Vous avez passé tous les entretiens, le poste est presque à vous, puis le recruteur glisse une dernière demande portant sur « votre casier judiciaire ». Pour un poste de comptable, de chauffeur-livreur, d’agent d’accueil ou d’éducateur, la demande surprend, parfois elle inquiète, surtout quand une vieille condamnation figure encore sur le relevé. Pouvez-vous refuser de le fournir ? L’employeur peut-il conserver une copie, interroger lui-même le casier, ou écarter votre candidature à la seule vue d’une mention ? Et si le refus d’embauche vient de là, comment le prouver et obtenir réparation ?
La réponse tient en trois couches de règles qui se combinent : le droit du travail encadre les informations exigées à l’embauche, le règlement général sur la protection des données verrouille les données relatives aux condamnations pénales, et le code de procédure pénale organise qui peut voir quoi entre les bulletins n° 1, n° 2 et n° 3. La Commission nationale de l’informatique et des libertés a précisé la doctrine applicable aux employeurs privés. Ce cadre conduit à un principe simple : l’employeur peut demander à voir l’extrait que vous lui remettez vous-même, dans des cas limités, mais il ne peut ni l’exiger systématiquement, ni en garder copie, ni en faire un fichier, ni refuser une embauche pour une condamnation sans rapport avec le poste.
Cet article détaille d’abord ce que l’employeur peut et ne peut pas exiger, bulletin par bulletin, puis les recours concrets quand la demande dérape : refuser proprement, saisir la CNIL, contester le refus d’embauche ou le licenciement devant le juge, et demander réparation du préjudice.
I. Ce que l’employeur peut exiger, et les lignes qu’il ne doit pas franchir
A. Demander le bulletin n° 3, parfois, jamais les autres, et seulement en lien direct avec le poste
Le point de départ se trouve dans le code du travail : « Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles ». Le même article ajoute l’exigence qui fait toute la différence en pratique : « Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles ». Une demande de casier judiciaire qui ne répond pas à ce double test de finalité et de lien direct est contestable dès son principe, avant même d’examiner le contenu du relevé.
Concrètement, pour un poste sans exposition particulière — employé administratif, commercial sédentaire, développeur, agent d’entretien — exiger systématiquement un extrait de casier judiciaire à chaque candidat ne satisfait pas ce test. Le recruteur doit expliquer en quoi les antécédents judiciaires conditionnent l’aptitude au poste précis proposé, et non invoquer une politique générale de « confiance » ou de « sécurité ». À l’inverse, pour des fonctions dites sensibles, la demande devient défendable, voire imposée par les textes : garde d’enfants, accompagnement de personnes vulnérables, convoyage de fonds, sécurité privée, maniement d’armes, conduite de certains véhicules, accès à des zones protégées. Dans ces métiers, des dispositions spéciales organisent la vérification, parfois par l’employeur, parfois par une autorité qui délivre un agrément, et la demande s’inscrit alors dans l’exécution d’une obligation légale.
Deuxième verrou, celui des bulletins. Le casier judiciaire national se décline en trois relevés de contenu décroissant, et l’employeur privé n’a accès à aucun guichet direct. Le bulletin n° 1, relevé intégral, n’est accessible qu’aux juges : « Le bulletin n° 1 n’est délivré qu’aux autorités judiciaires ». Un employeur qui réclamerait un bulletin n° 1, ou qui obtiendrait des informations qui n’y figurent que là, sort du cadre légal. Le bulletin n° 2, plus large que le n° 3, est réservé à des autorités et à des employeurs limitativement énumérés pour des recrutements précis, notamment auprès de mineurs ; aucun recruteur ordinaire ne peut l’exiger d’un candidat. Reste le bulletin n° 3, le seul que le candidat peut obtenir et présenter lui-même : « Le bulletin n° 3 peut être réclamé par la personne qu’il concerne, il ne doit, en aucun cas, être délivré à un tiers », hors le cas particulier de l’autorité centrale d’un État membre saisie par l’intéressé. Autrement dit, l’employeur ne peut jamais aller chercher votre casier lui-même, ni auprès du casier national, ni auprès d’un intermédiaire : c’est vous, et vous seul, qui décidez de demander votre bulletin n° 3 et de le lui montrer.
