L’arrêté du 23 juin 2026, publié au Journal officiel le 19 juillet 2026, impose au registre national des copropriétés de nouvelles données techniques, énergétiques et financières à compter de janvier 2028. Pour un syndic bénévole, cette réforme ne se résume pas à quelques cases supplémentaires : il faudra identifier chaque bâtiment, retrouver les diagnostics, vérifier les équipements collectifs, retracer le projet de plan pluriannuel de travaux et sécuriser les accès au compte de télédéclarant. Une donnée absente ou périmée peut aussi compliquer une demande de subvention, une vente ou la passation au syndic suivant.
Le mandat gratuit ou faiblement rémunéré n’efface pas l’obligation légale. Le syndic non professionnel agit au nom du syndicat des copropriétaires et reste chargé de l’immatriculation comme des mises à jour. En cas de carence, un copropriétaire peut lui adresser une mise en demeure ; le teneur du registre peut ensuite appliquer une astreinte allant jusqu’à 20 euros par lot et par semaine. La bonne méthode consiste donc à préparer un dossier bâtiment par bâtiment, faire contrôler les pièces par le conseil syndical et conserver la preuve de chaque déclaration. Voici les données à réunir, le calendrier à suivre et les recours utiles si l’ancien syndic, le portail ou un document manquant bloque la mise à jour.
I. Syndic bénévole et registre des copropriétés 2028 : que faut-il déclarer ?
A. Quelles nouvelles données le syndic bénévole doit-il préparer avant janvier 2028 ?
Le registre national couvre tous les syndicats administrant un immeuble à destination partielle ou totale d’habitation soumis au statut de la copropriété. Son objet est défini par l’article L. 711-1 du code de la construction et de l’habitation, en vigueur au 28 juillet 2026 : « Afin de faciliter la connaissance des citoyens et des pouvoirs publics sur l’état des copropriétés et la mise en œuvre des actions destinées à prévenir la survenance des dysfonctionnements, il est institué un registre auquel sont immatriculés les syndicats de copropriétaires ». Une petite copropriété autogérée n’est donc pas exclue parce qu’elle compte peu de lots ou parce que le syndic est un copropriétaire.
L’obligation porte à la fois sur la première immatriculation et sur les changements ultérieurs. L’article L. 711-2 du code de la construction et de l’habitation énonce exactement : « Les syndicats de copropriétaires sont tenus de déclarer les données mentionnées au présent article ainsi que toute modification les concernant. » Le registre rassemble l’identité du syndicat, l’adresse, la date de création, le nombre et la nature des lots, le nom du syndic, certaines procédures concernant les copropriétés en difficulté, les données financières principales et les caractéristiques techniques issues notamment des diagnostics obligatoires.
L’arrêté du 23 juin 2026 publié au Journal officiel du 19 juillet 2026 élargit fortement la fiche technique. Son article 1er ajoute d’abord l’identifiant du Référentiel national des bâtiments, ou RNB, sous la forme de douze caractères alphanumériques. Le syndic bénévole doit vérifier si la copropriété correspond à un seul bâtiment ou à plusieurs constructions distinctes. Dans une résidence comprenant un bâtiment sur rue, un bâtiment sur cour et une ancienne maison de gardien, une déclaration globale risque d’attribuer le mauvais DPE, le mauvais chauffage ou le mauvais nombre d’étages à une partie de l’ensemble.
Le même arrêté modifie la donnée relative aux impayés : le seuil antérieurement exprimé par les mots « de plus de 300 € » est remplacé par « de plus de deux trimestres de charges ». Cette évolution exige une comptabilité lisible. Le syndic ne doit pas confondre un retard ponctuel, une créance contestée, une somme déjà réglée mais mal imputée et un impayé répondant au nouveau critère. Avant la télédéclaration, il faut rapprocher le grand livre, les comptes individuels, les appels de fonds et les encaissements bancaires. La saisie au registre ne remplace ni l’approbation des comptes ni la procédure de recouvrement.
