Le contentieux ne commence pas toujours par un impayé de loyer.
Il commence souvent par un décompte.
Le bailleur reçoit les comptes de copropriété, additionne trop vite ce qui lui paraît relever du locataire, envoie une régularisation tardive, puis ajoute parfois plusieurs années d’un coup. Le locataire, lui, voit passer des postes obscurs, des montants globaux, parfois une référence vague au syndic, sans savoir ce qui est réellement récupérable, ce qui doit rester à la charge du propriétaire, ni s’il doit encore payer après avoir quitté le logement.
Le bon sujet n’est donc pas seulement charges de copropriété locataire.
Le bon sujet est plus utile :
- quelles charges de copropriété peuvent vraiment être récupérées sur le locataire ;
- quels justificatifs le bailleur doit fournir ;
- jusqu’à quand il peut réclamer une régularisation ;
- ce qui change si la demande arrive tard, sans pièces, ou après le départ du locataire ;
- et comment contester sans se tromper de cible.
Pour le cadre général du contentieux locatif et de la stratégie bailleur / locataire, il faut repartir de notre pillar. Pour le contentieux proprement lié à la copropriété, voir aussi la page métier charges de copropriété. Le présent article descend un cran plus bas : la régularisation des charges locatives lorsque le logement est dans un immeuble soumis à la copropriété.
Pour la déclinaison locale, le juge compétent, le bon ordre des démarches et les pièces à préparer à Paris et en Île-de-France, voir aussi la variante géolocalisée : Charges locatives à Paris et en Île-de-France : quel juge saisir si la régularisation est tardive ou sans justificatifs, et quelles pièces produire ?
1. Toutes les charges de copropriété ne sont pas des charges récupérables
Le premier piège est là.
Le bailleur paie les appels de fonds du syndic. Le locataire ne rembourse pas pour autant l’intégralité de ce que le bailleur a payé à la copropriété.
L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 fixe la règle. Les charges récupérables ne sont exigibles que sur justification et seulement en contrepartie :
- des services rendus liés à l’usage des différents éléments de la chose louée ;
- des dépenses d’entretien courant et des menues réparations sur les éléments d’usage commun ;
- des impositions correspondant à des services dont le locataire profite directement.
La liste détaillée est renvoyée au décret n° 87-713 du 26 août 1987, toujours en vigueur. C’est donc ce décret, et non le simple relevé du syndic, qui commande la frontière entre part locative et part propriétaire.
En pratique, sont souvent récupérables :
- l’eau froide, l’eau chaude et le chauffage collectif quand l’immeuble en comporte ;
- l’électricité, le nettoyage et l’entretien courant des parties communes ;
- certaines dépenses liées à l’ascenseur ;
- l’élimination des déchets ;
- une partie déterminée des frais de gardien ou de concierge selon les tâches réellement assurées ;
- certaines taxes locatives, notamment la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.
En revanche, restent en principe à la charge du propriétaire :
- les honoraires du syndic qui relèvent de la gestion de la copropriété ;
- les gros travaux, le ravalement, la toiture, les réfections importantes ;
- les dépenses d’amélioration ;
- les frais purement administratifs ou financiers du bailleur ;
- les postes qui ne figurent pas dans le décret ou qui ne sont pas ventilés de manière intelligible.
Autrement dit, un appel de fonds de copropriété n’est pas un permis de refacturer en bloc.
Il faut trier.
Et il faut pouvoir le prouver.
2. Le bailleur doit communiquer un vrai décompte, un vrai mode de répartition et de vraies pièces
L’article 23 est plus exigeant qu’on ne le croit.
Lorsque les charges sont appelées sous forme de provisions, elles doivent faire l’objet d’une régularisation annuelle. Un mois avant cette régularisation, le bailleur doit communiquer au locataire :
- le décompte par nature de charges ;
- dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires ;
- et, pendant six mois, tenir les pièces justificatives à disposition.
Depuis le 1er septembre 2015, le bailleur doit aussi transmettre, à la demande du locataire, le récapitulatif des charges du logement par voie dématérialisée ou postale.
Cela change tout en contentieux.
