’état récapitulatif annuel mentionné au premier alinéa de l’article L. 145-40-2, qui inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges, est communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi. Lorsque l’immeuble est soumis au statut de la copropriété, ce délai est aménagé : la communication doit alors intervenir dans les trois mois de la reddition des charges de copropriété sur l’exercice annuel. Le même texte précise que le bailleur communique au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci.
Cette obligation d’information répond à une double finalité. D’une part, elle assure la transparence de la relation contractuelle en permettant au locataire d’identifier de manière précise les dépenses effectivement exposées par le bailleur et imputées à son exploitation. D’autre part, elle constitue le support indispensable du mécanisme de provisions sur charges, en garantissant que les sommes versées à titre provisionnel soient, dans un délai raisonnable, confrontées aux dépenses réelles. Les provisions sur charges s’analysent en effet comme de simples avances consenties par le preneur, dont la perception par le bailleur n’est légitime qu’à la condition d’être suivie d’une régularisation permettant de vérifier la conformité des sommes appelées avec les dépenses effectivement exposées. La Cour de cassation a rappelé ce principe en jugeant que le bailleur doit impérativement « justifier de l’existence et du montant » des charges imputées pour en obtenir le remboursement, formulation reprise à l’identique dans chacun des deux arrêts du 29 janvier 2026. À défaut de régularisation, les provisions demeurent dépourvues de cause, ce qui justifie leur remboursement, ainsi que la Cour de cassation a eu l’occasion de l’affirmer dès un arrêt du 18 janvier 2018 (Cass. 3e civ., 18 janv. 2018, n° 17-10.552). Le même arrêt précise que « l’état récapitulatif annuel, qui inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges, est communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi », consacrant ainsi une obligation temporellement définie dont seul le contenu prête à discussion quant à sa sanction.
Le dispositif légal présente toutefois une lacune que la pratique contentieuse n’a pas tardé à révéler. Si les textes fixent avec précision le contenu et les délais de l’obligation d’information du bailleur, ils demeurent silencieux sur les sanctions attachées à l’inexécution ou à l’exécution tardive de cette obligation. L’article R. 145-36 impose une communication dans un délai déterminé, mais ne prévoit aucune sanction expresse en cas de dépassement. Cette absence de sanction légale explicite a nourri un contentieux abondant devant les juridictions du fond, partagées entre la tentation d’une déchéance automatique, fondée sur le caractère impératif des textes, et une approche plus pragmatique, subordonnant la sanction à la démonstration d’un préjudice effectif pour le preneur. C’est dans ce contexte d’incertitude jurisprudentielle que la troisième chambre civile de la Cour de cassation a rendu, le même jour, deux arrêts publiés au Bulletin qui viennent ensemble clarifier l’articulation entre l’obligation de transmission des justificatifs et les conséquences de la tardiveté de la régularisation. Ces deux décisions, rendues en formation de section et assorties d’une publicité maximale, témoignent de la volonté de la Haute juridiction de fixer une ligne jurisprudentielle stable et prévisible dans un domaine jusqu’alors marqué par des solutions divergentes.
II. La construction prétorienne de la sanction du manquement aux obligations d’information du bailleur : entre transmission effective et absence de déchéance automatique
A. L’obligation de transmission effective des justificatifs : l’adressage au locataire exclut la simple mise à disposition
Par un premier arrêt du 29 janvier 2026 (Cass. 3e civ., 29 janv. 2026, n° 24-14.982, Publié au Bulletin), la troisième chambre civile apporte une précision déterminante sur la nature de l’obligation de communication des justificatifs qui pèse sur le bailleur. Dans cette affaire, une société civile immobilière avait donné à bail commercial des locaux à usage de bureaux et sollicitait le paiement de charges locatives. La locataire contestait le commandement de payer et réclamait la restitution des provisions versées. Les juges du fond avaient retenu que la bailleresse avait satisfait à son obligation de communication en mettant les factures à disposition de la locataire. La Cour de cassation censure cette analyse au visa des articles 1134 et 1353 du code civil, ensemble les articles L. 145-40-2 et R. 145-36 du code de commerce.
