La visite du studio parisien vient de se terminer et l’agence vous envoie la liste des pièces à fournir avant ce soir : trois derniers relevés de compte bancaire, carte Vitale, livret de famille, et même un extrait de casier judiciaire. Vous hésitez. Refuser, c’est risquer de perdre le logement dans un marché où chaque dossier compte. Accepter, c’est laisser circuler des copies de vos documents les plus sensibles, sans savoir qui les conservera ni combien de temps.

Deux cadres juridiques vous protègent dans cette situation. Le premier limite ce que le bailleur peut exiger : la loi du 6 juillet 1989 renvoie à un décret qui fixe une liste fermée de pièces, et tout document hors liste est interdit. Le second encadre ce que le bailleur ou l’agence fait de vos données : le règlement européen sur la protection des données impose de ne collecter que le nécessaire, de ne pas conserver indéfiniment et de respecter vos droits d’accès et d’effacement, sous le contrôle de la CNIL et du juge. La CNIL l’a rappelé dans son guide du 10 octobre 2025 : le volume des données collectées pour un dossier de location est important, mais leur traitement reste strictement encadré.

Cet article explique quelles pièces peuvent vous être demandées et lesquelles refuser, combien de temps vos données peuvent être conservées, et quelles démarches engager quand l’agence dépasse les limites : mise en demeure, plainte devant la CNIL, signalement au préfet et action en justice pour faire cesser la pratique et obtenir réparation.

I. Le dossier de location obéit à une liste fermée : ce que l’on peut vous demander, ce que vous devez refuser

A. Les pièces que le bailleur ou l’agence peut exiger pour apprécier votre solvabilité

Le principe est posé par l’article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : « La liste des pièces justificatives pouvant être exigées du candidat à la location ou de sa caution par le bailleur, préalablement à l’établissement du contrat de location, est définie par décret en Conseil d’Etat, pris après avis de la Commission nationale de concertation. » Autrement dit, le bailleur ne choisit pas librement les documents qu’il réclame : il puise dans une liste réglementaire, et seulement dans celle-ci. Ce texte s’applique au bailleur direct comme à l’agence qui agit pour son compte, dès lors qu’il s’agit d’une location d’habitation avant la signature du bail. Les demandes de logement social relèvent d’un régime propre et ne sont pas concernées par cette liste.

Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 précise le dispositif : la liste des pièces « pouvant être exigées par le bailleur de chacun des candidats à la location figure en annexe 1 ». Une seconde liste, en annexe 2, concerne les pièces exigibles de la caution. Le même article ajoute une facilité pratique souvent ignorée : « Les pièces produites peuvent être des copies des documents originaux. Elles sont rédigées ou traduites en langue française et les montants inscrits convertis en euros. Les documents originaux doivent pouvoir être présentés à la demande du bailleur. » Vous pouvez donc transmettre des copies, et le bailleur ne peut pas exiger que vous lui remettiez vos originaux.

Concrètement, la CNIL indique que le dossier doit permettre d’apprécier la solvabilité des candidats et cite comme exemples une pièce d’identité en cours de validité comportant photographie et signature, des documents attestant des activités professionnelles et les trois derniers bulletins de salaire. La fiche de Service Public vérifiée le 10 avril 2025 détaille la mesure : le propriétaire ou l’agence peut vérifier l’identité, le domicile, la situation professionnelle et les revenus, mais uniquement au moyen des justificatifs autorisés. Pour l’identité, une seule pièce en cours de validité peut être exigée, à choisir parmi la carte d’identité, le passeport, le permis de conduire ou la carte de séjour ou de résident. Pour le domicile, un seul justificatif peut être réclamé. Retenez la logique : une pièce par catégorie, jamais un cumul de documents pour prouver la même chose.

Lorsque vous présentez une caution, le bailleur peut lui demander les pièces de l’annexe 2 du décret, qui suit la même logique : identité, domicile, activité professionnelle et ressources, dans la limite de la liste. En revanche, le bailleur ne peut pas vous imposer la cosignature d’un ascendant ou d’un descendant avant la signature du bail : l’article 22-2 l’interdit expressément. Si vous êtes garant vous-même, vérifiez donc que l’on ne vous réclame que des pièces de la liste, et conservez une copie exacte de ce que vous avez transmis, avec la date d’envoi.

Pour éviter les échanges de pièces en vrac par messagerie, l’État propose le téléservice Dossier Facile pour le locataire, qui permet de déposer les justificatifs autorisés et de les faire parvenir au propriétaire, lequel peut aussi s’y créer un compte pour inviter le candidat à l’utiliser. Passer par ce canal présente deux avantages : vous ne transmettez que des pièces du cadre autorisé, et le dépôt horodaté constitue une preuve de ce que vous avez envoyé et de quand vous l’avez envoyé. En cas de litige ultérieur sur la conservation de vos données, cette trace sera précieuse.

