Votre syndic refuse de vous communiquer la liste des copropriétaires, diffuse votre adresse électronique sans votre accord ou vous convoque à l’assemblée générale par un courriel que vous n’avez jamais sollicité. Ces situations, banales dans les grandes copropriétés, relèvent toutes du même droit : vos nom, adresse et coordonnées sont des données personnelles, et leur circulation dans l’immeuble obéit au règlement européen sur la protection des données comme à la loi du 10 juillet 1965. La Commission nationale de l’informatique et des libertés a consacré en novembre 2022 une doctrine complète à la gestion des données personnelles en copropriété, et les tribunaux rendent en 2025 et 2026 des décisions très concrètes : liste erronée sanctionnée en référé à Grasse, convocation à une ancienne adresse validée quand le copropriétaire n’a pas déclaré son déménagement, assemblée en visioconférence annulée à Paris faute de votes vérifiables. Cet article répond à la question que tout copropriétaire finit par se poser : que puis-je exiger de mon syndic, que dois-je faire moi-même, et comment contester utilement, de la mise en demeure à la nullité de l’assemblée, de la plainte devant la CNIL à la réparation ? D’abord ce que le syndic doit communiquer et protéger, ensuite les convocations électroniques et les voies de recours.
I. Ce que le syndic doit vous communiquer, et ce qu’il doit protéger
A. La liste des copropriétaires et les documents de gestion : qui peut obtenir quoi
Le syndic tient, en application de l’article 32 du décret du 17 mars 1967, la liste des copropriétaires de l’immeuble. Ce document n’est pas une simple commodité administrative : il conditionne l’envoi des convocations, le calcul des voix et la régularité des assemblées générales. Lorsqu’elle est erronée, tout peut suivre : un copropriétaire oublié du fichier n’est pas convoqué, ne vote pas, puis découvre des résolutions adoptées sans lui.
C’est exactement ce qu’a jugé le tribunal judiciaire de Grasse en référé le 25 juin 2026. Une société, propriétaire d’un lot depuis près de quarante ans, n’avait été ni convoquée ni mise en mesure de participer à l’assemblée générale du 23 octobre 2025, en raison d’une erreur persistante dans les fichiers du syndic qui attribuait son lot à une indivision. Malgré plusieurs relances et une mise en demeure, aucune régularisation n’avait été portée à sa connaissance. Saisi sur le fondement des articles 6 et 32 du décret du 17 mars 1967 et de l’article 835 du code de procédure civile, le juge des référés a constaté que la mise à jour de la liste était devenue sans objet, le syndic ayant régularisé en cours d’instance, et qu’il n’y avait lieu à référé sur la production d’un extrait actualisé. Mais il a condamné le syndic aux entiers dépens et à verser une indemnité de 1 000 euros sur le fondement de l’article 700 du code de procédure civile, qui permet au juge de faire payer à la partie perdante « la somme qu’il détermine, au titre des frais exposés et non compris dans les dépens ». Dans ses motifs, le juge relève que l’absence persistante de régularisation malgré relances et mise en demeure « caractérisant ainsi un trouble manifestement illicite qu’il appartient au juge des référés de faire cesser sur le fondement de l’article 835 du code de procédure civile ». La leçon est nette : une liste inexacte constitue un trouble manifestement illicite, et le syndic qui ne régularise qu’après assignation en supporte le coût.
Ce fondement du référé mérite d’être connu par cœur. L’article 835 du code de procédure civile permet au président du tribunal judiciaire de « prescrire en référé les mesures conservatoires ou de remise en état qui s’imposent, soit pour prévenir un dommage imminent, soit pour faire cesser un trouble manifestement illicite ». Avant une assemblée générale imminente, c’est la voie la plus rapide pour obtenir la correction du fichier et la communication d’un extrait à jour, le cas échéant sous astreinte.
Au-delà de la liste, le syndic doit transmettre au conseil syndical, lorsque celui-ci le lui demande, tout document relatif à l’administration de la copropriété, en application de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965. La Commission nationale de l’informatique et des libertés l’écrit sans détour dans sa doctrine consacrée à la copropriété : le syndic doit transmettre au conseil syndical qui le lui demande tout document relatif à l’administration de la copropriété, en application de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 ; s’agissant d’une obligation légale, il ne peut pas s’y soustraire, et cette communication n’est pas en elle-même contraire au RGPD (lire la doctrine de la CNIL). Autrement dit, le syndic ne peut pas brandir le RGPD pour refuser au conseil syndical les documents que la loi lui impose de communiquer. En droit européen, le raisonnement s’appuie sur l’article 6 du règlement 2016/679, qui déclare licite le traitement nécessaire au respect d’une obligation légale pesant sur le responsable du traitement (article 6 du règlement européen).
