Vous venez de recevoir le décompte annuel et la régularisation dépasse de plusieurs centaines d’euros les provisions déjà versées, sans détail ni facture à l’appui. Devez-vous payer sans discuter, ou pouvez-vous exiger le décompte par nature de charges, consulter les pièces justificatives, puis contester ce qui n’est pas récupérable ? La réponse tient en trois temps : seules les charges figurant sur une liste limitative fixée par décret peuvent vous être réclamées, et uniquement sur justification ; le bailleur doit vous adresser chaque année un décompte détaillé et tenir les pièces à votre disposition pendant six mois ; passé trois ans, l’arriéré est prescrit, et le trop-versé peut être récupéré comme un indu.

Deux réserves s’imposent d’emblée. D’abord, tout dépend de votre bail et de votre immeuble : location vide ou meublée, immeuble en copropriété ou non, chauffage collectif ou individuel. Ensuite, une charge peut être justifiée sur le principe mais mal calculée dans son montant, ou l’inverse : il faut donc vérifier la nature de la dépense, puis son chiffrage, puis les délais. Cet article décrit cette méthode pas à pas, à partir des textes et de trois décisions rendues en 2025 et 2026, lues intégralement.

I. Ce que le bailleur peut récupérer, et ce qu’il doit prouver

A. Une liste limitative, pas une facture globale

Le principe est posé par l’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : « Les charges récupérables, sommes accessoires au loyer principal, sont exigibles sur justification en contrepartie : 1° Des services rendus liés à l’usage des différents éléments de la chose louée ; 2° Des dépenses d’entretien courant et des menues réparations sur les éléments d’usage commun de la chose louée. » (article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Le même article ajoute une troisième source possible : « 3° Des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement. » (article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989).

Surtout, la liste de ces charges « est fixée par décret en Conseil d’Etat » (article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989), et ce décret est le décret n° 87-713 du 26 août 1987, dont l’article 1er énonce que « La liste des charges récupérables prévue à l’article 18 de la loi du 23 décembre 1986 susvisée figure en annexe au présent décret. » (décret n° 87-713 du 26 août 1987). Concrètement, si une dépense ne figure pas dans cette annexe, le bailleur ne peut pas vous la faire payer, même s’il l’a réellement engagée : les juges appliquent cette liste de façon stricte.

Le tribunal judiciaire de Troyes l’a rappelé le 5 juin 2026 dans un litige opposant une locataire à son bailleur : « Le décret n°87-713 du 26 août 1987 énumère de manière limitative et impérative la liste des charges récupérable par le bailleur. » (jugement du tribunal judiciaire de Troyes du 5 juin 2026, RG 24/02709). Dans cette affaire, le bailleur réclamait un solde de charges et des réparations locatives après l’état des lieux de sortie ; le tribunal l’en a « débouté », tout en le condamnant à restituer le dépôt de garantie de 420 euros et à verser 966 euros de dommages et intérêts à la locataire (jugement du tribunal judiciaire de Troyes du 5 juin 2026, RG 24/02709).

Le réflexe utile consiste donc à exiger le décompte par nature de charges, puis à vérifier ligne par ligne si chacune figure dans l’annexe du décret : ascenseurs, eau, chauffage collectif, entretien des parties communes et des espaces extérieurs, taxes récupérables comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Une dépense d’amélioration, de gros travaux ou de gestion pure du bailleur n’y figure pas et ne peut pas être reportée sur vous. De la même façon, le coût des services assurés en régie inclut l’encadrement technique du gardien ou de l’employé d’immeuble, mais seulement « à concurrence de 10 % de leur montant » : le décret n° 87-713 le prévoit à son article 2 (décret n° 87-713 du 26 août 1987). Un décompte qui récupère 100 % du salaire d’un encadrant est donc contestable pour le surplus.

Les contrats d’entretien d’ascenseur illustrent bien la logique du texte : « Sont notamment récupérables à ce titre les dépenses engagées par le bailleur dans le cadre d’un contrat d’entretien relatif aux ascenseurs » (article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Mais seules les opérations prévues par le texte — vérifications périodiques minimales, petites pièces usées, dégagement des personnes bloquées, dépannage et remise en fonctionnement — sont récupérables : le remplacement complet de l’appareil ou sa modernisation ne le sont pas. Retenez la méthode : pour chaque ligne du décompte, demandez-vous si elle correspond à un service lié à votre usage, à de l’entretien courant ou à une menue réparation d’un élément commun, ou à une imposition dont vous profitez directement. Tout le reste sort du champ récupérable.

