Recevoir une demande de la DGCCRF sur les delais de paiement fournisseurs n’est pas un simple controle comptable. Depuis la mise a jour des lignes directrices et de la foire aux questions administrative, l’administration regarde de tres pres les entreprises qui paient leurs fournisseurs trop tard, surtout lorsque le retard cree un avantage de tresorerie au detriment de PME ou de prestataires dependants.

L’angle chaud est clair : les dirigeants ne cherchent plus seulement « delai de paiement facture ». Ils cherchent surtout quoi faire quand la DGCCRF demande le FEC, le grand livre fournisseurs, l’echeancier des factures ou lorsqu’un projet d’amende arrive. Les requetes Google Ads consultees pendant ce run confirment la demande : « delais de paiement » atteint 1 300 recherches mensuelles, « delai paiement facture » 590, « dgccrf delais de paiement » 110, « retard de paiement facture » 70, tandis que la famille « recouvrement facture » affiche un CPC haut autour de 5 euros. Le sujet est donc a la fois visible, concret et commercial.

La bonne reaction consiste a traiter le controle comme un contentieux administratif en preparation. Il faut reconstituer les factures, verifier les dates, isoler les erreurs de calcul, documenter les litiges reels et repondre dans les delais. Une reponse approximative peut transformer un retard ponctuel en amende publiee, avec un risque d’image beaucoup plus lourd que le montant initial.

Pourquoi ce controle est devenu prioritaire

La fiche Entreprendre Service Public sur les delais entre professionnels rappelle que le delai convenu entre professionnels ne peut pas, sauf exception, depasser 60 jours nets apres l’emission de la facture. Une alternative reste possible : 45 jours fin de mois, mais seulement si elle est prevue au contrat et si elle ne cree pas un abus manifeste au detriment du fournisseur.

A defaut de delai contractuel, le delai de droit commun est de 30 jours apres la reception des marchandises ou l’execution de la prestation. Les factures periodiques, les transports, certains produits alimentaires, les ventes saisonnieres ou certains secteurs beneficient de regimes particuliers, mais ces exceptions doivent etre justifiees. L’entreprise controlee ne peut pas invoquer une habitude interne, un circuit de validation trop lent ou une organisation comptable surchargee pour neutraliser le plafond legal.

Le risque est double. D’abord, une amende administrative peut atteindre 2 millions d’euros pour une personne morale, et 4 millions d’euros en cas de reiteration. Ensuite, la sanction est publiee, notamment sur le site de la DGCCRF et parfois sur un support d’annonces legales aux frais de l’entreprise sanctionnee. Pour un groupe, une ETI, une franchise, une centrale d’achat ou une entreprise tres dependante de sa reputation fournisseur, cette publication peut devenir le vrai sujet.

Ce que la DGCCRF demande en pratique

Le controle commence souvent par une demande de communication. Les pieces attendues peuvent inclure le fichier des ecritures comptables, le grand livre fournisseurs, les journaux d’achat, les factures, les bons de commande, les conditions generales d’achat, les contrats cadres, les avoirs, les relevés de paiement et les correspondances avec les fournisseurs.

Le premier reflexe est de verrouiller le perimetre. Quelle periode est controlee ? Quelles societes du groupe sont visees ? Les factures intragroupe sont-elles incluses ? Les avoirs ont-ils ete traites comme des factures positives ? Les factures litigieuses sont-elles melangees avec les factures ordinaires ? Les factures etrangeres, les factures de transport ou les factures periodiques relevent-elles du meme regime ?

Il faut ensuite reconstruire un tableau facture par facture. Pour chaque ligne, l’entreprise doit pouvoir identifier la date d’emission, la date de reception quand elle est utile, l’echeance contractuelle, le regime juridique applicable, la date de paiement effective, le nombre de jours de retard et la raison eventuelle du retard. Sans ce tableau, la reponse reste defensive mais fragile.