Quand l’agence exige des pièces pour le compte du propriétaire, la relation contractuelle mérite examen : le mandat de gestion ou de location définit qui décide des finalités du traitement et qui exécute. Cette répartition conditionne les responsabilités au regard du règlement européen, comme on le verra pour les durées et les droits. Pour le volet contractuel de vos engagements immobiliers à Paris, vous pouvez consulter notre page consacrée aux contrats accompagnés par le cabinet à Paris. Et si le litige porte d’abord sur la conservation de documents après la fin d’une relation de clientèle, notre analyse des comptes fermés dont les données sont conservées détaille la mécanique de l’effacement et de la réparation.

B. Les documents interdits et le réflexe à adopter quand on vous les réclame

La CNIL est explicite sur les documents prohibés : ni les agences ni les propriétaires ne peuvent demander certains documents, comme la copie du livret de famille, la carte Vitale, les relevés de compte bancaire, un contrat de mariage, un jugement de divorce ou un extrait de casier judiciaire. Chacun de ces exemples correspond à une situation fréquente : l’agence qui veut « vérifier la situation familiale » avec le livret de famille, celle qui réclame les relevés bancaires pour « voir les dépenses », ou le propriétaire qui exige le casier judiciaire « pour être rassuré ». Toutes ces demandes sortent de la liste et sont donc interdites, même si le candidat les accepterait spontanément. L’interdiction protège aussi votre entourage : le contrat de mariage ou le jugement de divorce concerne votre vie privée et celle de tiers, et n’a pas sa place dans l’appréciation de votre solvabilité.

Le moment de la demande compte autant que son contenu. Avant la visite, au stade de la recherche, la CNIL estime que la collecte de données relatives à la situation professionnelle ou financière n’est pas pertinente à ce stade. À ce stade, seuls l’identité, les coordonnées de contact et les critères de recherche peuvent être demandés. Surtout, la visite d’un bien ne devrait pas être conditionnée à la fourniture de justificatifs, notamment financiers. Si l’on vous refuse une visite tant que vous n’avez pas envoyé bulletins de salaire et avis d’imposition, la pratique est contraire à ce cadre. L’agence peut en revanche vous informer des conditions de ressources et vous inviter à préparer les documents pour l’après-visite.

Quand une pièce interdite vous est réclamée après la visite, adoptez un réflexe en trois temps. D’abord, ne transmettez pas le document et répondez par écrit, calmement, en citant la liste : indiquez que le document demandé ne figure pas parmi les pièces autorisées et proposez la pièce de substitution qui correspond à la catégorie vérifiée (par exemple vos trois bulletins de salaire pour les ressources, au lieu des relevés bancaires). Ensuite, sécurisez vos envois : la CNIL recommande la vigilance avant tout envoi de document personnel et signale le risque d’utilisation frauduleuse des pièces, en invitant à vérifier l’existence réelle de l’annonce et de l’interlocuteur avant de transmettre quoi que ce soit. L’ajout d’un filigrane mentionnant le destinataire et l’usage, via le service FiligraneFacile proposé par l’État et relayé par la CNIL, réduit le risque de réutilisation de vos pièces en cas de fuite ou de détournement. Enfin, conservez tout : l’annonce, la liste des pièces exigées telle que l’agence vous l’a adressée, vos messages et leurs dates. Ces éléments prouveront, devant le préfet, la CNIL ou le juge, que la demande interdite a bien été formulée.

II. Vos données de candidat ne restent pas à disposition : durées limitées, droits effectifs et sanctions réelles

A. Qui traite vos données, combien de temps, et comment les récupérer ou les faire effacer

Déposer un dossier de location, c’est confier des données personnelles à un ou plusieurs acteurs, et chacun a un rôle précis. Le référentiel de la CNIL sur la gestion locative, adopté le 6 mai 2021, distingue le bailleur, qui met le bien en location, le candidat à la location, qui transmet ses pièces après la visite, le mandataire, mandaté pour louer pour le compte du bailleur, et le sous-traitant, qui traite les données pour le compte du responsable, sous ses instructions et son autorité, par exemple pour la gestion financière ou la rédaction du bail. En pratique, le bailleur est généralement le responsable du traitement, tandis que l’agence peut être responsable conjointe ou sous-traitante selon ce que le mandat lui laisse décider : une agence qui définit elle-même les pièces exigées et leur conservation ne se comporte pas comme un simple exécutant. Cette qualification n’est pas théorique : elle détermine à qui adresser vos demandes d’accès ou d’effacement et contre qui diriger une plainte ou une action en justice.

