La remise des clés approche, le rendez-vous d’état des lieux d’entrée est fixé, et l’autre partie ne vient pas, refuse de signer ou reste injoignable. Pour le locataire comme pour le bailleur, la situation est inconfortable : sans état des lieux d’entrée, la comparaison avec l’état des lieux de sortie devient difficile et le contentieux sur le dépôt de garantie se profile déjà. La loi du 6 juillet 1989 organise pourtant une réponse précise à ce blocage, avec un acteur dédié, le commissaire de justice, et des règles de preuve qui sanctionnent la partie qui fait obstacle. Ce qu’il faut comprendre d’emblée, c’est que le refus ou l’absence de l’autre partie ne fait pas disparaître l’état des lieux : il change seulement la manière de l’établir, et ce changement obéit à des formes strictes, convocation par lettre recommandée au moins sept jours à l’avance et partage des frais par moitié, dont le non-respect prive le document de sa force probante.
La première partie de cet article explique la marche à suivre quand l’état des lieux d’entrée en location se heurte à un refus : sécuriser d’abord l’amiable, puis faire appel au commissaire de justice dans les formes de l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989. La seconde partie détaille le régime financier et probatoire du constat, qui paie, ce que le constat prouve devant le juge, et les recours pour contester les mentions ou récupérer le dépôt de garantie, avec les délais de restitution d’un et deux mois, la majoration de 10 % et le juge compétent.
I. État des lieux d’entrée en location : que faire quand le bailleur ou le locataire refuse de signer ?
A. Sécuriser d’abord l’état des lieux amiable : convocation, mentions obligatoires et exemplaires remis
L’état des lieux d’entrée reste en principe un acte amiable et contradictoire. L’article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 dispose qu’« Un état des lieux est établi selon des modalités définies par décret en Conseil d’Etat, pris après avis de la Commission nationale de concertation, dans les mêmes formes et en autant d’exemplaires que de parties lors de la remise et de la restitution des clés. Il est établi contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles et joint au contrat de location » (article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Concrètement, la partie diligente, le plus souvent le locataire qui veut sécuriser son entrée, ou le bailleur qui veut protéger son bien, propose par écrit la date et l’heure du rendez-vous, de préférence par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par tout écrit dont elle conserve la preuve, en laissant un délai raisonnable et en proposant une seconde date en cas d’empêchement. Cette convocation écrite n’est pas une simple politesse : si le litige naît plus tard, elle établit qui a fait obstacle à l’établissement contradictoire de l’acte, et l’article 3-2 attache à cet obstacle une sanction probatoire directe, puisque « A défaut d’état des lieux ou de la remise d’un exemplaire de l’état des lieux à l’une des parties, la présomption établie par l’article 1731 du code civil ne peut être invoquée par celle des parties qui a fait obstacle à l’établissement de l’acte ou à sa remise à l’une des parties » (article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989).
Le contenu de l’état des lieux d’entrée n’est pas libre. Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, dont l’intitulé exact est le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixant les modalités d’établissement de l’état des lieux, impose que l’état des lieux couvre l’ensemble des locaux et des équipements d’usage privatif mentionnés au contrat de bail et réservés à la jouissance exclusive du locataire (article 1er du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016). Chaque pièce, chaque équipement privatif, chauffage, sanitaires, cuisine, volets, revêtements, doit être décrit avec un niveau de détail qui permettra la comparaison avec la sortie. Le même décret exige que « La forme du document permet la comparaison de l’état du logement constaté à l’entrée et à la sortie des lieux. A cet effet, les états des lieux peuvent être réalisés sous la forme d’un document unique ou de documents distincts ayant une présentation similaire » et que le document, établi sur papier ou sous forme électronique, soit remis à chacune des parties ou à son mandataire au moment de la signature, en main propre ou par voie dématérialisée (article 3 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016). Le document unique, complété à la sortie dans les mêmes cases, reste la présentation la plus sûre, car elle rend la comparaison immédiate pour le juge. Lorsque l’état des lieux d’entrée est absent ou incomplet, la question de la preuve de l’état initial du logement devient centrale, comme l’explique l’analyse consacrée à l’état des lieux d’entrée absent ou incomplet et la preuve de l’état du logement.
