Votre fille entre en master à Paris, votre frère signe son premier bail à Saint-Denis, une amie vous demande de vous porter caution pour un studio à Boulogne-Billancourt. L’agence vous réclame alors vos trois derniers relevés de comptes bancaires détaillés, votre carte Vitale, votre livret de famille et, parfois, votre contrat de mariage ou un extrait de casier judiciaire. Faut-il transmettre ces documents pour ne pas compromettre la candidature du locataire ? La réponse est non pour une grande partie de ces pièces, et la transmettre expose le bailleur ou l’agence à une amende, à une injonction de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) et, dans certains cas, à une condamnation à réparer votre préjudice. Cet article explique ce qu’un bailleur ou une agence peut exiger d’une caution, ce qui est interdit, combien de temps vos données peuvent être conservées, et comment refuser, exiger l’effacement, saisir la CNIL puis le juge.
Le point de départ est simple. La caution n’est pas le locataire, mais elle fournit elle aussi des données personnelles : identité, domicile, activité, revenus. Le décret du 5 novembre 2015 fixe une liste limitative de pièces pour le candidat et pour sa caution, la CNIL précise les documents interdits et les sanctions encourues, et le règlement général sur la protection des données (RGPD) encadre la collecte, la conservation, l’effacement et la réparation. Le garant dispose des mêmes droits que le candidat : droit d’être informé, droit d’accès, droit d’effacement, droit d’introduire une réclamation et droit au recours contre le responsable du traitement.
I. Ce que le bailleur peut exiger du garant, et ce qui lui est interdit
A. La liste limitative du décret du 5 novembre 2015 s’applique à la caution comme au candidat
Le Code civil dispose que « Le cautionnement est le contrat par lequel une caution s’oblige envers le créancier à payer la dette du débiteur en cas de défaillance de celui-ci. » (article 2288 du Code civil). C’est sur ce fondement que le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe la liste des pièces justificatives pouvant être demandées au candidat à la location et à sa caution. L’annexe I détaille les catégories exigibles pour le candidat : une pièce d’identité en cours de validité avec photographie et signature du titulaire, une seule pièce de domicile parmi une liste fermée, un ou plusieurs documents attestant des activités professionnelles, et un ou plusieurs documents attestant des ressources parmi une liste fermée qui comprend notamment le dernier ou l’avant-dernier avis d’imposition, les trois derniers bulletins de salaires, ou le justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions et prestations des trois derniers mois. L’annexe II applique la même logique à la caution, avec des catégories symétriques et limitatives.
Concrètement, pour un garant salarié, l’agence peut demander une pièce d’identité avec photo et signature, un justificatif de domicile de la liste, un contrat de travail ou une attestation d’employeur, et des justificatifs de ressources de la liste, comme l’avis d’imposition et les bulletins de salaires. Pour un garant indépendant, les deux derniers bilans ou une attestation de ressources délivrée par un comptable figurent dans la liste. Pour un garant retraité, le justificatif de pension établi par l’organisme payeur suffit. Pour un garant étudiant boursier se portant caution d’un ami, l’avis d’attribution de bourse et la carte d’étudiant ou le certificat de scolarité de l’année en cours peuvent être demandés. Chaque fois, le principe est identique : une pièce par catégorie, prise dans la liste, et rien d’autre.
La page de la CNIL consacrée à la location d’un bien immobilier résume ainsi le cadre : le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe limitativement les justificatifs pouvant être demandés au candidat à la location et à sa caution. La fiche service-public dédiée au futur locataire d’un logement privé reprend la même liste et précise les documents interdits. Le garant qui reçoit une demande hors liste peut donc répondre par écrit que la pièce ne figure pas au décret et qu’il fournit à la place la pièce de la liste correspondant à sa situation. Cette réponse écrite, datée et conservée, servira ensuite de preuve du refus opposé et de la bonne foi du garant si le bailleur écarte la candidature pour ce motif.
En pratique parisienne et francilienne, où les dossiers se jouent en quelques heures, le garant pressé transmet souvent plus que nécessaire. Le réflexe utile consiste à vérifier chaque ligne de la demande : la pièce demandée appartient-elle à l’une des quatre catégories, figure-t-elle nommément dans le décret, et une seule pièce par catégorie suffit-elle ? Si l’agence exige à la fois les trois derniers bulletins de salaires, le contrat de travail, l’avis d’imposition et, en plus, les relevés bancaires, elle dépasse la liste. Si elle exige la carte Vitale en complément de la carte d’identité, elle dépasse la liste. Le garant peut alors transmettre uniquement les pièces de la liste et indiquer par écrit qu’il tient les autres à disposition du juge en cas de litige sur sa solvabilité, mais qu’il refuse leur collecte.
