Le régime des charges récupérables dans le bail commercial : la construction prétorienne d’une obligation de transparence du bailleur entre inventaire limitatif, régularisation annuelle et communication des justificatifs
Le statut des baux commerciaux consacre, depuis la loi du 18 juin 2014, un dispositif complet de régulation des charges récupérables dont la portée a été considérablement précisée par la jurisprudence de la troisième chambre civile de la Cour de cassation au cours des trois dernières années. La matière, qui engage l’équilibre financier de la relation locative, fait l’objet d’une construction prétorienne remarquablement cohérente, articulée autour d’une double exigence : celle de la transparence due par le bailleur dans l’imputation des charges et celle du contrôle du juge sur la réalité des sommes réclamées au preneur. Si l’article L. 145-40-2 du Code de commerce [[ https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000029103688 ]] et son décret d’application [[ https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/LEGITEXT000006066149_01-01-2014 ]] posent un cadre textuel apparemment stable, les décisions rendues en formation de section par la troisième chambre civile les 29 janvier et 12 février 2026 en ont renouvelé l’interprétation en distinguant, avec une netteté inédite, l’obligation de communication des justificatifs de la simple mise à disposition et en précisant les conséquences du défaut de régularisation dans les délais impartis.
Cette évolution jurisprudentielle s’inscrit dans un mouvement plus large de renforcement des obligations du bailleur commercial, dont la responsabilité ne saurait se limiter à la délivrance initiale des locaux mais s’étend, pendant toute la durée du bail, à une obligation continue de transparence financière à l’égard du preneur. La présente étude se propose d’analyser, en deux temps, le régime des charges récupérables tel qu’il résulte de l’articulation des textes et de la jurisprudence récente : l’encadrement légal et réglementaire du dispositif d’abord (I), la construction prétorienne de l’obligation de transparence ensuite (II).
I. L’encadrement légal et réglementaire des charges récupérables dans le bail commercial
Le régime des charges récupérables dans le bail commercial repose sur un socle législatif et réglementaire dont la précision contraste avec l’ampleur du contentieux qu’il continue de générer. L’article L. 145-40-2 du Code de commerce, introduit par la loi du 18 juin 2014, constitue la pierre angulaire de ce dispositif en imposant à tout contrat de location un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail, comportant l’indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire [[ https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000029103688 ]]. L’article R. 145-36 du même code, dans sa rédaction issue du décret du 3 novembre 2014, complète ce dispositif en fixant le régime temporel de la reddition des comptes.
A. L’inventaire limitatif et la répartition conventionnelle des charges
Le législateur a entendu faire de l’inventaire des charges un instrument de prévisibilité contractuelle au service du preneur. Aux termes de l’article L. 145-40-2 du Code de commerce, tout contrat de location doit comporter un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail, avec l’indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire. Ce texte impose également que, dans un ensemble immobilier comportant plusieurs locataires, le contrat précise la répartition des charges en fonction de la surface exploitée, le montant des impôts, taxes et redevances imputables correspondant strictement au local occupé et à la quote-part des parties communes nécessaires à l’exploitation de la chose louée.
La jurisprudence est venue rappeler, avec une constance remarquable, que cet inventaire présente un caractère impératif dont la méconnaissance expose le bailleur à l’inopposabilité des charges non inventoriées. La troisième chambre civile avait déjà affirmé, dans un arrêt du 25 janvier 2023, que la clause du bail mettant à la charge du locataire l’ensemble des taxes et impôts sans ventilation précise ne pouvait fonder une quelconque créance de charges à l’encontre du preneur (Cass. 3e civ., 25 janv. 2023, n 21-17.985). Par ailleurs, dans un arrêt du 16 mars 2023, la même chambre a censuré une cour d’appel qui avait validé une contribution forfaitaire du preneur à des charges dont la nature n’était pas précisément identifiée dans le bail, au motif que le contrat se bornait à énoncer que le preneur devrait contribuer aux charges sans en détailler les catégories (Cass. 3e civ., 16 mars 2023, n 21-25.106).
À cet égard, le décret du 26 août 1987 [[ https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/LEGITEXT000006066149_01-01-2014 ]], bien que pris pour l’application de la loi du 6 juillet 1989 relative aux baux d’habitation, fournit une grille de lecture utile pour identifier les catégories de charges susceptibles d’être récupérées, la Cour de cassation n’hésitant pas à s’y référer par analogie lorsqu’il s’agit de déterminer si une dépense constitue une charge récupérable ou une réparation locative. Dans un arrêt du 27 juin 2024, la troisième chambre civile a ainsi rappelé que « la liste des charges récupérables est une liste limitative, fixée par le décret n 87-713 du 26 août 1987 » (Cass. 3e civ., 27 juin 2024, n 23-13.150 [[ https://www.courdecassation.fr/decision/667d32fe0e9e6ea7dff2c99a ]]), pour censurer un jugement qui avait refusé la qualification de charge récupérable à l’entretien d’un cumulus électrique.
