L’obligation de communication des justificatifs de charges dans le bail commercial : la troisième chambre civile impose une transmission effective au bailleur
I. L’obligation de transmission effective comme standard de la reddition des charges locatives
A. Le rejet de la simple mise à disposition passive des justificatifs
La troisième chambre civile de la Cour de cassation a apporté, par deux arrêts rendus le 29 janvier 2026, des précisions déterminantes sur l’étendue de l’obligation de justification des charges locatives qui pèse sur le bailleur commercial. Le premier de ces arrêts, promis à la publication au Bulletin, énonce de manière explicite que « le bailleur doit, pour conserver les sommes versées au titre des provisions sur charges par le locataire ou pour obtenir le paiement de charges, justifier de l’existence et du montant de celles-ci » Cass. 3e civ., 29 janv. 2026, nº 24-14.982, Publié au Bulletin. La Haute juridiction ajoute immédiatement que le bailleur « doit, pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, les adresser au locataire qui lui en fait la demande sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition ». Cette formulation en deux temps érige un standard exigeant, qui rompt avec une pratique jusqu’alors largement répandue consistant pour le bailleur à se contenter de rendre les pièces consultables sans les transmettre activement au preneur. Elle s’appuie sur le principe général énoncé à l’article 1353 du code civil selon lequel « celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver » article 1353 du code civil, principe que la Cour avait déjà rappelé, en matière de charges locatives, dans un arrêt du 30 mai 2024 ayant jugé que le bailleur doit établir la preuve de sa créance en démontrant l’existence et le montant des charges réclamées Cass. 3e civ., 30 mai 2024, nº 22-16.447, Publié au Bulletin.
Dans l’espèce ayant donné lieu au pourvoi nº 24-14.982, la société bailleresse avait délivré un commandement de payer des charges visant la clause résolutoire insérée au bail commercial consenti à une société d’exercice libéral, puis entendait se prévaloir de ce que les factures avaient été mises à disposition de la locataire. La cour d’appel de Versailles avait validé cette position, estimant que la bailleresse avait satisfait à son obligation en produisant les courriers de reddition listant poste par poste les dépenses et en tenant les factures à disposition. La Cour de cassation censure cet arrêt au visa combiné des articles 1134 du code civil, dans sa rédaction antérieure à l’ordonnance du 10 février 2016, 1353 du même code, et L. 145-40-2 et R. 145-36 du code de commerce article L. 145-40-2 du code de commerce. L’article 1134, repris à l’article 1103 du code civil issu de la réforme du droit des obligations article 1103 du code civil, dispose que les conventions légalement formées tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faites. Or, en statuant ainsi, la cour d’appel avait inversé la charge probatoire et méconnu la nature active de l’obligation de communication imposée au bailleur par les textes précités.
La portée de cette exigence se mesure à l’aune de l’articulation entre les dispositions du code de commerce et les principes généraux de la preuve. L’article L. 145-40-2 du code de commerce, issu de la loi nº 2014-626 du 18 juin 2014 relative à l’artisanat, au commerce et aux très petites entreprises, impose que tout contrat de location comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail, avec l’indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire. Cet inventaire donne lieu à un état récapitulatif annuel adressé par le bailleur au preneur dans un délai fixé par voie réglementaire. L’article R. 145-36 du même code précise que cet état récapitulatif, incluant la liquidation et la régularisation des comptes de charges, doit être communiqué au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi, et que « le bailleur communique au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci » article R. 145-36 du code de commerce. Le verbe « communiquer », employé par le pouvoir réglementaire, emporte une obligation de transmission effective et non une simple faculté de consultation. En conséquence, la cour d’appel, en se bornant à constater que les factures avaient été « mises à disposition », avait violé ces textes en ne recherchant pas si la bailleresse les avait effectivement adressées à la locataire.
À cet égard, la solution retenue par la Cour de cassation s’inscrit dans une tendance jurisprudentielle plus large visant à renforcer la position du preneur face à un déséquilibre informationnel structurel. Le preneur, qui n’a pas accès aux documents comptables du bailleur ni aux décisions de l’assemblée générale des copropriétaires, se trouve en effet dans l’impossibilité pratique de vérifier l’exactitude des sommes qui lui sont réclamées si le bailleur ne lui transmet pas spontanément les pièces justificatives. La simple mise à disposition, qu’elle intervienne sur une plateforme numérique, dans un espace en ligne ou par consultation sur place, ne permet pas au locataire d’exercer utilement son droit de contrôle, faute de disposer matériellement des documents. Par ailleurs, l’obligation de communication pèse sur le bailleur indépendamment de toute stipulation contractuelle contraire, le caractère d’ordre public du statut des baux commerciaux interdisant aux parties d’y déroger par convention.
