La DGCCRF vient de rappeler que la date butoir des négociations commerciales n’est pas une formalité secondaire. Deux sanctions publiées sur le site du ministère de l’Économie visent des centrales d’achat pour des conventions fournisseurs signées trop tard : 33 537 615 euros contre EURELEC, centrale liée au mouvement E. Leclerc, et 5 466 064 euros contre AURA, centrale d’achats pour Intermarché, Auchan et Casino.
Le sujet concerne directement les fournisseurs, distributeurs, grossistes, centrales d’achat et directions commerciales qui négocient des produits destinés au marché français. Une convention conclue après la date limite peut déclencher une enquête, une demande de pièces, une amende administrative et une publication nominative.
La difficulté est pratique. Beaucoup d’entreprises pensent avoir sécurisé la négociation parce que le prix, les remises ou le plan d’affaires ont été discutés par courriels. Or le contrôle ne porte pas seulement sur l’existence d’un accord économique. Il porte sur la convention écrite, sa date, son périmètre, les produits concernés, les parties signataires et les pièces qui prouvent que l’accord a été conclu dans les délais.
Convention fournisseur distributeur : pourquoi la date butoir est contrôlée
Les relations commerciales entre fournisseurs et distributeurs reposent sur un formalisme précis. Les conditions de l’opération commerciale doivent être mises par écrit dans une convention qui fixe notamment les obligations réciproques, les services, les réductions de prix et les conditions de coopération commerciale.
Pour les relations concernées par les articles L. 441-3 et suivants du Code de commerce, cette convention doit être conclue dans un délai légal. Dans les sanctions publiées par la DGCCRF, l’administration reproche aux centrales d’achat de ne pas avoir signé certaines conventions avec des fournisseurs français au plus tard le 1er mars 2025.
Le risque ne se limite donc pas aux grands groupes. Une PME qui fournit une enseigne nationale peut être concernée si elle ne dispose pas d’un dossier complet. Une centrale d’achat étrangère peut également être concernée lorsque les produits sont destinés à être commercialisés en France.
La DGCCRF indique, à propos d’EURELEC, que lorsque la négociation porte sur des produits destinés à une commercialisation en France, les accords sont soumis aux règles françaises du titre IV du livre IV du Code de commerce, quel que soit le droit choisi dans le contrat.
Que risque l’entreprise en cas de convention signée trop tard ?
Le premier risque est administratif. Les agents de contrôle peuvent demander les conventions, les avenants, les dates de signature, les échanges préparatoires, les mandats de négociation et les justificatifs permettant d’identifier les produits ou services concernés.
Le deuxième risque est financier. Les sanctions récentes montrent que l’amende peut atteindre plusieurs millions d’euros lorsque les manquements sont nombreux ou concernent une organisation de négociation centralisée. Dans l’affaire EURELEC, la DGCCRF vise 70 manquements. Dans l’affaire AURA, elle vise 18 manquements.
Le troisième risque est réputationnel. La sanction peut être publiée. Le nom de l’entreprise, le montant de l’amende, le fondement juridique et le nombre de manquements deviennent accessibles aux fournisseurs, concurrents, banques, investisseurs et partenaires commerciaux.
Le quatrième risque est contractuel. Un fournisseur peut utiliser le retard de signature pour contester la relation, documenter un déséquilibre de négociation ou préparer un dossier plus large sur les pratiques commerciales de son partenaire.
Fournisseur : que vérifier avant de signer ou de poursuivre la négociation ?
Le fournisseur doit d’abord identifier le régime applicable. Tous les échanges commerciaux ne relèvent pas du même formalisme. Il faut déterminer si l’on est dans une convention fournisseur-distributeur, une convention de produits de grande consommation, une prestation de services, une relation avec une centrale d’achat ou un accord plus spécifique.
Le fournisseur doit ensuite vérifier la date réelle de conclusion. Une convention envoyée avant la date limite mais signée après peut créer un risque. Un accord de principe par courriel ne remplace pas nécessairement la convention signée. Une signature électronique doit pouvoir être datée et attribuée à la bonne personne.
