Votre dossier de location circule entre plusieurs bailleurs et vous perdez le contrôle de vos pièces : un lien DossierFacile resté actif après un refus, des bulletins de salaire conservés par une agence qui ne vous a jamais recontacté, un propriétaire qui réclame votre carte Vitale ou vos relevés de compte en complément. Depuis 2015, la liste des pièces qu’un bailleur peut exiger en vertu de l’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 est fermée, et depuis le déploiement du téléservice DossierFacile, géré avec l’Agence nationale pour l’information sur le logement, le candidat dispose d’un moyen concret de partager un dossier labellisé par lien, avec une date d’expiration, tout en suivant les consultations et en coupant l’accès quand il le décide. Encore faut-il savoir quels documents refuser, comment retirer un accès, combien de temps un bailleur peut conserver un dossier écarté et quels recours saisir quand l’effacement est refusé.

Ce guide décrit la méthode complète : constituer un dossier conforme au décret du 5 novembre 2015, partager par lien avec une durée limitée, surveiller les consultations, suspendre ou supprimer un partage, exiger l’effacement des copies conservées ailleurs, puis saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés et le juge pour obtenir réparation. Chaque affirmation déterminante renvoie au texte applicable ou à une décision lue dans ce dossier, avec le lien officiel dans le corps de l’article.

I. Partager sans perdre le contrôle : pièces autorisées et lien DossierFacile

A. Ne transmettre que les pièces que le bailleur peut exiger

Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe la liste des justificatifs pouvant être demandés au candidat à la location et à sa caution. Son article 1er dispose que la liste des pièces exigibles de chacun des candidats à la location figure en annexe 1. Cette liste comprend notamment une pièce d’identité avec photographie et signature, des documents attestant de l’activité professionnelle, les trois derniers bulletins de salaires, le dernier ou l’avant-dernier avis d’imposition et une quittance de loyer ou une facture d’eau, de gaz ou d’électricité de moins de trois mois. Le même article précise que « Les pièces produites peuvent être des copies des documents originaux », rédigées ou traduites en français, les originaux devant pouvoir être présentés à la demande du bailleur.

En miroir, la Commission nationale de l’informatique et des libertés rappelle que certains documents ne peuvent pas être demandés : copie du livret de famille, carte Vitale, relevés de compte bancaire, contrat de mariage ou jugement de divorce, ou encore extrait de casier judiciaire. La Commission ajoute que si un justificatif non autorisé est exigé, le propriétaire ou l’agence s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 3 000 euros, portée à 15 000 euros pour une personne morale. Cette sanction administrative, prononcée par le préfet après une procédure contradictoire, est organisée par l’article 1-1 du décret : « le préfet informe le bailleur de son intention de prononcer une amende à son encontre », cette information mentionnant les faits reprochés et le montant envisagé, puis « L’intéressé est mis à même de présenter ses observations dans le délai de deux mois ». Concrètement, face à une demande de carte Vitale, de relevés de compte ou d’extrait de casier, le candidat répond par écrit en visant le décret, refuse la pièce et propose le dossier conforme. Il conserve la demande du bailleur et sa réponse : ces deux écrits serviront devant la Commission et devant le juge.

Le téléservice DossierFacile aide à tenir cette ligne. Selon Service-public.fr, le candidat crée son compte sur DossierFacile.logement.gouv.fr pour compléter son dossier avec les justificatifs autorisés par la loi, et DossierFacile vérifie que le dossier est complet puis adresse au candidat un lien unique à communiquer au propriétaire pour signaler la qualité du dossier. Le dossier labellisé ne contient donc, par construction, que des pièces de la liste fermée. Transmettre le lien plutôt que des copies éparses évite d’envoyer un relevé de compte « pour arranger » ou une photo de carte Vitale « pour rassurer » : tout ajout hors liste rouvre le risque de conservation abusive par le destinataire.

La même liste fermée protège la caution. Le même article renvoie la liste exigible des cautions à son annexe 2. L’annexe 2 autorise pour une caution personne physique une pièce d’identité avec photographie, une pièce de domicile parmi une liste courte et des justificatifs de ressources tels que le dernier avis d’imposition, les trois derniers bulletins de salaires ou les deux derniers bilans pour les indépendants. Le garant ne transmet donc ni relevés de compte, ni carte Vitale, ni extrait de casier : quand l’agence conditionne l’examen du dossier à ces pièces du garant, le refus écrit vise l’annexe 2 comme il vise l’annexe 1 pour le candidat. Dans DossierFacile, le candidat associe le garant à son propre dossier labellisé plutôt que de laisser le garant envoyer des copies libres par courriel, ce qui concentre les pièces dans le lien suivi et expirable.