Pour chaque bâtiment, le registre demandera le nombre d’étages et la période de construction. Le syndic renseignera aussi la classe de performance énergétique issue du DPE collectif, de A à G, ou indiquera que la donnée n’est pas déterminée. Il devra préciser le type de chauffage, l’énergie principale et le système de production, puis décrire la production d’eau chaude sanitaire. Les rubriques relatives à la ventilation et aux ascenseurs permettront de distinguer, par exemple, une ventilation naturelle d’une VMC simple ou double flux, ainsi qu’un immeuble sans ascenseur d’un bâtiment comprenant plusieurs appareils.
Ces informations doivent venir de pièces identifiables. Pour chaque ligne du registre, le dossier interne devrait contenir le nom du document source, sa date, le bâtiment concerné et la personne ayant vérifié la donnée. Les sources habituelles sont le règlement de copropriété, l’état descriptif de division, les plans, le carnet d’entretien, les contrats de maintenance, le DPE collectif, le diagnostic technique global, les rapports d’ascensoriste, le projet de plan pluriannuel de travaux, les procès-verbaux d’assemblée générale et les comptes approuvés. Une affirmation orale d’un ancien copropriétaire ne suffit pas lorsque le document technique existe.
Le projet de plan pluriannuel de travaux fera l’objet de plusieurs champs. Le déclarant devra signaler son inscription à l’ordre du jour, indiquer si le plan a été adopté totalement ou partiellement et renseigner la date de la décision. Il faut distinguer le projet préparé par le professionnel, la décision de l’assemblée sur ce projet et les résolutions ultérieures votant effectivement des travaux. Une étude qui recommande une réfection de toiture n’est pas encore un marché approuvé ; inversement, un chantier voté doit être rattaché au bon procès-verbal.
Le registre indiquera également l’existence et la date du DPE collectif ainsi que, bâtiment par bâtiment, l’existence et la date du diagnostic structure lorsqu’il est concerné. L’absence d’un document n’a pas toujours la même signification. Le diagnostic peut ne pas être exigible, avoir été commandé mais non livré, être détenu par l’ancien syndic ou n’avoir jamais été voté. Le syndic bénévole doit donc éviter de transformer une incertitude en réponse définitive. Il peut inscrire la question à l’ordre du jour, solliciter le prestataire ou demander formellement les archives avant de valider la donnée.
L’entrée en vigueur est différée. L’article 2 de l’arrêté dispose : « Le présent arrêté entre en vigueur dix-huit mois après sa publication. » La publication datant du 19 juillet 2026, les nouveaux champs deviendront applicables en janvier 2028. Ce délai ne suspend pas les obligations déjà existantes : le numéro d’immatriculation, les informations d’identité, la mise à jour annuelle et les données actuellement requises continuent de devoir être tenus à jour. Il sert seulement à préparer les nouvelles rubriques.
Une checklist efficace peut être organisée en cinq dossiers. Le premier réunit l’identité juridique du syndicat et les lots. Le deuxième décrit chaque bâtiment avec son identifiant RNB, sa période de construction et ses étages. Le troisième rassemble l’énergie, le chauffage, l’eau chaude, la ventilation et les ascenseurs. Le quatrième porte sur le DPE collectif, le projet de plan pluriannuel et le diagnostic structure. Le cinquième contient les données financières, les justificatifs de mise à jour et les accusés transmis par le portail.
À Paris et en Île-de-France, la préparation demande une vigilance particulière dans les immeubles anciens remaniés. Une copropriété peut réunir plusieurs cages, des chambres de service, un commerce, des caves et des équipements desservant seulement certains bâtiments. Le nombre de lots juridiques ne correspond pas nécessairement au nombre de logements ni au nombre de bâtiments. Le syndic doit partir du règlement et de ses modificatifs, puis confronter cette structure aux diagnostics et aux contrats techniques. Pour les règles générales du cluster, il peut également consulter la page consacrée au droit de la copropriété ainsi que notre analyse générale du registre national des copropriétés après l’arrêté de 2026.
B. Qui peut télédéclarer et comment sécuriser les accès, les preuves et la passation ?
La qualité de télédéclarant est réglementée. L’article R. 711-1 du code de la construction et de l’habitation énumère notamment « les syndics en exercice dans la copropriété », les mandataires ad hoc, les administrateurs provisoires, certains anciens représentants, les syndics provisoires et les notaires dans les cas prévus par la loi. Le compte ne doit donc pas être confié indistinctement à un copropriétaire serviable, au comptable de l’immeuble ou à un prestataire informatique. La personne qui saisit doit agir avec un rattachement régulier et sous l’autorité du représentant légal.