Enfin, la liste peut être aménagée, mais uniquement à la baisse ou par accord collectif : « Il peut y être dérogé par accords collectifs locaux portant sur l’amélioration de la sécurité ou la prise en compte du développement durable » (article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Un bailleur ne peut donc pas ajouter unilatéralement une ligne au décompte par une clause du bail : une clause qui imposerait au locataire des dépenses hors liste serait écartée, et c’est au bailleur de démontrer que chaque poste figure bien dans l’annexe du décret.

B. Provisions, décompte annuel et pièces : le calendrier qui vous protège

Dans la plupart des baux d’habitation, vous payez chaque mois une provision sur charges, et le bailleur régularise une fois par an. L’article 23 l’impose : « Les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l’objet d’une régularisation annuelle. » (article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Les demandes de provisions doivent elles-mêmes être justifiées « par la communication de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation et, lorsque l’immeuble est soumis au statut de la copropriété ou lorsque le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel » (article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Autrement dit, le montant de la provision ne se fixe pas au hasard : il s’appuie sur le réel de l’année passée ou sur le budget prévisionnel de la copropriété.

Un mois avant la régularisation, le bailleur doit vous communiquer « le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires » (article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Le cas échéant, il joint « une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs et sur la consommation individuelle de chaleur et d’eau chaude sanitaire du logement » (article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Surveillez aussi le montant de la provision elle-même. Une provision qui augmente brutalement d’une année sur l’autre sans travaux ni hausse des tarifs identifiée doit pouvoir être expliquée par le bailleur à partir des résultats antérieurs ou du budget prévisionnel, comme l’exige l’article 23 (article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Demandez l’historique des trois dernières régularisations : si les provisions dépassent systématiquement les dépenses réelles et que le trop-perçu n’est jamais restitué spontanément, le décompte annuel devient le moment de vérité où chaque euro doit être justifié. C’est souvent à cette occasion que les locataires découvrent des postes non récupérables glissés dans le total, des frais de gestion déguisés ou des dépenses d’un autre bâtiment.

Un simple total, sans nature ni clé de répartition, ne suffit pas : c’est ce décompte détaillé qui vous permet de contrôler.

Vient ensuite le droit de contrôle. « Durant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires. » (article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Le site officiel service-public.fr précise que le montant des charges récupérées doit être justifié et que les charges doivent être régularisées au minimum une fois par an, en comparant les provisions déjà appelées et les dépenses réellement engagées pendant l’année (service-public.fr, charges locatives). Pendant ces six mois, demandez la consultation des factures, des contrats d’entretien et du relevé de répartition : relevez les références, photographiez les pièces utiles, notez ce qui manque. C’est ce dossier qui fera foi ensuite, devant le conciliateur puis devant le juge.

Lorsque l’immeuble est en copropriété, ce budget prévisionnel est voté en assemblée générale et le bailleur ne fait que répercuter votre quote-part : exigez alors la correspondance entre la clé de répartition de votre décompte et celle du règlement de copropriété. Une erreur de tantièmes ou un tantième appliqué à une dépense qui ne vous concerne pas — par exemple des charges d’ascenseur pour un rez-de-chaussée dont le bail ne prévoit rien, ou des charges d’un bâtiment dont votre logement ne dépend pas — se détecte ainsi. Le site officiel résume l’opération annuelle : les charges doivent être régularisées au minimum une fois par an, en comparant les provisions déjà appelées et les dépenses réellement engagées (service-public.fr, charges locatives). Toute régularisation qui ne procède pas à cette comparaison chiffrée, provisions contre dépenses réelles, est viciée dans sa méthode.

Un cas particulier mérite attention : le forfait. En location meublée, le bail peut prévoir un forfait plutôt que des provisions, mais en forfait, aucun complément à verser ni aucune régularisation ultérieure ne peut être exigé du locataire (service-public.fr, charges locatives). Si votre bail meublé stipule un forfait et que le bailleur vous réclame ensuite un complément ou une régularisation, cette demande contredit le mécanisme même du forfait : le forfait est fixe, et le bailleur en assume l’aléa, à la hausse comme à la baisse. Vérifiez donc d’abord ce que dit votre bail : forfait ou provisions, car tout le raisonnement qui suit ne vaut que pour les provisions avec régularisation.

II. Contester la régularisation et obtenir le trop-perçu

A. Régularisation tardive, prescription et répétition de l’indu : trois délais à connaître

Le premier délai joue en votre faveur quand le bailleur régularise tard. L’article 23 prévoit que « Lorsque la régularisation des charges n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième, s’il en fait la demande. » (article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Soit un étalement sur douze mois que le site officiel service-public.fr décrit comme un paiement échelonné (service-public.fr, charges locatives). Exemple : pour des charges exigibles en 2024, si le bailleur ne régularise qu’en 2026, vous pouvez exiger d’étaler le paiement sur douze mois, par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce n’est pas une annulation de la dette, mais un échelonnement de droit dès lors que vous le demandez.

