Un propriétaire reçoit un appel de fonds du syndic et son locataire paie chaque mois une somme en plus du loyer. Les deux documents parlent de charges, mais ils ne désignent pas la même dette. Le copropriétaire contribue aux dépenses de l’immeuble selon les règles de la copropriété. Le bailleur peut ensuite demander au locataire certaines sommes liées au logement, à condition de respecter le régime applicable au bail et de justifier les dépenses récupérées.
La question devient concrète lorsqu’un décompte mentionne à la fois le nettoyage de l’escalier, le contrat d’ascenseur, une cotisation pour travaux et les honoraires du syndic. Le montant porté sur l’appel du syndic ne doit pas être recopié sans examen sur l’avis adressé au locataire. Inversement, la présence d’une ligne intitulée charges de copropriété ne suffit pas, à elle seule, à établir qu’aucune somme n’est due par l’occupant.
Ce guide concerne principalement les logements loués comme résidence principale sous le régime de la loi du 6 juillet 1989. Il distingue les provisions du forfait prévu pour certains baux meublés, explique comment trier les postes et propose une méthode de vérification sur pièces. Les règles du bail commercial ou d’une location saisonnière ne sont pas automatiquement les mêmes. Le contrat, la nature des dépenses et les documents disponibles restent décisifs pour apprécier une situation particulière.
I. Charges de copropriété locataire ou propriétaire : qui paie quoi ?
A. Charges de copropriété locataire ou propriétaire : quelles dépenses comparer ?
Le premier rapport juridique unit le syndicat des copropriétaires à chaque copropriétaire. L’article 10 de la loi du 10 juillet 1965 distingue notamment les charges de conservation, d’entretien et d’administration des parties communes, et celles entraînées par les services collectifs ou les équipements communs. Pour ces derniers, le texte retient l’utilité objective de l’équipement pour chaque lot, lorsque les charges ne sont pas individualisées. Le règlement de copropriété fixe la quote-part de chaque lot dans les catégories de charges.
Dans ce premier circuit, le propriétaire reçoit l’appel établi par le syndic pour son lot. Son locataire n’est pas, du seul fait de son bail, le copropriétaire redevable de cet appel. Le fait qu’un poste figure dans les comptes de l’immeuble indique qu’il entre dans le calcul de la contribution du copropriétaire ; cela ne dit pas encore si le bailleur peut le récupérer sur l’occupant. Il faut donc conserver séparément les comptes du syndicat et le décompte locatif, même lorsque le syndic fournit déjà un tableau distinguant plusieurs catégories.
Le second rapport unit le bailleur et son locataire. Pour les charges relevant de l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, les sommes accessoires au loyer sont exigibles sur justification en contrepartie de services liés à l’usage du logement, de certaines dépenses d’entretien courant et de menues réparations des éléments communs, ainsi que d’impositions correspondant à des services dont le locataire profite directement. Le texte renvoie à une liste réglementaire et prévoit une possibilité de dérogation par certains accords collectifs locaux en matière de sécurité ou de développement durable.
Le point de départ pratique est donc la nature réelle de la dépense. L’article 1 du décret du 26 août 1987 renvoie à son annexe, qui énumère les charges récupérables. Une facture portant un intitulé général, par exemple entretien technique, ne révèle pas nécessairement si chacune des opérations facturées entre dans la liste. Il faut, au besoin, demander le détail du contrat et de la prestation, sans supposer que le même traitement s’applique à tous les frais réunis sous une seule ligne.
Pour illustrer la différence, supposons que la quote-part annuelle d’un propriétaire comprenne 150 euros d’honoraires de syndic, 500 euros de travaux de façade, 400 euros de chauffage collectif, 250 euros de nettoyage et 180 euros d’entretien courant d’ascenseur entrant dans la liste, ainsi que 120 euros d’assurance de l’immeuble. Le total supporté dans cet exemple est de 1 600 euros. Si les justificatifs et la clé applicable au logement confirment les trois postes d’usage et d’entretien pour les montants indiqués, la base susceptible d’être récupérée est de 830 euros : 400 + 250 + 180. Les autres postes ne deviennent pas des charges récupérables parce qu’ils apparaissent sur le même relevé.