Le traitement de votre dossier doit répondre à une finalité précise : l’appréciation de votre solvabilité en vue de la conclusion éventuelle du bail, puis, si vous êtes retenu, la gestion du contrat. Le règlement (UE) 2016/679 impose à son article 5 que les données soient « collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités », puis qu’elles soient « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». C’est le principe de minimisation : un document interdit par la liste du décret ne peut pas devenir nécessaire au sens du règlement. Le même article exige qu’elles soient « conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». La conservation doit donc être calibrée, et toute réutilisation pour un autre objet, comme de la prospection commerciale sans base légale, sort du cadre initial.

La base légale du traitement de votre candidature repose le plus souvent sur les mesures précontractuelles : le règlement prévoit que le traitement est licite lorsqu’il est « nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ». Quand vous déposez un dossier après une visite, l’examen de votre solvabilité constitue une telle mesure. Mais cette base ne couvre que ce qui est nécessaire à cet examen : elle ne justifie ni les pièces interdites, ni une conservation sans limite, ni une transmission à des tiers sans information préalable. Le responsable du traitement doit aussi vous informer de l’existence du traitement, de ses finalités, de ses destinataires et de vos droits, dans des termes clairs et accessibles.

Les durées de conservation applicables en gestion locative sont fixées par le référentiel de la CNIL avec une précision utile au quotidien. Pour les données collectées avant la candidature à des fins de prospection, comme vos coordonnées et critères de recherche, une durée de trois ans à compter du dernier contact est considérée comme adéquate. Pour les données collectées au stade de l’appréciation de la solvabilité, trois mois de conservation en base active sont en principe adéquats : si votre candidature n’est pas retenue, vos bulletins de salaire et votre pièce d’identité n’ont pas vocation à rester dans les fichiers de l’agence au-delà de ce délai. Pour le candidat retenu, la durée contractuelle jusqu’à la clôture des comptes est admise en base active, puis un archivage intermédiaire est possible dans la limite des prescriptions : trois ans en gestion directe, délai de prescription en matière de baux, et cinq ans en gestion déléguée, délai de prescription civile. Ces durées sont des repères « en principe » : le responsable du traitement doit fixer sa propre durée au regard de ses finalités et vous en informer, et il ne peut pas conserver indéfiniment au motif qu’un litige est toujours possible.

Quand le délai est dépassé ou que la demande initiale était déjà illicite, vous pouvez exiger l’effacement. L’article 17 du règlement ouvre « le droit d’obtenir du responsable du traitement l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant », notamment lorsque « les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ». Un candidat non retenu dont le dossier est conservé au-delà de trois mois, ou un ancien locataire dont les pièces restent en base active après la clôture des comptes, entre typiquement dans ce cas. Adressez une demande écrite et précise au bailleur et, si une agence est intervenue, à l’agence elle-même, en listant les documents concernés et en exigeant la confirmation écrite de leur suppression, y compris chez les éventuels destinataires. Le responsable doit vous répondre sans retard injustifié, et au plus tard dans un délai d’un mois, avec une possibilité de prolongation en cas de demande complexe. Réclamez un accusé de réception et conservez la preuve de l’envoi : sans ces traces, une action ultérieure sera fragilisée.

L’expérience des prétoires montre que les droits se perdent quand on agit trop tard ou sans preuve. Le tribunal judiciaire de Paris, le 13 février 2025, a débouté un demandeur qui réclamait l’accès à des données collectées plus de vingt ans auparavant lors d’un stage de six mois : le tribunal a relevé que le délai légal de conservation du registre du personnel était dépassé depuis longtemps, que l’entreprise indiquait ne plus détenir aucune donnée et qu’« il n’est versé aux débats aucun élément de preuve rendant plausible » une conservation. Transposée au dossier de location, la leçon est nette : exercez vos droits pendant que les données existent encore, par écrit, en visant des documents précis, et gardez copie de tout. Une demande vague, formulée des années après les faits sans le moindre indice de conservation, n’aboutit pas.

À Paris et en Île-de-France, où les dossiers se transmettent souvent par des plateformes et des messageries d’agences, mentionnez dans votre demande les canaux utilisés et exigez l’effacement sur chacun d’eux : boîte de réception de l’agence, espace candidat en ligne, pièces transférées au propriétaire. Si l’agence vous oppose qu’elle a transmis votre dossier au bailleur, demandez-lui l’identité des destinataires : le responsable du traitement doit pouvoir vous indiquer à qui vos données ont été communiquées, et votre demande d’effacement doit suivre cette chaîne.

