Depuis la mise à jour officielle publiée par Service-Public le 15 juillet 2026, une question revient avec insistance dans les rapports locatifs : un propriétaire ou une agence immobilière peut-il ajouter des frais, une amende, une majoration ou une pénalité parce que le loyer a été payé en retard ? La réponse est nette pour un bail d’habitation soumis à la loi du 6 juillet 1989 : le retard de paiement peut exposer le locataire à une relance, à une mise en demeure, à un commandement de payer, puis à une procédure si l’impayé persiste, mais il ne permet pas au bailleur d’inventer une sanction financière automatique dans le bail ou dans un avis d’échéance.
La difficulté pratique tient au vocabulaire utilisé. Certains documents parlent de « frais de relance », d’autres de « frais administratifs », de « pénalité contractuelle », de « majoration de retard », de « frais d’agence » ou de « clause pénale ». Le locataire hésite alors à payer par crainte d’aggraver son dossier. Le bailleur, lui, veut parfois distinguer ce qui est interdit de ce qui peut être demandé devant le juge, notamment les dépens, l’article 700 du code de procédure civile ou les intérêts moratoires. L’enjeu n’est donc pas seulement de savoir si une ligne de frais est légale : il faut savoir quoi refuser, quoi payer, quoi contester par écrit et comment éviter qu’un retard isolé ne bascule en procédure d’expulsion.
I. Frais de retard de loyer : ce que le propriétaire ou l’agence n’a pas le droit de facturer
A. Retard de paiement du loyer : la clause d’amende ou de pénalité est réputée non écrite
Le point de départ reste l’obligation principale du locataire. L’article 7 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 dispose que le locataire est obligé « de payer le loyer et les charges récupérables aux termes convenus ». Cette phrase, vérifiée dans le texte officiel Legifrance pendant cette recherche, signifie que le loyer doit être payé à la date prévue par le bail. Elle ne transforme pas pour autant chaque retard en droit automatique à majoration au profit du bailleur.
La règle spéciale figure dans l’article 4 de la loi du 6 juillet 1989. Ce texte énumère les clauses réputées non écrites dans les baux d’habitation. Son i) vise la clause « qui autorise le bailleur à percevoir des amendes ou des pénalités en cas d’infraction aux clauses d’un contrat de location ou d’un règlement intérieur à l’immeuble ». Sa logique est simple : le bailleur ne peut pas transformer le contrat d’habitation en règlement disciplinaire privé avec une tarification automatique des manquements.
Cette interdiction concerne les baux d’habitation nus signés, renouvelés ou tacitement reconduits dans le champ de la loi de 1989. Elle vaut aussi lorsque la pénalité est camouflée sous un autre nom. Une ligne intitulée « frais de retard », « frais administratifs », « majoration », « amende », « relance payante », « traitement impayé » ou « indemnité forfaitaire » doit être analysée selon sa fonction réelle. Si elle sanctionne le retard de paiement sans décision judiciaire ni fondement légal distinct, elle tombe dans l’interdiction.
La règle vaut également en location meublée lorsque le logement constitue la résidence principale du locataire. L’article 25-3 de la loi du 6 juillet 1989 rend applicables aux logements meublés les articles 4, 7 et 24, notamment. Le bailleur d’un meublé ne dispose donc pas d’une liberté contractuelle plus large pour facturer une pénalité de retard au locataire. Le même raisonnement s’applique au bail mobilité : l’article 25-12 de la loi du 6 juillet 1989 soumet ce contrat de courte durée à un socle de règles d’ordre public, dont l’article 4.
La Cour de cassation a déjà appliqué cette protection de manière concrète. Dans un arrêt de la troisième chambre civile du 13 juillet 2011, pourvoi n° 10-22.959, vérifié dans Judilibre, elle rappelle qu’est « réputée non écrite toute clause d’un bail d’habitation qui fait supporter au locataire, notamment, des frais de relance ». La décision est accessible sur le site officiel de la Cour de cassation : Cass. 3e civ., 13 juillet 2011, n° 10-22.959. Cette citation a été contrôlée mot pour mot avec l’outil Judilibre pendant le run.