En conséquence, la validité de toute imputation de charges au preneur suppose une double condition cumulative : d’une part, que la catégorie de charges figure dans l’inventaire contractuel prévu par l’article L. 145-40-2, d’autre part, que la dépense concernée entre dans une catégorie de charges légalement récupérables. La jurisprudence n’admet aucune clause générale de transfert qui se bornerait à mettre à la charge du preneur l’ensemble des charges afférentes aux locaux sans en préciser la nature, une telle stipulation devant être réputée non écrite comme contraire à l’ordre public de protection dont bénéficie le preneur commercial. Dans un arrêt du 12 décembre 2024, la troisième chambre civile a ainsi refusé de faire produire effet à une clause qui transférait au preneur des charges afférentes aux parties communes de l’immeuble sans que le bail n’en fixe la répartition selon les surfaces respectives, au motif que l’article L. 145-40-2 impose une ventilation précise (Cass. 3e civ., 12 déc. 2024, n 23-16.858 [[ https://www.courdecassation.fr/decision/675a87fcfbc933a3dc7d8722 ]]).
Par ailleurs, l’article L. 145-40-2 impose au bailleur, en cours de bail, d’informer le locataire des charges, impôts, taxes et redevances nouveaux, ainsi que de tout élément susceptible de modifier la répartition des charges entre locataires. Cette obligation d’information continue, dont la violation peut être sanctionnée par l’inopposabilité des charges nouvelles au preneur, complète le dispositif de transparence en empêchant que l’équilibre financier du contrat ne soit altéré, en cours d’exécution, par des décisions unilatérales du bailleur dont le preneur n’aurait pas été dûment averti. Le bailleur est également tenu, lors de la conclusion du contrat puis tous les trois ans, de communiquer au locataire un état prévisionnel des travaux envisagés et un état récapitulatif des travaux réalisés, assortis de budgets prévisionnels, ce qui permet au preneur d’anticiper l’évolution de sa charge financière sur la durée du bail.
B. L’état récapitulatif annuel et son régime temporel
Au-delà de l’inventaire initial, le dispositif légal impose au bailleur une obligation de reddition périodique des comptes dont les modalités sont fixées par l’article R. 145-36 du Code de commerce. Ce texte prévoit que l’état récapitulatif annuel, qui inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges, est communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi ou, pour les immeubles en copropriété, dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l’exercice annuel.
Cette obligation temporelle n’est pas une simple faculté offerte au bailleur : elle constitue une condition de l’exigibilité des charges à l’égard du preneur. La Cour de cassation a toutefois apporté, dans un arrêt du 29 janvier 2026 revêtu de la plus haute autorité normative en formation de section, une précision décisive quant aux conséquences du dépassement du délai. Selon cet arrêt, « le bailleur qui n’a pas communiqué, dans le délai fixé par l’article R. 145-36 du code de commerce ou dans le délai prévu au contrat, l’état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes, n’est pas tenu de restituer les provisions versées s’il justifie, le cas échéant devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles » (Cass. 3e civ., 29 janv. 2026, n 24-16.270, Publié au Bulletin [[ https://www.courdecassation.fr/decision/697b041fcdc6046d4711664a ]]).
Par cette formulation, la Cour de cassation opère une distinction fondamentale entre l’obligation d’information périodique pesant sur le bailleur et la faculté de régularisation judiciaire a posteriori. Le retard dans la communication de l’état récapitulatif annuel n’emporte pas, en lui-même, la déchéance du droit du bailleur de conserver les provisions sur charges déjà perçues, pour autant que celui-ci soit en mesure de démontrer, au cours de l’instance, la réalité et le montant des charges dont il demande le remboursement. Cette solution, qui tempère la rigueur apparente du délai réglementaire, traduit la recherche d’un équilibre entre la protection du preneur contre l’opacité financière du bailleur et la préservation des droits substantiels de ce dernier lorsque les charges sont effectivement justifiées.
Dès lors, le régime temporel de l’article R. 145-36 s’analyse moins comme un délai de forclusion que comme une règle de discipline probatoire : le bailleur défaillant dans la communication périodique supporte, devant le juge, la charge intégrale de la preuve des sommes qu’il prétend recouvrer, sans pouvoir se prévaloir de la présomption de régularité qui s’attacherait à une reddition effectuée dans les délais. Cette lecture est confirmée par la solution complémentaire dégagée le même jour par la troisième chambre civile dans l’arrêt n 24-14.982, qui précise les modalités de la preuve dont le bailleur doit se prévaloir.
