Vous avez rendu les clés, l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, et pourtant le chèque de restitution n’arrive pas en entier : le bailleur garde plusieurs centaines d’euros « en attendant les comptes de la copropriété ». Faut-il accepter, et combien de temps cette attente peut-elle durer ? La réponse tient en cinq phrases, avec leurs réserves. D’abord, en immeuble collectif, le bailleur peut garder une provision pour les charges non encore régularisées, mais elle ne peut pas dépasser 20 % du dépôt de garantie et doit être justifiée par un arrêté provisoire des comptes. Ensuite, le solde doit être restitué dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes de l’immeuble, et tout mois de retard au-delà des délais légaux fait courir une majoration de 10 % du loyer mensuel. Troisièmement, le juge sanctionne l’excédent même lorsque le locataire doit réellement de l’argent : à Marseille en 2025, sur 550 euros retenus, seuls 210 ont été validés et le surplus a produit la majoration. Quatrièmement, la régularisation définitive obéit aux mêmes règles qu’en cours de bail : décompte par nature de charges, pièces justificatives à disposition, liste limitative des charges récupérables et prescription de trois ans comptée au jour de la régularisation. Enfin, les réserves : ce mécanisme ne vaut que pour les baux d’habitation du secteur privé soumis à la loi du 6 juillet 1989, il suppose un immeuble collectif dont les comptes ne sont pas encore arrêtés, et chaque retenue doit être justifiée ligne par ligne, car une provision autorisée ne dispense jamais de prouver le solde final. Ce qui suit explique, textes et décisions à l’appui, comment vérifier une retenue, dans quels délais agir et comment le juge tranche, côté locataire comme côté bailleur.
I. Ce que le bailleur peut garder en attendant les comptes de la copropriété
A. L’arrêté provisoire et la provision plafonnée à 20 %
Le point de départ est l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989, dans sa version issue de la loi du 24 mars 2014, qui organise la restitution du dépôt de garantie. Lorsque le logement se trouve dans un immeuble collectif dont les comptes de charges ne sont pas encore arrêtés au départ du locataire, le texte prévoit une soupape : « Lorsque les locaux loués se situent dans un immeuble collectif, le bailleur procède à un arrêté des comptes provisoire et peut, lorsqu’elle est dûment justifiée, conserver une provision ne pouvant excéder 20 % du montant du dépôt de garantie jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble. » Chaque mot compte. Il faut un immeuble collectif, donc un logement soumis à des charges communes dont le montant définitif dépend d’un arrêté annuel, typiquement les appels de fonds du syndic et le décompte de la copropriété. Il faut un arrêté des comptes provisoire, c’est-à-dire un document chiffré qui estime le reliquat probable, et non une simple phrase dans un courrier annonçant que « des charges restent à venir ». Il faut une justification de la provision, ce qui exclut la retenue forfaitaire décidée par habitude ou par prudence. Et le plafond est arithmétique : 20 % du montant du dépôt de garantie, ni un euro de plus.
Un exemple chiffré fixe les idées. Pour un dépôt de garantie de 1 050 euros, la provision maximale est de 210 euros. Si le bailleur conserve 550 euros, comme dans l’affaire jugée à Marseille en 2025, l’excédent de 340 euros est indûment retenu dès le premier jour, quelle que soit la suite des comptes. Pour un dépôt de 800 euros, le plafond est de 160 euros ; pour un dépôt de 1 500 euros, de 300 euros. Le calcul se fait sur le montant du dépôt de garantie versé à l’entrée, qui ne peut lui-même excéder un mois de loyer en principal et ne fait l’objet d’aucune révision en cours de bail. Le bailleur qui veut sécuriser sa position a donc intérêt à établir son arrêté provisoire par écrit, à le communiquer au locataire avec le détail des postes provisionnés et à limiter sa retenue au plafond légal, plutôt que de garder une somme ronde « au cas où ».