Les photographies méritent une attention particulière. Elles ne remplacent pas la description littérale, mais elles la confortent lorsqu’elles sont prises en présence des deux parties, datées, et annexées ou référencées dans le document signé. La Cour de cassation a validé un montage de ce type : dans un litige où les parties étaient convenues, « d’un commun accord, compte tenu des difficultés rencontrées pour décrire de façon littérale l’état du logement lors de l’établissement de l’état des lieux de sortie, de consigner cet état sur le même document que celui dressé lors de l’entrée dans les lieux par la prise de photographies, cet accord étant mentionné dans la rubrique « autres observations » de l’état des lieux de sortie suivie de leur signature », la troisième chambre civile a jugé que « ce document avait été établi contradictoirement et amiablement, en sorte que le recours à un commissaire de justice n’était pas obligatoire », et que le juge pouvait en déduire que « ces photographies permettaient la comparaison de l’état du logement constaté à l’entrée et à la sortie des lieux et qu’elles prouvaient l’existence de dégradations imputables au locataire lors de la restitution des lieux » (Cass. civ. 3e, 6 février 2025, n° 23-21.193, décision du 6 février 2025). La leçon pour l’entrée est symétrique : tout accord sur la méthode de description, photographies, document unique, grille de vétusté convenue, doit être écrit, mentionné dans le document et signé par les deux parties. À défaut d’écrit signé, la règle de l’article 1359 du code civil s’applique : « L’acte juridique portant sur une somme ou une valeur excédant un montant fixé par décret doit être prouvé par écrit sous signature privée ou authentique. Il ne peut être prouvé outre ou contre un écrit établissant un acte juridique, même si la somme ou la valeur n’excède pas ce montant, que par un autre écrit sous signature privée ou authentique » (article 1359 du code civil).
Deux droits complémentaires du locataire sont souvent ignorés à l’entrée. D’abord, « Le locataire peut demander au bailleur ou à son représentant de compléter l’état des lieux d’entrée dans un délai de dix jours à compter de son établissement. Si cette demande est refusée, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation territorialement compétente » (article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Ce délai de dix jours permet de signaler ce qui n’apparaissait pas le jour de la remise des clés, un équipement qui ne fonctionne pas, une infiltration visible seulement par temps de pluie. Ensuite, « Pendant le premier mois de la période de chauffe, le locataire peut demander que l’état des lieux soit complété par l’état des éléments de chauffage » (article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Le bailleur ou son mandataire doit en outre relever les index d’énergie, puisque le même article prévoit que « Le propriétaire ou son mandataire complète les états des lieux d’entrée et de sortie par les relevés des index pour chaque énergie, en présence d’une installation de chauffage ou d’eau chaude sanitaire individuelle, ou collective avec un comptage individuel ». Enfin, dès la remise des clés, le locataire indique au bailleur l’adresse de son nouveau domicile, car c’est à cette adresse que le dépôt de garantie sera restitué : l’article 22 de la loi prévoit que le locataire « indique au bailleur ou à son mandataire, lors de la remise des clés, l’adresse de son nouveau domicile » (article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Si, malgré ces précautions, l’autre partie refuse toute rencontre, ne répond pas ou refuse de signer, l’amiable est épuisé et il faut changer de voie.
B. Faire établir l’état des lieux d’entrée par un commissaire de justice quand l’amiable est impossible
Quand l’état des lieux ne peut pas être établi contradictoirement et amiablement, la loi désigne le professionnel compétent et organise son intervention. L’article 3-2 dispose que « Si l’état des lieux ne peut être établi dans les conditions prévues au premier alinéa, il est établi par un commissaire de justice, sur l’initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié entre le bailleur et le locataire et à un coût fixé par décret en Conseil d’Etat. Dans ce cas, les parties en sont avisées par le commissaire de justice au moins sept jours à l’avance, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception » (article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Chaque élément de cette phrase a une portée pratique. L’initiative appartient à la partie la plus diligente, qu’il s’agisse du bailleur ou du locataire : à l’entrée, c’est souvent le locataire qui prend l’initiative quand l’agence ou le bailleur ne se déplace pas, mais le bailleur peut également agir quand le locataire refuse l’accès ou la signature. Les frais sont partagés par moitié dans tous les cas, y compris lorsque une seule des parties a pris l’initiative, et le coût est réglementé, ce qui interdit au commissaire de justice de facturer librement cette intervention. Surtout, la convocation au moins sept jours à l’avance par lettre recommandée avec demande d’avis de réception est une formalité substantielle : elle garantit que la partie défaillante a été mise en mesure d’être présente, et c’est elle qui donne au constat dressé en son absence sa valeur probante.
