Fiche synthétique de la copropriété

Analyse pratique du cabinet

La fiche officielle présente la fiche synthétique de la copropriété. En pratique, ce document est utile surtout parce qu'il concentre en une lecture courte les points de santé juridique, technique et financière de l'immeuble.

Ce qu’il faut retenir

• La fiche synthétique n'est pas un simple résumé administratif. Elle sert de tableau de bord pour les copropriétaires, les acquéreurs potentiels et tous ceux qui veulent rapidement comprendre l'état de la copropriété.
• Sa valeur dépend moins de son existence que de sa fiabilité. Une fiche datée, cohérente et à jour permet de repérer vite un impayé anormal, un fonds de travaux insuffisant ou une immatriculation mal suivie.
• Dans les copropriétés fragiles, ce document devient un point d'entrée très utile pour trier les priorités de gestion avant même de replonger dans l'ensemble des comptes.

Points de vigilance

• Une fiche synthétique peut paraître complète tout en étant trompeuse si les données financières ou administratives n'ont pas été mises à jour sérieusement.
• Il faut toujours la rapprocher de l'immatriculation, des comptes approuvés et du fonds de travaux. C'est la cohérence entre ces documents qui compte.
• En vente ou en précontentieux, la fiche synthétique ne remplace pas les pièces détaillées, mais elle révèle très vite les zones de faiblesse à creuser.

Pièces à préparer

• Dernière fiche synthétique datée, comptes approuvés, fiche d'immatriculation et éléments sur le fonds de travaux.
• Procès-verbal d'assemblée générale ayant approuvé les comptes, données financières utiles et documents de gouvernance du syndicat.
• En cas de vente, dossier remis par le syndic et pièces permettant de vérifier la cohérence des informations transmises.

Erreurs fréquentes à éviter

• Prendre la fiche synthétique pour un document purement formel sans vérifier la qualité réelle de ses données.
• La lire isolément sans la rapprocher des comptes ou de l'immatriculation.
• Découvrir trop tard qu'une fiche synthétique lacunaire masquait une situation plus dégradée.

Liens utiles sur notre site

• À quoi sert l'immatriculation des copropriétés ? : pour le socle administratif de la copropriété
• Fonds de travaux mis en place dans les copropriétés : pour la lecture financière des réserves disponibles
• Budget prévisionnel d'une copropriété : pour la lecture annuelle des dépenses courantes

Une fiche synthétique bien lue permet souvent de gagner du temps sur le vrai sujet : comprendre rapidement si la copropriété est saine, tendue ou déjà fragilisée.

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Qu'est-ce que la fiche synthétique de la copropriété ?

Qu'est-ce que la fiche synthétique de la copropriété ?

La fiche synthétique est un document qui informe les copropriétaires sur le fonctionnement de la copropriété et l'état de l'immeuble.

Ce document est obligatoire dans toutes les copropriétés.

Qui doit réaliser la fiche synthétique de la copropriété ?

Qui doit réaliser la fiche synthétique de la copropriété ?

La fiche synthétique doit être réalisée par le syndic de copropriété.

Pour générer cette fiche, le syndic doit suivre plusieurs étapes. La fiche synthétique doit être datée et comporter le nom et la signature du syndic, accompagnée de son cachet.

La fiche synthétique peut être extraite du registre national des copropriétés.

Quel est le contenu de la fiche synthétique de la copropriété ?

Quel est le contenu de la fiche synthétique de la copropriété ?

La fiche synthétique doit impérativement mentionner certaines informations.

Identification de la copropriété, du syndic ou de l'administrateur provisoire

Nom d'usage et adresse du syndicat de copropriétaires

Adresse(s) du ou des immeubles (si différente de celle du syndicat de copropriétaires)

Numéro d'immatriculation de la copropriété au registre national des copropriétés et date de sa dernière mise à jour

Date d'établissement du règlement de copropriété et numéro identifiant d'établissement (Siret) du syndicat de copropriétaires

Nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété (syndic de copropriété ou administrateur ad hoc) et Siret

Cadre d'intervention du représentant légal (mandat de syndic de copropriété ou mission de l’administrateur ad hoc)

Organisation juridique de la copropriété

La fiche synthétique doit indiquer la nature du syndicat (principal/secondaire).

