Votre entreprise a réglé une somme après avoir reçu une facture proforma. Le fournisseur promet une livraison ou une prestation, mais le service comptable ne trouve toujours ni facture d’acompte ni facture définitive. Faut-il payer une seconde fois, demander un autre document ou exiger immédiatement le remboursement ? La réponse dépend de ce que le versement représentait, de l’accord conclu et de l’état réel de la commande.
La proforma présente généralement une opération envisagée : elle aide à identifier un prix, des biens ou des services et des conditions de règlement. Son intitulé ne suffit pourtant pas, à lui seul, à dire si un contrat a été conclu. Une offre acceptée, un bon de commande ou un comportement non équivoque peuvent modifier l’analyse. De même, le versement effectif doit être retracé même si la pièce initiale n’est pas la facture fiscale attendue.
Ce guide s’adresse aux entreprises qui ont déjà payé, en totalité ou en partie, sur la base d’une proforma. Il distingue les pièces à demander après un acompte, la place de la TVA et les démarches possibles si la livraison ne suit pas. Le résultat dépend toujours des documents et du régime applicable à l’opération. Pour comprendre le rôle de la proforma avant la conclusion de la vente, voir aussi notre analyse de la valeur juridique de la facture proforma en droit commercial.
I. Paiement facture proforma : quel effet pour la commande ?
A. Paiement proforma : le versement engage-t-il l’acheteur ?
Commencez par isoler trois questions. Quel document le fournisseur a-t-il envoyé ? Qu’avez-vous accepté ? À quoi correspond la somme partie du compte bancaire ? Une proforma peut présenter une proposition détaillée sans être la facture définitive de l’opération. Elle peut aussi constituer une pièce utile pour comprendre une offre et ses conditions. Le mot « proforma » ne transforme toutefois pas, automatiquement, une simple estimation en contrat ni une opération réelle en simple projet.
L’article 1113 du Code civil prévoit que le contrat se forme par la rencontre d’une offre et d’une acceptation et que la volonté de s’engager peut résulter d’une déclaration ou d’un comportement non équivoque. L’article 1114 distingue l’offre qui contient les éléments essentiels et exprime la volonté de son auteur d’être lié de la simple invitation à négocier. Il faut donc lire le document et les échanges ensemble.
Un paiement peut être un indice important de l’acceptation, sans résoudre tous les désaccords. Par exemple, l’entreprise peut avoir viré le montant demandé après avoir reçu la description précise d’une machine, du prix et des conditions de livraison. Elle peut aussi avoir versé une somme alors qu’une caractéristique essentielle restait en discussion ou que le bénéficiaire du virement n’était pas celui indiqué dans les échanges. Dans chaque cas, l’intention des parties et l’objet du versement demandent à être reconstitués.
Conservez les messages qui ont précédé le paiement, les versions successives de la proforma, les éventuelles réserves et la confirmation de commande. Si le fournisseur a accepté une modification par écrit, classez cette réponse avec la version initiale : elle peut expliquer pourquoi la facture reçue ensuite diffère du premier document. Une signature n’est pas le seul élément à examiner ; l’article 1118 du Code civil définit l’acceptation par la volonté d’être lié dans les termes de l’offre et précise qu’une réponse non conforme peut constituer une offre nouvelle.
Le virement doit être rapproché d’une opération identifiable. Retrouvez sa date, son montant, son bénéficiaire et son libellé, puis confrontez-les à la somme demandée. Si plusieurs commandes existent, une référence imprécise peut rendre le rapprochement difficile. Demandez alors au fournisseur une confirmation écrite de l’imputation, sans modifier les pièces d’origine. Si le paiement provient d’une autre société du groupe ou du compte d’un dirigeant, identifiez aussi la personne qui a effectivement payé et celle qui devait la somme.
