En octobre 2026, un propriétaire qui loue un appartement en copropriété peut recevoir un appel de fonds mêlant l’entretien de l’immeuble, une cotisation au fonds de travaux et le financement d’une rénovation. Le locataire, lui, peut voir arriver une demande de régularisation ou une augmentation de ses provisions. La question est simple : qui doit payer, et sur quels documents faut-il se fonder pour le vérifier ?

La réponse commence par une distinction essentielle. Le syndic demande les sommes dues au syndicat des copropriétaires ; pour un logement donné en location, c’est en principe le copropriétaire qui est son interlocuteur. Le bailleur ne peut pas reporter automatiquement la totalité de cet appel sur l’occupant. Dans un bail d’habitation soumis à la loi du 6 juillet 1989, seules les charges récupérables répondant aux conditions légales peuvent être demandées au locataire. La cotisation au fonds de travaux et la dépense effectivement récupérable ne sont pas une seule et même chose.

Cette distinction ne dispense pas le locataire de payer les sommes légalement dues, ni le bailleur de payer les charges de copropriété. Elle permet de reconstituer les comptes sans confondre deux relations différentes. Voici comment lire l’appel, séparer les postes, contrôler les justificatifs et agir lorsqu’une ligne paraît erronée.

I. Appel de fonds de copropriété : le locataire doit-il payer les travaux ?

A. Qui reçoit l’appel du syndic et que paie le propriétaire ?

Un appel de fonds est une demande de paiement adressée pour financer les dépenses de l’immeuble. Son libellé peut réunir plusieurs sommes : budget de fonctionnement, avance, cotisation au fonds de travaux ou travaux décidés séparément. Le fait que ces lignes figurent sur le même document ne signifie pas qu’elles suivent les mêmes règles dans le rapport entre bailleur et locataire.

Pour les dépenses courantes, l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 vise les « dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble ». Le budget prévisionnel est voté par l’assemblée des copropriétaires. Le texte prévoit des provisions égales au quart du budget voté, avec la possibilité pour l’assemblée de fixer des modalités différentes.

Le même article distingue les dépenses pour travaux qui ne sont pas comprises dans ce budget : leurs sommes sont exigibles selon les modalités votées par l’assemblée générale. Le copropriétaire doit donc commencer par vérifier la nature de la demande et la décision qui la fonde. Un appel portant sur le remplacement d’une toiture ne se lit pas comme une provision destinée aux dépenses ordinaires de nettoyage ou d’électricité des parties communes.

Dans la relation de copropriété, le propriétaire du lot règle les sommes qui lui sont réclamées par le syndicat selon les règles applicables. Une fois ce premier compte identifié, une seconde question se pose : parmi les dépenses liées au logement loué, lesquelles peuvent être récupérées sur le locataire ? Répondre suppose d’examiner le bail et la nature réelle de chaque dépense, pas seulement la somme totale que le syndic a appelée.

Cette méthode protège les deux parties. Pour le propriétaire, elle évite de renoncer à une charge qui peut légalement être récupérée et justifiée. Pour le locataire, elle évite qu’un intitulé général de copropriété masque une dépense qui relève du propriétaire. Une provision réclamée par le syndic n’est pas, à elle seule, une facture de charge locative adressable sans vérification à l’occupant.

Il faut aussi identifier le contrat. Les développements qui suivent concernent le logement loué à usage de résidence principale dans le cadre de la loi du 6 juillet 1989. Un bail commercial, une location saisonnière ou une situation soumise à un autre régime demande un examen distinct ; la répartition présentée ici ne se transpose pas automatiquement à ces contrats.

Le locataire qui reçoit directement un document du syndic peut demander à son bailleur d’expliquer à quel titre il lui est transmis. Cela ne transforme pas automatiquement l’occupant en copropriétaire et ne dit pas si les dépenses sont récupérables. Le bailleur peut de son côté solliciter un décompte détaillé du syndic et conserver l’appel initial, la décision d’assemblée concernée et les justificatifs qui permettent de comprendre les lignes contestées.

Un désaccord sur l’imputation des charges ne justifie pas de traiter indistinctement tous les paiements. Le propriétaire doit suivre ses obligations envers la copropriété ; le locataire doit identifier séparément le loyer, les provisions prévues au bail et la somme qu’il conteste. Il est prudent de garder la preuve des règlements et d’exposer par écrit le poste litigieux au lieu de considérer que toute la relation locative est suspendue.

