Une facture d’auto-entrepreneur doit permettre au client de savoir qui lui demande un paiement, pour quelle opération et à quelle date. Elle doit aussi correspondre à la situation réelle du professionnel : un entrepreneur soumis à la TVA ne présente pas sa facture comme s’il bénéficiait encore de la franchise en base. Pour un client professionnel, les conditions de règlement et les pénalités de retard comptent autant que le détail de la prestation.
La difficulté apparaît souvent au moment le plus concret : le client demande un bon de commande, le logiciel propose une ancienne mention de TVA ou une facture déjà envoyée comporte une erreur. Faut-il tout recommencer ? Une omission empêche-t-elle d’obtenir le paiement ? La réponse dépend de la mention concernée, de la nature de l’erreur et des pièces qui établissent la commande et son exécution.
Voici une méthode centrée sur une facture entre professionnels établis en France. Elle distingue le contenu de la facture, la franchise de TVA, la correction d’un document et le traitement d’un impayé. Les opérations internationales, certains secteurs réglementés et les ventes aux particuliers peuvent obéir à des règles supplémentaires. Les textes cités sont examinés dans leur version applicable à la date de rédaction.
I. Comment faire une facture auto-entrepreneur avec les mentions obligatoires ?
A. Facture auto-entrepreneur : quelles mentions obligatoires sur le modèle ?
Commencez par identifier les deux parties et la prestation. Pour un achat ou un service destiné à une activité professionnelle, l’article L. 441-9 du code de commerce prévoit une facturation et précise plusieurs données à faire apparaître : nom et adresse des parties, date de la vente ou du service, quantité, désignation précise et prix unitaire hors taxe. Lorsque l’adresse de facturation diffère de l’adresse indiquée pour une partie, elle doit également être mentionnée.
Le nom commercial ne remplace pas l’identité de l’entrepreneur individuel. L’article R. 526-27 du code de commerce demande que la dénomination utilisée pour l’activité professionnelle incorpore le nom ou le nom d’usage, immédiatement précédé ou suivi des mots Entrepreneur individuel ou des initiales EI. Cette dénomination figure sur les documents et correspondances professionnels. Un nom commercial peut aider le client à reconnaître l’activité, mais il doit accompagner cette identité plutôt que s’y substituer.
Vérifiez aussi les données d’identification et l’adresse à partir des informations réelles de l’entreprise et du client. Une facture établie pour une société ne doit pas reprendre par réflexe le nom d’une autre société du groupe ou celui d’un interlocuteur salarié. Le bon destinataire est celui auquel l’opération est facturée. Avant l’envoi, confrontez la dénomination, l’adresse et, lorsque les règles applicables le demandent, le numéro d’identification aux pièces de la commande. La raison sociale écrite dans un échange informel peut différer de celle qui figure dans le contrat.
L’article 242 nonies A de l’annexe II au code général des impôts détaille les mentions fiscales des factures entrant dans son champ, notamment la date d’émission et un numéro unique reposant sur une séquence chronologique et continue. Il prévoit la possibilité de séries distinctes lorsque les conditions d’exercice le justifient, à condition d’en faire un usage conforme à cette justification. Il ne suffit donc pas de changer un numéro au hasard pour obtenir une suite d’apparence régulière.
La description de l’opération doit être intelligible pour le client et vérifiable avec le devis, la commande ou les échanges. Une ligne intitulée prestation, sans autre précision, aide peu à comprendre ce qui a été vendu. Indiquer la nature du travail, les quantités ou unités pertinentes, le prix unitaire et la période concernée permet de comparer la facture à la commande. Lorsqu’une réduction est acquise et directement liée à l’opération, vérifiez qu’elle figure correctement dans le calcul. Si le client a établi un bon de commande au préalable, son numéro doit apparaître sur la facture conformément à l’article L. 441-9.
Ne confondez pas la date d’émission et celle de la vente ou de la prestation. Elles peuvent coïncider, mais ne décrivent pas la même chose. L’article 242 nonies A prévoit aussi, dans les conditions qu’il énonce, la date de l’opération ou de l’acompte lorsqu’elle est déterminée et différente de la date d’émission. L’article 289 du code général des impôts fixe les règles de principe relatives à l’émission des factures et prévoit notamment un cas de facturation périodique. Il faut donc raisonner à partir de l’opération effectivement réalisée, pas d’une date recopiée dans un modèle.
