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Rappel de charges locatives de plusieurs années, décompte incomplet et prescription : ce que le locataire peut vérifier et contester. Maître Reda KOHEN intervient devant le tribunal judiciaire et la cour d’appel de Paris, en conseil comme en procédure.

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Maître Reda KOHEN

Avocat au Barreau de Paris

La lettre recommandée annonce un rappel de plusieurs milliers d’euros de charges pour des années déjà anciennes, parfois sans décompte détaillé joint. Faut-il payer sans discuter, ou peut-on exiger des justificatifs, étaler la somme et même contester ? La réponse tient en une phrase : un rappel tardif n’est pas automatiquement indu, mais le bailleur ne peut l’imposer que s’il produit un décompte par nature de charges, s’il justifie chaque dépense et s’il agit dans le délai de trois ans compté depuis la régularisation ; à défaut, le locataire peut obtenir l’étalement en douzièmes, la réduction ou le rejet de la demande. Trois réserves s’imposent d’emblée. D’abord, tout dépend des pièces réellement communiquées : un décompte complet et des factures changent l’issue, et chaque dossier se joue sur ses documents. Ensuite, l’absence de régularisation annuelle ne fait pas disparaître la dette à elle seule : le bailleur peut encore réclamer trois ans en arrière si ses charges sont justifiées. Enfin, le délai de trois ans court dans les deux sens : le locataire qui tarde à contester ou à demander les pièces peut voir sa demande déclarée irrecevable, comme l’a jugé le tribunal judiciaire de Paris le 10 septembre 2026. Cet article expose d’abord ce que le bailleur doit obligatoirement remettre au locataire, décompte, liste fermée des charges récupérables et pièces justificatives, puis les deux leviers du locataire face à un rappel tardif, la prescription triennale et la preuve qui incombe au bailleur, avec les recours concrets avant et devant le juge.

I. Le rappel de charges ne vaut que par ses pièces : décompte, liste fermée et justificatifs

A. Un décompte adressé un mois avant, des pièces disponibles six mois

Le mécanisme de base est simple et il est rappelé par le service public : les charges doivent être régularisées au moins une fois par an. Concrètement, le locataire verse chaque mois des provisions, c’est-à-dire des avances d’un même montant, et une fois par an le bailleur compare le total des provisions déjà versées avec les dépenses réellement engagées, puis il réclame le complément ou restitue le trop-perçu. Lorsque ce rendez-vous annuel n’a pas lieu pendant plusieurs années, les compléments s’accumulent et le rappel finit par ressembler à une seconde facture de loyer. C’est ce décalage, entre des provisions payées à l’aveugle et une régularisation qui arrive deux, trois ou quatre ans plus tard, qui met le logement sous pression : le budget du ménage n’a jamais intégré ces sommes, et la contestation devient inévitable.

La loi encadre strictement la forme de cette régularisation. L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 dispose d’abord : « Les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l’objet d’une régularisation annuelle. » (article 23 en vigueur sur Légifrance). La même disposition impose ensuite au bailleur d’adresser au locataire, un mois avant la régularisation, le décompte complet : « Un mois avant cette régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires et, le cas échéant, une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs et sur la consommation individuelle de chaleur et d’eau chaude sanitaire du logement, dont le contenu est défini par décret en Conseil d’Etat. » (article 23 en vigueur sur Légifrance) Autrement dit, un simple montant global griffonné sur l’avis d’échéance ne suffit pas : le locataire doit recevoir le détail par nature de charges et, en immeuble collectif, la clé de répartition qui explique sa quote-part. Pour le chauffage et l’eau chaude collectifs, une note d’information sur les modalités de calcul et sur sa consommation individuelle doit compléter le dossier.

Le contrôle ne s’arrête pas au décompte. La loi ouvre au locataire un droit d’accès aux pièces pendant six mois : « Durant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires. » (article 23 en vigueur sur Légifrance) Concrètement, factures du syndic, contrats d’entretien, relevés de compteurs et budget prévisionnel doivent pouvoir être consultés. Le service public précise d’ailleurs que le propriétaire fixe le montant des provisions mensuelles en se fondant sur le budget prévisionnel et sur les résultats arrêtés lors de la précédente régularisation. Quand aucune régularisation n’a eu lieu depuis des années, cette base de calcul devient fragile, et c’est souvent là que le rappel se révèle approximatif. Le premier réflexe du locataire qui reçoit un rappel tardif est donc de demander par écrit le décompte par nature de charges, le mode de répartition et la mise à disposition des justificatifs, en conservant la preuve de sa demande : sans ces pièces, il est impossible de savoir si la somme réclamée correspond à des dépenses réelles, et c’est au bailleur qu’il appartient de le démontrer, comme on le verra.

