Un fournisseur peut livrer à temps, émettre une facture conforme et se retrouver malgré tout avec un client grand compte qui repousse le règlement : validation interne en attente, bon de commande introuvable, litige mineur sur une ligne, changement de plateforme comptable, demande de nouvel avoir ou promesse de paiement « au prochain cycle ».
Pour une PME, un prestataire ou un sous-traitant, ce retard n’est pas seulement un irritant administratif. Il bloque la trésorerie, désorganise les salaires et peut pousser l’entreprise à financer elle-même le crédit de son client. La DGCCRF rappelle que les retards de paiement fragilisent directement les PME et qu’ils font l’objet de contrôles renforcés, notamment lorsque des grandes entreprises règlent leurs fournisseurs hors délai.
La réforme de la facturation électronique rend le sujet encore plus concret. À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures électroniques et les grandes entreprises comme les ETI devront aussi les émettre via une plateforme agréée. Mais une facture électronique ne règle pas tout : si le client conteste, retarde la validation ou prétend ne pas avoir reçu les bonnes pièces, le fournisseur doit quand même construire un dossier de recouvrement solide.
L’objectif est donc simple : savoir quand réclamer les pénalités de retard, comment mettre en demeure sans fragiliser la relation commerciale, et quand passer à l’injonction de payer. Cette logique relève du droit des affaires et du contentieux commercial.
Les délais de paiement à rappeler au client
Entre professionnels, le délai de paiement ne peut pas être fixé librement sans limite. La règle de base est prévue par le Code de commerce : sauf régime particulier, le délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours nets à compter de la date d’émission de la facture. Une variante de 45 jours fin de mois peut être prévue, mais elle doit être écrite au contrat et ne doit pas créer un abus manifeste au détriment du créancier.
À défaut de délai prévu dans le contrat, le délai supplétif est de 30 jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Ce point est utile lorsque le client grand compte répond que « le système prévoit 90 jours » ou que « les règlements fournisseurs se font à la fin du trimestre ». Une procédure interne ne prime pas sur les plafonds légaux.
Le fournisseur doit donc identifier précisément :
- la date d’émission de la facture ;
- la date de livraison ou d’exécution de la prestation ;
- le délai prévu dans le contrat, le devis, les CGV ou le bon de commande ;
- la date réelle d’échéance ;
- les relances déjà envoyées ;
- les éventuelles objections du client.
Lorsque le client est une grande entreprise ou une ETI, l’enjeu est double. Le fournisseur peut agir pour récupérer sa créance, mais le client s’expose aussi à un risque administratif en cas de dépassement répété des délais de paiement. La DGCCRF indique que l’amende administrative peut atteindre 2 millions d’euros pour une personne morale, avec un plafond doublé en cas de réitération.
Pénalités de retard et indemnité de 40 euros : ce qui est dû
Les pénalités de retard ne sont pas une faveur commerciale. Elles sont dues lorsque le paiement intervient après l’échéance. Service-Public Entreprendre rappelle que, pour le premier semestre 2026, le taux de pénalités recommandé correspond au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 10 points, soit 12,15 %.
Si les CGV ou le contrat prévoient un autre taux, il faut vérifier qu’il respecte le minimum légal. Le taux contractuel ne peut pas être inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal. Les pénalités courent en principe dès le lendemain de la date de règlement mentionnée sur la facture ou, à défaut, après l’expiration du délai supplétif applicable.
À ces pénalités s’ajoute l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. Elle est due par facture impayée, une seule fois, et ne se calcule pas par jour de retard. Elle doit figurer dans les CGV et sur les factures. Si les frais réels de recouvrement dépassent 40 euros, une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justificatifs.
En pratique, il faut éviter deux erreurs.
La première consiste à ne jamais réclamer les pénalités par peur d’abîmer la relation. Dans certains dossiers, un ton ferme mais mesuré suffit : le fournisseur rappelle l’échéance, le montant principal, les pénalités et l’indemnité, puis propose un délai court de régularisation.
La seconde consiste à réclamer des pénalités mal calculées ou sans base contractuelle claire. Le débiteur peut alors déplacer le débat sur le calcul au lieu de payer le principal. Il vaut mieux présenter un décompte simple : principal, date d’échéance, nombre de jours de retard, taux utilisé, indemnité forfaitaire, total.
La facture électronique ne remplace pas la preuve de la créance
La facturation électronique va réduire certains blocages matériels : adresse erronée, facture perdue, circuit de validation opaque, absence de traçabilité. Elle ne supprimera pas les litiges sur l’existence de la dette.
