I. L’encadrement légal et réglementaire de la reddition des comptes de charges
A. Le dispositif d’information périodique issu de la loi Pinel du 18 juin 2014
La transparence des charges locatives constitue un enjeu essentiel de l’équilibre contractuel entre le bailleur et le preneur à bail commercial. Avant l’intervention de la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014, dite loi Pinel, le Code de commerce ne comportait aucun dispositif spécifique d’encadrement des charges récupérables, et la régularisation des comptes relevait de la seule liberté contractuelle, sous le contrôle résiduel du droit commun des obligations. La loi Pinel a introduit dans le statut des baux commerciaux une section dédiée aux charges locatives, insérée aux articles L. 145-40-2 et suivants du Code de commerce, dont la portée pratique s’est révélée considérable au fil de la jurisprudence de la troisième chambre civile de la Cour de cassation.
L’article L. 145-40-2 du Code de commerce impose désormais que tout contrat de location comporte « un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail, comportant l’indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire ». Cet inventaire donne lieu à un état récapitulatif annuel adressé par le bailleur au locataire dans un délai fixé par voie réglementaire. En cours de bail, le bailleur informe le locataire des charges, impôts, taxes et redevances nouveaux. Le même article prévoit, en outre, une obligation d’information triennale relative aux travaux réalisés et envisagés dans l’immeuble, dont les modalités sont précisées par l’article R. 145-37 du Code de commerce, lequel impose la communication de ces informations dans le délai de deux mois à compter de chaque échéance triennale.
Ces dispositions traduisent une volonté législative d’instaurer une véritable obligation d’information continue pesant sur le bailleur, rompant avec la pratique antérieure qui laissait trop souvent le preneur dans l’ignorance de la consistance et de la justification des sommes qui lui étaient réclamées au titre des charges. La réglementation a été complétée sur le plan temporel par l’article R. 145-36 du Code de commerce, aux termes duquel l’état récapitulatif annuel, « qui inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges, est communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi ou, pour les immeubles en copropriété, dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l’exercice annuel ». La même disposition précise que le bailleur communique au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci.
Or, la mise en œuvre de ces dispositions s’est heurtée à des difficultés pratiques qui ont conduit la Cour de cassation à préciser, par touches successives, la portée exacte des obligations du bailleur et les conséquences de leur méconnaissance. En effet, si le législateur a posé le principe de la transparence, il n’a pas expressément déterminé la sanction applicable en cas de non-respect des délais de communication de l’état récapitulatif annuel. Cette lacune a généré un contentieux nourri, dont les deux arrêts rendus par la troisième chambre civile le 29 janvier 2026 constituent le point d’aboutissement le plus récent, sans pour autant épuiser la richesse des questions que soulève l’articulation entre l’obligation d’information et l’exigence de justification des dépenses.
B. Les obligations renforcées du bailleur à la lumière de la jurisprudence de la troisième chambre civile
Par deux arrêts de formation de section publiés au Bulletin le même jour, la troisième chambre civile a dessiné les contours du régime juridique applicable au défaut de régularisation annuelle des charges dans le bail commercial, opérant une distinction fondamentale entre l’obligation de communiquer les justificatifs des charges et la sanction du retard dans la reddition des comptes.
Dans l’arrêt n° 24-16.270 du 29 janvier 2026 (Cass. 3e civ., 29 janv. 2026, n° 24-16.270, Publié au Bulletin), la Haute juridiction a énoncé un principe dont la portée pratique est immédiate : « Le bailleur qui n’a pas communiqué, dans le délai fixé par l’article R. 145-36 du code de commerce ou dans le délai prévu au contrat, l’état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes, n’est pas tenu de restituer les provisions versées s’il justifie, le cas échéant devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles. » En l’espèce, une locataire, la société Publihebdos, réclamait le remboursement intégral des provisions sur charges versées pour les années 2016 à 2020, au motif que la bailleresse avait procédé à la régularisation avec un retard excédant les délais tant contractuels que légaux. La cour d’appel de Caen avait rejeté cette demande, après avoir constaté que la bailleresse justifiait, en cause d’appel, du montant des charges exposées. La Cour de cassation a rejeté le pourvoi, jugeant le moyen non fondé.