Le contenu même du bulletin n° 3 mérite attention, car beaucoup de candidats surestiment ce que le recruteur y verra. Le code dispose que « Le bulletin n° 3 est le relevé des condamnations suivantes prononcées par une juridiction nationale pour crime ou délit, lorsqu’elles ne sont pas exclues du bulletin n° 2 », puis énumère pour l’essentiel des peines privatives de liberté supérieures à deux ans sans sursis, certaines peines plus courtes si le juge en a ordonné la mention, et des interdictions ou suivis pendant leur durée. Les contraventions, les condamnations avec sursis devenues non avenues, les condamnations effacées par réhabilitation ou amnistie n’y figurent pas. Avant de paniquer, vérifiez donc ce que contient réellement votre bulletin n° 3 en le demandant vous-même sur le téléservice du casier judiciaire national : dans bien des cas, la mention redoutée n’y apparaît plus, et la discussion avec le recruteur devient sans objet.
La doctrine de la CNIL confirme cette lecture restrictive. La position publique de la CNIL sur le casier judiciaire au travail admet qu’un employeur demande au candidat de lui présenter son extrait, par exemple lors d’un entretien, mais à défaut de texte spécial imposant cette vérification, cela reste une simple présentation : le document est montré, puis repris, sans copie ni enregistrement. Pour les fonctions sensibles encadrées par des textes spéciaux, la même page de la CNIL rappelle que la vérification peut être organisée par l’employeur ou par l’autorité qui délivre l’agrément, et que dans ce second cas l’agrément suffit : l’employeur n’a pas à consulter lui-même le casier, et réclamer en plus le bulletin relève du surplus.
Troisième verrou, européen : les données de condamnations pénales appartiennent à une catégorie à part dans le RGPD. Le règlement européen pose que tout traitement n’est licite que s’il repose sur l’une des bases énumérées par son article 6, paragraphe 1 : consentement, contrat, obligation légale, intérêts vitaux, mission publique ou intérêt légitime. Mais pour les condamnations pénales, son article 10 ajoute un verrou propre à cette catégorie de données, qui ne peuvent être traitées que « sous le contrôle de l’autorité publique » ou en vertu d’une autorisation du droit national prévoyant des « garanties appropriées » pour les personnes concernées. En recrutement privé ordinaire, sans texte qui autorise la collecte et organise les garanties, l’employeur ne dispose d’aucune base solide pour constituer un traitement de données pénales : ni le consentement arraché au candidat en position de faiblesse, ni un vague intérêt légitime ne suffisent à contourner cette exigence. Seules les vérifications prévues par des textes spéciaux, avec leurs garanties et leurs durées, passent ce filtre.
B. Conserver une copie, ficher les mentions, interroger en douce : ce qui est interdit
Si la présentation du bulletin n° 3 reste possible dans un cadre étroit, tout ce qui suit est en principe interdit : photocopier le document, le scanner dans le dossier du personnel, noter la nature des condamnations dans le logiciel RH, constituer une liste des candidats « à casier », transmettre le relevé à un client ou à une société du groupe, ou vérifier les antécédents par un autre canal. La doctrine de la CNIL est nette : dans le cas général, l’employeur montre le document sans en conserver de copie, et sans constituer de traitement dédié à ces données. La seule trace admise dans le fichier du personnel tient en une mention binaire de type « oui/non ». Vérifié ou non vérifié, conforme ou non au regard du poste : un oui ou un non, sans détail, sans copie, sans historique des infractions.
Quand un texte spécial impose ou autorise la vérification pour une fonction sensible, la conservation obéit à ce texte et à lui seul. La CNIL précise que le texte spécial peut fixer une durée de conservation, de l’ordre de trois mois dans les cas les plus courants, et qu’à défaut de précision le document doit être détruit après vérification. Autrement dit, même dans les secteurs réglementés, la copie ne dort pas dans un tiroir « au cas où » : elle est consultée, la décision est prise, puis le document est restitué ou détruit à l’issue du délai prévu. Un bulletin n° 3 retrouvé des mois plus tard dans un dossier du personnel, ou joint à un dossier de candidature conservé dans un vivier de candidatures pendant deux ans, signale une conservation excessive.
