Un recruteur vous demande votre casier judiciaire avant de vous embaucher. Un employeur en poste réclame un extrait récent, ou conserve la copie que vous aviez fournie à l’embauche. Dans une association qui accueille des mineurs, la direction interroge elle-même l’administration pour obtenir votre bulletin numéro 2. Ces situations se terminent parfois devant le juge : licenciement confirmé après découverte d’une condamnation inscrite, ou au contraire employeur condamné pour avoir consulté le casier d’un salarié à son insu.
La question se pose en droit du travail et en protection des données personnelles. Le casier judiciaire recense des condamnations pénales, donc des données sensibles dont le traitement est strictement encadré. Le code du travail limite les informations exigibles du candidat. La Commission nationale de l’informatique et des libertés a fixé une doctrine précise, et plusieurs cours d’appel viennent de trancher des litiges concrets sur la demande, la conservation et la consultation du casier par l’employeur.
Cet article décrit ce qu’un employeur parisien ou francilien peut exiger d’un candidat ou d’un salarié, bulletin par bulletin, puis les recours ouverts quand l’employeur dépasse ces limites : refus de remise, demande d’effacement, plainte devant la Commission nationale de l’informatique et des libertés, et action devant le conseil de prud’hommes pour obtenir réparation.
I. Ce que votre employeur peut exiger de votre casier judiciaire
A. La règle commune : seul le bulletin numéro 3, sur présentation et sans copie
Le code du travail pose une limite générale à l’enquête patronale sur le candidat. Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé, et le candidat est tenu de répondre de bonne foi. Un extrait de casier judiciaire sans rapport avec le poste, par exemple pour un emploi sans contact avec des mineurs ni maniement de fonds, ne satisfait pas à ce test. Le recruteur qui écarte une candidature au seul motif d’une ancienne condamnation sans lien avec les fonctions s’expose à voir sa décision contestée.
Quand la vérification se justifie par le poste, elle porte sur le bulletin numéro 3, et uniquement sur lui. Le bulletin n° 3 est le relevé des condamnations suivantes prononcées par une juridiction nationale pour crime ou délit, lorsqu’elles ne sont pas exclues du bulletin n° 2 : il s’agit pour l’essentiel des peines d’emprisonnement fermes supérieures à deux ans, des condamnations plus courtes dont la juridiction a ordonné la mention, et des interdictions ou incapacités sans sursis pendant leur durée. Le bulletin numéro 1, qui contient l’intégralité des mentions, n’est accessible qu’aux autorités judiciaires et pénitentiaires : un employeur ne peut jamais l’exiger, et un salarié ne peut pas non plus le lui fournir utilement.
Le bulletin numéro 3 présente une garantie procédurale forte : seule la personne condamnée peut demander le B3 de son casier judiciaire. L’employeur ne peut donc pas l’obtenir lui-même auprès du casier judiciaire national ; il doit passer par le salarié, qui reste libre de le transmettre ou non. La doctrine de la Commission nationale de l’informatique et des libertés est explicite : en l’absence d’un texte spécifique, l’employeur peut demander au candidat de produire l’extrait de son casier judiciaire, par exemple lors d’un entretien, pour vérifier ses antécédents. Mais l’employeur ne peut pas en conserver une copie ni permettre que ces données fassent l’objet d’un traitement spécifique : la mention des vérifications effectuées dans le fichier du personnel sous la forme « oui/non » est suffisante. Le site officiel de l’administration confirme : ce dernier ne peut pas conserver ce document. Il peut simplement en prendre connaissance et indiquer dans le dossier du personnel qu’une telle vérification a été effectuée. Concrètement, si vous avez remis votre bulletin numéro 3 à l’embauche, l’entreprise doit se contenter de cette trace binaire et détruire la copie. Sa conservation dans votre dossier, sa numérisation dans le système d’information des ressources humaines ou sa circulation par courriel entre managers constituent un traitement illicite de données relatives à des condamnations pénales. Or l’article 10 du règlement général sur la protection des données, qui réserve le traitement des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions aux cas où il est effectué sous le contrôle de l’autorité publique ou autorisé par le droit de l’Union ou d’un État membre prévoyant des garanties appropriées pour les droits et libertés des personnes concernées. Le simple intérêt de l’employeur à « savoir » ne constitue pas une telle autorisation.
