La loi du 25 juin 2026 relative a la lutte contre les fraudes sociales et fiscales change un reflexe important pour les entreprises : certains documents utiles au controle fiscal ne doivent plus etre penses sur un horizon de 6 ans, mais sur un horizon de 10 ans.
Le 26 juin 2026, Entreprendre Service Public a publie une alerte claire sur cette evolution : la conservation des documents aux fins d’un controle fiscal passe de 6 a 10 ans, avec une application aux documents et pieces dont le delai de conservation expire apres le 1er janvier 2027. La fiche officielle est ici : Modification de la duree de conservation des documents fiscaux.
Pour un dirigeant, un directeur financier, un expert-comptable ou une entreprise qui prepare une cession, une levee de fonds, une transmission, une liquidation amiable ou un controle fiscal, la question pratique n’est pas seulement « combien de temps garder les papiers ». La vraie question est : quels documents faut-il pouvoir produire, sous quel format, avec quelle preuve d’integrite, et que faire si une archive a deja ete detruite trop tot ?
Ce qui change avec la loi du 25 juin 2026
Jusqu’ici, la logique fiscale courante etait souvent resumee ainsi : documents comptables pendant 10 ans, documents fiscaux pendant 6 ans. Cette distinction reste utile, mais elle devient dangereuse si elle conduit l’entreprise a detruire trop vite les pieces qui peuvent servir a l’administration fiscale.
La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 modifie l’article L. 102 B du Livre des procedures fiscales. Son article 36 remplace, pour les documents soumis aux droits de communication, d’enquete et de controle de l’administration, le delai de conservation de 6 ans par un delai de 10 ans : loi n° 2026-534 du 25 juin 2026.
Service Public precise que la mesure s’applique aux documents et pieces dont le delai de conservation expire apres le 1er janvier 2027. En pratique, une entreprise qui s’appretait a purger ses archives en 2026 ou debut 2027 doit donc suspendre les destructions automatiques et verifier si les pieces entrent dans le nouveau champ.
Il ne faut pas confondre ce changement avec l’obligation comptable deja connue. Le Code de commerce prevoit depuis longtemps que les documents comptables et les pieces justificatives sont conserves pendant dix ans : article L. 123-22 du Code de commerce. La nouveaute importante est l’alignement fiscal pour les livres, registres, documents ou pieces sur lesquels l’administration peut exercer ses pouvoirs de controle.
Quels documents faut-il conserver ?
La formule « documents fiscaux » est large. Elle couvre les pieces qui permettent a l’administration de verifier les declarations, la comptabilite, les flux de TVA, les charges deduites, les produits comptabilises, les immobilisations, les operations intragroupe, les prix pratiques, les flux bancaires et les traitements informatiques qui concourent aux resultats fiscaux.
Dans une PME, les pieces sensibles sont notamment :
- les factures clients et fournisseurs ;
- les avoirs, bons de commande, bons de livraison et devis acceptes ;
- les livres comptables, journaux, grands livres et balances ;
- les comptes annuels et annexes ;
- les declarations de TVA, d’impot sur les societes, de CFE, de CVAE et taxes assimilees ;
- les justificatifs de charges, notes de frais, contrats de prestation, contrats de bail et conventions intragroupe ;
- les releves bancaires professionnels ;
- les justificatifs d’immobilisations, amortissements, cessions et mises au rebut ;
- les exports de logiciels comptables, fichiers des ecritures comptables, documentation des traitements et parametres de caisse ;
- les pieces relatives aux credits d’impot, aides publiques, subventions, exonérations ou regimes specifiques.
La question du support est essentielle. L’article L. 102 B du Livre des procedures fiscales prevoit deja que les livres, registres, documents ou pieces etablis ou recus sur support informatique doivent etre conserves sous cette forme pendant le delai applicable. Autrement dit, imprimer un fichier ne suffit pas toujours. Il faut pouvoir produire le fichier, son format, sa traçabilite et parfois la documentation qui permet de comprendre le traitement.
Pourquoi ce changement cree un risque immediat
Le risque n’est pas seulement l’amende. Le risque principal est probatoire. Si l’administration demande une facture, un contrat, un export comptable ou la documentation d’un traitement informatique et que l’entreprise ne peut plus le produire, elle perd une partie de sa capacite a discuter le redressement.