Le commissaire de justice est, depuis le 1er juillet 2022, le professionnel qui réunit les anciennes professions d’huissier de justice et de commissaire-priseur judiciaire pour la partie constat et exécution. La Cour de cassation emploie elle-même cette terminologie de transition : « si l’état des lieux ne peut être établi contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elle, il est établi par un huissier de justice, devenu commissaire de justice, sur l’initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié entre le bailleur et le locataire » (Cass. civ. 3e, 16 novembre 2023, n° 22-19.422, décision du 16 novembre 2023). En pratique, la partie diligente contacte l’étude, communique le bail, les coordonnées de l’autre partie et les convocations amiables restées sans réponse, puis le commissaire de justice adresse sa propre convocation sept jours au moins avant la date retenue. Le jour du constat, le commissaire décrit chaque pièce et chaque équipement, relève les index, photographie, et dresse un procès-verbal qui est remis ou adressé aux deux parties. Si la partie convoquée se présente, le constat devient de fait contradictoire et peut être signé par les deux parties. Si elle ne se présente pas, le constat est dressé en son absence mais reste valable, dès lors que la convocation a été régulièrement adressée.
La jurisprudence donne à ce formalisme tout son sens en sanctionnant la partie qui, au lieu de recourir au commissaire de justice, établit seule son propre document. Dans l’arrêt du 16 novembre 2023, la troisième chambre civile énonce qu’« Il s’en déduit qu’un état des lieux de sortie établi unilatéralement par le bailleur, sans recours à un commissaire de justice, et dont le défaut de contradiction est dû à sa carence, ne peut faire la preuve de dégradations imputables au locataire », après avoir constaté que « le bailleur, qui avait connaissance du départ des lieux des locataires, ne démontrait pas avoir tenté d’établir amiablement l’état des lieux de sortie de manière contradictoire et n’avait pas fait appel à un huissier de justice » (Cass. civ. 3e, 16 novembre 2023, n° 22-19.422, décision du 16 novembre 2023). La règle vaut pour l’entrée comme pour la sortie : un bailleur qui remet les clés sans état des lieux, puis produit à la sortie un document établi seul pour retenir le dépôt de garantie, se heurte à cette fin de non-recevoir probatoire. Symétriquement, un locataire qui entre sans exiger l’état des lieux, puis conteste à la sortie des dégradations pourtant décrites, sera confronté à la présomption de bon état de l’article 1731 du code civil, selon laquelle « S’il n’a pas été fait d’état des lieux, le preneur est présumé les avoir reçus en bon état de réparations locatives, et doit les rendre tels, sauf la preuve contraire » (article 1731 du code civil).
Un autre écueil, fréquent dans les locations gérées par un proche ou un intermédiaire non mandaté, concerne la signature par un tiers. La Cour de cassation a jugé que, lorsque « l’état des lieux de sortie avait été signé par une personne se déclarant le père du locataire, sans que ni l’identité du signataire ni la preuve du mandat reçu du locataire et de la curatrice ne soient établis », il en résultait que « l’état des lieux de sortie n’avait pas été établi contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles, de sorte que le recours à un commissaire de justice était obligatoire », et que « le document produit ne pouvait faire la preuve, qui incombait au bailleur, de dégradations locatives » (Cass. civ. 3e, 3 juillet 2025, n° 24-13.219, décision du 3 juillet 2025). Pour l’état des lieux d’entrée, la conséquence est directe : si le bailleur envoie sur place une personne sans mandat écrit, concierge, voisin, membre de la famille, et que le locataire signe avec elle un document sommaire, ce document pourra être écarté comme non contradictoire, et le recours au commissaire de justice aurait été obligatoire. La partie diligente doit donc vérifier l’identité et le pouvoir du signataire qui se présente en face d’elle, demander le mandat écrit de l’agence ou du bailleur, et, au moindre doute, faire établir le constat par le commissaire de justice convoqué sept jours à l’avance.
II. État des lieux d’entrée par commissaire de justice : qui paie, que prouve le constat et comment contester ?
A. Frais partagés par moitié et force probante du constat devant le juge
La question du coût est tranchée par la loi elle-même : l’intervention du commissaire de justice est « à frais partagés par moitié entre le bailleur et le locataire et à un coût fixé par décret en Conseil d’Etat » (article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Le partage par moitié s’applique même si une seule partie a pris l’initiative, même si l’autre ne s’est pas présentée au rendez-vous, et il s’applique à l’entrée comme à la sortie. Aucune des parties ne peut donc être contrainte de supporter seule le coût du constat, et aucune ne peut refuser de payer sa moitié au motif qu’elle n’avait pas demandé l’intervention. En pratique, l’étude adresse à chacune des parties sa part, et la partie diligente qui aurait avancé la totalité dispose d’un recours en remboursement de la moitié contre l’autre partie, sur présentation de la facture du commissaire de justice. Ce régime légal se distingue du constat librement commandé par une seule partie en dehors de tout refus, par exemple un constat d’huissier de pure complaisance dressé sans convocation de l’adversaire : un tel document reste recevable, mais son poids est moindre, car la Cour de cassation rappelle qu’« un constat d’huissier de justice, même non contradictoirement dressé, vaut à titre de preuve dès lors qu’il est soumis à la libre discussion des parties » (Cass. civ. 3e, 16 novembre 2023, n° 22-19.422, citant 1re Civ., 12 avril 2005, n° 02-15.507, décision du 16 novembre 2023). Autrement dit, le constat du commissaire dressé après convocation régulière fait preuve des faits matériellement constatés, date, présence, état apparent, mesures, photographies, mais il est toujours discuté contradictoirement devant le juge, qui en apprécie la portée.