Pour le copropriétaire ordinaire, l’accès passe par la consultation plutôt que par la copie systématique. La CNIL précise que, dès lors qu’un texte prévoit explicitement la consultation d’un document, le syndic ne peut pas invoquer le RGPD pour la refuser (doctrine CNIL sur la copropriété). Relèvent notamment de ce régime les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles appelées à connaître des comptes, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées et les feuilles de présence annexées. En revanche, dès lors que les textes ne prévoient que la consultation ou la mise à disposition, le syndic devrait en principe éviter d’en fournir la copie, afin de limiter le risque de divulgation de données relatives à des salariés ou à d’autres copropriétaires. La mise à disposition des fiches de paie du personnel, par exemple, suppose de masquer le numéro de sécurité sociale, l’adresse personnelle ou le taux de prélèvement à la source, qui ne sont pas nécessaires à la vérification des dépenses.
Vos droits d’accès et de rectification complètent ce dispositif. Toute personne peut obtenir du syndic, responsable du traitement de la liste établie en application de l’article 32 du décret du 17 mars 1967, la confirmation que des données la concernant sont traitées et l’accès à ces données : l’article 15 du règlement européen ouvre à toute personne le droit d’obtenir confirmation de l’existence d’un traitement la concernant, ainsi que l’accès aux données et à leurs caractéristiques (droit d’accès). Si votre nom est mal orthographié, votre lot attribué à un autre ou votre adresse obsolète, l’article 16 ajoute le droit d’obtenir dans les meilleurs délais la rectification des données inexactes (droit de rectification). Écrivez au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception, décrivez précisément l’erreur et joignez votre titre de propriété : c’est ce courrier qui fera foi si le fichier n’est pas corrigé.
B. Vos coordonnées ne sont pas un bien commun : diffusion, conseil syndical, tiers et prospection
Nom, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone : ces informations sont des données personnelles, et leur circulation dans l’immeuble obéit au principe de minimisation. L’article 5 du règlement européen impose une collecte pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, sans traitement ultérieur incompatible avec ces finalités (principes du règlement). La finalité initiale, ici, est la gestion administrative et financière de la copropriété. Tout usage qui s’en écarte doit reposer sur un autre fondement.
Premier cas, le plus fréquent : le conseil syndical ou son président demande au syndic les adresses électroniques des copropriétaires, par exemple pour préparer une convocation d’assemblée générale lorsque le syndic est défaillant. Les syndics refusent souvent en invoquant le RGPD, et l’Association des responsables de copropriété a saisi officiellement la CNIL sur cette question au second semestre 2025, avant de publier sa position en mars 2026. La doctrine de la CNIL, publiée dès novembre 2022, éclaire déjà la réponse : la transmission au conseil syndical des documents nécessaires à sa mission repose sur l’obligation légale de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, et les membres du conseil syndical ne peuvent utiliser les données ainsi obtenues que dans le cadre du mandat qui leur a été confié. Ils doivent se montrer vigilants et ne communiquer à d’autres copropriétaires ou habitants que les informations dont la diffusion s’avère nécessaire. Concrètement, si le conseil syndical obtient vos coordonnées pour convoquer une assemblée, il ne peut pas s’en servir pour animer une liste de diffusion militante ou régler ses comptes dans le hall.
Deuxième cas : la communication à des tiers extérieurs. La règle posée par la CNIL est stricte : l’obligation de confidentialité du syndic ne peut être levée que dans trois situations, lorsqu’une loi ou un règlement l’oblige ou l’autorise à communiquer, notamment pour témoigner en justice, lorsque les personnes concernées donnent leur accord, ou dans le cadre d’une procédure pour l’exercice de leur défense en matière judiciaire ou disciplinaire. Si aucun texte ne prévoit la transmission, un organisme tiers ne peut obtenir communication de données relatives à des copropriétaires sans leur consentement préalable. Une association, même bien intentionnée, qui souhaite enquêter sur le cadre de vie des habitants ne peut recevoir la liste des copropriétaires et leurs coordonnées que si chacun a consenti.
