Votre dossier de location est prêt : pièce d’identité, trois bulletins de salaire, avis d’imposition, quittances de loyer. Pourtant, l’agence vous réclame en plus vos trois derniers relevés de compte bancaire, votre carte Vitale et un extrait de casier judiciaire, faute de quoi votre candidature ne sera pas examinée. Cette situation, vécue chaque semaine par des candidats à la location dans un marché tendu, soulève une question simple : un bailleur ou une agence peut-il exiger n’importe quelle pièce ? La réponse est non. La loi fixe une liste fermée de justificatifs, et le règlement général sur la protection des données (RGPD) ajoute une seconde barrière : même pour prouver votre solvabilité, vous n’avez pas à livrer votre vie bancaire, votre santé ou votre passé pénal pour obtenir un logement. La personne qui se porte caution pour vous est protégée par le même encadrement. Que le logement soit proposé par un particulier ou par une agence, les règles sont identiques : l’intermédiaire qui organise les visites et trie les candidatures traite vos données pour le compte de la mise en location et doit respecter les mêmes limites. Cet article expose d’abord les pièces autorisées et celles qui sont interdites, puis détaille la conduite à tenir : refuser sans compromettre vos chances, garder la preuve de l’exigence abusive, exercer vos droits d’accès et d’effacement, saisir la CNIL et le juge, et obtenir réparation du préjudice subi.
I. Quelles pièces le bailleur peut-il exiger, et lesquelles sont interdites ?
A. La liste fermée : les seuls justificatifs que le bailleur peut demander
Le principe est posé par la loi du 6 juillet 1989 : « La liste des pièces justificatives pouvant être exigées du candidat à la location ou de sa caution par le bailleur, préalablement à l’établissement du contrat de location, est définie par décret en Conseil d’Etat, pris après avis de la Commission nationale de concertation. » (article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Autrement dit, le bailleur, particulier ou agence, ne dispose d’aucune marge d’invention : il peut demander les pièces de la liste, et seulement celles-là. Le décret qui fixe cette liste est le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, dont l’annexe I énumère limitativement ce qui peut être exigé de chaque candidat.
Pour l’identité, le texte autorise « Une pièce justificative d’identité en cours de validité, comportant la photographie du titulaire parmi les documents suivants » (annexe I du décret du 5 novembre 2015) : carte nationale d’identité française ou étrangère, passeport français ou étranger, permis de conduire français ou étranger, ou document justifiant du droit au séjour pour le candidat étranger. Une seule pièce suffit, et elle doit être en cours de validité. Pour le domicile, le bailleur ne peut exiger qu’un seul justificatif parmi les trois dernières quittances de loyer, l’attestation d’élection de domicile, l’attestation sur l’honneur de l’hébergeant ou le dernier avis de taxe foncière. La présentation officielle de ces listes est reprise par le service public des justificatifs du futur locataire, qui distingue l’identité, le domicile, la situation professionnelle et les ressources.
Pour l’activité professionnelle, un ou plusieurs documents peuvent être demandés : contrat de travail ou de stage, carte professionnelle pour les professions libérales, extrait K ou K bis de moins de trois mois pour les commerçants, ou tout autre document récent attestant de l’activité. Pour les ressources, le bailleur peut réclamer un ou plusieurs documents parmi les trois derniers bulletins de salaire, les deux derniers bilans pour les non-salariés, les justificatifs de pensions, retraites, prestations sociales et allocations des trois derniers mois, le titre de propriété ou le dernier avis de taxe foncière, les justificatifs de revenus fonciers ou de valeurs mobilières, et le dernier ou avant-dernier avis d’imposition. C’est cette liste, et elle seule, qui permet d’apprécier la solvabilité du candidat. La caution, personne physique ou morale, relève du même encadrement, avec une liste dédiée prévue par le même décret pris pour le candidat à la location et sa caution. Quand une agence intervient comme mandataire, c’est elle qui détermine dans les faits les finalités et les moyens du tri des candidatures et elle répond alors du traitement mis en oeuvre dans ce cadre, aux côtés du bailleur : adressez vos demandes d’accès et d’effacement aux deux, afin qu’aucun exemplaire de votre dossier ne subsiste dans un classeur ou une boîte de réception oubliés. Vérifiez aussi la fraîcheur des pièces : un avis d’imposition ancien ou une pièce d’identité périmée donne un prétexte commode pour écarter un dossier ; un jeu complet, en cours de validité et transmis en une seule fois laisse moins de prise aux exigences ajoutées au fil de l’eau.