Deux précisions protègent le candidat. D’abord, la présentation du bulletin numéro 3 n’est jamais une obligation légale générale : le candidat n’est pas tenu d’accéder à la demande quand aucun texte ne l’impose. Ensuite, la seule mention d’une condamnation ne fait pas nécessairement obstacle à l’exercice d’une fonction dans le secteur privé ou l’administration. La seule raison qui autorise un employeur à refuser une embauche du fait de l’existence de condamnations dans le casier judiciaire résulte d’une incompatibilité de celles-ci avec l’emploi auquel prétend la personne. Un refus d’embauche fondé sur une condamnation sans lien avec le poste peut être discuté devant le juge, d’autant que le Règlement général sur la protection des données impose que les données soient adéquates, pertinentes et limitées au nécessaire, selon le principe de minimisation posé par l’article 5 du règlement général sur la protection des données.
B. Les fonctions sensibles : bulletin numéro 2, incapacités légales et badge professionnel
Certains emplois obéissent à un régime dérogatoire. Pour l’accès à des fonctions dites sensibles, des textes prévoient la vérification par l’employeur ou par certaines autorités des bulletins numéro 2 ou numéro 3, par exemple pour les agents de sécurité ou les assistantes maternelles. Le bulletin n° 2 est le relevé des fiches du casier judiciaire applicables à la même personne, à l’exclusion de celles concernant les décisions suivantes, notamment les contraventions, les condamnations avec sursis devenues non avenues et plusieurs catégories de décisions relatives aux mineurs. Il est donc plus complet que le bulletin numéro 3, et son accès est réservé : pour obtenir le bulletin n° 2, l’employeur doit forcément passer par une autorité administrative correspondant à son secteur d’activité, et le bulletin ne peut être communiqué à l’employeur que s’il ne contient aucune mention.
Le secteur de la protection de l’enfance illustre la rigueur du dispositif. Nul ne peut exploiter ni diriger l’un des établissements, services ou lieux de vie et d’accueil régis par le présent code, y intervenir ou y exercer une fonction permanente ou occasionnelle, à quelque titre que ce soit, y compris bénévole, lorsqu’il a été définitivement condamné pour un crime ou pour une liste précise de délits. La cour d’appel de Douai a appliqué ce texte le 30 mai 2025 à un surveillant de nuit employé par une association accueillant des mineurs placés par l’aide sociale à l’enfance : informée par l’administration que le bulletin numéro 2 de l’intéressé comportait une condamnation relevant de ces incapacités, l’association l’a licencié. Le salarié soutenait que l’employeur aurait dû le reclasser ou le placer en congé sans solde pour lui permettre de solliciter l’effacement de son casier. La cour a confirmé le licenciement : face à la survenance d’une incapacité professionnelle rendant impossible la poursuite du contrat, aucune obligation légale ou conventionnelle de reclassement ne pèse sur l’employeur, et le salarié, dans l’impossibilité d’effectuer son préavis, ne pouvait prétendre à une indemnité de préavis. L’arrêt montre que, dans les fonctions protégées, l’incapacité légale prime le maintien dans l’emploi, même quand le salarié propose des aménagements.
La sûreté aéroportuaire fournit un autre exemple, jugé à Paris. Une salariée d’une société de restauration embarquée travaillant en zone réservée d’un aéroport parisien devait disposer d’un titre de circulation aéroportuaire, dont le renouvellement exigeait un extrait de casier judiciaire de son pays d’origine. Faute de badge, elle n’avait pas été planifiée pendant plusieurs mois, puis avait été licenciée. La cour d’appel de Paris, le 26 janvier 2023, a imputé pour partie les diligences à l’employeur, qui lui avait rappelé tardivement la nécessité d’un dossier complet, et a condamné la société à verser à la salariée 4 500 euros à titre d’indemnité pour licenciement sans cause réelle et sérieuse. L’enseignement vaut pour les salariés franciliens des plateformes aéroportuaires : quand un texte ou un règlement européen de sûreté impose la vérification, l’employeur doit informer tôt et précisément le salarié des pièces attendues, et l’absence de badge ne se transforme pas automatiquement en faute du salarié.