B. La portée de la sanction : entre restitution des provisions et preuve judiciaire
Le second arrêt rendu le même jour vient préciser la sanction encourue par le bailleur qui ne respecte pas le délai de communication de l’état récapitulatif annuel. Dans l’affaire ayant donné lieu au pourvoi nº 24-16.270, une société locataire réclamait le remboursement intégral des provisions sur charges versées pour les années 2016 à 2020, au motif que la bailleresse n’avait transmis les états de dépenses et les factures de régularisation que le 16 juillet 2021, après mise en demeure, soit postérieurement au délai légal du 30 septembre de l’année suivante. La Cour de cassation rejette le pourvoi et pose une règle équilibrée : « Le bailleur qui n’a pas communiqué, dans le délai fixé par l’article R. 145-36 du code de commerce ou dans le délai prévu au contrat, l’état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes, n’est pas tenu de restituer les provisions versées s’il justifie, le cas échéant devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles » Cass. 3e civ., 29 janv. 2026, nº 24-16.270, Publié au Bulletin. Dès lors, la tardiveté de la régularisation n’emporte pas automatiquement l’obligation de restituer les provisions, à condition que le bailleur rapporte la preuve des charges devant le juge.
Cette solution tempère la rigueur du principe affirmé dans l’arrêt nº 24-14.982 en évitant que le formalisme de la reddition des charges ne conduise à un enrichissement sans cause du locataire. Le bailleur conserve la faculté de justifier, même au cours de la procédure judiciaire, de l’existence et du montant des charges dont il réclame le paiement ou dont il entend conserver le montant provisionné. La cour d’appel de Caen avait constaté que, nonobstant la tardiveté de la régularisation, postérieure aux délais contractuel et légal, la bailleresse justifiait, à hauteur d’appel, du montant des charges exposées pour les années litigieuses. La Cour de cassation approuve ce raisonnement et en déduit que la demande de remboursement intégral des provisions devait être rejetée. L’économie de cette solution est limpide : la sanction du retard est distincte de celle du défaut de preuve, et le bailleur peut toujours régulariser sa situation probatoire devant le juge du fond, y compris en cause d’appel.
En conséquence, la troisième chambre civile élabore un régime dual de l’obligation de justification des charges. D’une part, le bailleur doit transmettre activement les justificatifs au preneur qui en fait la demande, sans pouvoir se borner à les mettre à sa disposition, et cette obligation conditionne le droit de conserver les provisions ou d’obtenir le paiement des charges. D’autre part, le non-respect du délai de communication n’entraîne pas de plein droit la restitution des provisions, le bailleur conservant la possibilité de rapporter la preuve des charges exigibles devant le juge. Cette construction prétorienne, qui combine un renforcement substantiel de l’obligation de communication et une souplesse procédurale dans l’administration de la preuve, manifeste la volonté de la Cour de cassation d’assurer un équilibre entre la protection du preneur et la préservation des droits du bailleur.
Par ailleurs, il importe de relever que ces deux arrêts ont été rendus en formation de section, sous la présidence de Madame Teiller, et que le pourvoi nº 24-14.982 a été accueilli sur le rapport de Madame Aldigé, conseillère référendaire, après débats en audience publique du 2 décembre 2025. La publication au Bulletin confère à ces décisions une autorité jurisprudentielle renforcée, qui s’impose à l’ensemble des juridictions du fond. Cette solennité procédurale témoigne de l’importance que la Haute juridiction attache à la question de la reddition des charges dans les baux commerciaux, contentieux récurrent qui nourrit un volume considérable de litiges devant les tribunaux judiciaires. Le poids économique de ces questions est en effet considérable : les charges locatives peuvent représenter une part substantielle du coût d’occupation des locaux commerciaux, et l’incertitude quant à leur justification est source d’insécurité juridique pour les deux parties au contrat de bail.
II. L’ancrage de l’obligation de justification dans l’économie générale des obligations du bailleur commercial
A. L’obligation continue de délivrance comme fondement de la transparence des charges
Les arrêts du 29 janvier 2026 ne sauraient être lus isolément, car ils s’articulent avec un mouvement jurisprudentiel plus ample qui consolide les obligations pesant sur le bailleur commercial. La troisième chambre civile a, par un arrêt du 5 mars 2026, également publié au Bulletin, posé avec une netteté particulière le principe selon lequel « cette obligation continue du bailleur est exigible pendant toute la durée du bail » Cass. 3e civ., 5 mars 2026, nº 24-19.292, Publié au Bulletin. Cette décision, qui a censuré un arrêt de la cour d’appel de Rennes ayant déclaré prescrite l’action de locataires en délivrance d’une cour de l’immeuble, consacre la nature continue de l’obligation de délivrance et en déduit des conséquences procédurales majeures quant à la prescription de l’action en exécution forcée.