Troisième cas : la prospection commerciale. Lorsque le syndic est un professionnel de l’immobilier exerçant d’autres activités d’achat, de vente ou d’administration de biens, il doit veiller à ne pas réutiliser pour son propre commerce les informations collectées pour gérer la copropriété. La finalité de prospection n’est pas compatible avec la finalité initiale de gestion, et la prospection par courriels ou SMS exige le consentement des copropriétaires. Si vous recevez des offres commerciales du groupe auquel appartient votre syndic sans jamais avoir donné votre accord, vous pouvez vous opposer à tout moment : l’article 21 du règlement européen prévoit un droit d’opposition à tout moment, sans avoir à motiver, lorsque des données sont traitées à des fins de prospection (droit d’opposition). Cette opposition ne souffre aucune discussion sur les motifs : en matière de prospection, le droit d’opposition est absolu.
Quatrième cas, le plus douloureux : l’affichage des débiteurs. Placarder dans le hall la liste des copropriétaires qui n’ont pas payé leurs charges, avec noms et montants, expose publiquement une information personnelle à des personnes qui n’ont aucun besoin d’en connaître. Une telle diffusion, sans nécessité démontrée pour la gestion de la copropriété, s’analyse comme un traitement incompatible avec la finalité initiale et disproportionné. L’article 9 du code civil pose le principe : « Chacun a droit au respect de sa vie privée. » Elle peut en outre engager la responsabilité civile de son auteur sur le fondement de l’article 1240 du code civil, aux termes duquel « Tout fait quelconque de l’homme, qui cause à autrui un dommage, oblige celui par la faute duquel il est arrivé à le réparer ». Si votre nom a été affiché, faites établir sans attendre un constat par un commissaire de justice, photographiez l’affichage avec son contexte et exigez par écrit son retrait immédiat : la preuve de la diffusion et de sa durée conditionne toute demande de réparation.
II. Convocations et assemblées : le courriel, vos droits et vos devoirs
A. Convoqué par courriel sans l’avoir demandé : le nouveau régime électronique et vos réflexes
Longtemps, le syndic ne pouvait vous convoquer par voie électronique qu’avec votre accord exprès. Le régime a changé avec la réforme entrée en vigueur en avril 2024 : aujourd’hui, La convocation est adressée aux copropriétaires par voie électronique (règles de convocation, par lettre recommandée électronique ou par tout procédé sécurisé mis en œuvre par un prestataire garantissant l’intégrité, la sécurité et la traçabilité de l’envoi. L’envoi postal n’a pas disparu pour autant : il subsiste par exception, lorsque le copropriétaire a demandé à recevoir ses convocations par voie postale, ou par remise contre récépissé. Et cette demande peut être formulée à tout moment, par tout moyen permettant d’établir avec certitude sa date de réception par le syndic, y compris en assemblée générale avec mention au procès-verbal. Si vous relevez rarement votre boîte électronique ou si vos courriels se perdent parmi les messages indésirables, ne subissez pas le tout-électronique : demandez par écrit le retour au papier et conservez la preuve de votre demande.
Ce basculement est récent, et il faut le dater précisément pour ne pas appliquer un droit périmé. En octobre 2022 encore, le ministre chargé du logement, répondant à la question écrite n° 02421 qui lui demandait si un syndic peut adresser systématiquement par internet les documents de gestion, sans égard pour les copropriétaires dépourvus d’accès à internet ou refusant de communiquer leur adresse électronique, rappelait que les échanges électroniques exigeaient alors l’accord exprès préalable du copropriétaire, en visant les articles 64-3 et 35-2 du décret du 17 mars 1967, que cet accord pouvait être retiré à tout moment en application de l’article 64-4 du même décret et que la dématérialisation ne devait pas se faire au détriment des copropriétaires sans accès à internet. Depuis la réforme entrée en vigueur en avril 2024, la logique s’est inversée pour les convocations : l’électronique est devenu le principe, le papier l’option sur demande. Mais l’esprit protecteur demeure : si vous ne relevez pas vos courriels, demandez par écrit le retour au postal.
