Un vendeur en copropriété découvre souvent le problème trop tard : le compromis est signé, le notaire prépare l’acte authentique, puis le syndic réclame 420, 460 ou 500 euros pour l’état daté. Dans un marché immobilier où les frais d’acquisition sont redevenus un sujet sensible depuis la hausse possible des droits de mutation dans certains départements, chaque ligne de frais compte. La question recherchée par les vendeurs est simple : un syndic peut-il facturer plus de 380 euros pour l’état daté, et que faire si la vente risque d’être bloquée ?

La réponse courte est non pour l’état daté standard d’une mutation à titre onéreux. Le plafond légal est de 380 euros TTC. Le vendeur doit toutefois distinguer l’état daté du pré-état daté, vérifier la nature exacte de la facture, conserver les preuves utiles et agir vite pour ne pas transformer un litige de 80 ou 150 euros en retard de signature ou en contentieux avec l’acquéreur.

Cet article vise le cas pratique suivant : vous vendez un appartement, une maison en copropriété, une cave, un parking ou plusieurs lots dans la même vente ; le syndic facture l’état daté au-delà de 380 euros TTC, refuse de transmettre le document tant que la somme n’est pas payée, ou ajoute des frais annexes difficiles à comprendre.

Pour les litiges plus larges avec le syndic, l’assemblée générale ou les comptes de l’immeuble, voir aussi notre page dédiée à l’avocat en copropriété à Paris.

État daté : le document qui sécurise les comptes avant la vente

L’état daté est le document financier transmis par le syndic au notaire avant la vente d’un lot de copropriété. Il indique notamment les sommes que le vendeur peut encore devoir au syndicat des copropriétaires, les sommes que le syndicat pourrait devoir au vendeur, les provisions non encore exigibles et les informations utiles pour l’acquéreur.

L’article 5 du décret du 17 mars 1967 prévoit que le syndic adresse cet état daté au notaire, à la demande du notaire ou du copropriétaire vendeur, avant l’établissement de l’acte. Le texte détaille trois parties : les sommes dues par le vendeur, les sommes éventuellement dues au vendeur par le syndicat, puis les sommes susceptibles d’incomber au nouveau copropriétaire. Le document peut également mentionner les procédures en cours concernant la copropriété.

Pour le vendeur, l’enjeu est très concret. Sans état daté, le notaire peut refuser de finaliser l’acte authentique, ou à tout le moins demander des régularisations. Pour l’acquéreur, l’état daté permet d’anticiper une dette de copropriété, une avance à reconstituer, un emprunt collectif ou une procédure qui pèsera sur la gestion future de l’immeuble.

Il ne faut pas confondre cette étape avec le pré-état daté en copropriété. Le pré-état daté est demandé beaucoup plus tôt, au stade de la promesse ou du compromis, pour informer l’acquéreur. L’état daté intervient en pratique avant la signature définitive. Cette distinction est essentielle, car beaucoup de contestations naissent d’une facture qui mélange les deux prestations.

Le plafond de 380 euros TTC s’applique à l’état daté

L’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 permet d’imputer au seul copropriétaire concerné certains frais et honoraires du syndic. Pour l’état daté, le texte précise que les honoraires et frais perçus par le syndic à l’occasion d’une mutation à titre onéreux ne peuvent pas dépasser un montant fixé par décret.

Ce montant est fixé à 380 euros TTC par le décret n° 2020-153 du 21 février 2020. Service-Public rappelle également qu’un vendeur peut contester le montant de l’état daté facturé par le syndic lorsqu’il dépasse 380 euros.

En pratique, la règle est donc la suivante : pour l’établissement de l’état daté lié à la vente d’un lot, ou de plusieurs lots objets de la même mutation, le syndic ne peut pas réclamer plus de 380 euros TTC au titre de cette prestation.

Le point important est la notion de « même mutation ». Si vous vendez dans le même acte un appartement, une cave et un parking qui dépendent de la même copropriété, le plafond ne doit pas être compris comme un forfait multiplié mécaniquement par lot. C’est souvent là que la facture devient contestable.