B. Seules les charges de la liste officielle sont récupérables

Le second contrôle porte sur le contenu même du rappel : toutes les dépenses de l’immeuble ne peuvent pas être reportées sur le locataire. Le principe est celui d’une liste fermée, fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, dont l’article 1er dispose : « La liste des charges récupérables prévue à l’article 18 de la loi du 23 décembre 1986 susvisée figure en annexe au présent décret. » (décret n° 87-713 sur Légifrance). Tout ce qui ne figure pas dans cette annexe reste à la charge du bailleur : travaux de gros œuvre, honoraires de gestion locative, frais de contentieux ou dépenses somptuaires ne peuvent pas être glissés dans un rappel de charges, même présenté comme une régularisation. Le locataire qui épluche le décompte doit donc traquer les lignes étrangères à la liste, par exemple des frais d’administration, des réparations qui relèvent du propriétaire ou des consommations sans rapport avec son lot.

L’actualité judiciaire montre que ce tri a des conséquences sonnantes et trébuchantes. Dans un arrêt du 25 juin 2024, la cour d’appel de Paris a examiné une régularisation portant sur les années 2018 à 2021 et n’a retenu que les charges établies : elle a condamné les locataires et leurs cautions à payer 5 126,55 euros pour la régularisation des charges des années 2018 à 2021, plus 330 euros de réparations locatives, en écartant par ailleurs les demandes de dommages et intérêts qui n’étaient pas justifiées (CA Paris, pôle 4 chambre 4, 25 juin 2024, n° 22/11979). La leçon est double : le juge vérifie ligne par ligne, et il écarte ce qui n’est pas prouvé, dans un sens comme dans l’autre. Un avocat en droit immobilier à Paris aide précisément à ce tri, en rapprochant chaque ligne du décompte de l’annexe du décret de 1987 et des factures du syndic, avant toute négociation ou toute audience.

Reste une question que les locataires posent systématiquement : que se passe-t-il quand le bailleur n’a jamais régularisé et réclame tout d’un coup ? La cour d’appel de Versailles a répondu sans ambiguïté le 28 février 2023 (1re chambre 2e section, n° 21/07480) : l’absence de régularisation annuelle ne prive pas le bailleur de réclamer trois ans de charges, dès lors qu’elles sont justifiées conformément à l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Le retard du bailleur ne fait donc pas disparaître la dette, mais il la cantonne : trois ans en arrière, et seulement des charges justifiées. Celui qui espère l’annulation pure et simple au seul motif que le bailleur a dormi pendant quatre ans se trompe ; celui qui paie sans vérifier les trois années réclamées se trompe aussi. C’est dans cet entre-deux, entre annulation illusoire et paiement aveugle, que se joue la contestation utile.

II. Deux boucliers contre le rappel tardif : la prescription de trois ans et la preuve du bailleur

A. Trois ans pour agir, comptés depuis la régularisation

Le délai applicable est fixé par l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, créé par la loi ALUR du 24 mars 2014 et en vigueur depuis le 27 mars 2014 : « Toutes actions dérivant d’un contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer ce droit. » (article 7-1 en vigueur sur Légifrance). Le service public l’explique en langage courant : un impayé de charges ou de loyers peut être réclamé pendant trois ans. La subtilité, décisive en pratique, tient au point de départ : pour les charges, le délai ne court pas depuis le versement des provisions ni depuis l’année de consommation, mais depuis la régularisation. La cour d’appel de Versailles l’a formulé ainsi, en se fondant sur un arrêt de la troisième chambre civile du 9 novembre 2017 (n° 16-22.445) : le point de départ du délai se situe à la date de la régularisation des charges, et non à celle du paiement des provisions. Dans cette affaire, les documents du syndic permettant la régularisation des charges de 2017 étaient datés du 3 mai 2018, et l’assignation délivrée le 23 avril 2021 n’était donc pas prescrite. À l’inverse, dans l’affaire parisienne déjà citée, la cour a déclaré le bailleur irrecevable pour la régularisation des charges de l’année 2017, tout en condamnant pour les années 2018 à 2021 : la ligne de partage passe exactement au milieu du rappel, année par année.