Le principe est confirmé par l’article L. 711-4 du code de la construction et de l’habitation : « A l’exception du cas mentionné au I, le syndic fait la déclaration d’immatriculation. Le syndic accomplit les formalités de déclaration et de modification des données prévues à l’article L. 711-2. » Le cas particulier du premier paragraphe concerne le notaire qui publie l’état descriptif de division et le règlement lors de la mise en copropriété d’un immeuble. Une fois le syndicat créé et le syndic désigné, la gestion courante du registre revient au syndic en exercice.
Un syndic bénévole doit créer une organisation qui survive à son mandat. L’adresse électronique utilisée ne devrait pas être une boîte personnelle vouée à disparaître. Le syndicat conservera dans ses archives le numéro d’immatriculation, les justificatifs de rattachement, les accusés d’envoi, les exports du registre et la liste des documents sources. Les moyens d’authentification doivent être protégés, mais leur transmission au successeur doit être préparée. Un cahier papier contenant un mot de passe en clair dans un local accessible à tous n’est pas une solution sûre.
Le rattachement du compte a une importance propre. L’article R. 711-3 du code de la construction et de l’habitation précise : « Un syndic ou un administrateur provisoire disposant d’un compte de télédéclarant ne peut saisir des informations pour une copropriété dont il a la charge, sans que le teneur du registre n’ait au préalable procédé au rattachement de son compte de télédéclarant à cette copropriété ». Posséder un identifiant de connexion ne suffit donc pas : le mandat et le rattachement à la copropriété doivent correspondre.
Lors d’un changement de syndic, les démarches doivent commencer dès l’assemblée. L’article R. 711-4 du code de la construction et de l’habitation impose au syndic sortant d’informer le teneur du registre de la fin de son mandat dans le mois et de communiquer l’identité du nouveau syndic. Le texte ajoute : « Le nouveau syndic effectue la demande de rattachement en fournissant le numéro d’immatriculation du syndicat de copropriétaires et les éléments justifiant de sa qualité de représentant légal du syndicat. » Il est prudent de faire figurer dans le procès-verbal la date de fin du mandat, l’identité complète du successeur et l’autorisation donnée à ce dernier d’accomplir immédiatement les formalités.
La remise des archives relève aussi de la loi de 1965. L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit notamment : « Il remet, dans le délai d’un mois à compter de la même date, l’ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ». Les exports du registre, les accusés de mise à jour, les diagnostics numérisés et les preuves d’identification des bâtiments doivent être inclus. Si l’ancien syndic retient les pièces après une mise en demeure, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le président du tribunal judiciaire statuant en référé pour obtenir une remise sous astreinte.
Le conseil syndical joue un rôle de contrôle sans devenir le déclarant. L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 énonce : « Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. » Le même article lui permet de prendre connaissance et copie des pièces et registres se rapportant à la gestion. Avant validation, le conseil peut comparer la saisie projetée aux diagnostics, aux comptes et aux procès-verbaux. Cette relecture réduit les erreurs, mais le syndic reste responsable de l’acte de déclaration.
La jurisprudence rappelle que l’étiquette de syndic « bénévole » ne neutralise pas les règles de responsabilité. Dans un arrêt du 30 avril 2025, la cour d’appel d’Aix-en-Provence a jugé à propos d’un syndic non professionnel rémunéré : « suivant l’article 18 paragraphe IV de la loi du 10 juillet 1965, le syndic est seul responsable de sa gestion et il ne peut se faire substituer, sauf par une délibération expresse de l’assemblée générale et à une fin déterminée » (CA Aix-en-Provence, 30 avril 2025, RG n° 23/07402). L’assistance d’un comptable ou d’une plateforme n’autorise donc pas le syndic à se désintéresser des données transmises.