Pour contrôler une facture avant de l’adresser à un professionnel, rapprochez au minimum les éléments suivants :
- l’identité de l’entrepreneur, sa dénomination EI, ses données d’identification et son adresse ;
- l’identité et l’adresse du client qui a commandé, ainsi que l’adresse de facturation si elle est différente ;
- la date et le numéro de la facture, la date de l’opération lorsqu’elle doit être indiquée et le numéro du bon de commande s’il existe ;
- la désignation, les quantités, les prix unitaires hors taxe, les réductions applicables et le total ;
- le traitement de la TVA correspondant à la situation de l’entrepreneur et de l’opération ;
- la date de règlement, les conditions d’escompte, le taux des pénalités et l’indemnité forfaitaire lorsqu’ils sont requis pour la relation professionnelle.
Cette liste aide à préparer le document : elle ne remplace pas la vérification des règles propres à l’activité ou à l’opération. Un artisan soumis à une obligation particulière d’assurance, par exemple, doit vérifier les informations que son métier lui impose. Une facture internationale demande également un examen distinct du traitement de la TVA et de l’identification du client.
La présentation matérielle doit enfin rester cohérente avec le circuit applicable. L’article 289 bis du code général des impôts prévoit, pour les opérations qu’il vise entre assujettis établis en France, l’émission, la transmission et la réception sous forme électronique par une plateforme agréée. Pour les factures émises par les microentreprises et PME non membres d’un assujetti unique, le III de l’article 26 de la loi du 16 août 2022 fixe une entrée en application au 1er septembre 2027, avec la possibilité d’un report par décret dans la limite qu’il prévoit. Le même texte distingue les factures émises par les autres entreprises à partir du 1er septembre 2026. Un micro-entrepreneur doit donc distinguer les factures qu’il émet de celles qu’il reçoit et vérifier le calendrier applicable à chaque opération : enregistrer un PDF sur son ordinateur ne décrit pas, à lui seul, le circuit imposé par l’article 289 bis.
B. Facture auto-entrepreneur sans TVA : quelle mention indiquer ?
Le régime de la micro-entreprise et la situation au regard de la TVA ne se confondent pas. Avant de reproduire une formule sur toutes vos factures, vérifiez si vous bénéficiez effectivement de la franchise en base pour l’opération concernée. L’article 293 B du code général des impôts définit cette franchise et les conditions tenant notamment au chiffre d’affaires. Le texte distingue plusieurs situations et prévoit l’effet du dépassement de certains plafonds ; une appréciation individuelle est nécessaire, en particulier si plusieurs activités sont exercées.
En cas de franchise applicable sur le fondement de l’article 293 B, l’article 293 E du code général des impôts interdit de faire apparaître la taxe sur la facture et impose la mention correspondant à la base légale de la franchise. Pour cette hypothèse, la formule prévue par le texte est TVA non applicable, article 293 B du CGI. Le même article traite d’autres bases de franchise : il ne faut pas choisir la référence en fonction de ce qu’affiche un modèle trouvé en ligne, mais selon le régime réellement applicable.
Cette précision résout une confusion fréquente. L’article 242 nonies A prévoit, sous les conditions de son II, que les factures de certains bénéficiaires de la franchise peuvent ne pas comporter certaines mentions fiscales qu’il énumère. Cela ne dispense pas d’examiner séparément l’article 293 E et la mention de la base légale qu’il impose. Une liste générale de mentions ne suffit pas toujours : un texte propre à la franchise peut ajouter une exigence.
Prenons une prestation fictive réalisée pour un client professionnel en France : deux interventions à 350 euros chacune, soit 700 euros. Si la franchise de l’article 293 B s’applique réellement à cette opération, le document peut identifier chaque intervention et son prix, faire apparaître le total de 700 euros et porter la mention de franchise prévue par l’article 293 E. Il ne doit pas ajouter une ligne présentant de la TVA comme facturée. Cet exemple illustre un calcul simple ; il ne détermine pas si un entrepreneur particulier remplit les conditions de la franchise.
Si l’entrepreneur est au contraire redevable de la TVA pour l’opération, il doit adapter le modèle à ce régime et aux données exigées : notamment les montants et taux de taxe concernés, selon l’article 242 nonies A. Copier la mention de franchise sur une facture qui présente aussi de la TVA crée une contradiction à éclaircir. Le changement de modèle doit être coordonné avec la date et les opérations effectivement concernées ; le seul fait qu’un client demande une facture sans TVA ne détermine pas le régime applicable.
Le client peut avoir besoin d’identifier la base du traitement fiscal pour sa propre comptabilité. Cela justifie une facture précise et une explication lorsque la situation évolue, mais ne transforme pas automatiquement toute demande du client en règle de droit. En cas de doute sur une prestation transfrontalière, une sous-traitance ou une opération exonérée pour une autre raison, il faut vérifier le régime propre à cette opération avant de modifier les mentions. Le mot autoliquidation ne doit pas être ajouté simplement parce que le client est une entreprise.