B. Créer un lien par destinataire, avec expiration et suivi des consultations

La présentation officielle du téléservice, reprise par la fiche Service-public dédiée à DossierFacile, annonce la méthode : le candidat crée un lien par destinataire, avec une date d’expiration, suit les consultations et coupe l’accès quand il le décide. Le principe est simple : un lien distinct pour chaque bailleur ou agence, de sorte que le retrait d’un accès n’affecte pas les autres candidatures en cours, et des liens sécurisés que le candidat peut suspendre à tout moment.

Le guide officiel du téléservice, accessible depuis la fiche Service-public dédiée à DossierFacile, détaille la procédure : à la création du partage, le candidat saisit une durée de validité, avec une expiration par défaut au bout de trente jours, puis choisit le dossier avec ou sans documents justificatifs et le mode de partage, par lien ou par courriel. La durée standard de trente jours couvre une instruction normale de candidature ; pour une visite groupée ou une réponse attendue sous une semaine, une durée plus courte réduit la fenêtre d’exposition. Le tableau de bord du candidat affiche ensuite le récapitulatif des partages, le nombre de consultations et la date de la dernière consultation, avec le détail accessible en un clic. Ce journal est une preuve : en cas de litige sur l’usage du dossier, il établit qui a consulté, quand et combien de fois. Côté bailleur, le référentiel de la Commission encadre symétriquement la conservation : le professionnel qui a écarté une candidature ne conserve pas le dossier comme s’il s’agissait d’un locataire en place, et toute conservation au-delà de la gestion d’un éventuel contentieux de la sélection doit pouvoir être justifiée pièce par pièce. Le candidat qui découvre, des mois plus tard, que son dossier complet dort encore dans les fichiers d’une agence tient là un second grief, distinct de la collecte initiale, qui fonde à lui seul une demande d’effacement puis une plainte.

Quand la candidature s’éteint, le candidat agit depuis son espace personnel. Le guide prévoit deux gestes depuis l’espace personnel : mettre le partage en pause pour suspendre l’accès au lien, ou supprimer le partage pour retirer l’accès. La pause convient pendant une négociation suspendue ; la suppression s’impose après un refus notifié, après la signature d’un bail ailleurs ou dès qu’un destinataire réclame des pièces hors liste en complément du lien. La liste des accès supprimés reste visible en bas de page, ce qui permet de vérifier qu’aucun lien oublié ne subsiste. En cas de doute sur l’usage déjà fait du dossier, par exemple un lien transmis à un tiers inconnu, le même guide invite à effectuer un signalement dès que possible après avoir supprimé l’accès. Ce signalement, interne au service, ne remplace ni la demande d’effacement adressée au bailleur ni la plainte devant la Commission, mais il fige la chronologie et complète utilement le dossier de preuves.

II. Reprendre ses données : effacement, plainte et réparation

A. Exiger l’effacement des copies conservées par les bailleurs écartés

Couper le lien DossierFacile empêche les consultations futures, sans effacer les copies que le destinataire a déjà téléchargées ou les pièces envoyées hors plateforme avant le partage. C’est l’objet du droit à l’effacement. L’article 17 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 ouvre ce droit notamment quand les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, quand la personne retire le fondement du traitement ou quand elle s’y oppose et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux. Un bailleur qui a refusé une candidature ne peut plus justifier la conservation intégrale du dossier au titre de l’instruction : seules subsistent les obligations légales de conservation qui lui incombent, par exemple comptables ou contentieuses, et elles ne couvrent pas les pièces qui n’auraient jamais dû être collectées.

La demande s’adresse d’abord au responsable du traitement, bailleur ou agence, par écrit. Elle identifie le candidat, la date de la candidature, le logement visé, la décision de refus ou la fin des échanges, puis énumère les pièces concernées et vise l’article 17 du règlement. Elle demande la suppression des copies, y compris chez les éventuels destinataires auxquels le dossier aurait été transmis, et une confirmation écrite sous un mois, conformément à l’article 12 du même règlement qui impose une réponse dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois. Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, prévu par l’article 77 du règlement, s’exerce ici devant la Commission, qui peut instruire, mettre en demeure et sanctionner les manquements. Quand le bailleur oppose un motif de conservation lié à un litige en cours, la réponse doit citer précisément l’obligation légale ou la procédure visée : une formule vague sur la sécurité ou les usages de l’agence ne constitue pas un motif légitime au sens des textes. Le candidat qui reçoit un refus écrit le conserve avec l’enveloppe et la date, car ce refus ouvre le délai de saisine de la Commission et fixe le point de départ du préjudice réparable. Les fondements généraux appuient la démarche : l’article 5 du règlement exige la minimisation des données et une conservation limitée dans le temps, et son article 6 n’autorise le traitement qu’avec une base légale, dont le consentement ou l’intérêt légitime du responsable, sous réserve des droits de la personne.

