La vente d’un logement loué ne clôt pas automatiquement les comptes avec l’ancien locataire. Une régularisation de charges peut être arrêtée après le départ, après la restitution partielle du dépôt de garantie, ou même après la vente du logement. Le locataire reçoit alors un décompte tardif, découvre un solde créditeur et entend parfois l’agence lui répondre que le vendeur n’est plus propriétaire, tandis que l’acquéreur renvoie vers l’ancien bailleur. La question est particulièrement concrète après l’approbation des comptes de copropriété : le 15 janvier 2026, la cour d’appel de Nancy a encore ordonné la restitution d’un indu de charges récupérables à une locataire dont les provisions n’avaient pas été régularisées correctement. Le premier réflexe consiste à distinguer trois sommes : le dépôt de garantie, les provisions déjà versées et le solde des charges réellement récupérables. Il faut ensuite regarder la date de remise des clés, la date de la vente, la durée de la période facturée et les stipulations de l’acte de vente. Une clause conclue entre vendeur et acquéreur organise leurs comptes, mais elle ne doit pas transformer le locataire en arbitre d’un contrat auquel il n’a pas participé. Voici la méthode pour identifier le débiteur, demander les justificatifs et obtenir le remboursement à Paris comme en Île-de-France.
I. Après la vente, qui reste responsable des charges locatives et du dépôt de garantie ?
A. Le locataire doit-il réclamer au vendeur ou au nouveau propriétaire ?
La réponse dépend d’abord de la nature de la somme réclamée. Le dépôt de garantie n’est pas une avance de charges. Il garantit l’exécution des obligations locatives et doit être restitué après la remise des clés, sous déduction des sommes restant dues ou des sommes dont le bailleur pourrait être tenu à la place du locataire, à condition que ces retenues soient justifiées. Le texte spécial est l’article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Il prévoit, pour un immeuble collectif, la possibilité de conserver une provision qui ne dépasse pas 20 % du dépôt de garantie lorsque cette conservation est dûment justifiée, jusqu’à l’arrêté annuel des comptes. La régularisation définitive et la restitution du solde doivent ensuite intervenir dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes de l’immeuble.
Ce même article contient une règle directe en cas de vente : « En cas de mutation à titre gratuit ou onéreux des locaux loués, la restitution du dépôt de garantie incombe au nouveau bailleur. » La phrase suivante précise que toute convention contraire ne produit d’effet qu’entre les parties à la mutation. Pour le locataire, le changement de propriétaire ne justifie donc pas un renvoi indéfini vers le vendeur. Si la demande porte sur le dépôt de garantie et que le bien a été vendu pendant que le bail existait encore, le nouveau bailleur est l’interlocuteur naturel pour la restitution, quitte à exercer ensuite un recours contre le vendeur en application de l’acte de vente.
La situation est plus nuancée lorsque les clés avaient déjà été remises avant la vente. Le bail était alors terminé au moment de la mutation. Il faut déterminer si le solde du dépôt était déjà exigible, si une retenue provisoire avait été annoncée, et si la vente a porté sur un local encore donné à bail ou sur un logement libéré. Le locataire doit néanmoins adresser sa demande aux deux acteurs : l’ancien bailleur, cocontractant pendant la période d’occupation, et le nouveau propriétaire, qui peut détenir les comptes, le dossier de gestion et le solde transféré lors de la vente. Cette double notification évite qu’un débat sur la date exacte du transfert ne fasse perdre du temps.
La continuité du bail est protégée par l’article 1743 du Code civil. Lorsque le bailleur vend la chose louée, l’acquéreur ne peut pas expulser le locataire titulaire d’un bail authentique ou dont la date est certaine, sauf droit d’expulsion réservé dans le contrat pour les biens non ruraux. Cette règle ne règle pas à elle seule la comptabilité d’une régularisation, mais elle rappelle que la vente ne fait pas disparaître le rapport locatif. Le nouvel acquéreur doit reprendre la relation locative lorsque le bail lui est opposable.