La Cour de cassation y énonce que « le locataire est recevable, d’une part, à poursuivre l’exécution forcée en nature de l’obligation de délivrance tant que le manquement perdure, d’autre part, à obtenir la réparation des conséquences dommageables de cette inexécution sur une période de cinq ans précédant sa demande en justice ». Cette formulation, qui s’appuie sur les articles 1709 article 1709 du code civil, 1719 article 1719 du code civil et 2224 du code civil article 2224 du code civil, a pour effet de neutraliser toute tentative du bailleur de se prévaloir de la prescription quinquennale pour échapper à son obligation de délivrance dès lors que le manquement persiste à la date de la demande en justice. Or, le lien entre cette jurisprudence et celle relative aux charges locatives est direct : l’obligation de délivrance ne se réduit pas à la remise matérielle des lieux, mais englobe l’obligation de permettre au preneur d’exercer effectivement l’activité prévue au bail dans des conditions conformes à la destination contractuelle, ce qui suppose une transparence sur les charges qui conditionnent le coût de cette occupation.
La continuité de l’obligation de délivrance a été réaffirmée de manière éclatante par un arrêt antérieur du 10 avril 2025, aux termes duquel la Cour de cassation énonce que « sauf stipulation expresse contraire, le bailleur doit réaliser les travaux de mise en conformité des locaux loués aux normes de sécurité-incendie qu’exige l’exercice de l’activité du locataire prévue au bail » Cass. 3e civ., 10 avril 2025, nº 23-14.099. Cette décision, qui a censuré un arrêt de la cour d’appel de Basse-Terre ayant imputé au preneur la charge de travaux de mise aux normes sans constater l’existence d’une stipulation expresse en ce sens, illustre la rigueur avec laquelle la troisième chambre civile contrôle le respect par le bailleur de son obligation de délivrance conforme. La solution est transposable au contentieux des charges : de même que le bailleur ne peut transférer au preneur le coût des travaux de mise en conformité sans clause expresse, il ne peut réclamer le paiement de charges sans en justifier l’existence et le montant par une communication effective des documents comptables.
À cet égard, l’arrêt du 5 mars 2026 apporte une contribution décisive en consacrant la notion d’obligation continue de délivrance. La cour d’appel de Rennes avait retenu que les locataires, ayant eu connaissance dès la signature de l’avenant au bail en 2003 de la configuration de la cour litigieuse, étaient prescrits dans leur action introduite en 2019. La Cour de cassation écarte ce raisonnement en rappelant que « le manquement invoqué persistait à la date de la demande en justice », ce qui interdisait de faire courir le délai de prescription à compter de la date de conclusion du contrat. Ce faisant, la Haute juridiction consacre une conception dynamique de l’obligation de délivrance, qui s’exécute jour après jour et dont l’inexécution se renouvelle tant qu’elle n’est pas corrigée. Cette approche a des implications pratiques considérables pour le contentieux des charges, car elle signifie que le preneur peut à tout moment réclamer la justification des charges qui lui sont imputées, sans se voir opposer une quelconque prescription de son droit à l’information.
B. Les conséquences pratiques sur la gestion du contentieux locatif commercial
La convergence des arrêts de janvier et mars 2026 dessine un nouveau cadre contentieux qui modifie substantiellement l’équilibre procédural entre bailleur et preneur en matière de charges locatives. D’une part, le bailleur ne peut plus invoquer une prétendue mise à disposition des justificatifs pour échapper à son obligation de prouver l’existence et le montant des charges ; il doit désormais adresser les documents au preneur qui en fait la demande. D’autre part, le preneur ne peut plus se prévaloir du seul dépassement du délai de communication pour obtenir la restitution intégrale des provisions, car le bailleur conserve la faculté de régulariser sa situation probatoire devant le juge. Ce double mouvement, qui renforce l’obligation substantielle tout en assouplissant la sanction procédurale, vise à recentrer le contentieux sur le fond du litige plutôt que sur les formalités de la reddition.
Par ailleurs, la loi nº 2026-403 du 26 mai 2026 de simplification de la vie économique loi nº 2026-403 du 26 mai 2026, qui procède à une réforme d’ampleur du statut des baux commerciaux, comporte des dispositions qui ne sont pas sans incidence sur la matière des charges locatives. Sans entrer dans le détail d’un texte qui fera l’objet d’analyses approfondies par la doctrine, il convient de relever que la réforme consolide le droit du preneur à l’information sur les charges et renforce l’encadrement des clauses relatives à leur répartition. L’esprit général de la loi du 26 mai 2026, qui tend à rééquilibrer les relations entre bailleurs et preneurs, entre en résonance avec la jurisprudence de la troisième chambre civile qui, par les arrêts commentés, impose au bailleur une obligation de transparence active. Ce mouvement législatif et jurisprudentiel convergent témoigne d’une prise de conscience de la nécessité de moraliser les pratiques en matière de charges locatives commerciales.