Une facture, même électronique, n’est pas toujours suffisante si le client conteste la prestation. Le fournisseur doit pouvoir démontrer que la créance est certaine, liquide et exigible. Cela suppose de réunir les pièces qui montrent l’accord, l’exécution et l’échéance.
Les pièces utiles sont notamment :
- le contrat, le devis signé ou le bon de commande ;
- les conditions générales de vente applicables ;
- les bons de livraison, procès-verbaux de réception ou validations de jalons ;
- les échanges confirmant la commande, la livraison ou la satisfaction du client ;
- la facture et son accusé de dépôt ou de transmission ;
- le relevé de compte client ;
- les relances et réponses du débiteur ;
- les éventuelles réserves, avec leur date exacte.
Cette préparation devient décisive si le client invoque tardivement un litige. Un grand compte peut parfois contester une ligne de facture pour retarder le paiement de l’ensemble. Le fournisseur doit alors distinguer ce qui est réellement discuté et ce qui ne l’est pas. Si seule une partie minime est contestée, il peut exiger le règlement du solde non contesté.
Relance, mise en demeure, puis action : la bonne chronologie
La relance simple reste utile au début. Elle peut être envoyée par courriel, avec la facture en pièce jointe, le rappel de l’échéance et une demande de date ferme de virement. Mais il ne faut pas multiplier indéfiniment les relances si le client ne répond pas ou se contente de promesses vagues.
La mise en demeure marque un changement de ton. Elle doit être précise, datée et prouvable. Pour un dossier commercial, elle peut être envoyée par lettre recommandée avec avis de réception, par commissaire de justice ou par un canal contractuellement prévu, tout en doublant souvent par courriel pour accélérer le traitement.
Elle doit contenir :
- l’identité des parties ;
- la référence du contrat ou de la commande ;
- les factures concernées ;
- le montant principal ;
- la date d’échéance ;
- les pénalités de retard ;
- l’indemnité forfaitaire de 40 euros ;
- le délai laissé pour payer ;
- l’annonce de la procédure envisagée en cas d’absence de règlement.
Le délai laissé au débiteur doit rester cohérent avec le dossier. Pour une facture ancienne, un délai de 8 jours peut être justifié. Pour une relation commerciale sensible ou un montant important, il peut être utile de proposer un dernier échange contradictoire, mais avec une date de clôture claire.
Il faut également anticiper la réaction du client. S’il répond par une contestation détaillée, l’injonction de payer peut devenir moins adaptée. S’il ne répond pas, répond seulement par des promesses ou ne conteste qu’après plusieurs relances, le dossier peut être plus favorable à une procédure rapide.
Quand passer à l’injonction de payer ?
L’injonction de payer est adaptée lorsque la créance repose sur un contrat, une facture, un bon de commande ou un acte commercial, et qu’elle n’est pas sérieusement contestable. Pour une facture B2B, le tribunal de commerce peut être compétent lorsque le litige relève de relations commerciales entre professionnels.
Cette procédure est utile si le fournisseur veut obtenir rapidement une ordonnance, puis la faire signifier au débiteur par commissaire de justice. Elle n’est pas contradictoire au départ : le juge statue sur dossier. C’est pourquoi la qualité des pièces est essentielle.
L’injonction de payer est souvent pertinente lorsque :
- la prestation a été réalisée ;
- la facture est exigible ;
- le client a reçu les pièces ;
- la mise en demeure est restée sans effet ;
- le débiteur ne formule pas de contestation sérieuse ;
- le montant réclamé peut être détaillé clairement.
Elle est moins adaptée si le client conteste réellement la qualité de la prestation, invoque une exception d’inexécution documentée, réclame des avoirs importants ou oppose un litige contractuel complexe. Dans ce cas, une assignation en paiement peut être plus appropriée, parce qu’elle permet de traiter directement le débat contradictoire.
Il faut aussi surveiller le risque de procédure collective. Si le client est en redressement ou liquidation judiciaire, l’action en paiement individuelle est en principe arrêtée et le fournisseur doit déclarer sa créance dans les délais. Le bon réflexe consiste donc à vérifier la situation du débiteur avant de lancer une procédure.
Que faire si le client grand compte invoque son circuit interne ?