Le deuxième délai est la prescription de trois ans. L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 dispose que « Toutes actions dérivant d’un contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer ce droit. » (article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Le site officiel le confirme : le bailleur peut réclamer pendant trois ans tout impayé de charges ou de loyers (service-public.fr, charges locatives).

La cour d’appel d’Aix-en-Provence en a fait une application chiffrée le 2 octobre 2025. Le bailleur réclamait 4 473,86 euros d’arriérés de charges récupérables ; la cour a infirmé le jugement en ce qu’il avait condamné le locataire à payer 4 147 euros, l’a condamné à ne payer que 1 747 euros « au titre de l’arriéré de charges récupérables allant du mois de mai 2019 au 31 décembre 2020 », et a déclaré irrecevable la demande en paiement de l’arriéré ancien, « pour la période antérieure au mois de mai 2019 prescrite » (arrêt de la cour d’appel d’Aix-en-Provence du 2 octobre 2025). Plus de la moitié de la réclamation est ainsi tombée, uniquement par l’effet de la prescription triennale. Notez bien le point de départ retenu par le texte : le délai de trois ans court « à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer ce droit » (article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Pour une régularisation, ce point de départ se situe en pratique au jour où le décompte annuel est communiqué, car c’est à cette date que le locataire découvre le montant réclamé et peut le vérifier. Conservez donc l’enveloppe et la date d’envoi de chaque décompte : c’est elle qui fixera, si le litige dure, à partir de quand se comptent les trois ans.

Vérifiez donc toujours la période réclamée : tout ce qui est antérieur à trois ans au jour où le bailleur agit est prescrit, et cette prescription se constate, elle ne se négocie pas. Le site officiel donne un repère chiffré : à titre d’illustration, une dette datant d’octobre 2026 pourrait être réclamée jusqu’en octobre 2029 (service-public.fr, charges locatives).

Le troisième mécanisme concerne les sommes que vous avez déjà versées en trop. Le tribunal judiciaire de Dax a jugé le 14 avril 2026 que « les paiements qu’il a effectués au-delà du montant du loyer et charges contractuellement fixé ne correspondent à aucune obligation naturelle qu’il aurait volontairement acquittée » mais sont « des indus susceptibles de répétition » (jugement du tribunal judiciaire de Dax du 14 avril 2026, RG 25/00299). Le bailleur y a été condamné à restituer 978,48 euros « au titre de la répétition des indus de loyers et charges », avec intérêts au taux légal, plus 1 200 euros au titre de l’article 700 du code de procédure civile (jugement du tribunal judiciaire de Dax du 14 avril 2026, RG 25/00299). Avoir payé sans protester ne vaut donc pas reconnaissance de dette : le trop-versé se récupère.

Le même jugement apporte une précision procédurale utile des deux côtés : « les conclusions reconventionnelles déposées au greffe interrompent à leur date la prescription dès lors que le concluant a comparu ou a été représenté à l’audience » (jugement du tribunal judiciaire de Dax du 14 avril 2026, RG 25/00299). Autrement dit, si le bailleur assigne et que vous demandez reconventionnellement la restitution du trop-perçu, votre demande reconventionnelle interrompt elle-même la prescription à sa date. Ne laissez donc pas passer les délais : chaque acte de procédure compte.

B. Agir dans l’ordre : l’écrit, les pièces, le conciliateur, puis le juge

Commencez toujours par l’écrit. Dès réception du décompte, envoyez au bailleur ou à l’agence une lettre recommandée avec accusé de réception qui liste chaque ligne contestée : nature de la dépense absente de la liste du décret n° 87-713, montant sans facture, clé de répartition inexpliquée, période prescrite. Demandez la communication du décompte détaillé et l’accès aux pièces pendant le délai de six mois prévu par l’article 23 (article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Conservez les preuves d’envoi : si le bailleur ne répond pas, ce silence documenté pèsera dans la suite.

