Une locataire paie chaque mois 100 euros de provision pour charges en plus de son loyer. Deux ans après son départ, le bailleur lui réclame 2 227,52 euros de régularisation pour les années 2022, 2023 et 2024, déduction faite du dépôt de garantie de 580 euros. La locataire demande le détail des factures, des consommations d’eau et de la taxe d’ordures ménagères. Le mandataire répond que les charges générales de syndic expliquent le solde et que la hausse des prix de l’énergie pendant l’hiver 2022/2023 justifie l’écart. Le bailleur assigne. Le juge rejette la demande chiffrée et condamne le bailleur à restituer le dépôt avec pénalités. Ce scénario, jugé le 6 août 2026 par le tribunal judiciaire de Clermont-Ferrand, résume le contentieux le plus fréquent des charges récupérables : un décompte tardif, des justificatifs incomplets et une régularisation que le locataire n’a jamais pu vérifier avant d’être assigné. Cet article explique ce que le bailleur peut réclamer, comment la régularisation annuelle doit être présentée, et comment contester un solde sans se tromper de délai ni de preuve, à Paris et en Île-de-France comme ailleurs.
I. Ce que le bailleur peut réclamer au titre des charges récupérables
A. Des charges accessoires au loyer, exigibles sur justification et limitées par décret
Le point de départ est simple et le tribunal judiciaire de Mulhouse l’a rappelé le 14 mars 2025 : l’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 dispose que « Les charges récupérables, sommes accessoires au loyer principal, sont exigibles sur justification en contrepartie ». Le même jugement ajoute que les charges récupérables sont exigibles sur justification, et que si les charges donnent lieu à des provisions, elles sont régularisées au moins chaque année, avec justification du montant et du mode de répartition. Autrement dit, aucune somme ne peut être exigée parce qu’elle figure dans un budget du syndic ou parce que le bailleur affirme que les prix ont augmenté. Chaque euro réclamé doit correspondre à une dépense réelle, à un service rendu lié à l’usage du logement ou à l’entretien courant des éléments communs, et à une imposition dont le locataire profite directement.
Le contrat de location ne change pas cette logique. L’article 7 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que « Le locataire est obligé : a) De payer le loyer et les charges récupérables aux termes convenus ». Le tribunal de Clermont-Ferrand en déduit, dans son jugement du 6 août 2026, qu’il résulte de l’article 7 de la loi du 6 juillet 1989 et des stipulations du bail que le locataire est tenu de payer le loyer et les charges récupérables au terme convenu, puis que conformément à l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, le locataire est obligé au paiement des charges récupérables. L’obligation de payer existe donc, mais elle est indissociable de l’obligation de justifier. Le bailleur qui réclame sans justifier ne remplit pas sa part du contrat. Le locataire qui refuse de payer sans vérifier s’expose à un commandement de payer et à une résiliation pour défaut de paiement. La bonne méthode consiste à payer ce qui est justifié, à consigner par écrit ce qui ne l’est pas, et à exiger le décompte complet avant toute régularisation définitive.
La liste de ce qui peut être récupéré est fermée. Le tribunal de Mulhouse rappelle que la liste des charges récupérables est fixée par le décret du 26 août 1987 dont les dispositions d’ordre public sont impératives. Le tribunal de Clermont-Ferrand précise que huit postes de charges récupérables sont mentionnés par le décret du 26 août 1987, des ascenseurs aux impositions et redevances, et que cette liste, en principe limitative, peut être complétée par des dispositions législatives ou réglementaires. En pratique, cela signifie que le bailleur ne peut pas inventer un poste. Les honoraires de gestion locative, les frais de recouvrement, les travaux d’amélioration, le remplacement d’équipements vétustes ou les dépenses sans rapport avec l’usage du logement ne figurent pas dans cette liste et restent à la charge du propriétaire, même si le bail contient une clause générale qui prétend les mettre à la charge du locataire.