Les erreurs qui aggravent le dossier

La premiere erreur est de repondre trop vite avec un export comptable brut. Un export mal nettoye peut inclure des factures hors perimetre et donner a l’administration une base defavorable. Avant transmission, il faut reperer les doublons, les avoirs, les factures annulees, les litiges ouverts, les paiements partiels, les compensations, les factures emises par erreur et les fournisseurs qui ne relevent pas du regime examine.

La deuxieme erreur est d’affirmer que le fournisseur a envoye la facture tardivement sans preuve. La DGCCRF retient souvent une logique de coresponsabilite : si l’acheteur savait que la prestation etait executee ou que la marchandise etait livree, il devait organiser le paiement et relancer le fournisseur si la facture manquait. Une simple phrase du type « nous n’avons pas recu la facture » ne suffit pas. Il faut produire les relances, le ticket de litige, le bon de livraison, les echanges et la trace du blocage.

La troisieme erreur est d’invoquer un litige commercial vague. Un litige peut justifier un non-paiement ou un paiement differe, mais seulement s’il est serieux, documente et lie a la prestation principale : livraison non conforme, quantites contestees, malfacons, absence de reception, reserve ecrite, contestation du prix, inexécution partielle. Un simple desaccord interne, une attente de validation manageriale ou une facture « mise en attente » ne suffisent pas.

La quatrieme erreur est d’oublier la publication. Beaucoup d’entreprises se concentrent sur le montant de l’amende, alors que la publication de la sanction peut nuire a une relation bancaire, a une negociation de cession, a un appel d’offres ou a une relation fournisseur strategique. La strategie doit donc viser a la fois la reduction du montant, la correction du perimetre et la contestation de la proportionnalite de la publication.

Que verifier avant de transmettre les pieces

Avant tout envoi, l’entreprise doit constituer un dossier de controle. Il doit contenir la lettre ou le courriel de la DGCCRF, la liste des pieces demandees, les personnes internes responsables, le calendrier de reponse, les extractions comptables conservees dans leur version d’origine et une version travail corrigee.

Il faut ensuite controler les contrats. Certains contrats prevoient un delai de 45 jours fin de mois ; d’autres restent sur 30 jours ; d’autres contiennent une clause nulle car elle depasse les plafonds. Une entreprise peut avoir applique automatiquement 60 jours a tous ses fournisseurs alors que certains contrats, certaines factures periodiques ou certains secteurs imposaient un delai plus court. C’est souvent dans cette zone que les sanctions se construisent.

Il faut aussi verifier les conditions generales de vente et d’achat. Les penalites de retard et l’indemnite forfaitaire de 40 euros doivent figurer dans les factures et les documents contractuels applicables. La fiche Entreprendre Service Public sur les delais entre professionnels rappelle que le non-respect de ces regles peut entrainer une amende administrative. Un controle DGCCRF peut donc faire ressortir a la fois des retards de paiement et des documents commerciaux mal rediges.

Enfin, il faut conserver une piste d’audit. Qui a extrait les donnees ? A quelle date ? Avec quel filtre ? Quelle version a ete transmise ? Quelles lignes ont ete exclues et pourquoi ? Cette traçabilite permet de repondre si l’administration retient une methode de calcul contestable ou si elle inclut des factures qui ne devaient pas l’etre.

Comment repondre a un projet de sanction

Lorsque la DGCCRF notifie un projet de sanction, la phase contradictoire devient decisive. La reponse doit etre structuree, pas seulement comptable. Elle doit commencer par rappeler le perimetre exact, puis classer les factures contestees par categories : hors periode, hors regime, facture annulee, avoir, facture intragroupe, litige serieux, erreur de date, paiement mal rapproche, delai special applicable, force majeure rare mais documentee.

Pour chaque categorie, il faut joindre les pieces utiles. Une facture litigieuse doit etre accompagnee du bon de commande, des reserves, des echanges de contestation, du ticket qualite ou du courrier fournisseur. Une erreur d’echeance doit etre expliquee avec la clause contractuelle applicable. Un paiement mal rapproche doit etre prouve par le releve bancaire ou l’avis de virement. Plus la reponse est lisible, plus elle peut reduire le nombre de manquements retenus.

