La justification des charges locatives dans les baux d’habitation et commerciaux : l’intensification du contrôle juridictionnel en 2025-2026
I. Le durcissement des exigences probatoires à la charge du bailleur
A. L’obligation de communication active des justificatifs en matière de bail commercial
La troisième chambre civile de la Cour de cassation a, par un arrêt du 29 janvier 2026 promis aux honneurs du Bulletin, significativement renforcé les obligations du bailleur commercial en matière de justification des charges récupérables. La solution retenue, qui porte le numéro de pourvoi 24-14.982, constitue un arrêt de principe dont la portée dépasse le seul contentieux des baux commerciaux pour irriguer l’ensemble du régime probatoire des charges locatives.
En l’espèce, un bailleur avait signifié à son locataire un commandement de payer des charges visant la clause résolutoire du bail, puis ce dernier avait contesté le décompte en saisissant le juge du fond. La cour d’appel de Versailles avait considéré, dans un arrêt du 25 janvier 2024, que la simple mise à disposition des factures suffisait à satisfaire l’obligation de communication pesant sur le bailleur, dès lors que le locataire ne contestait pas que les documents avaient été tenus à sa disposition. La Cour de cassation censure cette analyse au visa des articles 1134 et 1353 du code civil, ensemble les articles L. 145-40-2 et R. 145-36 du code de commerce. La haute juridiction énonce que « le bailleur doit, pour conserver les sommes versées au titre des provisions sur charges par le locataire ou pour obtenir le paiement de charges, justifier de l’existence et du montant de celles-ci » et qu’il doit « pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, les adresser au locataire qui lui en fait la demande sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition » [[ Cass. 3e civ., 29 janv. 2026, n° 24-14.982, publié au Bulletin, https://www.courdecassation.fr/decision/697b041acdc6046d4711649f. ]]
Cette solution marque une étape décisive dans la protection du preneur à bail commercial. En écartant la simple mise à disposition des pièces au profit d’une obligation positive d’envoi, la Cour de cassation consacre une approche résolument protectrice du locataire, qui ne saurait être contraint de se déplacer pour consulter des documents dont le bailleur entend tirer une créance à son encontre. Par ailleurs, la haute juridiction rappelle que les tableaux de régularisation, fussent-ils détaillés poste par poste, ne sauraient suppléer l’absence de factures et pièces justificatives permettant d’établir la réalité et le montant des dépenses engagées. La cour d’appel de Versailles avait en effet admis la créance du bailleur au seul vu des courriers de reddition de charges listant les dépenses de l’ensemble immobilier et calculant la part incombant au locataire au prorata de la surface occupée. Cette motivation est jugée insuffisante par la Cour de cassation, qui exige désormais du bailleur qu’il démontre, pièce par pièce, l’existence et le montant des charges qu’il impute.
Cet arrêt s’inscrit dans le prolongement de la jurisprudence antérieure qui imposait déjà au bailleur de prouver la créance de charges dont il réclame le remboursement, conformément au principe général posé par l’article 1353 du code civil selon lequel « celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver ». L’article L. 145-40-2 du code de commerce dispose que tout contrat de location comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail, comportant l’indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire, et que cet inventaire donne lieu à un état récapitulatif annuel adressé par le bailleur au locataire. L’article R. 145-36 du même code précise que cet état, qui inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges, est communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi ou, pour les immeubles en copropriété, dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l’exercice annuel. Or, la Cour de cassation ajoute désormais une exigence supplémentaire à ce dispositif légal déjà contraignant : l’envoi effectif des pièces justificatives, et non leur simple tenue à disposition.