Il faut aussi contrôler le périmètre de l’accord. Les produits, gammes, services de coopération commerciale, remises de fin d’année, budgets promotionnels, pénalités logistiques, conditions de règlement et obligations de référencement doivent être lisibles. Un document incomplet ou éclaté entre plusieurs supports devient plus difficile à défendre.
Enfin, le fournisseur doit conserver ses preuves. Les versions successives, courriels, accusés de réception, certificats de signature électronique, mandats, tableaux de négociation et comptes rendus doivent être archivés. Le dossier ne doit pas dépendre d’une boîte mail personnelle ou d’un fichier partagé impossible à reconstituer.
Distributeur ou centrale d’achat : comment réduire le risque de sanction DGCCRF ?
Le distributeur doit établir une cartographie des fournisseurs soumis à convention. Cette liste doit distinguer les contrats signés, les contrats en attente, les conventions incomplètes, les fournisseurs sortants et les accords conclus par une entité étrangère ou une centrale commune.
Il doit ensuite organiser une preuve de signature. La date de signature ne doit pas être une approximation. Il faut pouvoir produire le certificat, le journal d’événements, la version signée et l’identité des signataires. Une signature réalisée après la date butoir ne se corrige pas par une mention rétroactive.
La direction juridique doit aussi vérifier les délégations de pouvoirs. Dans les groupes et centrales, la personne qui signe doit avoir qualité pour engager l’entité concernée. Le mandat doit être disponible. Si plusieurs sociétés interviennent, il faut savoir laquelle négocie, laquelle achète, laquelle facture et laquelle distribue.
Le dernier point est la cohérence interne. Les conditions figurant dans la convention doivent correspondre aux données comptables et commerciales : remises appliquées, factures, avoirs, prestations réellement fournies, campagnes promotionnelles, budgets marketing et délais de paiement.
Que peut demander la DGCCRF pendant un contrôle ?
Un contrôle peut commencer par une demande documentaire. L’entreprise peut devoir produire les conventions annuelles, les avenants, les conditions générales de vente, les conditions d’achat, les échanges de négociation, les factures et les justificatifs de signature.
La DGCCRF peut aussi chercher à comprendre le circuit de décision. Qui a négocié ? Qui a validé les remises ? Qui a signé ? La centrale agit-elle pour son propre compte ou pour plusieurs enseignes ? Les produits étaient-ils destinés au marché français ? Les fournisseurs étaient-ils français ?
Le contrôle porte souvent sur une chronologie. La date du premier envoi, la date de la dernière version, la date de signature, la date d’application des conditions et la date de facturation doivent pouvoir être rapprochées. Si ces dates divergent, l’entreprise doit pouvoir l’expliquer.
Une réponse utile est structurée. Elle distingue les conventions concernées, les fournisseurs, les dates, les pièces produites, les éventuelles anomalies et les mesures de correction. Une réponse générale sur la complexité de la négociation ne suffit pas.
Les erreurs qui fragilisent le dossier
La première erreur consiste à confondre négociation terminée et convention conclue. Un accord commercial stabilisé dans les faits peut rester fragile si le document n’est pas signé dans le délai requis.
La deuxième erreur consiste à signer tardivement sans documenter l’incident. Si la date est dépassée, il faut identifier les conventions concernées, les raisons du retard, les personnes impliquées et les mesures prises. Le silence rend le dossier plus difficile.
La troisième erreur consiste à faire porter le sujet uniquement par les commerciaux. Les équipes commerciales connaissent la relation. Elles ne disposent pas toujours des réflexes probatoires nécessaires en cas de contrôle administratif.
La quatrième erreur consiste à disperser les preuves. Un courriel dans Outlook, un contrat dans DocuSign, un tableau dans SharePoint et une remise dans l’ERP ne constituent pas un dossier si personne ne peut les relier rapidement.
La cinquième erreur consiste à ignorer les centrales ou entités étrangères. La localisation de l’entité qui négocie ne suffit pas à écarter le droit français lorsque les produits sont destinés au marché français.
Comment réagir si la date butoir est déjà dépassée ?
