Un membre du conseil syndical annonce son départ, puis un second suit. Le syndic demande si des suppléants peuvent prendre le relais ; les copropriétaires se demandent si le conseil existe encore et s’il faut organiser un nouveau vote. La réponse dépend de trois éléments que l’on confond souvent : la fonction quittée, le nombre de sièges effectivement vacants et les mandats qui restent en cours.
Un départ du conseil syndical ne signifie pas, à lui seul, que le syndic cesse d’administrer l’immeuble. Il ne met pas davantage fin automatiquement au mandat des autres conseillers. En revanche, lorsque trop de sièges sont vacants, le conseil n’est plus régulièrement constitué et la copropriété doit examiner les solutions pour retrouver un fonctionnement clair. La différence est particulièrement importante si un dossier de travaux, une vérification des comptes ou la préparation d’une assemblée est en cours.
Voici comment formaliser une démission, vérifier le rôle d’un suppléant, calculer le seuil légal et préparer la désignation de nouveaux membres. Les exemples prennent le cas d’une copropriété soumise au statut des immeubles bâtis : le règlement de copropriété, les procès-verbaux d’assemblée et les décisions propres à chaque immeuble doivent être lus avant de tirer une conclusion sur une situation particulière.
I. Démission du conseil syndical : comment partir et vérifier les conséquences ?
A. Comment démissionner du conseil syndical, y compris par mail ?
La première question est de savoir ce que la personne souhaite quitter. Un copropriétaire peut siéger comme membre du conseil syndical et exercer en plus les fonctions de président de ce conseil. Il peut vouloir mettre fin à sa participation au conseil, ou seulement ne plus en assurer la présidence. Les deux décisions ne produisent pas les mêmes effets : dans le second cas, il faut vérifier si l’intéressé reste membre et si un autre président doit être élu.
L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 précise : « Le conseil syndical élit son président parmi ses membres. » Une lettre qui indique simplement que son auteur ne veut plus être président ne doit donc pas être traitée automatiquement comme un abandon de son siège. À l’inverse, si la personne entend quitter à la fois la présidence et le conseil, mieux vaut le dire expressément.
Il faut également distinguer le conseil syndical du syndic. Le conseil assiste et contrôle le syndic ; il ne se confond pas avec la personne ou la société chargée d’administrer l’immeuble. Un conseiller qui démissionne ne résilie pas, par cette seule décision, le contrat du syndic. Dans une petite copropriété, une même personne peut être amenée à porter plusieurs fonctions : il faut alors identifier séparément chaque mandat et ne pas employer le mot « démission » sans préciser lequel est visé.
Pour que la décision puisse être comprise et retrouvée, le conseiller peut adresser au syndic un écrit mentionnant son identité, la copropriété, les fonctions qu’il quitte et la date à laquelle il souhaite cesser de les exercer. Une copie au président et aux autres membres, s’ils sont en place, facilite la mise à jour des informations. Si l’on choisit un courriel, il est utile de conserver le message envoyé, ses éventuelles pièces jointes et une réponse confirmant sa réception. Un courrier remis contre récépissé ou envoyé en recommandé peut aussi servir à conserver une preuve.
Le texte sur les suppléants et les sièges vacants ne détaille pas, dans son article 25 du décret du 17 mars 1967, une formule de lettre de démission. Il ne faut donc pas présenter ce texte comme imposant à lui seul un modèle ou une acceptation formelle du syndic. Il reste prudent de vérifier le règlement de copropriété et les documents du mandat, puis de conserver une preuve permettant de résoudre une contestation sur la portée ou la réception de la décision.
Un message simple peut être adapté aux faits du dossier :
Objet : démission de mes fonctions au conseil syndical
Madame, Monsieur,
Je vous informe de ma décision de quitter mes fonctions de membre du conseil syndical de la copropriété située [adresse], à compter du [date indiquée]. Je vous remercie d’en informer les autres membres et de mettre à jour les documents utiles. Je reste copropriétaire de mon lot et vous demande de continuer à m’adresser les communications destinées aux copropriétaires.
