I. Quelles pièces le bailleur peut exiger et lesquelles lui sont interdites
A. La liste limitative du décret du 5 novembre 2015 : les seuls documents que le candidat doit fournir
Le principe est simple : en location d’habitation dans le parc privé, le bailleur ou son mandataire ne peut demander que les pièces énumérées par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, pris pour l’application de l’article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Toute autre pièce est interdite, même si le bailleur la présente comme facultative ou comme un moyen de départager les candidats. La liste est organisée en quatre rubriques et le bailleur ne peut exiger qu’un document par rubrique lorsqu’il s’agit d’une pièce unique, ou les documents prévus pour les rubriques qui en admettent plusieurs.
Première rubrique : l’identité. Le candidat fournit une seule pièce d’identité en cours de validité, avec photographie et signature du titulaire, choisie parmi la carte nationale d’identité, le passeport, le permis de conduire ou le titre de séjour. Une seule pièce suffit et le bailleur ne peut pas en réclamer deux. Pour la caution personne physique, l’annexe II du décret retient la même logique : une seule pièce d’identité avec photographie et signature. Cette limitation a une portée directe en contentieux : lorsqu’un bailleur exige à la fois la carte d’identité et le passeport, ou la carte d’identité et le titre de séjour, la seconde demande sort déjà du cadre autorisé.
Deuxième rubrique : le domicile. Le décret n’autorise qu’une seule pièce parmi les trois dernières quittances de loyer ou l’attestation du précédent bailleur, l’attestation d’élection de domicile auprès d’un organisme agréé, l’attestation sur l’honneur de l’hébergeant, ou le dernier avis de taxe foncière et le titre de propriété de la résidence principale. Le bailleur ne peut pas cumuler quittances, factures d’énergie et attestation d’assurance pour le même candidat : l’annexe I impose un seul justificatif de domicile. En pratique, les agences demandent souvent deux ou trois preuves d’adresse différentes afin de vérifier la stabilité du candidat ; cette accumulation est contraire à la lettre du texte.
Troisième rubrique : l’activité professionnelle. Selon la situation du candidat, le décret admet le contrat de travail ou l’attestation de l’employeur, l’extrait K ou Kbis de moins de trois mois, l’extrait D1 pour les artisans, le certificat d’identification INSEE pour les indépendants, la carte professionnelle pour les professions libérales, la carte d’étudiant ou le certificat de scolarité. Le bailleur choisit le document adapté à la situation déclarée, sans exiger l’ensemble de la liasse. Un salarié n’a donc pas à produire son contrat de travail et une attestation d’employeur et ses bulletins de salaire au titre de la même rubrique, même si les bulletins relèvent de la rubrique suivante.
Quatrième rubrique : les ressources. Le décret autorise le dernier ou l’avant-dernier avis d’imposition, les trois derniers bulletins de salaire, le justificatif de versement des indemnités de stage, les deux derniers bilans ou l’attestation comptable pour les non-salariés, et les justificatifs de versement des retraites, pensions, prestations sociales et allocations des trois derniers mois. C’est la rubrique la plus large, mais elle reste fermée : tout document financier qui n’y figure pas est exclu. Les relevés de compte bancaire, qui révèlent le détail des dépenses et du mode de vie, n’y figurent pas et ne peuvent donc jamais être exigés. De même, l’avis d’imposition suffit à établir le niveau de ressources annuelles ; le bailleur ne peut pas réclamer en plus les relevés bancaires des douze derniers mois au motif qu’ils éclaireraient la régularité des revenus.