À cet égard, la solution retenue le 29 janvier 2026 trouve un écho dans l’arrêt rendu le 5 mars 2026 par la même troisième chambre civile, également publié au Bulletin, qui précise les contours de l’office du juge saisi d’une contestation de charges. Dans cette décision, la Cour de cassation énonce que « lorsque, assigné par le bailleur en constatation de l’acquisition d’une clause résolutoire en raison du non-paiement de loyers dans le mois ayant suivi la délivrance d’un commandement de payer, le locataire invoque une exception d’inexécution, le juge doit en vérifier le bien-fondé, peu important que le locataire n’ait pas demandé en justice des délais de paiement dans le mois de la délivrance du commandement » [[ Cass. 3e civ., 5 mars 2026, n° 24-15.820, publié au Bulletin, https://www.courdecassation.fr/decision/69a94faecdc6046d47944386. ]] La portée de cette décision est considérable, car elle impose au juge du fond un examen substantiel de la contestation élevée par le preneur, sans pouvoir se réfugier derrière le formalisme du commandement de payer ou l’écoulement du délai d’un mois prévu par l’article L. 145-41 du code de commerce.
Dès lors, le contrôle juridictionnel s’intensifie selon deux axes convergents : d’une part, l’obligation probatoire renforcée qui pèse sur le bailleur, tenu de produire des pièces justificatives complètes et de les adresser spontanément au locataire qui en fait la demande ; d’autre part, l’office actif du juge, qui ne peut écarter une exception d’inexécution sans en avoir préalablement vérifié le bien-fondé, même en l’absence de saisine aux fins de délais de paiement dans le mois du commandement. Cette double évolution confère au preneur un arsenal procédural significatif face aux commandements de payer et aux actions en constatation de résiliation délivrés par le bailleur.
B. Le régime des charges récupérables en matière de bail d’habitation et l’obligation de régularisation annuelle
En droit du bail d’habitation, le mécanisme des charges locatives obéit à un corpus législatif distinct, principalement constitué par la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs. L’article 23 de cette loi impose que les charges récupérables, sommes accessoires au loyer principal, donnent lieu au versement de provisions et fassent l’objet d’une régularisation au moins annuelle. La liste des charges récupérables est limitativement énumérée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, qui distingue notamment les charges relatives aux services rendus liés à l’usage des différents éléments de l’immeuble, aux dépenses d’entretien courant et de menues réparations des parties communes, aux impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement, ainsi qu’aux dépenses de personnel employé par le syndicat des copropriétaires.
La particularité du dispositif légal applicable aux baux d’habitation réside dans l’absence de sanction textuelle expressément attachée au défaut de régularisation annuelle. La jurisprudence a toutefois tiré les conséquences de cette carence en construisant un régime prétorien qui protège le locataire sans pour autant priver le bailleur de tout droit à paiement. Ainsi, la Cour d’appel de Nancy a récemment rappelé, dans un arrêt du 15 janvier 2026, que le défaut de régularisation annuelle ne prive pas le bailleur de son droit au paiement des charges, dès lors que les justificatifs sont disponibles et communiqués au locataire [[ CA Nancy, 2e ch., 15 janv. 2026, n° 24/02452. ]]
Cependant, le bailleur qui s’abstient de toute régularisation pendant plusieurs années s’expose à un cumul de difficultés qui fragilise substantiellement sa position contentieuse. D’abord, l’écoulement du temps rend plus ardue la réunion des justificatifs anciens, lesquels sont indispensables pour établir le bien-fondé de la créance alléguée. Ensuite, le locataire conserve la faculté de contester le caractère récupérable de chaque dépense au regard du décret du 26 août 1987, ainsi que les clés de répartition retenues par le bailleur pour ventiler les charges entre les différents lots de copropriété. Enfin, et surtout, le point de départ du délai de prescription constitue un enjeu déterminant que la Cour de cassation a tranché par une jurisprudence désormais bien établie.