Quand la loi confie la vérification à une autorité qui délivre un agrément, l’employeur doit s’arrêter là. Lorsque la vérification est assurée par une autorité, l’employeur n’a pas besoin de consulter le casier judiciaire puisque les vérifications sont assurées par une autorité habilitée et que la délivrance de l’agrément est en soi suffisante pour s’assurer de la capacité à occuper l’emploi proposé. C’est le cas des assistants maternels agréés par le département ou des agents de sécurité soumis à autorisation : l’agrément ou l’autorisation vaut preuve, et l’employeur qui exigerait en plus la remise du bulletin commettrait une collecte excessive, contraire à l’exigence de données adéquates, pertinentes et limitées au nécessaire, comme l’exige le principe de minimisation de l’article 5 du règlement général sur la protection des données. Le salarié peut alors produire son agrément en cours de validité et refuser la remise du bulletin, par écrit, en visant la règle de minimisation. Si l’employeur insiste, ce refus écrit documente le caractère disproportionné de la demande pour la suite du contentieux.
Dans ces régimes spéciaux, la conservation de l’extrait obéit au texte qui l’impose. La Commission nationale de l’informatique et des libertés indique que ces textes peuvent prévoir la durée pendant laquelle l’employeur est tenu de conserver l’extrait, et que 3 mois est communément retenu, notamment pour les administrations. En l’absence de précision dans le texte, le document ne doit pas être conservé. Quand la vérification est assurée par une autorité qui délivre un agrément, l’employeur n’a d’ailleurs rien à conserver : la délivrance de l’agrément suffit à établir la capacité à occuper l’emploi.
II. Refuser, faire effacer et obtenir réparation quand l’employeur dépasse les limites
A. Vos droits concrets : information préalable, refus de remise et effacement
Le salarié n’est pas démuni face à une demande irrégulière, mais l’efficacité de sa défense dépend de la preuve et de l’ordre des démarches. Le premier réflexe consiste à exiger la base légale de la demande. Si aucun texte spécifique ne vise le poste, l’employeur ne peut exiger que la présentation du bulletin numéro 3, sans en garder copie. Le candidat peut donc refuser de remettre le document, ou le présenter en entretien sans le laisser, et demander par écrit la suppression de toute copie conservée. Ce refus ne peut pas fonder à lui seul une sanction quand la demande excède ce que le poste justifie, car les informations exigibles restent circonscrites à l’appréciation de la capacité à occuper l’emploi proposé.
La loyauté de la collecte protège aussi le salarié en poste. Aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance. Un employeur qui consulterait discrètement le casier d’un salarié, par exemple en interrogeant un fichier ou en sollicitant l’administration à son insu, collecte déloyalement une information personnelle. La cour d’appel de Colmar vient d’en tirer les conséquences le 21 novembre 2025 : un salarié d’une association médico-sociale avait découvert que sa cheffe de service consultait son bulletin numéro 3 presque chaque mois depuis trois ans, quinze demandes en tout, et lui avait déclaré qu’elle « regardait » son casier judiciaire tous les mois. Deux salariées de l’association avaient été sanctionnées pénalement pour obtention du casier d’un tiers à l’aide d’un faux nom ou d’une fausse qualité. Statuant sur le volet civil, la cour a rejeté la demande au titre du harcèlement moral, faute de présomption suffisante, mais elle a condamné l’association à verser au salarié 2 000 euros de dommages-intérêts pour violation de la vie privée, au titre de l’exécution déloyale du contrat résultant de cette surveillance cachée. L’arrêt distingue nettement les registres : le harcèlement suppose un faisceau d’agissements dégradant les conditions de travail, tandis que la consultation dissimulée du casier suffit à caractériser une atteinte à la vie privée, même quand le harcèlement n’est pas retenu. Pour le salarié, la leçon est double : conservez toute trace écrite de la consultation (propos rapportés par écrit, relevés des demandes dont l’administration peut attester), et articulez la demande indemnitaire sur la vie privée autant que sur le harcèlement.
Le droit à l’effacement complète l’arsenal. l’article 17 du règlement général sur la protection des données, qui donne à la personne concernée le droit d’obtenir du responsable du traitement l’effacement de ses données dans les meilleurs délais, notamment quand les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités de la collecte, premier cas d’effacement prévu par ce même article 17 ou quand les données ont fait l’objet d’un traitement illicite, autre cas d’effacement prévu par ce même article. La copie du bulletin numéro 3 conservée dans le dossier du personnel après la vérification d’embauche entre dans le premier cas : la finalité de vérification est épuisée, la mention « oui/non » suffit, et la copie doit être effacée. La conservation d’un extrait au-delà de la durée prévue par le texte spécial, ou la détention d’un bulletin numéro 2 obtenu sans passer par l’autorité compétente, entre dans le second cas. La demande s’adresse par écrit au responsable des ressources humaines ou au délégué à la protection des données, avec copie conservée, et vise précisément les documents : copie du bulletin, mentions dans le système d’information, échanges internes qui le reproduisent.