Un autre arrêt rappelle la nuance applicable au mandat réellement gratuit. La cour d’appel d’Aix-en-Provence a reproduit le principe suivant : « la responsabilité relative aux fautes est appliquée moins rigoureusement à celui dont le mandat est gratuit qu’à celui qui reçoit un salaire » (CA Aix-en-Provence, 27 novembre 2025, RG n° 22/14362). Cette appréciation moins sévère n’est ni une immunité ni une dispense de preuve. Le juge recherche la mission, la faute, le préjudice et le lien causal. Une déclaration préparée à partir de documents datés, relue et archivée place le syndic dans une situation bien plus défendable qu’une saisie improvisée.
La passation devrait prendre la forme d’un bordereau signé. Il indiquera le numéro du syndicat, la date de la dernière mise à jour, l’identité des bâtiments, les diagnostics remis, les rubriques restant à compléter, la situation du rattachement et les demandes en cours auprès du teneur du registre. Les fichiers seront transmis dans un format téléchargeable et exploitable. Une capture d’écran sans pièce source n’est pas une archive suffisante.
II. Registre de copropriété non mis à jour : quelles sanctions et quels recours ?
A. Quelle mise en demeure envoyer au syndic et quel est le montant de l’astreinte ?
La première réaction à une donnée absente ou périmée n’est pas nécessairement une action judiciaire. Il faut identifier précisément la carence : défaut total d’immatriculation, mise à jour annuelle non réalisée, changement de syndic non déclaré, bâtiment manquant, information technique erronée ou document source retenu par l’ancien gestionnaire. La demande doit indiquer le numéro d’immatriculation, la rubrique concernée, la valeur contestée, la correction proposée et la pièce qui la justifie.
La procédure de mise en demeure figure à l’article L. 711-6 du code de la construction et de l’habitation : « Lorsque le syndic n’a pas procédé à l’immatriculation du syndicat de copropriétaires ou lorsqu’il n’a pas transmis à l’établissement public chargé de la tenue du registre les informations prévues à l’article L. 711-2, l’établissement public, un copropriétaire ou toute personne qui y a un intérêt peut mettre en demeure, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, le syndic d’y procéder. » Un copropriétaire peut donc agir sans attendre une décision collective lorsqu’il justifie de la carence.
La lettre recommandée doit rester opérationnelle. Elle rappellera les références du syndicat, citera l’obligation non exécutée, joindra les pièces utiles et demandera la transmission ou la correction dans un délai précis. Elle sollicitera aussi l’accusé du registre prouvant la régularisation. Lorsque plusieurs bâtiments sont concernés, un tableau annexé permettra d’éviter une contestation vague. Une copie peut être adressée au président du conseil syndical et conservée avec la preuve de réception.
Si la mise en demeure du teneur du registre reste infructueuse pendant un mois, celui-ci peut appliquer une astreinte. L’article L. 711-6 précise mot pour mot : « Le montant de l’astreinte ne peut être supérieur à 20 € par lot et par semaine. » Pour une copropriété de 25 lots, le plafond théorique atteint 500 euros par semaine ; pour 80 lots, 1 600 euros par semaine. L’astreinte court jusqu’à la complète transmission ou actualisation des données. Son montant concret dépend de la décision du teneur du registre et ne doit pas être présenté comme une amende automatique dès le premier retard.
La répartition de cette charge dépend du statut du syndic. Le même article interdit au syndic de facturer l’astreinte aux copropriétaires, « sauf si le syndic n’est pas rémunéré pour l’exercice de son mandat ». Cette exception est importante pour un véritable syndic bénévole : le syndicat peut supporter le coût. Elle ne transforme toutefois pas la carence en comportement acceptable. Les copropriétaires peuvent rechercher une responsabilité s’ils démontrent une faute personnelle du syndic, un dommage distinct et un lien causal. L’analyse sera plus nuancée lorsque le mandat est gratuit, mais elle ne disparaît pas.
L’astreinte n’est pas le seul risque. Le paragraphe III de l’article L. 711-6 prévoit : « Les syndicats de copropriétaires ne peuvent bénéficier de subventions de l’Etat, de ses établissements publics, des collectivités territoriales, de leurs groupements ou de leurs établissements publics qu’à la condition d’être immatriculés au registre et que leurs données soient actualisées. » Une copropriété qui prépare une rénovation énergétique ou un plan de sauvegarde doit donc contrôler l’actualisation avant le dépôt du dossier, sans attendre qu’un instructeur signale l’anomalie.