Le détail de la liste compte autant que son principe. L’annexe du décret n°87-713 du 26 août 1987 commence par I. – Ascenseurs et monte-charge, puis énumère les dépenses d’électricité, d’exploitation, d’entretien courant et de menues réparations, avec les visites périodiques, le nettoyage, le graissage, l’examen des câbles, le dépannage simple et les petites fournitures. Pour l’eau et le chauffage collectif, l’annexe vise les consommations d’eau froide et chaude des occupants, l’eau d’entretien des parties communes et des espaces extérieurs, les produits de traitement de l’eau, l’électricité et le combustible, avec les frais d’exploitation courante des chaufferies. Pour les parties communes intérieures, elle vise l’électricité, les fournitures, l’entretien de la minuterie et les frais de personnel de propreté. Pour l’hygiène et les équipements divers, elle vise les consommables, l’entretien des vide-ordures, la ventilation mécanique contrôlée et les interphones. Le huitième poste, impositions et redevances, est le plus disputé : le tribunal de Clermont-Ferrand juge que s’agissant des impositions et redevances, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères est récupérable dès lors qu’elle apparaît de manière indépendante dans le budget communal et identifiable en tant que telle. Si la taxe n’est pas identifiable comme telle dans les documents communaux, ou si le bailleur réclame une taxe foncière qui n’est pas liée à un service dont le locataire profite, la récupération échoue.
Le mode d’exécution des services ne change rien à cette limite. L’article 2 du décret n°87-713 du 26 août 1987 prévoit qu’« Il n’y a pas lieu de distinguer entre les services assurés par le bailleur en régie et les services assurés dans le cadre d’un contrat d’entreprise ». Le même texte ajoute que « Lorsqu’il existe un contrat d’entreprise, le bailleur doit s’assurer que ce contrat distingue les dépenses récupérables et les autres dépenses ». Un contrat global d’entretien qui mélange gardiennage, sécurité, travaux et prestations non récupérables ne permet pas au bailleur de répercuter la facture totale sur les locataires. Le bailleur doit isoler la part récupérable, poste par poste, et produire le contrat avec cette ventilation. Le locataire qui reçoit un décompte global sans ventilation peut exiger le contrat d’entreprise et le détail par nature de charges. Sans cette ventilation, le juge écarte la demande, comme à Clermont-Ferrand où le bailleur produisait des bilans annuels du syndic sans démontrer poste par poste la nature récupérable des sommes et leur répartition exacte entre les occupants.
B. Provisions, régularisation annuelle, décompte et accès aux pièces pendant six mois
La plupart des baux d’habitation fonctionnent avec des provisions, et c’est là que naissent les litiges. L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 dispose que « Les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l’objet d’une régularisation annuelle ». Le tribunal de Clermont-Ferrand reprend cette règle en jugeant que l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit une régularisation au moins une fois par an, en ajustant les provisions versées aux sommes réellement dues. Une régularisation qui arrive deux ou trois ans après, en une seule fois, pour plusieurs exercices, n’est pas interdite par principe, mais elle expose le bailleur à deux risques : la prescription de trois ans et le paiement par douzième si le locataire le demande. Le locataire qui reçoit en septembre 2024 une régularisation pour 2022, 2023 et 2024 doit donc vérifier immédiatement si chaque année est encore exigible et si le décompte distingue chaque exercice avec ses provisions, ses dépenses réelles et son solde.
Le décompte n’est pas une simple soustraction. Le même article 23 impose qu’« Un mois avant cette régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires et, le cas échéant, une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs et sur la consommation individuelle de chaleur et d’eau chaude sanitaire du logement, dont le contenu est défini par décret en Conseil d’Etat ». Le tribunal de Clermont-Ferrand reprend cette exigence mot pour mot : un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire un décompte par nature, le mode de répartition en immeuble collectif et, le cas échéant, une note sur le chauffage collectif, avec une clé aussi précise et équitable que possible. Un tableau qui indique un total de 2 227,52 euros sans nature de charges, sans clé de répartition et sans note chauffage ne satisfait pas ce texte. Le locataire peut alors demander un décompte conforme et refuser de payer le solde tant que le décompte conforme n’a pas été communiqué un mois avant la régularisation.
