Chaque année, des milliers de locataires d’appartements en copropriété reçoivent un décompte de régularisation des charges qui réserve parfois des surprises : un solde de plusieurs centaines d’euros à payer, des lignes obscures, des provisions qui semblent ne jamais correspondre aux dépenses réelles. Faut-il payer sans discuter ? Peut-on exiger de voir les factures ? Et quand le bailleur n’envoie aucun décompte, les provisions versées chaque mois sont-elles perdues ?
La réponse tient en quelques principes. Seules les charges inscrites sur une liste fixée par décret peuvent être réclamées au locataire ; tout le reste demeure à la charge du propriétaire. Quand des provisions sont versées, le bailleur doit établir chaque année une régularisation et communiquer au locataire, un mois avant, le décompte par nature de charges avec le mode de répartition. Les justificatifs doivent ensuite rester accessibles pendant six mois. À défaut de décompte, le locataire peut obtenir la restitution des provisions versées. Et lorsque la régularisation arrive avec plus d’un an de retard, le locataire qui le demande paie le solde par douzièmes.
Ces règles comportent toutefois des limites qu’il faut poser d’emblée. D’abord, elles concernent les locations d’habitation soumises à la loi du 6 juillet 1989 ; les baux commerciaux, les locations meublées de tourisme et certains logements du parc social obéissent à des régimes différents qui ne sont pas traités ici. Ensuite, les décisions de justice citées portent sur des espèces précises : elles illustrent le raisonnement des juges mais chaque litige dépend de ses pièces. Enfin, les montants chiffrés proposés en exemple sont de simples illustrations pédagogiques, pas des barèmes. Le présent article décrit la méthode de vérification et les recours ; il ne remplace pas l’examen d’un dossier concret.
Ce sujet n’est pas théorique : les questions de charges et de copropriété reviennent chaque semaine dans les recherches des internautes, et les décomptes contestés alimentent un contentieux nourri devant les juges des contentieux et de la protection. Les lignes qui suivent en tirent une méthode complète, appuyée sur les textes et sur des décisions rendues en 2025 et 2026.
I. Ce que le bailleur est en droit de réclamer
Avant de contester, il faut comprendre l’architecture du système : une liste fermée de charges récupérables, des provisions qui ne sont que des avances, et une régularisation annuelle encadrée par des délais précis.
A. Une liste fermée : seules les charges du décret sont récupérables
Le principe est posé par l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 : « les charges récupérables, sommes accessoires au loyer principal, sont exigibles sur justification en contrepartie : 1° des services rendus liés à l’usage des différents éléments de la chose louée ; 2° des dépenses d’entretien courant et des menues réparations sur les éléments d’usage commun de la chose louée ; 3° des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement » (texte de l’article 23). Le même article ajoute que « la liste de ces charges est fixée par décret en Conseil d’Etat » (texte de l’article 23).
Ce décret, c’est le décret n° 87-713 du 26 août 1987, dont l’annexe énumère limitativement les postes récupérables : ascenseurs et monte-charges, eau et chauffage collectif, entretien des parties communes et des espaces extérieurs, hygiène, équipements divers, frais de personnel de gardiennage et d’entretien, auxquels s’ajoutent les impositions limitativement visées, dont la « taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères » (annexe du décret n° 87-713). Tout ce qui ne figure pas sur cette liste reste à la charge du bailleur, même si le bail prétend le contraire : grosses réparations et remplacement d’équipements, ravalement, honoraires de gestion du syndic, frais de contentieux de la copropriété ou cotisation au fonds de travaux ne peuvent pas être reportés sur le locataire.
L’annexe entre d’ailleurs dans un grand détail : pour les ascenseurs, elle vise la visite périodique, le nettoyage et le graissage des organes mécaniques, l’examen semestriel des câbles ou le dépannage sans fourniture de pièces ; pour l’eau et le chauffage collectif, elle couvre la fourniture d’énergie quelle que soit sa nature, l’entretien courant des brûleurs et pompes, ainsi que l’ensemble des taxes et redevances liées à la consommation d’eau (annexe du décret n° 87-713). Ce niveau de précision est précieux en cas de contestation : une facture d’entretien d’ascenseur qui mentionne le remplacement d’un moteur entier ne relève pas des menues réparations listées, et une facture globale de travaux ne peut pas être ventilée au jugé entre entretien récupérable et gros œuvre non récupérable.
