I. La charge de la preuve des charges locatives : une obligation cardinale pesant sur le bailleur commercial

A. Le fondement légal de l’obligation de justification : de l’inventaire contractuel à la preuve judiciaire

Le régime des charges dans le bail commercial repose sur un équilibre entre la liberté contractuelle et l’ordre public protecteur du preneur. L’article L. 145-40-2 du code de commerce, issu de la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014 dite loi Pinel, impose que tout contrat de location comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail, comportant l’indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire. Cet inventaire constitue le support exclusif de l’imputation des charges au preneur, de sorte que toute charge non expressément inventoriée demeure à la charge du bailleur, quand bien même elle serait traditionnellement refacturée dans la pratique. La sanction attachée à l’absence d’inventaire conforme est particulièrement sévère : la clause de charges est réputée non écrite en application de l’article L. 145-15 du code de commerce, sans qu’il soit nécessaire pour le preneur de démontrer l’existence d’un préjudice. Par ailleurs, l’article R. 145-35 du même code dresse une liste impérative de charges non imputables au locataire, parmi lesquelles figurent les grosses réparations visées à l’article 606 du code civil, les dépenses relatives aux travaux de mise en conformité lorsqu’ils relèvent de l’article 606, ainsi que les honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers. Cette énumération, de caractère impératif, prive d’effet toute stipulation contraire.

Au-delà de l’inventaire, le législateur a imposé au bailleur une obligation d’information régulière en cours d’exécution du contrat. L’article R. 145-36 du code de commerce prévoit que l’état récapitulatif annuel, incluant la liquidation et la régularisation des comptes de charges, doit être communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi, ou, pour les immeubles soumis au statut de la copropriété, dans les trois mois de la reddition des charges de copropriété sur l’exercice annuel. La loi n° 2026-403 du 26 mai 2026 de simplification de la vie économique est venue renforcer ce dispositif en étendant le périmètre des dispositions réputées d’ordre public, sans toutefois modifier le mécanisme probatoire lui-même. Or, si le texte fixe avec précision le contenu et les délais de l’obligation d’information, il ne prévoit pas de sanction expresse en cas de communication tardive ou incomplète des justificatifs. C’est précisément cette absence de sanction légale expresse qui a nourri un contentieux important et récurrent devant la troisième chambre civile de la Cour de cassation, laquelle a, par plusieurs arrêts remarqués rendus entre décembre 2025 et mars 2026, entrepris de consolider le standard probatoire applicable.

B. L’articulation entre la charge probatoire de droit commun et les obligations spécifiques du statut des baux commerciaux

Le droit commun de la preuve constitue le socle sur lequel s’édifie l’obligation de justification du bailleur. L’article 1353 du code civil énonce que celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver, tandis que l’article 1103 du même code rappelle que les contrats légalement formés tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faits. Il résulte de la combinaison de ces textes que le bailleur qui se prévaut du paiement des charges doit établir la réalité et le montant de celles-ci, sans pouvoir se contenter d’affirmations générales ou de décomptes unilatéraux. La Cour de cassation a rappelé ce principe avec une netteté particulière dans un arrêt du 29 janvier 2026, aux termes duquel « le bailleur doit, pour conserver les sommes versées au titre des provisions sur charges par le locataire ou pour obtenir le paiement de charges, justifier de l’existence et du montant de celles-ci » (Cass. 3e civ., 29 janv. 2026, n° 24-14.982, Publié au Bulletin).