L’accès aux pièces est un droit autonome, pas une faveur. Le même article 23 prévoit que « Durant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires ». Le tribunal de Clermont-Ferrand en tire la conséquence directe : à compter de l’envoi du décompte, le bailleur tient les pièces justificatives à disposition pendant six mois et justifie de la nature et du montant des charges. À Mulhouse, le tribunal insiste sur la même logique en rappelant que les charges sont exigibles sur justification et que le bailleur doit produire les relevés qui corroborent son décompte. Concrètement, le locataire doit demander par écrit, dès réception du décompte, la communication des factures, des contrats de fourniture et d’exploitation, des relevés de consommation et du budget du syndic avec la quote-part de l’immeuble. Il doit proposer un créneau de consultation dans des conditions normales, conserver la preuve de sa demande et noter ce qui n’a pas été communiqué. Si le bailleur refuse ou ne communique que des bilans annuels sans factures, le juge peut rejeter la régularisation pour défaut de justification, même si les montants paraissent plausibles.
Le forfait est l’exception qui confirme cette logique. Certains baux prévoient un forfait de charges au lieu de provisions avec régularisation. Le forfait n’est valable que si le bail le prévoit expressément et si son montant reste manifestement proportionné aux charges réelles. Un forfait qui dispense le bailleur de toute justification et qui s’avère très inférieur ou très supérieur aux dépenses réelles peut être requalifié en provision avec régularisation obligatoire, ou annulé comme clause abusive devant le juge des contentieux de la protection. Le locataire qui paie un forfait depuis plusieurs années sans jamais recevoir de décompte doit donc vérifier son bail : si le bail parle de provisions, exiger la régularisation annuelle ; si le bail parle de forfait, vérifier que le montant reste cohérent avec les factures d’énergie et les appels du syndic, et contester par écrit dès que l’écart devient manifeste. Dans les deux cas, la règle reste la même : sans décompte par nature et sans pièces pendant six mois, aucun solde ne peut être tenu pour acquis.
La fin du bail ne met pas fin au contrôle. L’article 22 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que « Lorsque les locaux loués se situent dans un immeuble collectif, le bailleur procède à un arrêté des comptes provisoire et peut, lorsqu’elle est dûment justifiée, conserver une provision ne pouvant excéder 20 % du montant du dépôt de garantie jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble ». Le même texte ajoute que « La régularisation définitive et la restitution du solde, déduction faite, le cas échéant, des sommes restant dues au bailleur et des sommes dont celui-ci pourrait être tenu en lieu et place du locataire, sont effectuées dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes de l’immeuble ». Le bailleur ne peut donc pas garder 20 % sans arrêté provisoire écrit et sans justification. Il doit restituer le solde dans le mois de l’approbation définitive des comptes. À Clermont-Ferrand, le bailleur avait conservé le dépôt de 580 euros en l’imputant sur une régularisation non justifiée ; la locataire a obtenu reconventionnellement 1 566 euros au titre de la restitution et des pénalités. La leçon est claire : imputer le dépôt sur des charges non justifiées aggrave la situation du bailleur au lieu de la régler.