Supposons qu’une entreprise reçoive une proforma de 1 200 euros toutes taxes comprises et verse 360 euros avant la livraison. Le montant payé ne démontre pas, à lui seul, que tout le prix a été réglé. Si les parties ont convenu que ces 360 euros sont un acompte sur cette commande, la somme doit être prise en compte dans le solde. Si le fournisseur réclame ensuite 1 200 euros sans mentionner ce versement, la priorité est de demander le détail de son calcul et l’affectation du paiement, pièces à l’appui.
Une proforma ne prouve pas davantage, à elle seule, que le bien a été livré ou le service réalisé. Bon de livraison, suivi du transport, procès-verbal de réception ou échanges sur l’exécution répondent à une autre question : celle de la prestation effectivement reçue. Dans un litige entre commerçants, l’article L. 110-3 du Code de commerce admet en principe la preuve des actes de commerce par tous moyens, sauf disposition légale contraire. Cette liberté ne dispense pas de constituer un dossier cohérent.
La distinction aide également le fournisseur. Il peut expliquer sur quel accord repose la demande d’acompte, ce que couvre la somme reçue et quel document sera établi pour l’opération. Elle aide enfin l’acheteur à ne pas confondre une pièce de négociation, une preuve bancaire, une facture d’acompte et une facture de solde. Chacune éclaire une partie du dossier ; aucune ne répond nécessairement à toutes les questions.
B. Paiement facture proforma : quelle facture demander pour un acompte ?
Après un versement, recherchez d’abord si le document fiscal correspondant a déjà été transmis par un autre canal : plateforme de facturation, espace client, service achats ou adresse de messagerie dédiée. Une pièce peut manquer au dossier interne sans que le fournisseur ait omis de l’établir. Vérifiez son destinataire, le montant et la commande concernée avant d’en demander une nouvelle copie.
Pour les opérations entrant dans son champ, l’article 289, I, 1, c du Code général des impôts impose à l’assujetti de s’assurer qu’une facture est émise pour les acomptes versés avant certaines livraisons de biens ou prestations de services, sous les exceptions qu’il précise. Le texte vise notamment les opérations réalisées pour un autre assujetti ou une personne morale non assujettie dans les conditions qu’il énumère. Il faut donc vérifier la nature de l’opération et son régime, plutôt que d’appliquer une formule identique à toutes les situations.
Le paiement d’un acompte peut intervenir avant l’exécution complète. Il ne faut pas attendre de confondre ce document avec la facture établie pour la livraison ou la prestation. En pratique, demandez une facture correspondant à l’acompte effectivement versé, puis vérifiez le document relatif à l’opération réalisée. La proforma, le justificatif de virement et la facture d’acompte doivent pouvoir être rapprochés, mais conservent chacun leur fonction.
Pour une opération entre professionnels, l’article L. 441-9 du Code de commerce encadre la facturation et mentionne notamment l’identité des parties, les biens ou services concernés et leur prix, ainsi que les autres indications prévues par le texte. L’acheteur peut vérifier que le fournisseur a utilisé la bonne identité juridique et que la pièce correspond à la commande réellement passée. Une facture au nom d’une autre société, une prestation étrangère à l’accord ou une somme déjà réglée présentée comme impayée justifient une demande de clarification.
Reprenons l’exemple des 1 200 euros TTC, composé pour les besoins de l’exemple de 1 000 euros hors taxe et de 200 euros de TVA au taux de 20 %. Si les 360 euros réglés constituent un acompte sur une opération taxable au même taux, ils correspondent dans cet exemple à 300 euros hors taxe et 60 euros de TVA. Après livraison, le calcul commercial fait apparaître 1 200 euros pour l’opération et 360 euros déjà versés, soit un solde de 840 euros. Les documents comptables doivent permettre de comprendre cette imputation et d’éviter de traiter deux fois la somme encaissée.
Cet exemple n’établit pas que toutes les opérations supportent un taux de 20 %. Une franchise, une exonération, une autoliquidation ou une opération internationale peuvent appeler un traitement différent. Il faut examiner le bien ou service, les parties et le régime applicable avant de reprendre des montants sur la facture. Le fait qu’une proforma présente une ligne de TVA ne suffit pas à démontrer que le calcul et la déduction sont corrects.