L’attendu de principe énonce que le bailleur doit, « pour conserver les sommes versées au titre des provisions sur charges par le locataire ou pour obtenir le paiement de charges, justifier de l’existence et du montant de celles-ci », et qu’il doit, « pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, les adresser au locataire qui lui en fait la demande sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition ». La Cour de cassation précise en outre, en rejetant les griefs non fondés du pourvoi, que « le bailleur doit, pour conserver les sommes versées au titre des provisions sur charges par le locataire ou pour obtenir le paiement de charges, justifier de l’existence et du montant de celles-ci », consacrant ainsi le lien indissociable entre la charge probatoire et le droit de rétention des provisions. La portée de cette solution est double. En premier lieu, l’arrêt consacre une obligation probatoire rigoureuse, placée sous l’empire de l’article 1353 du code civil aux termes duquel « celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver » : il incombe au bailleur qui réclame l’exécution d’une obligation d’en rapporter la preuve, ce qui implique qu’il démontre non seulement l’existence des charges mais également leur montant précis. En second lieu, et c’est là l’apport le plus novateur de la décision, la Cour de cassation impose au bailleur une obligation de transmission active : il ne peut se contenter de tenir les justificatifs à la disposition du locataire, par exemple en les conservant dans ses archives ou en les consultant sur place, mais doit procéder à leur envoi effectif. La formule est sans équivoque et ferme la porte aux pratiques dilatoires consistant à rendre matériellement difficile, pour le preneur, l’accès aux documents justifiant les sommes qui lui sont réclamées.
Cette exigence s’articule avec le principe plus général, dégagé antérieurement par la jurisprudence, selon lequel l’absence totale de régularisation des charges prive de fondement juridique les appels de provisions et justifie la restitution des sommes versées par le preneur. La Cour de cassation avait en effet jugé, dans un arrêt du 17 février 2022, que le bailleur qui ne procède à aucune régularisation annuelle des charges ne peut conserver les provisions perçues, dès lors que ces sommes, privées du contrôle de leur adéquation avec les dépenses réelles, demeurent sans cause (Cass. 3e civ., 17 fév. 2022, n° 20-23.303). L’arrêt du 29 janvier 2026 prolonge et renforce cette construction en imposant que, même lorsque le bailleur entend procéder à une régularisation, il doit transmettre activement les pièces justificatives au preneur qui en fait la demande, sous peine de ne pouvoir établir le bien-fondé de sa créance de charges. La simple passivité dans la communication des justificatifs est ainsi assimilée à une carence probatoire susceptible de faire obstacle au recouvrement des charges.
B. L’absence de déchéance automatique en cas de régularisation tardive : la justification des charges devant le juge préserve le droit du bailleur de conserver les provisions
Le second arrêt rendu le même jour (Cass. 3e civ., 29 janv. 2026, n° 24-16.270, Publié au Bulletin) opère une distinction fondamentale entre l’absence de régularisation, sanctionnée par la restitution, et la régularisation tardive, dont les effets appellent une analyse distincte. En l’espèce, un bail commercial avait été renouvelé à compter du 2 mars 2017 et la locataire avait assigné la bailleresse en remboursement des provisions sur charges versées pour les années 2016 à 2020, au motif que l’état récapitulatif annuel et les justificatifs n’avaient été transmis que le 16 juillet 2021, soit postérieurement aux délais légal et contractuel. La locataire soutenait que cette tardiveté devait automatiquement entraîner la restitution des provisions.