Le même raisonnement vaut pour les collectes détournées. Faute de pouvoir exiger le bulletin, certains recruteurs interrogent le candidat à l’oral sur ses condamnations, glissent une question dans un questionnaire, exploitent une recherche sur internet, ou interrogent un ancien employeur sur ses éventuels antécédents judiciaires. Or ces informations, dès qu’elles sont collectées, enregistrées ou utilisées pour trier des candidatures, constituent un traitement de données relatives aux condamnations pénales au sens de l’article 10 du RGPD, soumis à la même exigence d’autorisation par le droit national avec garanties. Un fichier informel des « profils à risque », un tableau partagé annoté, ou un échange de courriels commentant les condamnations d’un candidat, exposent l’entreprise exactement comme une base formalisée. Le fait que le support soit artisanal ne change rien à la qualification : ce qui compte, c’est l’existence d’une collecte et d’un usage dans le processus de recrutement.
La durée de conservation des dossiers de recrutement mérite un rappel distinct, car elle piège beaucoup d’entreprises de bonne foi. Les candidatures non retenues peuvent être conservées deux ans avec l’accord du candidat pour alimenter un vivier, selon la doctrine constante de la CNIL en matière de recrutement, mais ce vivier ne peut pas contenir de données pénales. Conserver le bulletin n° 3 d’un candidat écarté « pour une prochaine fois », ou archiver la mention de sa condamnation dans le vivier, cumule deux fautes : une donnée interdite de traitement hors cadre légal, et une durée sans base. Pour le salarié embauché, le bulletin présenté à l’embauche ne devient pas une pièce permanente du dossier : une fois la vérification faite, il n’a plus de raison de figurer au dossier individuel, sauf texte spécial qui l’impose avec sa durée propre.
L’information du candidat constitue une autre obligation souvent négligée. Dès lors qu’un employeur collecte une donnée, même par simple présentation du bulletin, il doit informer la personne : identité du responsable, finalité précise de la vérification, base juridique invoquée, destinataires éventuels, durée de conservation, droits d’accès, de rectification, d’opposition et de réclamation auprès de la CNIL. Une demande orale de casier « pour le dossier », sans notice ni explication du fondement, prive le candidat de ses droits et prive l’employeur de sa principale preuve de bonne foi en cas de contrôle. Les entreprises avisées remettent une notice courte avant toute demande : poste concerné, texte applicable ou motif précis lié aux fonctions, sort réservé au document, interlocuteur pour exercer ses droits. Cette transparence ne coûte rien et change l’issue de bien des litiges.
Enfin, la tentation de contourner le candidat en interrogeant directement une source doit être écartée sans hésitation. Aucun service public ne délivre à un employeur privé le bulletin d’un tiers, et toute obtention par un autre biais — pression sur le candidat pour qu’il communique ses codes d’accès au téléservice, recours à un enquêteur privé, exploitation d’une fuite — place l’entreprise et son prestataire en faute. Le bulletin n° 3 n’est remis qu’à l’intéressé, et la loi pénale sanctionne par ailleurs la collecte déloyale et l’atteinte aux droits des personnes. Un dirigeant qui découvre qu’un recruteur ou un cabinet intermédiaire a constitué sa propre « vérification casier » doit faire cesser la pratique immédiatement, purger les fichiers et documenter la correction : en cas de contrôle CNIL ou de contentieux prud’homal, la réaction rapide et tracée compte autant que la faute initiale.
II. Contester un refus, faire effacer, obtenir réparation
A. Refus d’embauche, mise à l’écart, sanction : le chemin du recours pas à pas
Première situation, la plus fréquente : votre candidature est écartée après la présentation du bulletin, ou l’offre ferme est retirée quand la mention apparaît. La CNIL n’admet qu’une seule justification à un refus fondé sur le casier : une « incompatibilité avec l’emploi » entre la condamnation et le poste visé. Une condamnation ancienne pour conduite sans permis ne rend pas inapte à un poste de comptable ; une interdiction bancaire sans rapport avec les fonctions ne fonde pas un refus pour un emploi d’agent d’accueil. L’employeur doit démontrer l’incompatibilité concrète entre la nature de la condamnation, y compris sa gravité et sa date, et les tâches réelles du poste. À défaut, le refus s’analyse comme une décision fondée sur un critère sans lien avec l’aptitude professionnelle, et le candidat peut agir.