L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 inscrit l’immatriculation dans les missions propres du syndic. Il le charge « de réaliser les démarches prévues aux articles L. 711-1 à L. 711-6 du code de la construction et de l’habitation relatifs à l’immatriculation du syndicat de copropriétaires, sous peine de l’astreinte prévue au même article L. 711-6 ». Le syndic bénévole ne peut donc pas soutenir que la formalité relevait spontanément du conseil syndical, du notaire ou d’un prestataire non mandaté.
Si le blocage vient du portail, la preuve de diligence devient essentielle. Le syndic conservera le message d’erreur, la date et l’heure, le numéro de ticket, les pièces envoyées et les relances. Il vérifiera que son mandat et son rattachement sont à jour. Une difficulté technique documentée n’a pas la même portée qu’une absence totale de démarche. Il ne faut pas multiplier les comptes ou saisir des informations contradictoires pour contourner le problème ; il faut obtenir la régularisation du rattachement ou une réponse écrite du support.
Si le blocage vient d’un diagnostic manquant, le syndic doit distinguer la saisie au registre et la décision de commander la prestation. Il peut demander les archives, vérifier les votes antérieurs et inscrire la question à l’ordre du jour. Lorsque le diagnostic relève d’une obligation déjà applicable, l’assemblée doit recevoir une information claire sur le texte, le devis et le calendrier. Lorsque le champ nouveau ne sera exigible qu’en janvier 2028, le délai doit servir à organiser le vote plutôt qu’à déclarer une donnée inventée.
Si la carence persiste, les copropriétaires peuvent inscrire à l’ordre du jour la révocation ou le non-renouvellement du syndic et préparer un candidat. Ils doivent néanmoins sécuriser la continuité : un changement précipité sans récupération des accès peut prolonger l’anomalie. La résolution désignant le successeur, le procès-verbal, la notification au registre et le bordereau d’archives doivent former une chaîne cohérente.
B. Une vente peut-elle être bloquée et comment engager la responsabilité du syndic bénévole ?
Le numéro d’immatriculation intervient directement dans la vente. L’article L. 711-5 du code de la construction et de l’habitation dispose : « Tout acte authentique de vente devant notaire relatif à un lot de copropriété comporte la mention du numéro d’immatriculation de la copropriété. » Le vendeur doit donc alerter le notaire tôt, idéalement avant la promesse, si le numéro est absent ou si le registre révèle une incohérence. Attendre la veille de l’acte augmente le risque de report.
La loi prévoit un rattrapage. En l’absence de syndic, ou si la mise en demeure adressée au syndic est restée sans effet pendant un mois, le notaire chargé de l’acte procède d’office à l’immatriculation. L’article L. 711-5 ajoute : « Le notaire informe l’établissement public chargé de la tenue du registre de toute erreur qu’il y constate. » Le mécanisme évite qu’une copropriété sans représentant reste définitivement hors registre, mais il ne garantit pas que toutes les pièces techniques et financières puissent être reconstituées instantanément.
La cour d’appel de Riom a récemment examiné une promesse portant sur une copropriété non immatriculée et sans syndic. Elle a relevé : « l’absence d’immatriculation du syndicat de copropriétaires ne devant intervenir qu’au moment de la réitération de la vente par acte authentique, aucun manquement ou défaut de diligence ne peut être imputé à Maître [J] sur ce point » (CA Riom, 2 juin 2026, RG n° 24/01043). Cette solution dépendait des mentions très explicites de la promesse et de la qualité de l’acquéreur. Elle ne signifie pas que l’absence d’immatriculation est sans conséquence dans toute vente.
Le notaire doit connaître la situation pour organiser la régularisation et informer les parties. Le vendeur doit remettre les documents qu’il possède et ne pas promettre une date irréaliste. L’acquéreur doit vérifier si l’absence de registre s’accompagne d’autres manques : aucun syndic, aucune fiche synthétique, comptes non approuvés, diagnostics absents, règlement introuvable ou travaux non retracés. La difficulté peut alors dépasser la seule formalité d’immatriculation et affecter l’appréciation du risque financier.