Pourquoi les factures dépassent encore 380 euros

Les dépassements ne se présentent pas toujours sous la forme évidente « état daté : 460 euros ». Ils apparaissent parfois sous des libellés plus flous :

• frais d’établissement de l’état daté ;
• frais de mutation ;
• frais de dossier vendeur ;
• urgence signature ;
• vente de plusieurs lots ;
• actualisation de l’état daté ;
• frais administratifs complémentaires ;
• opposition ou levée d’opposition ;
• transmission de pièces au notaire.

Certains frais peuvent avoir une base distincte, mais le vendeur doit demander une ventilation claire. Le syndic ne peut pas contourner le plafond en renommant une partie de l’état daté en frais de dossier si la prestation facturée correspond en réalité à l’établissement de l’état daté.

La première démarche consiste donc à isoler la ligne exacte. Demandez au syndic une facture ou un devis détaillé : montant TTC, prestation facturée, texte du contrat de syndic invoqué, date de demande, lots concernés, caractère urgent ou non, et destinataire de la transmission. Sans détail, la contestation est plus difficile à instruire mais pas impossible.

Que faire si le syndic réclame plus de 380 euros avant la signature ?

Le vendeur doit éviter deux erreurs. La première consiste à refuser tout paiement sans sécuriser la signature. La seconde consiste à payer sans réserve puis à perdre les preuves.

Si la vente est imminente, il peut être préférable de payer sous réserve écrite pour ne pas bloquer l’acte authentique, puis de contester le trop-perçu. Cette réserve doit être explicite : « paiement effectué sous réserve de contestation du montant excédant le plafond légal de 380 euros TTC applicable à l’état daté ». Elle doit être envoyée au syndic et, si possible, communiquée au notaire.

Si la signature n’est pas urgente, le vendeur peut demander immédiatement la correction de la facture. Le courrier doit rappeler le plafond, demander la transmission de l’état daté sans frais supplémentaires, et fixer un délai bref de réponse. Le ton doit rester ferme mais utile : l’objectif n’est pas de créer un conflit de principe, mais de débloquer une vente.

En cas de refus, conservez :

• le contrat de syndic et son barème ;
• la demande du notaire ou votre demande d’état daté ;
• la facture ou le devis ;
• les courriels de relance ;
• le calendrier de signature ;
• la promesse ou le compromis ;
• toute preuve du risque de report de signature.

Ces éléments permettront de distinguer une simple contestation de facture d’un préjudice plus large lié au retard de vente.

Le syndic peut-il retenir l’état daté tant que la facture contestée n’est pas payée ?

La pratique existe, mais elle est risquée pour le syndic lorsqu’elle bloque abusivement la vente. L’état daté est un document nécessaire à la mutation. Lorsque le notaire ou le vendeur le demande, le syndic doit le transmettre dans des conditions compatibles avec la finalisation de l’acte.

Si le litige porte uniquement sur la fraction supérieure à 380 euros, le vendeur a intérêt à proposer une solution écrite : paiement immédiat de 380 euros TTC, contestation du surplus, demande de transmission sans délai au notaire. Cette position montre votre bonne foi et recentre le débat sur le dépassement.

Lorsque le syndic persiste, plusieurs leviers existent :

• relance écrite avec copie au notaire ;
• mise en demeure de transmettre l’état daté ;
• demande au conseil syndical d’intervenir ;
• contestation du montant devant le juge compétent si le trop-perçu est maintenu ;
• action indemnitaire si le blocage cause un préjudice identifiable.

Le recours utile dépend du calendrier. À quelques jours de la signature, la priorité est souvent de sauver la vente, quitte à réserver le contentieux financier. À plusieurs semaines de l’acte, la contestation préventive peut suffire.

Plusieurs lots vendus : parking, cave, appartement, quelle limite ?

La question revient souvent : le syndic peut-il facturer 380 euros pour l’appartement, puis 380 euros pour le parking, puis 380 euros pour la cave ?

Le plafond vise l’état daté établi à l’occasion de la mutation à titre onéreux d’un lot, ou de plusieurs lots objets de la même mutation. Si les lots sont vendus ensemble dans le même acte, la multiplication automatique du plafond est contestable.