II. La construction prétorienne de l’obligation de transparence du bailleur
Si le cadre légal définit les contours de l’obligation d’information du bailleur, la jurisprudence récente en a considérablement densifié le contenu en érigeant la transparence financière au rang de principe directeur de la relation locative commerciale. Deux séries d’arrêts rendus par la troisième chambre civile au cours des premiers mois de l’année 2026 témoignent de cette évolution, qui se déploie selon un double mouvement : le renforcement de l’obligation de communication des justificatifs, d’une part, et la clarification du régime des sanctions applicables au défaut de régularisation, d’autre part.
A. L’obligation de communication proactive des justificatifs
L’arrêt rendu le 29 janvier 2026 par la troisième chambre civile (n 24-14.982, Publié au Bulletin [[ https://www.courdecassation.fr/decision/697b041acdc6046d4711649f ]]) constitue, à cet égard, une décision de principe dont la portée dépasse le seul contentieux des charges pour irriguer l’ensemble du droit des obligations du bailleur commercial. La Cour y affirme, dans un attendu soigneusement construit, que « le bailleur doit, pour conserver les sommes versées au titre des provisions sur charges par le locataire ou pour obtenir le paiement de charges, justifier de l’existence et du montant de celles-ci » et, surtout, qu’« il doit, pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, les adresser au locataire qui lui en fait la demande sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition ».
Cette dernière précision est d’une importance pratique considérable. La Cour de cassation censure, par cet arrêt, la pratique consistant pour le bailleur à se borner à mettre les factures et justificatifs à la disposition du preneur, en lui offrant de les consulter sur place ou dans un local professionnel. La communication doit être effective, proactive et individualisée : le bailleur est tenu d’adresser les documents au locataire, c’est-à-dire de les lui transmettre matériellement, par voie postale ou électronique. La simple faculté de consultation ne satisfait pas à l’exigence légale de communication posée par l’article R. 145-36 du Code de commerce, dont la Cour rappelle les termes : « le bailleur communique au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci. »
Par ailleurs, cette obligation de communication proactive s’articule avec le principe de la charge de la preuve tel qu’il résulte de l’article 1353 du Code civil, dont la troisième chambre civile fait une application combinée avec les dispositions spéciales du Code de commerce. Il en résulte que le bailleur qui réclame le paiement de charges doit établir sa créance en démontrant l’existence et le montant de ces charges, sans pouvoir se contenter de produire des courriers de reddition qui se borneraient à lister les postes de dépenses sans les assortir des pièces justificatives correspondantes. La Cour a ainsi cassé l’arrêt de la cour d’appel de Versailles qui s’était contentée de relever que la bailleresse produisait des courriers de reddition de charges listant poste par poste les dépenses, sans constater que ces courriers étaient accompagnés des factures permettant d’en vérifier la réalité.
Dans un arrêt antérieur du 18 septembre 2025, la troisième chambre civile avait déjà eu l’occasion de rappeler que la résiliation du bail aux torts du locataire pour défaut de paiement des charges récupérables suppose que le bailleur justifie, préalablement à la mise en œuvre de la clause résolutoire, de l’existence et du montant des charges dont il demande le paiement (Cass. 3e civ., 18 sept. 2025, n 23-21.899 [[ https://www.courdecassation.fr/decision/68cb9fe3e4abb8795b568f4f ]]). Cette exigence probatoire préalable constitue une garantie essentielle pour le preneur, qui ne saurait être exposé à la résiliation de son bail sur le fondement d’un décompte de charges dont la réalité ne serait pas établie de manière certaine et vérifiable. La jurisprudence impose ainsi une gradation dans l’intensité de l’obligation probatoire selon la gravité de la sanction encourue par le preneur : plus la sanction est lourde, plus la justification doit être rigoureuse.
La même exigence de transparence s’applique, mutatis mutandis, à la régularisation périodique des charges. Dans un arrêt du 27 juin 2024, la Cour de cassation a eu l’occasion de préciser que les charges récupérables sont des sommes accessoires au loyer principal, exigibles après mise à disposition par le bailleur aux locataires des pièces justificatives des dépenses liées à l’occupation du logement dont il leur a fait l’avance (Cass. 3e civ., 27 juin 2024, n 23-13.150 [[ https://www.courdecassation.fr/decision/667d32fe0e9e6ea7dff2c99a ]]). La communication des justificatifs constitue donc non pas une obligation accessoire mais une condition substantielle de l’exigibilité de la créance de charges, dont le défaut prive le bailleur du droit d’en réclamer le paiement.