Un tableau global du syndic ne suffit pas toujours. Un total annuel sans ventilation ne suffit pas davantage. Si un poste est discuté, le bailleur doit pouvoir montrer d’où il vient, pourquoi il est récupérable, comment il est réparti et à quel logement il correspond.
La Cour de cassation l’a rappelé avec netteté dans un arrêt du 8 décembre 2010, n° 09-71.124 : un juge ne peut pas valider la dette locative sans constater que le bailleur a communiqué le mode de répartition des charges et tenu les pièces justificatives à disposition.
Le raisonnement est très concret :
- si le bailleur produit seulement des montants globaux, le débat reste abstrait ;
- s’il produit les comptes du syndic sans ventilation locative, la preuve reste incomplète ;
- s’il ne justifie pas le poste contesté, il s’expose à une réduction de la demande, voire à une restitution.
La pratique des juges du fond va dans le même sens. Via Voyage, on retrouve par exemple un jugement du juge des contentieux de la protection de Montreuil-sur-Mer du 18 décembre 2025, n° 24/01415, qui ordonne la communication de justificatifs de charges lorsque les pièces produites ne permettent pas de rattacher clairement certaines dépenses au logement ou aux parties communes concernées.
Le bon réflexe, côté locataire, est donc simple : demander les pièces avant de discuter le montant.
Le bon réflexe, côté bailleur, l’est tout autant : préparer un dossier de preuve avant d’envoyer la régularisation.
3. Le bailleur peut régulariser tard, mais pas sans limite
Deux règles doivent être distinguées.
La première concerne l’obligation de régularisation annuelle. L’article 23 l’impose.
La seconde concerne la prescription. L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que les actions dérivant du bail se prescrivent par trois ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’agir.
Cela signifie qu’une régularisation tardive n’est pas automatiquement nulle.
Mais cela ne signifie pas non plus que le bailleur peut remonter sans fin.
La Cour de cassation l’a rappelé dans l’arrêt du 28 juin 2018, n° 17-18.473 : même si la régularisation peut intervenir tardivement, le paiement ne peut être obtenu qu’à l’intérieur des limites de la prescription.
En pratique :
- une demande portant sur les trois dernières années reste possible en principe ;
- une demande plus ancienne s’expose à une fin de non-recevoir tirée de la prescription ;
- et le débat ne porte pas seulement sur la date du décompte, mais aussi sur le point de départ concret de l’action.
L’autre conséquence de la tardiveté figure aussi à l’article 23 : lorsque la régularisation n’a pas été faite avant la fin de l’année civile suivant l’année d’exigibilité, le locataire peut demander un paiement par douzième.
Autrement dit, une régularisation tardive n’efface pas forcément la dette.
Mais elle prive souvent le bailleur du choc de trésorerie qu’il espérait imposer.
4. L’absence de régularisation annuelle ne transforme pas automatiquement toute provision en trop-perçu
Il faut éviter une erreur fréquente.
Beaucoup de locataires pensent que, faute de régularisation annuelle, toutes les provisions versées deviennent automatiquement restituables. Ce n’est pas aussi mécanique.
La jurisprudence est plus subtile.
Dans l’arrêt du 21 décembre 2017, n° 16-25.686, la Cour de cassation a cassé une décision qui raisonnait trop largement sur les effets de l’absence de régularisation. Le sujet n’est pas de sanctionner abstraitement le bailleur. Le sujet est de vérifier ce qui était réellement dû, ce qui a été justifié, et ce qui ne l’a pas été.
Le contentieux se joue donc sur la preuve :
- provisions versées ;
- dépenses récupérables réelles ;
- ventilation par nature ;
- justificatifs accessibles ;
- et chronologie exacte des régularisations ou de leur absence.
Il faut raisonner année par année.
Poste par poste.
Et non par slogans.
5. Les frais de gardien, d’employé d’immeuble ou de parties communes sont un terrain classique d’erreur
Dans les immeubles en copropriété, les contentieux les plus techniques viennent souvent des postes de personnel et des dépenses d’entretien.