Cela ne signifie pas que toute ligne complémentaire est illégale. Il faut vérifier si le syndic facture réellement plusieurs états datés distincts pour plusieurs mutations différentes, ou s’il surcharge une seule vente. La différence est décisive.

Exemple fréquent : un propriétaire vend un appartement et un parking à un même acquéreur dans le même acte. Le syndic facture 760 euros en expliquant qu’il y a deux lots. Cette présentation doit être contestée, car la vente porte sur plusieurs lots objets de la même mutation.

Autre exemple : un vendeur cède un appartement à un acquéreur et, dans une opération séparée, un parking à un autre acquéreur par un autre acte. L’analyse peut être différente, car il ne s’agit plus nécessairement de la même mutation. Il faut alors regarder les actes, les demandes du notaire et la réalité du travail accompli.

Pré-état daté facturé 380 euros : le problème n’est pas le même

Le sujet se complique lorsque la facture porte sur le pré-état daté. De nombreux vendeurs recherchent « pré état daté 380 euros » ou « pré état daté prix », parce qu’ils reçoivent une demande du syndic dès le compromis.

Le pré-état daté n’est pas l’état daté. Il s’agit d’un ensemble d’informations remis à l’acquéreur avant la signature de la promesse ou du compromis. Une partie des informations peut souvent être récupérée par le vendeur dans l’extranet de copropriété, notamment les procès-verbaux d’assemblée générale, le règlement de copropriété, les appels de fonds, le carnet d’entretien ou les documents comptables disponibles.

Si le syndic facture un pré-état daté, il faut donc vérifier :

• si cette prestation est prévue au contrat de syndic ;
• si elle correspond à un travail réel demandé au syndic ;
• si le vendeur pouvait fournir lui-même les documents ;
• si la facture mélange pré-état daté et état daté ;
• si la ligne « état daté » est ensuite refacturée au moment de l’acte authentique.

Un article dédié explique plus précisément qui paie le pré-état daté et que faire si le syndic bloque la vente. Ici, le point central reste le plafond de l’état daté, qui ne doit pas être noyé dans une facture globale incompréhensible.

Comment contester une facture d’état daté trop élevée

La contestation doit être courte, précise et documentée. Elle peut suivre cinq étapes.

Première étape : demander la facture détaillée. Si le syndic annonce seulement un montant oral ou une ligne globale, exigez le détail écrit avant paiement.

Deuxième étape : vérifier la date et le type de document. Pré-état daté, état daté, actualisation, opposition, mutation, transmission au notaire : chaque libellé doit être clarifié.

Troisième étape : rappeler le plafond. L’état daté ne peut pas dépasser 380 euros TTC lorsqu’il est établi pour une mutation à titre onéreux d’un lot ou de plusieurs lots objets de la même mutation.

Quatrième étape : proposer une sortie pratique. Vous pouvez écrire que vous réglez 380 euros TTC immédiatement pour éviter tout retard, mais que vous refusez le surplus et demandez la transmission au notaire.

Cinquième étape : chiffrer le préjudice si la vente est retardée. Report de signature, pénalités, frais de prêt, déménagement, prorogation de compromis, perte d’acquéreur : ces éléments doivent être prouvés. Sans preuve, la contestation restera surtout une demande de remboursement du trop-perçu.

Cette méthode évite de transformer une contestation légitime en échange confus. Elle aide aussi le notaire à comprendre que le vendeur ne refuse pas de coopérer, mais conteste une facturation qui dépasse le plafond.

Paris et Île-de-France : agir vite quand la signature est proche

À Paris et en Île-de-France, les ventes en copropriété peuvent être sensibles au calendrier : financement bancaire, déménagement, vente en chaîne, purge de conditions suspensives, disponibilité des notaires, assemblées générales récentes, travaux votés, appels de fonds.

Si l’état daté manque ou si la facture du syndic bloque la transmission, le risque pratique n’est pas seulement le trop-payé. Le vrai risque est le report de l’acte authentique, surtout lorsque l’acquéreur a une offre de prêt avec une durée limitée ou lorsque le vendeur rachète un autre bien.