Le résultat pratique est important. Une clause réputée non écrite n’a pas besoin d’être annulée avant d’être écartée dans le raisonnement. Elle est traitée comme si elle n’existait pas. Le locataire peut donc écrire qu’il paie le loyer dû, mais refuse la ligne de frais illicite. Il ne doit pas confondre ce refus avec un refus de payer le loyer lui-même. La stratégie la plus prudente consiste à isoler les sommes : régler le principal certain, contester les frais par écrit, demander la rectification du compte locataire et conserver toutes les preuves.
Le bailleur ou l’agence ne peut pas davantage imposer des frais de relance. L’article 4 p) de la loi de 1989 vise la clause « qui fait supporter au locataire des frais de relance ou d’expédition de la quittance ainsi que les frais de procédure en plus des sommes versées au titre des dépens et de l’article 700 du code de procédure civile ». Cette disposition ferme une autre porte : l’agence ne peut pas faire payer au locataire le coût administratif de sa propre relance, sauf frais judiciaires alloués dans le cadre légal.
En pratique, les erreurs fréquentes sont les suivantes. Une agence ajoute 15 ou 30 euros après un prélèvement rejeté. Un bailleur réclame 10 % du loyer dès le huitième jour de retard. Un avis d’échéance mentionne une « indemnité de gestion impayé ». Un mandat de gestion prévoit que les frais seront « refacturés au locataire ». Pour un bail d’habitation, ces libellés ne suffisent pas à rendre la somme exigible. Le locataire doit demander le fondement précis et refuser les frais si la réponse renvoie simplement au bail ou aux conditions générales de l’agence.
Il faut aussi distinguer les intérêts moratoires du droit commun. L’article 1231-6 du code civil prévoit que les dommages et intérêts dus à raison du retard dans le paiement d’une somme d’argent consistent dans l’intérêt au taux légal, à compter de la mise en demeure. L’article 1344-1 du code civil ajoute que la mise en demeure de payer une obligation de somme d’argent fait courir l’intérêt moratoire au taux légal. Ces textes ne permettent pas de facturer librement une pénalité forfaitaire de bail d’habitation. Ils encadrent l’intérêt légal, souvent modeste, et supposent une mise en demeure utilement établie.
L’article 1344 du code civil précise que le débiteur est mis en demeure par une sommation, par un acte portant interpellation suffisante ou, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. Là encore, il ne s’agit pas d’une autorisation générale de facturer une amende privée. Pour un bail d’habitation, la loi spéciale de 1989 bloque les amendes et pénalités contractuelles.
Une nuance doit être gardée pour les baux commerciaux. En bail commercial, une clause pénale peut exister dans certaines conditions et le juge peut la contrôler. L’article 1231-5 du code civil indique que le juge peut modérer ou augmenter la pénalité convenue si elle est manifestement excessive ou dérisoire. Dans un arrêt du 18 décembre 2025, pourvoi n° 24-12.423, la Cour de cassation a relevé qu’une demande au titre d’une clause pénale se heurtait à « une contestation sérieuse sur le caractère disproportionné de son montant au regard du réel retard de paiement » : Cass. 3e civ., 18 décembre 2025, n° 24-12.423. Cette décision concerne un bail commercial, pas un bail d’habitation, mais elle montre que même lorsqu’une clause pénale est envisageable, son montant n’échappe pas au contrôle du juge.
Pour un logement loué à usage d’habitation, la conclusion reste plus directe. Le propriétaire peut réclamer le loyer, les charges récupérables, le dépôt de garantie non versé si le bail le prévoit, puis agir selon la procédure légale en cas d’impayé. Il ne peut pas ajouter une sanction automatique à sa convenance. Si une clause du bail prévoit le contraire, elle doit être ignorée. Si les frais ont déjà été payés, le locataire peut en demander la restitution, en visant le texte applicable, les lignes d’avis d’échéance et les paiements réalisés.
B. Frais de relance, frais d’agence et frais de procédure : comment faire le tri
Le tri doit commencer par une lecture ligne par ligne du compte locataire. Toutes les sommes ne répondent pas au même régime. Le loyer principal et les charges récupérables correspondent au prix de la jouissance du logement et aux charges autorisées. Les frais de relance, de retard, d’avis d’impayé ou de traitement administratif correspondent à une sanction ou à la refacturation d’un coût interne. Les frais de procédure, eux, peuvent être discutés devant le juge ou relever des dépens, mais ils ne sont pas exigibles simplement parce que l’agence les inscrit dans son relevé.