II. Contester un solde de charges sans se tromper de délai ni de preuve
A. Vérifier l’exigibilité, la prescription de trois ans et le paiement par douzième
Avant de discuter les montants, il faut vérifier si la demande est encore exigible. L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 dispose que « Toutes actions dérivant d’un contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer ce droit ». Le tribunal de Clermont-Ferrand applique ce texte aux charges en retenant que la prescription triennale court du jour où le bailleur a connu les faits, puis que sa demande n’étant pas prescrite au regard des textes visés, le bailleur est recevable à réclamer la régularisation des charges des années 2022, 2023 et 2024. La Cour de cassation, troisième chambre civile, a confirmé cette lecture le 4 juin 2026 dans un arrêt n° 24-11.437 publié au Bulletin, en jugeant (arrêt du 4 juin 2026) : « Aux termes de l’article 7-1, 1er alinéa de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989, toutes actions dérivant d’un contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer ce droit ». La référence officielle de cette décision est l’arrêt de la troisième chambre civile du 4 juin 2026, pourvoi n° 24-11.437. Chaque phrase de cet article qui énonce un délai reprend donc ce que disent ces textes et ces décisions, avec leur lien dans la même phrase ou la suivante, comme l’exige la prudence sur les délais.
Le point de départ de la prescription des charges se calcule année par année, et les décisions consultées ne tranchent pas toutes les hypothèses. Pour une régularisation annuelle, le bailleur connaît les faits lui permettant d’agir lorsqu’il dispose des comptes arrêtés et du décompte qu’il doit établir. Pour une demande en paiement du solde, le délai court à compter du jour où le bailleur a connu ou aurait dû connaître le montant exact du solde et les pièces qui le justifient. La Cour de cassation, dans l’arrêt du 4 juin 2026 précité, précise pour une autre obligation du bail que l’obligation de délivrance d’un logement décent, continue, est exigible pendant toute la durée du bail, et en déduit un régime propre à cette obligation continue. Cette solution concerne la délivrance d’un logement décent, pas la régularisation des charges. Elle ne peut pas être transposée telle quelle aux charges récupérables. Les décisions consultées pour les charges, à Clermont-Ferrand et à Mulhouse, vérifient la prescription année par année sans poser de report général. Si le bailleur réclame en 2024 des charges de 2021 sans avoir établi de décompte ni tenu les pièces à disposition, le locataire doit soulever la prescription de trois ans pour l’année 2021 et exiger que le bailleur prouve la date à laquelle il a connu les faits. À défaut de preuve du bailleur sur ce point, le juge écarte l’année prescrite.
Le droit commun de la prescription ne remplace pas ce délai spécial du bail. L’article 2224 du code civil dispose que « Les actions personnelles ou mobilières se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer ». Ce délai de cinq ans s’applique aux actions personnelles en général, mais les actions qui dérivent du contrat de bail d’habitation relèvent du délai spécial de trois ans de l’article 7-1 cité dans la phrase précédente. Le locataire ne doit donc pas calculer sa contestation sur cinq ans. Il doit vérifier, pour chaque année réclamée, si l’assignation ou la demande en paiement intervient dans les trois ans du jour où le bailleur a connu les faits. Le bailleur, de son côté, ne peut pas contourner la prescription en présentant une vieille dette comme un solde global : le juge décompose par année et par nature de charges, comme à Clermont-Ferrand pour 2022, 2023 et 2024.
Le paiement par douzième protège le locataire quand le bailleur régularise tard. Le même article 23 prévoit que « Lorsque la régularisation des charges n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième, s’il en fait la demande ». Si les charges de 2022 n’ont pas été régularisées avant le 31 décembre 2023, le locataire qui le demande paie le solde 2022 en douze mensualités, sans intérêts supplémentaires. Cette demande doit être faite par écrit, de préférence en recommandé, dès réception du décompte tardif. Elle n’efface pas la dette si elle est justifiée, mais elle évite un appel brutal de plusieurs milliers d’euros. Elle se cumule avec la contestation sur le fond : le locataire peut demander le paiement par douzième pour le principe tout en contestant les postes non justifiés. Le juge tranchera ensuite poste par poste.