Le droit du travail protège le candidat dès la procédure de recrutement : « Aucune personne ne peut être écartée d’une procédure de recrutement » pour un motif discriminatoire, énonce l’article L. 1132-1 du code du travail dans sa version en vigueur. Le casier judiciaire n’y figure pas comme motif prohibé en tant que tel, mais le refus fondé sur des antécédents sans lien avec le poste heurte l’exigence du lien direct et nécessaire de l’article L. 1221-6, et peut recouper une discrimination indirecte ou une atteinte à la vie privée selon les circonstances. Le droit pénal renforce la protection avec sa définition large : « Constitue une discrimination toute distinction opérée entre les personnes physiques » sur les fondements qu’énumère l’article 225-1 du code pénal. Quand le refus d’embauche repose sur une condamnation couverte par l’amnistie, effacée par réhabilitation, ou qui ne devait pas figurer sur le bulletin présenté, l’employeur utilise une information juridiquement inexistante : la faute est alors caractérisée avec une netteté particulière.
En pratique, la difficulté première est probatoire : les refus discriminatoires se disent rarement par écrit. Constituez votre dossier dès le premier signal : conservez l’annonce, la convocation, le courriel ou le SMS qui demande le casier, la notice éventuelle, vos réponses, puis tout message postérieur au retrait de l’offre. Notez les dates, les noms des interlocuteurs, les témoins présents à l’entretien. Si le refus est oral, confirmez par écrit en demandant quel texte ou quel motif précis lié aux fonctions justifie la demande de bulletin, et quel sort sera réservé au document. Une entreprise qui ne répond pas, ou qui invoque une politique générale sans lien avec le poste, s’affaiblit. Les comparants aident aussi : un autre candidat au profil équivalent, sans mention au casier, embauché sur le même poste au même moment, fait présumer le rôle de la condamnation. Les juridictions du travail appliquent un régime probatoire aménagé en matière de discrimination : au candidat d’apporter des éléments qui laissent supposer son existence, à l’employeur de démontrer que sa décision repose sur des éléments objectifs étrangers à tout motif prohibé ou sans lien avec l’aptitude.
Deuxième situation : vous êtes déjà salarié et l’employeur découvre une condamnation, ou exige en cours de contrat un bulletin qu’il n’avait pas demandé à l’embauche. Sauf texte spécial propre aux fonctions exercées, un licenciement fondé sur des antécédents antérieurs à l’embauche, connus ou indifférents au poste, est fragile : l’employeur ne peut reprocher au salarié une situation sans incidence sur l’exécution du contrat, et encore moins sanctionner un refus de produire un document qu’il n’était pas en droit de conserver. Si la condamnation entraîne en revanche une incompatibilité réelle et actuelle — retrait d’un agrément obligatoire, interdiction d’exercer prononcée par le juge, impossibilité d’accomplir une tâche essentielle — l’employeur peut agir, mais en respectant la procédure disciplinaire ou le régime de l’inaptitude selon le cas, avec une motivation précise et des pièces. Le salarié qui conteste saisit le conseil de prud’hommes pour licenciement sans cause réelle et sérieuse, et sollicite des dommages et intérêts ; il joint la demande indemnitaire fondée sur le RGPD lorsque des données pénales ont été traitées ou conservées en violation de l’article 10.