Si le locataire de cet exemple a versé douze provisions mensuelles de 70 euros, il a avancé 840 euros. Sur la seule hypothèse de dépenses récupérables justifiées de 830 euros pour la même période, le solde est de 10 euros en sa faveur. Une facture relative à une autre période, une consommation individualisée ou un poste qui mélange plusieurs prestations obligerait à reprendre le calcul. L’exemple ne remplace pas l’examen du bail, des comptes et des factures ; il montre pourquoi additionner les appels du syndic ne suffit pas.
Il faut également identifier le mode de paiement convenu. Une provision est une avance soumise à la régularisation prévue par l’article 23. Pour une location meublée relevant de l’article 25-10 de la loi du 6 juillet 1989, les parties peuvent prévoir, dans les conditions de ce texte, soit des provisions, soit un forfait dont le montant et la périodicité figurent au contrat. Le forfait ne donne pas lieu à complément ni à régularisation ultérieure ; le texte précise aussi les éléments de comparaison de son montant. L’expression charges comprises ne dispense donc pas de lire la clause qui précise le régime choisi.
Une provision trop éloignée du montant attendu peut créer une difficulté pour les deux parties : le locataire risque de découvrir un solde important et le bailleur devra expliquer le calcul des avances. L’article 23 prévoit la justification des demandes de provisions par les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation et, en copropriété, par le budget prévisionnel. Il est utile de rapprocher ces éléments de la somme inscrite au bail puis des comptes effectivement arrêtés, sans traiter une estimation comme une dépense définitive.
B. Charges de copropriété récupérables sur le locataire : quels postes retenir ?
L’annexe du décret du 26 août 1987 est le document de référence pour classer les postes. Pour l’eau et le chauffage collectifs, elle vise notamment certaines consommations, l’énergie nécessaire aux installations et des opérations d’exploitation ou d’entretien courant. Pour les parties communes intérieures, elle mentionne notamment l’électricité, des fournitures consommables et l’entretien de propreté. Une consommation individuelle facturée directement à l’occupant par son fournisseur doit être distinguée d’une dépense collective : le même montant ne doit pas être compté deux fois dans le dossier examiné.
Pour l’ascenseur, le classement ne se réduit pas à la question de savoir si l’immeuble possède un appareil. L’annexe énumère des dépenses d’électricité, de visite, de nettoyage, de graissage et certaines menues réparations. L’article 23 vise également, dans les conditions qu’il décrit, des opérations et vérifications périodiques, le remplacement de petites pièces présentant une usure excessive et certaines interventions de dépannage. Il faut lire le contrat et la facture pour séparer ces prestations d’un investissement ou d’une opération qui ne relève pas de la liste. Un intitulé unique entretien ascenseur peut recouvrir plusieurs opérations de nature différente.
Le même raisonnement s’applique aux espaces extérieurs. L’annexe mentionne notamment la coupe, le désherbage, le nettoyage et l’arrosage des allées et espaces verts, ainsi que certaines fournitures consommables. Elle distingue, par exemple, les plants de remplacement et ceux utilisés pour la réfection de massifs, plates-bandes ou haies. Devant une facture de jardinage qui additionne entretien régulier et réaménagement, il faut demander la ventilation plutôt que retenir la totalité au seul motif que les travaux concernent un jardin accessible aux occupants.
Le gardien appelle une vérification particulière. Selon l’article 2 du décret du 26 août 1987, lorsque le gardien ou concierge assure, conformément à son contrat de travail, à la fois l’entretien des parties communes et l’élimination des rejets, les dépenses de rémunération et de charges sociales et fiscales retenues par le texte sont récupérables à hauteur de 75 %. Si le contrat ne lui confie que l’une de ces deux tâches, le taux indiqué est de 40 %. Le texte prévoit aussi des situations dans lesquelles l’intervention d’un tiers pendant certains remplacements ne modifie pas ce traitement.