La Cour de cassation a en effet jugé, par une série de décisions de 2017 à 2021, que le délai de prescription triennale prévu par l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 ne court pas à compter du versement des provisions sur charges, mais à compter de la régularisation effective de ces charges. Ce principe a été dégagé par un arrêt du 9 novembre 2017, dans lequel la Cour a considéré que « la prescription triennale de l’action en répétition des charges locatives ne court qu’à compter de la régularisation définitive des comptes, date à laquelle seulement le locataire peut prendre connaissance de l’existence d’un éventuel indu » [[ Cass. 3e civ., 9 nov. 2017, n° 16-22.445. ]]
Cette solution a été confirmée par un arrêt du 8 mars 2018 qui réaffirme que le délai de prescription de l’action en répétition de l’indu formée par le locataire ne commence à courir qu’au jour de la régularisation des charges, laquelle permet seule au locataire de connaître l’étendue de ses droits [[ Cass. 3e civ., 8 mars 2018, n° 17-11.985. ]]
La Cour a encore précisé, dans un arrêt du 6 mai 2021, que ce principe s’applique même lorsque la régularisation intervient plusieurs années après l’apurement des provisions, de sorte que le locataire conserve intact son droit à contestation tant qu’aucune régularisation n’a été effectuée [[ Cass. 3e civ., 6 mai 2021, n° 20-11.707. ]]
Par ailleurs, la Cour de cassation avait déjà précisé, dans un arrêt du 5 avril 2011, que le paiement sans réserve des provisions sur charges ne vaut pas renonciation implicite du locataire à agir ultérieurement en répétition de l’indu, le silence du preneur lors du versement des provisions ne pouvant être interprété comme une acceptation définitive du montant réclamé [[ Cass. 3e civ., 5 avril 2011, n° 10-16.748. ]]
Il en résulte que tant qu’aucune régularisation n’est effectuée par le bailleur, le délai de prescription ne commence pas à courir, de sorte que le locataire conserve intégralement ses droits à contestation, quelle que soit l’ancienneté des provisions versées. Cette construction jurisprudentielle, qui fait de la régularisation le fait générateur unique du délai de prescription, constitue une incitation puissante pour le bailleur à respecter scrupuleusement son obligation de reddition annuelle des comptes. En pratique, un bailleur qui n’aurait procédé à aucune régularisation pendant cinq années demeure exposé à une demande de restitution de l’intégralité des provisions versées, sans pouvoir opposer au locataire la prescription triennale de l’article 7-1.
En conséquence, le régime des charges locatives en matière de bail d’habitation, bien que dépourvu de sanction textuelle immédiate en cas de défaut de régularisation, n’en est pas moins assorti d’un mécanisme de sanction indirecte particulièrement efficace : le bailleur défaillant se trouve privé de la faculté d’opposer la prescription triennale au locataire, faute de point de départ identifiable pour le délai. Cette solution a été expressément consacrée par la Cour d’appel de Nancy dans son arrêt précité du 15 janvier 2026.
II. Les implications contentieuses du nouveau cadre juridique
A. L’articulation entre exception d’inexécution et clause résolutoire dans le contentieux des charges
L’arrêt du 5 mars 2026 apporte une contribution majeure à la théorie de l’exception d’inexécution dans le contentieux locatif commercial. La Cour de cassation y précise, en se référant expressément à son précédent du 18 septembre 2025, que « le locataire à bail commercial peut se prévaloir d’une exception d’inexécution pour refuser, à compter du jour où les locaux sont, en raison du manquement du bailleur à ses obligations, impropres à l’usage auquel ils étaient destinés, d’exécuter son obligation de paiement des loyers sans être tenu de délivrer une mise en demeure préalable » [[ Cass. 3e civ., 18 sept. 2025, n° 23-24.005, publié au Bulletin. ]] Ce principe, désormais solidement ancré dans la jurisprudence de la troisième chambre civile, dispense le preneur de toute formalité avant de suspendre le paiement des loyers lorsque l’usage des locaux est rendu impossible par le manquement du bailleur à ses obligations.
