Le 29 janvier 2026, la troisième chambre civile de la Cour de cassation a rendu deux arrêts publiés au Bulletin. Ces décisions interviennent dans un contentieux récurrent entre bailleurs et locataires-commerçants. La première impose au bailleur une obligation active de transmission des justificatifs et condamne la pratique consistant à seulement mettre les documents à disposition. La seconde précise que le retard dans la communication de l’état récapitulatif annuel ne prive pas le bailleur de son droit de régularisation. Le bailleur conserve cette possibilité dès lors qu’il justifie l’existence et le montant des charges. Ces arrêts clarifient durablement un point de procédure qui opposait les cours d’appel. Ils fournissent au commerçant locataire des moyens de défense renforcés face aux appels de charges insuffisamment justifiés.
Le cadre légal : l’inventaire des charges et l’état récapitulatif annuel
Le régime des charges locatives en bail commercial a été profondément modifié par la loi du 18 juin 2014 dite loi Pinel. L’article L. 145-40-2 du Code de commerce impose désormais un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail. Cet inventaire doit préciser la répartition entre bailleur et locataire (texte officiel). Cette disposition vise à éviter les clauses générales et les refacturations opaques.
L’article R. 145-36 du même code précise les modalités de reddition des comptes. L’état récapitulatif annuel inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges. Il est communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi. Le dernier alinéa de cet article dispose :
« Le bailleur communique au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci. »
Article 1353 du Code civil pose le principe selon lequel « celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver » (texte officiel). En matière de charges locatives, ce principe s’applique au bailleur qui réclame le paiement de charges récupérables.
L’arrêt n° 24-14.982 : une obligation active de transmission des justificatifs
Dans l’affaire ayant donné lieu à l’arrêt n° 24-14.982, le bailleur avait fourni des récapitulatifs détaillés poste par poste. Il tenait les factures à disposition du locataire, sans les lui adresser directement. La cour d’appel de Versailles avait validé cette pratique. Elle estimait que les récapitulatifs suffisaient lorsqu’ils étaient conjugués à une mise à disposition des factures. La locataire a formé un pourvoi en cassation.
La Cour de cassation a cassé et annulé en partie cet arrêt. Elle a posé le principe suivant :
« Pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés au locataire prévue par le dernier alinéa de l’article R. 145-36 du code de commerce, le bailleur doit les adresser au locataire qui lui en fait la demande sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition. »
(Cass. 3e civ., 29 janvier 2026, n° 24-14.982, décision)
Cet arrêt met fin à une pratique encore répandue. Certains bailleurs invitent le locataire à consulter les factures sur place ou via un extranet, sans les lui transmettre effectivement. La Cour impose une obligation proactive de communication. Cette obligation s’exerce dès que le locataire en fait la demande. Un simple récapitulatif, même détaillé, ne suffit plus lorsque le locataire conteste les sommes réclamées.
L’arrêt n° 24-16.270 : la tardiveté de la reddition ne prive pas le bailleur de ses droits
Dans l’affaire n° 24-16.270, le locataire réclamait le remboursement des provisions sur charges versées pour plusieurs années. Il invoquait le retard du bailleur dans la communication des états récapitulatifs annuels. Le bailleur avait communiqué ces documents en cours de procédure, au-delà du délai légal du 30 septembre. La cour d’appel avait rejeté la demande de remboursement.
La Cour de cassation a rejeté le pourvoi du locataire et confirmé la solution d’appel. Elle a énoncé :
« Le bailleur qui n’a pas communiqué, dans le délai fixé par l’article R. 145-36 du code de commerce ou dans le délai prévu au contrat, l’état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes, n’est pas tenu de restituer les provisions versées par le locataire à bail commercial s’il justifie, le cas échéant devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles. »
(Cass. 3e civ., 29 janvier 2026, n° 24-16.270, décision)
Cet arrêt distingue clairement l’obligation de forme de l’obligation de fond. Le non-respect du délai de communication de l’état récapitulatif ne constitue pas une sanction automatique entraînant la restitution des provisions. Le bailleur conserve la possibilité de justifier ses charges devant le juge, même tardivement.