L’article 269 du Code général des impôts distingue le fait générateur et l’exigibilité de la taxe. Pour les livraisons de biens visées par son 2, a, il prévoit notamment qu’en cas d’acompte préalable la taxe devient exigible à son encaissement, à concurrence de la somme encaissée ; le 2, c règle l’exigibilité des prestations de services qu’il vise, avec les options et particularités prévues par le texte. Cette vérification évite de supposer que la TVA sur tout acompte de biens attend nécessairement la livraison.
Pour l’entreprise cliente, le droit à déduction ne se confond pas non plus avec la seule existence d’un virement. L’article 271 du Code général des impôts rattache notamment ce droit à l’exigibilité de la taxe chez le redevable et prévoit des conditions liées à l’utilisation pour des opérations ouvrant droit à déduction et à la détention d’une facture conforme. Une proforma accompagnée d’un relevé bancaire ne doit donc pas être traitée automatiquement comme une facture d’acompte conforme. Le service comptable peut rapprocher les pièces et vérifier le régime avant toute déclaration.
Si une facture d’acompte contient une erreur, demandez une correction traçable au fournisseur. L’article 289, I, 5 du Code général des impôts assimile à une facture le document ou message qui modifie la facture initiale et y fait référence de façon spécifique et non équivoque, avec les mentions prévues par le texte. Gardez la pièce initiale, la correction et la preuve de leur transmission. Modifier discrètement un fichier déjà envoyé peut empêcher de comprendre ce qui a été déclaré ou payé.
II. Conditions de paiement proforma : comment réagir en cas de litige ?
A. Paiement proforma sans livraison : comment demander le remboursement ?
Lorsque la livraison ou la prestation n’arrive pas, le premier réflexe est de vérifier ce qui avait été promis et ce qui a réellement été exécuté. Reprenez l’offre acceptée, la commande, les échanges sur les caractéristiques attendues et les éléments communiqués par le fournisseur. Une difficulté de transport, une prestation partiellement réalisée, une modification acceptée ou une absence complète d’exécution ne se traitent pas nécessairement de la même façon.
Écrivez au fournisseur en identifiant la commande, la proforma et le versement. Décrivez les faits vérifiables : somme payée, prestation attendue, éléments reçus et questions restées ouvertes. Demandez une réponse écrite sur l’exécution ou sur les documents manquants. Cette démarche permet parfois de corriger une erreur d’affectation ou de récupérer une facture sans transformer immédiatement le désaccord en procès. Conservez le message envoyé et la réponse, y compris lorsqu’un échange téléphonique a eu lieu auparavant.
Si les parties décident ensemble d’abandonner ou de modifier l’opération, formalisez la solution : montant remboursé, sommes éventuellement conservées, sort des biens déjà livrés et documents rectificatifs. L’article 1193 du Code civil prévoit que les contrats ne peuvent être modifiés ou révoqués que par consentement mutuel ou pour les causes autorisées par la loi. Un accord sur le principe d’une annulation ne dit pas toujours, à lui seul, comment calculer toutes les restitutions.
En présence d’une inexécution, l’article 1217 du Code civil énumère plusieurs réponses possibles, notamment la poursuite de l’exécution, la réduction du prix, la résolution et la réparation des conséquences de l’inexécution. Leur choix dépend des conditions propres à chaque mécanisme. Une entreprise ne doit pas supposer qu’un simple désaccord lui donne automatiquement droit à la restitution intégrale, pas plus qu’un fournisseur ne doit déduire du mot « acompte » qu’il peut conserver la somme dans toutes les circonstances.
Pour une résolution par notification, l’article 1226 du Code civil prévoit que le créancier agit à ses risques et périls et, sauf urgence, met préalablement le débiteur en demeure de satisfaire à son engagement dans un délai raisonnable ; cette mise en demeure doit mentionner expressément qu’à défaut le créancier sera en droit de résoudre le contrat. Si l’inexécution persiste, le créancier notifie la résolution et ses raisons. Le débiteur peut saisir le juge pour la contester, et le créancier doit alors prouver la gravité de l’inexécution.