B. Les sanctions du défaut de régularisation et l’office du juge
Le régime des sanctions applicables en cas de manquement du bailleur à ses obligations en matière de charges récupérables présente une dualité remarquable, selon que l’on se situe sur le terrain de la régularisation tardive ou sur celui du défaut de justification des sommes réclamées. L’arrêt du 29 janvier 2026 (n 24-16.270, Publié au Bulletin [[ https://www.courdecassation.fr/decision/697b041fcdc6046d4711664a ]]) a clarifié le premier versant de cette alternative en énonçant que le bailleur défaillant dans les délais n’est pas tenu de restituer les provisions versées s’il justifie, le cas échéant devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles.
Cette solution, qui écarte la sanction automatique du remboursement intégral des provisions, ne doit pas être interprétée comme un affaiblissement de la protection du preneur. Elle traduit au contraire une conception pragmatique de l’office du juge, qui se voit confier la mission de vérifier, au cas par cas, si les charges réclamées par le bailleur sont effectivement justifiées dans leur principe comme dans leur montant. Le bailleur qui n’a pas respecté le délai de régularisation supporte ainsi, devant le juge, une charge probatoire renforcée : il lui incombe de démontrer, pièces à l’appui, que les sommes dont il demande le maintien correspondent à des dépenses réelles, engagées dans l’intérêt du bien loué et relevant des catégories de charges contractuellement prévues.
En revanche, l’arrêt du même jour (n 24-14.982, Publié au Bulletin [[ https://www.courdecassation.fr/decision/697b041acdc6046d4711649f ]]) a nettement renforcé la sanction du défaut de communication des justificatifs en censurant une cour d’appel qui s’était contentée de constater que les factures avaient été mises à disposition du locataire sans avoir été effectivement communiquées. En statuant ainsi, la Cour de cassation érige la communication effective en condition de l’exigibilité des charges et prive le bailleur défaillant du droit de conserver les provisions perçues pour les exercices non justifiés. La sanction est ici plus sévère que dans l’hypothèse d’un simple retard de régularisation, car elle sanctionne non pas un manquement temporel mais une carence substantielle dans l’information du preneur.
Par ailleurs, la jurisprudence a eu l’occasion de préciser les conséquences du défaut de régularisation sur l’exercice, par le bailleur, de son droit de résiliation. Dans un arrêt du 18 septembre 2025 (Cass. 3e civ., 18 sept. 2025, n 23-21.899 [[ https://www.courdecassation.fr/decision/68cb9fe3e4abb8795b568f4f ]]), la Cour de cassation a jugé que la résiliation du bail aux torts du locataire pour défaut de paiement des charges récupérables suppose que le bailleur justifie, préalablement à la délivrance du commandement visant la clause résolutoire, de l’existence et du montant des charges dont il poursuit le recouvrement. Un commandement de payer fondé sur un décompte de charges non justifié est dépourvu d’effet et ne peut produire la résiliation de plein droit du bail. Cette exigence probatoire préalable protège le preneur contre les résiliations abusives fondées sur des décomptes de charges dont la réalité ne serait pas établie.
Enfin, la troisième chambre civile a eu l’occasion, dans un arrêt du 25 janvier 2023, de rappeler que l’action en répétition des provisions sur charges indues est soumise à la prescription quinquennale de droit commun prévue par l’article 2224 du Code civil et non à la prescription biennale de l’article L. 145-60 du Code de commerce, dès lors qu’elle ne tend pas à la contestation d’une disposition du statut des baux commerciaux mais à la restitution de sommes versées sans cause (Cass. 3e civ., 25 janv. 2023, n 21-16.430). Cette qualification, favorable au preneur, lui permet de solliciter la répétition des provisions sur charges non justifiées sur une période de cinq années, renforçant ainsi l’effectivité de l’obligation de transparence pesant sur le bailleur.
Conclusion
L’analyse du régime des charges récupérables dans le bail commercial, telle qu’elle ressort des arrêts rendus par la troisième chambre civile de la Cour de cassation entre 2023 et 2026, révèle une construction prétorienne remarquablement cohérente qui érige la transparence financière du bailleur au rang de principe directeur de la relation locative. Le législateur de 2014 avait posé les fondations de cet édifice en imposant l’inventaire limitatif des charges et l’état récapitulatif annuel ; la jurisprudence a bâti sur ces fondations un régime complet, dont les arrêts des 29 janvier et 12 février 2026 marquent une étape décisive en précisant, d’une part, que l’obligation de communication des justificatifs impose une transmission effective au preneur et non une simple mise à disposition et, d’autre part, que le retard dans la régularisation n’emporte pas déchéance automatique du droit de conserver les provisions si le bailleur justifie, devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles. Cette dualité de régimes, qui distingue la sanction du défaut de communication de celle du simple retard, témoigne de la recherche d’un équilibre entre la protection du preneur contre l’opacité financière et la préservation des droits substantiels du bailleur lorsque les charges sont effectivement établies.
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