Les durées de conservation bornent aussi le sort des candidatures non retenues. Quand le recruteur souhaite garder un dossier pour d’autres postes, il doit en informer le candidat et obtenir son accord, et le dossier pourra être conservé 2 ans après votre dernier contact avec le recruteur, ou plus longtemps si vous avez donné votre accord formel. Passé ce délai sans accord, les données de recrutement doivent être supprimées, y compris tout extrait de casier qui y figurerait. Les salariés surveillés par des dispositifs comparables, comme la géolocalisation ou la biométrie, rencontrent la même logique de contestation et de preuve devant la Commission nationale de l’informatique et des libertés et le juge, décrite dans l’analyse consacrée aux pointeuses biométriques au travail.
La démarche suit un ordre qui conditionne son succès. Écrivez d’abord à l’employeur, ou à son délégué à la protection des données, pour demander la suppression des copies et la confirmation écrite de l’effacement, en rappelant que la mention « oui/non » suffit dans le dossier du personnel. En cas de refus ou d’absence de réponse, la réclamation devant la Commission nationale de l’informatique et des libertés reprend ces courriers avec leurs dates, la description précise des documents conservés ou des consultations suspectées, et les coordonnées du délégué si elles sont connues. Cette chronologie écrite sert deux fois : elle établit le traitement illicite devant l’autorité, et elle fonde la demande de dommages-intérêts devant les prud’hommes, où le juge apprécie la résistance de l’employeur après mise en demeure. Pour les salariés d’Île-de-France, le dossier se constitue de la même manière quel que soit le ressort, mais la saisine doit viser le conseil dans le ressort de l’établissement ou du domicile selon la règle de compétence rappelée plus haut, ce qui évite une exception d’incompétence qui retarderait l’instance de plusieurs mois.
Quand la demande amiable reste sans effet, la plainte devant la Commission nationale de l’informatique et des libertés constitue la voie naturelle. l’article 77 du règlement général sur la protection des données, qui donne à toute personne estimant qu’un traitement de ses données viole le règlement le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, notamment celle de sa résidence habituelle, de son lieu de travail ou du lieu de la violation, en particulier dans l’État membre de sa résidence habituelle, de son lieu de travail ou du lieu de la violation. Joignez à la réclamation la demande d’effacement restée sans réponse, la copie conservée dont vous avez connaissance, et tout élément établissant la consultation à votre insu. L’autorité instruit, peut mettre en demeure l’organisme et, dans les cas graves, prononcer des sanctions pécuniaires publiques qui pèsent ensuite dans la négociation et devant le juge.
B. Ce que risque l’employeur : sanction pénale, prud’hommes et réparation du préjudice
Le contournement des règles d’accès au casier judiciaire expose d’abord à une sanction pénale. Quiconque en prenant un faux nom ou une fausse qualité, s’est fait délivrer un extrait du casier judiciaire d’un tiers est puni de 7 500 euros d’amende. Le texte punit aussi celui qui fournit des renseignements d’identité imaginaires ayant provoqué ou pu provoquer des mentions erronées. Dans l’affaire jugée à Colmar, deux salariées ont été sanctionnées pénalement sur ce fondement pour avoir obtenu le bulletin du salarié en se prévalant d’une qualité qu’elles n’avaient pas. Le dirigeant qui ordonne ou laisse pratiquer de telles démarches engage sa propre responsabilité, et l’association ou la société peut voir sa responsabilité civile retenue pour les agissements de ses préposés. Le dépôt de plainte du salarié, comme celui déposé en septembre 2022 dans cette affaire, déclenche l’enquête qui établit les demandes successives : conservez les récépissés et constituez-vous partie civile si des poursuites sont engagées, car la décision pénale fera foi des manœuvres devant le juge civil.