La responsabilité du syndic suppose une démonstration en trois temps : une faute dans l’exécution du mandat, un préjudice certain ou une perte de chance réparable, puis un lien causal. Une donnée erronée corrigée avant toute conséquence ne produit pas automatiquement des dommages-intérêts. À l’inverse, un refus persistant ayant causé une astreinte, la perte d’une subvention, des frais de régularisation ou un report documenté de vente peut constituer un dommage chiffrable.
Le mandat gratuit est apprécié avec plus de souplesse, mais les obligations essentielles demeurent. La preuve de la faute sera recherchée dans les courriels, les mises en demeure, les accusés du portail, les procès-verbaux et le bordereau d’archives. Le syndic pourra établir qu’il a demandé les documents, saisi les données disponibles, signalé les incertitudes et relancé le support. Le demandeur devra, de son côté, expliquer pourquoi la carence lui a personnellement causé le préjudice invoqué.
La jurisprudence sur l’information lors d’une vente montre aussi que la réparation est souvent mesurée à la chance perdue, pas au coût total découvert. Dans une affaire concernant un état daté incomplet, la cour d’appel de Paris a retenu la responsabilité du syndic et l’a condamné à réparer la perte de chance de négocier un prix moindre (CA Paris, 8 octobre 2025, RG n° 22/14601). La cour rappelle : « Il résulte de l’article 5 du décret du 17 mars 1967 qu’avant tout transfert de propriété d’un lot, le syndic doit adresser au notaire chargé de recevoir l’acte un état daté comportant trois parties. » Le registre et l’état daté sont deux documents différents, mais la décision illustre l’exigence de précision et la nécessité de relier l’omission au dommage réellement subi.
Pour préparer un dossier, il faut conserver la version du registre consultée, le numéro d’immatriculation, les lettres recommandées, les réponses du syndic, les tickets du portail, les procès-verbaux, les diagnostics, le projet de plan, les comptes et tout document relatif à la vente ou à la subvention. En cas de coût, les factures, courriers de refus, échéanciers et attestations du notaire permettront de dater et chiffrer la conséquence. Un tableau chronologique est souvent plus utile qu’un échange de courriels non classés.
À Paris et en Île-de-France, une action contre le syndic ou une demande de remise des archives relève en principe du tribunal judiciaire compétent selon la nature et le lieu du litige. Avant l’assignation, il faut vérifier la qualité du demandeur, le fondement, le délai applicable et la mise en demeure préalable. Une procédure en référé peut être adaptée à la remise urgente de documents clairement identifiés ; une demande indemnitaire discutée exige souvent un examen au fond. La stratégie dépend du blocage : obtenir un accès n’est pas la même demande que faire réparer la perte d’une subvention.
Le meilleur moyen d’éviter le contentieux reste une préparation transparente. Le syndic bénévole présente au conseil syndical un tableau des données, mentionne les pièces manquantes, fait voter les diagnostics nécessaires et communique un état de préparation à l’assemblée. Le procès-verbal n’a pas à reproduire toutes les données, mais il peut acter les démarches, les devis et le calendrier. Cette traçabilité protège le syndicat, les copropriétaires et le syndic lui-même.
Conclusion
Les nouvelles rubriques du registre national entreront en vigueur en janvier 2028, mais la préparation doit commencer dès 2026. Le syndic bénévole doit identifier chaque bâtiment, rassembler les diagnostics, vérifier les équipements, documenter les impayés selon le nouveau seuil et sécuriser son compte de télédéclarant. Il doit surtout conserver une preuve pour chaque valeur transmise et organiser la remise des accès au successeur.
En cas de carence, un copropriétaire peut adresser une mise en demeure recommandée et demander une régularisation prouvée par l’accusé du registre. L’astreinte peut atteindre 20 euros par lot et par semaine, tandis qu’une donnée non actualisée peut empêcher l’obtention de certaines subventions. Lors d’une vente, le numéro d’immatriculation et les incohérences doivent être signalés au notaire sans attendre l’acte authentique. Une responsabilité n’est engagée qu’en présence d’une faute, d’un préjudice et d’un lien causal : le dossier doit donc être construit à partir des pièces, des dates et des conséquences concrètes.
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