Cette affirmation jurisprudentielle doit être combinée avec l’obligation renforcée de justification des charges posée par l’arrêt du 29 janvier 2026 pour comprendre l’ampleur de la protection accordée au preneur. Le locataire confronté à un commandement de payer visant la clause résolutoire peut désormais opposer deux lignes de défense cumulatives : d’une part, contester l’existence même de la créance en exigeant la production des justificatifs et en démontrant leur insuffisance au regard des exigences posées par l’arrêt du 29 janvier 2026 ; d’autre part, invoquer l’exception d’inexécution pour les loyers ou charges dont le principe même est contesté, sans avoir à saisir le juge des référés aux fins de délais de paiement dans le mois du commandement.
L’arrêt du 5 mars 2026 censure précisément la cour d’appel de Cayenne qui, dans un arrêt du 26 février 2024, avait retenu que l’exception d’inexécution devenait inefficace une fois la clause résolutoire acquise, au motif que le locataire n’avait pas saisi le juge dans le mois du commandement de payer du 17 octobre 2019. La Cour de cassation impose au contraire au juge du fond de rechercher si la locataire était fondée à opposer une exception d’inexécution pour chacun des loyers dont le paiement était réclamé, peu important l’absence de saisine aux fins de suspension de la clause résolutoire. Cette solution consacre un contrôle juridictionnel substantiel qui prime sur les conditions formelles de l’article L. 145-41 du code de commerce.
Il en découle une reconfiguration significative de l’équilibre procédural entre bailleur et preneur. Le bailleur ne peut plus se prévaloir du mécanisme automatique de la clause résolutoire pour contourner l’office du juge, lequel doit désormais se prononcer sur le bien-fondé de l’exception d’inexécution avant de constater ou refuser l’acquisition de la clause. Cette obligation procédurale s’impose avec d’autant plus de force que l’obligation de délivrance du bailleur est, selon la formule de l’article 1719 du code civil, une obligation qui pèse sur lui « par la nature du contrat, et sans qu’il soit besoin d’aucune stipulation particulière », et qui inclut non seulement la délivrance matérielle de la chose louée mais également son entretien en état de servir à l’usage convenu et la garantie de la jouissance paisible du preneur pendant toute la durée du bail.
B. La refonte des stratégies contentieuses pour les bailleurs et les preneurs
Les évolutions jurisprudentielles intervenues depuis septembre 2025 imposent aux praticiens du droit immobilier une révision substantielle de leurs stratégies contentieuses. Pour le bailleur, qu’il opère dans le secteur commercial ou résidentiel, la conservation systématique des factures et pièces justificatives devient une obligation cardinale, dont le non-respect expose à la perte pure et simple de la créance de charges. La Cour de cassation ayant exclu la simple mise à disposition des documents au profit d’une obligation d’envoi effectif, le bailleur doit désormais adresser spontanément les justificatifs au locataire qui en fait la demande, sans pouvoir se retrancher derrière une mise à disposition passive. Cette obligation de communication emporte des conséquences pratiques considérables pour la gestion locative quotidienne.
En matière de bail commercial, l’article L. 145-40-2 du code de commerce impose au bailleur d’établir un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances, comportant l’indication de leur répartition entre bailleur et locataire. Cet inventaire, dont l’absence ou l’imprécision peut être sanctionnée par le juge, doit donner lieu à un état récapitulatif annuel adressé dans les délais réglementaires. Le bailleur commercial doit en outre respecter le délai du 30 septembre de l’année suivante, ou le délai dérogatoire de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété pour les immeubles soumis à ce régime. La méconnaissance de ces délais, sans constituer une cause de nullité de la demande en paiement, expose néanmoins le bailleur à des difficultés probatoires accrues.