B. Relevés bancaires, carte Vitale, livret de famille, casier : les pièces interdites et pourquoi le RGPD les interdit aussi
La CNIL énonce clairement les documents que ni l’agence ni le propriétaire ne peuvent demander : ni les agences immobilières ni les propriétaires ne peuvent demander aux candidats à la location des documents comme la copie du livret de famille, la carte Vitale ou les relevés de compte bancaire. La liste se poursuit avec le contrat de mariage, le jugement de divorce et l’extrait de casier judiciaire. Cette interdiction vaut pour le candidat et pour sa caution, car le fondement est identique : ces documents révèlent des informations sans rapport avec la solvabilité ou créent un risque de discrimination et d’usurpation d’identité. Un relevé bancaire détaillé révèle les habitudes de vie, les opinions, la santé ou les engagements du garant. La carte Vitale révèle le numéro de sécurité sociale et des données de santé. Le livret de famille révèle la situation familiale. Le casier judiciaire révèle des condamnations. Aucune de ces informations n’est nécessaire pour apprécier qu’une caution pourra payer le loyer si le locataire défaille.
Le RGPD conforte cette interdiction par le principe de minimisation. L’article 5 du règlement (UE) 2016/679 dispose que les données doivent être « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (minimisation des données) ». La finalité ici est l’appréciation de la solvabilité de la caution. Un avis d’imposition et des bulletins de salaires y suffisent. Des relevés bancaires ligne à ligne, une carte Vitale ou un livret de famille vont au-delà du nécessaire et violent ce principe. Le même article 5 du règlement (UE) 2016/679 impose aussi la limitation de la conservation : les données doivent être « conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». Conserver le dossier complet d’un garant dont la candidature n’a pas été retenue, ou conserver indéfiniment celui d’un garant après la fin du bail, heurte cette règle.
La licéité du traitement obéit à l’article 6 du règlement (UE) 2016/679, qui prévoit que le traitement n’est licite que si au moins une condition est remplie, notamment le consentement, la nécessité contractuelle ou précontractuelle, ou l’obligation légale. Or le consentement d’un garant pressé, contraint de transmettre une pièce interdite pour ne pas faire échec à la location d’un proche, n’est ni libre ni éclairé. La nécessité précontractuelle ne couvre que les pièces de la liste. Aucune obligation légale n’impose la collecte d’une carte Vitale ou d’un casier pour un bail d’habitation. Le bailleur ou l’agence qui conditionne l’examen du dossier à une pièce interdite se prive donc de base légale, en plus de méconnaître le décret.
Le Conseil d’État a validé des sanctions de la CNIL fondées sur ces principes. Dans sa décision du 6 décembre 2023, il rappelle que la formation restreinte avait prononcé « une amende administrative d’un montant de 175 000 euros à raison de plusieurs manquements au RGPD, et notamment, au principe dit de minimisation des données et aux règles relatives à leur conservation » (Conseil d’État, 6 décembre 2023, n° 467368). L’affaire concernait un autre secteur, mais le raisonnement est transposable : collecter plus que nécessaire et conserver trop longtemps expose à une sanction pécuniaire publique, dont la CNIL décide la publication. Pour le garant, cette jurisprudence confirme que la minimisation et la limitation de la conservation sont des obligations sanctionnées, et non de simples recommandations.
La CNIL ajoute une sanction spécifique au dossier de location : exiger un justificatif non autorisé expose le propriétaire ou l’agence à une amende de 3 000 euros, portée à 15 000 euros pour une personne morale. (CNIL, location d’un bien immobilier : quels justificatifs). Cette amende administrative s’ajoute aux pouvoirs généraux de la CNIL au titre du RGPD. Le garant peut la mentionner dans sa mise en demeure : elle montre que l’exigence contestée n’est pas une simple pratique commerciale, mais un manquement puni par les textes.
Le référentiel de la CNIL relatif à la gestion locative, adopté le 6 mai 2021 précise les rôles et les durées. Il s’adresse aux professionnels qui louent ou prêtent leur concours à la location, y compris les agences et les plateformes, et rappelle que bailleurs et intermédiaires agissent comme responsables de traitement soumis au RGPD et à la loi du 6 janvier 1978. Il invite à trier les dossiers, à ne conserver que les pièces nécessaires, et à purger les candidatures non retenues dans un délai court, puis à archiver le dossier du bail en cours avant de le supprimer à l’issue des délais de prescription. Le garant non retenu peut s’appuyer sur ce référentiel pour demander l’effacement rapide de son dossier. Le garant d’un bail en cours peut demander quelles données sont conservées, sur quel fondement, et jusqu’à quelle date.