[Nom, date et signature]
Ce modèle n’ajoute aucune condition légale : il sert à identifier la décision et à éviter les ambiguïtés. Si l’auteur ne quitte que la présidence, il doit remplacer la mention des fonctions par une formulation qui le dit sans équivoque. Si un différend existe déjà sur le mandat ou sur l’application du règlement, la lettre et ses effets doivent être examinés à partir des pièces du dossier.
Le départ du conseil et la propriété du lot sont deux questions distinctes. Tant qu’il reste copropriétaire, l’ancien conseiller conserve les droits attachés à cette qualité ; il ne dispose plus pour autant automatiquement des prérogatives réservées au conseil en tant qu’organe. Il est utile d’organiser une transmission ordonnée des documents de travail, sans effacer les échanges ou transférer indistinctement des données personnelles. L’inventaire peut distinguer les originaux appartenant au syndicat, les copies de travail et les dossiers encore ouverts.
Une démission ne doit pas non plus être confondue avec l’arrivée du terme du mandat ou avec une révocation votée par l’assemblée. L’article 22 du décret du 17 mars 1967 prévoit que le mandat des membres du conseil syndical ne peut excéder trois années renouvelables. Pour comprendre la situation d’un siège, il faut donc retrouver la résolution de désignation et la durée effectivement fixée, sans supposer que tous les mandats se terminent à la même date.
B. Suppléant et sièges vacants : à partir de quand le conseil n’est-il plus régulièrement constitué ?
Le procès-verbal de l’assemblée qui a élu les membres est la première pièce à rechercher. Il doit permettre d’identifier les titulaires, les éventuels suppléants et l’ordre dans lequel ces derniers ont été élus. Il faut ensuite vérifier qui a effectivement cessé ses fonctions et si un suppléant peut occuper le siège libéré. Un copropriétaire volontaire ne devient pas suppléant du seul fait qu’il propose son aide.
Selon l’article 25 du décret de 1967, un ou plusieurs suppléants peuvent être désignés dans les mêmes conditions que les titulaires. En cas de cessation définitive des fonctions d’un titulaire, ils siègent à mesure des vacances, dans l’ordre de leur élection s’ils sont plusieurs, jusqu’à la date d’expiration du mandat du titulaire remplacé. Le texte ne dit pas que le suppléant le plus disponible ou le candidat ayant obtenu le plus de voix peut être choisi librement : il faut d’abord lire le procès-verbal et l’ordre d’élection.
Après cette vérification vient le calcul des sièges encore vacants. L’article 25 du décret de 1967 énonce exactement : « Dans tous les cas, le conseil syndical n’est plus régulièrement constitué si plus d’un quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit. » La formule est stricte : plus d’un quart ne signifie pas un quart ou plus. Il serait erroné de traiter ces deux seuils comme identiques.
Prenons un conseil comportant huit sièges, sans suppléant disponible. Deux vacances représentent deux huitièmes, soit exactement un quart : le seuil exprimé par le texte n’est pas dépassé. Trois vacances représentent trois huitièmes : le seuil est dépassé. Avec quatre sièges, une vacance représente exactement un quart, tandis que deux vacances représentent la moitié. Avec trois sièges, une seule vacance représente un tiers et dépasse donc un quart. Ces exemples supposent que le nombre de sièges et les vacances ont été correctement établis dans les documents de la copropriété.
Le calcul doit porter sur des sièges devenus vacants, non sur de simples absences à une réunion. Un conseiller momentanément indisponible n’a pas nécessairement cessé son mandat ; à l’inverse, la présence d’un nom sur une liste ancienne ne suffit pas à établir qu’un siège reste occupé. Les copropriétaires ont intérêt à rapprocher les lettres de départ, les résolutions d’élection, la liste des suppléants et les échanges qui permettent de connaître la situation à la date examinée.