Lorsqu'il s'agit d'un syndicat secondaire, la fiche doit également préciser le numéro d'immatriculation au registre national des copropriétés du syndicat principal.

Caractéristiques techniques de la copropriété

Nombre total de lots de copropriété inscrits dans le règlement de copropriété

Répartition des lots en fonction de leur usage (habitation, commerce, bureau)

Nombre de bâtiments

Période de construction

Équipements de la copropriété

Type de chauffage et, pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain, type d'énergie utilisée (gaz, fioul, électricité etc)

Nombre d'ascenseurs

Caractéristiques financières de la copropriété

La fiche synthétique doit préciser des éléments financiers qui diffèrent selon la date de l'exercice comptable de la copropriété.

La fiche synthétique doit mentionner les dates de début et de fin de l'exercice comptable.

La fiche synthétique doit notamment mentionner les éléments suivants :

Dates de début et de fin de l'exercice comptable et date de l'assemblée générale ayant approuvé les comptes

Montant des charges pour les opérations courantes

Montant des charges pour les travaux et opérations exceptionnelles

Montant des dettes de fournisseurs

Montant des impayés

Montant du fonds de travaux.

• Nom d'usage et adresse du syndicat de copropriétaires
• Adresse(s) du ou des immeubles (si différente de celle du syndicat de copropriétaires)
• Numéro d'immatriculation de la copropriété au registre national des copropriétés et date de sa dernière mise à jour
• Date d'établissement du règlement de copropriété et numéro identifiant d'établissement (Siret) du syndicat de copropriétaires
• Nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété (syndic de copropriété ou administrateur ad hoc) et Siret
• Cadre d'intervention du représentant légal (mandat de syndic de copropriété ou mission de l’administrateur ad hoc)

• Nombre total de lots de copropriété inscrits dans le règlement de copropriété
• Répartition des lots en fonction de leur usage (habitation, commerce, bureau)
• Nombre de bâtiments
• Période de construction

• Type de chauffage et, pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain, type d'énergie utilisée (gaz, fioul, électricité etc)
• Nombre d'ascenseurs

• Dates de début et de fin de l'exercice comptable et date de l'assemblée générale ayant approuvé les comptes
• Montant des charges pour les opérations courantes
• Montant des charges pour les travaux et opérations exceptionnelles
• Montant des dettes de fournisseurs
• Montant des impayés
• Montant du fonds de travaux.

À quelle fréquence doit être mise à jour la fiche synthétique de la copropriété ?

À quelle fréquence doit être mise à jour la fiche synthétique de la copropriété ?

Le syndic doit mettre à jour la fiche synthétique tous les ans.

La mise à jour doit être faite dans les 2 mois qui suivent la notification du procès-verbal de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice comptable clos ont été approuvés.

Comment obtenir la copie de la fiche synthétique de la copropriété ?

Comment obtenir la copie de la fiche synthétique de la copropriété ?

La fiche synthétique peut être obtenue gratuitement par tout copropriétaire.

La demande doit être formulée au syndic par tous moyens.

Le syndic a 1 mois pour mettre à disposition cette fiche au copropriétaire qui en fait la demande.

Si la fiche synthétique de la copropriété n'est pas transmise dans le délai de 1 mois, une pénalité de est appliquée. Cette pénalité est déduite de la rémunération forfaitaire annuelle du syndic.15 € par jour de retard

La fiche synthétique est également consultable sur l'extranet de la copropriété. En effet, le syndic a l'obligation de mettre à disposition des copropriétaires, une plateforme sécurisée sur internet qui permet de consulter les documents relatifs à la copropriété, les télécharger et les imprimer. La fiche synthétique de la copropriété fait partie des documents consultables par l'ensemble des copropriétaires.

Lors de la vente d'un lot de copropriété, une copie de la fiche synthétique doit être annexée à la promesse de vente ou à l'acte de vente.

Quelles sanctions en cas d'absence de fiche synthétique de copropriété ?

Quelles sanctions en cas d'absence de fiche synthétique de copropriété ?

Le syndic a pour mission d'établir la fiche synthétique de copropriété.

L'absence de réalisation de la fiche synthétique est ainsi un manquement à ses obligations légales et contractuelles. Cette faute constitue un motif de révocation du syndic.