Cette solution s’inscrit dans le prolongement d’une jurisprudence antérieure qui, déjà sous l’empire du droit commun, refusait d’ériger le retard de régularisation en cause automatique de restitution des provisions. Par ailleurs, la Cour a pris soin de viser à la fois l’article R. 145-36 du Code de commerce et l’article 1103 du Code civil, consacrant ainsi la double source, légale et contractuelle, de l’obligation de régularisation. Le bailleur qui justifie, fût-ce tardivement et devant le juge, de l’existence et du montant des charges exposées, conserve donc le droit de retenir les provisions versées par le preneur.
En revanche, dans l’arrêt n° 24-14.982 du même jour (Cass. 3e civ., 29 janv. 2026, n° 24-14.982, Publié au Bulletin), la troisième chambre civile a censuré la décision des juges du fond qui s’étaient contentés de relever que les justificatifs des charges avaient été tenus à la disposition de la locataire. L’attendu de principe est dépourvu d’ambiguïté : « Il résulte de ces textes, d’une part, que le bailleur doit, pour conserver les sommes versées au titre des provisions sur charges par le locataire ou pour obtenir le paiement de charges, justifier de l’existence et du montant de celles-ci, d’autre part, qu’il doit, pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, les adresser au locataire qui lui en fait la demande sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition. » La cour d’appel de Versailles avait admis que la bailleresse avait satisfait à son obligation de communication en mettant les factures à disposition de la locataire, sans toutefois constater qu’elle les lui avait effectivement adressées.
Cette distinction entre la mise à disposition passive et l’envoi actif des justificatifs constitue un apport doctrinal significatif de l’arrêt du 29 janvier 2026. Elle renforce substantiellement la position du preneur, qui n’a pas à se déplacer pour consulter des documents que le bailleur est tenu de lui communiquer spontanément. Dès lors, le bailleur avisé veillera à adresser au preneur qui en fait la demande l’intégralité des pièces justificatives, par voie de lettre recommandée ou de courrier électronique, afin de se ménager la preuve de cette communication.
II. Le traitement judiciaire du contentieux des charges locatives
A. La sanction du défaut de régularisation annuelle et la preuve des charges contestées
La combinaison des deux arrêts du 29 janvier 2026 dessine un régime probatoire équilibré mais exigeant pour le bailleur. D’un côté, le simple retard dans la communication de l’état récapitulatif annuel n’entraîne pas, en lui-même, l’obligation de restituer les provisions versées, pour autant que le bailleur parvienne à justifier, même en cours d’instance, du montant et de l’exigibilité des charges. De l’autre côté, le bailleur ne peut se contenter d’une attitude passive : il doit adresser activement au preneur les justificatifs sollicités et démontrer, devant le juge, la réalité de chaque poste de charges contesté.
En conséquence, la charge de la preuve des charges incombe au bailleur, conformément au droit commun de l’article 1353 du Code civil, selon lequel celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. La Cour de cassation l’a rappelé avec netteté dans le visa de l’arrêt n° 24-14.982, en visant l’article 1353, alinéa 1er, du Code civil. Il ne suffit donc pas au bailleur d’affirmer avoir exposé des charges : il lui incombe d’en établir la preuve par la production de factures, de décomptes et de tous documents comptables de nature à convaincre le juge du bien-fondé de sa créance.
Cette exigence probatoire est d’autant plus rigoureuse que le preneur dispose, en cas de clause d’indexation ou de répartition des charges jugée illicite, d’une action en répétition de l’indu soumise à la prescription quinquennale de droit commun. Dans l’arrêt du 23 janvier 2025 (Cass. 3e civ., 23 janv. 2025, n° 23-18.643, Publié au Bulletin), la troisième chambre civile a précisé que « le locataire à bail commercial qui a acquitté un loyer indexé en vertu d’une clause d’indexation ultérieurement réputée non écrite peut agir en paiement des sommes indûment versées dans les cinq ans précédant sa demande en justice ». La Cour a, en outre, énoncé un principe fondamental pour le calcul des restitutions : « Dès lors qu’une stipulation réputée non écrite est censée n’avoir jamais existé, la créance de restitution de l’indu doit être calculée sur la base du montant du loyer qui aurait été dû à défaut d’application d’une telle stipulation. » Ce faisant, la Haute juridiction a censuré la cour d’appel de Paris qui avait limité la restitution aux seules sommes versées dans les cinq années précédant la demande, en les calculant sur la base du dernier loyer indexé et non du loyer initial.