Deux garde-fous complètent le dispositif. D’abord, le bailleur ne peut imposer la cosignature d’un ascendant ou d’un descendant du candidat avant l’établissement du contrat. Ensuite, aucune somme d’argent ne peut être exigée avant la signature : le propriétaire ne peut réclamer aucune somme d’argent avant la signature du bail d’habitation (service-public.fr). Les étudiants, apprentis et stagiaires disposent de pièces adaptées : carte d’étudiant ou certificat de scolarité pour l’année en cours, contrat de stage ou attestation de l’employeur, avis d’attribution de bourse. Quand la caution est une personne morale, comme une banque ou un organisme de garantie, le bailleur peut exiger les documents justifiant son existence légale et l’identité de son représentant ; avec la garantie Visale, c’est le visa délivré par Action Logement que le locataire fournit. Dans tous les cas, la logique reste la même : une pièce par catégorie, dans la limite de la liste, sans supplément imposé. Pour transmettre ces pièces sans les disperser, l’État propose le téléservice DossierFacile, qui permet au locataire de déposer les justificatifs autorisés et de les adresser au bailleur, et un service de filigrane numérique pour protéger les documents sensibles avant envoi, signalé par la CNIL sur la location immobilière.
B. Les documents interdits : relevés bancaires, carte Vitale, casier judiciaire et pièces hors liste
Tout ce qui ne figure pas sur la liste du décret ne peut pas être imposé au candidat. La CNIL cite les exemples les plus fréquents : la CNIL range parmi les documents qui ne peuvent pas être demandés aux candidats la copie du livret de famille, la carte Vitale, les relevés de compte bancaire, le contrat de mariage, le jugement de divorce ou encore l’extrait de casier judiciaire (CNIL, location d’un bien immobilier). Le « tels que » montre que la liste des abus ne s’arrête pas là : dossier médical, photographie d’identité isolée distincte de la pièce d’identité, attestation de l’employeur allant au-delà des mentions prévues, ou relevé d’identité bancaire exigé dès le stade de la candidature relèvent de la même interdiction dès lors qu’ils n’appartiennent pas aux pièces autorisées.
Le relevé de compte bancaire mérite une attention particulière parce qu’il est l’exigence abusive la plus courante. Les trois bulletins de salaire et l’avis d’imposition suffisent à établir le niveau de ressources ; le relevé de compte expose en revanche le détail de la vie privée : habitudes de consommation, dons, cotisations, dépenses de santé. Le RGPD interdit cette gourmandise : les données doivent être « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (minimisation des données) » (article 5 du règlement (UE) 2016/679). Exiger des relevés bancaires pour vérifier une solvabilité déjà établie par les pièces légales méconnaît cette minimisation. De plus, un traitement n’est licite que si « le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci » (article 6 du règlement (UE) 2016/679) : la collecte de pièces hors liste, qui ne sont pas nécessaires à l’appréciation de la solvabilité, ne remplit pas cette condition.
La carte Vitale et tout document médical sont à proscrire pour une raison supplémentaire : les données de santé appartiennent aux catégories particulières que le règlement protège de façon renforcée, leur traitement étant en principe interdit sauf exceptions strictement encadrées (article 9 du règlement (UE) 2016/679). Un bailleur n’a jamais besoin de connaître votre état de santé pour louer un logement. L’extrait de casier judiciaire est également hors jeu : votre passé pénal ne regarde pas le bailleur, et sa collecte systématique au stade de la candidature constitue un traitement illicite de données. Le livret de famille, le contrat de mariage et le jugement de divorce renseignent sur la situation familiale et matrimoniale, sans lien avec la solvabilité : leur exigence est interdite au même titre.
Il faut distinguer deux refus à ne pas confondre. Le bailleur peut légitimement écarter un dossier incomplet au regard de la liste autorisée, par exemple sans aucun justificatif de ressources. En revanche, il ne peut pas écarter votre candidature au motif que vous refusez de fournir une pièce interdite, ni vous classer défavorablement pour ce motif. Et lorsque le refus de location se fonde sur un critère prohibé, un autre texte prend le relais : « Aucune personne ne peut se voir refuser la location d’un logement pour un motif discriminatoire défini à l’article 225-1 du code pénal. » (article 1er de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). L’article 225-1 du code pénal définit ces motifs, parmi lesquels l’origine, le sexe, la situation de famille, l’état de santé, le handicap, l’âge ou le lieu de résidence (article 225-1 du code pénal). Parmi les erreurs fréquentes, la plus coûteuse consiste à diffuser son dossier complet à dix agences à la fois par messagerie, photos de documents à l’appui : chaque envoi multiplie les copies et les durées de conservation, alors qu’un dépôt unique via un téléservice prévu pour cet usage suffit. Une autre erreur est de croire qu’un document optionnel réclamé « pour départager » serait facultatif : dès qu’une pièce conditionne l’examen de la candidature, elle est exigée au sens de la loi, même présentée comme un plus. Quand une exigence de pièce sert de filtre déguisé, par exemple un document que seules certaines catégories de candidats peuvent produire, le terrain de la discrimination rejoint celui des données personnelles.