Le référentiel de la Commission relatif aux traitements mis en œuvre dans le cadre de la gestion locative, adopté par délibération du 6 mai 2021, précise les durées applicables : les dossiers des candidats non retenus ne se conservent pas comme ceux des locataires en place. La foire aux questions de la Commission sur les documents exigibles renvoie expressément à ce référentiel, (notamment ses paragraphes 24 et 25, page 5). En pratique, le candidat dont le dossier a été écarté demande l’effacement à bref délai et conteste toute conservation au-delà de la gestion du contentieux éventuel de la sélection. Si une pièce interdite a été transmise, par erreur ou sous pression, l’argument est plus fort encore : une donnée collectée en violation du décret et du principe de minimisation ne peut fonder aucune conservation de confort.

Quand le bailleur ne répond pas sous un mois, répond de façon évasive ou refuse sans motif légitime écrit, le candidat saisit la Commission. La plainte en ligne joint la demande d’effacement, la preuve de sa réception, le refus ou l’absence de réponse, la copie de la demande initiale du bailleur et, si le partage passait par DossierFacile, les captures du tableau de bord montrant les consultations et la suppression du lien. La Commission peut instruire, mettre en demeure et sanctionner, et sa décision nourrit l’action en réparation devant le juge. Parallèlement, le candidat qui a subi une exigence de pièce interdite peut signaler les faits au préfet pour l’amende prévue par le décret, en joignant les mêmes écrits.

Avant la plainte, une mise en demeure précise accélère souvent l’effacement. Elle rappelle la date de la candidature et du refus, cite l’article 17 du règlement et le référentiel de la Commission, fixe un délai de réponse d’un mois et annonce la saisine de la Commission puis du juge. Envoyée en recommandé ou par un canal traçable, elle établit la mauvaise foi en cas de silence. Si le bailleur persiste à exiger une pièce interdite pour maintenir la candidature, le candidat joint cette exigence à la plainte et peut alerter le préfet pour l’amende, puisque la procédure prévoit l’information du bailleur, les faits reprochés, le montant envisagé et deux mois d’observations. Les deux voies sont complémentaires : le préfet sanctionne l’exigence abusive, la Commission traite la conservation illicite et le juge répare le préjudice.

B. Faire constater la violation et obtenir réparation devant le juge

Le juge judiciaire répare le préjudice causé par une violation du règlement européen. L’article 82 du règlement ouvre l’action en réparation : « toute personne ayant subi un dommage matériel ou moral du fait d’une violation du présent règlement a le droit d’obtenir du responsable du traitement ou du sous-traitant réparation du préjudice subi ». La Cour de cassation applique ce texte avec les précisions de la Cour de justice de l’Union européenne. Dans son arrêt du 24 juin 2026, Chambre sociale, pourvoi n° 24-22.792, elle rappelle que « la simple violation des dispositions de ce règlement ne suffit pas pour conférer un droit à réparation » et que le demandeur doit établir un dommage matériel ou moral causé par cette violation. Elle ajoute que le droit de l’Union interdit de subordonner la réparation du dommage moral à un seuil de gravité, en visant l’arrêt de la Cour de justice du 4 mai 2023, Österreichische Post, C-300/21, et que la réparation remplit une fonction compensatoire, citant l’arrêt du 25 janvier 2024, C-687/21 : le juge indemnise le préjudice concrètement subi, sans fonction punitive.

Pour le candidat à la location, le préjudice se documente avec méthode. Le dommage matériel comprend les frais exposés pour reconstituer un dossier, les déplacements pour des visites obtenues sur la base d’un dossier irrégulièrement exploité, voire la perte d’une chance de louer quand un dossier conforme a été écarté au profit de candidats acceptant les pièces interdites. Le dommage moral naît de l’exposition de données sensibles : relevés de compte détaillant les habitudes de vie, carte Vitale révélant le régime d’assurance maladie, livret de famille exposant la situation familiale, casier judiciaire portant sur le passé pénal. Le juge apprécie ces éléments au regard des règles internes de réparation, dans le respect des principes d’équivalence et d’effectivité du droit de l’Union, et le fondement civiliste de la réparation du dommage suit l’article 1240 du code civil selon lequel « Tout fait quelconque de l’homme, qui cause à autrui un dommage, oblige celui par la faute duquel il est arrivé à le réparer ». La procédure contradictoire préalable à l’amende préfectorale est celle de l’article 1-1 du décret : information du bailleur sur les faits et le montant envisagé, puis deux mois pour présenter ses observations. La censure prononcée le 24 juin 2026 contre une cour d’appel qui avait déduit le préjudice de la seule violation, en condamnant à 5 000 euros sans caractériser le dommage, montre l’exigence : le candidat produit attestations, relevés du tableau de bord DossierFacile, échanges avec le bailleur, décision de la Commission s’il en dispose, et tout justificatif de frais ou de perte de chance.