Pour les charges, le raisonnement doit rester distinct. Le bailleur est celui qui demande au locataire le remboursement de dépenses récupérables. L’article 23 de la loi de 1989 exige que les charges soient justifiées et prévoit la régularisation annuelle lorsque le locataire verse des provisions. Si le bail continue après la vente, le nouveau bailleur reçoit les paiements et assume les obligations attachées à la poursuite du bail. Si le locataire est parti avant la vente, il faut rapprocher la date de fin du bail, la date de la régularisation et les stipulations de l’acte de cession pour identifier celui qui doit restituer le trop-perçu ou réclamer un complément.
Le locataire n’a pas à accepter qu’une agence lui oppose une clause qu’elle refuse de produire. Selon l’article 1199 du Code civil, « Le contrat ne crée d’obligations qu’entre les parties. » L’acte de vente lie le vendeur et l’acquéreur. Il peut prévoir une répartition du solde de charges, un mécanisme de prorata ou une subrogation pour les créances déjà constituées. Il ne permet pas, sans autre fondement, de supprimer le droit du locataire à la restitution d’une somme indûment conservée. L’article 1103 du Code civil donne force obligatoire au contrat entre ceux qui l’ont signé ; il ne transforme pas le locataire en partie à l’acte de vente.
B. La régularisation de copropriété après la vente change-t-elle le montant dû ?
Une confusion fréquente vient du fait que deux comptabilités se superposent. D’un côté, le syndic arrête les comptes de la copropriété et crédite ou débite le compte du copropriétaire selon les règles applicables à la vente. De l’autre, le bailleur calcule les charges récupérables auprès du locataire en fonction du bail d’habitation, de la liste réglementaire et des services dont le locataire a bénéficié. Le décompte du syndic n’est donc pas automatiquement le décompte locatif. Pour replacer la régularisation dans le fonctionnement de l’immeuble, vous pouvez aussi consulter la page consacrée aux charges de copropriété à Paris.
Le propriétaire peut récupérer certaines dépenses seulement. Elles correspondent notamment aux services liés à l’usage de l’immeuble, à l’entretien courant et aux menues réparations des éléments d’usage commun, ainsi qu’à certaines impositions correspondant à un service dont le locataire profite directement. Les dépenses non récupérables restent à la charge du bailleur, même si elles figurent dans l’état annuel transmis par le syndic. Une régularisation envoyée après une vente doit donc isoler les postes qui concernent réellement la période d’occupation et le logement loué.
Le calcul ne consiste pas à reprendre mécaniquement tout le solde de copropriété. Il faut comparer, pour la période concernée, les charges récupérables effectivement justifiées et la quote-part imputable au logement avec les provisions déjà payées par le locataire. Si le locataire a occupé les lieux du 1er janvier au 30 avril, puis un autre occupant du 1er mai au 31 décembre, le bailleur doit expliquer la période retenue et la clé de répartition. Certaines dépenses se répartissent selon les tantièmes ou la clé de l’immeuble ; d’autres selon la consommation, le nombre de personnes, la durée d’occupation ou un dispositif individuel. Une division par douze peut être inadaptée lorsqu’elle contredit la nature de la dépense ou la règle prévue au bail.
La décision de la cour d’appel de Nancy du 15 janvier 2026, RG n° 24/02452, fournit un repère utile. Dans cette affaire, la juridiction a rappelé : « Les charges locatives ne sont récupérables que sur justification, la charge de la preuve incombant au bailleur. » Elle a ajouté que les décomptes ne suffisent pas, puis a condamné le bailleur à rembourser une somme au titre de l’indu sur charges récupérables après examen des taxes, factures et clés de répartition. Le fait qu’une facture provienne d’un syndic ne dispense donc pas le bailleur de démontrer le lien entre la dépense, le logement et la période facturée.