B. Faire sanctionner la pratique et obtenir réparation : préfet, CNIL et juge

Face à une pièce interdite exigée ou à des données indûment conservées, commencez par une mise en demeure écrite adressée au bailleur et à l’agence, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courriel avec preuve de dépôt. Rappelez la liste fermée, identifiez le document interdit réclamé, exigez la destruction des copies déjà transmises et la confirmation écrite de cette destruction sous un délai que vous fixez, par exemple quinze jours. Joignez la liste des pièces que l’agence vous avait demandées et vos messages antérieurs. Cette mise en demeure n’est pas une formalité : elle prouve que le professionnel persistait en connaissance de cause s’il maintient sa demande, et elle conditionne la crédibilité de vos démarches devant la CNIL, le préfet et le juge.

Le manquement à la liste des pièces relève d’une sanction administrative spécifique. L’article 22-2 prévoit que « Les manquements au présent article sont punis d’une amende administrative, prononcée par le représentant de l’Etat dans le département, dont le montant ne peut être supérieur à 3 000 € pour une personne physique et à 15 000 € pour une personne morale », avec une amende proportionnée à la gravité des faits, qui « ne peut être prononcée plus d’un an à compter de la constatation des faits » et seulement après que l’intéressé a pu présenter ses observations. Le décret précise la procédure : le préfet informe le bailleur des faits reprochés et du montant envisagé, « L’intéressé est mis à même de présenter ses observations dans le délai de deux mois », puis le préfet peut émettre un titre de perception recouvré comme une créance publique. Concrètement, signalez les faits au préfet du département du logement, avec vos preuves, dans l’année de la demande illicite : à Paris, où les agences traitent des volumes importants de dossiers, un signalement documenté a d’autant plus de poids.

Parallèlement, le volet protection des données relève de la CNIL. Vous pouvez adresser une plainte à la CNIL, notamment quand l’agence a collecté des documents interdits, les a conservés au-delà des durées du référentiel ou n’a pas répondu à votre demande d’accès ou d’effacement. Joignez votre demande initiale, la mise en demeure et les réponses reçues : la Commission apprécie d’autant mieux le dossier qu’il montre une démarche préalable restée sans effet. La plainte peut conduire à des mesures correctrices et, en cas de manquements caractérisés, à des sanctions. Elle n’exclut ni le signalement au préfet, qui sanctionne la violation de la liste des pièces, ni l’action en justice, qui répare votre préjudice : les trois voies se complètent, car elles ne sanctionnent pas les mêmes fautes.

Devant le juge, vous pouvez demander l’injonction de cesser la pratique et de supprimer les données, ainsi que la réparation de votre préjudice. Le fondement européen est l’article 82 du règlement : « Toute personne ayant subi un dommage matériel ou moral du fait d’une violation du présent règlement a le droit d’obtenir du responsable du traitement ou du sous-traitant réparation du préjudice subi. » La Cour de cassation, chambre sociale, le 24 juin 2026, a précisé le régime de cette réparation : « la simple violation du règlement général sur la protection des données n’ouvre pas, à elle seule, droit à réparation », et le demandeur doit établir un dommage matériel ou moral causé par la violation. En contrepartie, aucune gravité minimale n’est exigée, et la réparation « doit permettre de compenser intégralement le préjudice concrètement subi du fait de la violation de ce règlement, et non une fonction punitive ». Documentez donc votre préjudice réel : temps passé à constituer un nouveau dossier après un refus fondé sur une pièce interdite, candidatures perdues, anxiété liée à la circulation de vos relevés bancaires ou de votre pièce d’identité, démarches de sécurisation de vos comptes. Plus ces éléments sont datés et chiffrés, plus le juge peut les indemniser, sur le fondement de l’article 82 combiné avec l’article 1240 du code civil.

Saisissez le tribunal judiciaire du lieu de la situation de l’immeuble ou du domicile du défendeur, avec un dossier ordonné : annonce et liste des pièces exigées, échanges avec l’agence, mise en demeure et accusé de réception, demande d’effacement et réponse ou absence de réponse, plainte CNIL et signalement préfectoral. Demandez au juge d’enjoindre la suppression sous astreinte et de condamner le responsable à des dommages et intérêts. Chaque situation dépend toutefois des pièces réellement exigées, des preuves conservées et des délais : une demande tardive ou indocumentée fragilise l’action, comme l’a montré le jugement parisien de 2025, tandis qu’un dossier écrit, daté et complet donne au juge les moyens d’ordonner et d’indemniser les moyens d’ordonner et d’indemniser.

En résumé, ne transmettez avant la visite que votre identité, vos coordonnées et vos critères de recherche ; après la visite, limitez-vous aux pièces de la liste et refusez par écrit tout document interdit, en proposant la pièce autorisée correspondante ; exigez l’effacement dès que la finalité est épuisée, et au plus tard passé trois mois si votre candidature n’a pas été retenue ; puis, en cas de résistance, combinez mise en demeure, plainte CNIL, signalement au préfet dans l’année et action en justice documentée. Ces réflexes valent pour chaque dossier, à Paris comme ailleurs, et ils se cumulent sans s’exclure.

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