Les grands comptes ont souvent des portails fournisseurs, des numéros de commande obligatoires, des workflows d’approbation et des délais de validation. Ces outils peuvent être légitimes, mais ils ne permettent pas de neutraliser les règles légales de paiement.
Si le client affirme que la facture n’est pas payable faute de numéro de commande, il faut vérifier qui était responsable de cette mention. Si le fournisseur a reçu une commande imprécise ou si le client a laissé exécuter la prestation sans fournir l’information nécessaire, l’argument peut être discuté. La DGCCRF rappelle d’ailleurs le principe de coresponsabilité en matière de facturation : l’acheteur doit aussi réclamer la facture nécessaire pour payer dans les délais.
La réponse doit rester factuelle. Le fournisseur peut écrire :
- que la prestation a été commandée et exécutée ;
- que la facture a été transmise ;
- que le client n’a pas formulé de réserve dans un délai raisonnable ;
- que le délai légal est expiré ;
- que les pénalités courent ;
- que l’absence de validation interne ne peut pas reporter indéfiniment l’échéance.
Lorsque la relation doit être préservée, la mise en demeure peut être précédée d’un dernier courriel de régularisation. Mais ce courriel doit déjà préparer le dossier : échéance, montant, pièces, date limite, interlocuteur identifié.
Paris et Île-de-France : tribunal, preuve et urgence de trésorerie
À Paris et en Île-de-France, beaucoup de litiges concernent des fournisseurs de services, agences, sous-traitants, sociétés de conseil, prestataires informatiques, entreprises du bâtiment, distributeurs et commerçants qui travaillent avec des clients plus structurés qu’eux.
Le dossier doit être préparé selon trois axes.
D’abord, identifier la juridiction compétente. Pour une créance commerciale entre sociétés commerciales ou commerçants, le tribunal de commerce peut être saisi. Pour certains contrats mixtes ou dossiers impliquant un non-commerçant, l’analyse peut changer.
Ensuite, sécuriser les pièces. Les juridictions parisiennes et franciliennes examinent des dossiers nombreux ; une requête confuse ou incomplète augmente le risque de rejet ou de contestation. Le dossier doit permettre de comprendre en quelques minutes pourquoi la facture est due.
Enfin, préserver la trésorerie. Quand plusieurs factures sont impayées, il peut être préférable de traiter d’abord les factures les plus anciennes ou les plus faciles à prouver, puis d’organiser une stratégie globale sur le solde. Un article du cabinet détaille déjà la sommation de payer une facture impayée avant l’injonction au tribunal de commerce ; ici, l’enjeu est surtout de réagir face au client qui utilise ses procédures internes pour retarder le paiement.
Le plan d’action en 48 heures
Pour ne pas perdre du temps, le fournisseur peut suivre une méthode courte.
Premier temps : vérifier l’échéance. Il faut relire le contrat, les CGV et la facture pour déterminer si le délai applicable est de 30 jours, 45 jours fin de mois ou 60 jours nets.
Deuxième temps : chiffrer. Le décompte doit intégrer le principal, les pénalités de retard, l’indemnité de 40 euros et, si nécessaire, les frais complémentaires justifiables.
Troisième temps : réunir les preuves. Le dossier doit contenir la commande, la preuve d’exécution, la facture, les relances et les réponses du client.
Quatrième temps : envoyer une mise en demeure exploitable. Le courrier doit être suffisamment ferme pour préparer la procédure, mais pas inutilement agressif si la relation commerciale doit continuer.
Cinquième temps : choisir la procédure. Si la créance est peu contestable, l’injonction de payer peut être efficace. Si le client a organisé une contestation structurée, l’assignation en paiement peut être plus adaptée.
Cette méthode évite de subir le calendrier du client. Elle montre aussi que le fournisseur ne demande pas seulement un paiement « par principe », mais qu’il maîtrise les délais, les pénalités et la preuve de sa créance.
Sources utiles
Les règles rappelées ci-dessus s’appuient notamment sur la fiche DGCCRF relative aux délais de paiement, la page Service-Public Entreprendre sur les pénalités de retard et l’actualité officielle sur la facturation électronique applicable à partir du 1er septembre 2026.
Pour aller plus loin, il faut relire les articles L.441-10 et suivants du Code de commerce, les conditions générales de vente, le contrat ou le bon de commande, puis vérifier si le dossier relève plutôt d’une injonction de payer ou d’une assignation. En cas de doute, la stratégie doit être fixée avant l’envoi de la mise en demeure, car ce courrier peut devenir une pièce centrale du contentieux.
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