B. Fonds de travaux, rénovation, entretien : quelles dépenses peuvent revenir au locataire ?

Le fonds de travaux mérite une lecture séparée. L’article 14-2-1 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit, dans son champ d’application, une cotisation destinée à certaines dépenses futures ou décidées pour l’immeuble. Il précise : « Chaque copropriétaire contribue au fonds selon les mêmes modalités que celles décidées par l’assemblée générale pour le versement des provisions du budget prévisionnel. »

Cette cotisation est versée par le copropriétaire dans le cadre de la copropriété. Le seul fait qu’elle apparaisse sur l’appel du syndic ne la rend pas automatiquement récupérable auprès du locataire. Pour réclamer une somme à ce dernier, le bailleur doit encore identifier une dépense qui entre dans le régime des charges locatives, vérifier son montant et disposer des justificatifs appropriés. Présenter une réserve générale pour des travaux futurs comme une charge locative déjà due brouille cette distinction.

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 qualifie les charges récupérables de « sommes accessoires au loyer principal » exigibles sur justification. Il vise notamment les services rendus liés à l’usage de la chose louée, l’entretien courant et les menues réparations des éléments d’usage commun, ainsi que certaines impositions correspondant à des services dont le locataire profite directement. La liste est fixée par décret ; le texte prévoit aussi la possibilité de certains accords collectifs locaux dans les conditions qu’il précise.

La distinction se comprend à partir de dépenses concrètes. Le nettoyage régulier d’un escalier, l’électricité nécessaire à un équipement collectif ou certaines opérations d’entretien courant peuvent relever des postes récupérables lorsqu’ils correspondent à la liste applicable et sont justifiés. En revanche, un appel destiné à financer la réfection complète d’une toiture, la rénovation d’une façade ou une réserve générale pour des travaux futurs ne devient pas une charge locative du seul fait qu’il concerne l’immeuble occupé par le locataire.

L’annexe du décret du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables détaille notamment l’exploitation et l’entretien courant de l’ascenseur : elle mentionne la « visite périodique, nettoyage et graissage des organes mécaniques ». Une facture d’entretien comprenant des prestations de cette nature peut donc appeler une analyse différente de celle d’un remplacement complet de l’appareil. Il faut regarder la prestation effectivement facturée et non déduire la réponse du seul mot ascenseur.

La même prudence s’impose pour les espaces extérieurs, le chauffage collectif et l’eau. Le classement dépend des opérations réellement accomplies et de leur présence dans la liste applicable. Une facture globale peut mélanger des prestations de nature différente. Avant d’en imputer le total, demander sa ventilation permet de distinguer les postes relevant de l’usage et de l’entretien courant de ceux qui concernent des travaux ou d’autres dépenses du propriétaire.

Pour les réparations à l’intérieur du logement, les règles doivent elles aussi être identifiées. L’article 1754 du code civil traite de certaines réparations locatives ou de menu entretien. Il ne transforme pas toutes les réparations de l’immeuble en charges récupérables : la réparation d’un équipement privatif, la charge collective de l’immeuble et la cotisation au fonds de travaux sont trois questions distinctes.

L’article 1755 du code civil précise qu’aucune réparation réputée locative n’est à la charge du locataire lorsqu’elle n’est occasionnée que par vétusté ou force majeure. En pratique, il faut donc conserver les éléments sur l’origine de la réparation : ancienneté de l’équipement, diagnostic, devis et facture. Une panne ne se classe pas correctement en attribuant systématiquement tout son coût à l’une des parties.

Les obligations du bailleur restent distinctes de la répartition des charges. L’article 1719 du code civil prévoit notamment l’obligation de délivrer le logement et de l’entretenir pour l’usage auquel il est destiné. L’article 1720 du même code met à la charge du bailleur les réparations nécessaires autres que les réparations locatives. Ces dispositions ne suffisent pas à elles seules à trancher toutes les lignes d’un décompte, mais elles expliquent pourquoi un coût d’entretien ou de réparation ne peut pas être transféré par simple commodité comptable.

Un exemple permet de mesurer l’enjeu. Un appel de 420 euros comprend, dans l’hypothèse retenue, 180 euros de cotisation au fonds de travaux, 140 euros pour une rénovation de façade et 100 euros pour l’entretien de l’ascenseur. Le propriétaire ne peut pas réclamer 420 euros au locataire simplement parce qu’il les a payés. Les deux premières lignes ne deviennent pas récupérables par ce seul paiement. Pour la troisième, il faut examiner les opérations facturées, la répartition applicable et les provisions déjà versées. Les chiffres sont illustratifs : ils ne remplacent pas les pièces de l’immeuble.

II. Charges de copropriété du locataire : comment vérifier et contester le montant ?

A. Comment calculer la régularisation et quels justificatifs demander ?

Lorsque le bail prévoit des provisions sur charges, celles-ci ne correspondent pas nécessairement au coût définitif. Le bailleur établit un compte des dépenses récupérables, puis compare ce montant aux provisions déjà payées. Le résultat peut faire apparaître un complément à demander ou un excédent à restituer. Une hausse des appels de fonds du syndic ne permet pas, à elle seule, de déduire le montant de cette régularisation locative.