Il faut aussi discuter la proportionnalite. Une entreprise peut faire valoir la faiblesse du nombre de factures concernees, l’absence de prejudice structurel, la correction rapide des processus, la mise en place d’un outil de validation, la creation d’alertes d’echeance, la formation des equipes achats et comptables ou la revision des contrats fournisseurs. Ces elements ne suppriment pas automatiquement le manquement, mais ils peuvent peser sur le montant et sur la publication.

Quels arguments sont les plus utiles

Les arguments utiles sont ceux qui reduisent juridiquement le perimetre ou qui prouvent que le retard n’est pas imputable a une mauvaise politique de paiement. Les plus solides sont les suivants : facture non due car prestation non realisee, facture annulee par avoir, erreur de rapprochement bancaire, fournisseur hors champ, contrat prevoyant un delai special licite, litige serieux anterieur a l’echeance, paiement bloque par une contestation documentee, erreur d’identification de la date de depart.

Les arguments plus faibles doivent etre manies avec prudence : validation interne longue, absence du comptable, changement d’ERP, retard du manager, absence de tresorerie, attente d’une facture rectificative non reclamee, fournisseur qui n’aurait pas « relance ». Ces elements peuvent expliquer une organisation, mais ils justifient rarement un depassement des plafonds legaux.

Un point merite une attention particuliere : le gain de tresorerie. La FAQ DGCCRF publiee par le ministere explique que l’administration raisonne notamment sur l’avantage financier cree par le retard. Il faut donc verifier la methode de calcul, le nombre de jours retenu et le montant des factures concernees. Une seule erreur de date sur des factures de montant eleve peut gonfler artificiellement le dossier.

Paris et Ile-de-France : anticiper la DREETS et le tribunal administratif

Pour les entreprises situees a Paris et en Ile-de-France, le controle peut impliquer la DREETS territorialement competente et, en cas de contestation contentieuse, le tribunal administratif du ressort. Cette dimension locale compte dans la strategie : il faut identifier rapidement l’autorite signataire, les delais de reponse, les voies de recours et les interlocuteurs internes capables de produire les pieces.

Dans une PME francilienne, le risque principal est souvent le manque de temps. Les donnees comptables sont chez l’expert-comptable, les contrats chez les achats, les litiges chez les operations et les preuves de paiement a la banque. Il faut donc organiser une cellule courte : direction, comptabilite, achats, juridique, operationnel. L’objectif n’est pas de tout raconter, mais de produire une reponse coherente dans un delai compatible avec la procedure.

Plan d’action en 48 heures

Dans les deux premiers jours, l’entreprise doit eviter trois reflexes : ignorer la demande, transmettre un fichier brut, ou appeler l’administration sans avoir lu le dossier. La priorite est de securiser le calendrier et le perimetre.

Un plan utile tient en six actions :

• identifier le delai de reponse et demander une prorogation motivee si necessaire ;
• figer les donnees comptables dans une version source ;
• lister les factures potentiellement en retard et les classer par regime ;
• isoler les factures litigieuses avec leurs preuves ;
• verifier les contrats, CGV, CGA et clauses de delai ;
• preparer une reponse argumentee avec annexes numerotees.

Lorsque le dossier est deja au stade du projet de sanction, il faut ajouter une analyse du montant, de la publication, de la reiteration eventuelle et des recours possibles. Le recours administratif ou contentieux doit etre envisage avant l’expiration des delais, pas une fois la sanction publiee.

Le cabinet accompagne les entreprises en Droit des affaires, en contentieux commercial et en redaction de contrats commerciaux lorsque les delais de paiement, les factures fournisseurs ou les controles administratifs deviennent un risque financier et reputational.

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Pour les entreprises situees a Paris et en Ile-de-France, nous pouvons verifier les pieces a transmettre, preparer la reponse contradictoire et evaluer les recours contre une sanction publiee.