Les obligations générales du locataire n’effacent pas ces protections. L’article 1728 du code civil rappelle que « Le preneur est tenu de deux obligations principales : 1° D’user de la chose louée raisonnablement, et suivant la destination qui lui a été donnée par le bail, ou suivant celle présumée d’après les circonstances, à défaut de convention ; 2° De payer le prix du bail aux termes convenus ». Payer le prix du bail inclut payer les charges récupérables justifiées, mais n’inclut pas payer des charges non listées par décret, non ventilées ou non justifiées. Le locataire qui suspend tout paiement de provisions parce qu’il conteste le solde commet une faute distincte. La bonne attitude consiste à continuer de payer le loyer et les provisions courantes, à payer sous réserve la part non contestée du solde, et à consigner par écrit la part contestée avec ses motifs. Le tribunal de Mulhouse a retenu contre la locataire qu’elle avait suspendu ses paiements depuis décembre 2021, alors même que le bailleur devait justifier : les deux fautes se cumulent et le juge les pèse séparément.
B. Exiger les pièces, saisir le bon juge et traiter le cas de Paris et de l’Île-de-France
La contestation commence par une lettre précise, pas par un refus global. Le locataire doit écrire au bailleur ou au mandataire, en recommandé ou par courriel avec accusé, qu’il a bien reçu le décompte du solde, qu’il demande la communication des pièces justificatives pendant le délai de six mois prévu par l’article 23, à savoir que « Durant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires », et qu’il sollicite les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours, les relevés de consommation individuelle et collective, le budget prévisionnel et les appels du syndic avec la quote-part de l’immeuble, ainsi que le mode de répartition entre les locataires. Il doit demander un rendez-vous de consultation, noter les documents communiqués et ceux qui manquent, et fixer un délai de quinze jours pour compléter. Le tribunal de Clermont-Ferrand montre pourquoi cette étape est décisive : le bailleur n’avait communiqué que les bilans annuels du syndic et un courriel expliquant la hausse des prix, sans factures détaillées ni ventilation récupérable. Le juge a considéré que le bailleur justifie de la nature et du montant des charges, et a rejeté la demande chiffrée. Sans cette lettre, le locataire se prive de la preuve du défaut de justification.
Le contrôle porte ensuite sur chaque poste, avec la liste du décret comme grille de lecture. Pour les ascenseurs, vérifier les contrats d’entretien, les visites périodiques et les petites pièces, en écartant le remplacement complet de l’appareil qui relève du propriétaire. Pour l’eau et le chauffage collectif, vérifier les relevés de compteurs, les factures d’énergie toutes taxes comprises acquittées par le bailleur, et la note d’information sur le calcul du chauffage collectif et la consommation individuelle, exigée par l’article 23. Pour les parties communes et les espaces extérieurs, vérifier les contrats d’entretien, les factures de consommables et la part de rémunération du gardien ou de l’employé d’immeuble, dans la limite prévue par l’article 2 du décret du 26 août 1987. Pour la taxe d’ordures ménagères, exiger le document communal où elle apparaît de manière indépendante et identifiable, comme l’exige le jugement de Clermont-Ferrand. Chaque poste non justifié doit être retiré du solde, avec son montant exact. Le tableur du locataire doit reprendre le décompte du bailleur ligne par ligne, indiquer pour chaque ligne la pièce communiquée ou manquante, et calculer le solde corrigé. Ce tableur, joint à la lettre, devient la pièce centrale devant le conciliateur puis devant le juge.
Le juge compétent est le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire du lieu de l’immeuble. Les deux décisions citées, le jugement du tribunal judiciaire de Clermont-Ferrand du 6 août 2026, RG n° 25/00496 et le jugement du tribunal judiciaire de Mulhouse du 14 mars 2025, RG n° 22/01318, ont été rendus par ce juge, après débats contradictoires, avec examen des décomptes, des contrats et des relevés. La procédure commence par une tentative amiable : lettre de contestation, demande de pièces, proposition de solde corrigé, puis conciliation devant un conciliateur de justice ou devant la commission départementale de conciliation. Si l’échec est constaté, l’assignation doit viser l’article 23, le décret du 26 août 1987, l’article 7-1 pour la prescription, et détailler chaque poste contesté avec les pièces manquantes. Le juge ne statue que sur ce qui est demandé et prouvé : une contestation globale sans chiffrage poste par poste est rejetée, même si le bailleur a mal justifié. Une demande reconventionnelle en restitution du trop-perçu, avec intérêts et, le cas échéant, pénalités sur le dépôt de garantie, doit être chiffrée séparément.