La vente peut créer un décalage de calendrier. Le vendeur a parfois payé au syndic les provisions jusqu’à la date de l’acte, tandis que l’acquéreur reçoit la régularisation lorsque l’assemblée générale approuve les comptes. Cet arrangement est principalement une affaire entre copropriétaires. Il ne permet pas de facturer deux fois la même dépense au locataire, ni de conserver son solde créditeur sous prétexte que le vendeur et l’acquéreur doivent encore se rembourser entre eux. Le locataire doit demander le décompte locatif, la clé de répartition et la justification de la personne qui détient le solde. Le guide général sur la régularisation des charges locatives et les justificatifs peut servir de point de comparaison, mais le présent cas ajoute la difficulté de la vente et du changement de bailleur.
La distinction est encore essentielle pour le dépôt de garantie. La retenue de 20 % autorisée par l’article 22 n’est pas une autorisation de bloquer la totalité du dépôt pendant une durée indéterminée. Elle est limitée, doit être justifiée et prend fin après l’approbation définitive des comptes de l’immeuble. Le bailleur doit alors restituer la différence dans le mois. Une vente intervenue entre-temps ne supprime ni ce délai ni l’obligation de rendre les comptes compréhensibles.
Il faut enfin vérifier si le bail prévoyait une provision ou un forfait. La provision suppose un ajustement par les dépenses réelles et les justificatifs. Le forfait, fréquent en location meublée ou en colocation, est différent. Dans son arrêt du 12 février 2026, pourvoi n° 24-20.958, la troisième chambre civile de la Cour de cassation a jugé, dans un dossier de chambre meublée, que « le bailleur ne pouvait demander un paiement complémentaire au titre des charges réellement exposées » lorsque le contrat prévoyait un montant forfaitaire mensuel. La vente du logement ne transforme pas un forfait en provision et ne crée pas, après coup, un droit à régularisation au réel.
II. Comment obtenir le remboursement après la vente du logement ?
A. Quels documents et quels calculs envoyer au vendeur ou à l’acquéreur ?
Une demande efficace commence par un dossier chronologique. Il faut réunir le bail et ses avenants, les quittances ou relevés qui montrent les provisions versées, l’état des lieux de sortie, la preuve de remise des clés, le courrier de restitution du dépôt, les décomptes de charges reçus et les échanges avec l’agence. Ajoutez la date de la vente si elle est connue, l’identité du nouveau bailleur, le mandat de gestion et toute mention du solde de charges dans le document de sortie. Le relevé bancaire est utile pour séparer le dépôt de garantie, le dernier loyer et les provisions.
Demandez ensuite, par lettre recommandée ou par un message électronique permettant d’établir la réception, cinq éléments précis : le décompte par nature de charges, le mode de répartition entre locataires, les factures ou contrats utilisés, la période exacte d’occupation retenue et le calcul qui compare dépenses réelles et provisions. Dans un immeuble collectif, demandez aussi la partie de l’état du syndic qui concerne le lot, sans exiger la totalité de documents étrangers au logement. Le bailleur doit tenir les justificatifs à disposition pendant six mois à compter de l’envoi du décompte, et l’article 23 permet au locataire de demander le récapitulatif de ses charges par voie dématérialisée ou postale.
La charge de la preuve ne disparaît pas parce que le locataire a quitté l’appartement. L’article 1353 du Code civil pose une règle simple : « Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. » Pour obtenir un complément de charges, le bailleur doit donc établir l’existence de la dépense, son montant, son caractère récupérable et la quote-part imputable au locataire. Pour conserver un trop-perçu, il doit pouvoir démontrer que les provisions correspondaient à des charges déjà justifiées ou qu’un solde reste légalement dû. Un tableau sans facture, sans clé de répartition et sans période ne permet pas de contrôler le calcul.
La Cour de cassation a précisé cette exigence dans son arrêt du 29 janvier 2026, pourvoi n° 24-14.982. Dans ce dossier de bail commercial, la troisième chambre civile a indiqué : « le bailleur doit, pour conserver les sommes versées au titre des provisions sur charges par le locataire ou pour obtenir le paiement de charges, justifier de l’existence et du montant de celles-ci ». Elle a également exigé que les justificatifs soient adressés au locataire qui les demande, et pas seulement conservés dans un bureau. Le bail d’habitation relève de règles propres, notamment l’article 23 de la loi de 1989, mais cette décision rappelle une exigence probatoire constante : un solde comptable doit pouvoir être vérifié.