Troisième levier, la plainte auprès de la CNIL. Toute personne peut saisir l’autorité en ligne pour une collecte ou une conservation abusive de données pénales par un employeur ou un cabinet de recrutement : demande systématique sans lien avec le poste, copie conservée, fichier des condamnations, vivier contenant des bulletins, refus de détruire. Joignez la notice reçue ou son absence, la demande écrite de l’employeur, votre demande de suppression restée sans réponse, et toute preuve de la conservation. La CNIL peut instruire, mettre en demeure, prononcer des mesures correctrices et des sanctions administratives dont le RGPD organise le régime, et sa décision, quand elle constate un manquement, pèse lourd dans le contentieux indemnitaire ultérieur. Portez plainte de façon factuelle, datée, pièce par pièce : l’autorité ne tranche pas le litige du travail, mais elle constate les manquements à la protection des données, ce qui suffit souvent à débloquer la situation.
Quatrième levier, l’action en réparation. Le règlement européen ouvre un droit propre à la « réparation du préjudice subi » pour toute personne victime d’un dommage matériel ou moral causé par une violation de ses règles. Conservez ce fondement pour le tribunal judiciaire : perte de chance d’être embauché, salaires perdus pendant la période d’éviction, préjudice moral lié à la stigmatisation, temps consacré aux démarches. Chiffrez sobrement : barème indicatif des salaires perdus sur la période, attestations de recherches d’emploi infructueuses, certificat médical si le retentissement est établi, factures des démarches. Le juge apprécie souverainement, mais un préjudice documenté mois par mois obtient davantage qu’une demande globale non expliquée. L’action RGPD se cumule avec les indemnités prud’homales en cas de licenciement, sans double indemnisation de la même perte : présentez chaque chef de préjudice une fois, devant la juridiction compétente pour chacun.
Pour les lecteurs qui suivent aussi les questions de fichiers de police et de fiches d’antécédents utilisées contre eux dans l’accès à l’emploi, l’analyse voisine consacrée aux fiches TAJ qui bloquent une embauche, une habilitation ou un agrément et aux recours pour vérifier, effacer et contester complète utilement ce guide : le TAJ obéit à un autre régime que le casier judiciaire, mais la méthode — vérifier la fiche, exiger l’effacement, contester la décision d’éviction — est parente.
B. À Paris et en Île-de-France : où agir, avec quelles pièces, dans quels délais
L’Île-de-France concentre les grands employeurs, les sièges sociaux et les cabinets de recrutement, et donc une grande part des demandes litigieuses de casiers. La procédure ne change pas avec le département, mais l’orientation pratique compte : bien saisir la juridiction du lieu où la décision a été prise évite des mois perdus. Candidat écarté par une entreprise dont le service recrutement siège à Paris, à Boulogne, à Saint-Denis ou à Nanterre : le conseil de prud’hommes compétent est en principe celui du lieu où vous accomplissiez ou deviez accomplir le travail, ou celui du domicile du défendeur quand le contrat n’a pas commencé, avec une option ouverte au candidat pour le lieu de l’embauche promise. Vérifiez l’adresse exacte de l’établissement qui a mené le recrutement sur l’annonce et les courriels, car les groupes franciliens recrutent souvent depuis un siège alors que le poste se situe ailleurs : mentionnez les deux adresses dans votre saisine et expliquez le rattachement.
Devant le conseil de prud’hommes de Paris comme devant ceux de Nanterre, Bobigny, Créteil ou Versailles, le dossier qui aboutit est le dossier documenté. Apportez l’annonce et la fiche de poste pour montrer l’absence de lien entre les fonctions et les antécédents, la demande écrite du bulletin, votre bulletin n° 3 obtenu par vos soins sur le téléservice national pour établir ce que l’employeur a réellement vu, votre demande écrite de restitution et de suppression avec la réponse ou l’absence de réponse, et tout élément sur le sort de la candidature : retrait de l’offre, embauche d’un autre profil, motif invoqué. Ajoutez la notice d’information reçue, ou un attestant qu’aucune notice ne vous a été remise. Quand l’employeur oppose une incompatibilité, exigez qu’il la précise : quelle condamnation, pour quels faits, en quelle année, en quoi elle empêche quelles tâches précises du poste. Une incompatibilité affirmée sans ce détail ne pèse guère devant une formation prud’homale.