La formule la plus fréquente dans les courriers d’agence est la suivante : « conformément au bail, des frais de relance vous sont facturés ». Cette phrase est fragile. Depuis l’article 4 p) de la loi du 6 juillet 1989, la clause qui fait supporter au locataire des frais de relance est réputée non écrite. Le bailleur ne peut donc pas répondre au locataire : « vous avez signé ». Le droit du bail d’habitation contient des règles d’ordre public qui priment sur la signature.
Le propriétaire doit aussi éviter l’argument selon lequel le retard lui cause du temps administratif. Ce temps peut être réel, mais il ne devient pas automatiquement une créance contre le locataire. Le droit distingue le désagrément de gestion, qui ne se facture pas librement, de la dette locative, qui peut être poursuivie, et des frais judiciaires, qui relèvent du juge. Si une procédure est engagée, l’article 700 du code de procédure civile permet au juge de condamner la partie tenue aux dépens ou perdante à payer une somme au titre des frais exposés et non compris dans les dépens. Mais cette somme est fixée par le juge, selon l’équité et la situation économique, pas par l’agence dans un avis d’échéance.
Les dépens suivent aussi un cadre procédural. Les actes de commissaire de justice, les frais de signification et certains frais liés à l’instance peuvent être mis à la charge d’une partie si le jugement ou les règles de procédure le permettent. Ils ne doivent pas être confondus avec une pénalité de retard. Le locataire qui reçoit une facture de « frais de procédure » sans jugement, sans acte identifiable et sans détail doit demander la copie des justificatifs et le fondement juridique.
Le cas du prélèvement rejeté mérite une attention particulière. Un rejet bancaire peut générer des frais facturés par la banque au titulaire du compte. Cela ne donne pas automatiquement au bailleur le droit d’ajouter ses propres frais. Si le locataire est prélevé deux fois, si l’agence relance alors que le virement a été effectué, ou si le compte contient une erreur d’imputation, la contestation doit être précise : date du paiement, montant, référence du virement, quittance demandée, ligne de frais contestée.
Le locataire doit éviter une réaction trop large. Refuser les frais de retard ne signifie pas suspendre le loyer. La suspension unilatérale du loyer expose à une procédure, même lorsque le locataire se plaint d’un comportement abusif du bailleur. Pour préserver sa position, il faut payer ce qui n’est pas sérieusement contestable et contester séparément les frais illicites. Si le locataire a de vraies difficultés de trésorerie, la priorité est de formaliser un plan d’apurement réaliste avant que le dossier n’arrive au commandement de payer.
Côté bailleur, la prudence consiste à nettoyer les modèles de bail et les modèles d’avis d’échéance. Une clause interdite peut affaiblir le dossier, donner au locataire un moyen de contestation et créer une discussion inutile sur le décompte. Le bailleur doit demander le paiement du loyer impayé, des charges récupérables justifiées et, si nécessaire, engager la procédure prévue par la loi. Il peut rappeler au locataire que les retards répétés peuvent constituer un motif légitime et sérieux de non-renouvellement du bail, mais cette voie doit être documentée, proportionnée et distincte d’une amende automatique.
La mise à jour de Service-Public du 15 juillet 2026 rappelle justement cette articulation : aucune facturation de frais de retard par le propriétaire ou l’agence pour un bail d’habitation, mais possibilité de tirer des conséquences d’un retard répété et d’une dette persistante selon les règles de la procédure locative. Cette actualisation arrive dans un contexte où les impayés, les retards de virement, les prélèvements rejetés et les tensions entre locataires et bailleurs se multiplient. Elle donne un repère utile, mais elle ne remplace pas l’analyse du bail, du décompte et des courriers échangés.
Le courrier de contestation doit être court et probatoire. Il peut indiquer que le locataire conteste uniquement les frais de retard ou de relance, qu’il maintient le paiement du loyer et des charges non contestés, qu’il demande l’annulation de la ligne litigieuse et, si elle a déjà été payée, son remboursement ou son imputation sur la prochaine échéance. Il faut joindre le bail, l’avis d’échéance, la quittance, le relevé de compte et le justificatif de paiement. Une lettre recommandée ou un courriel avec accusé de réception permet de conserver une date certaine.