Ces pourcentages ne s’appliquent pas aveuglément à toute somme versée pour le personnel. Le même article exclut plusieurs éléments de la base, notamment le salaire en nature, certaines indemnités de départ et la participation de l’employeur à une mutuelle. Il distingue aussi le cas d’un employé d’immeuble accomplissant les tâches visées, pour lequel les dépenses de rémunération et de charges retenues par le décret peuvent être récupérées en totalité. Avant de refaire le calcul, demandez donc quelle personne accomplit quelles tâches, sur quelle base la fraction a été calculée et comment cette fraction a été répartie pour le logement.
Les taxes méritent aussi une lecture précise. L’annexe du décret mentionne la taxe ou la redevance d’enlèvement des ordures ménagères, ainsi que la taxe de balayage. Sur un avis foncier, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et la taxe foncière proprement dite ne sont pas une seule et même ligne : la seconde ne figure pas, en tant que telle, dans cette annexe. Il faut identifier le montant réellement concerné, puis vérifier son rattachement au logement et aux occupants de la période examinée.
Les honoraires généraux du syndic, la prime d’assurance de l’immeuble, une cotisation au fonds de travaux ou une réfection complète de façade ne figurent pas, en tant que tels, dans la liste des charges récupérables annexée au décret. Leur présence dans l’appel du copropriétaire n’autorise donc pas à les reporter tels quels au locataire d’un logement soumis à ce régime. À l’inverse, le propriétaire ne doit pas écarter un poste admissible simplement parce que le compte est intitulé charges de copropriété : c’est le détail qui permet de trier.
Il faut enfin distinguer les charges des réparations à l’intérieur du logement. Les articles 1754 et 1755 du code civil traitent des réparations locatives et de l’exclusion de celles qui ne sont occasionnées que par la vétusté ou la force majeure. Cela ne signifie pas que toute facture de réparation privative peut être ajoutée à une régularisation de charges communes. Avant d’attribuer une dépense, identifiez sa localisation, sa cause, le régime du bail et la liste applicable.
II. Charges de copropriété locataire ou propriétaire : comment vérifier le paiement ?
A. Charges de copropriété paiement : comment contrôler la régularisation ?
La vérification commence par quatre ensembles de documents : le bail et ses éventuels avenants ; les appels ou quittances montrant les provisions effectivement versées ; le décompte transmis par le bailleur ; les pièces permettant de comprendre les dépenses et leur répartition. Côté propriétaire, les comptes individuels du syndic, le budget prévisionnel, les factures et les contrats d’entretien permettent de constituer le dossier. Côté locataire, les preuves de paiement évitent de discuter uniquement le montant des dépenses en oubliant les avances déjà réglées.
L’article 23 de la loi de 1989 prévoit qu’un mois avant la régularisation, le bailleur communique le décompte par nature de charges et, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires ; une note relative au chauffage et à l’eau chaude collectifs est également prévue lorsque le cas s’y prête. Pendant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues à la disposition des locataires dans des conditions normales. Le même texte prévoit la transmission du récapitulatif par voie dématérialisée ou postale à la demande du locataire.
Un relevé du syndic peut être utile, mais il ne remplace pas toujours les documents qui expliquent une ligne contestée. Si le décompte présente un montant global de chauffage, demandez les éléments nécessaires pour comprendre la consommation collective, les coûts retenus et la méthode appliquée au logement. Pour le nettoyage, une facture doit permettre d’identifier la prestation. Pour le gardien, la question est notamment celle des tâches réellement prévues et de la base à laquelle le taux a été appliqué. La demande gagne en efficacité lorsqu’elle désigne la ligne, la période et l’information manquante.