Le calcul du remboursement peut être présenté sous forme de quatre lignes :
1. total des provisions effectivement versées pour la période d’occupation ;
2. total des dépenses récupérables justifiées, après exclusion des travaux, honoraires ou dépenses restant au bailleur ;
3. différence positive en faveur du locataire, ou complément réellement dû après contrôle ;
4. dépôt de garantie à restituer, augmenté du solde de charges lorsque la retenue provisoire est régularisée.
Évitez de soustraire automatiquement une dette ancienne du dépôt de garantie. La retenue doit correspondre à une somme due et être justifiée. Le locataire ne doit pas davantage déduire unilatéralement un remboursement attendu du dernier loyer. Une contestation séparée, écrite et chiffrée protège mieux le dossier qu’un impayé qui donnerait au bailleur un argument de résiliation ou de recouvrement.
La demande doit viser les bonnes personnes. Adressez-la au nouveau bailleur si le bail existait au jour de la vente, en rappelant la règle de l’article 22 pour le dépôt de garantie et la continuité du bail. Adressez une copie à l’ancien bailleur lorsque la régularisation concerne une période antérieure au transfert ou lorsque le départ précède la vente. Si une agence administre le bien, demandez-lui d’indiquer par écrit si elle agit pour le vendeur, pour l’acquéreur ou pour les deux. Une agence peut recevoir la demande et transmettre les pièces, mais son rôle ne remplace pas l’identification du bailleur débiteur.
Le Code civil, article 1302, rappelle le principe de restitution : « Tout paiement suppose une dette ; ce qui a été reçu sans être dû est sujet à restitution. » Ce texte ne dispense pas de prouver le montant de l’indu. Il permet toutefois de formuler clairement la demande : le locataire ne réclame pas un geste commercial, il demande la restitution de la part des provisions qui excède les charges récupérables démontrées. Le courrier doit indiquer le montant provisoire demandé, réserver la possibilité de compléter après réception des pièces et proposer la transmission de l’IBAN.
B. Quels délais et quels recours à Paris et en Île-de-France ?
Le délai de trois ans est le repère principal pour les actions qui dérivent du bail. L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 dispose que ces actions se prescrivent par trois ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’agir. Ce délai concerne le bailleur qui réclame un complément et le locataire qui demande la restitution de charges indûment conservées. Le point de départ doit être examiné à partir de la régularisation, des pièces reçues et de la possibilité concrète de connaître le solde. Une vente ne remet pas le compteur à zéro.
Lorsque le bailleur n’a jamais régularisé, le locataire ne doit pas conclure trop vite que toute action est prescrite au seul motif que les provisions ont été payées plusieurs années auparavant. Il faut rechercher à quelle date une régularisation a été envoyée et si elle permettait de comprendre la nature des dépenses. À l’inverse, lorsque le locataire reçoit un décompte complet, il doit le contester sans attendre, demander les pièces dans les six mois et conserver la preuve de ses démarches. Un courrier qui identifie une somme, une année et un document manquant est plus utile qu’une protestation générale.
La décision de Nancy du 15 janvier 2026 montre la portée pratique du contrôle. La cour a examiné les justificatifs produits pendant la procédure, a exclu les postes qui n’étaient pas démontrés ou récupérables, puis a arrêté le montant des charges et de l’indu. Cette méthode peut être reprise dans une demande amiable : année par année, poste par poste, document par document. Elle permet de distinguer un simple retard de régularisation d’une véritable absence de preuve.
Si le bailleur refuse de répondre, le locataire peut adresser une mise en demeure qui rappelle le contrat, la remise des clés, le décompte contesté, les articles 22, 23 et 7-1 de la loi de 1989, ainsi que le montant demandé. La mise en demeure doit fixer un délai raisonnable, par exemple quinze jours, sans annoncer une sanction irréaliste. Elle doit demander la restitution sur le compte indiqué et la communication des justificatifs. En cas de réponse partielle, il faut envoyer un second tableau corrigé plutôt que recommencer toute l’histoire.