Dans ce contexte, la stratégie doit être proportionnée :

• si le montant contesté est faible mais la vente urgente, payer sous réserve peut être la voie la plus efficace ;
• si le syndic retient le document malgré une proposition de paiement de 380 euros, une mise en demeure rapide devient utile ;
• si l’acquéreur menace de se retirer, il faut documenter le lien entre le retard du syndic et le blocage de la vente ;
• si plusieurs lots sont vendus ensemble, le notaire doit recevoir une explication claire sur le plafond applicable à la même mutation.

L’objectif n’est pas seulement de récupérer 80 ou 120 euros. Il est de préserver la vente, éviter une prorogation mal négociée et empêcher que le syndic impose un rapport de force au dernier moment.

Vérifier aussi les charges de copropriété et l’opposition du syndic

L’état daté ne sert pas uniquement à discuter les honoraires du syndic. Il révèle parfois des charges impayées, des provisions exigibles, des avances, un emprunt collectif ou une procédure en cours.

Le vendeur doit donc lire le document, pas seulement payer la facture. Une erreur dans les sommes indiquées peut avoir des conséquences sur la répartition entre vendeur et acquéreur. Les charges de copropriété en cas de vente obéissent à des règles propres, détaillées dans notre article sur les charges de copropriété entre vendeur et acquéreur.

Si le syndic forme opposition au versement du prix de vente pour obtenir le paiement de sommes dues au syndicat, le débat change de nature. Il ne s’agit plus seulement du prix de l’état daté, mais d’une créance de copropriété. Dans ce cas, il faut vérifier le montant réclamé, son exigibilité, les appels de fonds, les procès-verbaux et les éventuelles décisions d’assemblée générale.

Sources utiles à citer dans votre contestation

Pour une contestation efficace, il est préférable de citer des sources officielles plutôt que des forums ou des barèmes commerciaux.

Vous pouvez viser :

• l’article 10-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, qui encadre les frais imputables au seul copropriétaire concerné et prévoit un plafond pour l’état daté ;
• le décret n° 2020-153 du 21 février 2020, qui fixe ce montant à 380 euros TTC ;
• l’article 5 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, qui décrit le contenu de l’état daté ;
• la fiche Service-Public permettant de contester le montant de l’état daté lorsqu’il dépasse 380 euros ;
• la page Service-Public relative à la vente d’un logement en copropriété, qui rappelle le rôle du syndic et du notaire.

Liens officiels utiles :

• Article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 ;
• Décret n° 2020-153 du 21 février 2020 ;
• Article 5 du décret du 17 mars 1967 ;
• Contester le montant de l’état daté sur Service-Public ;
• Vente d’un logement en copropriété sur Service-Public.

Lettre courte au syndic en cas de dépassement

Vous pouvez adapter la formule suivante :

Madame, Monsieur,

Vous m’avez adressé une facture de [montant] euros TTC au titre de l’état daté relatif à la vente du ou des lots [numéros] dans l’immeuble situé [adresse].

Je vous rappelle que l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que les honoraires et frais du syndic pour l’établissement de l’état daté à l’occasion de la mutation à titre onéreux d’un lot, ou de plusieurs lots objets de la même mutation, ne peuvent excéder un montant fixé par décret. Le décret n° 2020-153 du 21 février 2020 fixe ce montant à 380 euros TTC.

Je vous demande donc de rectifier votre facture et de transmettre sans délai l’état daté au notaire chargé de la vente. À défaut, je me réserve la possibilité de contester le surplus facturé et de solliciter réparation du préjudice causé par tout retard dans la signature.

Cette lettre doit être adaptée à votre calendrier. Si la signature est très proche, ajoutez que vous acceptez de régler 380 euros TTC immédiatement et que tout paiement supérieur serait effectué uniquement sous réserve de contestation.

Ce qu’il faut retenir

Le syndic ne peut pas facturer librement l’état daté. Pour une vente en copropriété, le plafond légal est de 380 euros TTC. Les dépassements doivent être vérifiés, surtout lorsque la facture vise plusieurs lots, une urgence, un forfait de mutation ou un mélange entre pré-état daté et état daté.

Le bon réflexe est de demander le détail, payer sous réserve si la signature est menacée, exiger la transmission au notaire et conserver toutes les preuves. Si le syndic bloque la vente ou maintient un surplus injustifié, une contestation formalisée peut être engagée.

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