Cette obligation probatoire ne saurait toutefois être isolée du cadre général des obligations du bailleur. L’article 1719 du code civil dispose que le bailleur est obligé, par la nature du contrat et sans qu’il soit besoin d’aucune stipulation particulière, de délivrer au preneur la chose louée et de lui en assurer la jouissance paisible pendant la durée du bail. La troisième chambre civile de la Cour de cassation a tiré de ce texte une conséquence décisive en qualifiant expressément l’obligation de délivrance d’obligation continue, exigible pendant toute la durée du contrat. Dans un arrêt du 4 décembre 2025, elle a ainsi jugé que « ces obligations continues du bailleur sont exigibles pendant toute la durée du bail, de sorte que la persistance du manquement du bailleur à celles-ci constitue un fait permettant au locataire d’exercer une action en exécution forcée de ses obligations par le bailleur » (Cass. 3e civ., 4 déc. 2025, n° 23-23.357, Publié au Bulletin). En conséquence, le preneur est recevable à agir en exécution forcée tant que le manquement perdure, sans que le délai de prescription quinquennale de l’article 2224 du code civil ne puisse lui être opposé pour faire obstacle à la cessation d’une inexécution actuelle. Cette solution, réaffirmée avec éclat par un arrêt du 5 mars 2026, précise désormais que « le locataire est recevable, d’une part, à poursuivre l’exécution forcée en nature de l’obligation de délivrance tant que le manquement perdure, d’autre part, à obtenir la réparation des conséquences dommageables de cette inexécution sur une période de cinq ans précédant sa demande en justice » (Cass. 3e civ., 5 mars 2026, n° 24-19.292, Publié au Bulletin). À cet égard, l’obligation de délivrance ne se réduit pas à la remise matérielle initiale des lieux, mais inclut l’aptitude concrète et continue du local à l’usage convenu, ce qui englobe indirectement la question des charges nécessaires au maintien de cette aptitude. La jurisprudence impose ainsi au bailleur de garantir, tout au long du bail, que le local demeure conforme à sa destination contractuelle, et cette exigence de conformité fonctionnelle rejaillit nécessairement sur la question de la preuve des charges exposées à cette fin, le bailleur devant être en mesure de démontrer que les dépenses dont il sollicite le remboursement correspondent effectivement à des prestations ou fournitures ayant contribué au maintien de cette aptitude.

II. Les modalités de la communication des justificatifs : l’exigence prétorienne d’une transmission effective au-delà de la simple mise à disposition

A. L’obligation de communication proactive : de la mise à disposition passive à l’envoi effectif des documents

L’arrêt du 29 janvier 2026 constitue, sur ce point, une décision de principe dont la portée dépasse le seul cas d’espèce. La Cour de cassation y affirme, dans un attendu dépourvu de toute ambiguïté, que le bailleur « doit, pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, les adresser au locataire qui lui en fait la demande sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition » (Cass. 3e civ., 29 janv. 2026, n° 24-14.982, Publié au Bulletin). En l’espèce, une société civile immobilière bailleresse avait produit des courriers de reddition de charges listant poste par poste les dépenses de l’ensemble immobilier et calculant la quote-part due par la locataire au prorata de la surface occupée. La cour d’appel de Versailles avait estimé que la mise à disposition des factures suffisait à caractériser l’exécution de l’obligation de communication pesant sur le bailleur. La Cour de cassation censure cette analyse au visa combiné des articles 1134 ancien, 1353 du code civil et L. 145-40-2 et R. 145-36 du code de commerce, en reprochant aux juges du fond de n’avoir pas exigé que la bailleresse adresse effectivement les justificatifs à la locataire qui les avait réclamés.

La solution consacre ainsi un renversement de perspective significatif dans l’économie de la preuve. Désormais, le bailleur ne peut plus se retrancher derrière une simple mise à disposition matérielle des documents comptables pour échapper à son obligation de justification. Il lui incombe une démarche active de transmission, dont l’inexécution expose ses prétentions à un rejet. Par ailleurs, la Cour précise que le bailleur doit justifier « devant le juge du montant des charges qui étaient contestées par la locataire », ce qui signifie que la contestation par le preneur suffit à renverser la présomption de régularité des décomptes et à imposer au bailleur d’apporter la preuve complète, pièces à l’appui, de chaque poste de charge contesté. Dès lors, le silence ou l’inaction du preneur face à des décomptes non documentés ne saurait valoir acquiescement tacite à l’exigibilité des sommes réclamées.

L’articulation entre l’obligation de communication des justificatifs de charges et l’obligation continue de délivrance mérite une attention particulière. La troisième chambre civile a, dans l’arrêt du 4 décembre 2025 précité, expressément relié la question des charges à celle de la vétusté des locaux, en rappelant que « le bailleur ne peut mettre à la charge du preneur les travaux rendus nécessaires par la vétusté que par une clause expresse et qu’il ne peut s’exonérer de l’obligation de procéder aux réparations rendues nécessaires par les vices affectant la structure de l’immeuble » (Cass. 3e civ., 4 déc. 2025, n° 23-23.357, Publié au Bulletin). Cette précision est capitale car elle signifie que les travaux relevant des grosses réparations au sens de l’article 606 du code civil, dont l’article R. 145-35 du code de commerce prohibe le transfert au preneur, ne peuvent être imputés à ce dernier ni directement ni indirectement par le jeu des provisions sur charges, à moins qu’une stipulation expresse et dépourvue d’ambiguïté n’en dispose autrement. En d’autres termes, l’inventaire contractuel des charges ne saurait contourner l’interdiction d’ordre public édictée par l’article R. 145-35 en procédant à un transfert déguisé de dépenses prohibées.