Deux précisions complètent ce tableau. D’une part, le bailleur ne peut pas conditionner la simple visite du logement à la remise préalable d’un dossier complet, et la Commission nationale de l’informatique et des libertés recommande de ne transmettre aucun document personnel avant d’avoir vérifié la réalité de l’annonce, en raison des risques d’escroquerie et d’utilisation frauduleuse des pièces. D’autre part, le téléservice public DossierFacile permet au candidat de déposer les seuls justificatifs autorisés et de signaler la qualité de son dossier au bailleur, ce qui retire tout prétexte à la demande de pièces supplémentaires. Le candidat qui utilise ce canal et se voit néanmoins réclamer des documents hors liste dispose d’une preuve simple du dépassement : le dossier conforme déposé sur la plateforme. Avant même ce dépôt, la vigilance s’impose face aux fausses annonces : un loyer nettement inférieur au marché, un bailleur qui refuse toute visite et presse le candidat d’envoyer ses pièces par messagerie, ou une adresse électronique sans rapport avec une agence identifiée doivent alerter. La Commission recommande de vérifier l’existence réelle du bien et de l’interlocuteur avant toute transmission, puis d’ajouter si possible une mention manuscrite ou un filigrane précisant l’usage exclusif du document pour telle candidature à la location. Ces précautions réduisent le risque d’usurpation d’identité et renforcent, en cas de litige, la démonstration que le candidat a agi avec prudence tandis que le bailleur exigeait des pièces hors cadre.
B. Les documents interdits et la sanction : relevés bancaires, carte Vitale, casier judiciaire et vie privée
Face à la liste limitative, la Commission nationale de l’informatique et des libertés énonce l’interdit sans ambiguïté : les agences et les propriétaires ne peuvent pas exiger des candidats la copie du livret de famille, la carte Vitale, les relevés de compte bancaire, un contrat de mariage ou un jugement de divorce, ni un extrait de casier judiciaire. Chaque exemple correspond à une atteinte précise : le livret de famille et le contrat de mariage révèlent la situation familiale, la carte Vitale expose le numéro de sécurité sociale et l’affiliation à un régime, les relevés bancaires dévoilent les habitudes de consommation et l’état de santé à travers les dépenses, le casier judiciaire diffuse des condamnations sans rapport avec la solvabilité. Le service public officiel reprend la même liste et ajoute la photographie d’identité hors pièce d’identité, la carte d’assuré social et le dossier médical, ainsi que les informations bancaires détaillées.
La sanction de cet interdit relève d’abord de la loi du 6 juillet 1989. Son article 22-2 prévoit une amende administrative dont le montant est proportionnel à la gravité des faits, qui peut atteindre 3 000 euros pour une personne physique et 15 000 euros pour une personne morale, comme le rappelle le service public. L’amende frappe chaque exigence irrégulière : un bailleur qui réclame à la fois les relevés bancaires et la carte Vitale commet deux manquements distincts. Elle s’applique au bailleur comme à l’agence mandataire, et la qualité de professionnel aggrave l’appréciation de la gravité, car l’agent immobilier est censé connaître la liste limitative.
La sanction administrative ne fait pas disparaître le volet protection des données. Exiger un relevé bancaire ou une carte Vitale constitue aussi un traitement de données personnelles dépourvu de base légale au sens du règlement (UE) 2016/679 : les données ainsi collectées ne sont pas « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (minimisation des données) ». L’appréciation de la solvabilité du candidat, finalité légitime du dossier, est satisfaite par les bulletins de salaire et l’avis d’imposition ; les relevés bancaires vont au-delà du nécessaire et violent le principe de minimisation posé par l’article 5 du règlement. Concrètement, le bailleur qui impose ces pièces cumule deux risques : l’amende administrative de la loi de 1989 et les pouvoirs de contrôle et de sanction de la Commission nationale de l’informatique et des libertés au titre du règlement européen.
Trois situations méritent une attention particulière parce qu’elles sont fréquentes et souvent présentées comme anodines. La photographie d’identité demandée séparément, en dehors de la pièce d’identité, est interdite : elle permet un tri au faciès et n’apporte rien à l’appréciation de la solvabilité. La carte Vitale, parfois réclamée avec la carte d’identité pour compléter le dossier, expose un identifiant national sensible et ne figure dans aucune rubrique du décret. L’attestation de l’employeur détaillant la nature du contrat et les antécédents disciplinaires, ou les coordonnées du précédent bailleur aux fins d’enquête de voisinage, dépassent également le cadre : le décret autorise l’attestation d’emploi précisant l’emploi, la rémunération et la date d’entrée en fonctions, pas une enquête. Dans chacun de ces cas, le candidat peut refuser par écrit en visant le décret et conserver une copie de son refus, qui servira de preuve en cas de plainte.
