La régularisation annuelle des charges locatives revient souvent au moment où le bailleur reçoit les comptes de copropriété approuvés. En juin, beaucoup de locataires découvrent un solde à payer plusieurs mois après la fin de l’année, parfois après leur départ du logement, avec un simple montant global et peu d’explications.
Le réflexe ne doit pas être de payer sans contrôle. Le réflexe inverse ne doit pas non plus être de bloquer toute somme. Les charges locatives obéissent à une méthode précise : seules les charges récupérables peuvent être réclamées, elles doivent être justifiées, les provisions déjà versées doivent être déduites, et le locataire peut demander les pièces qui expliquent le calcul.
La question pratique est donc simple : le solde réclamé correspond-il à des charges récupérables, calculées sur la bonne période, avec le bon mode de répartition et les bons justificatifs ?
Ce que le bailleur peut régulariser
Les charges récupérables sont des sommes accessoires au loyer. L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit qu’elles sont exigibles sur justification, en contrepartie de services liés à l’usage du logement, de dépenses d’entretien courant, de menues réparations sur les parties communes ou d’impositions correspondant à des services dont le locataire profite directement.
Le bailleur ne peut donc pas transformer n’importe quelle dépense en charge locative. Les gros travaux de copropriété, les honoraires de syndic non récupérables, les frais de procédure, les dépenses de structure de l’immeuble ou les charges qui relèvent de la propriété du bien ne doivent pas être refacturés au locataire.
La liste de référence est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. On y trouve notamment certaines dépenses d’ascenseur, d’eau froide, d’eau chaude, de chauffage collectif, d’entretien des parties communes, d’espaces extérieurs, d’hygiène ou de taxes comme l’enlèvement des ordures ménagères lorsque les conditions sont réunies.
Lorsque le bail prévoit des provisions sur charges, la régularisation consiste à comparer les provisions déjà payées par le locataire avec les dépenses récupérables réellement supportées par le bailleur.
Si les provisions sont insuffisantes, le bailleur peut réclamer un complément.
Si les provisions dépassent les dépenses réelles, le bailleur doit restituer le trop-perçu.
Le tableau de contrôle à refaire avant de payer
Le calcul doit être repris poste par poste. Un total global ne suffit pas à vérifier une régularisation.
| Poste à contrôler | Question à poser | Pièce utile |
|---|---|---|
| Période réclamée | L’année ou les mois correspondent-ils à votre occupation réelle ? | Bail, congé, état des lieux de sortie |
| Provisions déjà payées | Toutes les provisions mensuelles ont-elles été déduites ? | Quittances, relevés bancaires, décompte locatif |
| Nature des charges | Le poste est-il récupérable selon le décret de 1987 ? | Décompte de copropriété, facture, taxe foncière |
| Répartition | Le calcul correspond-il au lot loué et aux tantièmes applicables ? | Appel de charges, règlement de copropriété, mode de répartition |
| Justificatifs | Le bailleur met-il les pièces à disposition ? | Factures, contrat d’entretien, relevé d’eau, décompte syndic |
| Solde final | Le montant demandé correspond-il au total réel moins les provisions ? | Tableau récapitulatif du bailleur ou calcul refait |
Ce tableau permet d’identifier les erreurs fréquentes : une taxe foncière refacturée au lieu de la seule taxe d’enlèvement des ordures ménagères, une dépense de travaux imputée au locataire, une consommation d’eau sans relevé, une période postérieure au départ, ou une régularisation qui oublie plusieurs mois de provisions déjà payées.
Les justificatifs que le locataire peut demander
Un mois avant la régularisation, le bailleur doit communiquer au locataire un décompte par nature de charges. Dans un immeuble collectif, il doit aussi indiquer le mode de répartition entre les locataires et, le cas échéant, les informations relatives au chauffage collectif et à l’eau chaude sanitaire.
Pendant les six mois qui suivent l’envoi du décompte, les pièces justificatives doivent être tenues à disposition du locataire dans des conditions normales. Depuis le 1er septembre 2015, le locataire peut aussi demander un récapitulatif des charges du logement par voie dématérialisée ou postale.
La nuance est importante. Le bailleur n’a pas toujours l’obligation d’envoyer spontanément toutes les factures. En revanche, il doit permettre au locataire de vérifier la réalité et la nature des charges. Si le bailleur réclame un solde sans décompte clair, sans mode de répartition et sans accès aux justificatifs, le paiement peut être contesté.
La demande doit être écrite. Elle doit viser les postes litigieux et demander les pièces correspondantes : décompte annuel de copropriété, relevés de consommation, facture d’eau, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, contrat d’entretien, facture d’ascenseur ou détail des charges de gardiennage.
Il faut éviter une contestation vague. Une lettre efficace ne dit pas seulement « les charges sont abusives ». Elle dit : « je vous demande le décompte par nature de charges, le mode de répartition, les justificatifs de la TEOM, les relevés d’eau et le détail du poste entretien pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2025 ».
Régularisation tardive : peut-on réclamer après plusieurs années ?
Le bailleur peut réclamer une dette de charges dans la limite de la prescription applicable aux dettes locatives. Service-Public rappelle que le propriétaire peut récupérer les charges et loyers impayés pendant trois ans, y compris après le départ du locataire. Le même délai joue au profit du locataire qui a payé trop de charges et veut obtenir un remboursement.
Cela ne signifie pas que toute régularisation tardive doit être payée immédiatement et sans discussion.
L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que lorsque la régularisation des charges n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième s’il en fait la demande.