L’effacement lui-même peut être demandé au juge, en référé si l’urgence est caractérisée, par exemple quand des copies circulent encore entre agences après plusieurs refus. La Première chambre civile, dans son arrêt du 3 juin 2026, pourvoi n° 25-14.228, rendu dans un litige opposant un particulier à un éditeur de presse sur le maintien en ligne d’un article ancien, illustre le contrôle exercé sur les demandes de suppression, d’effacement des noms ou de désindexation : le juge met en balance les droits en présence et statue au vu des motifs précis de la demande. Transposée au dossier de location, la leçon est claire : une demande d’effacement ciblée, pièce par pièce, avec la chronologie des partages et des refus, obtient plus facilement gain de cause qu’une demande globale non documentée. Le candidat joint l’historique des liens créés, mis en pause puis supprimés, la demande d’effacement restée sans suite et la plainte devant la Commission.

Quelques situations appellent une vigilance particulière. Quand le bailleur exige les pièces interdites en complément du lien DossierFacile, le candidat refuse par écrit et signale le cumul : le dossier labellisé suffit à établir la solvabilité dans le cadre légal. Quand une agence conserve le dossier d’un candidat écarté pour « d’autres biens à venir », elle doit recueillir une base valable et informer le candidat, qui peut s’opposer et exiger l’effacement en visant les articles 6 et 21 du règlement. Quand le dossier a été transmis à un tiers inconnu du candidat, par exemple un autre propriétaire du réseau de l’agence, la demande d’effacement s’étend à ce destinataire et la plainte devant la Commission décrit la chaîne de transmission. Quand la sélection repose sur un tri automatisé des dossiers, le candidat peut demander des informations sur la logique du traitement et contester une décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques, sur le fondement de l’article 22 du règlement. À Paris et en Île-de-France, où la tension locative multiplie les candidatures et les dossiers conservés, le tribunal judiciaire de Paris statue en matière de protection des données à bref délai en référé, et la proximité des services de la Commission facilite le dépôt d’une plainte complète.

En résumé pratique, la séquence utile tient en cinq temps : constituer un dossier strictement limité à la liste du décret, le faire labelliser dans DossierFacile, partager un lien par destinataire avec une durée courte et surveiller les consultations, suspendre puis supprimer chaque partage devenu inutile, puis exiger par écrit l’effacement des copies et saisir la Commission puis le juge en cas de refus. Cette discipline protège durablement chaque nouvelle candidature, à Paris comme ailleurs. Les professionnels qui respectent la liste fermée, forment leurs équipes à refuser les pièces interdites dès la réception du dossier, limitent la conservation aux seuls dossiers utiles et répondent aux demandes d’effacement sous un mois s’exposent peu ; ceux qui exigent la carte Vitale, les relevés de compte ou le casier, conservent des dossiers écartés sans base et ignorent les demandes d’effacement cumulent l’amende préfectorale, la sanction de la Commission et la réparation judiciaire.

Conclusion

Le décret du 5 novembre 2015 trace une frontière nette entre les pièces exigibles et les pièces interdites, et le téléservice DossierFacile donne au candidat l’outil pour la faire respecter : un lien par bailleur, une expiration courte, un suivi des consultations et une suppression à tout moment. Couper l’accès ne suffit pas quand des copies subsistent : la demande d’effacement fondée sur l’article 17 du règlement, la plainte devant la Commission et l’action en réparation sur l’article 82 prennent le relais, avec un préjudice à établir pièce par pièce. Devant le juge, la violation seule ne paie pas, le dommage documenté, lui, se répare. Candidats écartés, conservez vos écrits, surveillez vos liens et exigez l’effacement sans attendre : c’est ce dossier précis, tenu dès la première demande abusive, qui fonde la plainte et la réparation. Chaque semaine de conservation injustifiée aggrave le préjudice moral lié à l’exposition de vos données bancaires et familiales, et chaque relance écrite restée sans réponse renforce la démonstration du manquement devant la Commission puis devant le juge.

Pour situer ce mécanisme parmi les autres recours des candidats, lire aussi : Compte fermé, données conservées, prospection qui continue : obtenir l’effacement et être indemnisé.