La suite du même article 22 verrouille le calendrier de sortie : « La régularisation définitive et la restitution du solde, déduction faite, le cas échéant, des sommes restant dues au bailleur et des sommes dont celui-ci pourrait être tenu en lieu et place du locataire, sont effectuées dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes de l’immeuble. » Autrement dit, la provision n’est qu’une avance sur un compte à arrêter : une fois que l’assemblée générale de la copropriété a approuvé les comptes de l’exercice, le bailleur dispose d’un mois pour établir le décompte définitif et rendre le solde. Passé ce mois, la retenue n’a plus de fondement et la majoration pour retard s’applique. Le texte ajoute une porte de sortie amiable. Aux termes du même article 22 : « Toutefois, les parties peuvent amiablement convenir de solder immédiatement l’ensemble des comptes ». Locataire et bailleur peuvent donc, d’un commun accord, arrêter tout de suite les comptes sur la base des éléments disponibles, solder la différence dans un sens ou dans l’autre, et clore le dossier sans attendre l’assemblée générale. Cet accord doit être clair et écrit, car il emporte renonciation à la régularisation ultérieure.
Deux limites doivent être rappelées pour éviter les confusions fréquentes. D’abord, la provision de 20 % ne concerne que les charges restant à régulariser, pas les dégradations ni les loyers impayés : les retenues pour remise en état relèvent d’un autre fondement et exigent leurs propres justificatifs, devis et factures comparés aux deux états des lieux. Ensuite, le mécanisme suppose que les comptes ne sont pas encore arrêtés ; si l’arrêté annuel est déjà disponible au départ du locataire, le bailleur doit régulariser immédiatement et ne peut pas invoquer la provision pour garder 20 % par principe. La fiche officielle de Service-Public consacrée au dépôt de garantie décrit la même mécanique, et la presse spécialisée la résume en une formule que chacun peut vérifier : le propriétaire peut conserver jusqu’à 20 % de la caution dans l’attente de la régularisation annuelle des charges, comme l’explique PAP dans son guide des retenues sur la caution, mis à jour le 11 avril 2025. Mais ni la fiche ni le guide ne remplacent le texte : seul l’article 22 fixe les conditions, et c’est à lui que le juge se reporte.
B. Les délais de restitution et la majoration de 10 % par mois de retard
Hors provision pour charges à venir, la restitution obéit à deux délais secs, qui courent à compter de la remise des clés. Lorsque l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée, le dépôt est restitué dans un délai maximal d’un mois. L’article 22 dispose : « Il est restitué dans un délai maximal d’un mois à compter de la remise des clés par le locataire lorsque l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée, déduction faite, le cas échéant, des sommes restant dues au bailleur et des sommes dont celui-ci pourrait être tenu, en lieu et place du locataire, sous réserve qu’elles soient dûment justifiées. » Dans les autres cas, le délai est de deux mois. Le même article 22 dispose : « Il est restitué dans un délai maximal de deux mois à compter de la remise en main propre, ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, des clés au bailleur ou à son mandataire, déduction faite, le cas échéant, des sommes restant dues au bailleur et des sommes dont celui-ci pourrait être tenu, aux lieu et place du locataire, sous réserve qu’elles soient dûment justifiées. » La conformité des états des lieux se prouve par la comparaison des deux documents établis contradictoirement à l’entrée et à la sortie, comme l’exige l’article 3-2 de la même loi : « Un état des lieux est établi selon des modalités définies par décret en Conseil d’Etat, pris après avis de la Commission nationale de concertation, dans les mêmes formes et en autant d’exemplaires que de parties lors de la remise et de la restitution des clés. » Sans exemplaire remis à chaque partie, la présomption de bon état ne peut pas être invoquée par celle qui a fait obstacle à l’acte, ce qui fragilise toute retenue pour dégradations.
Dans les deux cas, les déductions doivent être « dûment justifiées », et cette exigence est contrôlée de près par les juges. Une retenue pour charges futures ne peut donc pas être justifiée après coup par un simple rappel des habitudes de paiement des années précédentes ; elle doit s’appuyer, au jour de la restitution, sur l’arrêté provisoire et rester dans la limite des 20 %. De même, une retenue pour travaux doit s’appuyer sur la comparaison des états des lieux et sur des devis ou factures, jamais sur des photos floues ou une estimation verbale. Le locataire, de son côté, doit indiquer au bailleur l’adresse de son nouveau domicile lors de la remise des clés, car c’est à cette adresse que le solde et les justificatifs seront envoyés, et l’absence de transmission de cette adresse prive le locataire de la majoration pour retard.