Une démarche auprès de la commission départementale de conciliation ou de l’ADIL peut aider à obtenir les documents et à clarifier le calcul, mais elle ne remplace pas l’analyse du bail. Le dossier peut ensuite être porté devant le juge des contentieux de la protection territorialement compétent lorsque le remboursement n’intervient pas. Pour un logement situé à Paris, les pièces sont préparées pour le tribunal judiciaire de Paris et son juge des contentieux de la protection. En Île-de-France, il faut viser la juridiction du ressort où se situe le logement : Nanterre, Bobigny, Créteil, Versailles, Évry-Courcouronnes, Meaux, Melun ou Pontoise selon l’adresse, sans choisir le tribunal du siège de l’agence par automatisme.
Le juge pourra être saisi d’une demande de restitution du trop-perçu, de restitution du dépôt de garantie, d’intérêts et, lorsque les conditions sont réunies, de dommages-intérêts. L’article 1231-1 du Code civil prévoit que le débiteur peut être condamné à des dommages-intérêts en raison de l’inexécution ou du retard, sauf force majeure. Il faut alors démontrer un préjudice distinct : frais bancaires, démarches anormalement longues, impossibilité d’utiliser une somme importante ou résistance caractérisée après une mise en demeure documentée. Le simple désaccord sur le montant n’emporte pas automatiquement indemnisation.
Le dossier doit enfin rester cohérent avec la vente. Joignez, si vous l’avez, la notification du nouveau propriétaire, l’état daté ou tout courrier indiquant qui a repris la gestion, et la date à laquelle le vendeur a remis les comptes. Si l’acte de vente prévoit une répartition du solde entre vendeur et acquéreur, produisez seulement la clause utile si elle vous a été communiquée. Le locataire n’a pas à obtenir l’intégralité de l’acte notarié pour réclamer une régularisation. Il peut demander que les deux bailleurs organisent entre eux la ventilation du solde, tout en conservant son droit à une réponse claire et à un paiement effectif.
Il est possible que le nouveau bailleur réclame un complément pour une période antérieure à la vente. Il ne suffit pas qu’il soit propriétaire au jour de la demande : il doit expliquer la base de son intervention, la transmission des droits et obligations et le calcul de la créance. Le locataire peut payer la partie incontestable, demander un délai pour le surplus et contester la partie non justifiée. La vente ne crée pas non plus un droit de réclamer des charges au réel lorsque le bail prévoyait un forfait, comme l’a rappelé l’arrêt de la Cour de cassation du 12 février 2026, pourvoi n° 24-20.958.
Conclusion
Après la vente d’un logement, l’ancien locataire ne doit pas accepter un renvoi automatique entre le vendeur, l’acquéreur et l’agence. Le dépôt de garantie obéit à la règle spéciale de l’article 22 : en cas de mutation, sa restitution incombe au nouveau bailleur, sous réserve des relations financières entre les parties à la vente. La régularisation des charges obéit à une autre logique : seules les dépenses récupérables, justifiées, rattachées à la période d’occupation et correctement réparties peuvent être imputées au locataire. Le solde des provisions doit être calculé et rendu, même si l’assemblée de copropriété a approuvé les comptes après le départ ou après l’acte de vente.
La démarche la plus sûre consiste à conserver la preuve de la remise des clés, demander le décompte par nature, exiger les justificatifs, distinguer forfait et provision, calculer année par année et notifier vendeur et acquéreur. Le délai de trois ans de l’article 7-1 impose de ne pas laisser la situation s’enliser. À Paris et en Île-de-France, un dossier complet permet ensuite de choisir entre règlement amiable, conciliation et saisine du juge des contentieux de la protection, avec une demande chiffrée et les pièces classées dans l’ordre des dates.
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