Enfin, gardez une version du modèle correspondant à chaque situation réellement utilisée. Un document créé avant un changement de régime peut rester une pièce utile de l’historique ; le modèle destiné à de nouvelles opérations doit, lui, être mis à jour. Notez les vérifications effectuées et les éléments qui ont conduit à retenir la franchise ou la taxation. Cette organisation facilite une correction ultérieure sans reconstruire, de mémoire, l’état des échanges.
II. Comment corriger une facture auto-entrepreneur et obtenir son paiement ?
A. Facture auto-entrepreneur : comment corriger une mention oubliée ?
Commencez par qualifier l’erreur. Une adresse de facturation absente, un mauvais numéro de commande, une quantité erronée et une TVA calculée à tort n’ont pas nécessairement les mêmes conséquences. Comparez la facture envoyée au devis accepté, au bon de commande, à la preuve de livraison ou aux échanges relatifs à la prestation. L’objectif est d’identifier ce qui doit être corrigé sans modifier artificiellement l’historique de l’opération.
Le 5 du I de l’article 289 du code général des impôts assimile à une facture le document ou message qui modifie la facture initiale et y fait référence de façon spécifique et non équivoque. Il exige que ce document comporte les mentions prévues par le texte. En pratique, préparez un document rectificatif clairement relié à la facture initiale, identifiez le client et l’opération, puis transmettez-le au destinataire par le circuit approprié. Vérifiez les conséquences comptables et fiscales propres à la correction avant de l’émettre.
Conservez la facture initiale, le document rectificatif et les échanges expliquant la modification. Remplacer silencieusement le fichier déjà transmis par un autre document de même apparence rend plus difficile la compréhension de l’historique : l’entrepreneur et son client peuvent alors détenir deux versions différentes sans le savoir. Une explication courte de la correction aide le service comptable à rattacher la nouvelle pièce à la bonne commande et à éviter un double paiement.
Si le client a déjà payé, rapprochez le montant encaissé de la facture et de la correction envisagée. Une erreur de numéro de commande ne se traite pas comme une modification du prix. Si le total change, vérifiez les accords et justificatifs avant d’adresser une nouvelle demande ou d’établir un document adapté à la régularisation. Si seule une donnée d’identification change, assurez-vous que le client désigné est bien celui qui a contracté : une demande de réémettre au nom d’une autre société mérite une vérification particulière.
Une mention absente peut exposer à une sanction, mais il faut distinguer les textes. Le II de l’article 1737 du code général des impôts prévoit une amende de 15 euros par omission ou inexactitude constatée dans les factures ou documents qu’il vise, avec un plafond égal au quart du montant de chaque document. Le V de ce même article prévoit, sous ses conditions, une exception pour une première infraction réparée spontanément ou dans les trente jours suivant une première demande de l’administration. Une correction ne permet pas de présumer que toutes les conditions de cette exception sont réunies.
De son côté, le II de l’article L. 441-9 du code de commerce prévoit une amende administrative dont le maximum est de 75 000 euros pour une personne physique et de 375 000 euros pour une personne morale en cas de manquement aux obligations qu’il vise. Le texte prévoit des maxima majorés dans l’hypothèse de réitération qu’il définit. Ces plafonds ne signifient pas qu’une omission entraîne automatiquement l’amende maximale : la qualification du manquement et les conditions d’application doivent être examinées.
Une facture contient aussi des éléments utiles à la preuve, mais elle ne résume pas nécessairement toute la relation. Un désaccord sur son contenu appelle la lecture de la commande, du devis, des livrables et des échanges. Il faut distinguer une pièce à corriger d’une discussion sur le prix, la quantité, la qualité de l’exécution ou l’identité du cocontractant. Corriger l’adresse de facturation ne répond pas, par exemple, à une contestation précise sur une intervention non réalisée.
Pour les personnes physiques bénéficiant du régime visé à l’article 50-0 du code général des impôts, l’article L. 123-28 du code de commerce prévoit notamment la tenue d’un livre mentionnant chronologiquement le montant et l’origine des recettes professionnelles, ainsi qu’un registre des achats dans les cas qu’il précise. Une correction de facture doit rester cohérente avec les pièces et les écritures correspondant à l’opération ; elle ne doit pas conduire à inventer une recette ou à perdre la trace d’un règlement réel.
La conservation doit être adaptée à l’activité et aux documents concernés. Pour les commerçants, l’article L. 123-22 du code de commerce prévoit la conservation des documents comptables et pièces justificatives pendant dix ans. Conservez également les pièces qui permettent d’expliquer le lien entre commande, facture, correction et paiement : elles seront plus utiles ensemble que dispersées entre plusieurs outils.