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que les provisions donnent lieu à une régularisation annuelle. Il prévoit également que, dans le cas d’une copropriété, les demandes de provisions sont justifiées par la communication des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation et par le budget prévisionnel. Ces documents ont des fonctions différentes : le budget aide à établir une estimation ; le compte et les pièces servent à vérifier les dépenses.

Pour un exemple annuel, supposons que le compte du copropriétaire fasse apparaître 950 euros : 460 euros de dépenses répondant, après vérification, aux conditions des charges récupérables, 230 euros d’autres charges du propriétaire, 180 euros de cotisation au fonds de travaux et 80 euros de travaux non récupérables dans l’hypothèse retenue. Le locataire a déjà versé 600 euros de provisions pour la même période. Le compte locatif illustratif est alors de 460 euros moins 600 euros, soit 140 euros en faveur du locataire. Comparer 950 euros aux provisions conduirait à mélanger les deux comptes.

Le calcul suppose plusieurs précautions. Les 460 euros doivent correspondre à des dépenses réellement justifiées et rattachables au logement et à la période considérés. Si un poste est seulement estimé, il faut le signaler. Si une facture couvre plusieurs bâtiments ou plusieurs logements, la méthode de répartition doit pouvoir être comprise. Si le locataire n’a occupé le logement que pendant une partie de la période, il faut examiner les dates d’occupation et les éléments de consommation ou de répartition pertinents au lieu d’imputer mécaniquement l’année entière.

La présentation d’un solde ne remplace pas les documents qui expliquent ce solde. Le locataire peut demander le décompte par nature de charges, la méthode de répartition dans l’immeuble et les pièces permettant de contrôler les postes. Le bailleur a intérêt à conserver le relevé de copropriété, les factures ou contrats pertinents, les éléments relatifs à la taxe d’enlèvement des ordures ménagères lorsqu’elle est réclamée, ainsi que le relevé des provisions locatives encaissées.

Selon l’article 23, le bailleur communique le décompte par nature et, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires un mois avant la régularisation ; le texte prévoit aussi, le cas échéant, une note sur le chauffage et l’eau chaude collectifs. Le même article dispose que les pièces justificatives sont tenues à la disposition des locataires pendant six mois à compter de l’envoi du décompte, dans des conditions normales.

Cette mise à disposition ne signifie pas que chaque facture doit nécessairement être jointe d’emblée à la demande de paiement. Elle doit néanmoins permettre un contrôle effectif des pièces pertinentes. L’article 23 prévoit aussi, à la demande du locataire, la transmission du récapitulatif des charges du logement par voie dématérialisée ou postale. Il est utile de demander un rendez-vous de consultation ou des indications précises sur l’accès aux pièces, puis de noter les documents examinés et les questions qui restent ouvertes.

La jurisprudence illustre la différence entre une présentation synthétique et la vérification des justificatifs. Dans un arrêt du 21 décembre 2017, n° 16-25.686, la troisième chambre civile a censuré partiellement une décision qui s’était prononcée sur des provisions et une régularisation sans constater que les bailleurs avaient tenu à la disposition de la locataire les « pièces justificatives des charges locatives » qu’elle réclamait. La Cour a renvoyé l’affaire : cet arrêt ne signifie pas que toute provision est automatiquement remboursable ni qu’un simple désaccord établit une erreur.

Le raisonnement probatoire ne doit pas être inversé. L’article 1353 du code civil énonce : « Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. » Le bailleur qui demande un complément doit pouvoir en expliquer le fondement et le montant ; le locataire qui soutient avoir déjà réglé une somme doit conserver ses quittances, relevés ou autres preuves de paiement.

Pour éviter une discussion abstraite, il est utile de construire un tableau personnel avec cinq colonnes : la ligne contestée, la période, le montant demandé, la raison précise de la contestation et la pièce manquante. Une ligne intitulée travaux peut ainsi être distinguée d’une ligne entretien ; une cotisation au fonds de travaux peut être séparée des prestations effectivement réalisées. Le tableau n’est pas un document juridique obligatoire, mais il rend la demande vérifiable et facilite une réponse documentée.

Dans une location meublée relevant de ce régime, il faut aussi regarder si le contrat prévoit des provisions ou un forfait. L’article 25-10 de la loi du 6 juillet 1989 permet, selon le choix prévu au bail, des provisions dans les conditions de l’article 23 ou un forfait dont le montant et la périodicité sont définis au contrat. Le texte précise que le forfait « ne peut donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure » ; il prévoit également les conditions de fixation et de révision de ce forfait.