De la même façon, la caution du candidat obéit à une liste propre, fixée par l’annexe II du décret du 5 novembre 2015 : une seule pièce d’identité avec photographie et signature, une seule pièce de domicile parmi la quittance de loyer, la facture d’énergie de moins de trois mois, l’attestation d’assurance logement ou l’avis de taxe foncière, puis les justificatifs d’activité et de ressources adaptés à sa situation. Le bailleur ne peut pas exiger de la caution des relevés bancaires, un patrimoine détaillé au-delà du titre de propriété ou du dernier avis de taxe foncière prévus par le texte, ni des informations sur sa vie familiale. Lorsque l’agence réclame à la caution un dossier aussi intrusif que celui du candidat, le refus écrit vise l’annexe II et produit les mêmes effets : il établit le dépassement et prépare la demande d’effacement.
II. Quels recours quand le bailleur persiste : effacement, plainte et juge
A. Exiger la destruction des pièces et saisir la CNIL : accès, effacement et plainte
Le premier réflexe consiste à écrire au bailleur ou à l’agence pour refuser la pièce interdite et exiger la destruction de tout document déjà transmis. Ce courrier s’appuie sur deux fondements distincts qui se renforcent mutuellement : la liste limitative du décret et les droits reconnus par le règlement (UE) 2016/679. Sur le premier fondement, le candidat rappelle que le document exigé ne figure dans aucune rubrique du décret et que sa demande expose le bailleur à l’amende administrative. Sur le second, il exerce son droit d’accès et son droit à l’effacement : il demande la liste des données détenues sur lui, la copie des pièces conservées, puis la suppression des documents collectés sans base légale.
Le droit d’accès permet de savoir exactement ce que l’agence détient : pièces transmises, notes internes de sélection, échanges avec le bailleur, et éventuelle diffusion à des tiers. Le responsable du traitement doit répondre « dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande ». Passé ce délai sans réponse complète, le silence vaut refus et ouvre la voie de la plainte. Le droit à l’effacement vise ensuite les pièces interdites : le règlement ouvre l’effacement notamment lorsque « les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière » ou lorsqu’elles ont été traitées illicitement. Des relevés bancaires exigés hors décret entrent dans les deux cas : ils n’étaient pas nécessaires à l’appréciation de la solvabilité au regard des pièces autorisées, et leur collecte violait la minimisation. Le candidat exige donc la suppression en base active et l’attestation écrite de destruction, y compris des copies transmises au bailleur ou conservées dans la messagerie de l’agence.
Le référentiel de la Commission nationale de l’informatique et des libertés relatif à la gestion locative, adopté par la délibération n° 2021-057 du 6 mai 2021, fixe les durées que le candidat peut opposer à l’agence. Pour les données collectées afin d’apprécier la solvabilité des candidats, le référentiel retient en principe trois mois de conservation en base active, puis la suppression pour les candidats non retenus. Conserver pendant des années les dossiers de tous les candidats éconduits, avec leurs bulletins de salaire et leurs avis d’imposition, est donc contraire au cadre publié par l’autorité. Le candidat éconduit qui découvre, des mois plus tard, que son dossier circule encore peut exiger sa suppression en visant ce référentiel et joindre à sa demande la preuve de l’ancienneté de sa candidature.