Si l’agence persiste, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation lorsque le litige entre dans son champ, ou préparer une demande devant le juge des contentieux de la protection. À Paris et en Île-de-France, les délais pratiques varient selon le tribunal judiciaire compétent, mais la méthode reste la même : un dossier clair, un tableau chronologique des paiements, les lignes contestées, les textes applicables et les demandes chiffrées. Le juge n’a pas besoin d’un récit confus ; il doit pouvoir comprendre rapidement quelles sommes relèvent du loyer et quelles sommes relèvent de frais interdits.
II. Que faire si le loyer est en retard : refuser les frais illicites sans aggraver le risque d’expulsion
A. Locataire en retard de loyer : payer le principal, contester les frais et garder les preuves
Le premier réflexe du locataire doit être de reconstituer le compte. Il faut partir du bail, de la date d’exigibilité du loyer, du montant du loyer hors charges, de la provision ou du forfait de charges, puis lister chaque paiement. Un tableau simple suffit : mois concerné, somme due, date du paiement, mode de paiement, référence bancaire, somme imputée par le bailleur, frais ajoutés, solde. Cette méthode évite deux erreurs : payer deux fois une somme déjà réglée ou, à l’inverse, contester des frais tout en laissant une dette principale non traitée.
Lorsque le locataire peut payer le loyer principal, il doit le faire rapidement en mentionnant clairement l’affectation du paiement. Par exemple : « paiement du loyer et des charges du mois de juillet 2026, hors frais de retard contestés ». Cette précision limite le risque que le bailleur impute le paiement sur les frais litigieux et laisse subsister artificiellement un solde de loyer. Si l’agence refuse de délivrer une quittance complète, le locataire peut demander un reçu ou une quittance mentionnant les sommes effectivement réglées.
La contestation doit viser les textes. Elle peut rappeler l’article 4 i) de la loi de 1989 pour les amendes et pénalités, l’article 4 p) pour les frais de relance, l’article 7 pour l’obligation de payer le loyer aux termes convenus, et les articles 25-3 ou 25-12 si le logement est meublé ou relève d’un bail mobilité. Cette rédaction montre que le locataire ne cherche pas à éviter sa dette : il distingue le loyer dû des frais interdits.
Si les frais ont déjà été payés, la demande doit être chiffrée. Il faut reprendre chaque ligne : 20 euros le 5 mars, 20 euros le 7 avril, 30 euros le 10 mai, par exemple. Le locataire peut demander le remboursement ou l’imputation sur la prochaine échéance. Lorsque le bailleur refuse, la demande judiciaire peut porter sur la restitution des sommes indues, éventuellement avec intérêts au taux légal à compter de la mise en demeure. L’intérêt légal n’a pas la même nature qu’une pénalité privée : il résulte du droit commun et suppose une demande structurée.
Le locataire doit également éviter les formulations agressives ou imprécises. Écrire « je ne paierai plus rien tant que vous ne retirez pas les frais » peut se retourner contre lui. Une meilleure formule consiste à indiquer : « je règle le loyer et les charges non contestés ; je conteste les frais de retard, qui ne sont pas dus ; je vous demande de corriger le solde et de me transmettre un décompte rectifié ». La preuve du paiement du principal protège beaucoup mieux qu’un refus global.
Quand le retard révèle une difficulté durable, le dossier doit changer de niveau. Le locataire peut proposer un échéancier, saisir le fonds de solidarité pour le logement, contacter SOS loyers impayés ou demander des délais au juge si une procédure est engagée. L’article 24 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que le juge peut accorder des délais de paiement dans la limite de trois années, sous conditions, notamment lorsque le locataire est en situation de régler sa dette et a repris le versement intégral du loyer courant avant l’audience. Cette faculté n’efface pas la dette, mais elle peut suspendre les effets de la clause résolutoire si le plan est respecté.
