En juin et juillet, beaucoup de locations se terminent vite : mutation, stage, fin d’année universitaire, séparation, nouveau bail à signer. Dans cette précipitation, un détail provoque pourtant des litiges très concrets : l’état des lieux de sortie n’est pas remis au locataire, il est envoyé plusieurs jours après, ou il est modifié après la remise des clés.
Le risque est immédiat. Sans document fiable, le bailleur peut retenir tout ou partie du dépôt de garantie en invoquant des dégradations. Le locataire, lui, peut se retrouver sans preuve claire pour récupérer la caution, contester des travaux ou faire courir les pénalités de retard.
La règle utile tient en une phrase : l’état des lieux de sortie doit être établi au moment de la restitution des clés, contradictoirement, dans les mêmes formes et en autant d’exemplaires que de parties. Si ce cadre n’est pas respecté, il faut réagir vite, par écrit, et reconstruire la preuve.
L’état des lieux de sortie doit être remis au moment des clés
L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que l’état des lieux est établi lors de la remise et de la restitution des clés, contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté. Le texte ajoute qu’il doit être établi dans les mêmes formes et en autant d’exemplaires que de parties.
Concrètement, le locataire ne doit pas repartir avec une simple promesse d’envoi. Il doit pouvoir vérifier ce qui est écrit, signer uniquement ce qu’il accepte, conserver son exemplaire, et noter ses réserves si le document ne reflète pas l’état réel du logement.
Le site officiel Service-Public rappelle aussi que l’état des lieux de sortie sert à comparer l’état du logement au départ avec l’état constaté à l’entrée. Cette comparaison est décisive pour savoir si une retenue sur le dépôt de garantie est justifiée.
Si l’agence ou le propriétaire utilise une tablette, le principe reste le même : le locataire doit recevoir son exemplaire. Le support peut être numérique, mais il ne doit pas empêcher la vérification ni permettre une modification unilatérale après signature.
Que faire si le document n’est pas remis immédiatement ?
Le premier réflexe consiste à écrire le jour même. Un SMS seul est trop fragile ; il faut idéalement envoyer un courriel, puis une lettre recommandée si le document n’arrive pas rapidement.
Le message doit rester simple :
- rappeler la date et l’heure de la restitution des clés ;
- indiquer que l’état des lieux de sortie n’a pas été remis sur place ;
- demander l’envoi immédiat de l’exemplaire signé ou du projet soumis à signature ;
- contester par avance toute modification non validée ;
- joindre, si possible, des photos datées du logement vide, des compteurs et des clés remises.
Il faut aussi conserver la preuve de remise des clés : reçu, courriel de l’agence, message du bailleur, dépôt en agence, accusé de réception ou procès-verbal de commissaire de justice.
Cette étape paraît formelle, mais elle change la suite. En cas de litige, le juge cherchera à savoir qui a empêché l’établissement contradictoire de l’état des lieux et quelles preuves existent réellement.
Le bailleur peut-il retenir le dépôt de garantie sans état des lieux fiable ?
Le dépôt de garantie ne peut pas devenir une réserve automatique au profit du bailleur. Il sert à couvrir les sommes dues par le locataire, mais les retenues doivent être justifiées.
L’article 22 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai maximal d’un mois lorsque l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée. Le délai est de deux mois lorsque l’état des lieux de sortie fait apparaître des différences. À défaut de restitution dans les délais, le solde dû au locataire est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle commencée en retard, sauf si le locataire n’a pas transmis sa nouvelle adresse.
En pratique, le bailleur doit donc pouvoir expliquer la retenue :
- différence précise entre l’entrée et la sortie ;
- dégradation imputable au locataire, et non simple vétusté ;
- devis ou facture cohérent avec le dommage ;
- répartition correcte si le logement est en copropriété ;
- restitution du solde non contesté.
Une facture générale de nettoyage, un devis de peinture intégrale ou une liste de griefs non reliée à l’état des lieux ne suffit pas toujours. La vétusté doit être prise en compte : un mur marqué par l’usage normal après plusieurs années de bail ne se traite pas comme une dégradation volontaire.
État des lieux unilatéral : attention à la valeur de preuve
Si l’état des lieux n’a pas pu être établi amiablement, la loi prévoit une solution : le recours à un commissaire de justice, à l’initiative de la partie la plus diligente. Les parties doivent être avisées au moins sept jours à l’avance par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, et les frais sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire.
Le problème naît souvent quand le propriétaire établit seul un document après le départ du locataire, parfois avec des photos prises hors présence du locataire. Ce document peut être produit dans un dossier, mais il n’a pas la même force qu’un état des lieux contradictoire ou qu’un constat établi dans les règles.
La jurisprudence récente va dans ce sens. Dans un jugement du tribunal judiciaire d’Orléans du 21 mai 2026, le juge rappelle qu’un état des lieux de sortie établi unilatéralement par le bailleur, sans recours à un commissaire de justice, ne permet pas nécessairement de retenir le dépôt de garantie lorsque le départ et la remise des clés pouvaient être organisés contradictoirement. Dans d’autres décisions récentes, les juges insistent sur la comparaison entre l’état des lieux d’entrée, l’état des lieux de sortie, les devis, les factures et la preuve d’une dégradation réellement imputable au locataire.