Pour le locataire, les droits substantiels et procéduraux issus de la jurisprudence récente offrent un cadre d’action renforcé. En premier lieu, il peut exiger la communication de l’intégralité des factures et pièces justificatives correspondant aux provisions versées, et contester les régularisations qui ne seraient pas assorties de documents probants. En deuxième lieu, il peut invoquer l’exception d’inexécution pour suspendre le paiement des loyers lorsque les locaux sont rendus impropres à leur usage, sans mise en demeure préalable, et ce même après la délivrance d’un commandement de payer. En troisième lieu, il peut agir en répétition des provisions indûment perçues dans le délai de trois ans à compter de la régularisation, ce délai ne commençant pas à courir tant qu’aucune régularisation n’a été effectuée.
Par ailleurs, le contentieux des charges locatives ne saurait être envisagé indépendamment des spécificités du régime de la copropriété, auquel renvoient tant l’article R. 145-36 du code de commerce que le décret du 26 août 1987 pour les baux d’habitation. Le bailleur qui répercute les charges de copropriété sur son locataire doit justifier non seulement du montant des appels de fonds émis par le syndic, mais également de la correspondance entre les dépenses engagées par le syndicat des copropriétaires et les catégories de charges contractuellement ou légalement récupérables. Cette exigence de traçabilité impose une gestion rigoureuse des flux financiers entre le syndicat, le bailleur et le locataire, sous le contrôle du juge qui peut désormais ordonner une expertise pour vérifier la réalité et l’imputabilité des sommes réclamées.
Les textes applicables à la copropriété, notamment l’article 10-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, participent également de ce dispositif de contrôle en obligeant le syndic à communiquer au copropriétaire bailleur les pièces justificatives des charges. Ces pièces doivent ensuite être transmises au locataire qui en fait la demande, selon les modalités précisées par l’arrêt du 29 janvier 2026. La chaîne de transmission documentaire est désormais placée sous la surveillance du juge, qui dispose des pouvoirs d’investigation nécessaires pour s’assurer de la régularité de chaque maillon.
En outre, la convergence des solutions dégagées en matière de bail commercial et de bail d’habitation révèle une orientation jurisprudentielle cohérente, qui place l’obligation de justification au cœur du dispositif légal de protection du preneur. Que le fondement textuel soit l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 ou les articles L. 145-40-2 et R. 145-36 du code de commerce, le principe est identique : le bailleur qui réclame le paiement de charges doit en établir la réalité, le montant et le caractère récupérable, par la production de pièces suffisantes dont il assure la communication effective au locataire, et non la simple mise à disposition.
La Cour de cassation a ainsi construit, par touches successives, un édifice jurisprudentiel qui fait de la transparence documentaire une condition substantielle de l’exigibilité des charges locatives, et non une simple modalité accessoire de la relation contractuelle. Le bailleur qui méconnaît cette obligation s’expose non seulement au rejet de sa créance de charges, mais également à une condamnation en répétition des provisions indûment perçues, dans les limites de la prescription triennale dont le point de départ est la régularisation des comptes et non le versement des provisions.
Conclusion
Les arrêts rendus par la troisième chambre civile de la Cour de cassation le 29 janvier 2026 et le 5 mars 2026, combinés à la jurisprudence constante sur la prescription triennale de l’action en répétition des charges et sur l’absence de renonciation implicite du locataire, dessinent un cadre contentieux profondément renouvelé pour les baux d’habitation comme pour les baux commerciaux. Le bailleur ne peut plus se contenter de tableaux récapitulatifs ni de mises à disposition passives des justificatifs : il lui incombe désormais d’adresser activement les pièces au locataire qui en fait la demande et d’en justifier devant le juge en cas de contestation. Le locataire, quant à lui, dispose d’un arsenal procédural renforcé qui lui permet de contester les charges sans avoir à craindre l’acquisition automatique de la clause résolutoire, dès lors que le juge est tenu de vérifier le bien-fondé de l’exception d’inexécution avant de statuer sur la résiliation du bail. Cette évolution majeure, qui place la preuve documentaire au centre du contentieux locatif, appelle les praticiens à une vigilance accrue dans la constitution, la conservation et la transmission des dossiers de charges, sous peine de sanctions juridictionnelles sévères dont l’intensité ne cesse de croître.
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