Le dépassement du seuil ne signifie pas que tous les autres mandats disparaissent. Dans un arrêt du 6 octobre 2010, n° 09-15.248, la troisième chambre civile de la Cour de cassation a jugé que « la vacance de plus du quart des sièges du conseil syndical ne met pas fin au mandat des membres restants ». Dans cette affaire, sept des huit membres avaient démissionné et une assemblée avait procédé au renouvellement de l’ensemble du conseil ; la Cour a censuré la décision qui avait déduit de ces départs la fin du mandat du membre demeuré en place.
La portée pratique est nette : un conseil qui n’est plus régulièrement constitué et un conseiller dont le mandat a pris fin sont deux situations différentes. Lors de la préparation d’une assemblée, il faut identifier les sièges vacants sans présenter automatiquement les membres restants comme démissionnaires. Il ne faut pas non plus en déduire, à partir de cet arrêt seul, que tout acte accompli pendant cette période serait automatiquement nul : si une décision est contestée, sa nature et les pièces qui l’entourent doivent être examinées séparément.
Enfin, une suppléance ne doit pas être imaginée après coup pour faire disparaître le problème sur le papier. Si aucun suppléant n’a été élu ou si la liste ne permet pas de pourvoir toutes les vacances, la copropriété doit travailler à une désignation régulière. Dans l’intervalle, le syndic et les copropriétaires gagnent à noter précisément l’état des sièges et les dossiers qui nécessitent une décision, plutôt qu’à laisser circuler plusieurs listes contradictoires.
II. Démission du conseil syndical : que faire pour reconstituer le conseil et gérer la copropriété ?
A. Comment faire élire de nouveaux membres après une ou plusieurs démissions ?
La solution normale consiste à préparer une question claire pour l’assemblée générale : désignation de membres aux sièges vacants, et éventuellement désignation de suppléants. Il faut éviter une résolution qui donne l’impression de renouveler tous les mandats si seuls certains sièges sont à pourvoir. La lecture de l’arrêt de 2010 impose ici une précaution concrète : dresser deux listes, celle des mandats qui continuent et celle des fonctions qui ont effectivement pris fin.
L’article 10 du décret du 17 mars 1967 permet à un ou plusieurs copropriétaires, ou au conseil syndical, de notifier au syndic les questions dont ils demandent l’inscription à l’ordre du jour. Le syndic les porte à l’ordre du jour de la prochaine assemblée ; si la date de réception ne permet pas leur inscription à cette assemblée, le texte prévoit leur inscription à la suivante. Une demande écrite doit être assez précise pour permettre un vote compréhensible et accompagnée du projet de résolution lorsque les dispositions applicables le requièrent.
Un copropriétaire peut donc préparer une demande qui identifie les sièges à pourvoir et les candidatures connues. Il est utile de joindre les informations permettant de vérifier l’éligibilité des candidats et de demander que chaque candidature puisse être examinée dans des conditions lisibles. Il faut conserver la notification et la convocation reçue ensuite : une conversation informelle dans le hall ne prouve pas nécessairement le contenu de la question transmise au syndic.
Pour la désignation ou la révocation des membres du conseil syndical, l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 vise la majorité des voix de tous les copropriétaires. Cela ne veut pas dire simplement la majorité des personnes présentes dans la salle. La feuille de présence, les votes exprimés, les pouvoirs et le décompte doivent être lus ensemble avant d’affirmer qu’un candidat a été élu.
Si la majorité de tous les copropriétaires n’est pas obtenue, l’article 25-1 de la même loi prévoit un second vote immédiat à la majorité de l’article 24 lorsque le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires. Le passage au second vote dépend donc de ce résultat préalable ; il ne suffit pas de constater qu’une majorité des participants est favorable au candidat. Le procès-verbal doit permettre de comprendre le résultat de chaque vote.