Il faut d’abord figer la situation. Quelles conventions sont signées ? Lesquelles ne le sont pas ? Quelles signatures sont postérieures à la date limite ? Quels fournisseurs sont concernés ? Quel chiffre d’affaires est exposé ?
Il faut ensuite constituer le dossier. Pour chaque relation, l’entreprise doit conserver la dernière version de la convention, les échanges montrant l’état des négociations, les certificats de signature, les conditions générales de vente, les annexes tarifaires et les justificatifs internes.
Il faut aussi éviter les corrections artificielles. Antidater une convention, modifier un certificat, remplacer une version sans trace ou effacer les échanges crée un risque plus grave que le retard initial. Le dossier doit être assumé et expliqué.
Enfin, il faut préparer une position. Selon les cas, l’entreprise pourra soutenir que la convention n’entrait pas dans le champ du texte, que la date applicable n’était pas celle retenue, que certains fournisseurs n’étaient pas concernés ou que le nombre de manquements doit être réduit.
Fournisseur face à une centrale d’achat : quel levier pratique ?
Un fournisseur ne doit pas traiter le retard de signature comme un simple incident administratif. Il peut en faire un élément de négociation, surtout si les conditions commerciales lui sont imposées tardivement ou si la relation se dégrade.
Le premier levier est probatoire. Le fournisseur doit conserver les projets reçus, les dates d’envoi, les relances, les refus de modification, les menaces de déréférencement et les conditions finalement acceptées.
Le deuxième levier est contractuel. Si la centrale applique des remises, pénalités ou services non correctement formalisés, le fournisseur peut demander une clarification écrite et contester les déductions qui ne reposent pas sur un accord solide.
Le troisième levier est stratégique. En cas de contrôle ou de litige, un dossier daté permet de montrer que le fournisseur n’est pas à l’origine du retard, ou qu’il a subi une pression de calendrier incompatible avec une négociation équilibrée.
Paris et Île-de-France : points d’attention pour les sièges et centrales
De nombreuses directions commerciales, centrales, sièges sociaux et directions juridiques sont situés à Paris ou en Île-de-France. Cette concentration augmente la probabilité d’une organisation multi-sites : négociation au siège, validation par une centrale, facturation par une filiale, distribution par plusieurs enseignes.
Dans ce contexte, le bon réflexe est de désigner un responsable du dossier probatoire. Il doit pouvoir récupérer les conventions, les annexes, les signatures, les flux de facturation et les échanges avec les fournisseurs sans dépendre d’une seule équipe.
Les entreprises franciliennes doivent aussi anticiper les contentieux devant les juridictions commerciales et les échanges avec les autorités administratives compétentes. Un dossier clair dès le contrôle évite de découvrir les faiblesses du contrat au moment de répondre à une injonction ou à une notification de sanction.
Checklist avant de répondre à la DGCCRF
Avant toute réponse, l’entreprise doit réunir la convention signée, toutes ses annexes, la preuve de la date de signature, les versions préparatoires, les conditions générales de vente, les tableaux de négociation, les échanges de validation, les factures et les avoirs liés à la relation.
Elle doit ensuite classer les conventions par fournisseur et par date. Les retards éventuels doivent être isolés. Les conventions signées dans les délais ne doivent pas être noyées dans un dossier confus.
Elle doit enfin relire la demande de l’administration. Répondre trop largement peut exposer des difficultés inutiles. Répondre trop peu peut donner l’impression d’une obstruction. La réponse doit être complète sur les points demandés et maîtrisée sur le reste.
Sources utiles
La DGCCRF a publié la sanction EURELEC de 33 537 615 euros et la sanction AURA de 5 466 064 euros.
Les textes à vérifier sont notamment l’article L. 441-3 du Code de commerce, l’article L. 441-6 du Code de commerce et l’article L. 470-2 du Code de commerce.
Pour une approche plus large des risques commerciaux, vous pouvez consulter notre page consacrée au droit des affaires. Les délais de paiement fournisseurs et la rupture brutale des relations commerciales établies doivent aussi être vérifiés lorsque la négociation se dégrade.
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