II. Refuser, exiger l’effacement, saisir la CNIL puis le juge
A. Le chemin critique : refuser par écrit, demander l’accès et l’effacement, saisir la CNIL
Le premier geste consiste à refuser la pièce interdite par écrit, en visant le décret et la page de la CNIL, et à proposer la pièce de substitution de la liste. Un message bref suffit : identité du garant, référence du logement et du candidat, liste des pièces transmises, mention de la pièce refusée au motif qu’elle ne figure pas au décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 et qu’elle fait partie des documents que la CNIL prohibe, et demande de confirmation écrite que le dossier sera examiné sans cette pièce. Le garant joint uniquement des copies, ajoute un filigrane avec le service FiligraneFacile mentionné par la CNIL pour limiter la réutilisation frauduleuse, et conserve l’envoi et l’accusé de réception.
Le deuxième geste consiste à exercer les droits d’accès et d’effacement. L’article 17 du règlement (UE) 2016/679 ouvre le droit d’obtenir « l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant », notamment lorsque « les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ». Le garant non retenu, dont la candidature du locataire a été écartée ou qui a retiré son engagement avant signature, entre dans ce cas : ses bulletins de salaires, son avis d’imposition et sa pièce d’identité ne sont plus nécessaires. Le garant d’un bail terminé, après restitution des lieux et règlement des comptes, peut également demander l’effacement, sous réserve des obligations comptables et fiscales du bailleur qui imposent un archivage restreint. La demande doit identifier précisément les documents visés, rappeler la finalité initiale, et fixer un délai de réponse d’un mois, conformément aux modalités de l’article 12 du règlement (UE) 2016/679.
Le troisième geste consiste à saisir la CNIL si l’agence maintient l’exigence ou refuse l’effacement. L’article 77 du règlement (UE) 2016/679 prévoit que « toute personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle », en particulier dans l’État de sa résidence ou du lieu de la violation. La plainte en ligne décrit les faits datés, joint la demande de pièces, le refus écrit, la demande d’effacement et la réponse ou l’absence de réponse, et précise le préjudice : temps perdu, candidature compromise, anxiété liée à la diffusion de documents sensibles, démarches de surveillance bancaire. Le Conseil d’État a précisé le régime de ces plaintes dans sa décision du 27 janvier 2025 : la CNIL dispose d’un pouvoir d’appréciation sur les suites, mais elle doit examiner la plainte et informer son auteur, et sa décision de clôture peut être contestée devant le juge administratif (Conseil d’État, 27 janvier 2025, n° 490416). Le garant doit donc formuler une plainte complète et conserver la preuve du dépôt, car la clôture sans suite n’épuise pas ses droits devant le juge judiciaire pour la réparation.
La Cour de cassation a rappelé les contours du droit à l’effacement dans son arrêt du 3 juin 2026, à propos d’un article de presse conservant des données pénales anciennes. Elle juge que le droit à l’effacement des articles 17 et 21 du RGPD se concilie avec la liberté d’expression et d’information, et que le juge doit mettre en balance les droits en présence au regard des circonstances, de l’exactitude des données et de leur nécessité actuelle (Cour de cassation, 1re civ., 3 juin 2026, n° 25-14.228). Le contexte locatif diffère de la presse, mais l’enseignement reste utile : plus la donnée est sensible et inutile à la finalité, plus l’effacement s’impose, et l’ancien garant dont le bail est terminé obtient plus facilement gain de cause que celui qui conteste en cours de bail la conservation du dossier nécessaire à la gestion des impayés éventuels.
En Île-de-France, le parcours pratique est balisé. La CNIL siège à Paris et reçoit les plaintes en ligne. Le tribunal judiciaire de Paris connaît des actions en responsabilité et en injonction pour les dossiers parisiens, avec la possibilité du référé pour obtenir rapidement l’effacement ou la cessation de la diffusion. Le garant joint à chaque étape les mêmes pièces : demande initiale de l’agence, réponse de refus visant le décret, copies filigranées transmises, demande d’accès et d’effacement, réponse ou silence, et, le cas échéant, récépissé de plainte CNIL. Ce dossier ordonné fait la différence devant l’autorité comme devant le juge.
B. Obtenir du juge la cessation, l’effacement et la réparation du préjudice
L’article 79 du règlement (UE) 2016/679 ouvre à « chaque personne concernée » un « recours juridictionnel effectif » lorsqu’elle estime que ses droits ont été violés par un traitement non conforme. Le garant peut demander au tribunal judiciaire l’injonction de cesser la collecte de la pièce interdite, l’effacement des copies détenues, l’interdiction de leur diffusion, et la justification des mesures exécutées. En cas d’urgence, par exemple si l’agence menace d’écarter la candidature dans les quarante-huit heures faute de relevés bancaires, le référé permet de solliciter une décision rapide. Le juge vérifie alors la liste du décret, la nécessité au sens de la minimisation, et la base légale invoquée par le bailleur. Le garant qui a proposé les pièces de substitution de la liste se présente en position solide.