Le délai, lui, n’a pas changé : la convocation doit parvenir à chaque copropriétaire au moins vingt et un jours calendaires avant la date de l’assemblée, sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété. Le point de départ varie selon le mode d’envoi : le lendemain de l’envoi par le prestataire certifié du courriel annonçant la lettre recommandée électronique, le lendemain de la première présentation de la lettre recommandée postale, ou la date de l’émargement en cas de remise en main propre. En pratique, exigez une convocation envoyée au moins un mois avant la réunion, et vérifiez que l’ordre du jour et les pièces jointes vous permettent réellement de voter en connaissance de cause.
Surtout, tenez vos coordonnées à jour, car c’est là que se perdent la plupart des contestations. Chaque copropriétaire doit informer le syndic de son changement de domicile (obligation de déclaration, en lui communiquant la nouvelle adresse postale et l’adresse électronique par voie électronique ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Le tribunal judiciaire de Grasse l’a rappelé le 30 avril 2026 dans une affaire où une copropriétaire demandait la nullité d’une assemblée générale pour défaut de convocation : le pli contenant la convocation, envoyé à sa dernière adresse connue, n’avait pas été réclamé ; or elle résidait désormais ailleurs, comme l’établissait un constat de conciliation dressé deux mois plus tôt, sans avoir notifié ce changement au syndic. Le tribunal a jugé qu’« Ainsi, le copropriétaire qui n’a pas fait connaître à son syndic son changement de domicile ne pourra soulever la nullité d’une Assemblée Générale pour défaut de convocation puisque ladite convocation, notifiée à la dernière adresse connue par le syndic au copropriétaire, est réputée faite à ce dernier. En outre, le syndic n’est pas tenu de rechercher la nouvelle adresse du copropriétaire. » La demande de nullité a été rejetée, et la copropriétaire déboutée a été condamnée à verser 1 000 euros de dommages-intérêts au syndicat des copropriétaires, outre les dépens. Moralité : avant de contester, vérifiez l’adresse que le syndic détient sur vous. Si vous avez déménagé sans prévenir, la convocation envoyée à votre ancienne adresse est réputée vous avoir été faite.
Ce devoir de vigilance vaut aussi pour votre adresse électronique. Si le syndic écrit à une adresse que vous n’ouvrez plus, signalez-le et actualisez-la par écrit. À l’inverse, si vous découvrez que le syndic utilise une adresse que vous ne lui avez jamais communiquée, demandez-lui par écrit d’où il la tient : l’article 15 du RGPD vous donne droit à connaître les catégories de données traitées et leurs destinataires, et l’origine d’une adresse inattendue révèle souvent une transmission dont vous n’avez jamais été informé.
B. Contester : du référé express à la nullité de l’assemblée, de la CNIL au juge
Lorsque l’irrégularité est commise, plusieurs voies se combinent, et il faut les articuler sans tarder car les délais sont brefs.
La voie la plus rapide est le référé. Si l’assemblée est imminente et que la liste est fausse, sachez qu’en cas d’urgence, l’article 834 du même code dispose : « Dans tous les cas d’urgence, le président du tribunal judiciaire ou le juge des contentieux de la protection dans les limites de sa compétence, peuvent ordonner en référé toutes les mesures qui ne se heurtent à aucune contestation sérieuse ou que justifie l’existence d’un différend. ». C’est le fondement du référé d’heure à heure. Plus largement, que des documents obligatoires ne sont pas joints ou que votre convocation est manifestement irrégulière, l’article 835 du code de procédure civile permet d’obtenir en quelques jours les mesures de remise en état qui s’imposent pour faire cesser un trouble manifestement illicite. L’ordonnance du 25 juin 2026 précitée montre que le juge n’hésite pas à faire peser le coût de l’instance sur le syndic qui ne régularise qu’après assignation. Préparez un dossier simple et daté : titre de propriété, courriers et mises en demeure restés sans réponse, copie de la convocation litigieuse, captures de l’extranet. Demandez la mesure précise qui répare : mise à jour du fichier, communication d’un extrait certifié, report de l’assemblée.
Avant tout procès, une mise en demeure bien rédigée fait souvent bouger les lignes et conditionne la suite. Adressez-la au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception, en visant précisément le texte applicable : l’article 32 du décret du 17 mars 1967 pour la liste des copropriétaires, l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 pour les documents dus au conseil syndical, les articles 15 et 16 du règlement européen pour l’accès et la rectification de vos données. Décrivez les faits avec leurs dates, joignez les pièces qui les établissent et fixez un délai raisonnable de régularisation, de quinze jours à un mois selon l’urgence. Demandez une réponse écrite et conservez le récépissé postal ainsi que la copie de chaque échange. Si le syndic régularise, vérifiez sur l’extranet et dans les convocations suivantes que la correction est effective et durable. S’il ne répond pas ou refuse, ce silence documenté deviendra votre meilleure pièce : il établit la persistance du trouble devant le juge des référés et démontre à la CNIL que la voie amiable a été épuisée. Ne multipliez pas les courriels identiques sans délai de réponse : un seul courrier complet et daté vaut mieux que dix relances éparses.