Si le bailleur refuse de détruire ou ne répond pas, la plainte devant la Commission nationale de l’informatique et des libertés prend le relais. La plainte s’effectue en ligne via le service dédié aux plaintes et doit être précédée de la démarche auprès du bailleur, dont il faut joindre la copie et la preuve d’envoi. Cette voie s’inscrit dans le cadre de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, qui confie à la Commission, saisie via son service dédié aux plaintes, le pouvoir à la Commission le pouvoir de contrôler les organismes, de les mettre en demeure et de prononcer des sanctions à l’encontre des responsables de traitement qui méconnaissent leurs obligations. Le dossier de plainte comprend le courrier de refus et la demande d’effacement, la liste des pièces exigées avec les captures de l’annonce ou des messages de l’agence, et tout élément montrant la conservation prolongée. La Commission peut alors contrôler l’agence, la mettre en demeure de se conformer et prononcer une sanction pécuniaire publique, dont la publicité suffit souvent à faire cesser les pratiques. La plainte ne règle pas à elle seule le préjudice individuel, mais elle établit un constat officiel de la violation que le juge utilisera ensuite.
Pour les lecteurs qui ont déjà transmis la photocopie de leur carte d’identité à une agence, l’articulation avec le droit d’accès mérite un détour : notre analyse des demandes abusives de photocopie de carte d’identité et des moyens d’exiger leur destruction détaille la démarche d’accès, de plainte et de réparation applicable à ce document précis. Le dossier de location obéit à la même logique, avec une protection renforcée par la liste limitative du décret.
B. Aller devant le juge : injonction sous astreinte, amende et réparation du préjudice
Lorsque la démarche amiable et la plainte ne suffisent pas, le juge peut ordonner la destruction des pièces et réparer le préjudice. Deux voies se complètent : le juge judiciaire pour l’injonction et les dommages et intérêts, et l’autorité administrative pour l’amende de la loi de 1989. Le candidat n’a pas à choisir entre elles et peut les mener en parallèle, car elles sanctionnent des manquements différents devant des autorités différentes.
Devant le tribunal judiciaire, le fondement principal est le règlement (UE) 2016/679, dont l’article 79 ouvre à toute personne un recours juridictionnel effectif contre le responsable du traitement et dont l’article 82 dispose que « Toute personne ayant subi un dommage matériel ou moral du fait d’une violation du présent règlement a le droit d’obtenir du responsable du traitement ou du sous-traitant réparation du préjudice subi. » Le candidat demande au juge d’ordonner sous astreinte la suppression des pièces interdites et d’interdire leur diffusion ultérieure, puis de condamner le bailleur ou l’agence à des dommages et intérêts. Ce droit européen s’articule avec le principe général du droit français selon lequel « Tout fait quelconque de l’homme, qui cause à autrui un dommage, oblige celui par la faute duquel il est arrivé à le réparer. » (article 1240 du code civil) : l’exigence abusive de pièces interdites constitue la faute, et l’éviction du logement comme l’exposition des données constituent le dommage. Le préjudice moral se prouve par le dossier lui-même : éviction d’un logement alors que le dossier était solvable, diffusion de relevés bancaires auprès de tiers, anxiété liée à l’exposition de données sensibles, démarches répétées restées sans réponse. Les juges apprécient ce préjudice en fonction de la nature des données exposées et de la durée de conservation illicite ; des relevés bancaires détaillés conservés pendant des mois caractérisent un préjudice plus grave qu’une simple demande restée sans suite.
La preuve suit un ordre simple. Le candidat conserve l’annonce, les messages exigeant les pièces interdites, son refus écrit visant le décret, sa demande d’accès et d’effacement avec l’accusé de réception, et la réponse ou le silence du bailleur. Il joint la copie de son dossier conforme, par exemple le récépissé du téléservice public, pour montrer que les pièces autorisées suffisaient. Il produit enfin la plainte déposée devant la Commission et, le cas échéant, la mise en demeure ou la sanction prononcée, qui établissent la violation sans que le juge ait à la reconstituer. Le responsable du traitement ne s’exonère qu’en prouvant que le fait dommageable ne lui est nullement imputable, preuve redoutable lorsque l’exigence résulte de ses propres messages.