En copropriété, cette liste se combine avec les règles de répartition propres à l’immeuble. L’article 10 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que les copropriétaires participent aux charges des services collectifs « en fonction de l’utilité objective que ces services et éléments présentent à l’égard de chaque lot » et aux charges de conservation et d’administration « proportionnellement aux valeurs relatives des parties privatives comprises dans leurs lots » (texte de l’article 10). Concrètement, le syndic répartit les dépenses de l’immeuble entre copropriétaires selon les tantièmes et les clés de charges du règlement de copropriété, puis chaque bailleur refacture à son locataire la seule fraction récupérable. C’est à ce stade que naissent beaucoup d’erreurs : une dépense non récupérable correctement imputée au copropriétaire devient indue dès qu’elle est reportée sur le locataire, et une clé de répartition approximative fausse tout le décompte. Lorsqu’un avocat en droit immobilier à Paris examine un litige de charges, il commence donc presque toujours par séparer ces deux étages : ce que la copropriété réclame au bailleur, puis ce que le bailleur est fondé à répercuter.
Un point mérite d’être souligné pour les immeubles chauffés collectivement : le bailleur doit joindre au décompte, le cas échéant, « une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs et sur la consommation individuelle de chaleur et d’eau chaude sanitaire du logement, dont le contenu est défini par décret en Conseil d’Etat » (texte de l’article 23). L’absence de cette note, quand elle est exigible, fragilise le décompte au même titre que l’absence du mode de répartition entre locataires.
B. Provisions, budget prévisionnel et régularisation : un calendrier obligatoire
Dans la plupart des baux d’habitation en copropriété, le locataire verse chaque mois, avec son loyer, une provision sur charges. Cette provision n’est qu’une avance : la loi impose au bailleur de comparer, au moins une fois par an, le total provisionné avec les dépenses réellement récupérables. « Les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l’objet d’une régularisation annuelle » (texte de l’article 23).
Le montant des provisions n’est pas libre pour autant. « Les demandes de provisions sont justifiées par la communication de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation et, lorsque l’immeuble est soumis au statut de la copropriété ou lorsque le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel » (texte de l’article 23). Ce budget prévisionnel est celui que le syndicat des copropriétaires vote chaque année : « pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble, le syndicat des copropriétaires vote, chaque année, un budget prévisionnel », l’assemblée générale appelée à le voter étant « réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent » (texte de l’article 14-1). Le locataire qui reçoit une demande d’augmentation des provisions peut donc légitimement demander sur quelle régularisation antérieure ou sur quel budget prévisionnel elle se fonde.
Vient ensuite le décompte annuel, pièce maîtresse du dispositif. « Un mois avant cette régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires » (texte de l’article 23). Puis « durant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires » (texte de l’article 23). Trois obligations distinctes pèsent donc sur le bailleur : régulariser chaque année, adresser le décompte un mois avant, et tenir les justificatifs à disposition pendant six mois. Chacune peut être contrôlée séparément, et chacune a sa sanction.
La sanction la plus spectaculaire concerne l’absence pure et simple de décompte. Le tribunal judiciaire de Strasbourg l’a rappelée le 9 mars 2026 : « il incombe donc au bailleur de communiquer au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires et au besoin d’en justifier en cours d’instance », puis « en l’absence de compte de régularisation de charges, le locataire est bien fondé à solliciter la restitution des provisions versées sur le fondement de la répétition de l’indû » (jugement du 9 mars 2026). Dans cette affaire, une locataire dont le bail avait pris fin en juin 2023 n’avait reçu aucun décompte pour la période d’octobre 2022 à juin 2023 : le juge a condamné la bailleresse à lui rembourser 1 350 euros de provisions, outre 598,30 euros de trop-perçu sur la période précédente, avec intérêts au taux légal (jugement du 9 mars 2026). L’enseignement est net : sans décompte, le bailleur ne conserve pas les provisions ; il les rend.
Symétriquement, le bailleur qui justifie obtient condamnation. Le 10 avril 2025, le juge des contentieux et de la protection de Paris a rappelé que « l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 pose le principe selon lequel les charges récupérables sont exigibles sur justification », que « toute demande d’arriéré de charges au titre d’une régularisation doit faire l’objet d’une justification » et que « la charge de la preuve du montant des charges et de leur caractère récupérable pèse sur le bailleur » (jugement du 10 avril 2025). Le bailleur produisait le bail, les justificatifs des appels de charges pour l’année 2022 et des mises en demeure : le locataire a été condamné à payer 909 euros (jugement du 10 avril 2025). La règle joue donc dans les deux sens, et tout repose sur les pièces.