Il faut aussi examiner une éventuelle clause résolutoire et les autres règles applicables au contrat. L’article 1226 ne signifie pas que tous les manquements ont la même gravité ni que tout courriel de relance remplit les conditions d’une mise en demeure de résoudre. Un courrier utile décrit l’obligation concernée, les éléments qui montrent l’inexécution et la demande précise. Il garde une place pour la réponse du fournisseur et ne présente pas comme acquis ce qui reste contesté.
Une fois la résolution établie, les restitutions dépendent de l’utilité des prestations échangées. L’article 1229 du Code civil distingue les prestations qui ne pouvaient trouver leur utilité que par l’exécution complète du contrat de celles qui ont trouvé leur utilité au fur et à mesure de son exécution réciproque. Cette distinction compte si, par exemple, plusieurs services séparables ont déjà été fournis. Le calcul ne consiste pas toujours à reprendre le total de la proforma sans examiner les prestations effectivement échangées.
Une décision illustre cette méthode sans fixer une solution automatique pour tous les dossiers. Dans un jugement du tribunal de commerce d’Annecy du 18 mars 2026, n° 2025J00272, une entreprise avait payé un acompte pour des ouvrages commandés. Au vu des pièces et de l’absence de réponse sur les dates de livraison demandées, le tribunal a retenu que la cliente pouvait provoquer la résolution et a ordonné la restitution de l’acompte. Le jugement concerne les circonstances et les pièces qui lui étaient soumises ; il ne démontre pas qu’une proforma payée ouvre toujours droit à remboursement.
Une autre hypothèse est celle d’un paiement sans dette, par exemple lorsqu’un virement a été effectué deux fois pour la même somme. L’article 1302 du Code civil prévoit que ce qui a été reçu sans être dû est sujet à restitution, sous la réserve qu’il énonce pour les obligations naturelles volontairement acquittées. L’article 1302-1 vise celui qui reçoit par erreur ou sciemment ce qui ne lui est pas dû. Il faut d’abord démontrer le caractère indu du paiement : l’absence d’une facture définitive ne prouve pas, à elle seule, qu’aucune dette n’existait.
Si une opération a été annulée ou résiliée, demandez au fournisseur quels documents vont traduire la correction et le remboursement convenus ou décidés. Pour la TVA perçue lors de ventes ou services ensuite résiliés ou annulés, l’article 272 du Code général des impôts prévoit des conditions d’imputation ou de remboursement et subordonne notamment l’opération fiscale à la justification de la rectification préalable de la facture initiale. Il ne faut donc pas confondre le remboursement commercial dû au client avec la régularisation fiscale du fournisseur.
B. Mode de paiement proforma : quelles preuves conserver et que faire en cas de refus ?
Un dossier efficace suit le trajet de l’argent et celui de la commande. Rassemblez la proforma reçue, l’offre ou le devis associé, la commande acceptée, les conditions communiquées, le relevé faisant apparaître le virement et la réponse du fournisseur. Ajoutez les factures d’acompte, les factures définitives ou rectificatives, les pièces de livraison et les éventuels accords de remboursement. Le dossier doit permettre à une personne extérieure de comprendre qui devait quoi, sur quel fondement et pour quel montant.
Classez les documents par opération plutôt que par type de fichier. Si trois proformas correspondent à trois commandes, créez trois rapprochements distincts : référence du document, somme demandée, somme versée, bénéficiaire, facture reçue et état de la prestation. Une facture globale peut ensuite être répartie entre ces dossiers en conservant la trace du calcul. Cette méthode évite d’attribuer le même paiement à deux commandes ou de demander à tort le remboursement d’un acompte déjà imputé.