La Cour de cassation, troisième chambre civile, le 1er avril 2009, pourvoi n° 08-14.854, a cassé une décision qui avait condamné des locataires à payer un arriéré sans constater que les bailleurs avaient tenu à leur disposition les pièces justificatives des charges réclamées. La cour d’appel avait retenu un décompte de créance et un détail des charges. L’arrêt rappelle l’importance des pièces demandées ; il ne signifie pas que toute somme contestée disparaît automatiquement ni que le seul intitulé d’un document règle le litige.
Une décision plus récente montre pourquoi la contestation doit être précise. Dans un jugement du tribunal judiciaire de Pontoise du 22 septembre 2026, n° 25/00777, le juge a retenu que les charges facturées étaient justifiées dans leur ensemble, tout en relevant une incertitude sur une consommation d’eau pour une année. Il a ordonné un remboursement de 141,96 euros sur ce point et rejeté le surplus de la demande. Le résultat dépendait des pièces et de la demande dans cette affaire : il ne fixe pas un montant applicable à tous les logements.
Une méthode simple consiste à dresser un tableau avec une ligne par poste : montant total imputé au lot, part présentée comme récupérable, document justificatif, période concernée, clé de répartition, provisions versées et question éventuelle. Pour chaque ligne, inscrivez soit la référence correspondante de l’annexe, soit le point qui appelle une explication. Le solde se calcule ensuite sur les seules dépenses retenues et pour la même période que les avances. Si le relevé ne permet pas cette comparaison, la première demande porte sur les données manquantes plutôt que sur un chiffre choisi au hasard.
Supposons, par exemple, qu’un décompte retienne 240 euros pour l’ascenseur alors que la facture distingue 150 euros de visites courantes et 90 euros d’une intervention dont la nature n’est pas détaillée. Le lecteur ne peut pas conclure, à partir de ces seuls chiffres, que les 240 euros sont dus ou que les 90 euros sont exclus. Il faut rapprocher la description de l’intervention des prestations visées par l’article 23 et par l’annexe, puis appliquer la clé justifiée. Un raisonnement ligne par ligne protège autant le bailleur qui réclame une somme que le locataire qui souhaite contester une erreur.
Les provisions demandées par le bailleur et les sommes appelées par le syndic peuvent suivre des calendriers différents. Cela ne transforme pas une avance en forfait et ne prouve pas que les dépenses définitives sont identiques à l’estimation. Lorsque les charges locatives font l’objet de provisions, l’article 23 impose leur régularisation annuelle. Il prévoit aussi que, lorsque cette régularisation n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité, le locataire peut demander un paiement par douzième. La situation doit être appréciée à partir des dates et du décompte concernés.
B. Charges de copropriété locataire ou propriétaire : comment contester ?
Une contestation utile commence par une demande écrite qui distingue ce qui est admis de ce qui reste discuté. Le locataire peut identifier, par exemple, une cotisation au fonds de travaux incluse dans le total locatif, une facture d’ascenseur dont la description est insuffisante ou une consommation qui semble déjà payée directement. Le bailleur peut répondre poste par poste, transmettre le récapitulatif demandé et préciser où les pièces justificatives peuvent être consultées. Conservez le décompte initial, les échanges, les documents communiqués et le calcul corrigé.
Un désaccord avec le syndic sur la quote-part du lot et un désaccord avec le bailleur sur les charges récupérables ne sont pas interchangeables. Le propriétaire qui estime que sa contribution de copropriété est mal répartie doit examiner ses rapports avec le syndicat et le règlement de copropriété. Le locataire qui discute la refacturation d’une dépense s’adresse d’abord à son bailleur pour obtenir les éléments relatifs à son propre décompte. Les deux vérifications peuvent se nourrir des mêmes factures, sans transformer automatiquement le locataire en partie à une contestation de l’assemblée des copropriétaires.