La voie de fond est l’action en nullité de l’assemblée générale. Le tribunal judiciaire de Paris a annulé, le 30 janvier 2025, l’intégralité des résolutions d’une assemblée tenue en visioconférence le 27 mai 2021 : le journal de connexion, aux noms tronqués, ne permettait pas d’identifier chaque participant ni de vérifier les votes, des mandats en blanc circulaient sans que les conditions de représentation soient déterminables, et le tribunal a relevé qu’« Il n’est donc pas possible de s’assurer de la participation effective et/ou des conditions de participation de chacun des copropriétaires ayant voté par visioconférence ou ayant délégué leur vote ». La nullité a été prononcée en toutes les résolutions, le syndicat condamné aux dépens et à 2 000 euros au titre de l’article 700, et la copropriétaire demanderesse dispensée de participer aux frais de la procédure en application de l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965. Cette décision éclaire aussi la dimension données personnelles des assemblées à distance : la CNIL recommande au syndic de choisir des outils de visioconférence respectueux de la vie privée, en évitant ceux qui collectent des informations superflues comme la géolocalisation ou la liste des applications installées, et de rester vigilant lorsque l’outil est proposé par une entreprise dont la maison mère se situe hors de l’Union européenne, ce qui peut entraîner des transferts de données soumis à des garanties particulières. Si votre assemblée s’est tenue sur un outil opaque, exigez le journal de connexion et la feuille de présence : leur absence ou leur incohérence nourrit la contestation.
La voie administrative est la plainte devant la CNIL. Après une mise en demeure écrite restée sans effet, tout copropriétaire peut saisir la CNIL en ligne, y compris sous la rubrique logement, en joignant ses courriers et les réponses du syndic. La Commission peut instruire, mettre en demeure le syndic et, si nécessaire, prononcer une sanction. Cette voie ne remplace pas le juge : elle pèse sur les pratiques, pendant que le tribunal tranche le litige et la réparation.
La voie indemnitaire, enfin, suppose un dommage prouvé. L’article 82 du règlement européen ouvre à toute personne ayant subi un dommage matériel ou moral du fait d’une violation du règlement le droit d’obtenir réparation du responsable du traitement (droit à réparation). Convoqué à une mauvaise adresse et privé de vote sur des travaux coûteux, affiché comme débiteur dans le hall, démarché commercialement à partir de données détournées de leur finalité : chacun de ces scénarios peut fonder une demande distincte de l’annulation elle-même. Chiffrez le préjudice, conservez chaque preuve de diffusion et de sa durée, et distinguez soigneusement le trouble collectif, qui appartient au syndicat, de votre préjudice personnel, seul réparable à votre profit. Pour les questions de vidéoprotection des parties communes, qui obéissent à des règles propres d’information et d’accès aux images, vous pouvez utilement compléter cette lecture par notre analyse des caméras en copropriété et de vos droits d’accès et de contestation.
Conclusion
La copropriété concentre, dans un seul immeuble, presque tout le droit des données personnelles : un fichier central entre les mains du syndic, des destinataires multiples aux missions différentes, des convocations dématérialisées et des assemblées dont la régularité dépend de la qualité des données. Retenez l’essentiel. Le syndic ne peut pas vous opposer le RGPD pour refuser les documents que la loi lui impose de communiquer, et il doit tenir une liste exacte des copropriétaires. Vos coordonnées ne peuvent circuler qu’au service de la gestion de l’immeuble, jamais pour prospecter ni pour exposer. La convocation est désormais électronique par défaut, mais vous pouvez revenir au papier à tout moment, et c’est à vous de déclarer vos changements d’adresse. En cas de faute, le référé corrige vite, la nullité de l’assemblée sanctionne les votes invérifiables, la CNIL pèse sur les pratiques et le juge répare votre préjudice personnel. Écrivez, datez, conservez : en copropriété comme ailleurs, le dossier le mieux documenté gagne.