Dans un controle fiscal, l’administration ne se contente pas toujours de lire les declarations. L’article L. 13 du Livre des procedures fiscales autorise les agents a verifier sur place la comptabilite des contribuables astreints a tenir et presenter des documents comptables. Lorsque la comptabilite est informatisee, le controle peut porter sur les informations, donnees et traitements qui concourent a la formation des resultats comptables ou fiscaux : article L. 13 du Livre des procedures fiscales.
Cela vise directement les entreprises qui ont change de logiciel comptable, externalise leur facturation, migre leur caisse, transfere leurs donnees dans un nouvel ERP, ferme une filiale, vendu un fonds de commerce ou change d’expert-comptable. Le probleme apparait souvent trop tard : les donnees existent peut-etre encore, mais elles ne sont plus lisibles, plus exportables ou plus rattachees a la bonne periode.
Que faire avant de detruire des archives ?
La premiere mesure est simple : stopper toute purge automatique des archives fiscales et comptables tant que la cartographie n’a pas ete revue. Une destruction « par habitude » peut devenir indefendable si le document aurait du etre conserve 10 ans.
Il faut ensuite classer les archives en quatre categories.
Premiere categorie : les documents comptables et pieces justificatives. Ceux-ci doivent deja etre conserves 10 ans au titre du Code de commerce. Les factures, journaux, grands livres, balances, comptes annuels et justificatifs de charges ne doivent pas etre traites comme de simples papiers administratifs.
Deuxieme categorie : les documents fiscaux directement relies aux declarations. TVA, impot sur les societes, liasses fiscales, taxes locales, credits d’impot, regimes de faveur, justificatifs d’exoneration et correspondances avec l’administration doivent etre rattaches aux exercices concernes.
Troisieme categorie : les donnees informatiques. Fichiers des ecritures comptables, exports de caisse, rapports de logiciel, parametres de facturation, logs utiles, documentations de traitement et preuves de piste d’audit fiable doivent etre conserves dans un format exploitable.
Quatrieme categorie : les documents contractuels et operationnels. Contrats clients, contrats fournisseurs, baux commerciaux, conventions de management fees, contrats de licence, documents de cession et courriels de validation peuvent expliquer une facture, un prix, une charge ou un flux bancaire.
Le cas des factures et de la facturation electronique
Les factures sont au centre du sujet. Elles sont a la fois des pieces comptables, des pieces fiscales et des preuves contractuelles. Une entreprise qui conserve seulement un PDF non fiable, sans lien avec le devis, la commande, la livraison, le paiement ou l’avoir, s’expose a une discussion difficile.
Avec la generalisation de la facturation electronique, la conservation doit etre pensee des maintenant. Une facture envoyee par email, un PDF depose dans un logiciel, une facture au format structure, une facture issue d’une plateforme agreee ou un export d’ERP ne posent pas les memes questions de preuve.
Le bon reflexe consiste a verifier :
- ou les factures originales sont stockees ;
- qui peut y acceder apres un changement de prestataire ;
- comment exporter les factures par exercice ;
- si les pieces restent lisibles pendant 10 ans ;
- si les avoirs et corrections restent lies a la facture initiale ;
- si la piste d’audit fiable est documentee ;
- si les contrats avec les logiciels ou plateformes garantissent l’acces aux archives apres resiliation.
Un changement de logiciel comptable ou de plateforme de facturation ne doit jamais etre signe sans clause claire sur la restitution des donnees et la conservation des archives.
Que risque une entreprise si elle ne retrouve pas les pieces ?
L’absence de piece ne signifie pas automatiquement que l’entreprise a fraude. Mais elle complique la defense. L’administration peut contester une charge, remettre en cause une deduction de TVA, refuser un avantage fiscal, discuter la realite d’une prestation ou considerer que la comptabilite presente des lacunes.
Le dirigeant se retrouve alors a reconstituer les faits avec des moyens fragiles : copies bancaires, emails disperses, attestations, exports incomplets ou duplicatas demandes a des fournisseurs. Cette reconstitution peut fonctionner, mais elle coute du temps, augmente le risque de redressement et fragilise la negociation.
Il existe aussi un risque dans les operations de cession. Un acquereur, un investisseur ou une banque peut demander les pieces sur plusieurs exercices. Si l’entreprise n’est pas capable de documenter ses charges, sa TVA, ses contrats ou ses flux, cela peut retarder une operation, justifier une garantie de passif plus lourde ou baisser le prix.