A cet égard, il convient de rappeler que l’action tendant à voir réputer non écrite une clause du bail commercial n’est, quant à elle, soumise à aucune prescription, ainsi que la Cour de cassation l’a jugé de manière constante depuis l’arrêt du 19 novembre 2020 (Cass. 3e civ., 19 nov. 2020, n° 19-20.405, Publié au Bulletin). Cette imprescriptibilité de l’action en réputé non écrit, combinée avec la prescription quinquennale de l’action en répétition de l’indu, crée un dispositif protecteur pour le preneur, qui peut obtenir la neutralisation d’une clause illicite à tout moment du bail, mais ne peut prétendre au remboursement des sommes indûment versées que pour les cinq années antérieures à sa demande.
Par ailleurs, la loi n° 2026-403 du 26 mai 2026 de simplification de la vie économique, dont les articles 62 et 63 modifient plusieurs dispositions du statut des baux commerciaux, a introduit de nouvelles règles qui renforcent indirectement l’exigence de transparence des charges. L’article L. 145-32-1 du Code de commerce, créé par cette loi, dispose que le paiement mensuel du loyer est de droit lorsque le preneur en fait la demande, sous réserve de l’absence d’arriérés dans le paiement des sommes dues au titre du loyer et des charges, qui n’ont pas fait l’objet d’une contestation préalable. Cette disposition, en facilitant la mensualisation des échéances, impose corrélativement au bailleur une comptabilité rigoureuse et actualisée des sommes dues.
De même, l’article L. 145-41 du Code de commerce, modifié par la loi du 26 mai 2026, conditionne désormais l’octroi de délais de paiement et la suspension des effets de la clause résolutoire à « la capacité du preneur à régler la dette locative et à la reprise du versement intégral du loyer courant avant la date de la première audience ». Cette réforme, en resserrant les conditions d’accès aux délais de grâce, accroît la nécessité pour le preneur de disposer d’une information complète et vérifiée sur le décompte exact des sommes qui lui sont réclamées.
B. Le rôle du juge dans la vérification des comptes de charges
L’office du juge saisi d’une contestation relative aux charges locatives ne se limite pas à un simple contrôle formel de la régularité des comptes. Il lui appartient de vérifier, au vu des pièces produites, l’existence et le montant de chaque catégorie de charges réclamées, en s’assurant que celles-ci correspondent bien à l’inventaire prévu par l’article L. 145-40-2 et que leur répartition entre les parties est conforme aux stipulations contractuelles.
La Cour de cassation a, de longue date, affirmé que le bailleur ne peut conserver indéfiniment des provisions sur charges sans justifier de la réalité des dépenses correspondantes. Dans un arrêt du 5 novembre 2014 (Cass. 3e civ., 5 nov. 2014, n° 13-24.451), antérieur à l’entrée en vigueur du décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014, la troisième chambre civile avait déjà jugé qu’en l’absence de production des justificatifs, le bailleur pouvait être condamné à rembourser les provisions versées par le locataire. Cette jurisprudence conserve toute sa pertinence sous l’empire des textes nouveaux, dont elle constitue le prolongement naturel.
L’arrêt n° 22-16.447 du 30 mai 2024 (Cass. 3e civ., 30 mai 2024, n° 22-16.447, Publié au Bulletin), bien qu’il porte principalement sur la qualification du moyen tiré de l’existence d’un loyer binaire, éclaire de manière incidente l’étendue de l’office du juge en matière de fixation du prix du bail renouvelé. La Cour y rappelle que « les dispositions du code de commerce relatives à la fixation du prix du bail renouvelé étant supplétives de la volonté des parties, celles-ci sont libres de déterminer des conditions de fixation du prix du bail renouvelé excluant une fixation judiciaire à la valeur locative ». Ce principe de liberté contractuelle encadrée, s’il concerne au premier chef la détermination du loyer, trouve également à s’appliquer dans le contentieux des charges, où le juge doit concilier le respect des stipulations contractuelles avec les exigences d’ordre public du statut.
La fixation du loyer du bail renouvelé obéit, en tout état de cause, aux critères de la valeur locative énoncés à l’article L. 145-33 du Code de commerce, qui prend en considération les caractéristiques du local, la destination des lieux, les obligations respectives des parties, les facteurs locaux de commercialité et les prix couramment pratiqués dans le voisinage. Le contentieux des charges s’articule avec ces critères, dans la mesure où la répartition contractuelle des charges entre bailleur et preneur constitue l’une des « obligations respectives des parties » au sens du 3° de cet article, susceptible d’influer sur la détermination de la valeur locative.