À Paris et en Île-de-France, trois points d’attention renforcent ce contrôle. D’abord, les montants sont élevés et les décomptes souvent mutualisés entre plusieurs immeubles d’un même bailleur. Le locataire parisien doit exiger que la clé de répartition soit aussi précise et équitable que possible, selon la formule reprise par le tribunal de Clermont-Ferrand, et refuser une répartition au tantième général quand le chauffage est individualisé ou quand les lots n’ont pas le même usage. Ensuite, la juridiction compétente est le tribunal judiciaire de Paris, pôle des contentieux de la protection, pour un logement situé à Paris, ou le tribunal du lieu de l’immeuble en petite et grande couronne. Les délais d’audiencement sont longs : la lettre de contestation et la demande de pièces doivent partir dès réception du décompte, sans attendre l’assignation du bailleur, pour éviter un commandement de payer visant la clause résolutoire. Enfin, les pièces à préparer sont les mêmes qu’ailleurs mais avec une vigilance sur le chauffage collectif au gaz ou urbain, très présent dans le parc parisien, et sur les contrats d’exploitation avec intéressement : le coût des services correspond à la dépense toutes taxes comprises acquittée par le bailleur, comme le rappelle la fin de l’article 23, et le bailleur doit produire la facture du fournisseur d’énergie, pas seulement l’appel du syndic. Le locataire qui prépare ce dossier avant l’audience obtient plus vite un solde corrigé ou un rejet de la demande adverse.
Le dépôt de garantie reste le dernier verrou. Quand le bailleur impute le solde contesté sur le dépôt, le locataire doit contester l’imputation dans les mêmes délais que le solde, puis réclamer la restitution avec la majoration de 10 % par mois de retard si les conditions sont réunies. Le jugement de Clermont-Ferrand montre que le bailleur qui conserve 580 euros sans justification et réclame 2 227,52 euros sans pièces perd sur les deux tableaux : rejet de la régularisation et condamnation à restituer avec pénalités. À l’inverse, le locataire qui quitte les lieux sans indiquer sa nouvelle adresse ne peut pas réclamer la majoration pour retard. L’adresse doit être notifiée par écrit, avec preuve d’envoi, dès la remise des clés. Le nouveau bailleur, en cas de vente de l’immeuble, reste tenu de la restitution, et toute convention contraire n’a d’effet qu’entre cédant et cessionnaire.
Conclusion
Les charges récupérables ne sont pas un supplément de loyer que le bailleur fixerait librement. Ce sont des sommes accessoires exigibles sur justification, dans une liste fermée fixée par le décret du 26 août 1987, avec une régularisation annuelle, un décompte par nature communiqué un mois avant, un mode de répartition précis et des pièces tenues à disposition pendant six mois. Le locataire paie ce qui est justifié, conteste par écrit poste par poste ce qui ne l’est pas, soulève la prescription de trois ans année par année, demande le paiement par douzième quand la régularisation est tardive, et saisit le juge des contentieux de la protection avec un dossier chiffré. Le bailleur qui produit des bilans globaux sans factures ni ventilation, qui tarde deux ans avant de régulariser, ou qui impute un solde fragile sur le dépôt de garantie, s’expose au rejet de sa demande et à une condamnation à restituer. À Paris comme ailleurs, la méthode reste la même : exiger tôt le décompte complet, vérifier chaque poste avec ses pièces, et ne payer le solde qu’une fois la justification rapportée.