En référé, le candidat peut obtenir rapidement l’effacement lorsque l’illicéité est manifeste. L’article 835 du code de procédure civile dispose en effet que « Le président du tribunal judiciaire ou le juge des contentieux de la protection dans les limites de sa compétence peuvent toujours, même en présence d’une contestation sérieuse, prescrire en référé les mesures conservatoires ou de remise en état qui s’imposent, soit pour prévenir un dommage imminent, soit pour faire cesser un trouble manifestement illicite. » : la demande écrite restée sans réponse au-delà du délai d’un mois, combinée à la liste limitative du décret, caractérise le trouble manifestement illicite que le juge des référés peut faire cesser. Cette voie est précieuse quand les données circulent encore, par exemple lorsque l’agence a transmis le dossier complet à plusieurs bailleurs ou à une plateforme. Au fond, le tribunal statue sur la réparation intégrale et peut assortir l’injonction de destruction d’une astreinte par jour de retard, ce qui donne à la décision une efficacité que la seule condamnation pécuniaire n’aurait pas. L’action est portée devant le tribunal judiciaire, conformément au droit à un recours juridictionnel effectif ouvert par l’article 79 du règlement européen : le candidat assigne le bailleur ou l’agence en sa qualité de responsable du traitement, pièces et constats à l’appui. Les demandes d’injonction de suppression et de dommages et intérêts peuvent figurer dans la même assignation, ce qui évite de multiplier les procédures. Le juge peut également ordonner la communication des destinataires auxquels les données ont été transmises, afin que l’effacement s’étende à chaque détenteur du dossier.
Parallèlement, le candidat signale les faits au préfet aux fins de l’amende administrative prévue par la loi du 6 juillet 1989, en joignant les mêmes preuves. Cette amende, proportionnée à la gravité, frappe l’exigence irrégulière elle-même, indépendamment de tout préjudice démontré, tandis que les dommages et intérêts réparent le préjudice personnel du candidat. Les deux montants se cumulent sans se confondre. Enfin, lorsque la sélection du locataire révèle une discrimination, par exemple l’éviction systématique des candidats dont le dossier révèle une origine, une situation familiale ou un handicap à travers les pièces interdites, le candidat peut saisir le Défenseur des droits et invoquer les règles prohibant les discriminations en matière de logement, en plus des fondements de protection des données. Cette articulation doit être maniée avec rigueur : la discrimination se prouve par des éléments comparatifs et ne se déduit pas de la seule exigence d’une pièce interdite.
En pratique parisienne comme ailleurs, la chronologie qui donne les meilleurs résultats tient en quatre temps : refus écrit immédiat visant le décret, demande d’accès puis d’effacement avec accusé de réception, plainte devant la Commission en cas de silence ou de refus, puis assignation en injonction et réparation avec le dossier complet. Chaque étape produit une pièce pour la suivante, et le bailleur qui cède tôt évite l’amende comme la condamnation.
Conclusion
Le dossier de location obéit à une règle fermée : le bailleur demande les pièces du décret du 5 novembre 2015, pris sur le fondement de l’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989, rien d’autre. Les relevés bancaires, la carte Vitale, le livret de famille, le contrat de mariage, le jugement de divorce et l’extrait de casier judiciaire sont interdits, et leur exigence expose le bailleur ou l’agence à une amende administrative pouvant atteindre 3 000 euros, portée à 15 000 euros pour une personne morale. Cette interdiction se double de la protection des données : les pièces hors liste violent la minimisation imposée par le règlement européen et doivent être détruites. Le candidat dispose d’une méthode éprouvée : refuser par écrit, exiger l’accès puis l’effacement dans le délai d’un mois, saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés en cas de refus, puis demander au juge l’injonction sous astreinte et la réparation du préjudice moral sur le fondement de l’article 82 du règlement. Conserver chaque message et chaque preuve conditionne le succès, car le dossier qui établit l’exigence abusive établit aussi le droit à réparation. Garder la copie de chaque envoi, avec ses accusés de réception, transforme un litige oral en dossier vérifiable et augmente nettement les chances d’obtenir l’effacement puis la réparation.
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