En pratique, les arrêts du 29 janvier 2026 imposent aux bailleurs une modification de leurs processus internes de gestion locative. Il ne suffit plus d’archiver les factures et de les tenir à disposition en cas de contestation ; le bailleur doit désormais, dès qu’une demande lui est adressée par le preneur, transmettre activement l’intégralité des pièces justificatives. Cette obligation ne se limite pas aux seules factures de charges de copropriété ou de fournisseurs : elle s’étend à « tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés au locataire », selon la formule de l’article R. 145-36 du code de commerce. Le bailleur doit donc être en mesure de produire, pour chaque poste de charges, un document établissant de manière incontestable l’existence et le montant de la dépense, ainsi que la quote-part imputable au preneur en fonction de la surface occupée.
Les conséquences de cette obligation renforcée se manifestent avec une acuité particulière dans le contexte de la clause résolutoire et de l’exception d’inexécution. Depuis un arrêt remarqué du 5 mars 2026, la troisième chambre civile admet que le preneur puisse opposer l’exception d’inexécution à un commandement de payer visant la clause résolutoire, sans être tenu de respecter le délai d’un mois prévu par l’article L. 145-41 du code de commerce article L. 145-41 du code de commerce, lorsque le manquement du bailleur à ses propres obligations est suffisamment grave Cass. 3e civ., 5 mars 2026, nº 24-15.820, Publié au Bulletin. Or, le défaut de transmission des justificatifs de charges peut précisément constituer un tel manquement, de nature à priver le bailleur de la faculté de se prévaloir de la clause résolutoire pour inexécution du preneur. En conséquence, le bailleur qui entend délivrer un commandement de payer des charges doit s’assurer au préalable qu’il est en mesure de justifier de l’existence et du montant des sommes réclamées, faute de quoi il s’expose à voir le commandement jugé dépourvu de fondement.
Dès lors, l’office du juge dans le contentieux des charges locatives s’en trouve reconfiguré. Le juge du fond ne peut plus se contenter de constater que le bailleur a produit des courriers de reddition ou mis des factures à disposition ; il doit vérifier que les justificatifs ont été effectivement adressés au preneur qui en a fait la demande, et contrôler que le bailleur démontre l’existence et le montant de chaque poste de charges contesté. Cette obligation de vérification renforcée, qui découle directement des visas de l’arrêt du 29 janvier 2026, transforme le rôle du juge en matière de reddition des charges : d’arbitre des formalités, il devient le garant de la réalité comptable des sommes réclamées. Cette évolution est d’autant plus significative que la Cour de cassation a précisé, dans l’arrêt nº 24-16.270, que la charge de la preuve repose intégralement sur le bailleur, y compris lorsque la régularisation intervient en cours de procédure.
En définitive, les deux arrêts du 29 janvier 2026, combinés à la jurisprudence du 5 mars 2026 sur l’obligation continue de délivrance et à la réforme législative du 26 mai 2026, dessinent les contours d’un statut protecteur renforcé du preneur à bail commercial en matière de charges locatives. La troisième chambre civile de la Cour de cassation, par ces décisions publiées au Bulletin, a entendu mettre un terme aux pratiques de mise à disposition passive des justificatifs qui privaient le locataire de la possibilité effective de contrôler les sommes mises à sa charge. Par ailleurs, en n’assortissant pas le dépassement du délai de communication d’une sanction automatique de restitution des provisions, elle préserve la substance du droit du bailleur tout en l’incitant à une diligence accrue dans la reddition des comptes. Cette construction équilibrée, qui concilie l’exigence de transparence et la préservation des droits substantiels, constitue un apport majeur à la théorie générale des obligations du bailleur commercial.
Conclusion
Les arrêts rendus par la troisième chambre civile le 29 janvier 2026 clarifient de manière décisive l’étendue de l’obligation de justification des charges locatives dans le bail commercial, en substituant à la pratique de la simple mise à disposition des documents une exigence de transmission effective au preneur qui en fait la demande. Cette construction prétorienne, qui s’articule avec le principe de l’obligation continue de délivrance consacré par l’arrêt du 5 mars 2026 et avec la réforme du statut des baux commerciaux opérée par la loi du 26 mai 2026, renforce substantiellement la position du locataire face à un déséquilibre informationnel qui caractérisait jusqu’alors le contentieux des charges. L’équilibre ainsi instauré, qui tempère la rigueur de l’obligation de communication par la faculté laissée au bailleur de rapporter la preuve des charges devant le juge, manifeste la volonté de la Cour de cassation de promouvoir une gestion loyale et transparente de la relation locative commerciale, tout en préservant l’efficacité du recouvrement des sommes légitimement dues.
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