II. Comment réagir quand on vous réclame une pièce interdite ?
A. Refuser proprement, garder la preuve et exiger l’effacement de vos données
La première règle est de ne pas transmettre la pièce interdite, même sous la pression du « dossier incomplet ». Répondez par écrit, par courriel ou message, en rappelant que le document demandé ne figure pas sur la liste du décret du 5 novembre 2015 et que la CNIL le range parmi les documents qui ne peuvent pas être demandés, puis joignez à la place les pièces autorisées qui établissent votre solvabilité. Cette réponse écrite a deux vertus : elle montre votre bonne foi et votre solvabilité, et elle constitue la preuve de l’exigence abusive si le litige se poursuit. Conservez l’annonce, la liste des pièces réclamées, les échanges et, le cas échéant, le motif de refus opposé à votre candidature. Si vous avez déjà transmis un document interdit, demandez sa suppression sans attendre : l’envoi passé n’autorise pas la conservation future.
Le RGPD vous donne ensuite des droits précis contre le bailleur ou l’agence, responsable du traitement de vos données. Vous pouvez d’abord savoir exactement ce qu’ils détiennent : « La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données à caractère personnel » (article 15 du règlement (UE) 2016/679). Demandez la copie de votre dossier de candidature, la liste des destinataires à qui il a été transmis et la durée de conservation appliquée. Vous pouvez ensuite exiger l’effacement des pièces indûment collectées : le règlement ouvre ce droit notamment lorsque « les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière » ou lorsque « les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite » (article 17 du règlement (UE) 2016/679). Une pièce interdite, collectée sans base légale, entre dans ce second cas ; les données d’un candidat non retenu, devenues inutiles une fois le logement attribué, entrent dans le premier.
Le responsable du traitement doit répondre vite : il fournit les informations sur les mesures prises « dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande » (article 12 du règlement (UE) 2016/679). Adressez donc une demande datée, précisant votre identité, l’annonce ou le logement concerné, chaque document dont vous exigez la suppression et chaque destinataire à qui la transmission doit être signalée, et relancez à l’expiration du mois. Demandez également à qui votre dossier a été transmis : le droit d’accès couvre les destinataires ou catégories de destinataires auxquels vos données ont été ou seront communiquées, et une agence qui fait circuler votre dossier entre plusieurs cabinets sans vous en informer doit pouvoir justifier chaque transmission. Si une pièce interdite a circulé, exigez que chaque destinataire en soit informé et qu’elle soit supprimée partout, puis vérifiez l’exécution de cet engagement avant de clore le dossier. Pensez aussi à l’après-candidature : les agences conservent souvent les dossiers pour recontacter les candidats. Or, « Lorsque les données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection, la personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel la concernant à de telles fins de prospection, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection. » (article 21 du règlement (UE) 2016/679). Exercez cette opposition par écrit si vous ne voulez plus être démarché.
Les durées de conservation donnent un repère concret pour vos demandes. Dans son référentiel de gestion locative, la CNIL estime qu’en principe, trois mois en base active suffisent en principe pour les données collectées au stade de l’appréciation de la solvabilité des candidats non retenus, tandis qu’une durée de trois ans à compter du dernier contact est regardée comme adéquate pour la prospection (référentiel CNIL relatif à la gestion locative). Passés ces délais, la conservation doit cesser, et les pièces interdites ne doivent pas être conservées du tout. Pour vos futurs dossiers, préparez un jeu unique de pièces autorisées en cours de validité, transmettez-le via DossierFacile plutôt que par des envois dispersés, et apposez un filigrane sur les documents sensibles avant transmission afin de limiter leur réutilisation.