Tableau récapitulatif des obligations du bailleur
| Obligation | Texte applicable | Délai | Sanction en cas de manquement |
|---|---|---|---|
| Inventaire précis et limitatif des charges | Article L. 145-40-2 C. com. | Au plus tard lors de la conclusion du bail | Clause réputée non écrite ; charges non récupérables |
| État récapitulatif annuel | Article R. 145-36 C. com. | 30 septembre de l’année N+1 | Pas de restitution automatique des provisions si charges justifiées |
| Communication des justificatifs | Article R. 145-36, dernier alinéa, C. com. | À la demande du locataire | Rejet de la demande de charges si justificatifs non transmis |
| Charge de la preuve | Article 1353 C. civ. | Lors de l’instance | Le bailleur doit prouver l’existence et le montant des charges |
Ce tableau synthétise les quatre piliers du régime des charges locatives en bail commercial depuis les arrêts du 29 janvier 2026.
Les moyens de défense du locataire-commerçant
Le locataire qui conteste des charges locatives dispose désormais d’un arsenal renforcé. Il peut exiger du bailleur la transmission effective des factures et documents justificatifs. Une simple mise à disposition sur place ou sur un portail en ligne est désormais insuffisante en cas de contestation. Le bailleur doit adresser les documents au locataire qui en fait la demande.
Le locataire peut également contester l’état récapitulatif annuel en invoquant l’absence de justificatifs. Si le bailleur ne produit pas les factures, la demande de paiement du solde de charges peut être rejetée. En revanche, le locataire ne peut plus se contenter d’invoquer le retard dans la communication de l’état récapitulatif. Le retard ne constitue pas un motif suffisant pour obtenir la restitution des provisions versées. Le locataire doit démontrer que les charges réclamées sont infondées ou excessives.
La stratégie contentieuse du locataire doit s’articuler autour de deux volets. D’abord, la demande formelle de transmission des justificatifs, assortie d’un courrier recommandé. Ensuite, la contestation sur le fond du montant des charges lorsque les factures sont communiquées.
Les particularités en Île-de-France
En Île-de-France, le contentieux des charges locatives en bail commercial est particulièrement dense. Le volume des baux commerciaux et la complexité des immeubles en copropriété expliquent cette intensité. Pour les immeubles en copropriété, l’article R. 145-36 du Code de commerce prévoit un délai spécifique. L’état récapitulatif annuel doit être communiqué dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l’exercice annuel. Ce délai, souvent méconnu, peut excéder le 30 septembre.
Les tribunaux judiciaires de Paris, Nanterre, Bobigny et Créteil connaissent régulièrement de ce contentieux. La pratique parisienne montre que les locataires-commerçants contestent fréquemment les charges de syndic, les honoraires de gestion et les travaux de rénovation énergétique. Les arrêts du 29 janvier 2026 fournissent aux juridictions d’Île-de-France un cadre clair pour trancher ces litiges.
Questions fréquentes
Le bailleur peut-il se contenter d’un récapitulatif de charges sans factures ?
Non. Depuis l’arrêt du 29 janvier 2026 (n° 24-14.982), le bailleur doit transmettre les justificatifs au locataire qui en fait la demande. Un simple récapitulatif, même détaillé, ne suffit pas si le locataire conteste les sommes réclamées.
Le retard dans la communication de l’état récapitulatif entraîne-t-il la restitution des provisions ?
Non. L’arrêt n° 24-16.270 précise que le bailleur n’est pas tenu de restituer les provisions versées. Le bailleur conserve cette possibilité s’il justifie, même tardivement, de l’existence et du montant des charges exigibles. Le retard ne constitue pas une sanction automatique.
Quels documents le locataire peut-il exiger ?
Le locataire peut exiger tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci. Cela comprend les factures, les appels de charges de copropriété, les quittances et les contrats de prestation de services.
Le locataire peut-il contester les charges sans avoir payé les provisions ?
Le locataire peut contester les charges même s’il n’a pas versé toutes les provisions. Toutefois, il demeure redevable des charges réellement justifiées. La contestation ne dispense pas du paiement des charges exigibles.
La mise à disposition sur un portail en ligne suffit-elle ?
Non. La Cour de cassation a précisé que le bailleur doit adresser les justificatifs au locataire qui en fait la demande. Une simple mise à disposition sur un portail ou une invitation à consulter les documents sur place est insuffisante.
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