Plan d’action en 7 jours pour un dirigeant
Jour 1 : identifiez les exercices qui pourraient etre concernes par une purge automatique ou une migration de donnees avant 2027. Bloquez les suppressions.
Jour 2 : demandez a l’expert-comptable la liste des documents fiscaux et comptables actuellement conserves, par exercice et par support.
Jour 3 : verifiez les logiciels : comptabilite, facturation, caisse, paie, banque, gestion commerciale, stockage cloud, signature electronique et ERP.
Jour 4 : testez un export complet sur un exercice ancien. Un document « theoriquement conserve » mais impossible a exporter n’est pas une archive exploitable.
Jour 5 : relisez les contrats avec les prestataires. Cherchez les clauses de restitution, portabilite, duree d’archivage, frais de sortie, format des exports et assistance en cas de controle.
Jour 6 : creez un dossier de controle par exercice : declarations, FEC, balances, grands livres, factures, contrats, banque, immobilisations, TVA, correspondances fiscales.
Jour 7 : documentez la procedure interne. Qui conserve quoi, ou, pendant combien de temps, sous quel format, avec quel controle d’acces et quelle preuve de non-alteration ?
Paris et Ile-de-France : l’enjeu pratique pour les PME
A Paris et en Ile-de-France, beaucoup d’entreprises cumulent plusieurs facteurs de risque : changement frequent de prestataires, croissance rapide, cession de fonds, fermeture de point de vente, bail commercial, caisse connectee, marketplaces, sous-traitance, flux internationaux et outils SaaS multiples.
Dans ce contexte, il ne suffit pas de demander a l’expert-comptable de « garder la compta ». Il faut organiser le dossier de preuve de l’entreprise. Un controle fiscal peut aussi croiser un litige commercial, une rupture de contrat, un contentieux entre associes, une cession de titres ou une procedure collective.
Pour une societe parisienne, le dossier minimal devrait contenir les archives comptables, les pieces fiscales, les contrats structurants, les exports bancaires, les justificatifs de TVA, les conventions intragroupe, les contrats de logiciels et les preuves de restitution des donnees par les prestataires.
Si l’entreprise ferme, vend son fonds, change de dirigeant ou transfere son siege, la conservation des archives doit etre traitee dans l’acte ou dans une decision separee. Il faut savoir qui detient les pieces, qui paie l’archivage, qui repond a l’administration et qui supporte le risque si une archive manque.
Les erreurs a eviter maintenant
La premiere erreur consiste a appliquer automatiquement l’ancien delai de 6 ans sans verifier la loi nouvelle. La deuxieme consiste a croire que les documents comptables et les documents fiscaux vivent dans deux mondes separes. En controle, une facture, un contrat, un email et un export comptable peuvent servir ensemble.
La troisieme erreur consiste a confondre sauvegarde et archive. Une sauvegarde technique permet parfois de restaurer un systeme, mais elle ne garantit pas que l’entreprise pourra produire rapidement un document lisible, date, complet et rattache au bon exercice.
La quatrieme erreur consiste a oublier les prestataires. Si le logiciel de facturation, la caisse, le CRM ou le stockage cloud appartiennent a un tiers, le contrat doit prevoir la sortie. Sans clause de restitution, l’entreprise peut devenir dependante d’un abonnement, d’une interface ou d’un prestataire qui ne repond plus.
La cinquieme erreur consiste a attendre le controle fiscal. Le bon moment pour reconstituer les archives, c’est avant la demande de l’administration, pas pendant le delai de reponse.
Besoin d’un avis rapide sur votre dossier.
Le cabinet peut analyser vos obligations de conservation, vos contrats de logiciels, votre dossier de controle fiscal, votre cession d’entreprise ou vos archives comptables afin d’identifier les pieces a securiser en priorite.
Une consultation telephonique en 48 heures avec un avocat du cabinet permet de verifier les delais applicables, les documents manquants, les risques en cas de controle, les clauses a imposer aux prestataires et la strategie de reconstitution si certaines pieces ont deja disparu.
Vous pouvez appeler le cabinet au 06 46 60 58 22 ou transmettre les elements via la page contact du cabinet.
Pour les entreprises situees a Paris et en Ile-de-France, l’analyse peut integrer le controle fiscal, la conservation des archives, la relation avec l’expert-comptable, la cession de fonds ou de titres, et le maillage avec vos enjeux de droit des affaires.
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