Avant l’assemblée, il est utile de rechercher des candidats sans supposer que seul le propriétaire occupant peut être désigné. L’article 21 de la loi énumère les personnes parmi lesquelles les membres peuvent être choisis et prévoit aussi des exclusions, avec une règle particulière pour les syndicats gérés par des syndics non professionnels. Pour une candidature d’usufruitier, de représentant, de proche d’un copropriétaire ou d’une personne liée au syndic, il faut vérifier la situation exacte au regard du texte applicable plutôt que d’utiliser une liste simplifiée.
La question de la présidence se traite ensuite distinctement : le conseil élit son président parmi ses membres, comme le prévoit ce même article 21. L’assemblée n’a pas à présumer que la personne qui a obtenu le plus de voix lors de l’élection au conseil sera nécessairement présidente. Les copropriétaires peuvent demander que la composition actualisée du conseil et l’identité de son président soient communiquées clairement pour éviter que les demandes et les dossiers en cours soient adressés à une personne qui ne remplit plus cette fonction.
Faut-il réunir une assemblée supplémentaire immédiatement ? La vacance est un motif pour organiser la suite, mais il ne faut pas affirmer qu’une démission déclenche, à elle seule, une convocation automatique selon un calendrier unique. Selon l’urgence des dossiers, les copropriétaires peuvent demander l’inscription de la question à une assemblée déjà prévue ou examiner les conditions d’une demande de convocation. Il faut aussi regarder le contrat du syndic et les conséquences financières éventuelles d’une réunion supplémentaire, sans laisser la question de l’organisation du conseil indéfiniment sans réponse.
L’article 8 du décret de 1967 prévoit notamment que la convocation est de droit lorsqu’elle est demandée au syndic par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, sauf si le règlement prévoit un nombre inférieur. La demande notifiée précise les questions à inscrire. Dans les cas prévus par ce texte, le président du conseil syndical, s’il existe, peut convoquer l’assemblée après une mise en demeure au syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours ; en l’absence de conseil ou dans les autres cas précisés par le texte, un copropriétaire peut provoquer la convocation dans les conditions de l’article 50 du décret. Il s’agit de conditions distinctes, à vérifier avant d’agir.
Une fois l’assemblée tenue, il faut conserver la convocation, les candidatures, la feuille de présence et le procès-verbal. Une erreur dans la liste des membres ou dans le décompte des voix peut être corrigée ou discutée à partir de ces documents ; une simple annonce orale ne remplace pas la preuve de la résolution votée. Si une contestation apparaît, le dossier doit permettre de déterminer quelle décision est contestée et quelle notification a été reçue, sans improviser un point de départ ou un délai de recours.
B. La copropriété peut-elle fonctionner sans conseil syndical après une démission collective ?
Une démission collective ne transforme pas automatiquement l’immeuble en copropriété sans syndic. L’article 18 de la loi de 1965 charge notamment le syndic d’assurer l’exécution du règlement de copropriété et des décisions de l’assemblée, d’administrer l’immeuble et de pourvoir à sa conservation et à son entretien. Les copropriétaires doivent donc identifier les décisions déjà prises, les contrats en cours, les factures à vérifier et les questions qui relèvent encore d’un vote de l’assemblée.
Le conseil syndical remplit toutefois une mission propre d’assistance et de contrôle. Son absence ou son irrégularité ne doit pas être compensée en attribuant spontanément à un copropriétaire isolé tous les pouvoirs que la loi réserve au conseil. Un volontaire peut recueillir les difficultés rencontrées, demander l’inscription d’une question et aider à réunir les pièces disponibles ; cela ne le rend pas titulaire d’une délégation ni président du conseil.
Le même principe vaut pour les documents. L’article 21 de la loi reconnaît au conseil syndical un accès aux pièces et documents se rapportant à la gestion du syndic et à l’administration de la copropriété. Un copropriétaire qui n’est pas membre du conseil doit vérifier les voies d’accès qui correspondent à sa propre qualité, notamment les documents mis à sa disposition et les pièces relatives à l’assemblée. Il ne faut pas promettre un accès identique à chaque dossier sur la seule base de la prérogative accordée au conseil.