Devant le juge du contrat de travail, le conseil de prud’hommes règle par voie de conciliation les différends qui peuvent s’élever à l’occasion de tout contrat de travail entre les employeurs et les salariés qu’ils emploient, et il juge les litiges lorsque la conciliation n’a pas abouti. Pour un salarié travaillant à Paris, le conseil compétent est soit celui dans le ressort duquel est situé l’établissement où est accompli le travail, le salarié pouvant également saisir celui du lieu où l’engagement a été contracté ou celui où l’employeur est établi. La demande indemnitaire s’appuie sur l’exécution déloyale du contrat et la violation de la vie privée : les 2 000 euros alloués à Colmar pour quinze consultations clandestines donnent une échelle, que le juge parisien appréciera selon la durée, la fréquence et l’usage des informations. Si la consultation du casier a servi à préparer un licenciement ou un refus de promotion, le salarié conteste aussi la mesure elle-même : un licenciement motivé par une condamnation sans incompatibilité avec l’emploi, ou fondé sur une pièce obtenue déloyalement, encourt la censure, et l’indemnité pour licenciement sans cause réelle et sérieuse s’ajoute aux dommages-intérêts pour atteinte à la vie privée. La charge de la preuve suit le droit commun : au salarié d’établir des faits laissant présumer l’atteinte, à l’employeur de justifier sa demande par le poste et par un texte. D’où l’importance des écrits : demandez toujours par courriel le fondement de la vérification, l’identité du destinataire des bulletins obtenus par l’autorité, et la durée de conservation prévue.
l’article 82 du règlement général sur la protection des données, qui ouvre à toute personne ayant subi un dommage matériel ou moral du fait d’une violation le droit d’en obtenir réparation auprès du responsable du traitement ou du sous-traitant. Ce fondement européen permet de réclamer la réparation du préjudice moral causé par la conservation ou la consultation illicite du casier, indépendamment du sort du contrat de travail : anxiété liée à la surveillance, réputation interne compromise par la diffusion de l’extrait entre managers, perte de chance sur une mobilité. Le responsable ne s’exonère qu’en prouvant que le fait dommageable ne lui est nullement imputable, preuve difficile quand la copie figure dans ses propres systèmes. En pratique parisienne, la stratégie combine donc la plainte devant la Commission, qui fait constater la violation, et l’action prud’homale, qui la convertit en indemnisation, avec l’appui des relevés de demandes que l’administration du casier judiciaire peut produire.
Trois situations intermédiaires méritent une attention particulière parce qu’elles concentrent les litiges parisiens. D’abord, la demande en cours de contrat : lors d’une promotion vers un poste sensible, d’une mobilité vers un site soumis à agrément ou du renouvellement d’une habilitation, l’employeur peut être fondé à vérifier à nouveau le bulletin requis par le texte applicable à la nouvelle fonction. Mais cette vérification obéit aux mêmes bornes que la vérification initiale : information préalable du salarié sur la collecte, présentation sans copie conservée hors texte spécial, et lien direct avec les nouvelles fonctions. Un salarié promu vers des fonctions sans rapport avec la sécurité ou l’enfance peut donc refuser une nouvelle production, et l’employeur ne peut transformer ce refus en grief disciplinaire. Ensuite, le candidat non retenu : si l’extrait a été présenté en entretien, aucune copie ne doit subsister dans le vivier, et le dossier de candidature suit le sort commun des données de recrutement, avec effacement au terme du délai porté à la connaissance du candidat. Enfin, la preuve : le salarié qui soupçonne une consultation clandestine peut écrire à l’employeur pour lui demander quelles vérifications ont été effectuées, sur quel fondement et auprès de quelle autorité, et saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés d’une demande d’accès indirect si nécessaire. Les relevés des délivrances établis par les services du casier judiciaire, les courriels internes qui mentionnent l’extrait et les témoignages de collègues informés de son contenu forment un faisceau que le juge du fond examine concrètement, comme l’a fait la cour d’appel de Colmar à partir des auditions pénales et des relevés de quinze demandes.
Conclusion
L’employeur peut vous demander de présenter votre bulletin numéro 3 quand le poste le justifie, et peut obtenir votre bulletin numéro 2 par l’autorité compétente pour les fonctions sensibles soumises à incapacités légales. Il ne peut ni exiger le bulletin numéro 1, ni conserver la copie de l’extrait au-delà de la vérification, ni consulter votre casier à votre insu. Quand ces limites sont franchies, le droit à l’effacement, la réclamation devant la Commission nationale de l’informatique et des libertés et l’action devant le conseil de prud’hommes permettent de faire cesser le traitement illicite et d’obtenir réparation, comme l’illustrent les condamnations récentes à 2 000 euros pour violation de la vie privée et à 7 500 euros d’amende pour obtention frauduleuse. Gardez chaque écrit, exigez le fondement de chaque demande, et faites vérifier sans attendre toute copie conservée dans votre dossier, car chaque semaine de conservation illicite aggrave le préjudice réparable.