Carnet d’entretien de la copropriété

Analyse pratique du cabinet

La fiche officielle présente le carnet d'entretien de la copropriété. En pratique, ce document devient stratégique dès qu'il faut vendre, programmer des travaux, contrôler le syndic ou reconstituer l'historique technique de l'immeuble.

Ce qu’il faut retenir

• Le carnet d'entretien n'est pas un simple document de classement. Il sert de mémoire technique et administrative de l'immeuble.
• Un carnet incomplet ou mal tenu fragilise la copropriété dans les ventes, les audits techniques, les discussions sur les travaux et les demandes adressées au syndic.
• Sa valeur pratique tient à sa mise à jour réelle : contrats d'entretien, gros travaux, assurances, échéances et documents techniques doivent pouvoir être retrouvés sans reconstitution artisanale.

Points de vigilance

• Le document peut exister formellement tout en étant inutilisable. Il faut vérifier sa fraîcheur, son contenu réel et sa cohérence avec les autres archives de l'immeuble.
• En cas de changement de syndic, le transfert du carnet d'entretien fait partie des points à sécuriser au même titre que les comptes et les archives.
• Lors d'une vente ou d'un projet de travaux, les lacunes du carnet apparaissent souvent trop tard. Mieux vaut les détecter avant la promesse ou avant le vote des travaux.

Pièces à préparer

• Dernière version du carnet d'entretien, contrats de maintenance, attestations d'assurance et historique des gros travaux.
• Procès-verbaux d'assemblée générale, diagnostics utiles, pièces sur le plan pluriannuel de travaux et documents techniques disponibles.
• En cas de vente, dossier de copropriété transmis par le syndic et pièces annexées à la promesse.

Erreurs fréquentes à éviter

• Se contenter de demander le carnet d'entretien sans vérifier s'il a été réellement mis à jour.
• Confondre le carnet avec le règlement de copropriété ou avec les seuls diagnostics techniques.
• Découvrir des lacunes documentaires au moment d'une vente, d'un sinistre ou d'un changement de syndic.

Liens utiles sur notre site

• Syndic de copropriété : car le syndic tient et met à jour ce document
• Faut-il un état daté pour vendre un logement dans une copropriété ? : pour la préparation documentaire d'une vente
• À quoi sert l'immatriculation des copropriétés ? : pour la lecture administrative et de suivi de l'immeuble

Le carnet d'entretien paraît discret jusqu'au jour où il manque. En copropriété, sa qualité dit souvent beaucoup du sérieux de la gestion et de la capacité à préparer une vente, des travaux ou un changement de syndic.

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Comment est établi le carnet d'entretien de la copropriété ?

Comment est établi le carnet d'entretien de la copropriété ?

Le carnet d'entretien est établi, tenu et mis à jour par le syndic de copropriété.

Le syndic n'a pas à obtenir l'accord préalable du syndicat des copropriétaires pour établir le carnet d'entretien. Cette mission fait partie de ses prérogatives.

Si la copropriété comporte plusieurs bâtiments, un seul carnet d'entretien est prévu, mais le syndic doit y ouvrir un chapitre par bâtiment.

En présence d'un ou plusieurs syndicats secondaires, le syndic doit tenir à jour un carnet d'entretien pour chacun d'entre eux. Dans ce cas, le syndic ouvre, dans le carnet du syndicat principal, un chapitre pour les parties communes à l'ensemble des syndicats.

Que doit contenir le carnet d'entretien de la copropriété ?

Que doit contenir le carnet d'entretien de la copropriété ?

Informations obligatoires

Le carnet d'entretien doit mentionner au minimum les éléments suivants :

Adresse de l'immeuble pour lequel il est établi

Identité de l'actuel syndic de copropriété

Références des contrats d'assurance souscrits par le syndicat de copropriétaires avec leurs dates d'échéance.

D'autres informations sont également obligatoires si les cas se présentent :

Année de réalisation des travaux importants (par exemple, ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement de l'ascenseur, de la chaudière ou des canalisations) et identité des entreprises ayant réalisé ces travaux

Références des contrats d'assurance dommages ouvrages souscrits pour le compte du syndicat de copropriétaires dont la garantie est en cours

Références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs et date d'échéance de ces contrats

Travaux prescrits dans le plan pluriannuel de travaux (PPT) et échéancier.

Informations complémentaires

Le carnet d'entretien peut mentionner toutes les informations complémentaires que les copropriétaires décident d'y faire figurer. La décision d'ajouter ces informations complémentaires est votée en assemblée générale des copropriétaires à la majorité simple.

Il peut notamment s'agir d'information sur la construction de l'immeuble ou sur les études techniques réalisées (par exemple, le diagnostic technique global (DTG) ou le diagnostic de performance énergétique collectif).

• Adresse de l'immeuble pour lequel il est établi
• Identité de l'actuel syndic de copropriété
• Références des contrats d'assurance souscrits par le syndicat de copropriétaires avec leurs dates d'échéance.

• Année de réalisation des travaux importants (par exemple, ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement de l'ascenseur, de la chaudière ou des canalisations) et identité des entreprises ayant réalisé ces travaux
• Références des contrats d'assurance dommages ouvrages souscrits pour le compte du syndicat de copropriétaires dont la garantie est en cours
• Références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs et date d'échéance de ces contrats
• Travaux prescrits dans le plan pluriannuel de travaux (PPT) et échéancier.

Comment consulter le carnet d'entretien de l'immeuble ?

Comment consulter le carnet d'entretien de l'immeuble ?

Le syndic de copropriété doit proposer un accès en ligne pour permettre à tous les copropriétaires de consulter le carnet d'entretien. Ce document doit être téléchargeable et imprimable.

Les copropriétaires peuvent également obtenir une copie du carnet d'entretien auprès du syndic. Cette demande est payante. Le prix est librement fixé par le syndic dans son contrat.

Une copie du carnet d'entretien doit également être annexée à la promesse de vente du lot.

Le carnet d'entretien doit nécessairement faire partie des archives qui sont remises par le syndic à son successeur en cas de changement de syndic.

Quelles sanctions en cas d'absence de carnet d'entretien de la copropriété ou d'absence de mise à jour ?

Quelles sanctions en cas d'absence de carnet d'entretien de la copropriété ou d'absence de mise à jour ?

L'absence d'établissement d'un carnet d'entretien ou d'actualisation de ce carnet peut :

Engager la responsabilité du syndic si le syndicat des copropriétaires subi un dommage du fait de ce manquement

Justifier la résiliation anticipée (révocation) du mandat du syndic.

• Engager la responsabilité du syndic si le syndicat des copropriétaires subi un dommage du fait de ce manquement
• Justifier la résiliation anticipée (révocation) du mandat du syndic.