Il existe plusieurs situations à distinguer. L’assemblée peut décider de ne pas instituer de conseil syndical par une délibération spéciale à la majorité prévue à l’article 26. Elle peut aussi ne pas parvenir à désigner des membres, faute de candidatures ou faute de majorité. Dans ce cas, l’article 21 de la loi de 1965 prévoit que le procès-verbal mentionne explicitement cette situation et est notifié à tous les copropriétaires dans un délai d’un mois. Ces hypothèses ne sont pas interchangeables avec une simple période pendant laquelle des membres viennent de partir.
Le même article prévoit qu’à défaut de désignation par l’assemblée à la majorité requise, sous réserve de la décision de ne pas instituer de conseil, le juge saisi par un ou plusieurs copropriétaires ou par le syndic peut désigner les membres du conseil avec leur acceptation ; il peut également constater l’impossibilité de l’instituer. Cette voie suppose de tenir compte du résultat réel de l’assemblée et des pièces disponibles. Il ne suffit pas qu’un copropriétaire préfère une désignation judiciaire pour éviter le travail préalable sur les candidatures et les votes.
En pratique, les copropriétaires peuvent dresser un tableau de transition. Pour chaque dossier, indiquer le sujet, la dernière décision connue, l’interlocuteur, les pièces disponibles et la prochaine action à proposer. Un devis de réparation, un contrat d’entretien ou des comptes à examiner ne demandent pas nécessairement la même démarche. Ce tableau est un outil de suivi : il ne remplace ni une décision d’assemblée ni une autorisation que la loi exigerait pour une opération donnée.
Il faut aussi vérifier les délégations existantes. L’article 21 du décret du 17 mars 1967 dispose que la délégation de pouvoir accordée sur le fondement du a de l’article 25 de la loi mentionne expressément l’acte ou la décision déléguée et ne peut priver l’assemblée de son pouvoir de contrôle. La portée d’une délégation dépend donc de son texte et de la situation de son bénéficiaire ; une démission collective ne permet pas d’affirmer, sans examen, qu’un autre copropriétaire reçoit automatiquement les mêmes pouvoirs.
Si le désaccord concerne la gestion de l’immeuble, il est utile de distinguer les demandes d’information, les décisions déjà votées et les manquements que l’on estime pouvoir démontrer. Une facture contestée appelle par exemple le contrat correspondant, la décision autorisant la dépense si elle existe, le décompte et les échanges avec le syndic. Une difficulté concernant les travaux appelle les résolutions, les devis, les comptes rendus et la chronologie du chantier. Dans chaque cas, les affirmations doivent pouvoir être rapprochées de pièces plutôt que de suppositions sur les motifs des personnes démissionnaires.
À Paris comme ailleurs en Île-de-France, les textes nationaux examinés ci-dessus s’appliquent à la copropriété concernée. Le dossier pratique doit notamment identifier le syndicat, l’adresse de l’immeuble, le syndic en fonction, les résolutions de désignation et les notifications conservées. La gestion des litiges de copropriété suppose ensuite d’adapter la démarche aux documents et à la situation de l’immeuble, sans attribuer à la seule localisation une règle différente.
Conclusion
Une démission du conseil syndical appelle d’abord une vérification des fonctions quittées et une preuve claire de la décision. Il faut ensuite consulter les résolutions d’élection, l’ordre des suppléants et le nombre réel de sièges vacants. Le conseil cesse d’être régulièrement constitué lorsque plus d’un quart des sièges deviennent vacants ; ce constat ne met pas automatiquement fin aux mandats restants. Pour sortir de l’incertitude, les copropriétaires peuvent préparer une question précise pour l’assemblée, rechercher des candidats et conserver les pièces qui établissent les votes et la composition du conseil.