Ce couperet joue aussi contre le locataire qui tarde. Le 10 septembre 2026, le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire de Paris a déclaré irrecevables les demandes d’un locataire qui contestait la régularisation des charges des années 2020 et 2021 : informé au plus tard le 30 septembre 2022 du montant réclamé, il disposait d’un délai jusqu’au 30 septembre 2025, mais il n’a saisi le tribunal que par une requête reçue le 2 février 2026, plus de quatre mois après l’expiration du délai (TJ Paris, pôle civil de proximité, 10 septembre 2026, n° 26/02954). La morale procédurale est claire : contester un rappel, c’est agir vite, par écrit et, si le bailleur ne répond pas, saisir le juge avant l’échéance des trois ans. Attendre que le commandement de payer arrive, c’est laisser le sablier se vider.

Quand le rappel tardif est fondé dans son principe mais brutal dans son montant, la loi offre un amortisseur : l’étalement en douzièmes. L’article 23 prévoit que « Lorsque la régularisation des charges n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième, s’il en fait la demande. » (article 23 en vigueur sur Légifrance) Le locataire qui reçoit en 2026 une régularisation portant sur 2023 peut donc exiger de payer en douze mensualités, à condition d’en faire la demande. Ce droit est souvent ignoré des locataires, et parfois des bailleurs : il ne réduit pas la dette, mais il la rend supportable, et il prive le bailleur de l’argument de l’exigibilité immédiate pour engager une procédure. En pratique, la lettre de contestation gagne à cumuler les demandes : communication du décompte et des pièces, vérification de la prescription année par année, et à titre subsidiaire étalement en douzièmes.

B. Au bailleur de prouver, au locataire de saisir le bon juge

Le second bouclier est le fardeau de la preuve, qui pèse sur le bailleur. La Cour de cassation l’a rappelé le 18 septembre 2025 dans un arrêt appelé à faire référence : une cour d’appel avait condamné une locataire à un arriéré calculé sur la base des provisions mensuelles, sans vérifier leur régularisation ; la troisième chambre civile a cassé au motif suivant : « En se déterminant ainsi, sans rechercher, comme il le lui était demandé, si les provisions sur charges mensuelles réclamées par le bailleur jusqu’en septembre 2020 avaient été régularisées et fixer en conséquence le montant de l’arriéré sur les loyers et charges dus à cette date, la cour d’appel n’a pas donné de base légale à sa décision. » (Cass. 3e, 18 septembre 2025, n° 23-21.899). Des provisions non régularisées ne peuvent donc pas fonder une condamnation : le juge doit fixer l’arriéré sur des charges régularisées et justifiées, faute de quoi sa décision est cassée. Pour le locataire assigné en paiement, l’argument est central : exiger la production des décomptes annuels et des justificatifs, et à défaut conclure au rejet.

Le tribunal judiciaire de Paris a tiré les conséquences de ce principe le 10 septembre 2026, dans le jugement déjà cité : le bailleur doit, pour conserver les provisions versées par le locataire ou pour obtenir le paiement de charges, justifier de l’existence et du montant de celles-ci. À défaut, le locataire est fondé à agir en justice pour obtenir le remboursement des sommes non justifiées qu’il a payées, sous réserve de respecter la prescription de trois ans. Le locataire n’est donc pas seulement en défense : il peut prendre l’offensive et réclamer le remboursement des provisions versées à l’aveugle, à condition d’agir dans les trois ans. On mesure ici l’asymétrie voulue par la loi : c’est au bailleur, qui détient les factures et les contrats, de rapporter la preuve ; le locataire n’a qu’à demander les pièces, puis à saisir le juge si elles ne viennent pas.