Le décret du 26 août 1987 distingue selon les tâches réellement assurées. Ce point compte beaucoup. Un gardien, un concierge ou un employé d’immeuble n’ouvre pas les mêmes droits à récupération selon qu’il accomplit l’entretien des parties communes, l’élimination des déchets, ou les deux.
La Cour de cassation l’a rappelé dans un arrêt publié au Bulletin du 8 mars 2018, n° 17-11.985. Le juge doit vérifier concrètement quelles tâches étaient exécutées. Il ne peut pas valider ou exclure la récupération par pure approximation.
La conséquence pratique est immédiate :
- si le contrat d’entreprise ou les pièces du syndic ne distinguent pas clairement les postes, la contestation du locataire devient sérieuse ;
- si le bailleur ne produit pas les éléments permettant d’identifier la quote-part récupérable, il s’affaiblit seul ;
- si le locataire veut contester utilement, il doit viser les postes litigieux un par un, et non contester le total en bloc.
6. Après le départ du locataire, le sujet ne disparaît pas
L’une des requêtes les plus recherchées aujourd’hui est claire : régularisation des charges locatives après départ du locataire.
Le départ du locataire ne neutralise pas la régularisation.
Le bailleur peut encore réclamer un solde, à condition de rester dans le délai de prescription et de justifier précisément sa demande. Le locataire, de son côté, peut contester ou demander restitution s’il découvre un trop-perçu ou une refacturation abusive.
En pratique, ce moment est dangereux pour les deux parties.
Pour le bailleur :
- il mélange parfois dépôt de garantie, réparations locatives et charges ;
- il retient un montant global sans ventilation ;
- il attend trop longtemps le décompte définitif du syndic.
Pour le locataire :
- il perd l’accès matériel aux pièces ;
- il ne conserve pas le bail, les appels de provisions, les avis d’échéance ou les courriers ;
- il conteste trop tard, sans avoir demandé le détail poste par poste.
Le bon dossier suppose donc de conserver :
- le bail ;
- les avis d’échéance ;
- les appels de provisions ;
- le décompte de régularisation ;
- les échanges écrits réclamant ou refusant les justificatifs ;
- l’état des lieux de sortie si le dépôt de garantie a été mobilisé ;
- et, lorsque le logement dépend d’une copropriété, les éléments permettant de relier les postes facturés aux dépenses réellement récupérables.
7. Que faire si la régularisation est tardive, obscure ou abusive ?
L’ordre utile est le suivant.
D’abord, demander par écrit :
- le décompte par nature de charges ;
- le mode de répartition ;
- les justificatifs ;
- et l’explication de chaque poste contesté.
Ensuite, isoler quatre questions.
- Le poste est-il récupérable au regard du décret de 1987 ?
- Le montant est-il justifié par des pièces lisibles ?
- La période réclamée est-elle encore dans le délai de trois ans ?
- Le locataire peut-il exiger un paiement par douzième en raison du retard ?
Si le bailleur persiste sans répondre, le litige peut passer par la commission départementale de conciliation prévue à l’article 20 de la loi du 6 juillet 1989, puis, si nécessaire, devant le juge.
Le point important est celui-ci : on conteste mieux avec un tableau.
Pas avec une indignation générale.
Un bon dossier de contestation sépare :
- les postes manifestement récupérables ;
- les postes non récupérables ;
- les postes insuffisamment justifiés ;
- les années prescrites ;
- et les sommes payables seulement par fractions parce que la régularisation est tardive.
8. La vraie clé n’est pas de savoir si le syndic a facturé, mais si le bailleur peut récupérer
C’est la confusion la plus coûteuse du marché locatif.
Le syndic facture au copropriétaire.
Le bailleur ne récupère sur le locataire que ce que la loi et le décret autorisent.
Ce décalage explique la majorité des litiges :
- parce que le bailleur raisonne à partir de ses appels de fonds ;
- parce que le locataire raisonne à partir de son loyer mensuel ;
- et parce que personne ne refait sérieusement la ventilation avant que le contentieux n’éclate.
Le sujet des charges de copropriété locataire n’est donc pas un sujet secondaire.
C’est un sujet de preuve, de qualification et de calendrier.
Et c’est précisément là que les erreurs deviennent monnayables en justice.
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