Cette exigence s’inscrit dans un mouvement jurisprudentiel plus large de renforcement des droits du preneur face aux prérogatives du bailleur. Dans un arrêt du 5 mars 2026, la troisième chambre civile a ainsi jugé que « lorsque, assigné par le bailleur en constatation de l’acquisition d’une clause résolutoire en raison du non-paiement de loyers dans le mois ayant suivi la délivrance d’un commandement de payer, le locataire invoque une exception d’inexécution, le juge doit en vérifier le bien-fondé, peu important que le locataire n’ait pas demandé en justice des délais de paiement dans le mois de la délivrance du commandement » (Cass. 3e civ., 5 mars 2026, n° 24-15.820, Publié au Bulletin). Cet arrêt confirme que le locataire peut opposer l’exception d’inexécution pour refuser le paiement du loyer lorsque les locaux sont impropres à l’usage auquel ils étaient destinés, sans même être tenu de délivrer une mise en demeure préalable, ainsi que la Cour l’avait déjà énoncé dans un précédent arrêt du 18 septembre 2025, selon lequel « le locataire à bail commercial peut se prévaloir d’une exception d’inexécution pour refuser, à compter du jour où les locaux sont, en raison du manquement du bailleur à ses obligations, impropres à l’usage auquel ils étaient destinés, d’exécuter son obligation de paiement des loyers sans être tenu de délivrer une mise en demeure préalable » (Cass. 3e civ., 18 sept. 2025, n° 23-24.005, Publié au Bulletin).

B. La sanction de la régularisation tardive des comptes de charges : entre maintien de l’exigibilité et obligation de justification en justice

La question de la sanction attachée à la communication tardive de l’état récapitulatif annuel des charges a donné lieu à un abondant contentieux et à des solutions jurisprudentielles marquées par une certaine hésitation. La difficulté tenait à l’absence de sanction légale expresse dans le dispositif des articles L. 145-40-2 et R. 145-36 du code de commerce. Si l’absence totale de régularisation avait été sanctionnée par la jurisprudence antérieure, qui ordonnait alors la restitution des provisions versées par le preneur, faute de cause, le cas de la régularisation tardive mais finalement documentée appelait une réponse distincte. La Cour de cassation a tranché cette controverse dans un second arrêt du 29 janvier 2026, par un attendu de principe dont la formulation mérite d’être citée intégralement : « Le bailleur qui n’a pas communiqué, dans le délai fixé par l’article R. 145-36 du code de commerce ou dans le délai prévu au contrat, l’état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes, n’est pas tenu de restituer les provisions versées s’il justifie, le cas échéant devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles » (Cass. 3e civ., 29 janv. 2026, n° 24-16.270, Publié au Bulletin).

Cette formule opère une distinction décisive entre la sanction de l’absence de régularisation, d’une part, et celle du simple retard dans la communication, d’autre part. La tardiveté ne constitue pas, à elle seule, une cause de déchéance du droit du bailleur de conserver les provisions perçues, dès lors que celui-ci démontre, fût-ce en cours d’instance, la réalité et le montant des charges récupérables. La Cour de cassation approuve ainsi les juges du fond d’avoir rejeté la demande de remboursement intégral des provisions formée par le preneur, après avoir constaté que, nonobstant une régularisation intervenue postérieurement aux délais contractuel et légal, la bailleresse justifiait, à hauteur d’appel, du montant des charges exposées pour les années concernées. En conséquence, la sécurité juridique du bailleur repose tout entière sur sa capacité à conserver et à produire les pièces justificatives, y compris de manière tardive. Cette solution pragmatique évite qu’un simple retard procédural ne conduise à un enrichissement sans cause du preneur, mais elle conforte également l’exigence cardinale de justification qui pèse sur le bailleur.