Pour la voie CNIL, la proximité géographique ne change rien : la plainte se dépose en ligne auprès de l’autorité, quel que soit votre domicile francilien, et l’instruction est nationale. En revanche, pour l’action indemnitaire fondée sur le RGPD, le tribunal judiciaire de Paris connaît de nombreux contentieux de données personnelles contre des responsables établis dans la capitale, et sa jurisprudence nourrit les décisions des autres tribunaux franciliens. Articulez les procédures sans les confondre : la plainte CNIL constate le manquement à la protection des données, le conseil de prud’hommes juge le bien-fondé du refus ou du licenciement, le tribunal judiciaire indemnise le préjudice RGPD. Vous pouvez mener la plainte et la saisine prud’homale en parallèle, puis chiffrer l’indemnitaire une fois les constats obtenus. Surveillez les délais : la contestation d’un licenciement devant les prud’hommes obéit à des prescriptions courtes, douze mois pour la rupture du contrat dans le cas général, tandis que l’action indemnitaire extracontractuelle suit son propre régime : agissez dans les semaines qui suivent l’éviction, sans attendre l’issue de la plainte CNIL.
Un point de vigilance propre aux grands sites franciliens : les enquêtes d’habilitation pour l’accès à des zones protégées, aéroports, sites sensibles ou marchés publics de sécurité. Ces procédures relèvent d’autorités habilitées qui consultent elles-mêmes les fichiers, dont le bulletin n° 2 dans les cas prévus par les textes, et l’employeur n’a pas à collectionner les bulletins en parallèle. Si un prestataire parisien vous demande à la fois de vous soumettre à l’enquête officielle et de lui remettre votre bulletin « pour son dossier », distinguez les deux : coopérez avec l’autorité dans le cadre légal, et refusez la copie privée sans fondement. En cas de refus d’agrément, le recours s’exerce contre la décision administrative devant le juge administratif, avec ses propres délais de deux mois : ne laissez pas passer ce délai en vous concentrant uniquement sur le contentieux contre l’employeur.
Enfin, préparez dès maintenant votre propre bulletin n° 3, même si aucun recruteur ne vous l’a encore demandé. La demande en ligne passe par le téléservice officiel, avec un délai postal de quelques jours à deux semaines, et disposer du document vous permet de savoir ce qu’un recruteur verrait, de préparer vos explications, et de vérifier qu’aucune mention qui aurait dû disparaître n’y figure encore. Si une mention erronée ou périmée apparaît, demandez la rectification au service du casier avant de postuler : attaquer un refus d’embauche avec un bulletin déjà corrigé est plus simple que de cumuler les deux litiges. Conservez chaque envoi en recommandé ou avec accusé de réception électronique, notez chaque appel, et ne remettez jamais l’original de votre bulletin : une copie présentée à l’entretien, reprise à la fin, suffit dans tous les cas où la présentation est admise.
Conclusion
Un employeur ne peut pas transformer votre passé judiciaire en fichier du personnel. Il peut vous demander de lui montrer votre bulletin n° 3 quand le poste l’exige vraiment, ou quand un texte spécial l’impose pour des fonctions sensibles, mais il ne peut ni aller le chercher lui-même, ni exiger les bulletins n° 1 ou n° 2, ni en garder de copie, ni archiver vos condamnations dans un vivier. La CNIL l’exprime sans détour : présentation ponctuelle admise, sans copie conservée, et seule une mention « oui/non » peut figurer au dossier. Le RGPD verrouille l’ensemble : sans autorisation du droit national assortie de garanties, aucun traitement de données pénales en recrutement privé ordinaire. Et le refus d’embauche ne se justifie que par une incompatibilité réelle entre la condamnation et l’emploi, jamais par la seule existence d’une mention.
Face à une demande abusive, la méthode tient en quatre gestes : exiger par écrit le fondement précis et le sort du document, ne présenter qu’une copie reprise aussitôt, mettre en demeure de restituer et de supprimer tout traitement, puis saisir la CNIL et le juge avec un dossier daté et chiffré. Le droit à réparation indemnisera la perte de chance et le préjudice moral quand la violation est établie. Votre passé appartient au juge qui l’a sanctionné et au casier qui l’efface avec le temps : pas au classeur du recruteur.