Le point pratique est clair : si le bailleur veut opposer une dégradation, il doit construire une preuve sérieuse. Si le locataire veut récupérer son dépôt, il doit contester vite et montrer que le document tardif ou non signé ne reflète pas un constat contradictoire.
État des lieux signé, mais non remis : faut-il contester ?
Oui, si le locataire n’a pas reçu son exemplaire ou si le document transmis ensuite diffère de ce qui a été signé.
La contestation doit être ciblée. Il ne suffit pas d’écrire « je conteste tout ». Il faut identifier les points litigieux :
- une mention ajoutée après signature ;
- une pièce cochée comme dégradée alors qu’elle ne l’était pas ;
- une réserve orale non reprise dans le document ;
- une photo qui ne correspond pas à la date de sortie ;
- un devis disproportionné ;
- une retenue pour vétusté ou entretien normal ;
- une retenue pour charges sans régularisation.
Si le document numérique a été signé sur tablette, le locataire peut demander le fichier horodaté, l’exemplaire signé et toute annexe photographique. Si l’agence refuse ou tarde, cela doit être écrit dans la mise en demeure.
Modèle de première mise en demeure
Le courrier peut être court :
Madame, Monsieur,
J’ai restitué les clés du logement situé [adresse] le [date]. Aucun exemplaire de l’état des lieux de sortie ne m’a été remis lors de cette restitution / l’exemplaire transmis le [date] ne correspond pas aux constatations faites sur place.
Je vous mets en demeure de me transmettre sous huit jours l’exemplaire signé, non modifié, de l’état des lieux de sortie, ainsi que les photographies ou annexes que vous entendez invoquer.
Je conteste toute retenue sur mon dépôt de garantie qui ne serait pas justifiée par une comparaison contradictoire entre l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie, un justificatif précis et la prise en compte de la vétusté.
À défaut de restitution du dépôt de garantie dans le délai légal, je solliciterai le remboursement du solde dû, la majoration prévue par l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989 et, si nécessaire, la saisine de la commission départementale de conciliation ou du juge des contentieux de la protection.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Commission de conciliation ou juge : quel recours choisir ?
Le locataire peut d’abord saisir la commission départementale de conciliation. C’est souvent utile lorsque le litige porte sur la restitution du dépôt de garantie, les retenues, l’état des lieux ou les réparations locatives. La démarche peut permettre de débloquer un remboursement sans audience.
Mais si le bailleur ne répond pas, si le montant est important, ou si l’agence a clairement modifié le document après coup, il faut envisager une saisine du juge des contentieux de la protection. La demande peut porter sur :
- la restitution du dépôt de garantie ;
- les pénalités de retard ;
- le remboursement de retenues injustifiées ;
- des dommages-intérêts si le comportement du bailleur ou du mandataire a causé un préjudice distinct ;
- les frais exposés pour faire constater l’état du logement.
Le dossier doit être chronologique : bail, état des lieux d’entrée, congé, preuve de remise des clés, échanges, photos, état des lieux de sortie reçu, devis, facture, mise en demeure, justificatif de la nouvelle adresse.
Paris et Île-de-France : une preuve encore plus importante
À Paris et en Île-de-France, les litiges de sortie sont fréquents parce que les relocations sont rapides. Un bailleur peut vouloir relouer immédiatement, une agence peut enchaîner les visites, et le locataire peut quitter la région ou signer un autre bail dans l’urgence.
Il faut donc éviter les sorties « à la confiance ». Le jour de l’état des lieux, le locataire doit venir avec son état des lieux d’entrée, prendre des photos larges et détaillées, photographier les compteurs, demander un reçu de clés, et exiger son exemplaire avant de quitter les lieux.
Si le bailleur annonce qu’il enverra le document plus tard, il faut écrire immédiatement depuis le logement ou juste après le rendez-vous. Si la somme retenue est élevée, la discussion amiable ne doit pas durer des mois : les délais de restitution et les pénalités courent, mais la preuve se dégrade vite.
Ce qu’il faut retenir
Un état des lieux de sortie non remis n’est pas un simple incident administratif. C’est souvent le point de départ d’une retenue abusive sur dépôt de garantie.
Le locataire doit surtout vérifier quatre choses : la remise immédiate d’un exemplaire, la cohérence avec l’état des lieux d’entrée, la justification des retenues et le respect du délai de restitution. Le bailleur, de son côté, doit comprendre qu’une retenue solide suppose une preuve contradictoire, datée et proportionnée.
Quand le document manque, arrive trop tard ou change après signature, il faut contester par écrit, demander les pièces, mettre en demeure, puis choisir entre conciliation et action judiciaire selon le montant et la mauvaise foi apparente.
Sources utiles : article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989, décret du 30 mars 2016 sur l’état des lieux et la vétusté, fiche Service-Public sur l’état des lieux de sortie.
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À Paris et en Île-de-France, une vérification rapide du bail, de l’état des lieux et des justificatifs permet souvent d’éviter une retenue injustifiée ou de préparer une demande de restitution.
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