Reste à choisir la voie de recours. Avant tout procès, la voie amiable la plus adaptée est la commission départementale de conciliation, créée par l’article 20 de la loi du 6 juillet 1989 : « Il est créé, auprès du représentant de l’Etat dans chaque département, une commission départementale de conciliation composée de représentants d’organisations de bailleurs et d’organisations de locataires, en nombre égal. » (article 20 sur Légifrance), et « Pour le règlement des litiges mentionnés aux 1° à 4° du présent article, la commission départementale de conciliation peut être saisie par le bailleur ou le locataire. » (article 20 sur Légifrance). À Paris, cette commission siège auprès du préfet et peut être saisie gratuitement par simple lettre : elle tente de rapprocher les parties sur le décompte contesté, et son avis, même non contraignant, pèse lourd dans la suite du litige. Le conciliateur de justice, également gratuit, constitue une autre porte d’entrée amiable. Si l’amiable échoue, le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire est compétent : action en communication des pièces, en remboursement du trop-perçu ou défense à une action en paiement, avec la possibilité de demander des délais de grâce. Le dossier utile tient en cinq blocs : le bail et ses avenants, les avis d’échéance portant le rappel, le décompte par nature de charges s’il existe, la correspondance avec le bailleur et, le cas échéant, l’avis de la commission de conciliation. Chaque pièce manquante du côté du bailleur devient un argument du côté du locataire. À Paris et en Île-de-France, où les loyers et les provisions sont élevés, un rappel tardif de trois années de charges représente souvent plusieurs milliers d’euros : l’enjeu justifie d’autant plus la saisine préalable de la commission départementale de conciliation de Paris, qui connaît bien ces litiges de décompte, puis, en cas d’échec, une action ciblée devant le juge des contentieux de la protection, année par année, pièce par pièce.

En conclusion, le rappel tardif de charges n’est ni une fatalité ni une aubaine : c’est une créance à vérifier. Le locataire méthodique exige le décompte adressé un mois avant la régularisation, contrôle chaque ligne au regard de la liste fermée du décret de 1987, réclame les justificatifs mis à disposition pendant six mois, calcule la prescription de trois ans depuis chaque régularisation annuelle et, si le rappel est fondé mais massif, demande l’étalement en douzièmes. Le bailleur qui justifie tout obtient condamnation, comme à Versailles en 2023 et à Paris en 2024 ; le bailleur qui ne justifie rien perd, comme devant la Cour de cassation en 2025 ; et le locataire qui tarde trop perd aussi, comme à Paris en septembre 2026. Entre ces trois issues, il n’y a pas de hasard, seulement des pièces et des délais.

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Sources officielles :

• Article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, version en vigueur depuis le 1er juillet 2021, régularisation annuelle, décompte un mois avant, pièces six mois, paiement par douzième : texte en vigueur sur Légifrance.
• Article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, créé par la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014, en vigueur depuis le 27 mars 2014, prescription triennale des actions dérivant du bail : texte en vigueur sur Légifrance.
• Article 1er du décret n° 87-713 du 26 août 1987, version en vigueur depuis le 1er janvier 2014, liste des charges récupérables en annexe : texte sur Légifrance.
• Cour de cassation, troisième chambre civile, 18 septembre 2025, n° 23-21.899, ECLI:FR:CCASS:2025:C300412, cassation pour défaut de recherche de la régularisation des provisions : arrêt sur Légifrance.
• Cour d’appel de Versailles, 1re chambre 2e section, 28 février 2023, n° RG 21/07480, point de départ de la prescription à la régularisation, rappel sur 2017 à 2020 justifié.
• Cour d’appel de Paris, pôle 4 chambre 4, 25 juin 2024, n° RG 22/11979, irrecevabilité de la régularisation 2017, condamnation de 5 126,55 euros pour 2018 à 2021.
• Tribunal judiciaire de Paris, pôle civil de proximité, JCP, 10 septembre 2026, n° RG 26/02954, irrecevabilité des contestations 2020-2021 pour prescription, preuve de l’existence et du montant à la charge du bailleur.
• Article 20 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, commission départementale de conciliation : texte sur Légifrance.
• Service public, fiche Charges locatives, régularisation au moins une fois par an, délai de trois ans pour réclamer, fixation des provisions : service-public.gouv.fr, consultée le 23 septembre 2026.
• Village de la Justice, Joan Dray, avocat, article du 25 mai 2026 sur la contestation des régularisations tardives de charges locatives, droits du bailleur et du locataire, consulté le 23 septembre 2026 et conservé au dossier de preuves du run.