Devant le juge, la distribution de la charge de la preuve découle de deux textes combinés. D’une part, « Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l’extinction de son obligation » (article 1353 du code civil). D’autre part, la présomption de bon état de l’article 1731 joue contre le locataire quand aucun état des lieux n’a été dressé, mais elle est neutralisée contre la partie qui a fait obstacle : « A défaut d’état des lieux ou de la remise d’un exemplaire de l’état des lieux à l’une des parties, la présomption établie par l’article 1731 du code civil ne peut être invoquée par celle des parties qui a fait obstacle à l’établissement de l’acte ou à sa remise à l’une des parties » (article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Le montage probatoire complet est donc le suivant : si le bailleur a refusé l’état des lieux d’entrée malgré les convocations, il ne pourra pas invoquer la présomption de bon état contre le locataire à la sortie, et c’est à lui, bailleur, de prouver les dégradations qu’il allègue pour retenir le dépôt de garantie, conformément à l’article 1353. Si c’est le locataire qui a refusé l’état des lieux d’entrée alors que le bailleur l’avait convoqué, puis a fait dresser le constat par commissaire, le document fait preuve de l’état initial et le locataire ne pourra pas soutenir sans preuve contraire que le logement était déjà dégradé. Dans les deux cas, les convocations écrites conservées, lettres recommandées, courriels, messages de l’agence, sont les pièces qui permettent au juge d’identifier l’auteur de l’obstacle.
La contestation du constat lui-même reste possible, mais elle obéit à des moyens précis. On ne conteste pas utilement un procès-verbal de commissaire de justice par de simples dénégations : il faut produire des éléments contraires, autres photographies datées, témoignages, factures de remise en état antérieures, rapport d’un autre professionnel, et démontrer, par exemple, que le commissaire n’a pas convoqué sept jours à l’avance par lettre recommandée, qu’il a décrit un équipement qui n’existe pas, ou que l’état relevé ne correspond pas à la réalité. Lorsque le document a été établi et signé contradictoirement, même sous une forme simplifiée comme des photographies convenues d’un commun accord, le juge n’est pas tenu de recourir à un commissaire et apprécie souverainement les preuves, comme l’a confirmé la Cour de cassation pour un état des lieux de sortie photographique accepté par les deux parties (Cass. civ. 3e, 6 février 2025, n° 23-21.193, décision du 6 février 2025). À l’inverse, un document signé par un tiers sans mandat prouvé ne résiste pas à la contestation et impose le recours au commissaire (Cass. civ. 3e, 3 juillet 2025, n° 24-13.219, décision du 3 juillet 2025). Pour le locataire comme pour le bailleur, la discipline est donc la même : ne jamais signer un état des lieux d’entrée avec une personne dont le pouvoir n’est pas établi, exiger la convocation régulière, et conserver un exemplaire signé du document, puisque le défaut de remise d’un exemplaire suffit à paralyser la présomption de l’article 1731 au détriment de l’auteur de l’obstacle.
B. Dépôt de garantie, majoration de 10 % et juge compétent pour contester à Paris et en Île-de-France
C’est à la sortie que l’état des lieux d’entrée produit ses effets financiers, à travers la restitution du dépôt de garantie. L’article 22 de la loi du 6 juillet 1989 plafonne d’abord son montant : « Lorsqu’un dépôt de garantie est prévu par le contrat de location pour garantir l’exécution de ses obligations locatives par le locataire, il ne peut être supérieur à un mois de loyer en principal » (article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Le délai de restitution dépend ensuite de la comparaison entre l’entrée et la sortie : « Il est restitué dans un délai maximal d’un mois à compter de la remise des clés par le locataire lorsque l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée, déduction faite, le cas échéant, des sommes restant dues au bailleur et des sommes dont celui-ci pourrait être tenu, en lieu et place du locataire, sous réserve qu’elles soient dûment justifiées », et dans les autres cas « dans un délai maximal de deux mois à compter de la remise en main propre, ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, des clés au bailleur ou à son mandataire » (article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Lorsque les locaux sont situés dans un immeuble collectif, le bailleur peut conserver une provision d’au plus 20 % du dépôt de garantie jusqu’à l’arrêté annuel des comptes, la régularisation intervenant dans le mois de l’approbation définitive des comptes. Chaque retenue doit être justifiée pièce par pièce, état des lieux comparé, devis ou factures, décompte de charges, car la Cour de cassation fait peser sur le bailleur la preuve de sa créance et sanctionne les restitutions non prouvées.