II. Vérifier son décompte et agir dans les délais
Le décompte reçu, le locataire dispose d’une méthode de contrôle en trois temps, puis de recours gradués. Chaque étape correspond à une obligation précise du bailleur, ce qui rend la contestation ciblée et efficace.
A. Le contrôle en trois temps : nature des charges, répartition, trop-perçu
Premier temps : vérifier la nature des charges, ligne par ligne, au regard de la liste du décret. Les postes les plus fréquemment litigieux sont connus : quote-part de travaux votés en assemblée générale reportée sur le locataire, honoraires du syndic, frais de procédure de recouvrement, remplacement d’une chaudière collective ou d’un ascenseur, cotisation au fonds de travaux. Aucun ne figure à l’annexe du décret n° 87-713, qui ne vise que l’entretien courant, les menues réparations et l’exploitation (annexe du décret n° 87-713). Pour chaque ligne douteuse, la question à poser au bailleur est simple : à quel poste de la liste correspond cette dépense ? Faute de réponse rattachable à la liste, la somme n’est pas récupérable.
Un exemple chiffré illustre la démarche. Prenons un locataire qui verse 150 euros de provisions mensuelles, soit 1 800 euros sur douze mois. Le décompte annuel fait apparaître 2 100 euros de charges, dont 450 euros intitulés « quote-part travaux hall et honoraires syndic ». Si ces 450 euros correspondent à des travaux et à de la gestion, postes hors liste, la base récupérable tombe à 1 650 euros : le solde réclamé de 300 euros se transforme en trop-perçu de 150 euros au profit du locataire. L’exemple est fictif mais le raisonnement est celui que les juges appliquent : ils retranchent les dépenses dont le bailleur ne démontre pas le caractère récupérable, comme l’a fait le tribunal de Strasbourg en écartant la taxe d’ordures ménagères non justifiée pour la période concernée (jugement du 9 mars 2026).
Deuxième temps : vérifier le mode de répartition entre locataires dans les immeubles collectifs. Le décompte doit l’indiquer, et c’est souvent là que se nichent les erreurs : tantièmes appliqués à une catégorie de charges qui obéit à une autre clé, surfaces approximatives, locaux commerciaux exonérés à tort. La cour d’appel de Nîmes a eu à connaître, le 8 octobre 2026, d’un litige où la bailleresse réclamait des provisions dont le bail, rempli par elle seule, ne portait pourtant aucune trace : « c’est à celui qui se prévaut d’une obligation d’en rapporter la preuve », a rappelé la cour, qui a jugé non rapportée la preuve d’une provision sur charges et confirmé le rejet de la demande (arrêt du 8 octobre 2026). La leçon vaut pour la répartition : un bailleur qui ne produit ni le mode de calcul ni les pièces ne peut pas imposer son chiffre.
Troisième temps : chiffrer le trop-perçu ou le solde, puis demander les justificatifs. Le locataire dispose pour cela d’un droit d’accès de six mois aux pièces, qui s’exerce « dans des conditions normales » (texte de l’article 23). En pratique, il écrit au bailleur ou au gestionnaire en visant le décompte reçu, en listant les lignes contestées et en demandant la communication des factures correspondantes : factures du syndic, relevés du chauffagiste, contrat d’entretien de l’ascenseur, détail de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Cette demande doit être datée et conservée, de préférence par lettre recommandée ou courriel avec accusé de réception, car elle fera foi en cas de litige ultérieur. À Paris et en petite couronne, où les charges de copropriété pèsent lourd et où les décomptes arrivent souvent au printemps après l’approbation des comptes par l’assemblée générale, ce contrôle de printemps est devenu un réflexe utile : un décompte reçu en avril laisse jusqu’à l’automne pour examiner les pièces.
Le départ en cours d’année ne change rien à la méthode. Dans l’affaire strasbourgeoise, le bail s’était terminé le 30 juin 2023 et la bailleresse n’avait produit aucun décompte pour les neuf mois d’occupation d’octobre 2022 à juin 2023 : le juge a ordonné le remboursement intégral des provisions versées sur ces neuf mois, soit 1 350 euros, avec intérêts au taux légal à compter de l’assignation (jugement du 9 mars 2026). Le locataire qui quitte son logement en mars, en juillet ou en octobre doit donc exiger le même décompte, rapporté à sa période d’occupation, et le bailleur ne peut pas le priver de régularisation au motif que l’année civile n’est pas achevée.