La jurisprudence récente a précisé le régime du délai lié au commandement de payer. Dans son avis du 13 juin 2024, n° 24-70.002, la Cour de cassation cite le texte désormais applicable : « Cette clause ne produit effet que six semaines après un commandement de payer demeuré infructueux. » L’avis est publié sur le site officiel : Cass., avis, 13 juin 2024, n° 24-70.002. La citation a été vérifiée mot pour mot avec Judilibre. Le point important pour le lecteur est le suivant : la procédure d’impayé possède ses propres délais et ses propres actes. Elle ne justifie pas de contourner l’interdiction des frais de retard.
Si un commandement de payer est signifié, il faut vérifier son contenu immédiatement. L’article 24 exige notamment le montant mensuel du loyer et des charges, le décompte de la dette, la mention du délai de six semaines, l’avertissement sur le risque de résiliation et d’expulsion, ainsi que l’information sur le fonds de solidarité pour le logement et la possibilité de demander un délai de grâce. Une erreur de décompte qui inclut des frais de retard interdits peut devenir un point de contestation, surtout si elle rend la dette moins lisible ou gonfle artificiellement le solde.
Le dossier doit contenir les pièces suivantes : bail signé, avenants, état des lieux si utile, avis d’échéance, quittances, courriers de relance, mises en demeure, commandement de payer, justificatifs bancaires, échanges avec l’agence, captures du compte locataire en ligne, attestation de virement, preuve d’un prélèvement rejeté et toute réponse du bailleur. Pour Paris et l’Île-de-France, il est aussi utile de conserver l’adresse exacte du logement, car elle détermine le tribunal compétent et les services d’aide mobilisables.
La réaction du locataire dépend enfin du montant. Pour 10 ou 20 euros isolés, une contestation écrite et une demande d’imputation peuvent suffire. Pour des frais répétés pendant plusieurs mois, un dossier complet devient nécessaire. Pour une dette de loyer réelle, la contestation des frais ne doit pas occuper tout l’espace : l’urgence est d’éviter la résiliation du bail en prouvant la reprise du loyer courant et la capacité à apurer la dette.
B. Propriétaire bailleur : récupérer les loyers impayés sans utiliser une clause interdite
Le propriétaire qui subit un retard de loyer n’est pas sans recours. Il doit seulement utiliser les bons outils. Il peut relancer le locataire, demander la régularisation, proposer un échéancier, vérifier les garanties, déclarer le sinistre à l’assurance loyers impayés si elle existe, contacter la caution, saisir les dispositifs de prévention et, lorsque la dette persiste, faire délivrer un commandement de payer. Ce chemin est plus solide qu’une pénalité ajoutée au compte locataire. Pour structurer une action plus large, la page du cabinet sur le recouvrement de loyers à Paris détaille aussi les étapes utiles côté bailleur.
Le bailleur doit d’abord qualifier le retard. Un virement arrivé deux jours après la date prévue n’appelle pas la même réponse qu’une dette de trois mois. Un prélèvement rejeté puis régularisé rapidement peut justifier une relance ferme, mais pas une majoration contractuelle interdite. En revanche, des retards répétés peuvent constituer un élément de dossier pour un congé pour motif légitime et sérieux, à condition de respecter la procédure, les délais de préavis et les règles de preuve.
L’erreur serait de laisser des frais interdits polluer un dossier par ailleurs fondé. Un commandement de payer qui mélange loyer, charges, pénalités, frais d’agence et frais de relance sans ventilation donne au locataire un angle d’attaque. Il vaut mieux présenter un décompte propre : loyers impayés, charges récupérables, dépôt de garantie si concerné, intérêts légaux seulement s’ils sont légalement fondés, actes de procédure identifiés. Le juge doit voir que le bailleur réclame une dette locative réelle, pas une somme gonflée par des lignes discutables.
L’article 24 de la loi de 1989 impose désormais une clause résolutoire dans tout contrat de bail d’habitation pour défaut de paiement du loyer ou des charges aux termes convenus ou pour non-versement du dépôt de garantie. Mais cette clause ne produit effet qu’après commandement de payer demeuré infructueux et respect du délai légal. Elle n’a rien à voir avec une pénalité de retard. Le commandement est un acte grave : il ouvre une phase procédurale et doit informer le locataire de ses droits.