La sanction du retard est automatique et lucrative pour le locataire diligent. La troisième chambre civile rappelle qu’« Il résulte du second qu’à défaut de restitution dans le délai de deux mois à compter de la remise des clés, le dépôt de garantie restant dû au locataire est majoré d’une somme égale à 10 % du loyer mensuel principal, pour chaque période mensuelle commencée en retard et que la majoration court de plein droit à l’issue du délai de deux mois suivant la remise des clés », visa de l’article 1353 du code civil et de l’article 22 de la loi (Cass. civ. 3e, 12 février 2026, n° 24-21.258, décision du 12 février 2026). Dans cette affaire, le bailleur soutenait avoir émis un chèque de remboursement et l’avoir adressé au locataire, sans que le chèque ait été encaissé ; la Cour a cassé au motif qu’en statuant ainsi « sans constater que le bailleur justifiait de la réception du chèque par le locataire, qui la contestait, le juge a violé les textes susvisés » (même décision du 12 février 2026). L’enseignement est double : l’émission d’un chèque non réceptionné ne vaut pas restitution, et la majoration de 10 % par mois de retard court de plein droit, sans mise en demeure préalable. Pour le locataire, cela signifie qu’après deux mois sans restitution justifiée, chaque mois commencé ajoute 10 % du loyer mensuel principal. Pour le bailleur, cela signifie qu’il doit restituer par un moyen dont il conserve la preuve de réception, virement libellé ou remise contre reçu, et non par un chèque dont l’encaissement reste incertain.
En cas de désaccord persistant, le parcours procédural commence par la conciliation et s’achève devant le juge des contentieux de la protection. D’abord, lorsque le locataire a demandé en vain le complément de l’état des lieux d’entrée dans les dix jours, « le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation territorialement compétente » (article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989), et cette saisine reste utile plus largement pour les litiges sur le dépôt de garantie et les retenues. Ensuite, le juge compétent est désigné par le code de l’organisation judiciaire : « Le juge des contentieux de la protection connaît des actions dont un contrat de louage d’immeubles à usage d’habitation ou un contrat portant sur l’occupation d’un logement est l’objet, la cause ou l’occasion » (article L213-4-4 du code de l’organisation judiciaire). À Paris et en Île-de-France, où les contentieux sur les retenues et les états des lieux sont nombreux, la demande se porte devant le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble, avec un dossier ordonné : bail, convocations et lettres recommandées prouvant l’obstacle, état des lieux d’entrée ou procès-verbal du commissaire de justice avec sa convocation sept jours, état des lieux de sortie, photographies datées, devis et factures des deux parties, décompte de restitution du dépôt de garantie et preuve du paiement ou de la réception des sommes. La conciliation préalable devant la commission départementale, à Paris la commission de conciliation de Paris, n’est pas toujours obligatoire selon les montants et les cas, mais elle reste la voie la plus rapide pour obtenir une restitution sans audience, et le juge tient compte de l’attitude des parties pendant cette phase.
Conclusion
Le refus de l’état des lieux d’entrée ne prive aucune des parties de protection, à condition d’en respecter la méthode légale. Proposer l’amiable par écrit et conserver les convocations, décrire l’ensemble des locaux et équipements avec des photographies datées convenues entre les parties, remettre un exemplaire signé à chacun, demander le complément dans les dix jours si un désordre apparaît, puis, en cas de refus persistant, faire dresser le constat par un commissaire de justice convoquant sept jours à l’avance par lettre recommandée, à frais partagés par moitié : chacune de ces étapes est prévue par l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 et confirmée par la jurisprudence récente de la troisième chambre civile. Un document établi seul par une partie carencée ne prouve pas les dégradations, un document signé par un tiers sans mandat n’est pas contradictoire, et un chèque de restitution non réceptionné n’éteint pas la dette du bailleur, majorée de 10 % par mois de retard de plein droit. C’est cette discipline de formes et de preuves, appliquée dès la remise des clés, qui permet, à la sortie, une comparaison loyale de l’état du logement et une restitution du dépôt de garantie dans les délais d’un ou deux mois.