La réparation obéit à l’article 82 du règlement (UE) 2016/679 : « Toute personne ayant subi un dommage matériel ou moral du fait d’une violation du présent règlement a le droit d’obtenir du responsable du traitement ou du sous-traitant réparation du préjudice subi. » La chambre sociale de la Cour de cassation a précisé le régime dans son arrêt du 24 juin 2026 : « la simple violation des dispositions de ce règlement ne suffit pas pour conférer un droit à réparation » (Cour de cassation, soc., 24 juin 2026, n° 24-22.792). Le garant doit donc établir trois éléments : une violation caractérisée, un dommage concret, et un lien entre les deux. La violation peut résulter de la collecte d’une pièce hors liste, de l’absence d’information, du refus d’effacement, ou d’une conservation excessive. Le dommage peut être matériel, comme des frais de surveillance bancaire après diffusion de relevés, ou moral, comme l’anxiété persistante après transmission de la carte Vitale et du livret de famille à un intermédiaire inconnu. Le lien s’établit par les pièces du dossier et, le cas échéant, par une attestation médicale ou des factures.
Le même arrêt rappelle que la réparation « doit permettre de compenser intégralement le préjudice concrètement subi », sans fonction punitive, en citant la jurisprudence de la Cour de justice de l’Union européenne du 4 mai 2023 et du 25 janvier 2024 (Cour de cassation, soc., 24 juin 2026, n° 24-22.792). Le juge évalue donc au cas par cas : nature des données indûment collectées, durée de conservation, nombre de destinataires, démarches imposées au garant, conséquences sur la candidature du proche, et comportement du responsable après mise en demeure. Un garant dont les relevés bancaires détaillés ont circulé entre plusieurs agences d’un réseau obtiendra une appréciation différente de celui dont une pièce a été demandée puis restituée sans copie après un refus immédiat. La mise en demeure préalable, l’exercice des droits et la plainte CNIL ne sont pas des conditions de recevabilité, mais elles documentent le dommage et la résistance du responsable, ce qui pèse dans l’évaluation.
Le garant doit aussi anticiper les moyens de défense. Le bailleur invoquera la liberté de choisir son locataire et d’apprécier la solvabilité de la caution. Cette liberté est réelle, mais elle s’exerce dans le cadre du décret et du RGPD : elle ne permet pas d’imposer une pièce interdite ni de conserver indéfiniment des données. L’agence invoquera le consentement du garant. Le juge vérifiera s’il était libre, spécifique et éclairé, et si une information complète sur la finalité, les destinataires et la durée a été délivrée en application de l’article 13 du règlement (UE) 2016/679. L’agence invoquera la lutte contre la fraude aux dossiers, réelle en zone tendue. Le juge mettra en balance cet objectif légitime avec la minimisation : vérifier un avis d’imposition par les moyens légaux et demander les pièces de la liste suffit, sans exiger la carte Vitale ou le casier. Le dossier voisin des faux bulletins de salaires, déjà traité sur le site, montre d’ailleurs que la fraude se combat par la vérification des pièces autorisées, et non par l’accumulation de pièces interdites.
Enfin, le garant veillera à ne pas confondre les contentieux. Le refus d’une pièce interdite ne garantit pas l’obtention du logement, car le bailleur reste libre de choisir un autre candidat solvable. L’action du garant porte sur ses données, pas sur l’attribution du bail. S’il est lui-même locataire en place et garant d’un tiers, ses deux situations doivent être distinguées dans les courriers. S’il a signé l’acte de cautionnement, il reste tenu de l’obligation de paiement selon les termes de l’acte, sachant que « Le cautionnement est simple ou solidaire. » (article 2290 du Code civil), même s’il obtient l’effacement de certaines copies : l’effacement des données ne résilie pas le cautionnement. Et si le garant est un organisme de garantie, les règles du décret et du RGPD s’appliquent également à sa propre collecte, ce qui impose de vérifier sa notice d’information et ses durées avant de lui transmettre les mêmes pièces.
Conclusion
Se porter garant ne signifie pas tout transmettre. Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 limite les pièces exigibles, la CNIL prohibe les relevés bancaires détaillés, la carte Vitale, le livret de famille, le contrat de mariage, le jugement de divorce et le casier, et le RGPD impose la minimisation, la limitation de la conservation, l’effacement et la réparation. Le garant, qui s’oblige à payer en cas de défaillance du locataire (article 2288 du Code civil), et qui reçoit une demande excessive refuse par écrit la pièce interdite, transmet uniquement les pièces de la liste avec des copies filigranées, exerce ses droits d’accès et d’effacement, saisit la CNIL en cas de refus, puis demande au juge la cessation et la réparation de son préjudice en établissant la violation, le dommage et le lien entre eux. Cette méthode protège à la fois ses données et la candidature du proche, sans céder à la pression du dossier à compléter en urgence.