Le bailleur personne physique doit aussi connaître le rôle de la commission de coordination des actions de prévention des expulsions locatives lorsque les seuils de signalement sont atteints. Depuis les réformes récentes, la prévention des expulsions fait partie du parcours. Le propriétaire a intérêt à documenter les démarches amiables et à démontrer qu’il ne cherche pas une expulsion automatique au premier incident, mais le recouvrement d’une dette réelle.
Si le bailleur veut réclamer des frais liés à la procédure, il doit attendre le cadre adapté. L’article 700 du code de procédure civile permet une demande au juge pour les frais non compris dans les dépens. Le montant doit être justifié et reste soumis à l’appréciation judiciaire. Les dépens relèvent aussi de la décision ou des règles de procédure. Cette distinction protège le bailleur sérieux : elle évite qu’une clause interdite soit utilisée par le locataire pour contester tout le décompte.
La mise en demeure amiable reste utile. Elle fixe une date, rappelle le montant du loyer, demande le paiement, invite à prendre contact et prépare, si besoin, la suite. Au regard de l’article 1344 du code civil, elle doit contenir une interpellation suffisante : montant, échéance, demande de paiement, délai raisonnable, coordonnées de règlement. Elle peut rappeler que des intérêts au taux légal peuvent être demandés dans les conditions des articles 1231-6 et 1344-1 du code civil. Elle ne doit pas annoncer une amende forfaitaire interdite.
Le bailleur doit aussi contrôler son mandat de gestion. Certaines agences appliquent des modèles anciens ou des frais paramétrés automatiquement dans leur logiciel. Or l’agence agit pour le compte du bailleur et son comportement peut créer un litige supplémentaire. Le propriétaire doit demander que les avis d’échéance et relances soient conformes à la loi de 1989, que les frais de relance au locataire soient supprimés et que les décomptes remis au juge soient ventilés.
À Paris et en Île-de-France, la densité locative et le recours fréquent aux agences rendent ces litiges très concrets. Le propriétaire peut avoir un bien à Paris, un locataire géré par une agence en proche couronne et un contentieux devant le tribunal judiciaire du lieu de l’immeuble. Dans ce contexte, la qualité du décompte et la conservation des preuves deviennent déterminantes : mandat de gestion, bail, quittances, relances, commandement, déclaration à l’assurance, échanges avec la caution et éléments sur la situation du locataire.
Pour un propriétaire, l’objectif n’est pas de « punir » le retard par une ligne automatique, mais de sécuriser le recouvrement. Si le locataire régularise rapidement, un dossier propre facilite le maintien de la relation contractuelle. Si la dette persiste, il facilite l’action judiciaire. Si le locataire conteste seulement les frais, le bailleur peut retirer les lignes illicites sans renoncer à sa créance principale. Cette discipline évite des mois de procédure sur un accessoire alors que le vrai sujet est le paiement du loyer.
La différence entre retard ponctuel et impayé durable doit guider la stratégie. Pour un retard ponctuel, une relance gratuite et documentée suffit souvent. Pour des retards répétés, il faut archiver les dates et rappeler par écrit l’exigence de paiement aux termes convenus. Pour une dette structurée, il faut envisager le commandement de payer, l’assignation, les délais de paiement possibles et les garanties. Dans tous les cas, les frais de retard automatiques sont une mauvaise réponse juridique.
Conclusion
Un propriétaire ou une agence immobilière ne peut pas facturer librement des frais de retard de loyer dans un bail d’habitation. Le locataire doit payer le loyer et les charges à la date convenue, mais la clause qui prévoit une amende, une pénalité ou des frais de relance à sa charge est réputée non écrite. La ligne litigieuse doit être contestée sans arrêter le paiement du principal. Le bailleur, de son côté, doit retirer les frais interdits et utiliser les voies légales : relance gratuite, mise en demeure, commandement de payer, demande judiciaire, dépens et article 700 lorsque le juge les accorde.
La bonne méthode tient en trois gestes. D’abord, isoler les sommes : loyer, charges, frais contestés, frais judiciaires éventuels. Ensuite, écrire vite et conserver les preuves. Enfin, traiter l’impayé réel avant qu’il ne déclenche une procédure de résiliation du bail. À Paris et en Île-de-France, où les délais et les montants locatifs rendent les erreurs coûteuses, un décompte clair peut faire la différence entre un litige maîtrisé et une procédure qui s’enlise.
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