La troisième chambre civile rejette le pourvoi et consacre, par un attendu d’une portée normative explicite, le principe suivant : « Le bailleur qui n’a pas communiqué, dans le délai fixé par l’article R. 145-36 du code de commerce ou dans le délai prévu au contrat, l’état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes, n’est pas tenu de restituer les provisions versées s’il justifie, le cas échéant devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles. » La Cour approuve ainsi les juges du fond d’avoir constaté que, nonobstant la tardiveté de la régularisation, la bailleresse justifiait, à hauteur d’appel, du montant des charges exposées pour les années litigieuses, et d’en avoir exactement déduit le rejet de la demande de remboursement intégral des provisions.
La solution dégagée par la Cour de cassation repose sur une analyse rigoureuse de l’économie des textes applicables. L’article R. 145-36 fixe un délai impératif de communication, mais ne prévoit pas de sanction attachée à son dépassement, et notamment aucune déchéance automatique du droit du bailleur de réclamer les charges. La cour d’appel de Caen avait d’ailleurs retenu que la régularisation tardive, bien que « postérieure à la date limite fixée par l’article R. 145-36 du code de commerce », n’affectait pas l’exigibilité des charges « dans la mesure où celles-ci étaient justifiées par les documents versés aux débats et que ni leur principe ni leur montant n’étaient discutés ». La Cour de cassation approuve cette analyse. Par ailleurs, la sanction de droit commun des dispositions d’ordre public du statut des baux commerciaux est celle du réputé non écrit, prévue par l’article L. 145-15 du code de commerce, laquelle suppose l’existence d’une clause, stipulation ou arrangement ayant pour effet de faire échec au texte. Le simple retard dans la communication de l’état récapitulatif ne saurait être qualifié d’arrangement au sens de cette disposition. Dès lors, en l’absence de sanction légale expresse, il n’y a pas lieu d’attacher au dépassement du délai une conséquence aussi radicale que la restitution automatique des provisions, lorsque le bailleur établit, fût-ce devant le juge, la réalité et le montant des charges dont il demande le remboursement.
Cette solution s’inscrit dans la continuité de la jurisprudence antérieure. La Cour de cassation avait déjà jugé, dès 2018, que lorsque le bail prévoit une régularisation et que les justificatifs sont produits en cours d’instance, dans le délai de prescription de l’action en paiement des charges, le retard de production n’ouvre pas droit à remboursement des provisions (Cass. 3e civ., 18 janv. 2018, n° 17-10.552). L’arrêt du 29 janvier 2026 élève cette solution au rang de principe et en précise la portée en la rattachant expressément au cadre légal des articles L. 145-40-2 et R. 145-36 du code de commerce. La décision opère ainsi une synthèse entre la protection du preneur, garantie par l’exigence de justification des charges, et l’absence de sanction disproportionnée, dès lors que le bailleur démontre la réalité de sa créance. Il en résulte, sur le plan processuel, une inversion de la charge de la preuve qui pèse désormais exclusivement sur le bailleur : c’est à lui, et à lui seul, qu’il incombe d’établir, y compris en cause d’appel, que les sommes dont il demande le paiement correspondent à des dépenses réelles, conformes à l’inventaire contractuel et non comprises dans les catégories exclues par l’article R. 145-35.
En pratique, la distinction entre absence de régularisation et régularisation tardive structure désormais le contentieux des charges locatives. L’absence totale de régularisation, qui se caractérise par l’inexistence de tout état récapitulatif annuel ou de toute justification des dépenses, prive les provisions sur charges de leur fondement juridique et en commande la restitution intégrale au preneur, sans qu’il soit besoin pour celui-ci de démontrer un préjudice distinct. La régularisation tardive, en revanche, constitue certes un manquement à l’obligation d’information du bailleur, mais ce manquement ne se transforme pas en déchéance automatique de son droit de conserver les provisions, dès lors qu’il parvient à rapporter, fût-ce devant le juge et après l’expiration des délais légaux et contractuels, la preuve de l’existence et du montant des charges effectivement exposées. Cette construction jurisprudentielle, en ce qu’elle fait prévaloir la réalité de la créance sur le formalisme de sa communication, témoigne de la volonté de la Cour de cassation de sanctionner la fraude et la négligence grave sans pour autant anéantir des droits substantiels au seul motif d’un retard procédural.