B. Saisir la CNIL et le juge, et obtenir réparation
Si le bailleur maintient son exigence, conserve vos pièces malgré vos demandes ou écarte votre candidature pour ce motif, la plainte devant la CNIL est la voie naturelle. Le RGPD prévoit que « toute personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans l’État membre dans lequel se trouve sa résidence habituelle, son lieu de travail ou le lieu où la violation aurait été commise, si elle considère que le traitement de données à caractère personnel la concernant constitue une violation du présent règlement » (article 77 du règlement (UE) 2016/679). En France, cette autorité est la CNIL, qui peut être saisie en ligne après une demande restée sans réponse satisfaisante auprès du bailleur ou de l’agence. Joignez à votre plainte la liste des pièces réclamées, vos échanges, votre demande d’effacement et la réponse reçue : un dossier documenté dès le départ accélère l’instruction. La CNIL dispose d’une gradation de mesures, de l’avertissement et de la mise en demeure jusqu’aux sanctions prononcées par sa formation restreinte en cas de manquement persistant (article 20 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978), et ses décisions de sanction, avec les sanctions que la CNIL peut prononcer contre une entreprise : mise en demeure, amende, injonction et astreinte, montrent l’éventail des suites possibles.
Parallèlement, la loi logement organise une sanction administrative propre aux pièces abusives : « Les manquements au présent article sont punis d’une amende administrative, prononcée par le représentant de l’Etat dans le département, dont le montant ne peut être supérieur à 3 000 € pour une personne physique et à 15 000 € pour une personne morale. » (article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Vous pouvez signaler les faits aux services de l’État dans le département du logement, qui sont compétents pour constater le manquement et prononcer l’amende après avoir mis l’intéressé en mesure de présenter ses observations. Agissez sans tarder car « L’amende ne peut être prononcée plus d’un an à compter de la constatation des faits. » (article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Joignez au signalement les mêmes pièces qu’à la plainte CNIL : liste des documents réclamés, échanges écrits, demande d’effacement et suite donnée. Cette voie répressive ne vous indemnise pas, mais elle frappe le comportement là où il est sensible et alimente, le cas échéant, votre démonstration devant le juge.
Sur le terrain de la discrimination, la loi inverse partiellement la charge de la preuve : le candidat évincé « présente des éléments de fait laissant supposer l’existence d’une discrimination directe ou indirecte », puis « il incombe à la partie défenderesse de prouver que sa décision est justifiée » (article 1er de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Concrètement, produisez tout ce qui laisse supposer le filtre discriminatoire : exigence d’une pièce hors liste que vous êtes seul à ne pas pouvoir fournir, questions sur l’origine ou la situation familiale, traitement différencié entre candidats, refus brutal après transmission des pièces. Le juge forme ensuite sa conviction, au besoin après des mesures d’instruction. Cette action peut se combiner avec l’action en protection des données, puisque les deux manquements naissent souvent des mêmes faits.
Reste la réparation de votre propre préjudice, qui relève du juge. Le RGPD est explicite : « Toute personne ayant subi un dommage matériel ou moral du fait d’une violation du présent règlement a le droit d’obtenir du responsable du traitement ou du sous-traitant réparation du préjudice subi. » (article 82 du règlement (UE) 2016/679). Le logement perdu, les mois de recherche supplémentaires, l’hôtel ou l’hébergement temporaire payé en attendant, le temps passé à reconstituer un dossier, mais aussi le préjudice moral lié à l’exposition de votre intimité bancaire, médicale ou pénale : tous ces postes peuvent être chiffrés et réclamés au bailleur ou à l’agence devant le tribunal judiciaire. Le juge peut également ordonner la suppression des données indûment détenues et interdire leur diffusion. Pour un logement situé à Paris ou en Île-de-France, où la concurrence entre candidats rend les exigences abusives particulièrement fréquentes, le signalement au représentant de l’État dans le département passe par le préfet de Paris, et le tribunal judiciaire de Paris connaît des litiges nés des logements parisiens : préparez un dossier resserré sur les pièces exigées, les délais et les préjudices, car la démonstration y est souvent décisive.
Conclusion
Un bailleur ou une agence ne peut exiger que les pièces de la liste fermée du décret du 5 novembre 2015 : une pièce d’identité, un justificatif de domicile, des preuves d’activité et de ressources, rien de plus. Les relevés de compte bancaire, la carte Vitale, l’extrait de casier judiciaire, le livret de famille, le contrat de mariage et le jugement de divorce sont interdits, et toute pièce hors liste l’est également. Face à une exigence abusive, refusez par écrit, conservez chaque preuve, exercez vos droits d’accès, d’effacement et d’opposition dans le délai d’un mois, puis saisissez la CNIL et le représentant de l’État dans le département, et demandez au juge la suppression de vos données et la réparation de votre préjudice. Un dossier de candidature solide, composé des seules pièces autorisées et transmis par un canal traçable, reste votre meilleure protection. Avant chaque envoi, relisez la liste du décret et celle des documents interdits rappelée par la CNIL ; après chaque refus suspect, écrivez, datez et conservez. Cette discipline transforme une exigence abusive en manquement démontré, et un manquement démontré en réparation obtenue.