La différence est concrète. Si le bail prévoit des provisions, le compte annuel nécessite la comparaison entre les sommes versées et les charges récupérables justifiées. Si un forfait valable a été choisi, on ne peut pas lui appliquer par réflexe le même calcul de complément annuel. Il faut lire la clause et vérifier les conditions légales avant d’interpréter une hausse du coût de copropriété comme une dette supplémentaire du locataire.

B. Que faire si le propriétaire réclame tout l’appel de fonds au locataire ?

La première étape consiste à demander une explication écrite, en identifiant précisément la somme contestée. Un locataire peut joindre l’appel reçu ou le décompte et indiquer, par exemple, qu’une cotisation au fonds de travaux figure parmi les sommes réclamées. Il peut demander au bailleur de distinguer ce poste des dépenses qu’il estime récupérables et de préciser les justificatifs disponibles. Une demande ciblée facilite la correction d’une erreur sans supposer d’emblée une intention de l’autre partie.

Le propriétaire peut procéder à la même vérification avant de répondre. Il compare le décompte du syndic au bail, sépare les charges de son lot des sommes locatives et contrôle le total des provisions encaissées. Si le syndic fournit une ligne insuffisamment détaillée, le propriétaire peut lui demander le détail de la prestation ou de la répartition. Il reste important de ne pas confondre une question adressée au syndic sur les comptes de la copropriété avec une demande du locataire au titre de son bail.

Une formulation utile consiste à signaler la ligne de fonds de travaux et à demander quelles dépenses sont considérées comme récupérables, quel mode de répartition est appliqué et quels justificatifs peuvent être consultés. Cette demande décrit une difficulté précise et sollicite des éléments de contrôle. Elle ne reconnaît pas automatiquement le bien-fondé de l’ensemble du solde et ne dispense pas d’examiner les autres sommes réellement dues.

Si la réponse corrige une erreur, les parties peuvent conserver le décompte rectifié et la preuve du remboursement ou du paiement du complément. Si le désaccord persiste, elles peuvent rechercher une solution amiable et, selon la nature du litige et les conditions applicables, saisir la commission départementale de conciliation ou le juge compétent. Une démarche préparée avec le bail, les courriers, les appels de fonds, les factures accessibles et le tableau des sommes réclamées permet de présenter un différend concret.

La conservation des dates et des échanges compte aussi pour les actions tirées du bail. L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que les actions dérivant d’un contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer. La détermination de ce point de départ dépend des faits et des pièces : il ne faut pas supposer qu’il coïncide toujours avec la date d’un appel de fonds.

Le même souci de précision s’applique à une régularisation tardive. L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que, lorsque la régularisation n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année de l’exigibilité des charges, le paiement par le locataire est effectué par douzième s’il en fait la demande. Cette règle concerne la situation et les conditions décrites par le texte ; elle ne transforme pas toute demande tardive en somme automatiquement due.

Si l’appel porte sur des travaux qui gênent l’occupation, un autre compte peut s’ajouter au litige sur les charges. L’article 1724 du code civil vise les réparations urgentes qui ne peuvent être différées jusqu’à la fin du bail et prévoit une diminution proportionnelle du prix du bail si elles durent plus de vingt et un jours. Il faut apprécier les travaux et la privation effectivement subie dans le cadre du texte, sans confondre cette question avec le droit du bailleur de récupérer une dépense de copropriété.

À Paris comme ailleurs en Île-de-France, le premier réflexe reste donc de distinguer l’immeuble, le lot et le bail. Dans une copropriété comportant plusieurs cages, équipements ou clés de répartition, conserver le nom du bâtiment concerné et les justificatifs de la méthode retenue aide à comprendre une régularisation. Pour replacer la difficulté dans l’ensemble des relations entre propriétaire, copropriété et occupant, le lecteur peut consulter les informations du cabinet sur le droit immobilier.

Les copropriétaires et les locataires ne disposent pas nécessairement des mêmes documents. Le bailleur reçoit les éléments relatifs à son lot ; l’occupant a besoin des éléments utiles au contrôle des charges qui lui sont demandées. Il est donc souvent plus efficace de nommer les postes et les pièces que de réclamer indistinctement tout le dossier de la copropriété. Un courrier daté, une réponse conservée et des calculs vérifiables constituent une base solide pour poursuivre le dialogue ou présenter le litige.

Conclusion

Un appel de fonds de copropriété n’est pas une facture à transmettre intégralement au locataire. Le propriétaire règle les sommes dues dans le cadre de la copropriété, puis examine séparément les dépenses récupérables selon le bail et les textes applicables. La cotisation au fonds de travaux, une rénovation et l’entretien courant d’un équipement doivent être distingués. Pour contrôler une demande, il faut partir du poste réel, de la période, de la clé de répartition, des justificatifs et des provisions déjà versées. Un décompte compréhensible permet ensuite de corriger une erreur ou de formuler une contestation précise.