Si la réponse ne vient pas ou reste insuffisante, saisissez le conciliateur de justice ou la commission départementale de conciliation avant tout procès : c’est gratuit, rapide, et cela fige les positions. La saisine se prépare avec le même dossier : bail, décomptes successifs, lettres recommandées, relevés des pièces consultées ou refusées, calcul du trop-perçu ligne par ligne. Beaucoup de litiges de charges s’arrêtent à ce stade, parce que le bailleur préfère corriger son décompte plutôt que de le défendre devant le juge. La commission départementale de conciliation aide gratuitement le bailleur et le locataire à trouver une solution amiable (service-public.fr, commission départementale de conciliation). Pour les charges locatives, ce recours est facultatif avant le juge, contrairement au complément de loyer où il est obligatoire : vous pouvez donc y recourir comme étape de négociation documentée, sans y être contraint. Le conciliateur de justice, lui, peut être saisi directement et gratuitement : choisissez l’un ou l’autre, mais pas les deux en même temps, et conservez l’attestation de saisine ou de non-conciliation pour la suite.

Devant le juge des contentieux de la protection, la charge de la preuve pèse sur celui qui réclame : au bailleur de justifier chaque euro par une dépense figurant sur la liste et par une facture. Les trois décisions citées montrent la méthode des tribunaux : à Troyes, le bailleur qui ne justifie pas est débouté et condamné à restituer le dépôt avec dommages et intérêts ; à Aix-en-Provence, la cour applique la prescription triennale et divise par plus de deux l’arriéré ; à Dax, le trop-versé est restitué comme indu avec intérêts. Un dernier point de méthode avant d’entrer dans le détail : distinguez toujours la promesse commerciale des règles de droit. Les argumentaires des logiciels de gestion locative, les modèles de décomptes pré-remplis et même certains usages d’agence présentent parfois comme récupérables des frais de gestion, des honoraires ou des travaux d’amélioration qui ne figurent pas dans la liste du décret. Seuls comptent le bail signé, le décompte par nature de charges, les factures consultées pendant le délai de six mois et les textes cités dans cet article, chacun avec sa source vérifiable en un clic.

Pour ne rien oublier, suivez une grille de contrôle en six points : premièrement, le bail prévoit-il des provisions avec régularisation ou un forfait, car le forfait exclut tout complément ; deuxièmement, chaque ligne du décompte figure-t-elle dans l’annexe du décret n° 87-713 ; troisièmement, le décompte indique-t-il la nature des charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition ; quatrièmement, les factures correspondantes ont-elles été consultées ou demandées pendant le délai de six mois ; cinquièmement, la période réclamée tient-elle dans les trois ans de la prescription ; sixièmement, la régularisation est-elle intervenue à temps ou ouvre-t-elle droit à l’échelonnement sur douze mois. Un dossier qui coche ces six cases se défend seul devant le conciliateur, et il impressionne favorablement le juge s’il faut aller plus loin.

Présentez donc un tableau simple : provision versée, dépense justifiée et récupérable, écart réclamé en restitution.

À Paris et en Île-de-France, deux particularités pratiques méritent d’être anticipées. D’abord, le juge compétent et la commission départementale de conciliation sont saisis au lieu de situation de l’immeuble, avec des délais d’audience variables selon les juridictions franciliennes : constituez le dossier tôt, sans attendre la fin du délai de six mois de consultation des pièces. Ensuite, préparez précisément la ventilation entre loyers et charges dans vos calculs, car les effets de la prescription et de l’échelonnement ne portent pas sur les mêmes sommes : l’échelonnement sur douze mois concerne la régularisation tardive des charges (service-public.fr, charges locatives), tandis que la prescription triennale peut éteindre tout ou partie de l’arriéré (article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Pour vérifier que chaque ligne du décompte correspond bien à une dépense récupérable et justifiée, l’analyse d’un dossier complet relève de l’expertise en droit immobilier du cabinet, qui permet de chiffrer le trop-perçu et de choisir entre mise en demeure, conciliation et action en justice.

Du côté du bailleur, la symétrie s’impose : quand provisions et loyers restent impayés malgré les relances, le contentieux change de nature et bascule vers le recouvrement des loyers impayés, avec commandement de payer, clause résolutoire et délais propres, distincts de la simple régularisation annuelle. Ne mélangez pas les deux procédures : contester une régularisation ne dispense pas de payer le loyer, et réclamer des charges ne suit pas le régime du commandement visant la clause résolutoire.

Conclusion

Face à une régularisation de charges, vérifiez dans l’ordre la nature des dépenses au regard de la liste limitative du décret n° 87-713, leur justification facture par facture pendant le délai de six mois suivant le décompte, puis la période réclamée au regard de la prescription de trois ans. Une régularisation tardive s’étale sur douze mois à votre demande, et le trop-versé se récupère comme un indu, comme l’ont jugé en 2025 et 2026 les tribunaux de Troyes et de Dax et la cour d’appel d’Aix-en-Provence. Écrivez, consultez les pièces, faites chiffrer l’écart, puis saisissez le conciliateur avant le juge : à chaque étape, c’est le dossier le mieux documenté qui l’emporte.