Privilégiez les documents disponibles dans leur forme d’origine : courriels complets, pièces jointes, confirmations bancaires et historiques de commande. Une capture d’écran peut aider à comprendre le dossier, mais elle ne restitue pas toujours l’ensemble d’une conversation ou les caractéristiques d’un fichier. En cas de correction, conservez l’ancienne version et la nouvelle. L’article L. 123-22 du Code de commerce prévoit notamment une conservation de dix ans pour les documents comptables et pièces justificatives qu’il vise.
La charge de la preuve doit être examinée des deux côtés. Selon l’article 1353 du Code civil, celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver ; celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait ayant produit l’extinction de son obligation. Le fournisseur qui réclame un solde peut donc avoir à établir sa créance, tandis que l’acheteur qui invoque un règlement doit pouvoir en justifier et expliquer à quelle dette il l’impute.
Le refus de transmettre une facture, la contestation d’une commande et le refus de remboursement ne sont pas des désaccords identiques. Pour le premier, la demande porte sur un document et sur sa conformité. Pour le deuxième, elle porte sur l’existence ou le contenu de l’accord. Pour le troisième, elle porte sur la cause et le montant d’une somme à restituer. Un courrier unique peut évoquer les trois, mais il doit distinguer les demandes et les justificatifs correspondants. Cette précision évite de demander un remboursement uniquement parce qu’une facture manque, alors que l’opération reste due et a été exécutée.
Si le fournisseur propose un avoir sur une commande future, demandez ce qui est exactement proposé : correction d’une facture, reconnaissance d’une somme à restituer, imputation sur une dette existante ou simple offre commerciale. Ne présumez pas que ces solutions produisent toutes le même effet. Leur portée dépend des documents, de l’accord intervenu et, le cas échéant, des règles de compensation.
La compensation mérite une vérification particulière lorsque les entreprises se doivent réciproquement de l’argent. L’article 1347 du Code civil la définit comme l’extinction simultanée d’obligations réciproques et prévoit qu’elle s’opère sous réserve d’être invoquée, à due concurrence, lorsque ses conditions sont réunies. L’article 1347-1 exige en principe des obligations fongibles, certaines, liquides et exigibles. Un montant vivement contesté ou une commande à venir ne doit donc pas être assimilé sans examen à une compensation déjà acquise.
Lorsque les coordonnées bancaires changent entre la proforma et la demande de paiement, suspendez la validation interne le temps de vérifier l’information par un canal déjà connu de l’entreprise. Conservez les anciennes et nouvelles instructions ainsi que la confirmation obtenue. Si un paiement a été adressé à un bénéficiaire inattendu, contactez rapidement votre banque et rassemblez les éléments techniques de l’ordre ; les démarches et leurs chances d’aboutir dépendront de l’opération et de son état. Ne considérez pas qu’un reçu transmis par un interlocuteur remplace la vérification du mouvement bancaire.
Enfin, une entreprise confrontée à un refus persistant peut confronter les pièces à ses objectifs : obtenir une facture conforme, faire exécuter la commande, négocier une sortie ou demander la restitution d’une somme. Le choix de la démarche dépend aussi de la nature du contrat et de l’acte éventuellement reçu. La page consacrée au droit des affaires et au contentieux commercial présente le cadre général dans lequel ces différends peuvent être analysés.
Conclusion
Après un paiement sur proforma, vérifiez d’abord l’accord et l’affectation réelle de la somme. Demandez ensuite les documents correspondant à l’acompte et à l’opération réalisée, puis rapprochez-les du virement et de la facture de solde. La proforma peut éclairer la commande, mais elle ne remplace pas automatiquement la facture requise pour un acompte ni la preuve d’une livraison.
En cas de désaccord, la réponse dépend de la cause du versement, des engagements acceptés et des prestations effectivement reçues. Une demande documentée, des pièces conservées et un calcul séparant prix, paiements et éventuelles restitutions permettent d’examiner les options sans supposer qu’un remboursement ou une déduction de TVA découle du seul intitulé du document.
Sur ce sujet, le cabinet met à votre disposition un avocat spécialisé en droit des affaires.