Car le retard se paie automatiquement. Aux termes de l’article 22 : « A défaut de restitution dans les délais prévus, le dépôt de garantie restant dû au locataire est majoré d’une somme égale à 10 % du loyer mensuel en principal, pour chaque période mensuelle commencée en retard. » Pour un loyer mensuel de 1 050 euros en principal, chaque mois de retard commencé ajoute 105 euros, sans mise en demeure préalable et sans que le juge ait à apprécier un préjudice : la majoration est un droit dès lors que le délai est dépassé et que l’adresse du nouveau domicile a été transmise. Elle se calcule sur le loyer en principal, hors charges, et elle porte sur le dépôt « restant dû », c’est-à-dire après déduction des seules sommes valablement justifiées. Concrètement, si le bailleur devait 340 euros indûment retenus et les rend avec trois mois de retard, la majoration s’ajoute à ces 340 euros. Elle n’est pas due lorsque le défaut de restitution résulte de l’absence de transmission de l’adresse du nouveau domicile, d’où l’importance pratique de notifier cette adresse par écrit, de préférence en même temps que la remise des clés, et d’en conserver la preuve.
II. Comment le juge vérifie une retenue gardée « pour les charges »
A. 550 euros gardés sur 1 050 : pourquoi le juge de Marseille n’en a validé que 210 en 2025
Le jugement du juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire de Marseille du 15 mai 2025 (RG 24/02690) est un cas d’école, parce qu’il distingue trois questions que les parties mélangent souvent : la provision autorisée, le solde réel des charges et la sanction du retard. La locataire avait quitté les lieux le 29 décembre 2023 après y avoir versé un dépôt de garantie de 1 050 euros. L’état des lieux était sans nuage : il ressortait d’une attestation signée par la bailleresse elle-même que les lieux avaient été restitués en parfait état. Le 15 janvier 2024, la bailleresse avait restitué 500 euros à titre partiel et conservé 550 euros, en expliquant qu’au cours des années précédentes la locataire avait dû régler un solde de charges proche de 500 euros et qu’elle avait rencontré des difficultés à chaque fois pour s’en acquitter. La retenue, selon elle, n’était ni arbitraire ni fantaisiste.
Le tribunal écarte cette justification d’un principe d’ordre public. Il rappelle d’abord que le dépôt de garantie garantit l’exécution des obligations locatives, dont le paiement des charges récupérables que le locataire doit aux termes convenus en application de l’article 7 de la loi du 6 juillet 1989 : « De payer le loyer et les charges récupérables aux termes convenus ». Puis il applique l’article 22 : en immeuble collectif, arrêté provisoire et provision de 20 % au maximum jusqu’à l’arrêté annuel des comptes. Le calcul est alors mécanique : 20 % de 1 050 euros, soit 210 euros. Le tribunal juge que la bailleresse ne pouvait retenir que 20 % du dépôt de garantie, soit 210 euros, de sorte que 340 euros étaient indûment retenus dès l’origine. L’argument tiré des habitudes de paiement passées et des difficultés antérieures ne peut pas fonder une retenue supérieure au plafond : la loi est d’ordre public, les parties ne peuvent pas y déroger par leur comportement, et la provision se mesure au dépôt versé, pas à l’historique des soldes.
Le tribunal fait ensuite les comptes, et c’est la deuxième leçon de l’affaire : la bailleresse justifiait par l’appel de fonds adressé par le syndic le 3 janvier 2025, en vue de l’assemblée générale du 6 février 2025, que le solde de charges récupérables s’élevait à 2 584,54 euros, quand les provisions mensuelles de 170 euros, soit 2 040 euros sur l’année, laissaient un reliquat de 544,54 euros à la charge de la locataire. Autrement dit, la locataire devait réellement de l’argent au titre des charges, et pour un montant supérieur à la somme retenue. Pourtant, le tribunal ne compense pas purement et simplement : ayant retenu 550 euros quand seuls 210 étaient autorisés, la bailleresse doit à la locataire la différence sur la provision, et le solde des charges se règle séparément. Après compensation, il ne restait dû que 5,46 euros à la locataire, somme remise à la barre par chèque, dont le tribunal donne acte. Mais la sanction du retard demeure : la somme de 340 euros ayant été indûment retenue, la somme de 340 euros ayant donc été indûment retenue, et le tribunal fait droit à la majoration légale à hauteur des 105 euros demandés dans l’assignation, soit 10 % d’un loyer mensuel de 1 050 euros. Moralité des deux côtés : le locataire qui doit réellement des charges ne peut pas en déduire que toute retenue est abusive, et le bailleur qui a raison sur le fond peut quand même être sanctionné s’il a gardé plus que le plafond en attendant les comptes.