B. Facture auto-entrepreneur impayée : quelles démarches pour obtenir le règlement ?
Avant de relancer, vérifiez que le client a reçu la bonne facture, que la prestation et le prix correspondent à la commande et que la date de règlement inscrite est celle convenue. La personne qui a commandé n’est pas toujours celle qui traite la facture. Un service comptable peut demander un numéro de commande ou une adresse de facturation différente ; il faut vérifier la demande, corriger le document si nécessaire et garder la preuve de son envoi.
La date de règlement ne doit pas être choisie sans regarder les conditions applicables entre professionnels. L’article L. 441-10 du code de commerce prévoit, sauf dispositions contraires figurant aux conditions de vente ou convenues entre les parties, un règlement au plus tard trente jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Il encadre aussi le délai convenu, en principe au maximum soixante jours après l’émission de la facture, avec une possibilité de quarante-cinq jours fin de mois expressément stipulée et soumise aux conditions du texte ; les factures périodiques suivent la limite particulière qu’il énonce. Des règles spécifiques peuvent s’appliquer à certaines opérations.
L’article L. 441-1 du code de commerce vise les conditions de règlement parmi les éléments des conditions générales de vente et organise leur communication à l’acheteur professionnel lorsqu’elles sont établies et demandées. Les conditions annoncées avant la vente, les éventuelles conditions particulières et la date portée sur la facture doivent être examinées ensemble. Une date saisie par défaut dans le logiciel n’explique pas, à elle seule, ce qui a été convenu.
Pour les pénalités entre professionnels, l’article L. 441-10 prévoit un taux de référence et autorise une disposition contraire sans que le taux puisse être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. Il précise les conditions d’exigibilité et prévoit que les pénalités sont exigibles sans rappel. La facture doit indiquer le taux applicable conformément à l’article L. 441-9. Pour préparer un calcul, identifiez donc la clause applicable, la date de règlement inscrite et les paiements éventuellement intervenus ; ne présentez pas comme une somme acquise un calcul reposant sur un taux non vérifié.
Le même article L. 441-10 prévoit une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement à la charge du professionnel en retard, sous les conditions qu’il énonce. L’article D. 441-5 du code de commerce fixe cette indemnité à 40 euros. Si les frais réellement exposés sont supérieurs, l’article L. 441-10 permet de demander une indemnisation complémentaire sur justification. Le texte prévoit une réserve lorsque l’ouverture d’une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire interdit le paiement de la créance à son échéance : cette situation exige un examen distinct.
Une première démarche utile consiste à adresser au client un rappel factuel : identité des parties, référence de la facture, prestation concernée, montant restant à payer, date de règlement et copies des pièces utiles. Si le client signale une erreur matérielle, examinez-la et répondez avec une correction identifiable si elle est justifiée. S’il conteste la prestation, demandez-lui de préciser les points discutés et comparez-les aux livrables, aux validations et aux échanges. Un désaccord documenté appelle une réponse différente d’un simple oubli de mise en paiement.
Évitez de modifier les montants d’une facture pour obtenir un règlement plus rapide sans vérifier l’accord et les conséquences de cette modification. Un paiement partiel doit être rapproché de la facture et de la somme restant due. Les échanges relatifs à une éventuelle réduction, à un avoir ou à un échéancier doivent être conservés avec les pièces de l’opération. Si plusieurs factures concernent le même client, identifiez chaque opération et chaque règlement au lieu de fusionner les montants sans explication.
Lorsque le désaccord persiste, rassemblez un dossier lisible : devis ou contrat, commande, conditions de vente, facture initiale, éventuel rectificatif, justificatifs de réalisation, preuve des envois et détail des paiements. La qualité de ces pièces permet d’évaluer les démarches adaptées et les objections éventuelles du client. Les règles du contentieux commercial entre professionnels aident à distinguer la preuve de la créance d’une simple discussion sur la présentation d’une facture.
Enfin, adaptez la démarche à la situation du débiteur. Une procédure collective, une contestation sérieuse de la prestation ou une commande passée par une entité différente du destinataire indiqué sur la facture modifient les questions à examiner. Vérifiez les documents et le cadre applicable avant de réclamer les accessoires ou de choisir une procédure. La facture est une pièce centrale, mais sa seule édition ne remplace ni la preuve de la commande ni l’analyse de l’exécution.
Conclusion
Pour faire une facture d’auto-entrepreneur destinée à un professionnel, partez de l’opération réelle : identifiez les parties, décrivez la prestation, indiquez les données de paiement et appliquez le bon régime de TVA. Une erreur se traite en conservant l’historique et en reliant clairement le document rectificatif à la facture initiale. En cas d’impayé, le rapprochement entre commande, facture, preuve d’exécution et règlements permet de comprendre le désaccord et de choisir la réponse adaptée.