B. Les recours gradués : du courrier au juge, sans manquer les délais
Si le contrôle révèle un trop-perçu ou des lignes indues, la première étape est une réclamation écrite chiffrée : montant des provisions versées sur la période, montant des charges récupérables reconnues, différence réclamée, pièces demandées. Le ton doit rester factuel, car ce courrier pourra être produit devant le juge. Lorsque le bailleur régularise spontanément ou rembourse, le litige s’éteint là, ce qui reste l’issue la plus fréquente pour les petits écarts.
En cas de désaccord persistant, le locataire peut saisir gratuitement le conciliateur de justice de son domicile : la tentative de conciliation est rapide, elle interrompt rarement à elle seule les délais, mais elle produit souvent un constat utile, comme dans l’affaire parisienne de 2025 où un constat de carence du 10 décembre 2024 a précédé l’assignation et conforté la demande du bailleur, cette fois demandeur et bien muni de justificatifs (jugement du 10 avril 2025). La commission départementale de conciliation, compétente pour les litiges locatifs, peut également être saisie ; à Paris, elle siège pour les litiges nés dans le ressort et son avis, même non contraignant, pèse dans la négociation.
Reste le juge des contentieux et de la protection du tribunal judiciaire, qui statue sur les litiges de charges. Deux délais doivent alors être gardés en tête, car ils jouent en sens contraires. D’un côté, « toutes actions dérivant d’un contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer ce droit » (texte de l’article 7-1). Le locataire qui veut récupérer un trop-perçu comme le bailleur qui veut recouvrer un solde doivent donc agir dans les trois ans de la connaissance des faits, c’est-à-dire en pratique de la régularisation litigieuse. De l’autre, quand la régularisation n’a pas été effectuée « avant le terme de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième, s’il en fait la demande » (texte de l’article 23) : un solde de 1 200 euros présenté avec deux ans de retard se paie alors en douze mensualités de 100 euros si le locataire le demande, ce qui amortit le choc sans effacer la dette.
Il faut enfin distinguer la situation du locataire de celle du bailleur copropriétaire. Quand c’est l’assemblée générale elle-même qui a voté les comptes ou des travaux, le copropriétaire opposant ou défaillant qui veut contester la décision ne dispose que d’un délai bref : « les actions en contestation des décisions des assemblées générales doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal d’assemblée, sans ses annexes » (texte de l’article 42). Ce délai de deux mois ne concerne pas le locataire, qui n’est pas partie à l’assemblée, mais il explique pourquoi un bailleur diligent conteste vite une répartition qu’il juge fausse au lieu de la répercuter telle quelle : passé le délai, la répartition votée s’impose à lui, sans pour autant devenir automatiquement récupérable sur le locataire. Savoir qui devait agir et quand évite ainsi de payer deux fois : une fois par le bailleur qui a laissé passer le délai, une fois par le locataire à qui l’on présente la facture.
Le contrôle du décompte annuel n’a donc rien d’une formalité : c’est le moment où le locataire vérifie que seules des dépenses d’entretien courant, de menues réparations, de services et d’impositions limitativement listées lui sont répercutées, où il exige le décompte par nature et le mode de répartition, où il consulte les justificatifs dans les six mois, et où il chiffre un trop-perçu à se faire rembourser ou un solde à étaler. Mené avec méthode et pièces à l’appui, ce contrôle aboutit le plus souvent à une correction amiable ; mené tard ou sans écrit, il se heurte à la prescription de trois ans. Dans une copropriété parisienne où chaque euro de charge est scruté, cette vigilance annuelle reste le moyen le plus simple de ne payer que ce que la loi permet de réclamer.
Conclusion
Recevoir un décompte de régularisation ne signifie pas le devoir tel quel. Le locataire d’un logement en copropriété ne doit que les charges de la liste du décret, établies sur justificatifs, après un décompte annuel communiqué un mois à l’avance avec son mode de répartition. Sans décompte, les provisions se restituent ; avec un décompte tardif, le solde s’étale par douzièmes à la demande ; avec un décompte erroné, les lignes hors liste se retranchent. Les décisions rendues en 2025 et 2026 confirment que les juges tranchent sur pièces : le bailleur qui justifie obtient paiement, celui qui ne justifie pas rembourse. Vérifier chaque année, écrire vite, conserver les courriers et agir dans les trois ans : ces quatre réflexes suffisent dans la plupart des cas à remettre une régularisation à sa juste mesure.