L’article 1353 du code civil rappelle que celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver et que celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a éteint son obligation. En pratique, le bailleur prépare les éléments de sa demande et le locataire conserve les preuves de ses règlements. Une capture d’écran incomplète ou un total reporté d’un tableau à l’autre ne permet pas toujours de vérifier l’origine et le calcul d’une ligne.
Si le désaccord persiste, il peut être utile de reformuler une proposition chiffrée : quel montant paraît justifié, quel poste reste contesté et quelle pièce permettrait de lever le doute ? Cette démarche évite de mélanger une erreur de calcul, une dépense absente de la liste et une difficulté de répartition. Elle permet aussi de rechercher une solution amiable documentée. La rubrique du cabinet consacrée au droit des baux d’habitation présente le cadre des différends entre bailleur et locataire.
Le paiement d’une somme qui n’était pas due peut soulever une demande de restitution. Les articles 1302 et 1302-1 du code civil posent les règles générales relatives à la restitution de ce qui a été reçu sans être dû. Il faut néanmoins établir les sommes versées, les postes contestés et leur caractère indu dans la situation concernée. L’existence d’une ligne de charges élevée, à elle seule, ne démontre pas qu’elle doit être remboursée intégralement.
La question du temps doit être examinée avec le texte applicable, sans déduire automatiquement le point de départ d’une simple date de paiement. L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que les actions dérivant d’un contrat de bail se prescrivent par trois ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer ; il prévoit séparément une règle pour l’action du bailleur en révision du loyer. Pour une demande déterminée, les pièces et les circonstances doivent être examinées afin d’identifier la règle et son point de départ.
Ne confondez pas non plus le débat sur une somme et le reste du bail. L’article 1728 du code civil énonce notamment l’obligation du preneur de payer le prix du bail aux termes convenus, tandis que l’article 1719 met à la charge du bailleur des obligations relatives notamment à la délivrance et à l’entretien de la chose louée. Un désaccord sur un poste précis ne doit pas conduire à confondre l’ensemble des loyers, les provisions et la somme litigieuse. Les justificatifs de chaque versement et les réserves formulées par écrit permettent de clarifier le dossier.
Si une solution amiable n’aboutit pas, l’article L. 213-4-4 du code de l’organisation judiciaire attribue au juge des contentieux de la protection les actions dont un contrat de louage d’un immeuble à usage d’habitation ou un contrat d’occupation d’un logement est l’objet, la cause ou l’occasion. La demande doit être adaptée au désaccord réel : obtenir les éléments nécessaires, réclamer un solde justifié ou demander la restitution de sommes identifiées ne revient pas à présenter exactement la même prétention. Les conditions de saisine et les pièces à produire dépendent de la situation.
Pour préparer le dossier, rapprochez les documents dans l’ordre du calcul : provisions versées, dépenses retenues, part attribuée au lot, part demandée au locataire, puis différence. Notez pour chaque document son auteur et la période couverte. Si le propriétaire a déjà corrigé un poste, conservez le premier et le second décompte afin d’expliquer l’évolution. Si le locataire a changé de moyen de paiement, rassemblez toutes les preuves disponibles. Cette préparation rend les demandes plus lisibles et permet de vérifier si le désaccord porte sur une règle, une pièce absente ou une simple addition.
Conclusion
Le copropriétaire et le locataire n’occupent pas la même place face aux dépenses de l’immeuble. Le premier reçoit les appels du syndic pour son lot ; le second peut avoir à supporter les charges que le bailleur est autorisé à récupérer et qu’il justifie. Entre les deux, le tri se fait poste par poste, à partir du bail, de la liste réglementaire, des factures et des règles de répartition applicables.
Pour un décompte contesté, la démarche la plus utile consiste à comparer les mêmes périodes, distinguer les provisions des dépenses définitives et isoler les lignes qui appellent une explication. Le contrôle doit porter sur le contenu réel des prestations, les avances déjà payées et, si nécessaire, les documents qui permettent au juge d’apprécier les demandes des deux parties.