L’article L. 145-34 du même code prévoit, quant à lui, le mécanisme du plafonnement du loyer du bail renouvelé en fonction de la variation de l’indice trimestriel des loyers commerciaux (ILC) ou de l’indice trimestriel des loyers des activités tertiaires (ILAT), sauf modification notable des éléments de la valeur locative ou lorsque, par l’effet d’une tacite prolongation, la durée du bail excède douze ans. Selon les données publiées par l’INSEE le 24 juin 2026, l’ILC du premier trimestre 2026 accusait une baisse de 0,45 % sur un an, tandis que l’ILAT enregistrait une variation positive de 0,09 % et que l’indice du coût de la construction (ICC) reculait de 2,89 %.
Cette hétérogénéité des indices économiques de référence confère une acuité particulière au contentieux de la régularisation des charges, dans un contexte où la loi du 26 mai 2026 a, par ailleurs, autorisé les clauses dites « tunnel » d’encadrement de la variation annuelle de l’ILC, en vertu du nouvel article L. 145-38-1 du Code de commerce. Ce texte, en permettant de plafonner conventionnellement la variation de l’indice tant à la hausse qu’à la baisse, introduit un facteur de prévisibilité dans l’évolution du loyer, mais soulève corrélativement la question de l’adéquation entre le loyer ainsi encadré et la réalité des charges supportées par le bailleur. En période de baisse de l’ICC, le bailleur qui subit une diminution de l’indice applicable au loyer pourrait être tenté de compenser cette perte de revenu locatif par une imputation élargie des charges au preneur, ce qui place le juge au cœur d’un contentieux économique autant que juridique.
Dès lors, la mise en œuvre concrète des obligations de reddition des charges suppose, pour le praticien, une double vigilance. En premier lieu, lors de la rédaction du bail, l’inventaire des charges prévu par l’article L. 145-40-2 doit être établi avec une précision suffisante pour éviter toute contestation ultérieure sur la qualification des dépenses récupérables. En second lieu, en cours d’exécution du contrat, le bailleur doit mettre en place un processus de reddition annuelle rigoureux, incluant l’envoi systématique de l’état récapitulatif dans les délais impartis et la conservation des justificatifs comptables correspondants. Le preneur, quant à lui, dispose d’un intérêt évident à solliciter la communication des pièces justificatives dès l’apparition d’un doute sur la consistance ou le montant des charges qui lui sont facturées, afin de se ménager la preuve de sa demande et d’interrompre utilement le cours de la prescription quinquennale.
Enfin, le nouvel article L. 145-40 du Code de commerce, dans sa rédaction issue de la loi du 26 mai 2026, a substantiellement modifié le régime du dépôt de garantie, en le plafonnant à un montant équivalant à trois mois de loyer pour les locaux à usage commercial et en imposant sa restitution dans un délai ne pouvant excéder trois mois à compter de la remise des clés. Cette réforme, combinée aux obligations d’information périodique sur les charges, dessine un environnement juridique dans lequel la transparence comptable du bailleur devient un impératif fonctionnel, dont la méconnaissance expose à des conséquences contentieuses immédiates.
Conclusion
La jurisprudence récente de la troisième chambre civile de la Cour de cassation, illustrée par les deux arrêts du 29 janvier 2026, consolide un édifice jurisprudentiel qui, depuis la loi Pinel du 18 juin 2014, tend à renforcer la transparence des charges locatives dans le bail commercial sans pour autant ériger le retard de régularisation en cause automatique de déchéance du droit du bailleur à conserver les provisions versées. Le bailleur qui n’a pas respecté les délais légaux ou contractuels de reddition des comptes conserve la faculté de justifier, y compris en cours d’instance, de l’existence et du montant des charges exigibles, mais il doit impérativement adresser au preneur les justificatifs sollicités, sans pouvoir se contenter de les tenir à sa disposition. Cette articulation entre l’obligation d’information continue, la sanction du retard et le contrôle judiciaire des comptes constitue désormais le cadre de référence du contentieux des charges locatives, que la loi de simplification de la vie économique du 26 mai 2026 est venue compléter par des dispositions renforçant, dans leur ensemble, la position du preneur dans l’équilibre contractuel du bail commercial.
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