Un arrêt de la cour d’appel d’Amiens du 11 septembre 2025 (RG 24/03778) complète le tableau en montrant comment le juge reconstitue le compte définitif une fois les justificatifs produits. Dans cette affaire, des locataires partis le 28 février 2023 réclamaient 700 euros de dépôt non restitué, la majoration mensuelle et le remboursement de 2 000 euros de charges, quand les bailleurs leur opposaient loyers, charges, taxe d’ordures ménagères et remise en état. Le premier juge avait accordé 700 euros de dépôt, la majoration et 2 000 euros de charges ; la cour confirme l’essentiel mais refait les comptes des charges au plus juste : elle ramène les charges récupérables à 162,86 euros après déduction des 2 000 euros de provisions déjà versées, ajoute 237,25 euros de taxe sur les ordures ménagères pour 2022 et 2023 au prorata de l’occupation, et 500 euros de remise en état imputable aux anciens locataires. Trois enseignements pratiques s’en dégagent. D’abord, les provisions déjà versées se déduisent euro pour euro des charges récupérables établies : réclamer le remboursement intégral des charges sans déduire les provisions est voué à l’échec. Ensuite, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères est bien récupérable au prorata de l’occupation, en application de l’article 23, qui range parmi les charges récupérables « Des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement ». Enfin, la remise en état obéit à sa propre logique probatoire, distincte des charges : états des lieux comparés et constat d’huissier à l’appui.
B. Contester ou sécuriser : la méthode complète, du décompte au juge
Que l’on soit locataire parti ou bailleur en attente des comptes, la méthode tient en quatre vérifications, dans l’ordre où le juge les examine. Première vérification : l’arrêté provisoire et le plafond. Le locataire à qui l’on retient plus de 20 % doit demander par écrit l’arrêté provisoire des comptes et le calcul de la provision, puis mettre le bailleur en demeure de restituer l’excédent dans le délai légal, en rappelant sa nouvelle adresse. Le bailleur doit établir cet arrêté dès la remise des clés, le chiffrer poste par poste à partir du dernier budget du syndic et des consommations connues, et capter sa retenue au plafond. Une provision « dûment justifiée » suppose un document, pas une habitude : dans l’affaire marseillaise, l’historique des soldes proches de 500 euros n’a pas suffi.
Deuxième vérification : le décompte définitif, ligne par ligne. La régularisation annuelle obéit à l’article 23, qui impose au bailleur de communiquer au locataire, un mois avant la régularisation, le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires. Et la loi ajoute une garantie souvent ignorée : « Durant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires. » Le locataire parti conserve donc un droit d’accès aux factures, appels de charges du syndic et contrats d’entretien pendant six mois, et le bailleur a intérêt à les tenir prêts plutôt qu’à les reconstituer en cours d’instance. Le contrôle porte ensuite sur la nature des postes : la liste des charges récupérables est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, dont l’article 1er dispose que « La liste des charges récupérables prévue à l’article 18 de la loi du 23 décembre 1986 susvisée figure en annexe au présent décret », texte maintenu en vigueur pour l’application de la loi de 1989. Tout poste qui n’y figure pas, comme une taxe foncière ou de gros travaux d’amélioration, doit être retiré du décompte. Lorsque la régularisation définitive arrive après le 31 décembre de l’année suivante, le locataire peut en outre exiger l’étalement : « Lorsque la régularisation des charges n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième, s’il en fait la demande. » Pour les litiges qui relèvent du contentieux locatif suivi par l’expertise immobilière du cabinet à Paris, ce contrôle du décompte est le point de départ de toute contestation sérieuse comme de toute demande reconventionnelle du bailleur.