La portée pratique de cette jurisprudence est considérable pour les deux parties au contrat de bail commercial. Pour le bailleur, elle impose une rigueur accrue dans la conservation et l’archivage des pièces comptables : factures, décomptes, appels de fonds, avis d’imposition, clés de répartition, contrats de maintenance et tout document de nature à établir l’existence et le montant des charges imputées. La simple tenue d’un récapitulatif, fût-il détaillé poste par poste, ne suffit plus si le preneur conteste les sommes et réclame les justificatifs sous-jacents. Pour le preneur, elle ouvre une double voie d’action : d’une part, la contestation substantielle des charges, en exigeant du bailleur qu’il justifie pièce par pièce de la réalité des dépenses et de leur imputabilité contractuelle ; d’autre part, la contestation du quantum, en vérifiant l’exactitude des clés de répartition appliquées et la conformité des sommes réclamées à l’inventaire contractuel. Par ailleurs, le preneur conserve la faculté de solliciter une indemnisation distincte sur le fondement de l’exécution déloyale du contrat lorsque la tardiveté de la communication s’inscrit dans un comportement plus large d’opacité ou de résistance abusive du bailleur. La loi n° 2026-403 du 26 mai 2026 est venue conforter cet édifice en consacrant, à l’article 62, la validité des clauses d’encadrement symétrique des loyers, dites clauses tunnel, et en étendant à l’article L. 145-41 du code de commerce le pouvoir du juge de suspendre la clause résolutoire, ce qui renforce indirectement la position du preneur dans la négociation des charges.

La distinction opérée par les deux arrêts du 29 janvier 2026 doit être comprise dans sa complémentarité. Le premier arrêt, n° 24-14.982, impose au bailleur une obligation de transmission effective des justificatifs, sous peine de ne pouvoir conserver les provisions ou d’obtenir le paiement des charges. Le second arrêt, n° 24-16.270, tempère la rigueur de cette obligation en écartant toute sanction automatique de restitution lorsque la communication, bien que tardive, est finalement assortie de justificatifs probants. Ces deux décisions, rendues le même jour par la même formation de section de la troisième chambre civile, dessinent ainsi un régime probatoire à double détente : d’un côté, une obligation de communication proactive dont l’inexécution totale expose le bailleur à la déchéance de ses droits ; de l’autre, une faculté de régularisation tardive préservant l’exigibilité des charges, pour autant que le bailleur parvienne à en administrer la preuve devant le juge. En conséquence, la sécurité juridique du bailleur repose sur une gestion rigoureuse des pièces comptables tout au long de la relation contractuelle, tandis que le preneur dispose d’instruments lui permettant de contester utilement des charges insuffisamment documentées. Dès lors, la rigueur probatoire imposée par la troisième chambre civile participe d’une conception renouvelée de l’équilibre contractuel dans le bail commercial, où la protection du fonds de commerce du preneur passe aussi par la transparence des comptes entre les parties.

Conclusion

Les arrêts rendus par la troisième chambre civile de la Cour de cassation entre le 4 décembre 2025 et le 5 mars 2026, tous publiés au Bulletin, témoignent d’une consolidation remarquable et cohérente du standard probatoire applicable à la justification et à la communication des charges locatives en matière de bail commercial. D’un côté, le bailleur ne peut plus se contenter d’une simple mise à disposition passive des justificatifs : il doit les adresser activement au preneur qui en fait la demande, sous peine de voir ses prétentions rejetées. De l’autre, la tardiveté de la régularisation des comptes n’emporte pas, à elle seule, la restitution automatique des provisions versées, dès lors que le bailleur parvient à justifier, y compris devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles. Cette solution médiane, qui refuse aussi bien la déchéance automatique que l’impunité du bailleur négligent, s’inscrit dans le droit fil de l’office du juge tel que redessiné par la réforme de 2026, dont l’ambition est de concilier la protection du fonds de commerce avec une exigence accrue de loyauté dans l’exécution des conventions. Elle invite les praticiens, tant bailleurs que preneurs, à intégrer dans leur stratégie contractuelle et contentieuse les exigences renforcées de transparence probatoire qui s’imposent désormais à l’ensemble de la relation locative commerciale. Cette jurisprudence, par son souci constant d’équilibre et de pragmatisme, invite les rédacteurs d’actes à une vigilance accrue dans la confection des clauses de charges, la tenue de l’inventaire légal et la conservation systématique des pièces comptables, tout en offrant au preneur des instruments contentieux renforcés pour obtenir, le cas échéant, la transparence à laquelle il peut légitimement prétendre.