En pratique, si le bailleur réclame en 2026 un solde ancien qui aurait dû être régularisé plus tôt, le locataire peut demander un étalement par douzième lorsque les conditions sont réunies. Il peut aussi contrôler la prescription, la période, les provisions déjà versées et les justificatifs.
Le départ du logement ne supprime pas automatiquement la possibilité de régulariser. Mais il impose un contrôle plus strict, car le locataire n’a souvent plus accès aux documents, ne reçoit plus les courriers ordinaires et peut découvrir la demande au moment où le bailleur retient une partie du dépôt de garantie.
Peut-on refuser de payer une régularisation sans justificatifs ?
Il faut distinguer les provisions mensuelles et le solde de régularisation.
Les provisions prévues au bail restent dues tant qu’elles n’ont pas été remises en cause. Elles servent d’acompte sur les charges futures. Le locataire prend un risque s’il arrête brutalement de les payer.
Le solde de régularisation, en revanche, doit être justifié. Si le bailleur demande un complément sans décompte par nature de charges, sans mode de répartition ou sans accès aux pièces, le locataire peut contester le solde et demander la suspension du paiement du complément tant que les documents ne sont pas produits.
La contestation doit rester proportionnée. Le locataire peut payer la partie non contestée et réserver la partie litigieuse. Il peut aussi proposer un paiement échelonné si le montant est justifié mais tardif.
Si le bailleur impute immédiatement le solde sur le dépôt de garantie, le locataire doit demander le détail des retenues. La retenue doit être justifiée. Un montant forfaitaire, une estimation non expliquée ou une ligne « charges » sans détail ne permet pas de contrôler la dette.
Que faire en cas de désaccord ?
La première étape consiste à demander les pièces par écrit. Le courrier doit rappeler le logement concerné, la période, le montant réclamé, les postes contestés et les documents demandés.
La deuxième étape consiste à refaire le calcul dans un tableau simple : dépenses récupérables justifiées, quote-part du lot, provisions déjà versées, solde restant dû ou trop-versé.
La troisième étape consiste à répondre au bailleur. Si le solde est faux, il faut expliquer pourquoi. Si le solde est juste mais tardif, il faut demander l’étalement lorsque la loi le permet. Si les pièces ne sont pas communiquées, il faut maintenir la contestation du complément.
En cas de blocage, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation lorsque le litige relève de sa compétence. Si la conciliation échoue ou si l’enjeu impose une décision, le juge des contentieux de la protection peut être saisi.
Le bailleur peut lui aussi saisir le juge s’il estime que le locataire refuse de payer une dette justifiée. Dans ce cas, il devra produire un dossier clair : bail, décompte, justificatifs, mode de répartition, provisions et calcul du solde.
Paris et Île-de-France : les points à surveiller
À Paris et en Île-de-France, les litiges de charges locatives concernent souvent les immeubles collectifs, les logements en copropriété, les colocations, les locations meublées et les changements de locataire en cours d’année.
Le premier point à surveiller est la période d’occupation. Un locataire parti en cours d’année ne doit pas supporter les charges de toute l’année sans prorata lorsque la dépense est rattachée à son occupation réelle.
Le deuxième point est la taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Le bailleur doit isoler le montant récupérable. Il ne peut pas refacturer toute la taxe foncière.
Le troisième point est l’eau. En l’absence de compteur individuel ou de relevé clair, le mode de répartition doit être vérifié.
Le quatrième point est le chauffage collectif. Le décompte doit permettre de comprendre la consommation et la répartition. Une hausse brutale peut être justifiée par les prix de l’énergie, mais elle doit tout de même être documentée.
Le cinquième point est la gestion par agence. L’agence peut envoyer le décompte, mais le bailleur reste tenu de justifier les charges récupérées.
Les pièces à réunir avant de consulter
Le dossier doit être préparé avant toute contestation sérieuse.
Il faut réunir le bail, les avenants, les quittances, les relevés bancaires, le congé, l’état des lieux de sortie, le décompte de charges reçu, les échanges avec le bailleur ou l’agence, les appels de charges de copropriété si vous les avez, le justificatif de taxe d’enlèvement des ordures ménagères et toute preuve de paiement.
Pour un locataire, l’objectif est de démontrer que le solde réclamé n’est pas justifié, qu’il est mal calculé, prescrit, tardif sans étalement, ou qu’il comprend des charges non récupérables.
Pour un bailleur, l’objectif est inverse : prouver que chaque poste est récupérable, que le mode de répartition est exact, que les provisions ont bien été déduites et que les justificatifs sont accessibles.
Une régularisation bien préparée se règle souvent sans procédure. Une régularisation opaque devient rapidement un contentieux de preuve.
Sources utiles
L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 fixe les règles de justification, de régularisation annuelle, de communication du décompte et de mise à disposition des pièces : article 23 de la loi du 6 juillet 1989.
Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixe la liste des charges récupérables : décret n° 87-713 sur Légifrance.
Service-Public présente les règles de régularisation, de prescription et de justificatifs : charges à payer par le locataire et prescription des dettes de loyers ou charges.
Pour un sujet voisin, vous pouvez aussi consulter notre article sur les charges de copropriété et la régularisation des charges locatives, ainsi que la page du cabinet consacrée à l’avocat en droit immobilier à Paris.
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À Paris et en Île-de-France, l’analyse peut intégrer le bail, le décompte de copropriété, les relevés d’eau, la TEOM, le chauffage collectif, la restitution du dépôt de garantie et les échanges avec l’agence.
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