Troisième vérification : la prescription de trois ans, comptée au bon point de départ. L’article 7-1 dispose : « Toutes actions dérivant d’un contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer ce droit. » La Cour de cassation a fixé le point de départ en matière de charges dans un arrêt de troisième chambre civile du 9 novembre 2017 (pourvoi n° 16-22.445, publié au Bulletin) : statuant sur l’action en répétition de locataires qui avaient payé des provisions pendant des années sans régularisation, elle juge que ce jour est celui de la régularisation des charges, seule à même de révéler l’existence d’un indu, et non celui du versement des provisions. Le même arrêt valide au passage une règle qui éclaire les régularisations tardives : ayant exactement retenu que l’obligation de régularisation annuelle n’était assortie d’aucune sanction et que le bailleur pouvait justifier des charges à tout moment dans la limite de la prescription. Concrètement, le bailleur qui régularise tardivement n’est pas déchu de son droit pour ce seul retard, mais le locataire qui a trop payé dispose lui aussi de trois ans à compter de la régularisation pour réclamer le trop-versé. Chacun compte donc son délai à partir du décompte, pas à partir des provisions mensuelles. La fiche officielle consacrée aux charges à payer par le locataire rappelle ce délai de trois ans dans les deux sens et précise que la régularisation tardive reste possible en cas d’oubli, d’ignorance ou de négligence, tout en avertissant que le juge peut refuser un rappel brutal et déloyal.
Quatrième vérification : le parcours de résolution du litige. Avant le tribunal, la commission départementale de conciliation est compétente, puisque l’article 20 vise : « Les litiges relatifs à l’état des lieux, au dépôt de garantie, aux charges locatives et aux réparations », et qu’elle « rend un avis dans le délai de deux mois à compter de sa saisine et s’efforce de concilier les parties ». La saisine est gratuite et suspend rarement les délais, aussi faut-il l’engager tôt, avec un dossier complet : bail, deux états des lieux, arrêté provisoire, décompte définitif, justificatifs demandés, calcul de la provision de 20 % et décompte de la majoration. À défaut d’accord, le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire tranche, comme à Marseille, Saint-Quentin puis Amiens. Côté bailleur, la sécurisation consiste à arrêter les comptes dès que possible après le départ, à provoquer l’approbation des comptes en assemblée générale sans tarder, à notifier la régularisation définitive dans le mois de cette approbation et à restituer le solde avec le détail des déductions. Chaque année d’attente passive rapproche la prescription et fait courir la majoration : attendre ne fait jamais gagner d’argent.
Conclusion
Retenir une partie de la caution en attendant les comptes de la copropriété est permis, mais dans un cadre étroit : immeuble collectif, arrêté provisoire écrit et justifié, provision plafonnée à 20 % du dépôt de garantie, puis régularisation définitive et restitution du solde dans le mois de l’approbation des comptes. Au-delà d’un mois après un état des lieux conforme, ou de deux mois dans les autres cas, chaque mois commencé ajoute 10 % du loyer en principal au profit du locataire qui a transmis sa nouvelle adresse. Le jugement marseillais de 2025 le montre sans détour : même lorsque le locataire doit réellement plus de 500 euros de charges, garder 550 euros quand seuls 210 étaient autorisés vaut sanction, et l’historique des paiements ne remplace jamais l’arrêté provisoire. Pour le solde final, tout se joue sur le décompte : nature des postes confrontée à la liste du décret de 1987, pièces consultables six mois, taxe d’ordures ménagères au prorata, provisions déduites euro pour euro, et prescription de trois ans comptée au jour de la régularisation pour chacun. Locataire parti, réclamez l’arrêté provisoire et le calcul des 20 % dès la remise des clés, puis le décompte définitif ; bailleur, arrêtez les comptes vite, justifiez chaque euro et restituez le solde dans le mois de l’assemblée générale. Et en cas de blocage, la conciliation départementale puis le juge des contentieux de la protection tranchent sur pièces, comme ils l’ont fait à Marseille, Saint-Quentin et Amiens.