La mise en regard des deux arrêts du 29 janvier 2026 révèle la cohérence d’ensemble de la construction prétorienne. L’arrêt n° 24-14.982 impose au bailleur une obligation positive de transmission effective des justificatifs, dont la violation est susceptible d’entraîner le rejet de sa demande en paiement des charges, faute pour lui d’en rapporter la preuve dans les formes requises. Il énonce que le bailleur doit impérativement « justifier de l’existence et du montant » des charges et « les adresser au locataire qui lui en fait la demande ». L’arrêt n° 24-16.270 écarte, quant à lui, toute automaticité de la sanction et rappelle que le seul dépassement du délai de communication ne suffit pas à priver le bailleur de son droit de conserver les provisions, pour autant qu’il établisse, même en cours d’instance, la réalité et le montant des charges exigibles. Ces deux solutions ne sont pas contradictoires mais complémentaires : la première définit le standard de l’obligation de communication, la seconde en délimite la sanction.
Par ailleurs, la Cour de cassation a également précisé, dans une série d’arrêts rendus en 2025, que la clause du bail qui transfère au preneur la charge de dépenses non comprises dans l’inventaire limitatif prévu par l’article L. 145-40-2 encourt la sanction du réputé non écrit, sans qu’il soit besoin pour le locataire de démontrer l’existence d’un préjudice (Cass. 3e civ., 19 juin 2025, n° 23-18.853, Publié au Bulletin). La Cour y rappelle que « tout contrat de location comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail, comportant l’indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire » et que cet inventaire « donne lieu à un état récapitulatif annuel adressé par le bailleur au locataire dans un délai fixé par voie réglementaire ». Cette solution, qui s’applique indépendamment de toute régularisation ultérieure, consolide le rôle central de l’inventaire contractuel comme condition de validité de l’imputation des charges au preneur. En conséquence, le bailleur ne peut ni contourner l’exigence d’inventaire par des stipulations indirectes, ni régulariser a posteriori une clause de charges qui serait, dès l’origine, contraire aux prescriptions impératives de l’article L. 145-40-2, dont la lettre même exclut toute faculté de validation rétroactive.
Conclusion
Les deux arrêts publiés de la troisième chambre civile du 29 janvier 2026 apportent une clarification bienvenue dans le contentieux des charges locatives du bail commercial, en distinguant nettement l’obligation de transmission effective des justificatifs, dont la violation expose le bailleur à une carence probatoire dirimante, de la tardiveté de la régularisation annuelle, qui n’emporte pas à elle seule la restitution des provisions. Cette construction jurisprudentielle, qui s’adosse au cadre légal impératif issu de la loi Pinel codifié aux articles L. 145-40-2 et R. 145-35 à R. 145-36 du code de commerce, invite les praticiens à une double vigilance. D’une part, le bailleur doit impérativement satisfaire à son obligation de communication en adressant effectivement au preneur les justificatifs sollicités, sans pouvoir se réfugier derrière une simple mise à disposition documentaire. D’autre part, le preneur ne saurait fonder son action en restitution des provisions sur la seule tardiveté de la régularisation, si le bailleur parvient à établir, fût-ce en cours d’instance, l’existence et le montant des charges effectivement exposées. Cet équilibre, qui concilie la protection du preneur et la sécurité juridique du bailleur, témoigne de la volonté de la Cour de cassation de faire prévaloir une approche substantielle du contentieux des charges sur une approche exclusivement formelle, et s’inscrit dans le mouvement plus large de rationalisation du droit des baux commerciaux engagé par la loi de simplification de la vie économique du 26 mai 2026.
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